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Este libro en versión digital no es gratis. El valor es de US$ 22 (ó $ 11.000
pesos chilenos). Justificado por el indispensable retorno económico para
continuar estas investigaciones y por el comportamiento ético de respeto a la
propiedad ajena.
Rediseño de procesos 3
Rediseño de procesos
Innovación orientada a la estrategia
de las organizaciones
Contenido
TABLA DE FIGURAS 11
PRÓLOGO 13
INTRODUCCIÓN 15
Relación con la gestión de procesos 16
Orientación a la estrategia de la organización 19
Métodos de rediseño y variantes 21
Visión general del método 22
El modelo integral del cambio 23
Situación en Latinoamérica 24
Encuesta acerca del nivel de madurez 27
PRIMERA PARTE: ETAPAS DEL MÉTODO 31
Cierre de cada etapa 36
ETAPA 1. INVESTIGAR EL PROBLEMA 37
Algunos casos 39
Condición de entrada: la modelación de la situación actual 46
Objetivo de la investigación del problema 50
Situación actual del proceso 51
Enunciado preliminar del problema 52
Validar el enunciado 54
Seleccionar la variable crítica 56
Medir la situación actual de la variable crítica 57
Determinar las causas del problema 58
Priorizar las causas 59
Plantear la meta de la variable crítica 61
Enunciar la brecha 63
Cuantificar la brecha 63
Fuente de datos 64
ETAPA 2. INVESTIGAR SOLUCIONES 65
Lista preliminar de soluciones 66
Lista corta de soluciones 70
Selección 71
Arquitectura de la solución 72
Priorizar requerimientos 76
El plan de proyecto 76
ETAPA 3. DISEÑAR 78
Estrategia 79
Procesos 79
Estructura 80
Tecnología 80
Personas 80
Cuidar la solución anterior 80
ETAPA 4. IMPLEMENTAR 82
Estrategia 82
Procesos 82
Estructura 82
Tecnología 82
8 Juan Bravo C.
Personas 83
ETAPA 5. DESPLEGAR 84
Implementar en cada punto 84
Cierre del proyecto 84
Lecciones aprendidas 85
ETAPA 6. MANTENER 86
Recursos para la operación 86
Mejora continua de la solución 86
Evaluación ex post 86
Registro de antecedentes para un nuevo ciclo de rediseño 86
Continuidad operacional 86
ETAPA 7. REDISEÑAR 88
SEGUNDA PARTE: PROCESOS TRANSVERSALES 91
1. EXPERIENCIA DE LAS PARTES INTERESADAS 97
Proceso Monitorear satisfacción del cliente 100
2. DIRECCIÓN DEL PROYECTO 101
Proceso Monitorear avance del proyecto 104
Proceso Lograr trabajo en equipo 105
3. PLAN DETALLADO DE LA ETAPA 106
Proceso Actualizar plan de proyecto 108
Proceso Controlar cambios en el proyecto 109
4. GESTIÓN DEL CAMBIO 110
Proceso Gestionar el cambio 112
Proceso Implementar Quick Wins 113
5. EL EQUIPO DE TRABAJO 114
Proceso Formar equipo de proyecto 116
6. DESARROLLO EN ESPIRAL DEL PROYECTO 118
Proceso Seleccionar arquitectura crítica 119
7. COMUNICACIÓN 120
Proceso Exponer planes 123
Proceso Realizar entrevistas 124
Proceso Elaborar informes 124
8. TÉCNICAS 126
Proceso Definir técnicas de apoyo 127
9. GESTIÓN DE RIESGOS 128
Proceso Gestionar riesgos 129
10. GESTIÓN DE LA CALIDAD 130
Proceso Verificar adherencia al método 131
11. SUSTENTABILIDAD DEL PROYECTO 133
Proceso Asegurar la sustentabilidad 133
12. CAPACITACIÓN 135
Proceso Capacitar a los usuarios de la solución 135
13. PLAN DE RECURSOS FÍSICOS DEL PROYECTO 137
Proceso Disponer de los recursos físicos 137
14. GESTIÓN DE PROVEEDORES 139
Proceso Gestionar proveedores 140
TERCERA PARTE: COMPLEMENTOS 143
¿QUÉ ES MÉTODO? 147
Rediseño de procesos 9
Tabla de figuras
Figura I-1. Prácticas de la gestión de procesos 16
Figura I-2. Visión de conjunto del método de rediseño de procesos 23
Figura I-3. Modelo integral del cambio 23
Figura I-4. Secuencia de uso del MIC 24
Figura I-5. Curva de mayor costo al no seguir método 26
Figura I-6. Ranking de prácticas de la encuesta de madurez 28
Figura 1-1. Etapas del método de rediseño de procesos 33
Figura 1-2. Flujograma del caso soporte de equipos médicos 42
Figura 1-3. Relación causal del caso soporte de equipos médicos 42
Figura 1-4. Modelación visual participativa 48
Figura 1-5. Tiempos del proceso 57
Figura 1-6. Búsqueda de causas con método de Ishikawa 59
Figura 1-7. Priorizar aplicando Pareto 60
Figura 1-8. Imagen clásica acerca de la gestión de requerimientos 72
Figura 1-9. Desarrollo en espiral 76
Figura 2-1. Proceso Monitorear satisfacción del cliente 100
Figura 2-2. Proceso Monitorear avance del proyecto 104
Figura 2-3. Proceso Lograr trabajo en equipo 105
Figura 2-4. Proceso Actualizar plan de proyecto 108
Figura 2-5. Proceso Controlar cambios en el proyecto 109
Figura 2-6. Proceso Gestionar el cambio 112
Figura 2-7. Proceso Implementar Quick Wins 113
Figura 2-8. Proceso Formar equipo de proyecto 116
Figura 2-9. Proceso Seleccionar arquitectura crítica 119
Figura 2-10. Proceso Exponer planes 123
Figura 2-11. Proceso Realizar entrevistas 124
Figura 2-12. Proceso Elaborar informes 125
Figura 2-13. Proceso Definir técnicas de apoyo 127
Figura 2-14. Proceso Gestionar riesgos 129
Figura 2-15. Proceso Verificar adherencia al método 132
Figura 2-16. Proceso Asegurar la sustentabilidad 134
Figura 2-17. Proceso Capacitar a los usuarios de la solución 136
Figura 2-18. Proceso Disponer de los recursos físicos 138
Figura 2-19. Proceso Gestionar proveedores 141
Figura 3-1. Distinciones entre el mecanicismo y lo sistémico 159
Figura 3-2. Ejemplo de mapa de proyectos 162
Figura 3-3. Variables clásicas de los proyectos 167
Figura 4-1. Mapa de procesos de Linhogar 201
Figura 4-2. Detalle del proceso Comercializar 202
Figura 4-3. FI de la etapa Vender con entrega en la tienda 202
Figura 4-4. Listas de tareas del FI Vender con entrega en la tienda 202
Figura 4-5. Carta de tiempos de la actividad Atender 206
Figura 4-6. Carta de tiempos de la actividad Recaudar 206
Figura 4-7. Carta de tiempos de la actividad Entregar 207
Figura 4-8. Resumen de tiempos por actividad 207
Figura 4-9. Búsqueda de causas aplicando relación causal de Ishikawa 208
Figura 4-10. Ponderación de las causas del problema 208
12 Juan Bravo C.
Prólogo
El rediseño surge de la necesidad de realizar un gran cambio en un proceso,
es una innovación que debe estar bien alineada con la estrategia de la organi-
zación y que tiene como foco principal al destinatario de la misión, sea lla-
mado cliente, usuario, paciente, ciudadano, beneficiario u otra denominación.
Se realiza a través de un proyecto que también considera las necesidades de
las demás partes interesadas: comunidad, colaboradores, dueño, proveedores,
Estado y otras. Además, sigue las prácticas generalmente aceptadas de la ges-
tión de proyectos, en este caso, adaptadas al rediseño de procesos.
El método que se plantea es una larga búsqueda de las mejores prácticas. Co-
menzó siendo llamado desarrollo de sistemas de información en los años 80,
mi libro con ese mismo título ya sintetizaba muchas experiencias de proyectos
exitosos. Aunque se revisaba antes la estrategia y los procesos, el objetivo era
desarrollar una aplicación computacional. Luego, en los años 90 con mi libro
Reingeniería de negocios ya no está el sesgo tecnológico y posterior al año
2000 he orientado mi trabajo a priorizar las primeras etapas, de investigación
del problema y de soluciones, haciéndome cargo de una tendencia creciente
al respecto.
Esa tendencia se expresa principalmente en mis libros Gestión de procesos y
Gestión integral del cambio, los que son complementarios con éste y parte de
la totalidad de gestionar los procesos.1 Considerando que el rediseño de un
proceso es un proyecto mayor que puede significar cientos de miles o millo-
nes de dólares de inversión, es indispensable el conocimiento que aportan
esos dos libros. Por ese motivo preferí no incluir resúmenes de ellos, salvo
algunos breves extractos, y señalar que también debiesen ser leídos. Es un
esfuerzo menor en comparación a lo que está en juego: el éxito del proyecto
de rediseño de procesos.
1
Es importante mencionar que en este campo se da con frecuencia la situación de no sé qué
no sé. Algunas personas llegan al absurdo de creer que saben porque han visto, por ejemplo,
diagramas de flujo. Cuando en realidad llegan a conocer de gestión de procesos, se dan cuenta
de la gran brecha entre lo que es y lo que creían que era.
14 Juan Bravo C.
Agradecimientos
La práctica y la investigación respecto al rediseño de procesos la he realizado
en paralelo con las sucesivas versiones del libro Gestión de procesos, por lo
tanto, este texto comparte plenamente los agradecimientos incluidos en aquel.
En todo caso, agradezco a quienes revisaron específicamente versiones de
este libro: Mary Torres, Gerardo Yoppi, Alfredo Correa, Álvaro Gaete, Roger
Aranda, Natalia Abarca, Víctor Silva, Raúl Salinas, Tatiana Palma, Isabel
Aguilar y Nelson Maripangue. Junto con mis disculpas a quienes debí haber
nombrado y omití involuntariamente.
También en este libro el diseño de la portada es obra de mi hijo Juan Pablo.
Los mejores deseos de éxito en sus proyectos de rediseño.
Juan Bravo Carrasco
Rediseño de procesos 15
Introducción
El rediseño de procesos es parte de la dirección de procesos, también llamada
excelencia operacional, y responde a la necesidad de un cambio grande2 en el
proceso, siempre con el mismo objetivo: servir a la estrategia de la organiza-
ción, la cual a su vez debe estar centrada en el cliente y satisfacer a las demás
partes interesadas.
Dada la complejidad del rediseño, contar con un método completo, adaptado,
realista, que incorpore las mejores prácticas y responda a estándares del me-
dio es un gran logro para la organización. Un logro todavía mayor es que
realmente se aplique.3
2
Por eso la imagen de la portada, el rediseño de procesos es la innovación, la parte ascendente
de la flecha blanca. Sin embargo, también es igualmente válido el descanso, donde la pen-
diente es mucho más suave, representa las variadas formas de realizar mejora continua, ge-
neralmente llamadas Lean o Kaizen. De esta forma la innovación se puede mantener e incluso
perfeccionar. Es una ley natural que desde el mismo momento en que una innovación se
implementa, comienza un proceso de degradación, entonces, la mejora continua revierte ese
deterioro y logra mantener el nivel de servicio de la innovación. También la mejora continua
puede lograr ir aumentando levemente ese nivel de servicio en el tiempo.
3
En una organización de Latinoamérica dedicada al rubro marítimo realizan decenas de pro-
yectos en el año, para lo cual cuentan con un área de proyectos con 20 profesionales. En
algunos proyectos exitosos había cooperado una empresa consultora norteamericana. Fue
claro que buena parte de su éxito se debía al apego de los consultores a su método para la
gestión de proyectos, por lo tanto, la dirección de la organización consideró razonable nego-
ciar con ellos para adquirir alguna forma de derecho de uso de su método. Previo se consultó
a los encargados de proyectos y la mayoría estuvo de acuerdo.
En la consultora se extrañaron pero seguramente accedieron considerando que se trataba de
un cliente importante, por supuesto, el trato incluyó la reserva de los derechos, algo de capa-
citación y un pago de US$ 100.000. No hubo documentos en digital y los manuales del mé-
todo, en inglés, tenían aproximadamente un metro de ancho en una bella encuadernación de
color verde.
Claramente las pocas horas de capacitación no fueron suficientes, menos cuando supieron
que los consultores pasaban por una inducción de seis meses en el método. En fin, el destino
de los manuales, a un costo de US$ 1.000 el centímetro, fue servir de base a unas plantas de
interior que la secretaria de la gerencia cuidaba. Cabe agregar que, aunque un poco oneroso,
el conjunto se veía muy bien dado el buen gusto de la secretaria.
En el fondo fue una inversión porque quedó claro que el tema no es la compra de un método
sino internalizar un conocimiento cercano. En consecuencia, se optó por realizar talleres con
todos los profesionales de proyectos acerca del método presentado en este libro. Fueron cerca
de 100 horas donde además de capacitar se fueron tomando decisiones de adaptación del
método a su realidad. Finalmente el manual que ellos obtuvieron tenía un ancho de siete
milímetros que se aplicaba completamente.
Por eso decimos: mejor siete milímetros aplicados que un metro de adorno.
Por supuesto, en esa organización con el tiempo han seguido perfeccionando su método.
16 Juan Bravo C.
4
Es cierto que la internet, los correos electrónicos y la redes sociales en general han ayudado
en algunos pocos aspectos, sin embargo, también están provocando más accidentes y una
baja importante en la productividad de las organizaciones. Se requiere lograr acuerdos para
regular su uso, especialmente en el trabajo con método, donde es indispensable la dedicación
y la atención. Tampoco es una solución extender la jornada para intentar producir o aprender
más. De hecho, en los países desarrollados disminuyen la jornada para lograr más producti-
vidad, por ejemplo, un artículo reciente dice (El Mercurio, Santiago, 25 de marzo de 2016,
B4): El gobierno japonés limitará las horas extra para incentivar la productividad.
A propósito, en una experiencia de consultoría del autor acerca de las horas extra en una
empresa que ocupaba todo un edificio, se concluyó que el valor que producían las horas extra
ni siquiera pagaba el costo de la electricidad que se empleaba después de las 18:00 horas. Por
lo tanto se eliminaron las horas extra y las luces del edificio se comenzaron a apagar a las
18:15 horas, dejando solo las de emergencia para los rezagados.
Considérese que el trabajo con método busca aumentar la productividad.
Rediseño de procesos 17
¿Qué es un proceso?
Un proceso es una competencia de la organización que le agrega valor al
cliente y a las demás partes interesadas a través del trabajo en equipo de
personas, en una secuencia organizada de actividades, interacciones, estruc-
tura y recursos que transciende a las áreas.
Es una definición que tiene tres partes:
La primera: “Un proceso es una competencia de la organización que le
agrega valor al cliente y a las demás partes interesadas”, se refiere a la
orientación al cliente en forma sustentable para la organización para que
sea viable. También se refiere al concepto de totalidad de la visión sisté-
mica al señalar una competencia de la organización y no de áreas. Ade-
más, incluye a las demás partes interesadas (el primer ámbito de procesos
transversales se refiere a este punto en la segunda parte del libro).
La segunda: “a través del trabajo en equipo de personas, en una secuen-
cia organizada de actividades, interacciones, estructura y recursos”, va
más allá del antiguo: “conjunto de actividades”. La nueva definición in-
cluye las interacciones alcanzando así las “tierras de nadie”. También re-
conoce que el proceso es realizado por equipos de personas organizadas
en cierta estructura que manejan diversos recursos: infraestructura, tecno-
logía de apoyo, productos e información, entre otros.
18 Juan Bravo C.
Visión de procesos
La visión de procesos es una forma integradora de acercamiento a la organi-
zación que permite comprender la compleja interacción entre acciones y per-
sonas distantes en el tiempo y el espacio.
Más allá de tareas dispersas, un proceso nos ayuda a entender la globalidad
de la tarea que desempeñamos. De esta manera, nos daremos cuenta que es-
tamos construyendo una casa, en una visión más amplia que pegando ladri-
llos. Tal como la sorpresa que tuvimos de aprender el significado de las pala-
bras, más allá de juntar letras, cuando aprendimos a leer.
Rediseño de procesos 19
Dirección de procesos
La dirección de procesos, también llamada excelencia operacional, contempla
en primer lugar la elaboración de una estrategia de procesos con base en la
estrategia de la organización, junto con todo lo que se refiere a rediseñar, me-
jorar y controlar procesos, todo lo cual está tratado en el libro Gestión de
procesos, sexta edición.
Nos dedicaremos aquí a profundizar en el rediseño de procesos, una variante
de la gestión de proyectos orientada específicamente a esta finalidad.
5
Mientras investigo y escribo este libro me sorprende que lo esencial del método no es dife-
rente a la gestión de proyectos que aprendí desde hace unos cuarenta años. Nunca el problema
fue la falta de método, sino la voluntad de salir de la improvisación, trabajar profesionalmente
y aplicar de verdad alguno adaptado a la realidad de la organización. Tampoco es el punto
comprar la última novedad. Son interesantes estas reflexiones de Henry Mintzberg en su libro
Managing (pp.17-18): “Fantásticamente actualizados puede entorpecer las cosas. Corremos
el riesgo de dejarnos hipnotizar por el presente y dejarnos sesgar por las historias que «cono-
cemos» demasiado bien. Puede ser bueno distanciarnos un poco de los acontecimientos […]
Escuche alguna conferencia sobre el tema de gerencia. Es probable que esta comience con la
afirmación de que «vivimos en tiempos de grandes cambios». Cuando oiga decir lo anterior,
mire la ropa que lleva puesta. Note los botones y pregúntese: si realmente vivimos en tiempos
de grandes cambios, ¿por qué todavía abotonamos tantos botones? De hecho ¿por qué con-
ducimos todavía automóviles de combustión interna con motores de cuatro ciclos? ¿no fueron
acaso los mismos que se utilizaron en el Modelo T? […] El hecho es solo notamos lo que
está cambiando. Y la mayoría de las cosas no lo están”.
Cierto, el punto no es el encandilamiento con lo nuevo, lo vital es el profesionalismo y eso
es un tema personal que se puede motivar también al interior de las organizaciones.
22 Juan Bravo C.
El plan de proyecto
El plan de proyecto es un conjunto de planes bien integrados, una totalidad
que depende de la adecuada integración de las partes, no solo de hacer bien
cada una.
Son planes que surgen de las definiciones globales del método, de las etapas
del proyecto y de los procesos transversales.
Para efectos de la programación de actividades, todo converge en una carta
Gantt, aunque el plan de proyecto es una totalidad con contenidos mucho más
allá que la carta Gantt. Contempla dos líneas de trabajo paralelas, como las
vías del ferrocarril:
Etapas del proyecto, con actividades específicas que van configurando el
avance del proyecto en cada etapa.
Procesos transversales, con actividades genéricas que normalmente apli-
can a cada etapa del proyecto, con las debidas adaptaciones.
Rediseño de procesos 23
Tal como se aprecia en la figura I-2, donde se observa que más de la mitad
del esfuerzo se concentra en las primeras dos etapas: investigación del pro-
blema y de las soluciones. Lo bueno es que son etapas donde la inversión es
baja, prácticamente solo horas de profesionales.
La espiral a la derecha representa el desarrollo iterativo del proyecto.
Estructura
Estrategia Procesos Personas
Tecnología
Situación en Latinoamérica
En Latinoamérica perdemos anualmente cientos de miles de millones de dó-
lares debido a fallas evitables en gestión de proyectos. Aunque esa ineficien-
cia sea de empresas públicas o privadas, de una u otra forma la pagamos todos
y con creces, porque tampoco disfrutamos del beneficio del proyecto si hu-
biera sido bien hecho.
Son fallas del tipo:
El proyecto no responde a las reales necesidades de los destinatarios de la
misión6 y a veces ni siquiera de los usuarios internos.
Los costos o plazos excedieron en mucho la estimación, provocando gran-
des trastornos.
El proyecto está tan fuera de foco que conviene cancelarlo pero nadie lo
asume porque en la organización prevalece el criterio de buscar culpables.
Poca confiabilidad de la solución.
Grandes diferencias entre lo que ofrece la solución y lo que se requería.
Inexistente o mala gestión del cambio.
Solución para un problema equivocado porque no se estudió la necesidad.
6
Para simplificar, en lo que sigue se emplea la palabra cliente por ser la de uso más genérico.
Sin embargo, lo recomendable es referirse al destinatario de la misión con la denominación
propia de cada organización: paciente, usuario, beneficiario, contribuyente, etc.
Rediseño de procesos 25
7
Son tantos los casos que todos podemos presentar ejemplos que vemos en organizaciones
públicas, privadas y de todo tipo. Comentemos algunos casos conocidos, sólo como muestra:
En la ciudad de Concepción, Chile, se levantó un monumento a los desaparecidos por el
terremoto de 2010, obra cuestionada desde el inicio porque los recursos destinados podrían
haber ayudado a los sobrevivientes, lo cual indica que tampoco se hicieron bien las primeras
etapas, además, no se previó la mantención ni el cuidado una vez abierto al público.
En una ciudad del norte de Chile se construyó un teatro al aire libre solo porque a la autoridad
le pareció una buena idea, pero no se usó y pasó a ser un foco de delincuencia. Fueron mal-
gastados importantes recursos.
El proyecto del puente Cau cau comenzó con graves errores de estudios, desde unos dos mil
quinientos millones de pesos se pasó a más de diecisiete mil millones entre el año 1991 y el
2015. Además de los errores de ingeniería influyó el control deficiente por parte de la auto-
ridad y la carencia de una buena dirección de proyectos, entre muchas otras formas de hacer
las cosas mal. Es un caso tan emblemático que incluso Discovery le destinó un documental.
Las fallas en el metro de Santiago son cada vez más frecuentes. El problema lo sufren a diario
millones de usuarios con altísimo costo en términos de rentabilidad social.
En Chile el galardón se lo lleva el Transantiago, que se ha transformado en un manual de
cómo no deben hacerse los proyectos, el problema es que nos ha costado miles de millones
de dólares, con impacto directo en crear pobreza. Lamentablemente, seguimos observando
que los proyectos nacen por intereses particulares o grupales, en lugar de investigaciones
serias y objetivas que focalicen los enormes recursos comprometidos en aquello que efecti-
vamente impacte más al bien común. Por supuesto, con la activa participación de toda la
población, porque es la destinataria del efecto de los proyectos y dueña de los recursos, no
los representantes. Tal vez los proyectos sean ayudar a niños pequeños, ancianos y otros
ciudadanos con dificultad para hacerse escuchar (y para votar), lo que resulte de ese proceso
participativo. Además de la errónea concepción de los proyectos, luego se observa una im-
presionante improvisación en el desarrollo y en la operación, sin contar una evaluación ex
post prácticamente nula o realizada solo por cumplimiento (cumplo pero miento).
26 Juan Bravo C.
Mary Grace Duffy, en su libro Cómo gestionar un proyecto, muestra esta si-
tuación (p. 15): “El jefe de Eun Soon reaccionó inmediatamente ante los pé-
simos resultados de los ingresos trimestrales. «Hay que arreglar esto y hay
que arreglarlo ahora. No ahora, ¡ayer! Quiero un nuevo plan de incentivos ¡y
lo quiero en mi escritorio lo antes posible!». Siempre hablaba así, queriendo
cosas «lo antes posible» y «la semana pasada». Como gerente de hotel, Eun
Soon estaba muy entusiasmada con su primer proyecto a nivel empresa. Pero,
aunque ella podía entender por qué su jefe le dio tanta importancia al plan de
incentivos, sabía que con eso no iba a bastar. La mayoría de los empleados
quería hacer bien su trabajo y atender bien a los pasajeros, pero los procesos
y los sistemas internos ponían obstáculo. La empresa nunca dedicó suficiente
tiempo a capacitar a los nuevos empleados, y se notó. Y hubo problemas con
el sistema de registros. Los incentivos no iban a resolver el problema de los
ingresos”.
Tal como el jefe de Eun Soon, muchas veces son los caprichos lo que dan
inicio a un proyecto.
Dentro de las organizaciones privadas también existen monumentos innecesarios, teatros inú-
tiles, puentes que no funcionan y de vez en cuando, un Transantiago (metafóricamente).
Rediseño de procesos 27
8
El autor tuvo el privilegio de dirigir este proyecto.
28 Juan Bravo C.
Primera parte:
Etapas del método
Antes de empezar, dedique tiempo a determinar el
problema real que el proyecto busca resolver, no siempre
es tan obvio.
Definir el verdadero problema es un paso clave. Es muy
frecuente que por su deseo de lograr que algo se haga —
lanzar un nuevo producto o entregar una solución a un
problema percibido— usted pueda saltar a la solución
sin comprender cabalmente el problema.
Si no entiende el problema real subyacente, usted corre
el riesgo de perder tiempo y dinero diseñando una
solución que puede ser demasiado simplista, demasiado
complicada, demasiado tardía o que no hace lo que
necesitan sus usuarios.
