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Funciones del Supervisor

Supervisor: Es una persona que observa desde arriba a un grupo de trabajo o


un equipo y ayuda a sus miembros a desarrollar un trabajo que cree valor para
los clientes.

La contribución de los supervisores consiste básicamente en la parte de “ayuda


a sus miembros” en la definición. La supervisión de hoy se orienta menos a
decir a las personas lo que deben hacer, y más a asumir papeles como asesor,
experto, coordinador, solucionador y evasor de problemas, enlace, constructor
de equipos, proveedor, líder y facilitador. Se trata en gran parte de atender las
necesidades de los empleados para que puedan trabajar juntos con éxito, así
como de planificar y dirigir.

Asesor Coordinador Enlace Proveedor Facilitador


Apoya, enseña Organiza Mantiene Proporciona Busca que sea
y dirige la recursos y contactos información más fácil que
acción de personas para y guía el trabajo y recursos a las personas
individuos alcanzar entre grupos los miembros hagan su
y equipo metas y departamentos del equipo trabajo con
pocas
interferencias

SUPERVISOR

Experto Solucionador/ Constructor Líder


Proporciona evasor de equipo Influye en otros
información Establece Establece el entorno para que aporten
a los miembros procedimientos para la colaboración su mejor esfuerzo
del equipo sobre para minimizar y el trabajo en equipo
todos los aspectos y solucionar
del trabajo problemas

¿En qué consiste el trabajo del supervisor?

Los Supervisores de primera línea en la industria y el comercio constituyen


quizá la fuerza individual más poderosa de la economía estadounidense.
Primeramente la Revolución Industrial con su división del trabajo y en la
actualidad las técnicas de producción en masa, con su mecanización
acelerada, han modificado el papel del supervisor hasta darle una complejidad
asombrosa y a veces frustrante.
El supervisor actual (capataz, supervisor de primera línea, supervisor de línea
frontal, gerente de sección o de departamento, etc.) debe ser energético
dirigente de personas, un planeador eficaz y lleno de ingenio, una buena fuente
de conocimientos técnicos y un mediador hábil entre la administración
normadora y los trabajadores en general. No causa asombro el constante
clamor:”Necesitamos mejores Supervisores”.

Específicamente el Supervisor:

1. Establece el clima de las relaciones humanas al nivel departamental de la


organización.
2. Da actitudes que impulsan a los empleados a tener un mejor desempeño
en su trabajo.
3. Interpreta y aplica las normas de la compañía, las especificaciones y las
órdenes de trabajo.
4. Adiestra a los nuevos empleados y da instrucciones a los antiguos para
que trabajen con seguridad y eficiencia.
5. Asesora y disciplina a los empleados.
6. Inicia y recomienda acciones del personal como ascensos, transferencias,
aumentos de salarios y despidos.
7. Planea y mantiene los programas de tiempo y trabajo.
8. Ajusta y mejora los procedimientos de trabajo utilizando sus
conocimientos acerca de las capacidades de las máquinas y los equipos.
9. Toma las disposiciones necesarias para obtener buena calidad en los
productos o los servicios que están bajo su responsabilidad.
10. Coordina las actividades de su departamento de modo que se puedan
satisfacer las metas económicamente.

El reconocimiento –y la aceptación- del supervisor por la administración


superior ha ayudado a que se le considere miembro esencial e integrado del
grupo administrativo y a asumir todas las responsabilidades de un gerente
completo. El camino no fue fácil. Con demasiada frecuencia el avance fue
penosamente lento. Todavía en la actualidad hay compañías en que la posición
del supervisor es insegura e incierta; sin embargo, en general, ningún otro
grupo de hombres y mujeres ha alcanzado y merecido una atención y una
importancia semejante, en tan corto tiempo, después de una espera tan
prolongada como el de los supervisores estadounidenses.

¿Cuáles son las responsabilidades del supervisor?

