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CENTRO: AGROEMPRESARIAL Y MINERO

T.O SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL

FICHA: 123376

INSTRUCTORA: LUZ MARINA RODRIGUEZ

INTEGRANTES:

KATHERINE PINEDO DÍAZ

CLAUDIA MILENA BARRAZA

YURLEIDIS RIVERA FRANCO

YANETH MATOS CASTRO

CARTAGENA DE INDIAS, COLOMBIA

MAYO 2017
ECO H2O

ÍNDICE

CONTENIDO
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA .................................................................................... 4

ÁREA DE PRODUCCIÓN .............................................................................................. 5

ÁREA DE MERCADEO ................................................................................................. 5

ÁREA FINANCIERA ...................................................................................................... 5

ÁREA TALENTO HUMANO ............................................................................................ 5

ANÁLISIS FODA ........................................................................................................ 6

APLICACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVO ............................................................... 7

PLANIFICACIÓN ...................................................................................................... 7

MISIÓN .............................................................................................................. 7

VISIÓN ............................................................................................................... 7

METAS ............................................................................................................... 7

ESTRATEGIAS ..................................................................................................... 8

POLÍTICA DE CALIDAD ......................................................................................... 9

OBJETIVO GENERAL ................................................................................................. 10

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ......................................................................................... 10

ORGANIZACIÓN ........................................................................................................ 11

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (ORGANIGRAMA) ................................................ 11

DIRECCIÓN .......................................................................................................... 12

TIPO DE LÍDER .................................................................................................. 12

PLAN MOTIVACIONAL DE LOS TRABAJADORES ...................................................... 12

PLAN DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN .............. 12

HOJA DE VIDA .................................................................................................. 13

ÍNDICE PÁGINA 2
ECO H2O

CONTROL ............................................................................................................ 14

DINERO............................................................................................................ 14

DESEMPEÑO DE LOS TRABAJADORES .................................................................. 14

CALIDAD .......................................................................................................... 14

TIEMPO ............................................................................................................ 15

QUÉ INSTRUMENTOS SE APLICA PARA EL CONTROL ............................................. 16

MARCO LEGAL ......................................................................................................... 17

NORMATIVIDAD .................................................................................................... 17

ANEXOS .................................................................................................................. 18

MANUAL DE FUNCIONES .................................................................................... 19

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ........................................................................... 24

ÍNDICE PÁGINA 3
ECO H2O

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Somos una empresa socialmente responsable orientada a la concientización del
medio ambiente, estamos enfocados en educar a una sociedad que se ha olvidado
de la importancia del cuidado ambiental, transmitimos toda la metodología
ambiental con la ayuda de herramientas que se enfocan en culturizar a las personas
a un mejor uso de sus recursos.

Esta empresa nació al ver la necesidad de conservar los recursos ecológicos que
en la actualidad cada vez son menos y están sufriendo un deterioro al por mayor y
al parecer nadie tiene conciencia del daño que se está ocasionando, es por eso que
se tuvo la idea de crear ECO H2O.2

Todo esto se hará con la obtención recursos mediante apoyos de empresas públicas
y privadas para poder llevar a cabo todo lo que se tiene planeado en cuanto las
actividades propias de la empresa.

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA PÁGINA 4


ECO H2O

ÁREA DE PRODUCCIÓN ÁREA DE MERCADEO


 Local  Paquete de servicios
 Divisiones de áreas  Paquete urbano
 Sillas  Paquete empresarial
 Escritorio  Paquete escolar
 Marcadores
 Resmas  Personal (2)
 Lapiceros
 Computadores
 Impresoras
 Personal

ÁREA FINANCIERA ÁREA TALENTO HUMANO


 Libros contables  Hojas de vida
 Programa contable  Página web
 Facturas  Prueba 360
 Cotizaciones  Capacitaciones
 Comprobantes de pagos  Plan motivacional
 Consignaciones bancarias  Personal (1)
 Personal (1)

ANÁLISIS FODA PÁGINA 5


ECO H2O

ANÁLISIS FODA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

 Especialización del servicio  Rápido crecimiento


 Empresa socialmente tecnológico
responsable  Aceptación por parte de la
 Comprometidos con el medio sociedad
ambiente  Utilización de herramientas
nuevas

DEBILIDADES AMENAZAS

 Inversión inicial  Crecimiento un poco lento


 Falta de financiación  Falta de interés de parte del
 Costos elevados de público
transportación y adquisición  Capacidad de responder a la
de tecnologías demanda

ANÁLISIS FODA PÁGINA 6


ECO H2O

APLICACIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVO

PLANIFICACIÓN

MISIÓN

ECO H2O

Ser una empresa líder y altamente calificada para satisfacer las necesidades y
expectativas del cliente, colaboradores y la comunidad, desarrollando actividades y
programas, mediante un talento humano amable con vocación de servicio, así como
el uso de tecnologías de última generación amigables con el medio ambiente, todo
encaminado al uso de metodologías ambientales, con el fin de orientar y sensibilizar
a la sociedad.

