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Procedimiento de Requisiciones de

Bienes / Servicios

Agosto 2017
Contenido

1. Control de Versiones ............................................................................................................. 4


2. Objetivo ................................................................................................................................. 4
3. Alcance .................................................................................................................................. 4
4. Acrónimos y Definiciones ...................................................................................................... 4
4.1 Usuario Final.......................................................................................................................... 4
4.2 Validador ............................................................................................................................... 4
4.3 Aprobador ............................................................................................................................. 4
4.4 Comprador ............................................................................................................................ 5
4.5 Almacenero ........................................................................................................................... 5
4.6 Requisición ............................................................................................................................ 5
4.7 Salida de Almacén ................................................................................................................. 5
4.8 Orden de Compra .................................................................................................................. 5
4.9 Almacén................................................................................................................................. 5
4.10 Producto ................................................................................................................................ 5
4.11 Servicio .................................................................................................................................. 5
4.12 Cargo Directo......................................................................................................................... 6
4.13 Agrupamiento de Productos ................................................................................................. 6
4.14 Kits de Productos................................................................................................................... 6
5. Proceso .................................................................................................................................. 6
6. Requisición de Productos ...................................................................................................... 7
6.1 Acceso al Sistema .................................................................................................................. 7
6.2 Ejecución del Formulario de Requisiciones ........................................................................... 8
6.3 Creación de una Requisición ................................................................................................. 8
6.4 Inclusión de un nuevo producto ......................................................................................... 10
6.5 Procesar una Requisición .................................................................................................... 10
6.6 Validar una Requisición ....................................................................................................... 10
7. Requisición de Servicios y/o Cargos Directos...................................................................... 11
8. Requisición de Agrupaciones de Productos ........................................................................ 12
9. Requisición de Kits de Agrupaciones................................................................................... 14
10. Algunas Consideraciones..................................................................................................... 15
11. Códigos de Areas / Proyectos.............................................................................................. 15
12. Códigos de Centros de Costos ............................................................................................. 16
1. Control de Versiones
Versión Fecha Descripción de la versión
1.0 10/08/2017 Primera versión del
Procedimiento.

2. Objetivo
El presente documento tiene como objetivo contar con un procedimiento escrito
el cual define el proceso a seguir para la gestión adecuada de requisiciones de
materiales / servicios para satisfacer la demanda operativa de la empresa Mine
Sense Solutions.

3. Alcance
El presente documento tiene como alcance saber cómo se debe de gestionar la
requisición de un material / servicio, esta actividad tiene los siguientes roles
involucrados:

 Usuario Final.
 Validador.
 Aprobador.
 Comprador.
 Almacenero.

4. Acrónimos y Definiciones

4.1 Usuario Final


Es el rol responsable de generar debidamente la requisición.

4.2 Validador
Es el rol responsable de validar que la requisición se encuentre debidamente
generada, con las descripciones, cantidades, centros de costos y área
específica.

4.3 Aprobador
Es el rol responsable de QA/QC y Auditoria que valida o rechaza la requisición
para salida de almacén o compra.
4.4 Comprador
Es el rol que se encarga de consolidar las requisiciones y generar las órdenes
de compra.

4.5 Almacenero
Es el rol que se encarga de entregar los materiales existentes en almacén a los
usuarios finales.

4.6 Requisición
Es el documento por el cual un usuario final realiza su requerimiento de
materiales / servicios.

4.7 Salida de Almacén


Es el documento por el cual el almacenero atiende las requisiciones de
materiales que se encuentran disponibles en el almacén.

4.8 Orden de Compra


Es el documento contractual que determina el compromiso con un tercero para
la compra del material / servicio requerido.

4.9 Almacén
Es el espacio físico que contiene los materiales requeridos.

4.10 Producto
Son los bienes que se encuentran definidos como catalogados y definidos por
su alto grado de rotación.

4.11 Servicio
Es el trabajo requerido que no requiere de bienes.
4.12 Cargo Directo
Son los bienes que no se encuentran catalogados y son de poca rotación.

4.13 Agrupamiento de Productos


Son la consolidación de productos para facilitar la gestión de atención.

4.14 Kits de Productos


Son la consolidación de agrupamiento de productos para facilitar la gestión de
atención.