Mary Grace Duffy en Cómo gestionar un proyecto (pp. 12-13).
32 Juan Bravo C.
Rediseño de procesos 33
9
En algunas organizaciones, la carencia metodológica, o el oportunismo, lleva a situaciones
donde esperan que toda esta labor de investigación, tan relevante y minuciosa, sea hecha
gratis por un consultor. Se le dice, por ejemplo, que le contratarán para realizar el proyecto
pero que antes debe ayudar a aclarar el requerimiento. Entonces, luego de muchas horas des-
tinadas a aclarar la necesidad, adjudican el proyecto a un tercero. Es relevante la experiencia
para que sirva a quienes se inician en la consultoría, si en una organización no tienen claridad
de lo que quieren, la opción es realizar una acción formal de consultoría, para investigar el
problema y las soluciones. Además, la idea es que sirva en las organizaciones para evitar este
tipo de malas prácticas de algunos ejecutivos que a la larga perjudicará a la misma empresa.
También hay que estar alerta a otra situación, inconveniente tanto para la empresa como para
el consultor. Se paga por el trabajo, pero solicitando grandes descuentos, algo así como una
muestra gratis, para que a uno le conozcan y luego asignarle más proyectos. Lo más probable
es que no pueda volver a su tarifa normal (suponiendo que responde a un valor de mercado
en el contexto de las competencias del consultor). Una opción para una muestra es disminuir
el alcance de la asesoría aunque manteniendo la tarifa de mercado.
34 Juan Bravo C.
Aunque todo proyecto tiene las mismas etapas, su alcance puede diferir según
condiciones particulares (especialmente en lo que se refiere a tamaño).
Son siete etapas, veamos un resumen:
1. Investigar problemas
Objetivo: concebir un problema, el cual puede tomar diferentes formas: una
necesidad, una oportunidad o una dificultad específica, entre otras. Se entrega
en la forma de un enunciado validado, con una variable crítica objetivamente
evaluada y determinando sus causas. Se usa la palabra problema, aun cuando
éste se refiera a situaciones positivas, tal como expandir una buena práctica.
Es una etapa que requiere de amplios estudios y puede ser la más extensa.
2. Investigar soluciones
Objetivo: obtener una solución después de un barrido creativo de muchas al-
ternativas y de un estudio detallado de algunas de ellas. La solución seleccio-
nada tiene un grado de elaboración que llega hasta plantear su arquitectura
(planteada en términos del modelo integral del cambio: estrategia, personas,
procesos, estructura y tecnología) para cuantificar y elaborar el plan de pro-
yecto.10
Incluye un análisis de los requerimientos críticos para desarrollar la solución
de manera iterativa.
3. Diseñar
Objetivo: obtener el detalle de la solución completa que propone el modelo
integral del cambio considerando la priorización de requerimientos. El cómo.
Normalmente se profundiza con el aporte de especialistas.
El diseño contempla también planear como se mantiene y perfecciona la so-
lución anterior, la que está vigente, hasta asegurar que la nueva es efectiva-
mente mejor.
La gestión de los requerimientos tiene especial importancia porque en esta
etapa se conoce cómo llevar a la práctica la arquitectura de la etapa anterior.
10
Tanto la investigación del problema como de las soluciones se puede emplear también para
proyectos personales o para evaluar propuestas de emprendimiento desde la perspectiva de
un inversionista. Lo que sucede es que abunda el capital pero faltan proyectos bien plantea-
dos. Sobran ideas, desde instalar una amasandería hasta elaborar alimentos orgánicos, pa-
sando por muchas otras ocurrencias. Sobran si se quedan solo como ideas, lo que corresponde
es darles forma de un proyecto realizando los estudios correspondientes. Estudios en serio,
no como los que habitualmente se realizan como término de un doctorado, MBA o de una
ingeniería, solo por cumplir. Cuando la investigación se hace en serio, es curioso que la per-
sona que lo realiza queda igualmente satisfecha aunque el resultado sea que no conviene
hacer el proyecto. Dice algo así: me salvé de embarcarme en un proyecto que no tenía futuro.
Rediseño de procesos 35
4. Implementar
Objetivo: llevar a la práctica la solución completa armonizando las partes del
modelo integral del cambio. El equipo de trabajo habitualmente cuenta con
apoyo externo.
Un aspecto central es evaluar si la solución efectivamente resuelve el pro-
blema que la originó.
Se concluye en una aplicación en carácter piloto de la solución, la cual se
adecúa a la realidad de la organización. La verificación puede incluso llevar
a concluir que es mejor no desplegar la solución.
Se revisa la integración del proyecto en la realidad específica y lo que se re-
fiere a la disponibilidad de recursos.
5. Desplegar
Objetivo: replicar o expandir la solución generada hasta ser bien utilizada por
todos los usuarios previstos en el plan de proyecto.
El despliegue debe estar planeado para que sea personalizado y participativo,
guiado por la función de gestión del cambio.
El cierre del proyecto también debe estar planeado, por ejemplo: análisis de
resultados, comunicación de oportunidades y cierre de la carpeta.
Un aspecto central es capitalizar las lecciones aprendidas llevando ese apren-
dizaje a los documentos y a la práctica del método de gestión de proyectos de
rediseño.
6. Mantener
Objetivo: mantener la solución en mejora continua y en buen funcionamiento
hasta que cumpla con su vida útil o sea reemplazada por otra solución.
Contempla la evaluación ex post, la mejora continua de la solución, el registro
de antecedentes para un nuevo ciclo de rediseño y la continuidad operacional.
En particular ésta se refiere a incorporar en el proyecto los elementos que
permitan una solución fuerte y robusta en la continuidad de las operaciones.
También es vital disponer de los recursos para mantener la solución.
7. Rediseñar
Concluye el uso de la vida útil de la solución con el inicio de un rediseño del
proceso que proveerá otra solución.
Durante la etapa mantener se fueron recopilando todos los antecedentes ne-
cesarios para el nuevo ciclo de rediseño, en un amplio proceso de aprendizaje.
Es una espiral donde se van realizando sucesivos ciclos de rediseño hasta que
la necesidad está superada o el problema completamente resuelto.
36 Juan Bravo C.
11
Ya vimos que lo opuesto es la “iluminación”.
12
El énfasis es porque se trabaja con el desarrollo en espiral. Cada vuelta es un proyecto
acotado que resuelve la parte más crítica del problema. En la siguiente vuelta podría ser otro
avance en la misma variable o se puede trabajar con otra variable.
38 Juan Bravo C.
soluciones de ayer son los problemas de hoy (pp. 77-78): “A menudo nos
desconcierta la causa de nuestros problemas, cuando solo necesitamos exa-
minar nuestras propias soluciones a otros problemas en el pasado. Una firma
bien establecida puede hallar que las ventas de este trimestre han decaído.
¿Por qué? Porque un atinado programa de descuentos del trimestre anterior
indujo a los clientes a comprar entonces y no ahora. O un nuevo gerente ataca
los elevados costos de inventario y «resuelve» el problema, excepto que el
equipo de ventas ahora pasa 20% más de su tiempo respondiendo a airadas
quejas de los clientes que aún aguardan el último embarque, y el resto del
tiempo tratando de convencer a los clientes potenciales de que podrán recibir
«cualquier color que deseen, siempre que sea negro». Las soluciones que sim-
plemente desplazan los problemas a otra parte del sistema a menudo pasan
inadvertidas”.
Luego se refiere al efecto de compensación (p. 79): “En los años 60 hubo
programas masivos para construir viviendas baratas y mejorar las aptitudes
laborales en decrépitas zonas urbanas de los Estados Unidos. Muchas de estas
ciudades estaban en peores condiciones en los años 70, a pesar de la generosa
asistencia gubernamental. ¿Por qué? Una razón fue que la gente de bajos in-
gresos emigró desde otras ciudades y desde zonas rurales a las ciudades con
los mejores programas de asistencia. Eventualmente las nuevas unidades de
vivienda se atestaron y los programas de aptitud laboral se atiborraron de so-
licitudes. […] Procesos similares han frustrado la asistencia alimentaria y
agrícola a los países en desarrollo. La mayor disponibilidad de alimentos es
«compensada» por una reducción en muertes por desnutrición, un mayor cre-
cimiento demográfico [con lo cual siguen faltando alimentos] y eventual-
mente más desnutrición”.
Explica esos y otros efectos desde el punto de vista sistémico (p. 84): “Por
debajo de todos los problemas mencionados se encuentra una característica
fundamental de los sistemas: la «causa» y el «efecto» no están próximos en
el tiempo y en espacio. Por «efectos» me refiero a los síntomas obvios que
indican la existencia de problemas: abuso de drogas, desempleo, niños ham-
brientos, reducción de pedidos, merma en las ganancias. Por «causa» me re-
fiero a la interacción del sistema subyacente que es la más responsable por la
generación de los síntomas, y la cual, una vez identificada, podría conducir a
modificaciones que producirían mejoras duraderas”. El problema, señala, no
es evidente, porque la relación entre las causas y los efectos no es clara.
El mensaje de Peter Senge es tener la visión más amplia posible de un pro-
blema: espacial, temporal, histórica, legal o económica, para lograr compren-
derlo a cabalidad. Esto significa investigar.
Rediseño de procesos 39
Algunos casos
En algunas organizaciones han incorporado, con importantes beneficios, la
práctica de realizar investigaciones del problema antes de buscar soluciones,
veamos algunos ejemplos, todos de organizaciones de Latinoamérica.
Proyectos a clientes
En una compañía de servicios a empresas, digamos de proyectos eléctricos,
con miles de solicitudes cada año, las diferentes áreas que atendían a los clien-
tes a veces llegaban con soluciones paralelas y la descoordinación generaba
insatisfacción en los clientes y pérdidas en la empresa por millones de dólares
en el año. Cabe indicar que al menos el 70% de los proyectos eran solicitudes
de urgencia, sin posibilidad de programar con tiempo.
Se habían intentado diferentes soluciones —por iluminación— que parecían
razonables: mejorar la coordinación entre los jefes de proyectos con una pla-
taforma computacional, mantener equipos de reacción rápida y otras. Nin-
guna funcionaba, cuando mucho atenuaba el problema y eso sí, elevaban los
costos.
Hasta que decidieron investigar el problema, para lo cual se creó un equipo
de tres profesionales en un proyecto de cuatro meses donde analizaron las
solicitudes de clientes, los tiempos de atención, costos internos y muchos
otros datos. Observaron especialmente la medición de satisfacción de los
clientes y las correlaciones con factores internos, llegando a las siguientes
conclusiones:
Exceso de solicitudes de urgencia originadas en fallas internas de co-
municación con los clientes, es decir, muchas situaciones se podrían
haber resuelto con una programación de trabajo adecuada, antes de
caer en la urgencia.
Falta de procedimientos internos únicos para la organización porque
cada área actuaba guiada solo por personas de experiencia hábiles en
la reacción.
Fallas en el monitoreo y la prevención de las situaciones que genera-
ban proyectos de urgencia. Como los recursos se orientaban a la reac-
ción casi no quedaba para la mantención.
Con la precisión del diagnóstico, las soluciones fueron las adecuadas, las pér-
didas se redujeron prácticamente a cero y aumentó la satisfacción de los clien-
tes. Todo esto confirmado con el seguimiento del cambio implantado.
40 Juan Bravo C.
13
Se refiere a ser progresivamente más específico en el problema, por ejemplo, si hablamos
de mantenimiento correctivo realizado por un proveedor, sería ¿con repuestos o sin repues-
tos? Si es con repuestos, ¿en qué rango de valor? Esto da origen a un árbol de posibilidades
para ir abordando situaciones lo más precisas posible.
42 Juan Bravo C.
12 horas
12 horas
Ejecutar
0,5 horas
0,5 horas
Aprobar
Estrategia Procesos
El proceso de hacer
Inexistencia de políticas para mantenimiento correctivo es
el manejo de la cantidad y diferente para cada Técnico.
tipo de repuesto disponible
en DEM
La gestión del stock de bodega está
No hay definiciones estratégicas basada en el criterio de cada Técnico
sobre qué repuestos hay que TIEMPOS EXCESIVOS
reparar y cuáles comprar DEL PROCESO DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO DE
DEM gestiona repuestos REPUESTOS CON
Aproximadamente el 60% del Dificultad para realizar MANO DE OBRA
entregados por los servicios
trabajo de los Técnicos de gestión a través del INTERNA
que están en buen estado, lo
Mantenimiento consiste en sistema de solicitudes
que implica una mayor carga
de trabajo. 11% de los casos. labores administrativas.
14
Por ejemplo, en una organización de Latinoamérica, reconocida por el control de sus pro-
cesos, se dieron cuenta que una buena parte de los datos para el control eran proporcionados
por las mismas unidades que participaban en el proceso. Por supuesto, los directivos de esas
áreas se aseguraban previamente que esos datos no les afectaran. Actualmente están traba-
jando en cómo obtener datos para mediciones realmente objetivas, algo mucho más complejo
que solo solicitar los datos a los involucrados.
En otra organización, muy orientada a lo funcional, cada área maneja sus propios datos res-
pecto a los mismos clientes. Cuando el gerente general llama a reunión y pide datos respecto
a un cliente específico, cada área le proporciona información diferente.
46 Juan Bravo C.
Procesos de apoyo OE
Recursos
CP2 Preparar
Finanzas Transportes Contratos Marketing Soporte R. Social Logística despacho GD3
CP1’ GD2 GDs
Cobranza Servicios Relaciones
Activos Contabilidad Legal
básicos públicas GD4 GD1
CP1’
Entregar
Gestión
NV GD4
OE
Calidad Proyectos Control Mejora continua Certificación Cambio
GD3’
Riesgos Procesos Planificación Investigación Contraloría GD3’s
GD2’ CUADRAR
Personas GD1’
3. Imprimir GDs 5. Verificar el producto Eugenio Pizarro Loreto García Néstor Paredes
4. Archivar OE y GD4 6. Entregar GD1-2 al cliente Gerente de Sucursales Facilitadora de Jefe de Bodega
procesos
5. Guardar GDs 1 a 3 7. Enviar a finanzas GD3
Validar el enunciado
Luego se valida el enunciado con varias técnicas, tal como los exámenes que
envía a realizar un médico para validar su diagnóstico preliminar.
De esta forma se corrige el enunciado de entrada o se redacta uno nuevo.
Como trazabilidad es necesario dejar registro de la aplicación de estas técni-
cas y de la lista de enunciados.
Este enunciado se vuelve a validar tantas veces sea necesario hasta obtener el
enunciado final del problema, el que más nos resuena y que “resiste” las prue-
bas y cuestionamientos que le hacemos.
Algunas técnicas15 para validar el enunciado son: preguntas de contexto, base
en los hechos y cuestionamiento de fondo. Veámoslas en detalle:
15
Son las técnicas que hemos usado habitualmente en las experiencias en este tipo de pro-
yectos, usted puede agregar otras que estime conveniente en su realidad.
Rediseño de procesos 55
a) Preguntas de contexto
Se trata de anotar y contestar las interrogantes que van surgiendo en relación
al ámbito del problema. Por ejemplo, ¿cuánto tiempo existe el problema?, ¿se
ha intentado resolver antes?, ¿por qué el problema no se ha solucionado toda-
vía?, ¿qué soluciones se han aplicado que no han resultado?, ¿el problema
existe en otras organizaciones?
Las preguntas con sus correspondientes respuestas ayudarán a precisar el
enunciado del problema.
c) Cuestionamiento de fondo
Se revisa cada parte del enunciado para un cuestionamiento de fondo de la
situación. Por ejemplo: una empresa productiva tiene en Santiago una bodega
central y 15 locales. La empresa está ubicada a 100 kilómetros de Santiago.
El primer enunciado del problema dice: en la bodega de Santiago existen
mermas y la información de saldos no es confiable. Incluso fue confirmado
con la técnica anterior.
Desde un punto de vista tradicional, ese enunciado podría ser considerado
definitivo y lo más probable es que diera origen a una serie de soluciones
típicas: comprar una aplicación computacional para manejo de inventarios o
hacer una racionalización administrativa. Sin embargo, con el cuestiona-
miento de fondo, otras cosas suceden:
¿Necesitamos la bodega de Santiago?, ¿podríamos funcionar sin bodega?
¿Es necesario eliminar las mermas?
¿Necesitamos información de saldos?
En este caso, real, el cuestionamiento llegó solo hasta la primera pregunta, la
cual generó una introspección que llevó a eliminar la bodega de Santiago. La
16
Entonces, la próxima vez que usted le reproche a su pareja: ¡tú siempre llegas tarde! Sería
deseable más precisión, puede llevar un registro y decirle, ¡tú llegas tarde el 26,4% de las
veces! Bien, aunque puede que su pareja considere que eso es obsesivo y arriesgue la rela-
ción, un detalle, lo importante es la precisión, ¿cierto?
56 Juan Bravo C.
bodega existía desde hacía más de 50 años y fue una buena solución en su
tiempo, ya no.
Como epílogo, la entrega de productos se comenzó a realizar desde la fábrica
en vehículos de cuatro toneladas, en lugar de los dos grandes camiones que
antes se utilizaban. Todos los cambios hicieron más expedito el proceso, más
rápida la entrega y las mermas fueron reducidas drásticamente. El ahorro fue
de aproximadamente US$ 600.000 al año.
El tiempo invertido para disolver el problema resultó ser menos de una hora.
Los beneficios fueron grandes, prácticamente sin costos.
Reposo Reposo
Actividad Actividad Actividad
17
En la cuarta parte del libro veremos un ejemplo. Cabe agregar que la medición es compleja,
porque es necesario considerar los períodos estacionales: vacaciones, excesos climáticos,
etc., así como los diferentes momentos punta: horarios o días de mayor afluencia, entre otros
factores que exigen un diseño a la medida para cada caso.
18
Puede usted agregar otras para enriquecer este análisis causal.
Rediseño de procesos 59
Causas Efecto
Personas Procesos
Rotación alta Informales
Desmotivación Bodega desordenada
Competencias inadecuadas Especialización innecesaria
Tiempo de
ciclo excesivo
del despacho
en la tienda (49
Objetivos Cargos
Obsoleta minutos)
obsoletos
desconocidos
En todo caso, el orden pudo haber sido Ishikawa primero y luego los 5 por
qué. También toda una combinación entre las técnicas, por ejemplo:
Aplicar los 5 por qué a una o varias de las causas obtenidas desde
Ishikawa. También se puede profundizar buscando las causas de la
causa.
Aplicar Ishikawa sobre la última declaración de los por qué.
La forma depende del diseño de la investigación. En todo caso lo que se ob-
tiene es una lista de causas que derivan de la aplicación de estas y de otras
técnicas de relación causal. Es importante contar con esos estudios para el
paso siguiente.
Hay cierto consenso en que conviene focalizar los recursos en las causas que
explican el mayor porcentaje del problema. Esto porque el esfuerzo de resol-
ver una causa u otra no es tan diferente, lo que cambia drásticamente es el
impacto que tiene cada causa.
19
La meta de la variable crítica es el objetivo, no confundir con las restricciones que debe
cumplir todo proyecto, tales como no superar cierto costo, tiempo, impacto, etc. Estas res-
tricciones las incluimos en el plan de proyecto para ser monitoreadas. Incluso pueden ser
condiciones para llegar cancelar el proyecto (veremos más en la tercera parte del libro, bajo
el título Kill time).
62 Juan Bravo C.
Técnica de idealización
Se establece el valor ideal, definido como el extremo positivo de la variable.
Así se logra un gran “qué queremos”, un ideal, lo cual es una forma de “salir
del cuadrado” o cambiar “el marco de referencia”. Por ejemplo:
Disminuir a cero los costos de cada transacción.
Disponer de inmediato de los insumos.
Llegar a cero existencia de productos en inventario.
Reducir a cero el tiempo de entrega de los productos.
Disminuir a cero el tiempo de duración de cada compra.
Una vez planteado el ideal, cero tiempo de duración del despacho en nuestro
caso, se realiza una discusión creativa para lograrlo, donde se proponen todo
tipo de soluciones, dando especial importancia en la primera etapa de la dis-
cusión a las ideas imposibles como forma de abrir la mente.
Se concluye: ¿cuánto podemos lograr, realmente, de la medición idealizada?
20
Por ejemplo, respecto al valor de mercado señalan (pp. 263-264): “Los directivos, al fijar
el precio objetivo de mercado, también han de conocer los precios de los productos que com-
piten con los propios. Si los productos de la competencia tienen una mayor funcionalidad y
calidad, el precio de venta objetivo tendrá que ser más bajo que el de los competidores. Si la
funcionalidad y la calidad son mayores, los precios de venta pueden ser iguales que los pre-
cios de los competidores (con lo que se incrementa la cuota de mercado) o superiores (con lo
que se incrementan los beneficios)”.
Rediseño de procesos 63
Enunciar la brecha
La brecha es la distancia entre la situación actual y la meta en la medición de
la variable crítica.
Tenemos todos los antecedentes: la situación actual, un análisis causal y la
definición de una meta con base en los antecedentes de la investigación.
Cuantificar la brecha
¿Cuánto cuesta mantener vigente esa brecha? Es la cuantificación más impor-
tante, luego se compara con el costo de la solución.
El costo interno consta de dos partes: interno, es concreto y demostrable. Su-
mergido, son costos más difíciles de estimar, entre los cuales están los costos
de oportunidad, tales como clientes potenciales que no llegan, ganancias no
logradas por no disponer de productos en stock, personas que no salen de la
pobreza, etc.
También se calcula el costo social y ambiental, son costos o beneficios que
asumen otros grupos de interés, no la organización.
En lo que sigue hablamos genéricamente de problema para referirnos a la
brecha, en realidad, el problema es la brecha.
En la sección Cuantificar en la tercera parte del libro se puede ver más detalle
y convenciones para cuantificar aspectos difíciles de aportar numéricamente,
por ejemplo: ¿la existencia de la brecha incide en el ánimo de las personas?,
¿tiene algún efecto de marketing?, ¿afecta la imagen de la empresa?, ¿cómo
influye en el clima laboral?, ¿en el ánimo de los clientes?, ¿en la motivación
de otros grupos de interés?
Para efectos de presentar el costo final, se calcula en la forma de un valor
actual neto con un plazo de 3 años y una tasa de descuento del 10% (estánda-
res de Linhogar21 para este tipo de estudios).
21
Linhogar es un nombre ficticio. En la cuarta parte del libro se comenta acerca de esta
empresa. Este caso se presenta en el libro Gestión de procesos.
64 Juan Bravo C.
Fuente de datos
En toda evaluación es indispensable ser formal en la obtención de datos y
declarar las fuentes, por ejemplo:
Libros de reclamos.
Balance de la empresa.
Estadísticas de ventas.
Encuestas de satisfacción de clientes.
Mediciones tomadas por el equipo de trabajo.
22
Puede ver el detalle de los cálculos en www.evolucion.cl (planillas de apoyo asociadas al
método MAR).
Rediseño de procesos 65
23
Teodoro Wigodski, en su libro Sobre el oportunismo en los negocios, del legítimo beneficio
a la kairospatía, aplicable tanto a autoridades públicas como privadas, explica (p.198): “A
este oportunismo extremo le hemos denominado «kairospatía»: la enfermedad psicopática en
el comportamiento oportunista. Es el lado oscuro de nuestra capacidad de crear bienestar.
Las oportunidades pueden ser aprovechadas con legitimidad. Estas se inspiran en la voluntad
de generar riqueza y bienestar para la familia, y también para la comunidad. No obstante las
oportunidades pueden ser tomadas también solo para beneficio individual, con indiferencia
por las consecuencias que las decisiones y los actos provocan tanto en el corto como en el
largo plazo en otros involucrados. Son estas actitudes de oportunismo egoísta, las que han
contribuido a que se ponga en duda la continuidad de nuestra especie […] Este desafío inter-
pela especialmente a quienes detentan mayor poder político y económico, pues sus eventuales
comportamientos kairóspatas son los que conllevan mayores daños para la sociedad humana
y el planeta que lo sustenta”.
Propone, razonablemente, que se realicen exámenes para descartar una conducta kairóspata
en quienes asumirán cargos de amplia responsabilidad y, al mismo tiempo, como sociedad
buscar prevenir este comportamiento. Dice (p. 204): “la sociedad puede atenuar las conductas
kairóspatas en los casos en que las circunstancias juegan un papel principal, reforzando las
dimensiones del factor social favorables a la formación de conductas éticas en el seno de las
familias, comunidades y sociedad. Las señales de reconocimiento a la positiva conducta so-
cial y castigos a la conducta kairóspata, son fundamentales para la prevalencia de conductas
éticas. Para aquellos casos en que los desencadenantes están principalmente concentrados en
el factor biológico de los individuos con conductas kairóspatas, se requieren para su correc-
ción diagnósticos genéticos y hormonales, así como de los recientes avances de la medicina,
en neurociencias y en particular la neuroética”.