VISIÓN

Ser la mejor empresa de concienciación ambiental y ser reconocidos por nuestra


responsabilidad social, afianzando un grupo humano calificado, transparente,
comprometido con la empresa y con el medio ambiente.

METAS

A CORTO PLAZO (6 MESES)

Establecer a la empresa de manera formal, así como obtener los apoyos necesarios
para mantenerla activa y brindar todos los beneficios que se pretenden, sin obtener
ningún tipo de lucro a los que hagan uso de estos servicios.

PLANIFICACIÓN PÁGINA 7
ECO H2O

A MEDIANO PLAZO (1 AÑO)

Que la mayoría de las empresas, las escuelas y la población en general ya hayan


conocido el objetivo de la creación de la empresa ECO H2O, para que ya se vea
reflejado en el ambiente, esto como consecuencia del cambio de hábitos de la
sociedad.

A LARGO PLAZO (4 AÑOS)

Ser una empresa consolidada a nivel nacional, que ayude a otras ciudades de todo
el país para crear sus propias empresas y así generar un cambio a grandes escalas
y no solo de manera local.

ESTRATEGIAS

Las estrategias que se implementaran en la empresa ECO H2O eran las siguientes:

 Capacitación adecuada para cada persona que labore en la empresa


dependiendo del trabajo que le toque desempeñar.
 Ser fieles a la hora de brindar el servicio respetando la misión y visión de la
empresa.
 Uso correcto de los apoyos económicos obtenidos de las diferentes
instituciones.
 Actualización constante de los temas que se abordan y así poder trasmitirlos
de una manera correcta y clara.
 Conocer a cada uno de los clientes, es decir estudiar el perfil de cada nicho
de mercado para conocer sus necesidades y poder cubrirlas
satisfactoriamente.
 Hacer propagandas que atraigan al cliente.
 Diseñar el servicio de una manera llamativa para que el cliente se interese
en conocer más y así tener clientes fieles a la marca.

PLANIFICACIÓN PÁGINA 8
ECO H2O

POLÍTICA DE CALIDAD

La política de calidad se manifestara mediante nuestro firme compromiso el medio


ambiente y con los clientes y entidades de apoyo financiero con el fin de satisfacer
plenamente sus requerimientos y expectativas. Para cada uno de ellos
garantizaremos e impulsaremos una cultura ambiental de calidad, basada en los
principios de la honestidad, compromiso en nuestro trabajo.

PLANIFICACIÓN PÁGINA 9
ECO H2O

OBJETIVO GENERAL
Orientar a la sociedad a realizar acciones que sean amigables con el ambiente,
incluyendo el desarrollo de la cooperación, el fortalecimiento y esfuerzo para
canalizar recursos humanos y financieros, para la investigación y el desarrollo
armónico sostenido de las áreas ambientales para poder crear una cultura
ambiental.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Organizar eventos para empresas privadas y públicas con el fin de obtener
recursos financieros y facilidades para el sostenimiento de la empresa.
 Crear eventos para escuelas, empresas y el público en general para la
concientización del medio ambiente.
 Realizar actividades y uso con el valor ecológico del patrimonio natural y
cultura de Cartagena de indias.

OBJETIVOS PÁGINA 10
ECO H2O

ORGANIZACIÓN

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (ORGANIGRAMA)

GERENTE GENERAL
(1)

ASESOR COMERCIAL(2)
CONTADOR(1) RECURSOS HUMANOS(1)
INGENIERO DE SISTEMA(1)

ORGANIZACIÓN PÁGINA 11
ECO H2O

DIRECCIÓN

TIPO DE LÍDER

En el caso de la empresa ECO H2O necesita un líder que cumpla los objetivos de
la mejor manera posible, que proponga nuevas iniciativas y que le de valor a las
decisiones, necesitaremos un líder que sea fuente de inspiración.

