Gestión de Proyectos con

énfasis en PMI
FRAMEWORK
 Ciclo de vida del
Proyecto

3. Ejecución*
NIVEL DE ACTIVIDAD

*Etapas del
proyecto

2. Planeación*

1. Inicio* 5. Cierre*

4. Control*

INICIO TIEMPO TERMINO

 El Ciclo de Vida del Proyecto

1 2 3 4
Inicio
Initiation Planificación
Planning Implementación
Implementation Cierre
Closeout

•Fase de Inicio
– Identificar interesados a alto nivel.
– Valorar las necesidades de negocio y las oportunidades.
– Evaluar los beneficios y costes financieros.
– Establecer objetivos así como requisitos funcionales y técnicos.
– Identificar el propósito y los componentes de un proyecto
mediante el Acta de Constitución.
– Preparar un Documento de Requisitos de Proyecto (PRD).
Influencias sobre un Proyecto
Los proyectos se ven influidos por:

– Interesados clave
• Patrocinador de proyectos (sponsor)
• Cliente
• Otros interesados

– Factores internos
• Sistemas
• Estructura
• Cultura

– Factores externos
• Sociales
• Economicos
• Entorno
• Demanda de mercado
Involucrados en el Proyecto
Director del proyecto

Cliente/usuario

Organización ejecutante

Miembros del equipo del proyecto

Equipo de dirección del proyecto

Patrocinador

Influyentes
 Identificación de los Interesados Clave

•¿Quiénes son los interesados? Considere:

– ¿Quién recibe el resultado del proyecto?

– ¿Quién suministra la información de
entrada?
– ¿Quién tiene capacidad de supervisión?
– ¿Quién tiene otras responsabilidades
relacionadas?
– ¿Quién cosecha los beneficios?
– ¿Quién sufre las penalizaciones?
Identificación de los Interesados Clave

Interesados Clave
 Tipos de interesados

Clientes
Responsable internos Gestor de
funcional y portafolio
Agencias Promotor
regula- externos del
doras proyecto

Sub- Miembros
contra- Proyecto del
tistas equipo

Provee- Usuarios
dores finales
Director Directivos Gestor de
operativo programa
Origen del Proyecto

NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA

AVANCES
TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE
LEGALES LA INSTITUCIÓN
Necesidades de Negocio y Oportunidades

Obsolescencia de producto

Fuerzas competitivas

Un Proyecto se
origina como Requisitos de cliente
respuesta a:

Sugerencias de empleados
Selección del Proyecto
Las prácticas de selección son distintas para cada
organización.

Las mejores prácticas apuestan por la objetividad.

La selección del proyecto casi nunca es puramente

cuantitativa.

La selección debe alinearse con los objetivos

estratégicos de la organización.

La selección es parte integral del equilibrio del portafolio

de una organización.
 Formulación de Proyectos

INTERROGANTES SECUENCIA DE INFORMACIÓN

• ¿Qué? Naturaleza
• ¿Por qué? Justificación / Fundamentación
• ¿Para qué? Objetivos
• ¿Cuánto? Metas
• ¿Dónde? Localización
• ¿Cómo? Metodología
• ¿Cuándo? Ubicación en el tiempo
• ¿Quiénes? Recursos Humanos
• ¿Con qué? Recursos Materiales /Financieros
• ¿Qué costo? Presupuesto
 Herramientas de Selección
Factores Cualitativos
Factores Cuantitativos

Ratio de Beneficio-Coste (Benefit-Cost ratio BCR) Predisposición de los interesados

Valor Actual (Present value PV) Encaje en la organización

Valor Actual Neto VAN (Net present value NPV) Análisis de riesgos

Periodo de Recuperación de la inversión

(Payback period)
 Ratio de Beneficio-Coste (BCR)

•Análisis comparativo de los beneficios vs. costes:

Beneficio

Coste

•Ejemplo:
– El Proyecto A costará M$ 1000 (coste) y generará ingresos por valor de
M$ 1.500 (beneficio)
– El Proyecto B costará M$ 100 (coste) y generará ingresos por valor de
M$ 160 (beneficio)

•¿Qué proyecto tiene el BCR más alto?

Valor Actual (PV)

¿Cuál es el valor hoy

de un flujo de caja futuro?

Recuerde:
• PV = valor actual del dinero
• FV = valor futuro
• i = tipo de interés (también conocido como tasa interna de
descuento, tasa de actualización o coste del capital)
• n = número de periodos desde hoy
 Valor Actual (PV) (continuación)

– Un cliente solicita retrasar el pago de una factura de M$1,000

hasta final del año 2013 (hoy es 1 de Enero/11 de 2012)
ofreciendo a cambio pagar M$1,250.
– Asumamos que el coste del capital para su organización es del
15%.

•¿Es un buen negocio?

Valor Actual Neto (VAN / NPV)
• Determina el valor de una inversión a lo largo
del tiempo:
– Sume el PV de los ingresos de cada año para determinar los
ingresos totales

AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3

Ingresos
Totales

NPV = PV (ingresos) – PV (costes)

– Haga lo mismo con los costes/inversiones

NPV = PV (beneficios) – PV (inversiones)

Valor Actual Neto
(NPV)
¿Qué proyecto es más interesante desde el punto de vista financiero?
 Período de Recuperación de la Inversión

¿Cuánto tiempo se requiere para cubrir el coste del proyecto y

empezar a tener beneficios netos?