Señala en la conclusiones (p. 205): “Las personas que se espera accedan a altos cargos de
responsabilidad en las organizaciones, debieran estar sujetas a sistemas de acreditación que
validen que sus características biológicas y socio-culturales sean las adecuadas para la mayor
responsabilidad a la que han sido llamados, dando un razonable pronóstico de conductas éti-
cas, ante las previsibles consecuencias del cargo”.
Puedo agregar que, en casi 40 años de carrera y sobre 500 proyectos conocidos en institucio-
nes públicas y privadas, la principal causa para realizar un proyecto ha sido la “iluminación”
de alguien, con pobres resultados. La segunda causa es el método, con excelentes resultados.
Por interés personal ha sido menos del 10%, siempre con malos resultados.
66 Juan Bravo C.
a) Técnicas de creatividad
Es un planteamiento de ideas para solucionar el problema que sigue una forma
creativa.
Deben incluirse por igual ideas imposibles y no factibles como forma de abrir
la mente. Es importante darse permiso para soñar en este paso. Se podrá apre-
ciar que esta discusión libre ayuda a generar soluciones factibles.
Rediseño de procesos 67
24
Propuesta por Edward de Bono en su libro del mismo título. El detalle de la técnica se
incluye en el capítulo 9 del libro Gestión integral del cambio.
68 Juan Bravo C.
25
Son soluciones de este tipo: trabajo autodirigido, trabajo celular, Kanban, empoderar a los
colaboradores, Just-in-time, producción flexible, teoría de las restricciones, existencia ges-
tionada por el proveedor, compartir procesos de apoyo y del negocio, diseño de incentivos,
gestión logística, versiones de procesos con apoyo tecnológico, versiones de procesos con
apoyo tecnológico, comprar con variadas modalidades, visión sistémica, integralidad, gestión
de riesgos, flujos tensados, SCM, gestión del conocimiento, potenciar a las personas, crear
ambiente para la interacción colaborativa, integrar al cliente del proceso, escuchar la voz del
cliente, control y auditoría rediseñada, integración vertical u horizontal, compensar y valorar
a las personas, movimientos de personas en lugar de productos, aumentar la proporción del
trabajo hacia el contacto con el cliente, nuevas reglas en relación con la tecnología, nuevas
reglas y soluciones en el MIC.
26
La estimación del costo es un perfeccionamiento sucesivo, tal como plantea Hernán de
Solminihac (Clase ejecutiva de El Mercurio, “La gestión de costos de proyectos”, B11,
13/10/2005) en su clase de gestión de costos, donde identifica cuatro estimaciones de costos:
Estimación preliminar o de orden de magnitud, realizada durante la etapa de evaluación eco-
nómica. Estimación conceptual, realizada por el dueño para presupuesto. Estimación deta-
llada, realizada al contar con un diseño detallado. Estimación definitiva, es una actualización
de la estimación detallada con énfasis en costos actuales más que en costos proyectados.
Rediseño de procesos 69
Son solo ejemplos de factores porque cada organización debe determinar sus
propios criterios para fijar prioridades.
El número de factores varía según cada organización, alcance y tipo de pro-
yecto. Cada factor tiene una ponderación definida por la autoridad.
Con todo, se construye una tabla donde las filas son las soluciones y las co-
lumnas los factores. Aquí modera el equipo de trabajo y las notas son defini-
das por la dirección de la organización junto con un panel de expertos.
Selección
Se trata de una evaluación iterativa, porque la interacción con la autoridad
agrega información y reflexión que hace necesario obtener más detalles o rea-
lizar cambios en las soluciones seleccionadas.
Con ese nivel de interacción, la decisión de la autoridad tiene la forma de un
proceso para llegar a la solución más adecuada, la cual puede ser una de las
opciones evaluadas o, lo más probable, una combinación de ellas que además
incorpore otros elementos, por ejemplo, si es el momento adecuado para al-
gún tipo de solución. En el fondo, la solución se arma desde todo lo avanzado.
También puede ser que disponiendo de todos los antecedentes la autoridad
decida otros caminos, por ejemplo: quedarse con el problema,27 postergar la
27
En una casa comercial de mediano tamaño, la pérdida por concepto de cheques impagos
había bordeado por años los US$ 1.500 anuales. Tratando de “solucionar el problema”, algu-
nos ejecutivos proponían contratar un servicio de validación y aseguramiento de cheques por
valor de US$ 5.000 anuales, el que tampoco garantizaba llegar a cero pérdidas, porque habían
situaciones no cubiertas por el seguro. Es decir, la “solución” le costaría a la empresa varias
veces más que mantener el problema. Afortunadamente, se descartaron otras “soluciones”
72 Juan Bravo C.
solución o solo mitigar con alguna medida simple y de bajo costo. Son opcio-
nes plenamente válidas, lo importante es que no sean por capricho sino como
resultado del proceso de investigación y se pueda mostrar la trazabilidad de
la decisión.
Para efectos de trazabilidad, el detalle de soluciones es un registro de la etapa,
agregando las notas de justificación de la solución, entre las cuales un aspecto
relevante es si la solución resuelve las causas raíces del problema.
Habiendo logrado una solución, autorizada por el comité de proyectos o la
autoridad correspondiente según el método de la organización, ahora se deta-
lla a nivel de arquitectura.
Arquitectura de la solución
El objetivo de la arquitectura es lograr el modelo integral de la solución y los
requerimientos correspondientes, el Qué. Una verdadera gestión de requeri-
mientos, lejos del planteamiento clásico de la figura28 1-8.
todavía más caras que el problema: no aceptar cheques o implementar una validación propia.
Recordemos que la vida en general tienen cierto nivel de pérdidas aceptables. Eso es bueno
y renovador, en consecuencia: ¡no todos los problemas deben solucionarse!
28
La imagen viene desde los comienzos de la informática y aunque se han creado muchas
variantes, es la que mejor refleja la carencia metodológica. En los cursos que dicto acerca de
gestión de proyectos, a veces con la derivada tecnológica, los participantes no solo se ríen
cuando ven esa figura sino que además reflexionan acerca de su vigencia, es sorprendente.
Rediseño de procesos 73
Estrategia
Entendemos aquí la palabra estrategia en varios sentidos:
Alineamiento de la solución con la estrategia de la organización. Debe
ser explícito a qué directriz o definición estratégica sirve el proyecto.
Esto significa que la estrategia debe existir, estar actualizada29 y en-
focada en el destinatario de la misión.
Alinear a todos los actores del proyecto en torno a esas definiciones
estratégicas, ya sean áreas o proveedores, llegando a cada participante
del proyecto.
Una estrategia propia del proyecto que incluya un concepto o idea
fuerza que guíe la solución. Tal como la integralidad en el caso de la
solución vendedor integral de grandes tiendas, la transparencia en una
solución arquitectónica o el humor en una campaña comercial.
El rediseño está orientado a cambiar drásticamente uno o varios procesos. Por
su importancia, la dirección que tome el cambio no depende del proyecto es-
pecífico sino de la estrategia organizacional.
En la Guía del PMBOK del Project Management Institute (PMI) señalan con
claridad esta situación (p. 42): “La estrategia organizacional debe proporcio-
nar guía y dirección a la dirección de proyectos, especialmente si se tiene en
cuenta que los proyectos existen para sustentar la estrategia organizacional.
29
En algunos casos este cuestionamiento de actualización ha dado origen a suspender el pro-
yecto hasta lograr las definiciones estratégicas mediante la elaboración de un plan estratégico,
el cual puede llevar varios meses y eventualmente miles de horas de un equipo de trabajo.
74 Juan Bravo C.
Procesos
Se requiere la modelación visual de los procesos del ámbito de trabajo del
proyecto y señalados en el mapa de procesos.
Se comparan estos modelos con los presentados en la primera etapa como
parte de la situación actual.
Desde esta propuesta de flujos de procesos se plantean las definiciones para
las otras partes del modelo integral del cambio, siempre trabajando en con-
junto con las áreas usuarias y participantes del proyecto, en todas sus etapas.
Estructura
Se refiere a la definición de la nueva estructura organizacional desde la mi-
rada que aporta el modelamiento de los procesos. También a los requerimien-
tos de infraestructura (lo que se ve): edificios, colores, aromas, climatización,
niveles de ruido, etc.
Los cambios van más allá de crear o eliminar cargos (agregar, mover o sacar
cajas del organigrama), alcanzan también a: planes y propuestas detalladas de
externalización, delegación, trabajo en equipo, empoderamiento, más o me-
nos supervisión, JIT, Kanban, definición de perfiles, etc.
Rediseño de procesos 75
Tecnología
En cuanto a la tecnología, se requieren planes para la incorporación o adap-
tación de las tecnologías consideradas en el proyecto, tales como elementos
de comunicación, transporte, almacenamiento, construcción, despacho, auto-
matización de oficinas, telefonía interna, tecnologías de información, etc.
Debiera incluir precisiones de propuestas, contratos, capacitación y, en gene-
ral, formas de implementación. Todo esto de acuerdo con el método especí-
fico de la organización para la gestión de proyectos tecnológicos.
Personas
Con base en la propuesta del nuevo hacer (el proceso), más los aspectos de
estructura y tecnología, se plantean las labores relacionadas con las personas:
Desarrollo de competencias.
Identificación de brechas de competencias de los involucrados.
Plan de gestión del cambio y mucho más.
Hablamos de competencias del equipo de trabajo y de quienes usarán la solu-
ción en: sensibilización, capacitación, anticipación, participación, ambiente
de trabajo, formas de interacción, etc.
30
Quiere decir que al crecer o cambiar, la organización debe contemplar otra estructura. La
estructura de mariposa permite un tamaño hasta menos de 20 centímetros porque no hay
huesos, solamente ligamentos, el pterodáctilo tiene toda una estructura ósea que ya sabemos
lo fuerte que es, porque se conserva hasta hoy la de algunos ejemplares que vivieron 100
millones de años atrás.
76 Juan Bravo C.
Priorizar requerimientos
Aplicando el desarrollo iterativo, tal como se observa en la figura 1-9, ahora
el punto es discriminar cuáles son los requerimientos críticos para elaborar el
plan de proyecto, labor que debe ser realizada en conjunto con los usuarios
ejecutivos.
Junto con seleccionar requerimientos se plantea cómo verificar cada uno.
Una vez cumplido un ciclo de desarrollo se vuelve a discriminar una nueva
cantidad de requerimientos críticos para un segundo ciclo de desarrollo y así
sucesivamente.
El plan de proyecto
El plan de proyecto es el detalle de todas las actividades del proyecto, desde
el diseño hasta usar la solución.
El plan de proyecto considera tanto las actividades de cada etapa como las
que provienen desde los procesos transversales, en este caso, extraídas desde
los patrones de cada una y adaptadas para el proyecto específico.
Rediseño de procesos 77
31
Como dice Ingmar Brunken en su libro Los seis maestros de la estrategia (p. 107): “No se
deje impresionar ni se desanime por la magnitud de una tarea, sino desglose dicha tarea en
partes que sean necesarias, hasta que pueda manejar cada una de esas porciones y así concluir
su trabajo paso a paso”.
32
Si el plan de proyecto está aprobado entonces existe compromiso y expectativa, dilatar el
proyecto tendría altos costos para la organización y de credibilidad para la autoridad.
78 Juan Bravo C.
Etapa 3. Diseñar
El objetivo del diseño es detallar la solución hasta el nivel que permita imple-
mentar. Normalmente se logra con el aporte de especialistas en los aspectos
que aborda el proyecto.
Es el equivalente a la ingeniería de detalle en la construcción, donde se ela-
boran planos detallados de la obra gruesa, de las redes de electricidad, agua,
climatización, gas, etc.
El entregable corresponde al detalle del modelo integral del cambio. El cómo.
33
Con 22 años y recién llegado como jefe de proyectos a una conocida empresa transnacional
del área de informática, acompañé al encargado de ventas al cierre de un negocio en una
organización pública. Se trataba de un proyecto tecnológico de manejo de convenios de cuen-
tas de agua potable, el cual me había sido asignado para su desarrollo. Todo fue bien durante
la reunión hasta que se planteó el tema del plazo, ahí me enteré que se había convenido el
desarrollo para dos semanas. Dije la verdad, serían tres meses. El director a cargo se indignó,
suspendió inmediatamente la reunión y dijo que el proyecto no se realizaría.
Volví a la oficina pensando que sería mi carrera más corta en una empresa. Cuando llegué
me presenté con el gerente del área y le conté lo sucedido. Lejos de mis temores, me felicitó
y me dijo que decir la verdad era lo importante, aunque ello significara perder al cliente. El
epílogo fue que no se perdió al cliente, al pasar unos días parece que también les gustó esto
de escuchar la verdad, desecharon otras opciones donde les prometían el plazo que quisieran
y el proyecto se realizó con mi empresa. Se siguió el método de desarrollo que yo conocía
(cabe indicar que el motivo principal de ser contratado en la empresa transnacional es que
querían trabajar con método y yo fui el primer profesional que contrataron con un título for-
mal del área, con la predisposición metodológica y con una breve experiencia). En fin, se
cumplieron los costos, plazos y a plenitud los requerimientos del cliente. Incluso fue una
novedad para ellos que yo les ayudará a diseñar su proceso previo a la incorporación del
software, el cual también tenía todas las formalidades técnicas. Fue una muy grata relación
con ese cliente durante mi permanencia en la empresa.
Aproximadamente 35 años después recibí felicitaciones de parte de esa empresa transnacio-
nal porque era la única aplicación que seguía operando igual después de tanto tiempo. Había
sobrevivido a muchos cambios tecnológicos y prácticamente lo único que había cambiado
era el medio de ingreso de información, desde tarjetas perforadas a una forma en línea.
Rediseño de procesos 79
llevar a simplismos tales como disminuir los costos, plazos, alcance, ca-
lidad u otras variables hasta una situación absurda. Muchas veces alguien
dice algo así: no hay problema, esto es fácil34 y luego la realidad dice otra
cosa.
Estrategia
Se valida el alineamiento estratégico.
Procesos
Se elabora el procedimiento y con ese nivel de detalle se pueden obtener las
orientaciones para definir lo que viene: estructura física y organizacional, tec-
nología y finalmente las competencias de las personas.
También se planea en detalle cómo implementar.
34
Le hemos llamado Efecto F cuando alguien dice esto es fácil y luego al investigar descu-
brimos que en realidad era bastante complejo. Conociendo este efecto la idea es realizar esa
investigación antes de comprometer algo solo con la declaración. Se parece a cuando en una
situación compleja el encargado dice las tres palabras más preocupantes del mundo: no se
preocupe. Luego uno descubre que no hay planes ni nada organizado.
80 Juan Bravo C.
Estructura
Tanto en el aspecto organizacional (cargos, atribuciones, dependencia, etc.)
como físico (flujos de trabajo, ruido, temperatura, etc.).
Algunas consideraciones de detalle: ¿está balanceada la carga de trabajo en
los nuevos cargos?, ¿la estructura organizacional está de acuerdo con el di-
seño del proceso?
Tecnología
El detalle de requerimientos de los tipos específicos de tecnología que se ha-
yan definido en la solución.
No siempre será tecnología de información, también puede ser tecnología re-
lacionada con transporte, comunicaciones y seguridad, entre muchas otras po-
sibilidades.
Personas
Esencialmente lo que se refiere a competencias para el tipo de trabajo a rea-
lizar y a las acciones propias de la gestión del cambio.
Cada declaración señalada en la solución debe profundizarse, por ejemplo, un
curso de servicio al cliente, aquí debe llevar el detalle de: quien, cuánto, cómo,
dónde, duración, objetivos, etc.
Siempre trabajando con quienes estarán involucrados en el aspecto operativo
de la solución, no solo en el desarrollo.
Etapa 4. Implementar
El objetivo de esta etapa es implementar el diseño en la forma de un piloto.
El detalle de las actividades ya está en el diseño. También se sigue el modelo
integral del cambio.
Aquí se revisan especialmente aspectos de integración del proyecto y la forma
de evaluación del piloto.
También lo que se refiere a la disponibilidad de recursos.
Es recomendable seleccionar bien donde se realizará el piloto, para contar con
la mayor dedicación del equipo de trabajo y de las personas involucradas en
la solución.
El entregable es un informe de la implementación que contempla los ajustes
realizados en cada elemento del modelo integral del cambio.
Estrategia
Se valida el alineamiento estratégico.
Procesos
Se implementa el procedimiento y se detallan los ajustes que fue necesario
realizar.
Estructura
Se realiza lo indicado en el diseño respecto a estructura organizacional y fí-
sica. Se detallan los ajustes que fue necesario realizar.
Tecnología
Se realiza lo indicado en el diseño respecto a cualquier tipo de tecnología. Se
detallan los ajustes que fue necesario realizar.
Rediseño de procesos 83
Personas
Se realiza lo indicado en el diseño respecto a personas: contratación, entrena-
miento, etc. Se detallan los ajustes que fue necesario realizar.
Evidentemente, todos los cambios que afectan a personas ya han sido comu-
nicados y trabajados antes de implementar.
84 Juan Bravo C.
Etapa 5. Desplegar
El objetivo del despliegue es llevar la solución validada y corregida en la im-
plementación a todos los puntos donde será utilizada.
Es necesario reestimar recursos.
Es recomendable realizar un despliegue personalizado y participativo guiado
por la función de gestión del cambio.
Los entregables son el informe del despliegue siguiendo el modelo integral
del cambio e incluyendo plazos y costos reales comparados con el plan, así
como las recomendaciones para optimizar la mantención.
Es vital considerar un periodo de tiempo definido, aunque flexible, destinado
a resolver cualquier detalle de implementación. Esto significa destinar perso-
nas y recursos.
Se aplica el detalle contemplado en el diseño con los ajustes realizados du-
rante la implementación.
Se detallan los ajustes que fue necesario realizar en cada elemento del modelo
integral del cambio.
Incluye la documentación corregida para la operación: procedimiento, ins-
tructivos, manuales de usuario, ayudas en línea, etc.
Análisis de resultados
Un informe amplio dirigido al comité de proyectos que incluya al menos:
Determinación precisa de costo y beneficio real. Además, comparado
con el plan inicial para lograr aprendizaje.
Rediseño de procesos 85
Comunicar oportunidades
Detección de posibilidades de ampliación o corrección del proyecto, las que
también deben ser comunicadas a los destinatarios.
Cierre de la carpeta
Se requiere la firma de todos los actores (dueño del proceso, jefe del proyecto,
usuarios, etc.), lo cual es independiente de los entregables por cada etapa cuya
aprobación depende de la estructura que el comité de proyectos aprobó.
Lecciones aprendidas
Capitalizar las lecciones aprendidas llevando ese aprendizaje a los documen-
tos y a la práctica del método de gestión de proyectos, por ejemplo:
Análisis de las lecciones aprendidas por parte del equipo de trabajo,
usuarios ejecutivos relacionados y comité responsable del método. Se
concluye en decidir los cambios en el método (etapas o prácticas
transversales).
Realizar correcciones en los documentos oficiales del método, por
ejemplo, una mejor forma de evaluar el proyecto, de analizar un riesgo
o mejorar el uso de una herramienta de apoyo para modelar o emitir
informes.
Realizar correcciones en las bases de datos de apoyo al método, por
ejemplo, registrar la evaluación de proveedores o una versión de he-
rramientas de apoyo.
Educar en el uso de los cambios realizados en el método, mucho más
allá de sólo comunicar, significa entrenar y fundamentar el perfeccio-
namiento del método.
Si las lecciones aprendidas sólo quedan en un informe, es preferible que no
pierda el tiempo, porque eso no tiene ningún impacto. Solo se obtiene apren-
dizaje organizacional cuando se perfecciona el método y los procesos trans-
versales con las bases de datos correspondientes.
86 Juan Bravo C.
Etapa 6. Mantener
El objetivo de la etapa es asegurar el buen funcionamiento de la solución. Se
trabaja en variados aspectos: recursos para la operación, mejora continua,
evaluación ex-post, registro de antecedentes para un nuevo ciclo de rediseño
y continuidad operacional. Todos dan origen a actividades que se deben estar
incorporadas en el plan de proyecto.
Evaluación ex post
Según las características de la solución es necesario evaluar si realmente la
solución resolvió el problema y si luego se mantiene en el tiempo.
Las mediciones deben orientarse tanto al desempeño del proceso como a la
satisfacción de todas las partes interesadas. Es en plural porque las medicio-
nes deben ser periódicas y permanentes mientras la solución está en uso.
Continuidad operacional
Se refiere a incorporar en el proyecto los elementos que permitan una solución
fuerte y robusta en la continuidad de las operaciones cuando el proyecto esté
en funcionamiento, más allá de sólo tener planes de contingencia.
Objetivos del plan de continuidad operacional:
Crear consciencia en el equipo de trabajo y en los usuarios de las impli-
cancias de una contingencia en la continuidad de los productos y servicios.
Rediseño de procesos 87
Esto significa realizar el mayor de los esfuerzos para evitar las contingen-
cias, antes que elaborar planes de contingencia, necesarios sólo cuando se
agotó la opción de prevenir.
Minimizar interrupciones a las operaciones del negocio y limitar la seve-
ridad de la interrupción.
Minimizar pérdidas financieras.
Agilizar la restauración de los servicios y reiniciar operaciones críticas en
un tiempo breve.
Asegurar a las partes interesadas la protección de sus intereses y mantener
la buena imagen de la empresa.
Significa estimar y monitorear la confiabilidad del proceso y de cada una de
sus actividades, en el diseño y durante la ejecución.
La continuidad operacional está relacionada con la seguridad de las operacio-
nes y la calidad de la información (la Superintendencia de Bancos e Institu-
ciones Financieras ha normado en este sentido en Chile). La administración
del riesgo operacional es una guía. Según los acuerdos de Basilea, el riesgo
operacional es el “Riesgo de pérdida directa o indirecta causada por una in-
suficiencia o falla de los procesos, gente y sistemas internos o por un aconte-
cimiento externo”.
88 Juan Bravo C.
Etapa 7. Rediseñar
Cuando se cumple la vida útil de la solución, es necesario establecer un nuevo
rediseño, lo cual debería estar planeado oportunamente con base en la estima-
ción de la vida útil de la solución.
Durante la etapa mantener se van recopilando todos los antecedentes necesa-
rios para el nuevo ciclo de rediseño. Es una recopilación compartida entre el
dueño del proceso, la oficina de gestión de proyectos, los diferentes usuarios
involucrados y la dirección de la empresa.
Vital revisar el registro de lo que sucedió con la solución en todos los aspec-
tos: uso, cambios, errores, aciertos, etc. Esto permitirá planear el nuevo ciclo
evitando cometer los mismos errores y fortaleciendo lo que se hizo bien.
Es un proceso de aprendizaje.
Esta es una gran espiral donde se van realizando sucesivos ciclos de rediseño.
¿Hasta cuándo? Hasta que la necesidad está superada o el problema comple-
tamente resuelto. Recuérdese que en el rediseño lo verdaderamente impor-
tante es resolver el problema que dio origen a una solución, la que puede ir
cambiando en el tiempo.
Consideremos cómo ejemplo que usted debe moverse desde su casa al trabajo
en un trayecto de unos diez kilómetros. Este es el problema, el contexto es
que está recién casado (su esposa puede ir caminando a un empleo cercano)
y no tiene hijos. Luego de una investigación de soluciones descubre que la
mejor opción es la bicicleta, más todavía cuando el camino es tranquilo y
seguro. Es una excelente solución que usted mismo estima en unos cuatro
años de vida útil. Durante ese período usted perfecciona su bicicleta y todo el
equipamiento. También llegan dos hijos.
El problema sigue siendo el mismo, pero el contexto cambió, ahora requiere
pasar a dejar a sus hijos a un jardín infantil, además el camino ya no es tan
tranquilo y presenta mayores riesgos y usted ha decidido cuidarse más por el
bien de su familia. Su nueva solución es un automóvil, opción que perfecciona
por algunos años pero el mundo sigue cambiando, ahora tiene un nuevo
puesto con un horario que no le permite pasar a usted mismo a dejar a sus
hijos al colegio. Además, su esposa cambió de trabajo y ahora su empleo está
cerca del suyo.
Para el mismo problema, deciden dejar el automóvil y adherirse a un servicio
de transporte compartido con sus vecinos, al mismo tiempo que contratan un
transporte para llevar a sus hijos al colegio. Así por algún tiempo, hasta que
aparece una buena oportunidad de cambiar su casa por otra cerca del trabajo
y del colegio, con lo cual ahora todos pueden ir caminando.
Rediseño de procesos 89
Segunda parte:
Procesos transversales
Así que los gerentes tienen que salir y descubrir lo que
ocurre y una manera sensata de hacerlo es participar de
proyectos concretos. Los proyectos se benefician de la
información que traen los gerentes del centro nervioso,
mientras que estos aprenden el camino a nuevas
estrategias. Estas no se conciben de manera inmaculada
en oficinas apartadas sino que se aprenden por medio de
experiencias tangibles.
Henry Mintzberg en Managing (p. 107).