Hay pocos trabajos que incluyen tantas responsabilidades. No es fácil dar una
lista de más de un centenar de responsabilidades y deberes específicos. No
obstante, las principales responsabilidades del supervisor apuntan hacia cinco
direcciones y lo obligan a desempeñar eficientemente cinco papeles distintos:

1. Director y adiestrador de sus empleados. El desarrollo de las capacidades


de los empleados y la motivación para que las utilicen requieren que el
supervisor sea persuasivo y firme al establecer directivas. En pocas
palabras, esa es su responsabilidad primordial.
2. Aplicador de ideas. El supervisor es, literalmente, el filo de corte para los
métodos, las técnicas y los mejoramientos que genera él mismo o bien
otros miembros de la administración o especialistas del personal.
3. Colaborador con otros supervisores. El supervisor es miembro de un
grupo de pares y muchos de sus éxitos y fracasos dependen del modo en
que puede influir o verse afectado por sus colegas.
4. Subordinado ante su propio jefe. El supervisor no sólo debe saber dirigir
sino también seguir las indicaciones de quienes ocupan una posición
superior a la suya en la organización.
5. Mediador para las necesidades de los empleados. Al nivel de las quejas,
el supervisor representa a sus empleados en las negociaciones con la
administración, y a la administración, ante los representantes sindicales
de sus empleados.

Se requiere una gran capacidad, mucha dedicación y una considerable energía


para que el supervisor desempeñe estos diversos papeles al afrontar sus
numerosas funciones.

¿Qué ayuda se puede esperar que den otros para aprender a ser mejores
supervisores?

El convertirse en supervisor no es muy distinto de encontrarse en cualquier


situación nueva. Hay algunas personas que se esforzarán todo lo que pueden
para ayudarlo a avanzar y otras que tratarán de crearle dificultades; pero la
mayoría de los individuos se mostrarán indiferentes ante el destino ajeno
porque tendrán que dedicar sus esfuerzos a enfrentarse al suyo propio. Esto
quiere decir que el proceso de aprendizaje será de su incumbencia y no de la
de los jefes o los colegas. Según un refrán antiguo. “El aprendizaje se
adquiere, no se imparte”. En otras palabras si estamos bien despiertos, lo
observamos todo y deseamos aprender, lo lograremos, tanto si alguien asume
la responsabilidad formal por nuestro progreso como si no es así. Por ejemplo,
cuando veamos a alguien a quien respetamos hacer algo que no entendamos,
deberemos preguntarle al respecto. Si hacemos algo que no funciona bien,
tendremos que volver a examinar nuestras experiencias. Hay que describírselo
al jefe y preguntarle qué hubiera hecho él en esa misma situación. En algunos
casos podremos sentirnos avergonzados o ridículos; pero de todos modos
deberemos “obtener” algún aprendizaje de la experiencia. Es así como se
produce en realidad la mayor parte de la educación de los adultos. Habrá que
estar esperando mucho tiempo si se desea que alguna otra persona enseñe a
uno las cosas.
¿Por qué fracasan algunos supervisores?

Cuando un hombre (o mujer) no tiene éxito como supervisor, sólo podrá


descubrirse la razón real de ello mediante un examen de la situación particular.
A veces el individuo mismo no tiene la culpa: es posible que su jefe no le haya
dado el tipo adecuado de adiestramiento y supervisión. Sin embargo, para no
fracasar es preciso examinarse en función de las seis dificultades que siguen,
rebeladas por la Nacional Management Association después de estudiar a
ochenta y seis compañías:

 Malas relaciones personales con trabajadores u otras personas de la


administración. ¡Esta es la principal deficiencia de la lista!

 Deficiencias individuales, tales como falta de iniciativa o inestabilidad


emocional.

 Falta de comprensión del punto de vista de la administración.

 Falta de deseos de dedicar el tiempo y los esfuerzos necesarios


para mejorar.