Año Proyecto A: Cash Flow Proyecto B: Cash Flow

0 -M$100,000 -M$100,000
1 M$75,000 $0
2 M$75,000 M$50,000

3 $0 M$110,000
Beneficio Neto $50,000 $60,000
$50,000 $60,000

¿Qué proyecto tiene un período de recuperación de la

inversión menor?
 PRD
Un documento formal empleado para comunicar los requisitos del
proyecto a los diferentes interesados
• Documenta los objetivos del proyecto e identifica y prioriza los
requisitos
• Recoge el detalle de soporte del Caso de Negocio
• El Equipo de Proyecto redacta un borrador y la Alta Dirección y/o
los Interesados Clave lo aprueban
• Proporciona una base para la planificación y el diseño del
producto/solución, incluyendo estimaciones de coste y tiempo
• Reduce los errores y por tanto la necesidad de rehacer trabajo en
el proyecto
 DOCUMENTO DE REQUERIMIENTOS DEL PROYECTOS - PRD

NOMBRE DEL PROYECTO Fabrica de Dispositivos LED para Alumbrado Residencial

Enumerar lo que el proyecto tiene que hacer:

1. Construir un fábrica autosostenible
2. Generar ingresos a los propietarios inversionistas del proyecto

Vincular los requerimientos de proyecto con los objetivos de negocio:

1. Finalizar el proyecto con las especificaciones requeridadas
2. Cumplir con el plazo y los costos planificados

Enumerar los elementos de la solución deseada (TO-BE solution):

1. Diseñar un Plan de gestión del proyectos que permita relaizar seguimiento y control a los
avances, cumpliendo asi con las especificaciones técnicas requeridas
2. Implementar de un sistema de Gestión de Calidad que permita ayudar con el
autosostenimiento de los procesos de la fabrica.

• Documento de Requisitos del Proyecto

 MODELO DE MADURACION Y GESTION DE PROYECTOS
INDICE DE DEFINICION
DE PROYECTO

FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 FASE 5

Definición del Ejecución del
Identificación de Evaluación de
Proyecto Operación
Oportunidades de alternativas Proyecto
Negocio

• Desarrollo
Formulación de • Evaluación y selección Definición y Sanción Ejecutar proyecto
operacional del
alternativas de la alternativas. del Proyecto. según alcance y de
proyecto.
oportunidad de acuerdo a lo planeado.
•Conceptualización • Identificación de
negocio.
alternativa seleccionada. nuevas iniciativas.

Viabilidad de la
Evaluación y
oportunidad de Confirmación del caso Seguimiento y
Estructuración del comparación de los
negocio frente a la de negocio. actualización de
caso de negocio. beneficios recibidos
estrategia de beneficios esperados.
vs los planeados.
Ecopetrol.

• Nivel Básico. • Nivel de Detalle.

Estimación costos, • Nivel Conceptual.
Sanción para Comparación
tiempo y recursos • Estimación de costos ejecución
• Control de los costos, económico -
+/- 50%. • Estimación de costos +/- 15%. de cronograma financiera del
+/- 30%.
•cronograma maestro detallado, de recursos plan Vs el real.
•Cronograma de hitos, Recursos. y de planes.
Recursos.

Identificación preliminar
Evaluación del plan
de riesgo: Técnicos, Elaboración plan de Ejecución del plan de
Evaluación de riesgos. de administración
Económicos/financieros, administración de administración de
de riesgos.
Ambientales, Sociales. riesgos. riesgos.

• Formulación de
Alternativas.
•Definición de la
oportunidad en SINE.
•Identificación Riesgos.
• Documento entrega de
la fase.
• Conceptualización de
alternativa.
• Matriz de alternativas.
• Caso de negocio.
• Documento entrega
de la fase.
• Plan de alistamiento y
• Documentación Nivel arranque, Protocolos de • Lecciones
Básico. entrega para operación. aprendidas.
• Informe Definición del • Evaluación ex-post de • Evaluación ex-post
Proyecto. ejecución. económico - financiera.
• Plan de Ejecución del • Reportes de seguimiento. • Plan de operación y
proyecto. • Lecciones aprendidas. Mantenimiento.
• Liquidación y
Capitalización.
 Organización para el
Proyecto
(Estructuras)

POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL

• El personal reporta • Reporta al Líder del • Varios responsables
directamente al Mando proyecto y al Mando
Superior funcional • Superior identificado

• Control total sobre el • Líder de proyecto de • Actúan por

presupuesto, recursos tiempo completo especialidad
materiales
• Autoridad y toma de • Enfoque fragmentado
• El Mando Superior tiene decisiones compartida
responsabilidad
administrativa sobre el
personal

• Puede disponerse de un
pool de recursos
 FACTORES PARA ESCOGER EL TIPO DE
ORGANIZACION

 Complejidad del proyecto

 Tecnología del proyecto
 Tamaño del proyecto
 Duración
 Importancia
 Tipo de cliente
 Frecuencia de cambios al proyecto
 Número de proyectos simultáneos
 Dificultad en el establecimiento de la
organización.
Recomendaciones para escogencia de
organización de Proyectos
 Una sola especialidad - Tradicional
 Diversas especialidades - Matricial
 La organización Matricial requiere apoyo de
la Alta Gerencia
 La selección de la organización debe ser
casuistica
 Un proyecto puede tener durante su
desarrollo varios tipos de organización. (
Ejemplo : tradicional - matricial - equipo
exclusivo -tradicional).
TIPO DE ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto: Establecer una empresa comercializadora de soluciones de

alumbrado Industrial y dispositivos basados en tecnologia LED

El tipo de Organización: Proyectizada.

Argumentos:
- Con este tipo de organización se tienen las siguientes ventajas.
- La Comunicación es mas efectiva
- Esta claramente orientada a la ejecución de proyectos
- La responsabilidad esta en el Gerente de Proyectos
- Cada proyecto cuenta con el presonal necesario para la ejecución
- Dedicación completa del personal al Proyecto

• Organización para su Proyecto