92 Juan Bravo C.
Rediseño de procesos 93
Forma de trabajo
Cuando no hay un método para el rediseño de procesos en la organización,
estos procesos no se realizan o se dejan a criterio de cada encargado de pro-
yecto, entonces las organizaciones asumen grandes costos por decidir hacer
las cosas mal (ya lo dijimos, se decide por acción o por omisión).
Cuando hay una rutina de trabajar profesionalmente y existe un método para
realizar este tipo de proyectos en la organización, la forma de trabajar con los
94 Juan Bravo C.
Catorce ámbitos
Los procesos transversales que hemos identificado son diecinueve, es un nú-
mero que puede aumentar o disminuir cuando el método se aplica en una or-
ganización. Estos procesos se han agrupado en catorce ámbitos, los cuales
también pueden variar, aunque en menor medida.
Los ámbitos se han ordenado de acuerdo con el criterio de mayor uso, comen-
zando por aquellos que indudablemente deben estar presentes en todas las
etapas. El resultado no señala precedencia, eso depende de la forma específica
del método aplicado a una organización particular.
Este criterio de ordenamiento tampoco pretende señalar niveles de importan-
cia de cada ámbito, porque cada uno tiene su espacio y quizá aunque su uso
sea acotado a pocas etapas, es vital en ellas.
Los procesos transversales incluidos en cada ámbito tienen como dueño al
gerente de la oficina de gestión de proyectos y deben tener como sponsor a la
gerencia general de la organización por su impacto estratégico. Cuando la alta
dirección ha comprometido su apoyo, genera un efecto de alineamiento vital
para la uniformidad de los proyectos, alejándose de las acciones particulares
de cada gerente que confunden y generan pérdidas.
96 Juan Bravo C.
35
Los flujogramas de información se pueden descargar desde la página www.evolucion.cl.
Son plantillas que usted puede adaptar a su realidad.
Rediseño de procesos 97
Experiencia de cliente
Los proyectos siempre están dirigidos al destinatario de la misión de la orga-
nización, ya sea llamado cliente, paciente, usuario, beneficiario, contribu-
yente y otros nombres según el rubro. Como parte de la gestión del cambio
debe emplearse el nombre que se usa en la respectiva organización para refe-
rirse al destinatario de la misión, es una forma de respeto. Para simplificar,
empleamos aquí la palabra cliente por ser la de uso más genérico.
Además, tal como se detalla en el libro Gestión de procesos, nos alejamos del
término “cliente interno”, metáfora que sólo agrega confusión cuando algunas
personas creen que es suficiente con realizar bien su parte, desconociendo que
siempre existe una doble responsabilidad, la función individual y la totalidad
de asegurarse que funcione el proyecto completo. Para los diferentes eslabones
de la cadena interna es preferible el término “usuario interno”, un socio del
equipo de proyectos en esta misión de servir mejor al cliente. Esto es central,
98 Juan Bravo C.
porque, por ejemplo ¿quién es el cliente del área de compras? Respuesta in-
correcta: el solicitante de los productos. Respuesta correcta: el cliente, siem-
pre. El solicitante solo es un usuario interno, un eslabón de una cadena que
concluye con el cliente.
Es simple, en toda organización el cliente de todos es el cliente, aunque se
trate de áreas de apoyo tal como personas, contabilidad o informática.
Charan y Lafley, ya citados, explican el caso de P&G (p. 48): “En P&G pre-
guntamos a menudo: ¿Quién es su QUIÉN? La manera como un equipo de
innovación en producto aplica su comprensión del consumidor se evidencia
de diversas maneras. Por ejemplo, el equipo que se preparaba para el lanza-
miento de Prilosec (un medicamento para combatir la acidez estomacal y que
se vende sin fórmula médica) en los Estados Unidos, creó una imagen de car-
tón de tamaño real de una consumidora a quién llamó Joanne. Ella represen-
taba a su cliente, es decir, a su QUIÉN más importante. Para mantener siempre
a Joanne en el centro del escenario el equipo ubicó la imagen de cartón en una
silla en la sala de reuniones. Frecuentemente durante éstas, para ir al grano en
las discusiones y concentrarse sólo en la manera como esas innovaciones
afectan de manera significativa su vida, se dirigen a ella y se preguntan: «Y
qué opinará Joanne»”.
Entonces, todo proyecto debe ser monitoreado en cuanto a su impacto en el
cliente, aunque aparentemente el proyecto sea interno, tal como una evalua-
ción del desempeño o la mejora del proceso de compras.
Esto significa incorporar actividades de monitoreo de satisfacción del cliente,
desde el inicio al término del proyecto. Al inicio en carácter de prototipos de
la solución y hacia el término con la solución completa.
En el libro Productividad se revisa extensamente la orientación al cliente36 y
la satisfacción de necesidades de los demás grupos de interés.
36
Un extracto desde la primera parte del libro Productividad, la orientación al cliente: en la
gestión de procesos, sean del negocio o de apoyo, debemos analizar cómo afecta al cliente y
asegurar que contribuye a aumentar su nivel de satisfacción. Para los clientes debe ser fácil
trabajar con la empresa. Hammer señala seis medidas para lograrlo (2006, p. 50):
1. Presentar un único interlocutor a los clientes.
2. Tratar de modo distinto a los diferentes segmentos de clientes.
3. Saber lo que los clientes van a pedir, antes que lo pidan.
4. Ofrecer al cliente una experiencia sin fisuras.
5. Dejar que los clientes hagan más por sí solos.
6. Medir y evaluar lo que realmente interesa al cliente.
En su libro incluye ejemplos de la aplicación de estos principios. Agrega que el músico de
jazz Fats Waller solía decir: “hay que descubrir lo que desean y cómo lo desean y simple-
mente ofrecérselo de esa manera”. Las organizaciones existen para agregar valor a sus clien-
tes. Getz y Robinson señalan (2005, p. 181): “Los procesos centrados en el cliente y la mejora
Rediseño de procesos 99
continua juegan un papel más importante que la innovación en el éxito duradero de la orga-
nización”. También citan a autores conocidos: Hammer, Collins, Porras y Welch.
Un error frecuente es confundir el interés del dueño de la empresa (maximizar su beneficio
si es una empresa privada) con el interés de la organización, la cual tiene una misión que
cumplir con sus clientes y ganarse su confianza de forma genuina.
En el caso de las organizaciones públicas, generalmente su foco es la rentabilidad social.
Aquí el desafío es mayor todavía, porque significa cuidar recursos escasos que pertenecen a
todos los ciudadanos.
La administración pública existe para lograr las grandes finalidades de la gestión del Estado,
resumidas en la creación de riqueza social o bien común. Es una finalidad que se orienta
siempre hacia el exterior de la respectiva organización pública y que se expresa en mejores
condiciones de vida para los ciudadanos.
Entonces, agregar valor a los ciudadanos es el gran objetivo de todos los integrantes de la
administración, es la eficacia. Sin embargo, no es suficiente. Además de cumplir esa finalidad
superior, las personas de la administración pública deben lograrlo de forma eficiente, cui-
dando con sabiduría y ética los escasos recursos financieros y materiales.
Lamentablemente, hemos visto en Chile el comportamiento antisocial de funcionarios de al-
gunos servicios públicos, quienes agreden a la población con detenciones de su servicio, es-
casa calidad, trámites innecesarios y más. Esto sin considerar que el promedio de sus rentas
es superior al de la población en general. Al revés de lo indicado, ellos parecen creer que el
servicio existe solo para su propio beneficio y satisfacción. Es verdad que ocasionalmente
puede haber demandas justas que es necesario expresar. Se puede lograr sin agredir, por
ejemplo, desnudándose después de la hora de trabajo en algún visible, aunque cuidando de
no obstaculizar el libre tránsito de vehículos y personas ni afectar la salud propia y ajena con
propaganda ruidosa.
100 Juan Bravo C.
Definir
Instrumento
Validar
Ejecutar
Revisar
Ajustar
proyecto
37
Es un tema que tiene directa relación con liderar equipos de proyectos, ese es el enfoque
de mi libro Liderazgo.
102 Juan Bravo C.
38
Extracto desde libro Gestión de procesos, sexta edición, páginas 70-71, donde también se
puede ver más detalle.
Rediseño de procesos 103
Seguimiento
Realizar seguimiento es llevar control del avance del proyecto completo y en
cada etapa. Se monitorean variables críticas del proyecto: costos, plazos, hi-
tos, satisfacción de usuarios, calidad y otras. Desde este punto tiene relación
con el diseño de indicadores.
Es necesario que exista algún nivel de control centralizado y que el equipo de
dirección del proyecto tenga la información inmediata del avance.
Como es sabido, es indispensable que la información para el seguimiento sea
oportuna y confiable. Esto significa invertir en el seguimiento para tener en
todo momento la información actualizada, los indicadores que efectivamente
se puedan monitorear, por el costo y el tiempo que significan.
El sueño es una sala de control donde “se vea” el avance de todos los proyec-
tos de la organización, con las alertas correspondientes cuando algo se sale de
rumbo, por ejemplo, si el proyecto ya no es necesario para el usuario, se co-
mienza a retrasar o los buenos resultados son mucho mejores a lo esperado.
El seguimiento sirve para corregir desviaciones, para fortalecer un buen re-
sultado, incorporar al método de la empresa una nueva práctica o detener el
proyecto39 si fuera necesario.
Reinaldo Sapag y Nassir Sapag también aportan al control y seguimiento de
proyectos en su libro ya citado (pp. 169-170): “Difícilmente un programa, por
perfecto que parezca en teoría, se cumplirá en su integridad al ser implemen-
tado. La programación descrita en un diagrama de redes o en un cronograma
podrá ser afectada por atrasos, cambios imprevistos en los costos, u otros fac-
tores impredecibles que modificarán la situación pronosticada. Tal es la razón
para generar un sistema de información que permita al gerente de proyecto
39
Hay muchos casos de empresas que se arruinaron por no saber detener a tiempo un pro-
yecto. Se puede apreciar en nuestro día a día, probablemente tenemos conocidos que hicieron
un emprendimiento particular y no detuvieron a tiempo un mal proyecto, ¡hasta en suicidio
han terminado situaciones como esas! También sucede en el terreno personal, a veces no
detenemos a tiempo una mala relación y a la larga las consecuencias no son buenas.
104 Juan Bravo C.
Analizar
avance
Evaluar
Realizar
ajustes
EQUIPO DE JEFE DE
GERENTE PROVEEDOR
PROYECTO PROYECTO
Definir
objetivos
Contratar
taller
Ejecutar
Validar
Costos y duración
Se recalculan costos y duración tanto de la etapa como del proyecto completo.
Es importante y valiente ver la realidad de lo que está sucediendo y reestimar
si es necesario. No es cambiar por cambiar sino que adaptar el avance del
proyecto a la realidad de hoy (imposible de predecir en su totalidad cuando
se elaboró el plan de proyecto). Lo opuesto es cerrar los ojos y tratar de cum-
plir un plan que tal vez no tiene sentido.
Recomendación: asegúrese que los fondos existen.
Se calculan costos cada vez más precisos del proyecto en cada etapa y al final
del desarrollo un balance de los costos reales versus los estimados.
Es necesario incluir costos ocultos tales como la misma planeación de la
etapa, la revisión de los correos, las reuniones de coordinación, de negocia-
ción y las exposiciones de avance, entre otros.
Normalmente el costo mayor son horas profesionales, internas y/o externas.
Se da una relación de dependencia entre costo y duración. Se requiere asignar
elementos computacionales, lugar físico y otros recursos.
También el costo de las herramientas y licencias de productos de software,
donde se requiere diferenciar inversiones y gastos para efectos contables.
La duración de la etapa depende del proyecto específico. Lo importante es
que se encuentre acotada.
Rediseño de procesos 107
Retroalimentación
Se trata de revisar el resultado logrado respecto a lo planeado para la etapa.
Se comunican los resultados al resto del equipo y las conclusiones quedan
disponibles para toda la organización.
Practicar la retroalimentación es preguntarnos, ¿qué aprendimos?, ¿qué
aprendí? Individualmente o en grupo, en un proceso continuo. Si tuviéramos
que hacer nuevamente el mismo trabajo de la etapa, ¿cómo lo haríamos?, ¿qué
cambios introduciríamos?
Retroalimentar es una práctica que debe incluirse tanto al término de cada
etapa como al completar el proyecto de rediseño.
También contempla preguntarnos si se están resolviendo las necesidades ori-
ginales actualizadas.
El espíritu de este punto es detenernos, reflexionar, aprender y seguir.
Esta es una práctica que enlaza con la gestión del conocimiento, porque las
conclusiones que se derivan de las sesiones de retroalimentación deben ser
compartidas y ya vimos que significa modificar aspectos del método (activi-
dades de etapas o detalles de prácticas transversales). De esta forma el apren-
dizaje pasa a ser patrimonio de la organización.
No existe enseñar, solamente existe aprender y en esto ya sabemos que la
emoción juega un rol fundamental, el aprendizaje debe darse en el afecto,
estableciendo vínculos con las personas y con las ideas. Significa que los
cambios en el método deben transmitirse adecuadamente mediante entrena-
miento y buena gestión del cambio.
Control de cambios
El control de cambios tiene dos interpretaciones: durante el desarrollo y du-
rante la mantención.
Durante el desarrollo del proyecto son cambios en las especificaciones. No
hay problema si son necesarios, el método debe contemplar la facilidad de
incorporación cambiando la serie de modelos que da origen a la solución y
cambiando los costos, alcance y al final, plazos.
Si se emplea desarrollo en espiral se facilita la incorporación de los cambios
porque normalmente se incluyen en la siguiente vuelta de la espiral.
Durante el uso de la solución se refiere a un procedimiento para cambios me-
nores, del tipo:
Emisión de una solicitud de cambio.
Recepción, autorización y estudio de impacto.
Se presenta el requerimiento al comité respectivo con el plan de desarrollo,
incluyendo equipo de trabajo y costos.
108 Juan Bravo C.
Cerrar
etapa
Corregir
plan
Corregir
método
Asignar
analista
Analizar
impacto
Aprobar
Modificar
plan
40
Un breve extracto para comenzar a trabajar en este aspecto: la “parte fácil” del cambio es
la adaptación, porque hay poco que pensar, solamente reaccionar a situaciones que se están
produciendo en la empresa o en su entorno. Es curioso que esta simple opción de dejar fluir
la vida genere tantas complicaciones en las familias y en las empresas, tal vez sea síntoma de
problemas mayores, una especie de neurosis que quiere detener el mundo, o bajarse de él
como pedía Mafalda. Hay una pregunta introspectiva típica de la adaptación al cambio: ¿uno
es parte de la solución o del problema? Generalmente la postergación de la adaptación pro-
duce que uno sea más bien parte del problema.
La parte difícil está en pensar el cambio que queremos producir en el mundo, soñar escena-
rios, decidir cursos de acción y arriesgarnos. Esto es generativo y tremendamente eficaz para
las organizaciones porque ahora el medio es el que tiene que adaptarse a la compañía o a su
nuevo usted. La idea es cambiar antes que haya que cambiar. Es innovar.
Algunos ejemplos de adaptación: incorporar el nivel de calidad o el uso de tecnología de
información básica que ya emplean exitosamente otros actores del sector. Nada de esto es
novedoso, es simple adaptación, si la organización no acepta, está decidiendo quebrar. ¡Ocu-
rre! Es suficiente con preguntar dónde está la mitad de las empresas que hace una década
eran consideradas exitosas. La gestión de procesos tiende al cambio. Este es un punto crítico
porque a veces la resistencia que se produce puede hacer fracasar un buen proyecto.
Es un principio sistémico que para absorber el cambio externo debe producirse un cambio
interno equivalente. De otra forma, se producirán desajustes y dificultades de adaptación que
rápidamente llevarán el sistema hacia su destrucción.
Rediseño de procesos 111
Quick Wins
Se llama Quick Wins —literalmente ganancias rápidas— a ideas que ayudan
con un cambio pequeño en el avance hacia la solución. Son entregables de
acción rápida, generalmente acciones simples que fueron quedando en evi-
dencia desde las primeras conversaciones, en las etapas de investigación.
Gracias a estas acciones tempranas se ven resultados a corto plazo y se alienta
tanto a los operadores del proceso como a la dirección a continuar con el pro-
yecto, renovándose la motivación y manteniendo la atención en el proyecto.
El principal aporte de las Quick Wins es elevar la moral de los involucrados
en el proceso y en el correspondiente proyecto de cambio.
En el proceso gestionar el cambio la sensibilización se presta para organizar
talleres donde los mismos usuarios operativos proponen ideas de cambio en
los procesos (ver caso BancoEstado).
Una precaución es no abusar de esta vía rápida, para no caer en el exitismo
de corto plazo y confundir al resto de la organización. Es razonable hacer
cuanto antes los cambios que se pueden hacer, sin provocar la expectativa de
que lo siguiente será igual de fácil o rápido.
Elaborar
plan
Monitorear
41
En este FI y en otros aparecen dos actividades seguidas que realiza el mismo rol, en este
caso Elaborar plan y Monitorear. Normalmente podría ser solo una actividad, sin embargo,
se prefirió dejar ambas porque estos FI son plantillas para adaptar a cada realidad y es muy
posible que en algunas organizaciones esas actividades sean realizadas por diferentes roles.
Rediseño de procesos 113
ENCARGADO USUARIOS
EQUIPO DE JEFE DE
GERENTE GESTIÓN
PROYECTO PROYECTO
CAMBIO
Realizar
talleres
Obtener
Quick Wins
Implementar
Informar
5. El equipo de trabajo
El trabajo en cada etapa queda encomendado a un equipo de proyecto. Los
integrantes de un equipo de proyecto son analistas de proyectos (o la deno-
minación que se emplee en su organización).
Debe considerarse que la participación en un proyecto le puede corresponder
a cualquier colaborador, por ejemplo, cuando sus conocimientos de un tema
específico son relevantes para un proyecto, como al implantar un software y
se seleccionan integrantes de la empresa con conocimientos en el ámbito de
la aplicación. Otra forma de participación es como usuario de algún proyecto.
Entonces, el ideal es que todos en la organización tengan al menos las com-
petencias básicas de gestión de proyectos orientados al rediseño de procesos.
¿Pueden los mismos operadores de un proceso ser parte del equipo de trabajo?
Sí, como parte de equipos de trabajo multidisciplinarios destinados de tiempo
completo al proyecto. Por supuesto, el equipo también estará formado por
analistas de proyectos y eventualmente por consultores.42
Es necesario conocer las habilidades del equipo de trabajo, solo así se le po-
drán encomendar tareas factibles de cumplir.
Dentro de las competencias del equipo de trabajo, la más relevante es conocer
y aplicar el método para el rediseño de procesos. Se requiere ayudar a desa-
rrollar la competencia, un esfuerzo que se oriente a actitudes, conocimientos
y habilidades, hasta concluir en una certificación de la competencia, verifi-
cando en la práctica el hacer correcto, mucho más allá de solo ir a un curso.
Además, la preparación del equipo de trabajo no sólo alcanza a temas técnicos
y de administración del cambio, sino que también en temas de comunicación,
trabajo en equipo y profesionalismo.
De hecho, es una práctica regular en empresas con una larga historia de pro-
yectos exitosos realizar talleres de trabajo en equipo antes, durante y después
del proyecto.
Por su importancia, destacan variadas facetas de la comunicación formal: li-
derazgo, entrevistas, exposiciones, escuchar, retroalimentación, etc. Son fa-
cetas tan importantes que están presente en diferentes procesos transversales.
La práctica más habitual es formar un equipo de trabajo para la etapa según
las competencias de sus miembros, aunque manteniendo un núcleo de parti-
cipantes “permanentes” durante el proyecto.
42
Se gana el “efecto consultor” una mirada externa fresca, lo cual es una práctica habitual en
algunas organizaciones, incluso estableciendo como parte de su modelo la incorporación de
apoyo externo en todo proyecto.
Rediseño de procesos 115
Comunicar a los demás integrantes en que está cada uno, así se pueden
coordinar mejor y lograr sinergias.
Resolver el gran tema de los reemplazos, ya sea un integrante que se va
de vacaciones o el líder que se ausenta, debe estar claro quien se hace
cargo del rol en esos y muchos otros casos.
Revisar roles, por ejemplo, para: redactar informes y coordinar su entrega,
coordinar la retroalimentación y entrega de los resultados, definir y reali-
zar el plan de entrevistas.
Definir
equipo
Evaluar
competencias
Proponer
plan
Ejecutar
plan
Cerrar
capacitación
Definir
criterios
Definir
prioridades
Elaborar
plan
7. Comunicación
Se trata de comunicar el proyecto al interior y exterior de la empresa, con
mensajes adaptados según el tipo de interlocutor (no es lo mismo comunicar
a la dirección que a los funcionarios administrativos o a los clientes). Es con-
veniente comunicar mucho.
Esta sola actividad implica disponer de horas de especialistas en comunica-
ción, con dedicación parcial o total según la envergadura del proyecto. Mejor
si existe un área de comunicaciones que acompañe en esta labor. Así se co-
munica de mejor forma los diferentes aspectos del proyecto, en forma conti-
nua y con mensajes adecuados a cada etapa del proyecto.
Se puede comunicar a nivel de problema y a nivel de solución, es una activi-
dad completamente transversal.
Todo comienza por comunicarse bien43 entre los miembros del equipo y una
consecuencia es lograr lo mismo con los demás. Una excelente práctica es
aplicar la escucha empática.
Incluye todo el aspecto de presentación y exposición de los proyectos, desde
la forma de presentar hasta el desarrollo de la competencia de saber exponer.
También lo que se refiere a la realización de entrevistas y entrega de informes,
entre otras acciones relacionadas. Para lograrlo, este ámbito incluye tres pro-
cesos: exponer planes, realizar entrevistas y entregar informes.
En la Guía del PMBOK del PMI también se refieren a la gestión de las comu-
nicaciones (p. 314): “La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye
los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, crea-
ción, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo
y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecua-
dos. Los directores de proyecto emplean la mayor parte de su tiempo comu-
nicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto,
tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos
a la misma. Una comunicación eficaz crea un puente entre diferentes intere-
sados que pueden tener diferentes antecedentes culturales y organizacionales,
diferentes niveles de experiencia, y diferentes perspectivas e intereses, lo cual
impacta o influye en la ejecución o resultado del proyecto”.
En el mismo documento del PMI agregan (p. 317): “Planificar las comunica-
ciones del proyecto es importante para lograr el éxito final de cualquier pro-
yecto. Una planificación incorrecta de las comunicaciones puede dar lugar a
problemas tales como demoras en la entrega de mensajes, comunicación de
43
En mi libro El Encanto de la comunicación profundizo al respecto.
Rediseño de procesos 121
Entrevistas
Una práctica frecuente en los proyectos es la realización de entrevistas a usua-
rios, ejecutivos y personas de fuera de la organización. La finalidad principal
es levantar información útil al proyecto y complementar con otras técnicas
(encuestas, informes de consultoría, de auditoría, etc.).
Al comenzar la etapa debe elaborarse el plan de entrevistas. Luego debe pre-
pararse cada entrevista, anticipando lo que se pueda utilizar. Vital es la pre-
paración, la buena ejecución y el análisis posterior para incorporar las con-
clusiones al proyecto y cumplir los compromisos adquiridos.
Durante la entrevista lo principal es crear ambiente, es decir, un clima de con-
fianza con una actitud serena que surge de la puntualidad, preparación y pre-
sentación (las tres P de las entrevistas).
Escuchar, más que hablar.
Practicar tacto, cortesía y sobre todo, naturalidad. Hacer preguntas en posi-
tivo, por ejemplo, ¿cómo le gustaría que fuera?, ¿qué quiere usted para la
empresa?, ¿cómo sería el funcionamiento del proceso que usted propone?,
¿cuál es el ideal?, ¿por qué? Este tipo de preguntas abren nuevas posibilidades
y apuntan al cambio.
Evitar caer en la “trampa de la complicidad”, es decir, recibir secretos de los
entrevistados o escuchar confidencias que no se pueden comunicar. Una op-
ción es fijar, en la medida de lo posible, algunas reglas del juego, como esta
de que la entrevista no tiene secretos.
Informes
Cada etapa tiene uno o más entregables que deben quedar registrados en in-
formes. En el plan detallado de cada etapa deben quedar resueltos aspectos
tales como: ¿quién redacta qué informe?, ¿a quién se le entrega?
Elaborar informes implica el desarrollo de las competencias mínimas en el
equipo de trabajo (que es preferible no dar por adquiridas), por ejemplo: re-
dacción, ortografía, capacidad de síntesis, etc.
Por supuesto, debiera documentarse al mismo tiempo que se avanza en la
etapa, evitando postergar.
La estructura de cada informe debe ser parte de los estándares de la organiza-
ción, por ejemplo:
a) Resumen ejecutivo. Es la primera parte del informe y contiene los resul-
tados centrales, es deseable que tenga solamente una página de extensión.
