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Diseño de un Tablero de Mando para Visualizar Procesos de Evidencias Aplicada al

Criterio Plan Curricular


Fabiola M. MALLA
Facultad de Ingeniería Industrial, Universidad de Guayaquil
Guayaquil, Guayas, Ecuador

Iván L. ACOSTA
Grupo de Investigación en Automatización y Telemática
Facultad de Ingeniería Industrial, Universidad de Guayaquil
Guayaquil, Guayas, Ecuador

RESUMEN
ABSTRACT
Este proyecto de investigación tiene como finalidad ayudar a los
gestores académicos a hacer uso de tableros de mando, con los This research project aims to help academic managers by using
que se puede monitorear los procesos de la academia que realiza standard dashboards so that they can monitor academic process`
la carrera de Ingeniería en Teleinformática de la Universidad de management that Teleinformatics Engineering career carries out
Guayaquil; para mejorar la calidad educativa y realizar una at the University of Guayaquil in order to improve education
autoevaluación con respecto a los indicadores de gestión quality and to carry out a self-assessment comparing it with
asociados al Criterio Plan Curricular del modelo genérico de management indicators associated with the generic model of
evaluación establecido por el Consejo de Evaluación, criterion evaluation with the Curricular Plan established by the
Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de la Educación Council of Evaluation, Accreditation and Quality Assurance of
Superior (CEAACES). Se realizó el análisis de funcionalidades Higher Education (CEAACES). We performed the analysis of
disponibles en herramientas informáticas de BI modo 2 available functionalities in BI tools mode 2 (business intelligence
(inteligencia de negocios y analíticas modernas), identificando and modern analysis), identifying available skills in BI which
habilidades disponibles en la misma (BI) que facilitan el facilitate this project development, using the data flow diagram
desarrollo del presente proyecto, empleándose la metodología de modeling methodology developing a system with a user-friendly
modelamiento de procesos de diagrama de flujo de datos graphic interface for data entry; in this research each process was
desarrollando un sistema con una interfaz gráfica amigable para studied identifying those that generate the necessary information
el usuario en el ingreso de datos; se estudió cada proceso for indicators measurement criterion to be used, it was fulfilled
identificando aquellos que generan la información necesaria para with all the objectives set forth in the present project, obtaining a
la medición de los indicadores del criterio a usar, se cumplió con very useful tool for the continuous monitoring of the current and
todas los objetivos planteados en el presente proyecto, obteniendo future of academic process management of the Teleinformatics
una herramienta muy útil para el seguimiento continuo de los career at the University of Guayaquil.
actuales y futuros procesos de la gestión académica de la carrera
Teleinformática de la Universidad de Guayaquil.

Key words: Dashboard, Plan, Curricular, Processes, Academic.


Palabras Claves: Tablero de mando, Plan, Curricular, Procesos,
Academia.

1. INTRODUCCIÓN Inició prontamente la elaboración y el desarrollo de un ambicioso


modelo de evaluación, constituido por dos componentes: una
En la actualidad el desarrollo de la Gestión Académica en la evaluación del entorno del aprendizaje, es decir una evaluación
Carrera de Ingeniería en Teleinformática son flujos de procesos de carácter institucional con estándares e indicadores, y una
claramente definidos y creados a lo largo de los 10 años de evaluación de los resultados de aprendizaje, mediante la
existencia de la carrera y que se llevan a cabo semestre a semestre, aplicación de un examen a los estudiantes de último año con el fin
estos procesos deben generar evidencias requeridas por las de evaluar a la universidad [1]
evaluaciones que ejecuta el Consejo de Evaluación, Acreditación
y Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior Debido a la constante evolución de las Tecnologías de
(CEAACES), en los cuales participan personal administrativo, Información y Comunicación (TIC), en la actualidad existen
docentes y estudiantes. diversos tipos de herramientas que pueden ser usadas para
visualizar el sistema de procesos en la Gestión Académica, como
son las Herramientas de Software de Inteligencia de Negocios y En nuestro estudio nos preguntamos, entre otros, si existe
Analítica, también conocidas como BI modo 2 (Business coherencia entre los criterios o subcriterios de calidad y los
Intelligence and Analytics). indicadores del Criterio Plan Curricular como se muestra en la
figura 1. ¿Los indicadores efectivamente evalúan la calidad de las
De las cuales en el mercado mundial presenta múltiples opciones carreras? Veamos algunos resultados del análisis del modelo
que buscan proveer funcionalidades que permitan impulsar el 2013, a modo de ejemplos.
diseño e implementación de Tableros de Mando Gerenciales con -- Con respecto al criterio Plan curricular, el indicador Programas
indicadores clave para la Organización cuyos datos son de las asignaturas8 debe evaluar si existe “coherencia entre los
actualizables en línea, en este estudio aplicado a los procesos e contenidos de las asignaturas y sus resultados de aprendizaje y, de
indicadores clave de la Gestión Académica del Criterio Plan éstos últimos, con el Perfil de Egreso” Sin embargo, lo que se
Curricular. evalúa es si los programas de las asignaturas incluyen los
necesarios ingredientes (objetivos, número de créditos,
Considerando que las Herramientas de BI modo 2, han logrado bibliografía, etc.).
apoyar a otras industrias, el presente trabajo de investigación
busca que la Carrera de Ingeniería en Teleinformática de la
Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad de Guayaquil
(UG) explote esas habilidades superiores de visualización,
análisis y aplicación de la toma de decisiones oportuna para el
mejoramiento continuo de los procesos de aquellas unidades que
las utilizan.

