INTRODUCCIÓN

Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba,

confirma o justifica alguna cosa, al menos, que se aduce con tal propósito, los mismos, por
su naturaleza se pueden clasificar en públicos o privados. El documento público, que el
otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por un registrador,
notario, secretario judicial u otro público competente para acreditar algún hecho, la
manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se producen. En cuanto al
documento privado; redactado por las partes interesadas, son testigo o sin ellos, pero sin
ser intervenidos de registrador, notario u otro funcionario público que le de fe o autoridad.
En la actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por
reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los
documentos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de Administración
y la forma externa de dichos actos. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la conservación de
los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o
vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.

CLASE DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración es a la vez medio y comunicación de

información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva
y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes
rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos. Documento de Archivo:
determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por
una entidad pública o privada, debido a sus actividades o funciones.
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada
por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen
su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e
histórico.