Se sugiere: objetivo, resumen de antecedentes, conclusiones y recomen-
daciones.
Rediseño de procesos 123
Preparar
exposición
Exponer
Revisar
planes
ENCARGADO USUARIOS
EQUIPO DE JEFE DE
GERENTE GESTIÓN
PROYECTO PROYECTO
CAMBIO
Preparar
Realizar
Procesar
Escribir
borrador
Elaborar
Informe
8. Técnicas
Se trata de seleccionar las técnicas a emplear en cada etapa del proyecto, por
ejemplo, la forma de plantear requerimientos para una aplicación computacio-
nal podría ser una combinación de la modelación visual junto a una forma
estandarizada de narrar las reglas de negocio. Lo importante es que todos usen
esta forma que la organización se está dando.
Existen muchas técnicas conocidas que podemos usar en cada etapa del pro-
yecto, por lo mismo, el método de la organización debe pronunciarse para
señalar cuales son las que incorpora para la organización.
Algunas técnicas en cada etapa:
Investigar problemas: forma de relación con la planeación estratégica,
diagnóstico y estudios de tiempos, relación causal y otras.
Investigar soluciones: evaluación financiera, técnicas de creatividad, ruta
crítica, modelo integral del cambio, etc.
Diseñar: conocimientos básicos para la interacción con especialistas en
personas (gestión del cambio, competencias, etc.), procesos, estructura
organizacional y física, tecnología y estándares.
Implementar: variadas formas de control de las partes de la solución, sean
de personas, procesos, estructura o tecnología.
Desplegar: comunicación interpersonal y procesos.
Mantener: mejora continua, retroalimentación, etc.
Rediseñar: todo lo que se refiere al método de rediseño de procesos.
Otras técnicas aplican en varias o en todas las etapas, tal como priorizar me-
diante la ley de los pocos críticos, enfoque sistémico, modelación visual parti-
cipativa, técnica de los por qué, causa efecto de Ishikawa, idealización, tor-
menta de ideas, cálculos de valor presente, valor actual neto, Carta Gantt,
modelo integral del cambio, etc. El método indica cómo y cuándo se usan.
Herramientas de apoyo
Se trata de seleccionar herramientas de apoyo a las técnicas que se usarán en
cada etapa. La recomendación es buscar herramientas simples y disponibles,
por ejemplo, para flujogramas de información PowerPoint es suficiente, lo
mismo para cálculos financieros con el Excel o la programación de proyectos
con varios productos simples.
Un obstáculo para el buen desarrollo de proyectos es usar herramientas de
apoyo sofisticadas y caras, las cuales solo podrían llegar a ser útiles en gran-
des organizaciones internacionales o en aquellas que han logrado un alto nivel
de madurez en la gestión de sus proyectos.
Rediseño de procesos 127
EQUIPO DE JEFE DE
GERENTE ANALISTA
PROYECTO PROYECTO
Definir
técnicas
Verificar
competencias
Elaborar
plan
9. Gestión de riesgos
Se trata de detectar riesgos y elaborar un plan para mitigarlos y/o traspasarlos.
Por ejemplo, en la investigación del problema: ¿conviene abordarlo ahora? A
veces el sentido indica que el solo hecho de señalar un problema ya crea una
expectativa.
En la investigación de soluciones: malas estimaciones de plazos, dejar de lado
buenas soluciones, no conocer lo que el medio plantea, etc.
Cada etapa tiene sus propios riesgos que deben ser atendidos: una tecnología
difícil de obtener o de implantar, especialistas escasos, cambio de prioridades,
atrasos, costos excedidos, incumplimiento de proveedores, usuarios que no
desean el nuevo proceso, apego irrestricto al plan, agotamiento, etc.
Se han identificado más de cien riesgos asociados a proyectos, lo mínimo es
tener formas de detectar, transferir y/o neutralizar.
La idea es discutir con los jefes de proyectos los riesgos más frecuentes en su
realidad y con ellos elaborar una lista corta con las acciones a realizar para
evitar, mitigar o traspasar. Se trata del patrón de la práctica que se adapta
luego a cada proyecto específico.
Una fórmula para priorizar riesgos: R = C x P. La magnitud del riesgo (R) se
obtiene multiplicando el costo si ocurre (C) por la probabilidad de ocurrencia
(P). Ofrece un límite a la inversión en el riesgo para mitigar o traspasar.
Ver más al respecto en libro Gestión integral del cambio (capítulo 11).
En la Guía del PMBOK del PMI (pp. 336-337), señalan: “La Gestión de los
Riesgos del Proyecto incluye los procesos para llevar a cabo la planificación
de la gestión de riesgos, así como la identificación, análisis, planificación de
respuesta y control de los riesgos de un proyecto. Los objetivos de la gestión
de los riesgos del proyecto consisten en aumentar la probabilidad y el impacto
de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los even-
tos negativos en el proyecto. […] El riesgo de un proyecto es un evento o
condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo en
uno o más de los objetivos del proyecto, tales como el alcance, el cronograma,
el costo y la calidad. Un riesgo puede tener una o más causas y, de materiali-
zarse, uno o más impactos. Una causa puede ser un requisito especificado o
potencial, un supuesto, una restricción o una condición que crea la posibilidad
de consecuencias tanto negativas como positivas. Por ejemplo, entre las cau-
sas se podría incluir el requisito de obtener un permiso ambiental para realizar
el trabajo, o contar con una cantidad limitada de personal asignado para el
diseño del proyecto. El riesgo consiste en que la agencia que otorga el permiso
pueda tardar más de lo previsto en emitir el permiso o, en el caso de una
Rediseño de procesos 129
Analizar
riesgos
Controlar
riesgos
Trazabilidad
Trazabilidad es el gran concepto que acompaña a todo método, consiste en
seguir la pista a cada avance: cómo se llegó a definir el problema, llegar a una
solución o a formalidades del diseño.
Se trata de aseguramiento de la calidad.
Con la trazabilidad se logra tener respuestas formales a preguntas del tipo:
¿cómo llegó a esta solución?, ¿me puede mostrar la carpeta del proyecto?
Entonces el destinario de la pregunta mostrará la carpeta del proyecto donde
está bien desarrollada la investigación del problema, de las soluciones y las
demás etapas según el avance del proyecto. Eso es profesionalismo.44
Ya está ampliamente demostrado que hacer las cosas bien genera ahorros o
beneficios por muchas veces su costo. En este caso con el profesionalismo de
la trazabilidad.
44
Lo opuesto es la “iluminación”, cuando, por ejemplo, un gerente o una autoridad pública
dice que es necesario comprar un software y al preguntársele por la trazabilidad, en lugar de
mostrar cómo se fue gestando el proyecto, solo se molesta por la pregunta. Entonces los
demás concluyen que se trata de una persona iluminada y que la solución le fue revelada por
la energía universal (aunque, claro, queda la remota esperanza, muy remota, de que efectiva-
mente sea un ser iluminado). En su organización, las decisiones de proyectos, ¿son profesio-
nales o más bien por iluminación?
132 Juan Bravo C.
EQUIPO DE JEFE DE
GERENTE ANALISTA GERENTE
PROYECTO PROYECTO
Planear
revisiones
Revisar
adherencia
Informar
45
En el libro Responsabilidad social se profundiza en este tema, el cual también está resu-
mido en el libro Gestión de procesos.
46
Esto no significa mantener en la organización a malos funcionarios, los cuales deberían ser
desvinculados cuanto antes, lo cual no tiene que ver con proyectos de cambio, es simple
responsabilidad de la dirección.
47
Lamentablemente, el paradigma predominante ha sido anteponer el progreso a las condi-
ciones humanitarias y aceptar bajas transitorias en el bien común en vista de un eventual
beneficio futuro, tal como los inconvenientes en la reparación de un camino. Si 30.000 per-
sonas pierden una hora de trabajo al día durante algunos meses por las incomodidades, más
el combustible adicional, el costo real y concreto para la comunidad se eleva a decenas de
millones de dólares. Es decir, se aceptó una baja transitoria en el bien común que se hubiera
evitado gastando algo así como el 1% de la pérdida real que pagó la comunidad, paga Moya
se dice en Chile (extracto de mi libro Responsabilidad social).
134 Juan Bravo C.
Planear
Ejecutar
acciones
Verificar
12. Capacitación
Se entiende capacitación en dos líneas: al equipo de trabajo y a los usuarios
de la solución que provee el proyecto. En el caso de la capacitación del equipo
ya se comentó en el ámbito cinco acerca del equipo de trabajo.
La capacitación de los usuarios es vital en el proyecto. Por supuesto, es dife-
rente según tipos de usuarios y puede tomar variadas formas (la recomenda-
ción es una combinación de posibilidades):
Puede ser realizada por relatores profesionales, por sicólogos preparados
en los mensajes del proyecto, por el equipo de proyecto, por usuarios que
actúan como monitores, por ejecutivos, etc.
Puede emplear variados medios creativos: Intranet, e-learning, Internet,
clases presenciales, videos, teleconferencia, etc.
Puede comenzar en etapas tempranas del proyecto, se programa en detalle
en cada etapa.
Independiente de la forma, lo importante es que el cierre de la capacitación
sea la certificación de la habilidad esperada. Esto significa verificar en terreno
el aprendizaje. Es vital, porque de otra forma se cae en la forma habitual
donde se desconoce el verdadero aprendizaje de los participantes, más todavía
cuando son cursos masivos donde se permite la improductividad que genera
la internet, los celulares y las redes sociales en general.
No tiene que ser extensa, aunque sí con un buen diseño y bien realizada, con
preparación didáctica de quienes van a capacitar y asegurando aspectos tales
como: lugar, objetivos, duración, relator, extensión, foco y muchos otros. En
especial, lo que ya sabemos de armonizar las variadas dimensiones del ser
humano: espiritual, intelectual, emocional y corporal.
Solicitar
capacitación
Coordinar
Ejecutar
Cerrar
Solicitar
OBTENER
RECURSOS
FÍSICOS
Verificar
48
Hemos visto en Chile y en otros países de Latinoamérica, en organizaciones públicas y
privadas, la desproporción de trato entre personas que realizan prácticamente la misma labor.
La diferencia es que en un caso pertenecen a la organización y eso significa privilegios y
rentas altas, generalmente con baja productividad. En otro caso, son trabajadores de empresas
contratistas con un trato bastante discriminatorio en rentas y relacionamiento.
140 Juan Bravo C.
En la Guía del PMBOK del PMI proponen una gestión de las adquisiciones (p.
382): “La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos ne-
cesarios para comprar o adquirir productos, servicios o resultados que es pre-
ciso obtener fuera del equipo del proyecto. La organización puede ser la com-
pradora o vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto.
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión
del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar
contratos u órdenes de compra emitidos por miembros autorizados del equipo
del proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto también incluye
el control de cualquier contrato emitido por una organización externa (el com-
prador) que esté adquiriendo entregables del proyecto a la organización eje-
cutora (el vendedor), así como la administración de las obligaciones contrac-
tuales contraídas por el equipo del proyecto en virtud del contrato”.
En el mismo documento del PMI agregan (p. 384): “Las diferentes actividades
involucradas en los procesos de Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
conforman el ciclo de vida de un acuerdo. Mediante la gestión activa del ciclo
de vida del acuerdo y la redacción cuidadosa de los términos y condiciones
de una adquisición, algunos de los riesgos identificables del proyecto se pue-
den compartir o transferir a un vendedor. Establecer un acuerdo sobre pro-
ductos o servicios es un método para asignar la responsabilidad de gestionar
o compartir riesgos potenciales. Un proyecto complejo puede implicar la ges-
tión simultánea o secuencial de múltiples contratos o subcontratos. En tales
casos, el ciclo de vida de cada contrato puede finalizar durante cualquier fase
del ciclo de vida del proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
se aborda desde la perspectiva de la relación entre el comprador y el vendedor.
La relación comprador-vendedor puede existir a muchos niveles en cualquier
proyecto, y entre organizaciones internas y externas a la organización com-
pradora”.
Seleccionar
proveedores
Contratar
servicio
Coordinar
servicio
Cerrar
Tercera parte:
Complementos
Ninguna organización puede funcionar sin el liderazgo.
En un proceso integrado de innovación, son los líderes
los que ponen a trabajar unidos a todos los motores de
innovación, los que vigorizan a las personas y las que
inspiran para llegar a nuevas alturas. Los líderes son
instigadores. Constantemente miran hacia el horizonte
para calibrar los cambios en el panorama de su
industria. Establecen metas ambiciosas pero alcanzables
y exigen innovación.
Charan y Lafley en Cambio de juego (p. 21).
144 Juan Bravo C.
Rediseño de procesos 145
¿Qué es método?
En la Edad Media, la incorporación a un oficio, ya sea fabricar zapatos o cons-
truir catedrales, era una iniciación en un gremio muy cerrado. El “arte” o secreto
se transmitía de maestros a principiantes a través de la revelación de los miste-
rios del oficio.
Ha sucedido similar con la gestión de proyectos, para muchos, es sólo un arte
propio que debe dominar cada jefe de proyecto, en lugar de un patrimonio de la
organización. Hoy el conocimiento de cómo realizar correctamente un pro-
yecto está al alcance de todos, lo importante es querer incorporarlo.
Antes de continuar, es importante aclarar que se entiende por método: es una
competencia básica de todo profesional destinada a guiar su trabajo de
acuerdo con normas y procedimientos definidos. Así, logra visualizar el inicio
y el fin de los procesos en que participa y aplica que tan importante es su
función específica dentro del mismo como el cumplimiento de todo el pro-
ceso. Trabaja en equipo con todos los demás participantes.
Las prácticas que se adquieren en la competencia método se pueden ver como
un continuo, comienza desde la toma de conciencia de “cómo lo hacemos”
(ya sea un proceso operativo o un proyecto) hasta aplicar mejora continua,
mejores prácticas, rediseño e innovación sobre esa secuencia.
Es interesante que la innovación también se ve aumentada en el producto del
proceso. La forma es el método que debe respetarse, el conocimiento de cómo
hacer algo, el cual también se va perfeccionando en el tiempo, no como ini-
ciativa individual sino que aportando a la gestión de procesos formal de la
organización.
49
Tal como el caso del conocido Cubo de Rubik —creado en 1974 por el profesor de arqui-
tectura húngaro Erno Rubik— donde el desafío es dejar cada cara de un solo color. Somos
muchos los que intentamos armar el rompecabezas, sin éxito. Sin embargo, en mi caso, un
poco antes de escribir este libro lo logré con relativa facilidad en unos 30 minutos. ¿Aumentó
mi inteligencia? Ojalá, pero no, simplemente seguí uno de los métodos disponibles en Inter-
net. Una constatación más de que con método las personas normales podemos lograr rendi-
mientos excepcionales.
Rediseño de procesos 149
PMI
PMI es la sigla del Project Management Institute, Inc., una organización de
clase mundial que recoge las mejores prácticas para la realización de proyec-
tos y las presenta en documentos, uno de los más relevantes es la Guía del
PMBOK, donde explican (p. 29): “La aceptación de la dirección de proyectos
como profesión indica que la aplicación de conocimientos, procesos, habili-
dades, herramientas y técnicas puede tener un impacto considerable en el
éxito de un proyecto. La Guía del PMBOK® identifica ese subconjunto de fun-
damentos para la dirección de proyectos generalmente reconocido como bue-
nas prácticas. «Generalmente reconocido» significa que los conocimientos y
prácticas descritos son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayoría de
las veces, y que existe consenso sobre su valor y utilidad. «Buenas prácticas»
significa que se está de acuerdo, en general, en que la aplicación de conoci-
mientos, habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilida-
des de éxito de una amplia variedad de proyectos. «Buenas prácticas» no sig-
nifica que el conocimiento descrito deba aplicarse siempre de la misma ma-
nera en todos los proyectos; la organización y/o el equipo de dirección del
proyecto son los responsables de establecer lo que es apropiado para cada
proyecto concreto”.
El PMI define cinco grupos de procesos para la dirección de proyectos: inicia-
ción, planificación, ejecución, monitoreo y control y cierre.
Además, definen diez áreas de gestión: integración, alcance, tiempo, costo,
calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgo, adquisiciones e interesa-
dos. Son grupos de criterios generales para la buena gestión de proyectos.
Existe una organización local en la mayoría de los países de Latinoamérica,
son llamados “Capítulos”.
Es posible certificarse en las prácticas que propone el PMI.
Rediseño de procesos 151
RUP
Jacobson, Booch y Rumbaugh en su libro El proceso unificado de desarrollo
de software, se refieren al RUP (Rational Unified Process), un método com-
pleto orientado al desarrollo de software.
Aunque RUP está dirigido al campo de la tecnología de información, tiene
muchos puntos de encuentro con la gestión de proyectos en general, de ahí la
idea de incorporar algunas líneas. Por ejemplo, está basado en las seis mejores
prácticas del desarrollo de software, que ellos mismos determinaron:
1. Desarrollo Iterativo (o en espiral). Se resuelven primero los casos de uso
(o requerimientos) más críticos, donde el riesgo es mayor.
2. Manejo de los requerimientos. Se seleccionan, organizan y documentan
los requerimientos, se establece una prioridad en base a riesgos. Se aplica
la técnica de casos de uso, donde se establece lo que importa para el usua-
rio, incluyendo la interfaz.
3. Uso de una arquitectura de componentes. Estableciendo una comparación
con la ingeniería de construcción, esta etapa es la de arquitectura. Aquí se
establece la arquitectura de la solución de software, debe cumplir que el
software sea fácil de usar, funcional, de buen rendimiento, reusable, enten-
dible, económico, factible, estético y elegante.
4. Modelamiento visual del software. Se aplican aquí los modelos que provee
el Unified Modeling Language (UML), el cual está orientado a la especi-
ficación, visualización, construcción y documentación de los productos de
software.
5. Verificación de la calidad. Siendo la calidad uno de los más graves pro-
blemas de la construcción tradicional de software, se propone incluir indi-
cadores de calidad y verificaciones en cada punto del proceso de desarro-
llo. Se incorpora una labor de Testing en el ciclo de vida, en cada vuelta
de la espiral.
6. Control de cambios. En un ambiente de creciente complejidad: múltiples
desarrolladores, equipos de trabajo, instalaciones, versiones del software,
proyectos y plataformas, se requiere un control explícito de requerimien-
tos, configuración y mediciones.
En este método, cada iteración acerca más el sistema a lo que desea el usuario
y a su plena funcionalidad, por otra parte, cada “versión” va quedando en
funcionamiento real.
152 Juan Bravo C.
Seis Sigma
Seis Sigma es un método de rediseño y de mejora a la vez que propone dis-
minuir radicalmente las fallas de un proceso, más bien evitar la desviación de
la meta. Esa desviación se mide a través de n sigmas.
Es una técnica que se aplica cuando se quiere avanzar poco a poco hacia ma-
yores niveles de calidad en los procesos. Se controla la variabilidad o disper-
sión del proceso hasta que el número de defectos por cada millón de oportu-
nidades esté solo en 3,4 (seis sigma) y dependiendo del rubro, se sigue traba-
jando en disminuir la dispersión.
Para entender un poco mejor: el número de defectos por millón de oportuni-
dades en cinco sigma es de 233, en cuatro es de 6.210, en tres es de 66.807 y
en dos es de 308.537 (es decir, en este sigma un 30% de la producción tiene
defectos). ¿Cuál es la cantidad de defectos por millón en un sigma? 690.000.
¿En cuál sigma está la mayoría de las empresas? La Pyme entre 2 y 3, la gran
empresa preocupada de la calidad, entre 3 y 4.
Un aspecto central de Seis Sigma es la relación causal. Enfatizan la conocida
fórmula: Y = ƒ(x), Y es el resultado, las x son las causas. Entonces, Y =
ƒ(x1, x2, x3…). El mensaje es salir de la zona de comodidad de pensar que
las cosas suceden mágicamente o que hay un statu quo que no se puede
modificar. El resultado (y) está en gran medida en nuestras manos al inter-
venir en las x. Por ejemplo, en informática la calidad de los informes y pro-
cesos dependen de la calidad de la entrada de datos (ha sido una sorpresa
para muchos que cuando invierten y se aseguran que los datos de entrada
están correctos, la salida mejora). Se puede decir que si entra calidad sale
calidad.
Se reconoce a la empresa Motorola como pionera de este método50 y a Gene-
ral Electric por su aplicación masiva y comprometida. Seis Sigma no incor-
pora nuevas técnicas sino que establece un método para emplear y sacar el
mejor rendimiento a las ya existentes, tales como causa-efecto, control total
de calidad, círculo PDCA y control estadístico de procesos, entre otras51.
Seis Sigma tiene que ver con el nivel de calidad en el que la empresa desea
trabajar, hace referencia a una curva estadística donde el número de defectos
por cada millón de oportunidades llega sólo a 3,4. Es decir, si su producción
50
Su impulsor dentro de Motorola fue Bill Smith (1929 – 1993), Vicepresidente de control
de calidad entre 1987 y 1993.
51
En su libro Análisis de la causa raíz, los autores Wilson, Dell y Anderson dicen (p. 6): “En
Estados Unidos el 0.1% de fallas significa: 16.000 piezas de correo perdidas por hora, 20.000
prescripciones de medicamentos incorrectas por año, 500 operaciones quirúrgicas incorrectas
por semana, 50 bebés recién nacidos se les caen a los médicos por día, 22.000 cheques dedu-
cidos de cuentas corrientes equivocadas por hora, su corazón no late 32.000 veces por año”.
Rediseño de procesos 153
MAMC y 5-S
Se emplea el Método de resolución de problemas Seis Sigma, conocido como
MAMC: Medir, Analizar, Mejorar y Controlar.
En otras versiones del método agregan al comienzo la etapa Definir donde
establecen el enunciado, el objetivo, el alcance, el impacto en resultados. Se
le llama DMAIC: Definir, Medir, Analizar, Mejorar (Improve) y Controlar.
Se mide y analiza cuáles son las variables (x) que influyen sobre Y (se emplea
el método de hipótesis). Luego, para mejorar, se buscan relaciones entre las x
(se emplea aquí análisis regresivo y diseño experimental). Luego se imple-
menta la solución obtenida y se controla su aplicación (se pueden emplear
técnicas del tipo prueba de errores y cuadros de control).
Actores
En Seis Sigma aparecen diferentes actores:
Líder: es el responsable de la puesta en práctica, puede ser el gerente ge-
neral, el presidente del directorio u otro gerente con amplia autoridad.
Equipo de liderazgo: es el comité ejecutivo del proyecto, integrado por
ejecutivos del más alto nivel.
Champion: designado por el equipo de liderazgo, es algún ejecutivo con
alto nivel de autoridad que sabe de Seis Sigma y lidera los avances de los
proyectos. Es quien dirige las reuniones de avance del proyecto y consi-
gue (negocia) los recursos que el proyecto requiere.
Sponsor: es un alto ejecutivo que respalda el proyecto y está interesado
en su realización.
Cinturón negro: se dedica de tiempo completo a detectar y desarrollar
oportunidades de mejora y es el encargado de un equipo de proyecto. En-
tre sus funciones están el entrenamiento y la motivación de los integrantes
de su equipo.
52
Dice Mauricio León (www.tablero-decomando.com): “Podemos definir Seis Sigma como: 1)
Una medida estadística del nivel desempeño de un proceso o producto. 2) Un objetivo de lograr
casi la perfección mediante la mejora del desempeño. 3) Un sistema de dirección para lograr un
liderazgo duradero en el negocio y un desempeño de primer nivel en un ámbito global”.
154 Juan Bravo C.
53
Ver detalle en mi libro Análisis de sistemas y resumen en mis libros Gestión de procesos
y Gestión integral del cambio.
Rediseño de procesos 157
Desde el mecanicismo
La idea es apreciar el cambio desde la visión mecanicista a la visión sistémica
y los grandes beneficios que esto produce. Así podemos ver diferente la co-
municación entre las personas, más variada e integral, aceptando la autono-
mía, la incertidumbre y la humanidad.
Es cierto que la visión mecanicista, gestada en el renacimiento y expresada
en la revolución industrial, produjo grandes beneficios a la humanidad y nos
sacó de una visión fundamentalista y teocéntrica de la realidad. Fue un paso
necesario en la evolución. Sin embargo, fue, en pasado. La revolución indus-
trial se extendió por un período de unos 200 años, comenzó en las cercanías
de 1750 con la invención de la máquina a vapor y terminó cerca de los años
60 del siglo pasado.
Es importante tener una visión positiva de la era mecanicista. La creación de
la fábrica y la división del trabajo permitieron que personas sin ninguna pre-
paración pudieran sobrevivir y desde entonces la situación sólo siguió mejo-
rando.
Sin embargo, la visión mecanicista en la organización hizo uso extensivo de
la jerarquización, en este paradigma sólo algunos piensan y el resto sólo eje-
cuta. Esto obligó a formas de control, como la supervisión, y a formas de
organización, como la división de trabajo, que poco a poco llevaron la em-
presa hacia la deshumanización.