2. Modelo del CEAACES

En los actuales momentos en Ecuador se está realizando la


evaluación de la calidad de las diversas carreras de las
Universidades, parte de ellas ya ha sido cubierta en este caso en
la Universidad de Guayaquil en donde las primeras evaluaciones
y acreditaciones tales como: la carrera de Medicina, Odontología,
Derecho y Enfermería ya fueron evaluadas previamente en donde
se otorgó certificados de acreditación institucional (CEAACES,
2014) [2]

El CEAACES una vez terminado el proceso de evaluación y


acreditación a las carreras no técnicas tiene proyectado iniciar la
evaluación y acreditación de las carreras técnicas en el 2018 entre
estas se encuentra la Carrera Ingeniería en Teleinformática,
debido a esto la carrera debe estar preparada para obtener los
mejores resultados en los índices que cubre el proceso de
evaluación a realizarse en los próximos meses. (Diario EL
COMERCIO, 2014) [3]

Esto implica que la carrera en el corto plazo deberá pasar por el Figura 1. Modelo Genérico de Evaluación del Entorno de
proceso de Evaluación y Acreditación de Carreras del Aprendizaje de Carreras Presenciales y Semipresenciales de las
CEAACES, para lo cual al momento del inicio de este estudio se Universidades y Escuelas Politécnicas del Ecuador (Versión
determinó que la Carrera Ingeniería en Teleinformática de la Árbol) [5]
Universidad de Guayaquil no cuenta con una plataforma que
consolide la información correspondiente a los resultados 3. Marco Teórico
alcanzados por los diferentes procesos que genera las evidencias
o documentos perteneciente al proceso formativo del estudiante
que serán revisados y evaluados por el ente regulador. 3.1 Tablero de Mando
¿Evaluar para mejorar o para controlar? De acuerdo a Pérez (2014), el Tablero de Mando también
Las limitadas condiciones para la participación local en la conocido como cuadro de mando integral (en inglés Balanced
evaluación y la estandarización de ésta reflejan una tendencia Scorecard), desarrollado por Kaplan y Norton (1997), es una
hacia la centralización de las decisiones sobre educación superior herramienta que ayuda a monitorear el cumplimento de los
y su evaluación. Lo anterior refuerza la idea que la evaluación es propósitos estratégicos de una organización, traduciendo la
ante todo un instrumento del CEAACES para controlar las estrategia de la empresa en un conjunto de metas. Esto implica
universidades y las carreras desde el poder central [4]. El discurso que la herramienta realiza un seguimiento al desempeño de la
del CEAACES sobre participación, autonomía, organización mediante una forma integrada y estratégica [6].
contextualización, etc. Se queda en un lenguaje eufemístico que,
en lugar de promover el involucramiento de los actores locales, Cabe señalar el Balanced Scorecard (BSC) es un sistema de
probablemente conduzca a su desmotivación y desmovilización. planificación estratégica y gestión que las organizaciones utilizan
para:
Los indicadores no evalúan lo que pretenden evaluar.
1. Notificar lo que están tratando de lograr.