 Falta de capacidad para planear y organizar el trabajo.

 Incapacidad para ajustarse a condiciones nuevas y variables.

Cualidades de un supervisor útil

Los supervisores tienen una amplia gama de estilos y personalidades; sin


embargo, algunas de las cualidades básicas son importantes para todos los
supervisores eficientes:

 Tener comprensión y empatía hacia los demás.

 Saber escuchar y comunicar.

 Ser capaz de inspirar autoconfianza en los demás.

 Ser justo y leal con compañeros de trabajo y empleados.

 Ser optimistas.

 Ser una persona que delega con buena disposición.

 Tener un interés genuino en desarrollar las habilidades para el


trabajo y estar dispuesto a enseñar a otros.

Observe que todas estas cualidades incluyen relaciones interpersonales que


producen el mejor resultado tanto en el supervisor como en el empleado. La
capacidad de trabajar con personas de manera positiva es muy importante.
Algunas personas tiene el talento natural para supervisar, en tanto otras luchan
con el papel; no obstante, entonces los supervisores naturales necesitan
entender cómo usar sus habilidades interpersonales básicas para tener éxito.
Esto requiere comprender el propósito de la supervisión, así como una gran
práctica en el puesto. Las personas que no tiene un talento natural para el
papel de supervisor pueden adquirirlo mediante la capacitación y la práctica.

Habilidades básicas del supervisor

Ser un buen supervisor no es fácil; sin embargo, los buenos supervisores se


hacen, no nacen. Usted puede aprender y desarrollar las capacidades y
habilidades requeridas para tener éxito.

Habilidad: Es cualquier serie de aptitudes y comportamientos que ayudan a


una persona a cumplir una meta.

Habilidades Técnicas: Son aptitudes importantes para ejecutar un trabajo


específico o utilizar tecnologías especiales. Sin tales habilidades, los
supervisores no pueden realizar un buen trabajo de planificación y organización
de los procesos que definen tareas para su campo específico; tampoco podrán
hacer un buen trabajo para ayudar a sus empleados con capacitación, solución
de problemas y lograr mejoras.

Habilidades para las relaciones humanas: Son las que adquieren al cultivar
relaciones eficaces con otras personas. Es evidente que las habilidades para
las relaciones humanas desempeñan una función vital para facilitar el trabajo
en equipo y son en especial valiosas para supervisar empleados con diferentes
antecedentes culturales. De hecho, si a usted no le gusta interactuar con las
personas, no se convierta en supervisor.

Habilidades conceptuales: Son aptitudes que se requieren para la


recopilación de información a fin de analizarla, interpretarla y llegar a buenas
conclusiones. Los supervisores usan sus habilidades conceptuales a diario
para analizar problemas, desarrollar soluciones y planes de acción y anticipar
las consecuencias de sus decisiones. Aun cuando las habilidades conceptuales
son importantes, no lo son tanto como para garantizar que los supervisores
tomen decisiones apropiadas.

Habilidades para tomar decisiones: Son aptitudes que permiten examinar


alternativas y elegir entre ellas, así como usar diversas herramientas y técnicas
para tomar decisiones. Una parte importante de la responsabilidad del
supervisor o del gerente es decidir qué curso de acción tomar. Como líderes de
equipo, los supervisores también pueden usar sus habilidades para guiar y
facilitar la toma de decisiones del grupo.
Integración de habilidades de supervisión

Desglosar las habilidades en estas cuatro categorías es útil; sin embargo


también es un tanto artificial. Como supervisor, tendrá que usar una
combinación de habilidades para hacer frente a situaciones distintas; de hecho,
los cuatro tipos de habilidades entrarán en juego en la mayoría de las
situaciones. No obstante, saber que pueden asignarse categorías a las
habilidades de supervisión es útil para comprender el comportamiento
organizacional y aprender a convertirse en un supervisor más competente.