La división del trabajo y otros principios del mecanicismo, como la unidad
de mando y la jerarquización, han sido llevados al extremo provocando que
poco a poco la gente ya no fuera feliz con su trabajo.
Ver totalidades
La visión sistémica siempre busca ver totalidades, tales como:
La visión que provee el mapa de procesos como panorámica de todo el
hacer de la organización.
La visión de principio a fin de los procesos y la responsabilidad corres-
pondiente.
La integralidad, donde una persona o un equipo hacen el proceso com-
pleto, tal como en una tienda donde nos atiende una sola persona en lugar
160 Juan Bravo C.
Inserción
El problema y la solución deben insertarse en un todo mayor —área, empresa,
industria o gobierno— para comprender y alinear los respectivos intereses.
Insertar es observar cómo se relaciona el problema o la solución con otros
problemas o soluciones dentro y fuera de la organización para, por ejemplo,
transferir recursos, alinear intereses, optimizar adquisiciones y manejar el as-
pecto político en cuanto al mejor momento de plantear el cambio.
Se debe monitorear la contribución del proyecto a la estrategia de la organi-
zación. Este es un punto fundamental, todo proyecto existe para cumplir la
estrategia de la organización, la cual a su vez está orientada a cumplir con su
misión o, lo mismo, satisfacer a los destinatarios de la misma. Por supuesto,
la misión siempre es hacia el exterior de la organización.
Es necesario identificar los impactos del proyecto a todo nivel, especialmente
en los clientes, para lo cual es ideal trabajar con criterio SCM (Supply Chain
Management). Esto es la cadena de valor ampliada, relacionarnos con otras
organizaciones para cumplir la misión del conjunto.
La recomendación es suponer que nos quedamos cortos en estimar impactos
y así estar preparados para efectos inesperados. Una forma de evitarlos al in-
terior de la empresa es comunicar el proyecto a todas las áreas, incluso donde
creemos que no influye, así también mejoramos las estimaciones. Al exterior
de la empresa también es conveniente comunicar a una lista extensa.
En la inserción se trabaja con mapas, por ejemplo, de necesidades, procesos
y proyectos, tal como veremos a continuación.
54
Tampoco se puede internalizar mediante pastillas ni disponemos todavía de la tecnología
de la película Matrix, aquella donde Neo aprendía rápidamente mediante un tubo conectado
directamente al cerebro.
162 Juan Bravo C.
Visión de conjunto
La visión sistémica es vital y se materializa en dos mapas de amplio uso:
Mapa de Procesos
Mapa de Proyectos
Un ejemplo de mapa de procesos se mostró en la investigación de soluciones
de la primera parte, otro se presenta en el caso de la cuarta parte. Un ejemplo
de mapa de proyectos se presenta en la figura 3-2, donde el color indica si
libera o requiere personas, dato vital para establecer una especie de vaso co-
municante donde se pueda reconvertir personas sin necesidad de despedir ni
de contratar. El tamaño de los círculos representa la envergadura del proyecto
medido en el presupuesto que requiere.
10p
2p
1p 7p
= Libera
= Neutro
= Requiere
Pocos críticos
Se trata de negociar el alcance de la implantación del método según el mínimo
que todos los interesados se comprometen a cumplir, no por imposición, sino
Rediseño de procesos 163
Participación de todos
La implantación de método es una tarea de todos, el método no puede ser
propiedad de una parte de la organización, pertenece a toda ella.
55
Vilfredo Pareto (1848-1923) fue un sociólogo y economista italiano quien planteó su co-
nocido principio de los pocos críticos, el cual dice: “en cualquier conjunto se encuentran
pocos elementos críticos y muchos triviales”.
Por ejemplo, haga usted la lista de sus amigos y luego “aplique Pareto”. Probablemente la
primera lista es extensa y al priorizar descubrirá que los pocos críticos podrían ser sólo dos,
tal vez uno.
Ya sea la distribución de la riqueza de un país, los profesionales más relevantes de cualquier
ámbito, la agenda del día, la forma como opera nuestra intuición, la lista de amigos o los
requerimientos computacionales en un proyecto de tecnología de información, en todos po-
demos encontrar pocos críticos y muchos triviales.
Dado un cierto conjunto, lo más relevante es identificar los criterios para definir criticidad en
el conjunto específico, por ejemplo, amigos presentes en los momentos buenos y malos, que
los vea, que haya confianza, etc. Luego, habiendo determinado el universo, cada elemento es
evaluado y se le asigna un porcentaje de criticidad según los criterios del punto anterior, la
lista se ordena de mayor a menor. Sigue determinar los pocos críticos, por ejemplo, los ami-
gos que cumplen con todos los criterios (si la lista original era de cien, tal vez quede sólo
uno).
En otras palabras, el porcentaje de pocos críticos de un conjunto depende de los criterios que
se empleen, no es el 20% que a veces se considera general. Lo que sucede es que en los años
50 Joseph Juran (1904-2008) aplicó estadística y obtuvo que, en promedio, los elementos
críticos son 20% y triviales un 80%, por eso la técnica se conoce también como 80-20. Es el
nombre que alude a un promedio, no aplica para casos particulares.
Es importante aplicar correctamente el principio de Pareto. Puede ver más detalle en el libro
Gestión de procesos.
164 Juan Bravo C.
Condiciones de éxito
El método tiene muchos elementos y una complejidad inherente que no puede
ser reducida demasiado, porque corremos el riesgo de caer en el absurdo, en
el simplismo. Destacan estas características:
Pragmatismo
Pragmatismo es hacer lo mejor que se pueda hacer para lograr los objetivos
de un proyecto, es lo opuesto al fundamentalismo, más bien sería el comple-
mento como en el Yin y Yang: la armonía de los opuestos, lo femenino y mas-
culino, etc.
Rediseño de procesos 165
Davidson aconseja (p. 33): “Al tener una idea clara del final deseado todas
las decisiones que se tomen respecto al proyecto irán en el mismo sentido con
más probabilidad de lograr el final deseado”.
Kill time
Un Kill time se define como “momento de cancelación del proyecto”.
Es decir, bajo qué condiciones conviene cancelar el proyecto, lo cual queda
definido en el plan de proyecto y se revisa al inicio de cada etapa.
Por ejemplo, el proyecto se cancela si se consume el presupuesto completo
más un 10%, si la duración excede un 20% al tiempo asignado, si hay un
cambio importante en las reglas del juego de una inversión o si una tecnología
fundamental no estará disponible. Se aplica la sabiduría de que si el proyecto
no terminó cuando debía o gastó más allá del presupuesto, lo más probable es
que nunca termine y si termina, no será una buena solución56.
Asumir los costos a tiempo acota las pérdidas a niveles que las organizaciones
pueden soportar. Esperar puede poner en riesgo su existencia.
La organización debe revisar las políticas al respecto porque hay proyectos
que deberían ser cancelados pero continúan porque el equipo de trabajo y eje-
cutivos temen por las represalias. El resultado es una pérdida para la organi-
zación varias veces más que el costo del proyecto57.
56
Fui contratado en el área informática de una empresa transnacional para capacitar en téc-
nicas de desarrollo de software. Fue un curso de unas 20 horas hacia fines de un mes de
febrero. Lo que sucedía es que la empresa tenía en desarrollo una aplicación con alcance para
Latinoamérica, con plazo de un año calendario, el cual había expirado en el mes de diciembre.
En ese momento estaban haciendo uso de la holgura de dos meses que contemplaba el plan
y con el curso esperaban que alguna técnica les ayudara a completar el proyecto ese mismo
mes. Ya no era posible, el atraso no se podía revertir con nada. Algo que no esperaban era
que la casa matriz en Estados Unidos realmente aplicara el Kill time definido. Lo aplicaron.
El primero de marzo, al comprobar que el proyecto no estaba terminado, habiéndose incluso
consumido la holgura, lo cancelaron y despidieron a todo el equipo de proyecto, más de
veinte profesionales. Ni siquiera aprovecharon lo desarrollado porque estimaron que la falla
de incumplimiento del plazo también se extendía a la calidad del software. Prefirieron asumir
la pérdida y buscar otra solución a nivel regional. ¡Que saludable y claro!
57
Es como la organización con cultura de búsqueda de culpables, con lo cual logran que todas
las personas callen las deficiencias que observan, sobre todo las propias.
Rediseño de procesos 167
Costo
Tiempo Alcance
Base 100
Consiste en elaborar un patrón a partir de un proyecto exitoso interno, ojalá
conocido, donde se muestra la aplicación del método, incluyendo las activi-
dades provenientes de las etapas del método y de los procesos transversales,
en el anexo 3 se presenta una muestra de esta plantilla y en la cuarta parte de
libro se presenta un caso elaborado como un patrón, una base 100.
También sirve para estimar costos y duración.
Es deseable tener un patrón de excelencia, por lo tanto, al proyecto real se le
agregan aspectos de retroalimentación para hacerlo más completo.
Incluso puede haber patrones de proyectos por tamaño o tipo de proyectos.
VA del Problema
Lo más concreto es calcular un VA (Valor Actual) del problema, tal como el
ejemplo de Linhogar.
Otro ejemplo, en un banco el problema es lo lento del servicio de comercio
exterior, con 100.000 clientes.
El costo del problema se puede medir, por ejemplo, en términos de imagen:
10.000 clientes se han ido en los últimos cinco años, cada uno generaba una
rentabilidad al banco por US$ 1.000 al año. Aquí hay diez millones de dólares
como costo del problema (ese total puede ser parte del costo de la brecha si
luego ya no se va ningún cliente, si continúan emigrando clientes el costo de
la brecha debe considerarlo).
También se observa que hay ahorros que se pueden lograr. Se estima que 50
personas pueden liberarse de procesos obsoletos, con costo empresa mensual
de US$ 2.000 (incluye renta bruta, espacio físico, supervisión y otros recur-
sos) la cifra de ahorro es de 12 millones de dólares al año (2.000 x 50 x12).
Otro costo es el de oportunidad. Se estima que el banco podría duplicar la
cantidad de clientes con un buen servicio. Entonces, está “perdiendo” o de-
jando de ganar la rentabilidad de esos 100.000 clientes por decidir hacer las
cosas mal. En el ejemplo, son US$ 100 millones anuales.
Beneficio social
La empresa existe para agregar valor a sus clientes en el contexto de toda la
sociedad, por eso se habla de ciudadanía responsable, la cual es conveniente
para el medio y además rentable para la misma empresa.
Aunque en el beneficio social no sólo participan los clientes, sino también los
demás stakeholders: proveedores, accionistas, comunidad, Estado, etc.
En el caso de organizaciones públicas o de servicio a la comunidad es todavía
más relevante porque su foco está en la ciudadanía, por lo tanto, la necesidad
de cuantificar su impacto en el medio es mucho mayor.
Siguiendo con el ejemplo del curso, podríamos agregar que ese 10% de pro-
ductividad adicional genera un beneficio social de US$ 800.000 anual a las
empresas adherentes. Estimamos que gracias al curso podemos ayudar a agre-
gar valor por una suma de US$ 4.000 anual por un trabajo más eficiente en
cada empresa. La cifra de US$ 800.000 surge de multiplicar por las 200 em-
presas que atendemos en el sector.
Son cada vez más las empresas que se suman a un comportamiento responsa-
ble y consideran el parámetro del beneficio social en su evaluación.
Una tasa de descuento. Es una tasa de interés que permite “traer” a valor
presente los flujos de ingresos y egresos. Generalmente se sitúa entre un
5% y un 15% anual, depende del riesgo que asuman los dueños del nego-
cio. Se usa aquella tasa a la cual se invierte habitualmente con buenos
resultados en un rango de proyectos de riesgo equivalente.
Si el VAN es cero significa que “sólo” da como beneficio la misma renta-
bilidad promedio (la tasa de descuento) que los proyectos alternativos.
El VAN se ocupa para comparar diferentes proyectos, al mismo plazo y la
misma tasa de descuento. Mientras más alto el VAN más conveniente es
realizar el proyecto.
Todos o una parte de los costos de la brecha se evitarán gracias a la solu-
ción propuesta, por lo tanto, en el cálculo del VAN se incluyen como si
fueran ingresos. Los egresos corresponden al costo de la solución.
58
En la sección acerca de responsabilidad social en el libro Gestión de procesos se presenta
el caso del proceso de renovación de licencias de conducir en una Municipalidad. La institu-
ción obliga a que los usuarios vayan tres veces y pierdan siete horas en total, lo cual empo-
brece a la comunidad en 8 millones de dólares al año.
Rediseño de procesos 171
59
Se multiplica el ingreso líquido total de la persona contratada (sueldo bruto, premios, gra-
tificación, beneficios directos, etc.) por un factor que estamos considerando conservadora-
mente en 2. El factor depende de las características de cada organización, normalmente se
mueve en el rango de 2 a 5 al contemplar los costos del entorno: imposiciones, impuestos,
supervisión, espacio físico, escritorio, computador, etc.
60
Ha resultado más humano que decir incalculable, porque lo cualitativo se pierde en el ca-
mino y finalmente no se toman en cuenta los impactos sociales.
61
Detalle en mi libro Responsabilidad social.
172 Juan Bravo C.
62
En la decisión de incluirlo influyó mi participación en este proyecto durante el período de
investigación, por recomendación de mis profesores de la Universidad de Lleida y por la
extraordinaria disposición y generosidad de los funcionarios de BancoEstado.
La forma de narrar el caso es en pasado. Cuando algunos temas se expresan en presente se
refieren al presente de la época en que se desarrolló el caso.
63
Una estimación del autor señala un monto de ahorro cercano a los 200 millones de dólares
en un período de 10 años, considerando rentas promedio de la banca en Chile y el costo
asociado (US$ 1.600 por persona x 120 meses x 1.100 personas).
Rediseño de procesos 177
Probando el método
Se comenzó por trabajar en el rediseño de los procesos de la oficina principal,
como una forma de probar el método para su aplicación más tarde a mayor
escala en el proyecto CPN.
Con el proyecto de la oficina principal, se pudo apreciar los impactos en la
organización: ver cómo respondía la gente, los ejecutivos y mandos medios.
Cómo funcionaba el método en técnicas de modelamiento y descripción de
procesos, de entrevistas, de estudio de tiempos, etc. Cómo se comportaba la
tecnología de información, cuánto se necesita en los procesos de negocios y
operacionales en las sucursales. Cómo operaba la relación entre la Subgeren-
cia de Ingeniería de Procesos y la Gerencia de Informática, entre muchos
otros aspectos.
Opción por el rediseño
En el BancoEstado claramente la opción fue por el rediseño, con la intención
de obtener un beneficio mayor, el cual efectivamente se ha logrado con me-
joras radicales en las variables críticas.
Algunas características del rediseño de procesos expuestas en el texto y que
han sido totalmente aplicadas en los proyectos del banco son:
Se habla de cliente refiriéndose explícitamente al destinatario de la mi-
sión, no al antiguo y superado concepto de cliente interno.
Se toma muy en cuenta la responsabilidad social, en particular evitando
dejar sin empleo a los buenos funcionarios que quedan liberados de un
proceso.
La idea básica es lograr resultados mucho mejores en las variables críticas
para el cliente del proceso (tiempo de atención, costo del servicio, etc.) y
así elevar su nivel de satisfacción.
Orientación clara hacia la satisfacción del cliente y elevar el nivel de com-
petitividad.
Participación externa que aporta ideas frescas y ayuda a sacudir la orga-
nización, es el “efecto consultor”.
La gestión de procesos en la estructura organizacional
Hasta antes del 2000 la forma típica de abordar el rediseño de procesos era
mediante las necesidades de áreas relacionadas: auditoría, informática u otras.
También se abordaba mediante la formación de grupos ad-hoc que luego se
desarmaban, perdiéndose gran parte de la experiencia lograda.
Además, era típico que los proyectos no se terminaban o no se aplicaban des-
pués de completarse. Sin hablar del escaso seguimiento.
180 Juan Bravo C.
64
En el libro Gestión integral del cambio se incluyó un capítulo acerca de la integralidad del
trabajo.
182 Juan Bravo C.
Con los resultados y las nuevas reglas en la mano, la experiencia del Banco-
Estado ayudó a remover el paradigma de la ineficiencia estatal intrínseca.
Cualquier organización, pública o privada, puede ser eficiente.
Por otra parte, en el BancoEstado también buscan y aplican las mejores prác-
ticas del medio bancario.
Recomendaciones generales
El método de BancoEstado para el rediseño de procesos consideraba gran
parte de las recomendaciones de la primera parte de este libro:
Alinear cada proyecto con la estrategia del banco.
Comunicar y hacer participar a todos los involucrados.
Tomar en cuenta la cultura de la compañía.
Contar con el apoyo de un líder influyente.
Negociar a todo nivel.
Hacer un proyecto piloto.
Medir antes y después.
Compromiso total y perseverar.
Preparar a las personas.
Focalizar el trabajo.
Esperar resultados en los plazos previstos.
El BancoEstado es un ejemplo donde se prueba que las recomendaciones de
Frederick W. Taylor65 se pueden seguir aplicando, con las debidas adaptacio-
nes:
Se trabaja en métodos y programación de tareas, al mismo tiempo que hay
buenas relaciones humanas.
Se estudian los mejores casos de procesos, se definen criterios generales
y se capacita a los demás.
Buscan aumentar sistemáticamente la productividad de los trabajadores,
aprovechando las ventajas del perfeccionamiento continuo, de la disci-
plina, del trabajo de equipo, de la tecnología y del sentido común.
65
Ver libros Gestión de procesos y Taylor Revisitado.
Rediseño de procesos 183
66
El autor tuvo el privilegio de apoyar como monitor en seis talleres destinados a este fin
para el proyecto CPN, en cada taller se reunían alrededor de 40 personas. Se practicaba la
tormenta de ideas para generar propuestas de mejoramiento, normalmente varias decenas en
cada taller. También se aplicó la técnica de creatividad Seis sombreros para pensar (Edward
de Bono).
184 Juan Bravo C.
67
En el libro Gestión integral del cambio, capítulo 9, se presenta el caso del Seminario Mayor
de Curití, preparado por Enrique Ogliastri, el cual muestra que sin compromiso férreo, un
gran cambio puede ser destructivo para el sistema. También se menciona el caso del Instituto
de Seguridad del Trabajo (IST) respecto a disminuir la tasa de accidentes laborales y lo que
significó en emoción y compromiso.
186 Juan Bravo C.
Cabe agregar que se realizaron varios talleres con el equipo de trabajo, orien-
tados a: visión compartida, sentido de identidad, desarrollo de competencias
de comunicación, compromiso y confianza, además de técnicas de resolución
de problemas y la interdependencia. El autor tuvo el privilegio de dirigir esos
talleres.
Anticipación
El tipo de trabajo que se hizo en el ámbito de la comunicación fue bastante
extenso. Se incorporó desde un comienzo al sindicato según se indicó en la
sección anterior y se designó a una periodista encargada de comunicación
para canalizar todos los mensajes relevantes en relación al proyecto.
También se designó a un gerente líder del proyecto, de amplio prestigio den-
tro de los trabajadores del Banco (Hernán Baeza Jara, ex presidente del sin-
dicato), quien, junto con el Subgerente de Ingeniería de Procesos y la encar-
gada de comunicación, más apoyo de consultoría —el autor en este caso—
realizó talleres empleando la técnica tormenta de ideas con funcionarios en
diferentes ciudades de Chile, buscando no sólo el apoyo sino también las
ideas de los involucrados para la mejora de la propuesta.
Consta al autor que en un solo evento, se generaron alrededor de 100 inicia-
tivas del tipo:
Centralización de despacho de avisos de vencimiento de créditos.
Eliminar cuadratura de caja día 15.
Centralizar el pago de asignaciones: colaciones, desayunos, cajas, etc.
Centralizar el despacho de recaudaciones tributarias a Tesorería General.
Incorporar formularios a las carpetas públicas de Microsoft Outlook.
Masificar y oficializar la comunicación vía mail a toda sucursal.
Se incorporó también a otras jefaturas funcionales en la difusión del proyecto.
Los talleres fueron bien planeados y tenían por objetivo:
Presentar el diagnóstico de la situación actual de procesos en sucursales.
Identificar oportunidades de mejora y establecer un lenguaje común.
Luego se hizo un trabajo de clasificación, priorización, selección y aplicación.
Desde aquí surgían las mejoras de rápida implementación (Quick Wins).
Esta labor de comunicación a la larga resultó esencial para el éxito del pro-
yecto. Se complementó con una oficina de comunicaciones, la publicación en
la revista interna de los Quick Wins con las fotografías de los respectivos au-
tores.
192 Juan Bravo C.
Identificación de procesos
Se obtuvo el mapa de procesos y se describieron algunos procesos relevantes
con la técnica flujograma de información.
Se hizo una segmentación de procesos, en la forma de etapas, por ejemplo:
Apertura de cuentas de ahorro personales.
Apertura de cuentas de ahorro bipersonales.
Renovación de una cuenta de ahorro personal
Cuadratura de libretas de ahorro.
Cuadratura de libretas general.
Revisión de movimiento catastral con observaciones.
Reentrega de libreta de ahorro.
Los factores de decisión en la evaluación fueron: impacto en los objetivos
propuestos, costo/beneficio de la solución y mejora de tiempos de procesos
de cara al cliente.
El plan de proyecto
Se elaboró el proyecto definitivo para alrededor de ocho meses.
Se aplicó Carta Gantt y herramientas de apoyo computacional para gestar y
administrar proyectos. Se definió una malla de actividades que permitía vi-
sualizar el proyecto completo. Fue necesario ir realizando ajustes menores en
el camino.
Fueron considerados los riesgos y se confeccionaron planes de contingencia.
También se incorporó en el plan:
Forma de realizar la comunicación interna y externa.
Entregables en cada etapa.
Equipo de trabajo en cada etapa.
Rediseño de procesos 193
Investigación de soluciones
En el BancoEstado esta etapa de evaluación se considera especialmente rele-
vante para el éxito de los proyectos, incluye:
Una propuesta integral, siguiendo lineamientos generalmente aceptados:
en primer lugar está la estrategia, luego las personas, procesos, estructura
y tecnología.
Restricciones de la solución, de tipo estética, estratégica, técnica, de es-
tandarización y de cualquier otra índole.
Las mejores prácticas, especialmente relevante en el BancoEstado, se
buscó la comparación (benchmarking) en el medio nacional e internacio-
nal mediante estudios formales en todo el ámbito de la solución (personas,
procesos, estructura y tecnología).
68
En el libro Gestión de procesos se comenta el caso de una empresa naviera donde el costo
del proceso de realizar cada compra de artículos de oficina era muy alto respecto al valor de
los bienes adquiridos. Para las compras más económicas, el costo del proceso duplicaba y
hasta triplicaba el valor.
69
En la parte de responsabilidad social del libro Gestión de procesos se presentó un ejemplo
acerca de la renovación de licencias de conducir, con el detalle de tiempos.
194 Juan Bravo C.
Diseño
El diseño detallado consistió en dibujar planos, preparar modelos, identificar
los responsables, dimensionar los recursos financieros, definir el espacio fí-
sico, conocimiento requerido, interacciones con el entorno, elaborar licitacio-
nes y contratos, etc. Se le dio énfasis a:
El nuevo flujo del proceso con nombres de encargados y recursos.
El plan de capacitación y de implementación.
Las nuevas labores a realizar.
La nueva estructura organizacional.
El detalle de equipamiento y software.
Fundamental resultó el trabajo conjunto con los especialistas y cuidar en todo
momento la calidad de los datos, en cuanto a ingresar una sola vez, en el punto
de origen, por el mismo originador y almacenar en forma no redundante, si-
guiendo modelos por todos conocidos.
Implementación
Destaca la relación que existe entre la Subgerencia de Ingeniería de Procesos
y la Gerencia de Informática. De hecho, una vez completado el diseño en el
proyecto CPN, fue necesario solicitar a Informática el desarrollo computacio-
nal requerido. Una vez completado, nuevamente tomó la dirección la Subge-
rencia de Ingeniería de Procesos para realizar la implementación.
Algunas tareas especialmente relevantes fueron:
Comunicar el avance a todas las personas relacionadas con el cambio en
los procesos.
Rediseño de procesos 195
Despliegue
“Desplegar” la centralización de procesos en todo el Banco resultó un es-
fuerzo superior al previsto debido a las particularidades de cada una. Resultó
importante dar énfasis a la:
Documentación y capacitación.
Disponibilidad de equipamiento y de los elementos computacionales.
Base de datos con respuestas a las preguntas frecuentes de los funcio-
narios.
Participación directa del líder del proyecto y el compromiso de los
agentes.
Comunicación directa con los proveedores de tecnología.
Implementación de una mesa de ayuda.
En un documento de trabajo se lee: “Los objetivos generales de la mesa de
ayuda son: posicionar el proyecto como confiable y cercano, establecer una
vía directa entre el centro del proyecto y los funcionarios directamente invo-
lucrados en el proceso, cumplir una de las acciones del plan de comunicación
[…] El objetivo específico es dar respuestas y satisfacer en el menor tiempo
posible (48 horas máximo) las interrogantes, dudas o inquietudes de los fun-
cionarios a propósito del proyecto de Centralización de Procesos de Sucursa-
les”. Luego se detallan: características, flujo y modalidad de funcionamiento,
equipo de trabajo (supervisores y operativos), recursos materiales, etc.