2. Alinear el trabajo cotidiano que todo el mundo está haciendo


con la estrategia.

3. Medir y monitorear el progreso hacia metas estratégicas.

De esta manera en la figura 2 se puede apreciar que es un sistema


que considera todos los procesos estratégicos de la organización
en donde el Cuadro de Mando permite que la organización se
establezca y se centre en la puesta en práctica de la estrategia a
largo plazo, a través de cuatro perspectivas: finanzas, clientes,
procesos internos y aprendizaje.

Figura 5. Componentes De Un Sistema De Información

Recursos de Datos: Información destacada que guarda y ejecuta


el sistema de información. Es indispensable procesarlos y
restaurarlos para alcanzar el aporte de conocimiento, la
información es el resultado de esta evolución.

Recursos de Hardware: Infraestructura física que se emplea para


administrar los datos, aceptando la comunicación, procesamiento
y almacenamiento de la información.

Recursos de Software: Aplicaciones que posibilitan el


funcionamiento de sistema.

Recursos Humanos: Trabajador que manipula el sistema de


información, quienes son los delegados de utilizar la información
Figura 2. Cuatro Perspectivas del Cuadro de Mando Integral para ejecutar los procesos establecidos en su área establecida.
3.2 Componentes de un sistema de información Recursos de Redes: Son todos los medios de comunicación
integrantes de la red que comparten para ser usadas por el resto.
Como lo explica Naranjo (2016), un sistema de información está
combinado por cinco elementos claramente identificables, 3.3 Inteligencia de Negocios
interaccionan entre sí para lograr un objetivo en común, aunque
existen una gran variedad de sistemas, esto se describe al conjunto Se define Inteligencia de Negocios o Business Intelligence tal y
de partes o elementos que se relacionan unos con otros que como lo menciona (Curto, 2012) [8]. “al conjunto de
contribuirá a la toma de decisiones [7]. metodologías, aplicaciones, prácticas y capacidades enfocadas a
la creación y administración de información que permite tomar
Dado que los sistemas de información hacen que los procesos se mejores decisiones a los usuarios de una organización.”
amplíen de mejor manera, cada sistema tiene una
interdependencia junto con los demás sistemas, es decir que lo El BI es utilizado por diferentes usuarios y desarrolladores de
que ocurre dentro de un sistema puede o no afectar la software, se usa este término desde tres diferentes perspectivas:
funcionalidad de los demás, más sin embargo cada sistema
comprende elementos internos que interactúan entre sí para lograr • Tomar mejores decisiones rápidamente.
un objetivo determinado, la mayoría de ellos pueden presentarse
• Convertir los datos en información.
a través de un modelo formado por tal y como se muestran en la
siguiente figura 5. • Utilizar un método razonable para la gestión empresarial.