PLAN MOTIVACIONAL DE LOS TRABAJADORES

Para obtener mejores resultados en la empresa y con el fin de que los empleados
se sientan cómodos al estar laborando en ésta, se darán los siguientes incentivos:

 Premios de reconocimiento para aquellos instructores internos, tienen un


reconocimiento especial para celebrar determinados logros laborales.
 Otorgar días libres como por ejemplo el día del cumpleaños, los viernes por la tarde,
o un mediodía a elegir en la semana, trabajo desde casa.
 Impulsar a la gente a que se retire cuando termina la jornada laboral (para que no
se queden tiempo de más terminando un trabajo).
 Actividades como torneos de fútbol y de tenis, maratones o equipos entre otras.
 Salidas recreacionales, para motivar muchas empresas alquilan estancias o fincas
para realizar sus actividades de capacitación.

PLAN DE SELECCIÓN, CONTRATACIÓN, ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN

SELECCIÓN

Algunos aspectos que se revisan en esta etapa, y que ayudan a decidir cuál es la
persona que se debe de seleccionar son:

 Solicitud de empleo
 Currículum

DIRECCIÓN PÁGINA 12
ECO H2O

 Entrevista de Personal
 Los exámenes de conocimientos (teóricos y prácticos)
 Test psicométrico
 Examen médico
 Investigación de antecedentes laborales:
 La decisión final de selección

CONTRATACIÓN

Es formalizar con apego a la ley, la futura relación de trabajo para garantizar los
intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la empresa.

INDUCCIÓN

La inducción implica la incorporación de nuevas personas a la organización y su


adaptación al puesto de trabajo en el menor tiempo posible.

CAPACITACIÓN

Capacitación: Se proporciona el conocimiento y se desarrollan habilidades del


personal para cubrir exitosamente el puesto.

HOJA DE VIDA

Se solicitará a todas las personas que laboren en la empresa que entreguen


previamente su hoja de vida para verificar su experiencia y hacer un mejor perfil
acerca de ellos, así también como los aspirantes que deseen unirse a la empresa2.

DIRECCIÓN PÁGINA 13
ECO H2O

CONTROL

DINERO

Esta es una parte muy importante en la empresa, debido a que se verá todo lo
relacionado al área contable, es decir donde se habla del balance de la empresa,
todo el dinero que entrará a ECO H2O por medio de las empresas patrocinadoras,
tanto públicas como privadas, entre esto se hará un control del papel moneda, así
como de los bienes que en la empresa se encuentra, el inmobiliario, todo con lo que
cuenta la empresa tanto los bienes tangibles como intangibles, se llevará a cabo un
inventario de lo que tiene la empresa para poder tener un control de todo lo que
entra y sale de la empresa, esto se realizará mensualmente, así como de manera
anual.

DESEMPEÑO DE LOS TRABAJADORES

Para poder saber cómo se va desempeñando la empresa y los logros que se van
obteniendo se harán una evaluación que nos ayudará a conocer el desempeño de
los trabajadores, para poder analizar esos aspectos de la empresa.

Factores que generalmente se evaluaran:

 Conocimiento del trabajo


 calidad del trabajo
 relaciones con las personas
 estabilidad emotiva
 capacidad de síntesis
 capacidad analítica

CALIDAD

La Calidad dentro de una organización es un factor importante que genera


satisfacción a sus clientes, empleados y accionistas, y provee herramientas
prácticas para una gestión integral.
CONTROL PÁGINA 14
ECO H2O

La ISO 9001 es una norma internacional que se aplica a los sistemas de gestión de
calidad (SGC) y que se centra en todos los elementos de administración de calidad
con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita
administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios.

TIEMPO

Este punto es muy importante debido a que en una empresa el tiempo significa
dinero, es decir saber administrarlo hace que podamos tener mayor rendimiento en
la empresa, también cumplir con los horarios establecidos tanto a la hora de laborar,
como cuando se realizan compromisos con los clientes, al proporcionarles un
servicio.

Entre las mejores fórmulas para llevar a cabo una adecuada gestión del tiempo se
encuentran:

1. Priorización diaria, semanal, mensual y anual de tareas, atribuyendo los


plazos oportunos para cada una de ellas y actualizarla diariamente.
2. Establecer un horario de tareas realizadas diariamente y horas o minutos
empleadas en cada una de ellas, creando una tabla al efecto, que nos será
de gran utilidad para la asignación de costes por proyectos, más aun si nos
dedicamos al sector servicios.
3. Creación de los correspondientes procedimientos e instrucciones que
definan con integridad cada tarea a realizar.
4. Realizar unas adecuadas Descripciones de puestos de trabajo, de forma tal,
que cada tarea sea atribuida a un sólo empleado y no se produzca la
duplicidad de tareas.