5. Proceso

Requisición de Materiales / Servicios


Usuario Final

Crea el borrador de Procesa la


Inicio
la requisición requisición
Validador

valida la Rechaza la
No
requisición? requisición

Si
Aprobador

Aprueba la Rechaza la
requisición? No requisición

Si
Comprador

Gestión de
Existe stock? No Ordenes de
Compra

Si
Almacenero

Realiza la salida de
End
materiales
Documentos /
Etapa N° Actividad Responsable Formatos /
Referencias
Usuario Final Los usuarios finales requieren de materiales y/o Usuario Final
1.1
servicios.
Crea el borrador de una requisición con la Usuario final Formulario
Usuario Final necesidad de bienes o servicios, con la Requisición
1.2
consideración de colocar las descripciones
correctas, cantidades, centros de costos
Usuario Final Completa y procesa la requisición para obtener la Usuario final Formulario
1.3
validación del supervisor inmediato. Requisición
Validador Validador Formulario
1.4 Revisa, Valida o Rechaza la Requisición
Requisición
Aprobador Aprobador Formulario
1.5 Revisa, Aprueba o Rechaza la Requisición
Requisición
Comprador Formulario
Comprador Crea la orden de compra con la lista de bienes o
1.6 Orden de
servicios provenientes de las requisiciones
Compra
Formulario
Almacenero Realiza la entrega de los materiales que se
1.7 Salida de
encuentran existentes en almacén
Materiales

6. Requisición de Productos
El presente documento tiene como alcance saber cómo se debe de gestionar la
requisición de un material / servicio, esta actividad tiene los siguientes roles
involucrados:

6.1 Acceso al Sistema


El primer paso que debe de realizar es ingresar a la siguiente dirección y colcar
los datos de acceso.

http://mss.pe/apps/sys_mss/SSS000_Login/
6.2 Ejecución del Formulario de Requisiciones
Se ejecuta el Menú Logística y Sub Menú Requisiciones.

6.3 Creación de una Requisición


Pulsar el botón Nueva Requisición.

Pulsar el botón OK del siguiente cuadro de dialogo

Seleccionar la pestaña Productos del formulario de requisiciones.


Estado: Campo que muestra el estado de la requisición.

Validador: Campo que muestra o selecciona el supervisor para realizar la


validación de la requisición.

Código Requisición: Identificador único de la requisición.

Locación de Entrega: Ubicación en donde será entregada la requisición.

Observaciones: Campo para registrar alguna observación o comentario con


respecto a la requisición.

Locación de Costos: Identificador de Area/Proyecto a donde serán cargados


los costos.
Productos: Lista de productos catalogados para realizar la solicitud.

6.4 Inclusión de un nuevo producto


Pulsar el botón Nuevo de la lista de productos.

Escribir la coincidencia de la descripción del producto.

Digitar la cantidad requerida del producto.

Si el producto requerido será utilizado por más de 2 Areas/Proyectos definir estas


en la Locación de Costos de cada producto, caso contrario dejarlo con la
Locación de Costos de la Cabecera de la requisición.

6.5 Procesar una Requisición


Una vez finalizada la creación del borrador de la requisición, el usuario final
deberá de pulsar el botón Procesar y confirmar el cuadro de dialogo de
confirmación pulsando el botón OK

6.6 Validar una Requisición


Una vez procesada la requisición, el rol Validador recibirá un correo electrónico
de notificación en el cual se indicará el detalle de la requisición que requiere
atención para Validación o Rechazo
El rol Validador deberá Validar o Rechazar la requisición, el podrá acceder al
sistema siguiendo el paso 6.1 Acceso al Sistema o simplemente haciendo click
en el enlace REQUISICION PENDIENTE que se encuentra en el correo
mostrado en el presente apartado.

7. Requisición de Servicios y/o Cargos Directos


Los pasos que seguir son los mismos que en el punto 6. Requisición de
Productos, con la salvedad de seleccionar la pestaña Servicios / Cargos
Directos.
Tipo: Campo que indica el tipo de ítem puede ser Servicio o Cargo Directo.

Nro Parte/Código: Campo que indica el número de parte a ser adquirido.

Descripción Item: Campo que indica la descripción del Servicio o Cargo Directo
a ser requerido, en este campo se recomiendo ser lo más específico debido a
que es la única información que tendrá el comprador para comprometer de forma
adecuada.