3.4 Herramientas de Inteligencia de Negocios

Las herramientas de Inteligencia de Negocios en la actualidad


están encargadas de ayudar en los procesos de la organización,
funcionando como soporte para la toma de decisiones y análisis
de los datos mediante técnicas de reporting, representación
gráfica y visualización avanzada, algunas de estas herramientas
son analizadas por un cuadrante mágico de la inteligencia de
Negocio desarrollado por la empresa Gartner basada en la
investigación de (Sallam, Tapadinhas, Parenteau, Yuen y 3.6 Componentes y Arquitectura del BI
Hostmann, 2017) [9] la cual muestra una representación gráfica
del mercado. Acorde a Castañeda (2015), la arquitectura de Inteligencia de
Negocios está combinada de distintas tecnologías que se suman
3.5 Clasificación y Análisis de Herramientas de BI y para conformar una solución empresarial. Los elementos están
Analíticas encaminados a la modificación de los datos en información
precisa y confiable para el usuario final, en la figura 9 se ve una
En la actualidad las herramientas de BI pueden clasificarse en dos ilustración del flujo de información.
tipos claramente diferenciables por las habilidades o tipo de
mercado que estas atienden [10], como son: Sistemas Operacionales. - Son los sistemas operacionales de
búsqueda que detienen las transacciones del negocio. Pueden ser
BI tradicionales (modo 1): Incluyen las capacidades para manejar demasiados sistemas con distintas bases de datos y/o archivos
informes formateados, con programación, distribución y planos (Castañeda, 2015) [11].
gobernabilidad, muy empleadas en unidades de TI para la
construcción de tableros de mando tradicionales, y empleados por ETL. - los datos son enviados por medio de un proceso de
las unidades Financieras, Operativas para el consumo de los extracción, transformación y carga (ETL) a un área para ser
resultados mostrados por los tableros construidos por TI, ya que limpiado y cambiado antes de cargarlos en la data warehouse.
las mismas típicamente demandan fuertes conocimientos de
lenguajes de programación. Data Warehouse. - Es el repositorio de la organización, la
información se encuentra integrada y se califica en base a los
BI modernas (modo 2): Incluyen habilidades de las BI modo 1, y intereses de una organización lo que permite que los datos se
capacidades adicionales como herramientas de análisis y puedan observar de diferentes maneras.
descubrimiento ágil de patrones de conducta en la información,
gobernado de datos y exploración visual interactiva y preparación Fuente de Datos Operacional (Operational Data Source ODS). -
de datos, dotando a los usuarios de todas las unidades tipo Es empleado para la toma de decisiones estratégicas, el dato es
Operativas, Financieras, de Apoyo entre otras, a contar volátil o actualizable.
facilidades para no depender de la unidad de TI para la obtención
Reportes. - Reúnen los datos de las tablas o consultas para
nuevos tablero, ya cada usuario puede crear y personalizar con
posibilitar su impresión o análisis, simplificando la
poco esfuerzo y tiempo sus propios Tableros de Mando en las BI
individualización de los datos más interesantes y su
Modo 2 iniciaron siendo usadas en unidades de investigación
representación.
como son Mercadeo, Auditoria, Aseguramiento de Ingresos entre
otros, pero en la actualidad son empleadas en diversas unidades 4. Metodología de desarrollo de software
ya que no demandan conocimientos profundos de programación,
sino que permiten explotar los conocimientos del negocio que El presente trabajo se propone la creación de un prototipo de
posee cada usuario en su ámbito de trabajo . tablero de mando gerencial aplicado al ámbito académico,
considerando que se requiere alcanzar la creación del prototipo en
A continuación, se observa en la figura 8 el cuadrante de Gartner un plazo igual o menor a tres meses se propone aplicar una
en la actualidad, los líderes en el cuadrante mágico de plataforma metodología Hibrida para el análisis diseño e implementación del
de BI Gartner (2017) son aquellos fabricadores de software que prototipo del tablero de mando. Los métodos híbridos constituyen
realizan bien su trabajo hoy en día, tienen una percepción una mezcla de las ventajas que tiene la metodología ágil y la
indudable del mercado y amplían rápidamente las competencias tradicional con la finalidad que combine las bondades de dos o
necesarias para mantener su posición de líderes en el mercado. más metodologías ágiles.

La metodología hibrida aplicarse considera los siguientes


métodos: metodología DFD (diagrama de flujo de datos),
metodología de Análisis y Diseño Orientado a Objetos (UML),
también se utilizará, para la creación metodología Ágil para el
desarrollo, monitoreo y supervisión del equipo de trabajo en el
alcance de las metas (SCRUM, XP y KANBAN).

5. Desarrollo de la propuesta

En este apartado se explica la herramienta elegida para la


construcción de los Tableros de Mando en el Criterio Plan
Curricular, y se detalla los indicadores de la matriz del CEAACES
para conocer la información que requería para su posterior
desarrollo. Posteriormente se realizó el levantamiento de la
información en donde se desarrolló un archivo Excel en el cual se
analizó la evidencia de los últimos cuatro periodos de la Carrera
Ingeniería en Teleinformática.