Un aspecto importante del despliegue fue el trabajo conjunto y bastante com-
prometido de los integrantes del equipo de rediseño con los usuarios. Por su-
puesto, es el resultado de todo el trabajo anterior en la preparación del cambio.
Cuarta parte:
Ejemplo de un proyecto
El liderazgo para inclinar la balanza tuvo su origen en el
campo de la epidemiología y la teoría de los puntos de
inflexión. Se basa en la noción de que los cambios
fundamentales pueden ocurrir rápidamente en cualquier
organización siempre y cuando se genere un movimiento
epidémico a favor de una idea, impulsado por las
creencias y las energías de una masa crítica de personas.
La clave para destacar un movimiento epidémico es la
concentración, no la difusión.
El liderazgo para inclinar la balanza se apoya en la
realidad corporativa rara vez aprovechada de que en
todas las organizaciones hay personas, actos, y
actividades que ejercen una influencia desproporcionada
sobre el desempeño.
Kim y Mauborgne en La estrategia del océano azul (pp.
212- 213).
198 Juan Bravo C.
Rediseño de procesos 199
70
Ver patrón de actividades de proyectos en www.evolucion.cl, elaborado a partir de este
caso.
200 Juan Bravo C.
Procesos de la estrategia
Concebir la misión Desarrollar Aplicar
Procesos de la misión
Comercializar Comprar Vender
2. Nacional 5. Entrega tienda
4. Reponer
1. Proyectar 3. Internacional 6. A domicilio
ventas
Fabricar muebles
2. Comprar 3. Producir 4. Vender
Procesos de apoyo
Recursos
Finanzas Transportes Contratos Marketing Soporte R. Social Logística
Administrar cuentas Adquirir Administrar proveedores Establecer estrategia Definir mecanismos de comunicación Definir Políticas Analizar necesidades y requerimientos
Administrar inversiones Mantener Administrar clientes Generar propuestas y proyectos Realizar acciones de soporte Vincular con el medio Diseñar o Adquirir productos
Definir financiamiento Desplegar Promover Evaluar necesidades de reemplazo Generar acciones Almacenar insumos y productos
Inventariar materiales y productos
Desplegar necesidades
Mantener existencias
Cobranza Servicios básicos Activos Contabilidad Relaciones públicas Legal Tecnología de información
Administrar pagos Administrar altas y bajas Recibir cobros y pagos autorizados Definir estrategia comunicacional Estudiar leyes y cambios normativos Coordinar desarrollo de software
Definir condiciones de cobranza Gestionar multas Gestionar inventario Registrar en sistemas contables Mantener vinculación con el medio Asesorar frente a incidentes Dar soporte de equipos y redes
Realizar acciones de cobranza Solucionar emergencias Adquirir según necesidades Autorizar emisión de cheques Realizar acciones Asesorar en iniciativas y proyectos Adquirir y preparar nuevos equipos
Medir efectividad Renovar Autorizar emisión de facturas Comunicar y declarar Generar contratos marco Dar soporte de sistemas computacionales
Autorizar nuevas acciones Mantener y mejorar Emitir balances y estados de resultados Informar internamente Negociar acuerdos contractuales Coordinar la continuidad operacional
Gestión
Calidad Proyectos Control Mejora continua Certificación Cambio
Definir lineamientos de cumplimiento Planificar nuevo proyecto Realizar seguimiento Planificar talleres de revisión Analizar necesidades y requerimientos Generar plan
Generar plan de revisión Desarrollar proyecto Controlar estándares de indicadores Realizar mejora continua de procesos Desarrollar plan de acción Informar
Medir y controlar Desplegar piloto Realizar auditoría de procesos Registrar mejoras y obtener estadísticas Contratar servicios de certificación Medir
Generar plan de mejora Entregar proyecto a producción Planear el control de calidad Difundir cambios Evaluar resultados Analizar adecuaciones
Realizar ajustes
Personas
Ingreso y egreso Talentos Pagos Eventos Dotación
Definir necesidades Pagar remuneraciones (6) Organizar fiestas y reuniones Crear nuevo cargo
Definir perfil Pagar anticipo Entregar información
Detectar brecha Eliminar un cargo
Contratar (2) Otorgar préstamos Evaluar resultados
Generar plan
Desvincular
Procesar licencia médica
Capacitar (8)
Habilitar puesto de trabajo..
Trasladar funcionarios.. Beneficios Desempeño Clima Laboral
Consultar Intereses
Convenios Definir lineamientos anuales
Analizar condiciones
Analizar oportunidades Consultar nuevas opciones Generar metas Medir estado
Evaluar opciones Analizar necesidades Medir resultados Analizar resultados
Realizar negociaciones Realizar negociaciones Generar planes de acción Definir acciones
Comunicar beneficios Comunicar convenios Retroalimentar Comunicar resultados (4)
Gestionar entrega del beneficio Administrar relaciones Realizar adecuaciones Generar planes de mejora
Evaluar resultados Recibir reclamos Otorgar premios Medir avances
Eliminar beneficio
Atender
NV
Recaudar
CP2 CP1’
CP1’ GDs
NV
Entregar
GD2’
GD2’s
GD3’
GD1’ CUADRAR
Validar el enunciado
a) Preguntas de contexto
¿Cuánto tiempo existe el problema? Se ha ido incrementando desde hace unos
tres años.
¿Se ha intentado resolver antes? Sí, una solución en el área de despacho que
dio excelentes resultados empleando el método MAR, se realizó tres años
atrás con un alcance a dos actividades: preparar despacho y entregar, las que
se refundieron solo en una. Se logró disminuir el tiempo desde 49 a 6 minutos,
sin embargo, el incremento de ventas y los cambios en locales le ha hecho
perder efectividad. Ahora se requiere abordar el problema completo de la
venta con entrega en la tienda.
¿Por qué el problema no se ha solucionado todavía? Nunca se abordó como
un proyecto completo, solo opciones parciales.
¿Qué soluciones se han aplicado que no han resultado? Capacitar a los parti-
cipantes en el proceso y cambiar computadores por otros más rápidos.
¿El problema existe en otras organizaciones? En menor medida.
c) Cuestionamiento de fondo
El cuestionamiento es si la empresa debía mantener este proceso. Se concluyó
que sí, porque es su misión.
Actividad Atender:
Carta de tiempos de la actividad Atender
Tareas Reposo antes de Duración de la Reposo antes de
la tarea, horas tarea la tarea, horas
punta normales
1. Recibir al cliente 12 1 5
2. Ofrecer opciones de venta 2
3. Emitir nota de venta (NV) 3
4. Confirmar con el cliente 2
5. Entregar al cajero 1
Total de la actividad 12 9 5
Duración total de la actividad en horas punta: 21
Duración total de la actividad en horas normales: 14
Notas:
1. Tiempos en minutos.
2. En ambos tiempos de reposo el cliente está esperando en una fila.
Actividad Recaudar:
Actividad Entregar:
Personas Procesos
Competencias Desactualizado
inadecuadas a la realidad Demora
Especialización innecesaria
excesiva de la
etapa Vender
con entrega en
Objetivos Cargos
obsoletos
Obsoleta la tienda
desconocidos
CAUSA % % ACUM
Proceso desactualizado 50% 50%
Espec. Innecesaria 10% 60%
Tecnología Obsoleta 10% 70%
Cargos obsoletos 10% 80%
Comp. Inadecuadas 10% 90%
Desc. de Objetivos 10% 100%
Figura 4-10. Ponderación de las causas del problema
Rediseño de procesos 209
ACUMULADO % CAUSAS %
100%
50%
80% 45%
40%
60% 35%
30%
40% 25%
20%
15%
20% 10% Series1
5%
0% 0%
71
En este caso particular se llegó a esa única causa, lo habitual en el rediseño es que sean
varias.
210 Juan Bravo C.
Definir la meta
En este caso la meta se definió buscando la mayor conveniencia para el cliente
y la factibilidad interna. La decisión fue tomada con base en el estudio prece-
dente por un panel de expertos conformado por gerentes y consultores.
La meta planteada fue 1 minuto en horas normales y 4 minutos en las horas
punta.
Enunciar la brecha
Gráficamente, la brecha en tiempos de espera se puede representar como una
distancia, tal como se observa en la figura 4-12.
Cuantificar la brecha
Se estima el costo interno y social de la brecha.
72
Considerando el alcance Latinoamericano del libro, las cifras se expresan en dólares. En
este caso, la renta promedio en Chile es aproximadamente de US$ 1.000, dividido por 180
horas en el mes y por 12 para obtener los 5 minutos, da 45 centavos de dólar.
Rediseño de procesos 211
Esta vez la investigación se centró en los clientes perdidos en los últimos tres
años, para lo cual se realizaron encuestas, visitas en terreno y mucho análisis
de datos. La conclusión fue que se están perdiendo 700 clientes al año por
excesivos tiempos de espera y otros 1.400 que nunca llegaran a ser clientes
por el efecto de propagación.
Entonces. Costo sumergido anual: US$ 3.500 x 2100 = US$ 7.350.000.
Total anual costo interno: US$ 8.790.000 (US$ 1.440.000 + US$ 7.350.000).
Costo social
El costo social se calculó estimando la pérdida de tiempo de clientes.
Fue necesario otro estudio para determinar los porcentajes de ventas en hora-
rios normales y punta. Se obtuvo 40% en horarios normales y 60% en horarios
punta.
Se contempló el mismo ingreso promedio chileno de US$ 1.000.
Son 12 minutos perdidos en horas normales, significa una pérdida para el
cliente de US$ 1,1 dólares por transacción (US$ 1.000 dividido por 180 horas
en el mes da un valor hora de US$ 5.6 y dividido por 5 porque los 12 minutos
son la quinta parte de una hora).
Son 34 minutos perdidos en horas punta, significa una pérdida para el cliente
de US$ 3,2 dólares por transacción (US$ 1.000 dividido por 180 horas en el
mes da un valor hora de US$ 5.6 y multiplicado por 0.57 porque los 34 mi-
nutos corresponden a esa fracción de una hora).
El valor total anual es US$ 7.552.000 (3.200.000 x 40% x US$ 1,1 dólares) +
(3.200.000 x 60% x US$ 3,2 dólares).
Fuente de datos
Las fuentes de datos fueron:
Libros de reclamos.
Balance de la empresa.
Estadísticas de ventas.
Encuestas de satisfacción de clientes.
Mediciones tomadas por el equipo de trabajo.
212 Juan Bravo C.
a) Técnicas de creatividad
Se emplearon dos técnicas: tormenta de ideas y seis sombreros para pensar.
Se obtuvo esta lista:
Externalizar la entrega.
Ordenamiento de las bodegas.
Usar el teletransportador para entregar el producto.
Uso de cinta transportadora para mover los productos.
Eliminar las bodegas y que todo sea autoservicio.
Todos los productos en una máquina ACME, se solicita y aparece.
Al mismo tiempo que el cliente paga, se le avisa a bodega el pedido.
Más computadores y nuevo sistema computacional.
Selección de ideas factibles:
Ordenamiento técnico de las bodegas. Utilizando un sistema de có-
digo de barras y detección de ubicación vía radiofrecuencia.
Perfeccionar hardware y software. Computadores más rápidos y co-
rregir sistema computacional manteniendo el mismo proceso.
Autoservicio. Se eliminan las bodegas y el cliente se atiende solo.
Aviso oportuno a bodega. Al mismo tiempo que el cliente paga, se le
avisa a bodega el pedido mediante una pantalla de pared.
Externalizar las bodegas. Se contrata el servicio de entregar los pro-
ductos con personas ubicadas en las mismas tiendas.
Rediseño de procesos 213
Beneficio interno:
El principal beneficio es que se resuelve el problema en un 100%, eso signi-
fica los US$ 8.790.000 anuales de costo del problema. Sin considerar el efecto
positivo de propagación.
Adicionalmente, el tercio de personas que queda liberada se destina también
a ventas, esto se estima en una mayor venta del 10%, son US$ 32.000.000
que pueden generar una rentabilidad del 4% (tasa marginal un poco menor a
la rentabilidad habitual), son US$ 1.280.000.
El beneficio total anual se estima conservadoramente en US$ 10.070.000.
En el caso del costo social, el tiempo de espera ya no es considerado un costo
por los clientes, por lo tanto, se deja de perder el costo calculado antes.
Beneficio social:
En el caso del costo social, el tiempo de espera ya no es considerado un costo
por los clientes, por lo tanto, se deja de perder el costo calculado antes de US$
7.552.000.
Los costos principales son:
US$ 336.000 por concepto de tecnología. Cada punto de venta tiene un valor
de US$ 2.000 (x 4 por local x 42 locales).
US$ 105.000 por los aspectos de infraestructura en cada local (US$ 2.500 x
42 locales).
US$ 80.000 por realizar el proyecto (apoyo de empresa consultora especiali-
zada en implantar el modelo).
US$ 70.000 por realizar la capacitación a 420 vendedores (10 x tienda en
promedio x 42).
US$ 60.000 otros costos menos significativos: ordenamiento de las bodegas,
personal de reemplazo por algunos días, etc.
El costo total del proyecto es de US$ 651.000.
El único valor anual es la mantención de los equipos, US$ 34.000 (10% del
valor de venta).
VAN interno y VA social:
Tal como se muestra en la tabla de la figura 4-14 el valor actual neto del
proyecto supera los US$ 24.000.000 y el valor actual social llega casi a US$
19.000.000.
Rediseño de procesos 217
Notas:
1. Períodos anuales a tres años, tasa del 10%
2. Año cero para efectos de la inversión
3. El valor actual sin inversión es el resultado que devuelve VNA
4. Valor flujo = VNA del Excel (años 1 a 3)
5. VAN (Valor Actual Neto), resta la inversión (egreso año 0: US$ 651.000)
6. Cifras en miles de dólares de Estados Unidos
Figura 4-14. Cálculo del VAN
Selección
La opción de vendedor integral se detalla en los siguientes puntos.
Arquitectura de la solución
Tal como se indica en la descripción del método de la primera parte, desde
las definiciones de la estrategia se le da forma al proceso, a partir del cual se
establece la estructura y la tecnología. Con ello se pueden establecer perfiles
de cargos y seleccionar a las personas competentes.
Estrategia
El proyecto Vendedor integral está plenamente en la orientación al cliente que
promueve la estrategia de la empresa y se complementa con otro proyecto
paralelo: la modernización de los locales.
Procesos
Tal como se aprecia en la figura 4-15, en el mapa de procesos desaparece la
distinción entrega en la tienda y domicilio.
218 Juan Bravo C.
Comercializar Comprar
2. Nacional 4. Reponer Vender
1. Proyectar
3. Internacional
ventas
Atender
(Vendedor integral)
Estructura
Se refiere a la definición de la nueva estructura organizacional:
Se eliminan los cargos vendedor, cajero y bodeguero.
Se crea los cargos vendedor integral y Supervisor en cada local (tam-
bién ejerce el rol de vendedor integral).
Para los requerimientos de infraestructura se elabora un diseño de cada tienda
señalando la mejor ubicación de las cajas o puntos de ventas. El criterio es la
facilidad de desplazamiento para el cliente.
Tecnología
En cuanto a la tecnología, lo principal son los puntos de venta con el software
correspondiente. Las condiciones son las habituales para una tecnología de
calidad: rapidez de respuesta, tolerancia a fallas, uso sencillo, fácil conexión
Rediseño de procesos 219
Personas
En relación con las personas:
Desarrollo de competencias adecuadas al proceso y al nuevo rol: ser-
vicio al cliente, manejo de las cajas, etc.
Se establece un nuevo esquema de remuneraciones más conveniente
para el vendedor.
Plan de gestión del cambio y mucho más.
El plan de proyecto
El plan de proyecto es el detalle de todas las actividades del proyecto, desde
el diseño hasta usar la solución.
El plan de proyecto considera tanto las actividades de cada etapa como las
que provienen desde las prácticas transversales de los proyectos, en este caso,
extraídas desde los patrones de cada una y particularizados para el proyecto
específico.
En realidad el plan de proyecto no es sólo un plan, sino que es un conjunto de
planes, cuyo objeto más visible es la Carta Gantt detallada.
Lo aprueba73 la autoridad correspondiente y luego sólo faltaría definir fecha
de inicio y comprometer los recursos.
73
Si el plan de proyecto está aprobado entonces existe compromiso y expectativa, dilatar el
proyecto tendría altos costos para la organización y de credibilidad para la autoridad.
220 Juan Bravo C.
Etapa 3. Diseñar
Se presenta el diseño siguiendo las distinciones del modelo integral del cam-
bio y detallando los aspectos planteados en la etapa anterior.
Estrategia
Se validó que la estrategia de la organización sigue siendo la misma y que el
proyecto está alineado con ella.
Procesos
Se elaboró el procedimiento (ver anexo 2) desde donde se obtuvieron defini-
ciones para los siguientes elementos del modelo integral del cambio.
Estructura
En el aspecto organizacional se definió el perfil de cargo Vendedor integral y
se determinó como eliminar los cargos Vendedor, cajero y bodeguero.
Se definió la forma de la transición desde los cargos eliminados al cargo Ven-
dedor integral: talleres de comunicación, nuevos contratos, renta asociada
mayor que la anterior, etc.
El diseño del espacio se logró como parte del proyecto de modernización de
los locales, el cual se desarrolla en paralelo al de vendedor integral.
Tecnología
Se definió el tipo de equipo POS que se requiere y fue seleccionado el provee-
dor para que cooperara en el diseño.
Personas
Se definieron competencias de servicio al cliente y técnicas en cuanto a ma-
nejo de POS.
Se elaboró el detalle de la capacitación requerida en ambos temas: quien,
cuánto, cómo, dónde, duración, objetivos, etc.
Etapa 4. Implementar
Fueron seleccionadas dos tiendas donde implementar en carácter piloto, una
en Santiago y otra en Valparaíso.
Rediseño de procesos 221
En general solo fue necesario hacer ajustes menores en los elementos de mo-
delo integral del cambio.
Estrategia
Se validó que la estrategia de la organización sigue siendo la misma y que el
proyecto está alineado con ella.
Procesos
Se implementó el procedimiento según el método que la organización se ha
dado para este efecto, el cual contempla comunicación y capacitación hasta
llegar a certificar la competencia de los vendedores integrales.
Estructura
Se crearon los nuevos cargos y se eliminaron los antiguos aplicando lo indi-
cado en el diseño.
Se rediseño el espacio físico de acuerdo con lo programado.
Tecnología
En conjunto con el proveedor se habilitaron los equipos POS y se conectaron
al ERP con que cuenta Linhogar.
Personas
Se completó el entrenamiento de los vendedores integrales en servicio al
cliente y manejo de los POS, también llegando a certificar la competencia
Etapa 5. Desplegar
Se implementó la solución validada y corregida en todos los locales.
Análisis de resultados
Se elaboró un informe dirigido a la gerencia de proyectos, incluyó:
Determinación precisa de costo y beneficio real, comparado con el
plan inicial para lograr aprendizaje.
Cómo fueron resueltas las necesidades originales (y actualizadas) y
cómo se comportaron el plazo, costo y otras variables respecto al plan.
Informe de satisfacción de los destinatarios del proyecto.
Recomendación de cuando dar de baja la solución. Dicho de otra
forma, estimar la vida útil.
Comunicar oportunidades
Detección de posibilidades de ampliación o corrección del proyecto, las que
también fueron comunicadas a los usuarios.
Cierre de la carpeta
Se requiere la firma de todos los actores (dueño del proceso, jefe del proyecto,
usuarios, etc.), lo cual es independiente de los entregables por etapa.
Lecciones aprendidas
Las lecciones aprendidas se llevaron a los documentos y a la práctica del mé-
todo de gestión de proyectos, para esto se realizaron las siguientes acciones:
Análisis de las lecciones aprendidas por parte del equipo de trabajo,
usuarios ejecutivos relacionados y comité responsable del método. Se
concluyó en decidir los cambios en el método.
Se realizaron correcciones en los documentos oficiales del método.
Se realizaron correcciones en las bases de datos de apoyo al método,
por ejemplo, registrar la evaluación de proveedores tanto del proyecto
como de apoyo a la solución.
Se comunicaron los cambios realizados en el método a todos los in-
teresados.
Rediseño de procesos 223
Etapa 6. Mantener
Se trabajó en variados aspectos: recursos para la operación, mejora continua,
evaluación ex-post y registro de antecedentes para un nuevo ciclo de rediseño.
Evaluación ex post
La evaluación ex post, a los seis meses y a un año plazo, confirmó los costos
y beneficios del plan. Efectivamente la solución resolvió el problema.
Continuidad operacional
Se elaboró un plan de continuidad operación frente a riesgos de procesos,
tecnológicos y de personas.
Etapa 7. Rediseñar
La solución todavía se encuentra en su período de vida útil (tres años) y está
en evaluación extender ese plazo otros dos años mediante ajustes técnicos y
de procesos, antes de rediseñar.
Efectivamente se van recopilando antecedentes para el nuevo ciclo de redi-
seño y se lleva registro de lo que sucede con la solución en: eficiencia, errores,
aciertos, etc.
224 Juan Bravo C.
Conclusiones
Los procesos de la misión constituyen la columna
vertebral de la organización, la estructura en medio de la
espontaneidad de la práctica.
Seely y Duguid (2001, p. 91)
La conclusión más relevante para efectos de lograr innovación con los pro-
yectos de rediseño de procesos es seguir método, dentro del cual se pueden
destacar algunas claves:
Dar especial importancia a las etapas de investigación, del problema y de
soluciones, alejándose de la iluminación.
Focalizar la concepción del proyecto en el destinatario de la misión.
Contemplar las necesidades de las demás partes interesadas.
Formar equipos de trabajo competentes.
Integrar a los usuarios.
Crear la estructura necesaria para investigar y desarrollar proyectos.
Establecer plantillas y patrones para la mejor aplicación de los procesos
transversales.
Alinear los proyectos de rediseño con la estrategia actualizada de la orga-
nización.
Adaptar el método de rediseño a la realidad de la organización.
Aplicar mejora continua del método.
Entre muchas otras que vimos en las páginas anteriores.
Al final, lo importante es producir un cambio positivo en el mundo. Una
forma de lograrlo es mediante los proyectos de rediseño de procesos, conce-
bidos y desarrollados profesionalmente, siguiendo método.
Bibliografía
Siendo este libro complementario con el de Gestión de procesos y el de Gestión integral del
cambio, comparten la misma bibliografía. Adicionalmente, se han consultado los siguientes
textos:
BRAVO, J. (1995). Reingeniería de negocios. Santiago de Chile: Evolución.
BRAVO, J. (1997): Planificación sistémica, Santiago de Chile, Evolución.
BRAVO, J. (1998). Análisis de sistemas. Santiago de Chile: Evolución.
BRAVO, J. (2007). Responsabilidad social, la nueva riqueza de las naciones. Santiago de
Chile: Evolución.
BRAVO, J. (2007, 2ª ed.). El encanto de la comunicación. Santiago de Chile: Evolución.
BRAVO, J. (2008). Modelando una solución de software. Santiago de Chile: Evolución.
BRAVO, J. (2011). Liderazgo, lograr que las cosas sucedan y el proceso de convertirse en
líder. Santiago de Chile: Evolución.
BRAVO, J. (2011). Gestión integral del cambio. Santiago de Chile: Evolución.
BRAVO, J. (2014). Productividad basada en la gestión de procesos. Chile: Evolución.
BRAVO, J. (2015 6ª ed.). Gestión de procesos, en rol facilitador. Chile: Evolución.
BRUNKEN, I. (2010): Los seis maestros de la estrategia. México, Diana.
CAMPERO, M. y ALARCÓN, L. (1999): Administración de Proyectos Civiles, Santiago de
Chile, Pontificia Universidad Católica.
CHARAN, R. y LAFLEY, A. G. (2009): Cambio de juego, Bogotá, Norma.
COLLINS, J. y PORRAS, J. (1996): Empresas que perduran, Bogotá, Norma.
DAVIDSON, J. (2001): La Gestión de Proyectos, Madrid, Pearson.
DE BONO, E. (1996). Seis sombreros para pensar. Barcelona: Juan Granica.
DRUCKER, P. (1993): Administración y futuro, Buenos Aires, Sudamericana.
GETZ, I. y ROBINSON, A. (2005): Tus ideas lo cambian todo, Madrid, Alfaomega.
GOLDRATT, E. y COX, J. (2007): La meta, Buenos Aires, Granica.
GRACE, M. (2010): Cómo gestionar un proyecto. Chile, Harvard Business Press – Impact
Media Comercial S.A.
HAMMER, M. (2006): La agenda, Barcelona, Deusto.
HERRSCHER, E. (2005): Pensamiento sistémico, Buenos Aires, Granica.