CONTROL PÁGINA 15
ECO H2O

QUÉ INSTRUMENTOS SE APLICA PARA EL CONTROL

Existen dos tipos de herramientas que sirven para mantener el control de las
empresas:

 Unas que sirven para conocer el estado económico, y se llaman informativas.


 Otras que sirven para conocer el grado de cumplimiento de las políticas
empresariales, y se llaman correctivas

Entre las herramientas informativas tenemos.

 La Contabilidad: ciencia auxiliar que refleja en forma exacta la situación


económica de la empresa en un momento dado.
 La Estadística: que es un conjunto de métodos que ayudan en la toma de
decisiones en situaciones de incertidumbre.

Entre las herramientas correctivas tenemos:

 Control Presupuestario: esta herramienta nos sirve para detectar diferencias


con respecto al presupuesto utilizado.
 Auditoria: verifica la exactitud de las cifras contables y además controla que
se respeten los principios contables generalmente aceptados.
 Control de Calidad: se inspecciona la calidad de las unidades producidas por
la empresa, y se puede realizar en cada etapa del proceso de producción o
mediante inspección del producto terminado o sea, al final del proceso.

CONTROL PÁGINA 16
ECO H2O

MARCO LEGAL

NORMATIVIDAD

LEY 99 DE 1.993.

“Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el sector público
encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales
renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA y se dictan otras
disposiciones”.

Resolución 009 de 2005

"Por la cual se fijan las tarifas para el cobro de los servicios de evaluación y
seguimiento.

MARCO LEGAL PÁGINA 17


ECO H2O

ANEXOS
1. Prospecto de Logo para la empresa

EC
H20
2. Hoja de Vida

ANEXOS PÁGINA 18
ECO H2O

MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del Cargo 1. Gerente General


Empresa ECO H2O
Número de Cargos Uno
Reporta a (Nombre del Cargo) Nadie
Objetivo Principal
Dirige, coordina y supervisa todas las actividades de sus subordinados.

Funciones Esenciales
 Planear y desarrollar metas a mediano y largo plazo junto con los objetivos
anuales.
 Evaluar periódicamente el desempeño y cumplimiento de objetivos de cada
una de las áreas de la empresa.
 Administrar y organizar la empresa de forma óptima, para que se cumplan
todas las metas que se han establecido.
 Representar a la organización frente a los clientes y demás importantes
colaboradores de la empresa.
 Identificar arreas de oportunidad dentro y fuera de la empresa, que le permita
ser más competitiva en el mercado.

ANEXOS PÁGINA 19
ECO H2O

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del Cargo 2. Capacitador


Empresa ECO H2O
Número de Cargos Uno
Reporta a (Nombre del Cargo) Área Administrativa
Objetivo Principal
Realizar capacitaciones para los empleados de manera general, para que la empresa
este actualizada.
Funciones Esenciales
 Planificar, programar y coordinar la capacitación.
 Coordinar con entidades del sector público cursos y seminarios, programas y
otros eventos de capacitación.
 Preparar y coordinar las actividades relacionadas con el desarrollo de eventos
de Capacitación.
 Formular programas de investigación y diagnóstico que permita detectar
necesidades de Capacitación.
 Ejecutar las políticas de Capacitación dictadas por las Autoridad Superior, así
como divulgar y sensibilizar al personal de la empresa
 Realizar la evaluación y seguimiento de los programas de formación y
capacitación.
 Representar a la Empresa ante Instituciones de Capacitación.
 Mantener actualizado el control académico de formación y Capacitación del
Recurso Humano.

ANEXOS PÁGINA 20
ECO H2O

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del Cargo 3. Recursos Humanos


Empresa ECO H2O
Número de Cargos Uno
Reporta a (Nombre del Cargo) Área Administrativa
Objetivo Principal
Contratación de personal, mediante una solicitud de empleo, la evaluación y
entrevistas para cualificar a las personas más aptas para desempeñar el trabajo.
Funciones Esenciales
 Mantener actualizada la plantilla laboral
 Analizar movimientos (altas y bajas) para determinar los montos a pagar.
 Investigación interna y del mercado laboral.
 Selección y reclutamiento de personal
 Capacitación
 Remuneraciones conforme a los méritos y eficacia de cada trabajador, se le
asigne determinado presupuesto monetario.
 Prevención de riesgos laborales
 Evaluación y promoción de sus trabajadores

ANEXOS PÁGINA 21
ECO H2O

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del Cargo 4. Servicio al Cliente


Empresa ECO H2O
Número de Cargos Dos
Reporta a (Nombre del Cargo) Área Comercial
Objetivo Principal
Atender a los clientes brindándoles la información necesaria para queden
satisfechos.
Funciones Esenciales
 Son el enlace entre la empresa y el cliente
 Proporcionar información acerca de la empresa y que servicios da.
 Planificar las reuniones con los clientes.
 Reportar a la empresa las reacciones de los clientes dependiendo del servicio.
 Comunicar las necesidades de los clientes
 Visitar a los clientes a los domicilios
 Buscar clientes potenciales.