Unidad de medida: Campo que permite identificar la unidad de medida a


requerir.

Cantidad: Campo que permite identificar la cantidad a requerir.

Centro de Costos: Campo que permite identificar el centro de costos a donde


será cargado el compromiso.

Locación de Costos: Campo que permite identificar el Area / Proyecto a donde


será cargado el compromiso, este campo no es obligatorio debido a que, si ya
existe una locación en la cabecera, estos heredarán esos mismos datos.

8. Requisición de Agrupaciones de Productos


Un agrupamiento de productos es un grupo que permite consolidar a los
productos por uso, a continuación, se muestran ejemplos:
Código
Estado Nombre Agrupamiento Español
Agrupamiento

Activo ACS07V2L AGRUPAMIENTO CONTROL SCREEN 07" V2 C/BRAZO LARGO

Estado Productos Unidad Cantidad

Activo MSSCS07V2 - ControlScreen 07" V2 UND 1

Activo RAM-201MU-D - RAM LONG Length Double Socket 1


UND
Arm with Metal Knob for C Size 1.5" Balls

Activo RAM-202U - RAM 2.5" Round Plate with AMPs Hole 1


UND
Pattern & C Size 1.5" Ball

Activo RAM-2461U - RAM 75mm X 75mm VESA 3.625" 1


UND
Plate with 1.5" Ball

Activo ACS07V2M AGRUPAMIENTO CONTROL SCREEN 07" V2 C/BRAZO MEDIO

Activo ACS10V2L AGRUPAMIENTO CONTROL SCREEN 10" V2 C/BRAZO LARGO

Activo AHPEBA AGRUPAMIENTO ALTA PRESICION ESTACION BASE

Activo AHPEXC AGRUPAMIENTO ALTA PRECISION PARA EXCAVADORA

Activo AMONMER AGRUPAMIENTO DE MONTAJE MERCEDES

Activo AMONSCA AGRUPAMIENTO DE MONTAJE SCANIA

Activo AMONVOL AGRUPAMIENTO DE MONTAJE VOLVO

Activo AREDMKTRB5824 AGRUPAMIENTO RED MIKROTIK RB METAL 5.8/2.4 GHZ


en tal sentido es importante indicar que al hacer uso de este tipo de requisición
se atenderá el total de productos definidos en el agrupamiento por la cantidad
del agrupamiento mismo, por ejemplo, si se requieren 5 AGRUPAMIENTOS
CONTROL SCREEN 07” V2 C/BRAZO LARGO

Cantidad Cantidad Final


Estado Productos Unidad
X Uno

Activo MSSCS07V2 - ControlScreen 07" V2 UND 1 5

Activo RAM-201MU-D - RAM LONG Length 1 5


Double Socket Arm with Metal Knob UND
for C Size 1.5" Balls

Activo RAM-202U - RAM 2.5" Round Plate 1 5


with AMPs Hole Pattern & C Size 1.5" UND
Ball

Activo RAM-2461U - RAM 75mm X 75mm 1 5


UND
VESA 3.625" Plate with 1.5" Ball

Los pasos que seguir son los mismos que en el punto 6. Requisición de
Productos, con la salvedad de seleccionar la pestaña Agrupamientos.

Agrupamiento: Campo que permite seleccionar el agrupamiento de productos.

Cantidad: Campo que permite definir la cantidad requerida.

Locación de Costos: Campo que permite identificar el Area / Proyecto a donde


será cargado el compromiso, este campo no es obligatorio debido a que, si ya
existe una locación en la cabecera, estos heredarán esos mismos datos.
9. Requisición de Kits de Agrupaciones
Un Kit de agrupamientos de productos es un grupo que permite consolidar a los
Agrupamientos de Productos por uso, a continuación, se muestran ejemplos:

en tal sentido es importante indicar que al hacer uso de este tipo de requisición
se atenderá el total de Agrupamientos y por cada uno los Productos definidos
en el agrupamiento por la cantidad del Kit requerido, por ejemplo, si se
requieren 5 KIT VOLQUETE SCANIA C/MIKROTIK, se requerirán 5 veces los
Agrupamientos definidos y por cada uno la cantidad de Productos.