JACOBSON, I., BOOCH, G., RUMBAUGH, J. (2000): El proceso unificado de desarrollo
de software, Madrid, Pearson Educación S.A.
KAPLAN, R. y COOPER, R. (1999): Coste y efecto, Barcelona, Gestión 2000.
KIM, W. y MAUBORGNE, R. (2010): La estrategia del océano azul, Chile, Norma.
LEVITT, S. y DUBNER, S. (2006). Freakonomics. Barcelona: Ediciones B.
McCONNELL, S. (1996): Desarrollo y gestión de proyectos informáticos, Madrid, McGraw-
Hill.
MINTZBERG, H. (2010): Managing. Colombia, Norma.
OGLIASTRI, E. (1994): Manual de planeación estratégica, Bogotá, Tercer Mundo Editores.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE, Inc (PMI, 2013): Guía de los fundamentos para
la dirección de proyectos (guía del PMBOK®, en inglés Guide to the Project Mana-
gement Body of Knowledge), Quinta edición. USA, PMI.
PORTER, M. (1992): Ventaja competitiva, creación y sostenimiento de un desempeño supe-
rior, México, Continental.
SAPAG, R. y SAPAG, R. (2010): Planificación gestión y control de proyectos, Chile, Edi-
ciones Copygraph.
SALLENAVE, J-P. (2008), Gerencia y planeación estratégica. Colombia, Norma.
226 Juan Bravo C.
Linhogar
Procedimiento
Etapa Vender con entrega en la tienda
Proceso Comercializar
(Documento no oficial)
Versión actual Nº 1, del 20 de marzo de 2013
Versión anterior -
Firmas de conformidad
Aprobado por Dueño del Revisión apoyo Revisado por
proceso metodológico
Jorge González Loreto García Enrique Osorio
Gerente de Sucursales Facilitadora de procesos Jefe de Bodega
228 Juan Bravo C.
Atender
NV
Recaudar
CP2 CP1’
CP1’ GDs
NV
Entregar
GD2’
GD2’s
GD3’
GD1’ CUADRAR
VII. Contingencias
Actividad Atender
1. No está en la tienda el producto solicitado. Solicitar en otro local y ofrecer despacho a
domicilio gratuito.
Actividad Recaudar
1. No se puede recaudar por caída del sistema. Ofrecer opción de pago en efectivo o che-
que.
Rediseño de procesos 231
Actividad Entregar
1. No se encuentra en bodega el producto requerido. El despachador puede realizar las
acciones más convenientes para el cliente y la empresa:
Solicitar en otro local de la cadena
Cambiar al despacho a domicilio
Comprar o pedir el producto en una tienda de la competencia
Cambiar el producto según negociación con el cliente
Solicitar el despacho directo al proveedor
Entre otras acciones que estén dentro de la ley, las políticas y normas de la empresa.
Si cualquiera de las acciones le produjo molestia o pérdida de tiempo al cliente, el des-
pachador puede compensarlo con descuentos o regalos de productos hasta un valor de
US$ 40.
2. No se puede rebajar el stock por caída del sistema. Revisar el manual del usuario.
VIII. Tecnologías de apoyo
Sistemas computacionales de apoyo y otras tecnologías:
Se trabaja con el sistema computacional “Ventas”. En el manual de usuario se mues-
tran las pantallas utilizadas en las actividades del proceso, disponible en Intranet en
http://www.linhogar.cl/ManualdeUsuarioVentas
Se emplean equipos capturadores de datos del tipo indicado en el manual de usuario:
http://www.linhogar.cl/ManualdeUsuarioCapturadores
IX. Cumplimiento normativo
Instructivos números:
914 de marzo de 2008 para almacenamiento según instructivo:
http://www.linhogar.cl/instructivo914
1.120 de octubre de 2008 para el empaque de productos:
http://www.linhogar.cl/instructivo1120
1.521 de abril de 2009 acerca de la impresión de documentos legales:
http://www.linhogar.cl/instructivo1521
1.614 de marzo de 2010 para atención al cliente:
http://www.linhogar.cl/instructivo1614
1.710 de noviembre de 2010 para gestión de riesgos:
http://www.linhogar.cl/instructivo1710
1.652 del 27 de febrero de 2013 para archivar y destruir documentos:
http://www.linhogar.cl/instructivo1652
1.825 del 15 de noviembre de 2014 acerca del impacto de la ley 16.745 acerca de
documentos en transacciones comerciales
http://www.linhogar.cl/ley16745
X. Registros
Formulario Guía de Despacho
http://www.linhogar.cl/instructivo1652guiadedespacho
Hoja de inventario ubicada en el estante destinado al producto
http://www.linhogar.cl/instructivo1650hojadeinventario
232 Juan Bravo C.
1 28 de Primera versión
marzo de
2013
Rediseño de procesos 233
Linhogar
Procedimiento
Etapa Vender
Proceso Comercializar
(Documento no oficial)
Versión actual Nº 1, del 28 de marzo de 2016
Versión anterior -
Firmas de conformidad
Aprobado por Dueño del Revisión apoyo Revisado por
proceso metodológico
Jorge González Loreto García Enrique Osorio
Gerente de Sucursales Facilitadora de procesos Jefe de Bodega
234 Juan Bravo C.
Comercializar Comprar
2. Nacional 4. Reponer Vender
1. Proyectar
3. Internacional
ventas
Atender
(Vendedor integral)
VII. Contingencias
Actividad Atender
1. No se puede recaudar por caída del sistema. Ofrecer opción de pago en efectivo o che-
que, comprobante con boleta manual.
2. No se encuentra en bodega el producto requerido. El vendedor puede realizar las accio-
nes más convenientes para el cliente y la empresa:
Solicitar en otro local de la cadena
Cambiar al despacho a domicilio
Comprar o pedir el producto en una tienda de la competencia
Cambiar el producto según negociación con el cliente
Solicitar el despacho directo al proveedor
Entre otras acciones que estén dentro de la ley, las políticas y normas de la empresa.
Si cualquiera de las acciones le produjo molestia o pérdida de tiempo al cliente, el des-
pachador puede compensarlo con descuentos o regalos de productos hasta un valor de
US$ 40.
VIII. Tecnologías de apoyo
Sistemas computacionales de apoyo y otras tecnologías:
Se trabaja con el sistema computacional “Ventas” que enlaza con el software del POS. Ver
manual de usuario en http://www.linhogar.cl/ManualdeUsuarioVentas
1 28 de Primera versión
marzo de
2016
Rediseño de procesos 237
Origen: se refiere a si es una actividad específica de la etapa o si nace desde los procesos transversales (PT).
Nota: las actividades que provienen de los procesos transversales pueden tener diferencias en cada etapa, por lo que
deben adaptarse en cada una. Se facilita la incorporación de estas actividades con las plantillas de cada proceso
transversal.
Etapa investigar el problema
Origen Actividad Origen Actividad
Planear obtención del enunciado preliminar del
PT Plan detallado de la etapa Etapa problema
Entrevistar a las personas relacionadas con el
PT Revisar las condiciones de entrada a la etapa Etapa problema
PT Estimar costos y duración de la etapa Etapa Búsqueda de datos en bases de datos
PT Armar equipo de trabajo Etapa Realizar encuestas
PT Revisar las competencias del equipo de trabajo Etapa a) Identificar los síntomas del proceso
Capacitar al equipo de trabajo cuando sea
PT necesario Etapa b) Precisar el imperativo estratégico
PT Lograr trabajo en equipo Etapa c) Primer enunciado del problema
PT Definir técnicas de apoyo Etapa Planear la validación del enunciado
PT Definir herramientas de apoyo Etapa a) Preguntas de contexto
PT Definir informes a entregar Etapa b) Base en los hechos
PT Definir entrevistas a realizar Etapa c) Cuestionamiento de fondo
PT Planear la gestión de riesgos de la etapa Etapa Enunciado final del problema
PT Exponer el plan de la etapa al equipo de trabajo Etapa Seleccionar la variable crítica
Comunicar el plan a los usuarios y otros Planear la medición de la situación actual de la
PT colaboradores Etapa variable crítica
Entrevistar a las personas relacionadas con el
PT problema Etapa Diseño de la medición
PT Monitorear satisfacción del cliente Etapa Realizar la medición
PT Monitorear avance de la etapa Etapa Planear como definir la meta de la variable crítica
PT Controlar cambios en la etapa Etapa Diseñar la forma de obtener la meta
PT Planear la gestión del cambio en la etapa Etapa Realizar la obtención de la meta
PT Verificar adherencia al método Etapa Enunciar la brecha
PT Asegurar la sustentabilidad Etapa Cuantificar la brecha
PT Disponer de los recursos físicos Etapa Determinar las causas del problema
PT Gestionar proveedores Etapa Señalar las fuentes de datos
Planear cómo lograr la situación actual del
Etapa proceso PT Evaluar cumplimiento de la etapa
a) Descripción general del proceso y del ámbito
Etapa del problema PT Preparar entregables de la etapa
Etapa b) Modelo integral del cambio PT Retroalimentar aprendizaje de la etapa
Etapa c) La voz del cliente PT Cerrar etapa
238 Juan Bravo C.
Etapa Diseñar
Origen Actividad Origen Actividad
PT Plan detallado de la etapa PT Planear la gestión del cambio en la etapa
PT Revisar las condiciones de entrada a la etapa PT Verificar adherencia al método
PT Estimar costos y duración de la etapa PT Asegurar la sustentabilidad
PT Armar equipo de trabajo PT Disponer de los recursos físicos
PT Revisar las competencias del equipo de trabajo PT Gestionar proveedores
Capacitar al equipo de trabajo cuando sea
PT necesario Etapa Planear cómo realizar el diseño
PT Lograr trabajo en equipo Etapa Estrategia
PT Definir técnicas de apoyo Etapa Procesos
PT Definir herramientas de apoyo Etapa Estructura
PT Definir informes a entregar Etapa Tecnología
PT Definir entrevistas a realizar Etapa Personas
PT Planear la gestión de riesgos de la etapa Etapa Capacitar a los usuarios de la solución
PT Exponer el plan de la etapa al equipo de trabajo PT Evaluar cumplimiento de la etapa
Comunicar el plan a los usuarios y otros
PT colaboradores PT Preparar entregables de la etapa
Entrevistar a las personas relacionadas con el
PT problema PT Retroalimentar aprendizaje de la etapa
PT Monitorear satisfacción del cliente PT Actualizar plan de proyecto
PT Monitorear avance de la etapa PT Cerrar etapa
PT Controlar cambios en la etapa
Rediseño de procesos 239
Etapa Implementar
Origen Actividad Origen Actividad
PT Plan detallado de la etapa PT Planear la gestión del cambio en la etapa
PT Revisar las condiciones de entrada a la etapa PT Verificar adherencia al método
PT Estimar costos y duración de la etapa PT Asegurar la sustentabilidad
PT Armar equipo de trabajo PT Disponer de los recursos físicos
PT Revisar las competencias del equipo de trabajo PT Gestionar proveedores
Capacitar al equipo de trabajo cuando sea
PT necesario Etapa Planear cómo implementar
PT Lograr trabajo en equipo Etapa Estrategia
PT Definir técnicas de apoyo Etapa Procesos
PT Definir herramientas de apoyo Etapa Estructura
PT Definir informes a entregar Etapa Tecnología
PT Definir entrevistas a realizar Etapa Personas
PT Planear la gestión de riesgos de la etapa Etapa Implementar Quick Wins
PT Exponer el plan de la etapa al equipo de trabajo Etapa Capacitar a los usuarios de la solución
Comunicar el plan a los usuarios y otros
PT colaboradores PT Evaluar cumplimiento de la etapa
Entrevistar a las personas relacionadas con el
PT problema PT Preparar entregables de la etapa
PT Monitorear satisfacción del cliente PT Retroalimentar aprendizaje de la etapa
PT Monitorear avance de la etapa PT Actualizar plan de proyecto
PT Controlar cambios en la etapa PT Cerrar etapa
Etapa Desplegar
Origen Actividad Origen Actividad
PT Plan detallado de la etapa PT Disponer de los recursos físicos
PT Revisar las condiciones de entrada a la etapa PT Gestionar proveedores
PT Estimar costos y duración de la etapa Etapa Planear cómo desplegar la solución
PT Armar equipo de trabajo Etapa Estrategia
PT Revisar las competencias del equipo de trabajo Etapa Procesos
Capacitar al equipo de trabajo cuando sea
PT necesario Etapa Estructura
PT Lograr trabajo en equipo Etapa Tecnología
PT Definir técnicas de apoyo Etapa Personas
PT Definir herramientas de apoyo Etapa Capacitar a los usuarios de la solución
PT Definir informes a entregar Etapa Implementar Quick Wins
PT Definir entrevistas a realizar Etapa Planear cierre del proyecto
PT Planear la gestión de riesgos de la etapa Etapa Análisis de resultados
PT Exponer el plan de la etapa al equipo de trabajo Etapa Comunicar oportunidades
Comunicar el plan a los usuarios y otros
PT colaboradores Etapa Cierre de la carpeta
Entrevistar a las personas relacionadas con el
PT problema Etapa Incorporar las lecciones aprendidas al método
PT Monitorear satisfacción del cliente PT Evaluar cumplimiento de la etapa
PT Monitorear avance de la etapa PT Preparar entregables de la etapa
PT Controlar cambios en la etapa PT Retroalimentar aprendizaje de la etapa
PT Planear la gestión del cambio en la etapa PT Actualizar plan de proyecto
PT Verificar adherencia al método PT Cerrar etapa
PT Asegurar la sustentabilidad
240 Juan Bravo C.
Etapa Mantener
Origen Actividad Origen Actividad
PT Plan detallado de la etapa Etapa Planear la mejora continua de la solución
PT Revisar las condiciones de entrada a la etapa Etapa Realizar la mejora continua de la solución
PT Estimar costos y duración de la etapa Etapa Planear evaluación ex post
PT Planear la gestión de riesgos de la etapa Etapa Realizar evaluación ex post
PT Monitorear satisfacción del cliente Etapa Planear registros para nuevo ciclo de rediseño
PT Monitorear avance de la etapa Etapa Realizar registros para nuevo ciclo de rediseño
PT Controlar cambios en la etapa Etapa Planear la continuidad operacional
PT Verificar adherencia a los procedimientos Etapa Realizar acciones de continuidad operacional
PT Asegurar la sustentabilidad PT Evaluar cumplimiento de la etapa
PT Disponer de los recursos físicos PT Preparar entregables de la etapa
PT Gestionar proveedores PT Retroalimentar aprendizaje de la etapa
Etapa Planear los recursos para la operación PT Cerrar etapa
Etapa Rediseñar
Origen Actividad Origen Actividad
PT Analizar los registros y la estrategia PT Plan detallado del nuevo ciclo
Entrenamiento
Si desea estudiar estos temas con mayor profundidad, en la página www.evo-
lucion.cl puede apreciar nuestros programas formativos de diplomados y
maestrías.
REDISEÑO DE PROCESOS
(2016, 244 páginas, 24,5 x 17,2 cm.)
El rediseño surge de la necesidad de realizar un cambio grande en un proceso,
es una innovación que debe estar bien alineada con la estrategia de la organi-
zación y que tiene como foco principal al destinatario de la misión, sea lla-
mado cliente, usuario, paciente, ciudadano, beneficiario u otra denominación.
Se realiza a través de un proyecto que también considera las necesidades de
las demás partes interesadas: comunidad, colaboradores, dueño, proveedores,
Estado y otras. Además, sigue las prácticas generalmente aceptadas de la ges-
tión de proyectos, en este caso, adaptadas al rediseño de procesos.
Dada la complejidad del rediseño, contar con un método completo, adaptado
a la organización, realista, que incorpore las mejores prácticas y responda a
estándares del medio es un gran logro. Todo comienza por investigar para
conocer bien el problema y así evitar las soluciones que sólo atacan el sín-
toma. Luego se investigan soluciones en el más amplio espectro posible, para
evitar la dependencia de la “única” solución.
Contenido:
Primera parte: Etapas del método
Segunda parte: Procesos transversales
Tercera parte: Complementos
Cuarta parte: Ejemplo de un proyecto
Rediseño de procesos 243
GESTIÓN DE PROCESOS
(2015, 6ª Edición, 320 páginas, 24,5 x 17,2 cm.)
(1ª edición de 2005)
La gestión de procesos ayuda a lograr la deseada productividad, palabra que
integra tanto la eficiencia como la eficacia. Distinción válida solo en términos
académicos, en la realidad resulta absurdo hacer más eficiente un proceso que
el cliente no quiere o cumplir un requerimiento con medios desproporciona-
dos. Tal vez el principal aporte de la gestión de procesos sea la representación
del hacer mediante modelos que entiendan con facilidad quienes operan los
procesos, en una comprensión intuitiva, base para obtener su participación y
compromiso. Esto significa un cambio profundo en el rol de los ingenieros
de procesos, desde expertos a facilitadores. Ahora deben enseñar, coordinar,
motivar, liderar y aportar método, pero no hacer el trabajo, quienes documen-
tan sus procesos y los mejoran son los mismos participantes. El facilitador
solo crea las condiciones para que las cosas sucedan.
Así, la gestión de procesos ayuda a profesionalizar la organización y a enfocar
el cambio, sea cual sea, desde un cambio pequeño que reduce el número de
copias de un formulario, hasta una intervención mayor que aumenta drástica-
mente la productividad.
Contenido:
Incorporación de la gestión de procesos
Modelación visual participativa
Dirección de procesos
Fundamentos de la gestión de procesos
244 Juan Bravo C.
LIDERAZGO
(2011, 318 páginas, 21 x 14 cm.)
Dice el autor:
Tempranamente observé una correlación entre el resultado exitoso de los pro-
yectos en que participaba y el nivel de liderazgo de quienes lo dirigían. Por
lo tanto, promover ambos es la finalidad de este libro. En el caso de los resul-
tados, se trata de lograr que las cosas sucedan. En cuanto al nivel de liderazgo,
el objetivo es aumentarlo mediante el proceso de convertirse en líder.
También observé que la relación entre resultados y liderazgo se daba en todos
los ámbitos de la vida: familiar, laboral, personal y social. Inevitablemente
detrás de una familia exitosa, de un proyecto de cambio en la empresa, de un
emprendimiento o de los éxitos de un club deportivo, había líderes.
Tal como en el caso de los 33 mineros atrapados, donde observamos aflorar
varios líderes entre mineros y rescatistas, en la organización y en la sociedad
también surgen líderes, algunos visibles y otros que actúan en silencio. Siem-
pre hay más líderes de los que uno cree. Podemos tener todavía más si pro-
movemos el liderazgo, comenzando por nosotros mismos.
Rediseño de procesos 247
LÍDERES
(2011, 274 páginas, 21 x 14 cm.)
Nuestro mundo ha sido moldeado por grandes líderes. Cierto, sorprende que
son muchos y que generalmente las circunstancias de la vida los han formado
a ellos. Conoceremos a algunos de estos líderes: Walt Disney, Peter Drucker,
Nelson Mandela, Konosuke Matsushita, Frederick W. Taylor, Jack Welch y
otros.
También conoceremos a grandes pensadores en el tema del liderazgo, Se trata
de conocidos autores relacionados con el liderazgo. En su camino de investi-
gación, ellos mismos se van transformando en líderes.
Se completa esta investigación con el detalle de experiencias cercanas de li-
derazgo.
El objetivo de esta obra es compartir estos aprendizajes, contiene el detalle de
la investigación acerca de líderes, autores y experiencias cercanas. Un resu-
men de la misma se presenta en el libro Liderazgo, lograr que las cosas su-
cedan y el proceso de convertirse en líder, donde se agrega conclusiones. Son
libros complementarios, es importante ver a ambos como una totalidad.
248 Juan Bravo C.
Contenido:
Parte I: Síntesis de la gestión de procesos.
Parte II: Encuesta sobre madurez de la gestión de procesos en Chile.
Parte III: Diagnóstico de la gestión de procesos en Chile.
Parte IV: Propuestas para incorporar la gestión de procesos en Chile.
EL ENCANTO DE LA COMUNICACIÓN
(2007, 2ª edición 230 páginas, 18,5 x 13 cm., 1ª edición de
1998)
Es un libro orientado a todas las personas que quieren comu-
nicarse mejor con quienes les rodean para incrementar la cali-
dad de su vida. El espíritu de este libro es que nos sirva de guía
práctica en esta tarea de toda la vida destinada a relacionarnos
mejor y a transformarnos. ¿Por qué? Porque la comunicación
es cambio que podemos guiar hacia la superación personal.
GESTIÓN DE PROYECTOS
(2006, 260 páginas, 21 x 14 cm.)
El objetivo de este libro es ofrecer un método para la ges-
tación, evaluación, planificación, dirección y buena ejecu-
ción de los proyectos, principalmente de procesos y tecno-
logía. Es importante hacer bien los proyectos, porque a tra-
vés de ellos se materializa el cambio propuesto por la estra-
tegia de la organización o por las oportunidades que el me-
dio ofrece. El método tiene como base un amplio estudio
de las mejores prácticas de la gestión de los proyectos y del
cambio en las personas. Las empresas públicas y privadas
de Chile pierden anualmente más de 2.000 millones de dólares debido a fallas
evitables en proyectos de gestión. De una u otra forma esa ineficiencia la pa-
gamos todos y con creces, porque tampoco disfrutamos de los beneficios del
proyecto si hubiese sido bien hecho.
EMPRESAS DE ÉXITO
(2005, 150 páginas, 21 x 14 cm.)
TAYLOR REVISITADO
(2005, 140 páginas, 21 x 14 cm.)
Pocas veces se ha visto una distancia tan grande entre la
excelencia de las contribuciones de un hombre y el pobre
sitial que le hemos asignado en la historia. A Frederick W.
Taylor los países ricos le deban su condición de tales, dice
Peter Drucker. Taylor sigue aportando a la creación de ri-
queza a través de la mayor productividad. Fue precursor
del entrenamiento o capacitación y de la gestión por com-
petencias. Buscó evitar el derroche de materiales y se le
reconoce como padre de la ingeniería industrial y de la er-
gonomía. Buscó que se compartieran los beneficios de la mayor productivi-
dad, entre empresarios, trabajadores y la sociedad. ¿Por qué es tan actual su
mensaje? Porque su mensaje de fondo está orientado a la superación de la
pobreza y porque sus propuestas, debidamente actualizadas, podrían generar
grandes beneficios en la economía de Latinoamérica.
Rediseño de procesos 253
ANÁLISIS DE SISTEMAS
(1998, 415 páginas, 26,5 x 18,5 cm.)
Debemos descubrir los sistemas y aprender de ellos para
ayudar en el desarrollo de las organizaciones. La vieja
cosmovisión mecanicista, que considera el mundo esta-
ble y predecible, abre paso a los sistemas: donde prevale-
cen las interacciones, lo evolutivo, el caos, la compleji-
dad y sus compensadores, la humanidad, educación, co-
municación, libertad, creatividad y otras respuestas. Si
pretendemos ignorarla, dar órdenes o sólo poner reglas,
la complejidad se abrirá paso igual, como las aguas de un
río que se pretenden frenar con un “prohibido el paso”.
¿Cómo hacer análisis de sistemas? Con un enfoque al problema-solución que
pasa por comprender la confusión. Algunas herramientas sistémicas son: la
teoría del caos, la teoría de la catástrofe, los círculos virtuosos, la orientación
al cliente, etc.
PLANIFICACIÓN SISTÉMICA
(1997, 240 páginas, 26,5 x 18,5 cm.)
Tradicionalmente, hemos hecho planificación suponiendo
que las condiciones ambientales se mantendrían más o me-
nos constantes. ¡Hoy nos damos cuenta que el entorno varía
con mucha rapidez! y que la velocidad del cambio sigue y
sigue aumentando. Para adaptarnos a esta realidad, la plani-
ficación sistémica recurre a herramientas tales como: parti-
cipación, creatividad y manejo de la incertidumbre del me-
dio. La planificación sistémica nos ayuda a cumplir los sue-
ños, siguiendo un camino que comienza por determinar qué
es lo que queremos, en nuestra empresa o… en nuestra vida. Luego, estable-
cemos un sistema de diferenciación y un plan.
Rediseño de procesos 255
REINGENIERÍA DE NEGOCIOS
(1995, 300 páginas, 26,5 x 18,5 cm.)
La finalidad de la reingeniería es lograr grandes desafíos, por
ejemplo: aumentar la productividad de las personas, las ven-
tas o la producción, no en un 30%, sino en 400% y más.
¿Cómo lograrlo? A través de efectuar grandes cambios en
los procesos del negocio, potenciar a las personas, definir
una estructura organizacional flexible e incorporar tecnolo-
gía. Todo en sintonía con la cultura y estrategia de la organi-
zación.
¿Para qué hacer reingeniería? Para cumplir con la misión de la organización,
tarea en la que deben estar empeñadas todas las personas que ahí laboran,
sirviendo los intereses de los clientes en armonía con los valores de la em-
presa y de la comunidad.
256 Juan Bravo C.