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21/1/2018 7 consejos para gestionar proyectos con Excel | Proyectos en Excel

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7 consejos para gestionar proyectos con


Excel

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Gracias a Excel, las empresas y profesionales pueden llevar un control exhaustivo de sus proyectos
sin ser necesarios altos conocimientos informáticos.  Una gestión adecuada de los proyectos permite
ser más eficientes, controlando mejor los recursos y los tiempos.

Así, cuando trabajamos en un proyecto, debemos controlar distintos aspectos como los siguientes:

Las tareas de las que se compone el proyecto


Recursos para cada tarea y por ende, para cada proyecto. Se refiere a recursos humanos y materiales.
Fechas de inicio y final del proyecto
Clientes de cada uno de nuestros proyectos
Evolución del proyecto, lo que queda por finalizarlo.

Pasos necesarios para controlar tus proyectos con


Excel
En este artículo os daremos 7 consejos para gestionar tus proyectos en Excel:

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1. Divide el proyecto en tareas


En general, los proyectos se dividen en tareas de distintos tipos y para llevar un mejor control debemos
representar cada tarea en Excel. Por ejemplo, un proyecto de elaboración de una página web para un
cliente se dividiría en: diseño maqueta, diseño plantilla, programación, cargar contenido, seo, etc.

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gestion-vacaciones-personal#main)

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2. Fecha de inicio y nal de cada proyecto


Debes darle a cada proyecto una fecha de inicio y final, esto nos permitirá no perder nunca de vista
cuánto queda para la entrega del mismo, así como cuándo debemos comenzar.

3. Duración del proyecto


Está relacionado con el punto anterior, es importante establecer el tiempo de cada proyecto, que
podemos obtenerlo con la suma de los tiempos estimados de cada tarea que lo compone.

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4. Recursos asignados
Debemos asignar a cada proyecto tanto los recursos humanos como materiales necesarios para su
desarrollo. Así, siguiendo con nuestro ejemplo, debemos asignar a este proyecto los recursos humanos
con nombre: 1 programador(https://es.justexw.com/)
(Luís Domínguez), una diseñadora (Laura
Plantillas Benítez)
para y un técnico
descargar  de marketing
(Andrea Pérez). En  cuanto a los recursos materiales podrían ser: imágenes del cliente, hosting y dominio,
etc.
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5. Estado de las tareas


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Debemos llevar un control de la realización de las tareas, controlando sus estados: comenzadas, en
desarrollo, finalizadas…Además, podemos utilizar algunos de los gráficos de Excel
(https://es.justexw.com/tutoriales/como-hacer-graficos-en-excel) para representar la evolución de las
mismas.

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6. Asigna cada proyecto a su cliente



Esto nos permitirá también llevar un control de los contactos que establecemos con él. Así, podemos
recoger las reuniones con los clientes, por ejemplo: una reunión antes de comenzar el proyecto, otra a
mitad del mismo y otra al final y entrega. Podemos controlar los acuerdos de las reuniones, así como las
fechas en las que se realizan.

7. Cerrar el proyecto
Finalizado el proyecto, no nos podemos olvidar de cerrarlo cuando todo esté ok y entregado al
cliente. Si cobramos a la entrega, también debemos controlar el pago.

Si controlamos todos estos aspectos de cada uno de los proyectos que llevamos a cabo, seremos más
productivos, controlaremos mejor los tiempos y los recursos y por lo tanto, podremos ser más eficientes
y obtener más beneficios.

A la hora de crear un nuevo proyecto, debemos tener en cuenta los que estamos desarrollando en ese
momento para asignar los recursos humanos y darle la fecha de comienzo. Es decir, tenemos que tener en
cuenta cuándo tendremos los recursos humanos disponibles ( porque hayan finalizado el anterior). Por
ello, lo interesante es poder ver en una misma hoja de Excel la evolución de todos los proyectos en los
que estamos trabajando o en los que trabajaremos en breve.

Además, Excel dispone de un elemento,  de los que ya hemos hablado en otro artículo, los gráficos que
nos permitirán representar la evolución de las tareas (https://es.justexw.com/tipos-de-graficos-en-excel-
realmente-utiles.html) para poder percibir en qué estado se encuentra el proyecto.

No obstante,  siempre podemos recurrir a una plantilla de Excel para la gestión de proyectos


(https://es.justexw.com/plantillas/seguimiento-de-proyectos-en-excel), elaborada por nosotros mismos
o buscarla en Internet, adaptándola a nuestras necesidades.

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