¿Dónde se encuentran los actos importantes en las relaciones humanas?

Las relaciones humanas constituyen algo que se produce entre personas: entre
un hombre y su jefe, un trabajador y otro, un especialista del personal y un
supervisor de línea, o un gerente y su supervisor. Se llevan a cabo entre un
individuo y sus compañeros de trabajo, entre una persona y un grupo. Las
interacciones humanas se producen entre un ejecutivo y su departamento,
entre un gerente sus asociados. O bien, a la inversa, entre un trabajador y la
administración en general. Se produce también entre dos o más grupos.
Pueden tener lugar entre el departamento de ventas y la oficina de
contabilidad, entre el departamento de producción y el de mantenimiento o
entre dos facciones de un mismo grupo. Como se puede ver con facilidad,
desde un punto de vista puramente estadístico, el lado individual de las
relaciones humanas ofrece docenas de posibilidades de situaciones a las que
se debe enfrentar cualquier líder promedio.

¿Cómo puede un supervisor establecer metas con su grupo de trabajo sin


sacrificar su autoridad?

A menos que el grupo de personas al que supervisa esté convencido de que lo


que el supervisor desea que hagan es en provecho tanto de ellos como de él
mismo, no obtendrá buenos resultados. La solución está en permitir al grupo
establecer sus metas junto con él mismo y demostrarle que esos objetivos se
deben alcanzar mediante la acción colectiva: trabajo en equipo.

Es natural que un supervisor piense que permitir a los miembros del grupo
intervenir en la toma de decisiones puede resultar perjudicial para su autoridad;
pero no tiene que ser así. Ante todo, anuncie con claridad que conservará el
derecho de veto sobre cualquier decisión del grupo (pero no lo ejerza a menos
que sea absolutamente necesario). En segundo lugar, establezca reglas claras
y anticipadas para su participación y exprese en forma clara esas limitaciones.
Finalmente, proporcione a los miembros del grupo suficiente información para
que puedan apreciar la situación al igual que usted mismo. Las personas se
rebelan contra la autoridad cuando no tienen conocimiento suficiente de los
hechos.
Al afrontar grupos de trabajo, los supervisores deben tratar de hacer que su
papel sea similar al del entrenador de un equipo deportivo. Por ejemplo, ayude
a los empleados a entender las razones por las cuales la reducción de costos
es necesaria para evitar una situación en la que sea preciso despedir
trabajadores. Reciba sus sugerencias con beneplácito. Trate de encontrar
modos de aplicar incluso las ideas insignificantes. Y presente al grupo
información frecuente acerca de las realizaciones. Haga hincapié en que los
buenos logros constituyen el resultado de los esfuerzos unidos del grupo y que
no se deben a sus propias ideas brillantes.

(Por supuesto, es evidente que ciertas decisiones, como las relativas a las
normas de trabajo o las especificaciones de calidad, pueden estar fuera del
control del grupo o de los mismos supervisores. Por consiguiente, es preciso
explicar claramente, desde el principio, cuáles son las condiciones de trabajo
de las que no se puede ocupar el grupo en absoluto.)

¿Qué se puede hacer para comprender mejor las actitudes de los


empleados?

Los supervisores que tienen mayor éxito para obtener la cooperación de sus
empleados son los que más han progresado al tratar de descubrir las razones
por las que los trabajadores piensan y actúan como lo hacen. Sin embargo,
será un error pensar que esa comprensión se puede obtener con facilidad. No
es así. Sin embargo, si se tienen grandes deseos de adquirirla, se puede lograr.

Para entender mejor la actitud de un trabajador debemos interesarnos en él, no


sólo como eslabón productivo de una máquina empresarial sino como persona
que tiene sueños y ambiciones, además de dificultades, como todos los demás.
Nuestro interés no deberá ser superficial o lo reconocerá así y será más difícil
que nunca entenderse con él. De hecho, tendremos que esforzarnos mucho en
corregir nuestras propias actitudes hacia otros para tener el deseo de ver a
cada persona como un todo.