El utilizar la metodología de Inteligencia de Negocios en el


ámbito académico, permitirá obtener una mayor claridad sobre las
evidencias que se tendrá que presentar para la evaluación de
Figura 8. Cuadrante Mágico de Plataformas de BI
carreras determinados por el CEAACES y sobre todo la ayuda en 3. Periodo: Contiene los ciclos que son y serán evaluados según
la toma de decisiones. el modelo del CEAACES.
4. Subcriterio: En esta sección se encontrarán filtrados los tres
5.1 Software para inteligencia de negocios subcriterios que pertenecen al criterio Plan Curricular.
5. Indicadores: Se muestran los nombres de los cincos indicadores
A continuación, la herramienta escogida es
que forman parte del Criterio Plan Curricular.
Power BI es la solución más novedosa de Microsoft en el mundo 6. Evidencia: Contienen los enlaces para redireccionar a otras
del Business Intelligence en Cloud a la vez que una potente páginas en donde se visualicé los contenidos ya sean archivos de
herramienta de análisis, con la que puede analizar los datos Word, Excel, pdf, o imagen.
necesarios en cada momento y obtener las mejores conclusiones 7. Gráfico de área: En esta sección se visualiza el total de si de
para una toma de decisiones rápida y eficaz. Microsoft los elementos que si cumple por periodo.
Power BI es un conjunto de nuevas funciones y servicios que, 8. Gráfico de barras: Se muestra el total de no y si por cada
juntos, permiten visualizar datos, compartir información y indicador de subcriterio.
colaborar de nuevas formas más sencillas e intuitivas como se 9. Tacómetro: Contienen el valor total cuantitativo por indicador.
puede ver en la figura 9. 10. Gráfico de barras: Esta sección contiene los elementos de
todos los indicadores y el valor que le corresponde a cada
elemento.

Figura 9. Interfaz Gráfica de Power BI


Figura 10. Construcción del tablero de mando con power bi para
La nueva herramienta de Microsoft que permite analizar y utilizar el criterio plan curricular
su información para mejorar la toma de decisiones, con gran
facilidad para obtener datos de Querys o preparar modelos También se muestra un encabezado con sus respectivos logos de
directamente en Power BI Desktop. la institución. Además el tacómetro muestra en nivel de
Mediante Querys realizados en sus datos de orígenes Power BI satisfacción se encuentra ese indicador más no el valor de
permite sincronizar sus datos y obtener toda la interactividad elemento que lo compone sino su totalidad.
deseada, sin embargo este tipo de tareas corresponde a las
características del Query generado, el cual puede tener 6. Conclusiones y recomendaciones
restricciones a nivel de la fecha generada, de los atributos
utilizados y los datos proporcionados en el Query, lo cual tiene 6.1 Conclusiones
efectos en la flexibilidad que se puede hacer en Power BI, ya que
estará restringido el análisis a realizar de acuerdo a las Los resultados obtenidos en la presente investigación permiten
características que tiene el modelo y por otra parte el uso de una hacer las siguientes contribuciones:
sola tabla con toda la información hace que los calculos a obtener
tomen más tiempo al tener que evaluar toda la tabla. Sin embargo En el análisis actual del proceso de levantamiento de información
permite que la vista o consulta generada se realice en el lenguaje para conocer las evidencias del Criterio Plan Curricular en la
nativo, permitiendo obtener informes con la información básica a Carrera Ingeniería en Teleinformática, se observó que involucra
utilizar por el usuario final. demasiado tiempo, genera información de manera lenta, se realiza
de forma manual, con más trabajo y dificultando la toma de
A través de este punto se realiza la estructura y diseño de la decisiones.
ubicación de cada elemento utilizado para la construcción del
Tablero de Mando para el criterio Plan Curricular en donde se El sistema desarrollado como propuesta de solución se adapta
observa una interfaz más amigable para el gestor académico que fácilmente a los procesos de carga de información por parte del
puede visualizar en tiempo real como se encuentra cada indicador docente, pues permite extraer la información de las evidencias
y el valor que se obtuvo. En la siguiente figura 10 se observa la desde un archivo digitalizado en Excel 2013 – 2016 permitiendo
plantilla diseñada para la visualización de la información. e interactuando así de una manera más cómoda para el usuario.