Activo KVSCA KIT VOLQUETE SCANIA C/MIKROTIK

Estad Canti
Agrupamiento
o dad

Acti ACS07V2L - AGRUPAMIENTO CONTROL 5


vo SCREEN 07" V2 C/BRAZO LARGO

Acti AREDMKTRB5824 - AGRUPAMIENTO RED 5


vo MIKROTIK RB METAL 5.8/2.4 GHZ

Acti AMONSCA - AGRUPAMIENTO DE MONTAJE 5


vo SCANIA

Los pasos que seguir son los mismos que en el punto 6. Requisición de
Productos, con la salvedad de seleccionar la pestaña Kits.
Kit: Campo que permite seleccionar el Kit de Agrupamientos.

Cantidad: Campo que permite definir la cantidad requerida.

Locación de Costos: Campo que permite identificar el Area / Proyecto a donde


será cargado el compromiso, este campo no es obligatorio debido a que, si ya
existe una locación en la cabecera, estos heredarán esos mismos datos.

10. Algunas Consideraciones


El sistema está diseñado para realizar a la vez cualquier tipo de requisición o
una mezcla de todos haciendo uso de una sola requisición, con esto se optimiza
el proceso debido a que es posible requerir todo lo necesario para un proyecto
haciendo uso de una sola requisición.

11. Códigos de Areas / Proyectos


El sistema está diseñado para cargar los costos de las requisiciones a una o
varias Areas / Proyectos de tal forma que se puede realizar una requisición para
atender a varias Areas / Proyectos a la vez.

Al momento de generar el presente manual las siguientes áreas y proyectos han


sido definidos en el sistema:

Código
Area/Projecto Nombre Area/Projecto Español Tipo Area/Projecto
10000000 GERENCIA GENERAL OPER - OPERATIVO
11000000 INVESTIGACION Y DESARROLLO OPER - OPERATIVO
Código
Area/Projecto Nombre Area/Projecto Español Tipo Area/Projecto
12000000 PROYECTOS OPER - OPERATIVO
13000000 OPERACIONES OPER - OPERATIVO
13100000 OPERACION HUDBAY OPER - OPERATIVO
13200000 OPERACION EL BROCAL OPER - OPERATIVO
13300000 OPERACION GOLDFIELDS LA CIMA OPER - OPERATIVO
14000000 ADMINISTRACION OPER - OPERATIVO
15000000 INFRAESTRUCTURA Y COMUNICACIONES OPER - OPERATIVO
INSTALACION DE 33 RAJANT EN EQUIPOS DE
P2017001 ACARREO ANTAMINA PROJ - PROYECTOS
P2017002 PILOTO FMS SUBTERRANEA PROJ - PROYECTOS

12. Códigos de Centros de Costos


Los Centros de Costos son utilizados para clasificar los costos de forma
adecuada, los únicos requerimientos que necesitan ser definidos son los de
Servicios / Cargos Directos, para los otros tipos ya existen Centros de Costos
definidos por cada producto catalogado.

Al momento de generar el presente manual los siguientes Centros de Costos han


sido definidos en el sistema:

Código
Costos Nombre Costos Español Grupo Costos
1000 CIVILES 1000 - CIVILES
1100 HERRAMIENTAS 1000 - CIVILES
2000 TUBERIAS 2000 - TUBERIAS
3000 ELECTRICOS Y DATOS 3000 - ELECTRICOS Y DATOS
4000 ESTRUCTURAS 4000 - ESTRUCTURAS
EQUIPOS DE TELECOMUNICACIONES Y
5100 REDES 5000 - EQUIPOS
5110 REDES INALAMBRICAS 5000 - EQUIPOS
5111 RADIOS PTP WIRELESS 5000 - EQUIPOS
5112 RADIOS PMTP WIRELESS 5000 - EQUIPOS
5113 RADIOS MESH WIRELESS 5000 - EQUIPOS
5120 ANTENAS DE COMUNICACIONES 5000 - EQUIPOS
5121 ANTENAS SECTORIALES 5000 - EQUIPOS
5122 ANTENAS OMNIDIRECCIONALES 5000 - EQUIPOS
5130 INYECTORES DE ENERGIA POE 5000 - EQUIPOS
5140 SWITCHES DE COMUNICACIONES 5000 - EQUIPOS
5200 SERVIDORES 5000 - EQUIPOS
5300 RESPALDOS - BACKUPS 5000 - EQUIPOS
5310 EQUIPOS DE RESPALDOS - BACKUPS 5000 - EQUIPOS
5320 MEDIOS DE ALMACENAMIENTO - BACKUPS 5000 - EQUIPOS
Código
Costos Nombre Costos Español Grupo Costos
5400 GPS 5000 - EQUIPOS
5500 INCLINOMETROS 5000 - EQUIPOS
5600 EQUIPOS DE CONTROL 5000 - EQUIPOS
9100 ENERGIA Y SERVICIOS 9000 - INDIRECTOS
9110 AGUA 9000 - INDIRECTOS
9120 ENERGIA ELECTRICA 9000 - INDIRECTOS
9130 LIMPIEZA 9000 - INDIRECTOS
9131 SEVICIOS DE LIMPIEZA 9000 - INDIRECTOS
9132 MATERIALES DE LIMPIEZA 9000 - INDIRECTOS
9133 ALQUILERES DE INMUEBLES 9000 - INDIRECTOS
9140 SERVICIOS DE TELEFONIA 9000 - INDIRECTOS
9141 TELEFONIA CELULAR 9000 - INDIRECTOS
9142 TELEFONIA FIJA 9000 - INDIRECTOS
9143 SERVICIO DE INTERNET ISP 9000 - INDIRECTOS
9200 ALIMENTACION 9000 - INDIRECTOS
9210 VIVERES PARA OFICINAS Y CASAS 9000 - INDIRECTOS
9220 ALIMENTACION PERSONAL 9000 - INDIRECTOS
9230 SERVICIOS DE COCINA 9000 - INDIRECTOS
9300 TRANSPORTE 9000 - INDIRECTOS
9310 TRANSPORTE DE PERSONAS 9000 - INDIRECTOS
9311 TRANSPORTE TERRESTRE 9000 - INDIRECTOS
9312 TRANSPORTE AEREO 9000 - INDIRECTOS
9330 TRANSPORTE DE PAQUETES 9000 - INDIRECTOS
9400 VEHICULOS 9000 - INDIRECTOS
9410 ALQUILER DE VEHICULOS 9000 - INDIRECTOS
9420 COMBUSTIBLES 9000 - INDIRECTOS
9430 MANTENIMIENTO DE VEHICULOS 9000 - INDIRECTOS
9500 MATERIALES DE OFICINA 9000 - INDIRECTOS
9600 PAGO DE PLANILLA 9000 - INDIRECTOS
9610 PLANILLA FIJA 9000 - INDIRECTOS
9620 PLANILLA X HONORARIOS 9000 - INDIRECTOS
9700 COMPUTACION E INFORMATICA 9000 - INDIRECTOS
9710 COMPUTADORAS PERSONALES 9000 - INDIRECTOS
9711 COMPUTADORAS PORTATILES 9000 - INDIRECTOS
9712 COMPUTADORAS DE ESCRITORIO 9000 - INDIRECTOS
9720 HARDWARE Y PERIFERICOS 9000 - INDIRECTOS
9721 MONITORES 9000 - INDIRECTOS
9722 DISCOS DUROS INTERNOS 9000 - INDIRECTOS
9723 DISCOS DUROS EXTERNOS 9000 - INDIRECTOS
9724 MEMORIA RAM 9000 - INDIRECTOS
9725 TABLETAS 9000 - INDIRECTOS
9726 IMPRESORAS 9000 - INDIRECTOS
9727 CONSUMIBLES DE IMPRESORAS 9000 - INDIRECTOS
9728 OTROS PERIFERICOS 9000 - INDIRECTOS
Código
Costos Nombre Costos Español Grupo Costos
9730 CLOUD COMPUTING 9000 - INDIRECTOS
9731 HOSTING Y DOMINIOS 9000 - INDIRECTOS
9732 INFRAESTRUCTURA COMO SERVICIO (IaaS) 9000 - INDIRECTOS
9733 SOFTWARE COMO SERVICIO (SaaS) 9000 - INDIRECTOS
9740 LICENCIAMIENTO DE SOFTWARE 9000 - INDIRECTOS
9800 EQUIPOS DE PROTECCION PERSONAL (EPP) 9000 - INDIRECTOS