ANEXOS PÁGINA 22
ECO H2O

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del Cargo 5. contador


Empresa ECO H2O
Número de Cargos Uno
Reporta a (Nombre del Cargo) Área Financiera
Objetivo Principal
En la elaboración, interpretación de la información financiera, que sirva de base para
la toma de decisiones y para el cumplimiento de disposiciones legales, así como
obtener, aplicar y controlar recursos materiales de la empresa.
Funciones Esenciales
 Elaborar estados financieros para fines contables, fiscales y financieros.
 Operar cualquier sistema de Contabilidad, utilizando la computadora en el
proceso Contable-Financiero.
 Fundamentar toma de decisiones basados en el análisis de la información
financiera.
 Verificar los documentos contables.
 Verificación del cálculo de impuestos.

ANEXOS PÁGINA 23
ECO H2O

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACIÓN DE CARGO

Nombre del Cargo 1. Jefe Administrativo


Dependencia Área Administrativa
Número de Cargos Uno
Reporta a (Nombre del Cargo) Gerencia

N° PROCEDIMIENTOS
1 Verifican en el adiestramiento y capacitación del personal
2 Detallan las actividades de cada puesto.
3 Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
4 Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
5 Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se
siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
6 Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
7 Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo
eficiente de la información.
8 Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
9 Son guías del trabajo a ejecutar.
10 Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
11 Implantación y recomendaciones para la simplificación de los
procedimientos.

ANEXOS PÁGINA 24
ECO H2O

IDENTIFICACIÓN DE CARGO

Nombre del Cargo 2. Jefe Atención al Cliente


Dependencia Área Comercial
Número de Cargos Tres
Reporta a (Nombre del Cargo) Gerencia

N° PROCEDIMIENTOS
1 Atiende y valora necesidades y peticiones de los usuarios y de
ciudadanos en general
2 Realiza funciones y cumple los compromisos organizacionales con
eficacia y calidad
3 Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e
intereses de los usuarios internos y externos
4 Atiende y valora las necesidades y peticiones de los usuarios y de
ciudadanos en general.
5 Considera las necesidades de los usuarios al diseñar proyectos o
servicios
6 Asesorar la prestación de los servicios de capacitación, asesoría y
asistencia técnica a cliente o usuarios
7 Da respuesta oportuna a las necesidades de los usuarios de
conformidad con el servicio que ofrece la entidad.
8 Dar un buen servicio integral al cliente para el posicionamiento de la
buena imagen corporativa
9 Prevé situaciones y alternativas de solución que orientan la toma de
decisiones de la alta dirección.
10 Establece diferentes canales de comunicación con el usuario para
conocer sus necesidades y propuestas y responde a las mismas.

ANEXOS PÁGINA 25
ECO H2O

IDENTIFICACIÓN DE CARGO

Nombre del Cargo 3. Jefe de Contabilidad


Dependencia Área Financiera
Número de Cargos Uno
Reporta a (Nombre del Cargo) Gerencia

N° PROCEDIMIENTOS
1 Causar de los diferentes hechos económicos de la empresa [compras,
ventas, sueldos, pago servicios, depreciaciones, etc.
2 Cálculo el monto de los impuestos pagar.
3 Elaborar declaraciones tributarias, pólizas, facturas, recibos de pago etc.
y entregar o tramitar de éstos ante las personas o instituciones, etc.
4 Hacer el registro diario de compras, ventas, gastos, cuentas por cobrar
y pagar de las diferentes empresas con las que labora la contadora en
Excel.
5 Auxiliar a la Contadora Pública en otras actividades relacionadas con el
área contable.
6 Revisar que las facturas de los proveedores cumplan con los requisitos
exigidos por ley.
7 Cualquier otra actividad que su jefe inmediato considere que deba ser
realizada.
8 Clasificar, guardar y resumir información numérica y financiera para
recopilar y llevar los registros financieros.

ANEXOS PÁGINA 26