A continuación se describe por partes los que contiene el tablero: El Tablero de Mando es una de las herramientas que colaboran
con una visión integral de los sistemas de medición para la gestión
1. Encabezado: Se visualiza el título del criterio Plan Curricular. académica, incorporando los indicadores del Criterio Plan
2. Logo: Muestra el sello y logo de la Carrera Ingeniería en Curricular de la Carrera.
Teleinformática.
El uso de una interfaz BI como lo es Power BI permite un manejo content/uploads/2013/10/Resolución-No.-104-
intuitivo y sencillo a los usuarios finales para generar consultas y CEAACES-SO-12-2014-REGLAMENTO-DE-
análisis acorde a las necesidades del ámbito académico en EVALUACIÓN-ACREDITACIÓN-Y-
comparación del uso de hojas de cálculo. CATEGORIZACIÓN-DE-CARRERAS-DE-LAS-
IES.pdf%0A.
El uso de los Tableros de Mando es de vital importancia al
momento de medir la situación actual de la Carrera, ya que para
reestructurar su organización es necesario manejar medidas que [3]. COMERCIO. DE. [Online].; 2014. Available from:
demuestren la realidad de la Institución. http://www.elcomercio.com/tendencias/ceaaces-loes-
educacion-universidades-evaluacion.html.
6.2 Recomendaciones
[4]. Villavicencio A. Hacia dónde va el proyecto universitario
Se propone hacer uso de los Tableros de Mandos para que de la Revolución Ciudadana. [Online].; 2013. Available
proporcione una base explicativa de cómo la Carrera está from: http://montecristivive.com/wp-
midiendo y gestionando su capital intelectual con relación a todos content/uploads/2015/01/el-correismo-al-desnudo-
los Criterios de evaluación. prensa.compressed.pdf.

El proyecto está en marcha con el Criterio Plan Curricular por lo [5]. CEAACES.. modelo genérico de evaluación del entorno
que todavía no se puede dar a conocer más información y habrá
de aprendizaje de carreras presenciales y
que esperar los resultados del estudio piloto después del primer
semipresenciales de las universidades y escuelas
año de aplicación, es necesario realizar una revisión periódica del
sistema con el fin de adaptarlo a nuevos desafíos. politécnicas del ecuador (versión árbol). [Online].
Available from: http://www.ceaaces.gob.ec/sitio/modelo-
Para lograr el éxito en la implantación de los Tableros de Mandos generico-de-carreras-presenciales-y-semipresenciales/.
requiere del compromiso y apoyo de los gestores académicos y
docentes, además de disminuir la resistencia al cambio, estimular [6]. Lorences P. La construcción de un cuadro de mando
la cultura organizacional hacia la evaluación y el control, en pro integral de tecnologías de la información en una empresa.
de la tan ansiada excelencia universitaria que se exige en el país. Revista Visión de futuro. 2014 Diciembre .

Implementar un repositorio de Base de Datos más organizado [7]. Gamboa N. Sistema web para el seguimiento del
para el centro de cómputo de la Carrera Ingeniería en cumplimiento de los contenidos de sílabos en la facultad
Teleinformática, y que el mismo pueda ser utilizado por los de ingeniería en sistemas, electrónica e industrial.
estudiantes no titulados y sus proyectos de titulación. Repositorio Universidad técnica de Ambato. 2016.
Estos modelos solo requieren disponer del acceso de las tablas o
vistas en los orígenes tanto para la data con la información a medir
así como de las tablas maestras o atributos a evaluar, tarea que [8]. Josep CD. Introducción al Business Intelligence
permite optimizar el tamaño de los modelos en Power BI ya que BARCELONA : UOC; 2012.
solo se utilizarán las columnas que se requieren para la
preparación de los informes, disminuyendo el tamaño de los [9]. Sallam R, Tapadinhas J, Parenteau J, Yuen D, Hostmann
archivos. B. Magic quadrant for business intelligence and analytics
platforms. ; 2017.

7. Bibliografía [10]. Gartner. Magic Quadrant for Business Intelligence and


Analytics Platforms,” Gartner. ; 2017.

[11]. Castañeda V. Desarrollo de business intelligence, basado


[1]. Long G, Pacheco L, Chávez G, Ballas C, Granda ,
en la metodología de ralph kimball, para mejorar el
Martínez , et al. "Suspendida por falta de calidad”. El
proceso de toma de decisiones en el área de admisión de
cierre de catorce universidades en Ecuador. [Online].;
la universidad autónoma del perú. Repositorio
2013. Available from:
Universidad Autónoma del Perú. 2015.
http://www.ceaaces.gob.ec/sitio/wp-
content/uploads/2013/10/CIERRE-DE-
UNIVERSIDADES-placas-ok.pdf.

[2]. CEAACES. [Online].; 2014. Available from:


http://www.ceaaces.gob.ec/sitio/wp-