Para comenzar a interesarnos en esa forma por un empleado, lo primero que


debemos hacer es investigar sus actividades fuera del trabajo. Comencemos
con cosas pocos personales, tales como sus marcas en el boliche, sus
proyectos de construir algo para su casa o cualquier afición de la que un
empleado esté dispuesto a hablar con libertad. Si se le sigue demostrando
interés en sus pasatiempos y sus éxitos o fracasos en ellos, se hará que
desarrolle confianza en uno. Si hay otras cosas personales de las que quisiera
hablar: asuntos familiares, dificultades financieras, etc., hay que dejar que lo
haga. De ese modo nadie podrá decir que el supervisor es un entrometido.

Poco a poco, con sólo escuchar y demostrar interés sincero por un empleado,
se pondrán de manifiesto las razones de sus actitudes. No habrá necesidad de
tratar de darle consejos o mostrarse demasiado lleno de simpatía por él en sus
asuntos. De hecho, eso podrá resultar peligroso. Para la mayor parte de las
personas el oído dispuesto a escuchar es suficiente.
En el caso de la mayoría de las personas, es un error utilizar el método directo:
el preguntarles por qué son sus actitudes como son. Por ende, lo mejor es
tomar un rodeo para descubrir las actitudes ocultas de un empleado y la razón
de que las tenga.

¿Cuál es la responsabilidad del supervisor por la condición general de las


actitudes en su sección?

Lógicamente, un supervisor se encuentra en la mejor posición para controlar


las actitudes de los empleados a su cargo. Puesto que los contactos del
supervisor son personales y frecuentes, puede contribuir mucho a la
comprensión de los cambios de actitudes y entrar en acción para mejorarlas o
evitar que empeoren.

No obstante, sería engañoso no reconocer que la administración media y la


superior tienen efectos significativos en las actitudes. Los supervisores son
seres humanos y también los empleados. Es muy natural que el supervisor
refleje en sus actitudes la consideración que recibe o no por parte de la
administración superior. Por otra parte, la actitud del supervisor, buena o mala,
se suele reflejar con frecuencia en los empleados de línea. No obstante, en
general el supervisor tiene la clave de las actitudes de sus empleados en el
taller.
TRABAJO EN EQUIPO

Sinergia: Los empleados que trabajan juntos pueden hacer más de lo que
lograrían trabajando por separado, es decir un conjunto de acciones
simultáneas por distintas personas que tienen un efecto total que es más que la
suma de sus partes.

Grupo de trabajo: Es un número de empleados que forman una unidad


reconocible y responsable de algún resultado, pero cuyo trabajo individual no
depende necesariamente del trabajo de alguien más de manera directa.

Equipos de trabajo: Es un grupo, cuyos miembros trabajan juntos de manera


coordinada y con apoyo mutuo, son responsables ante los demás y usan
sus habilidades complementarias para cumplir un propósito o meta común.

Grupo-Equipo de trabajo: Los empleados todavía tienen tareas individuales


específicas a desarrollar, pero reconocen su interdependencia para entregar un
producto o servicio final.

Equipo interfuncional (o interactivo): Miembros de distintas áreas


funcionales que se reúnen para trabajar en un proyecto o tarea común.

Equipo de proyecto: Un grupo de empleados, que por lo común opera de


manera temporal, y su tarea consiste en diseñar o desarrollar políticas,
procedimientos, productos o servicios para la organización.

Equipo funcional: Casi siempre un grupo permanente de empleados de línea


que trabajan juntos en un mismo departamento o área funcional para generar
algún resultado.

Dinámica de equipos: El trabajo en equipo requiere práctica. El


establecimiento de equipos y un enfoque en los procesos requieren un
compromiso a largo plazo de la alta gerencia para que tengan éxito.