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F2 15 Potter VF 13-04-2011 PDF
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Potter R y H Rygnestad. 2010. Organizando y Administrando los Acuerdos y Contratos. En Gestión de la Propiedad
Intelectual e Innovación en Agricultura y en Salud: Un Manual de Buenas Prácticas (eds. español P Anguita, F Díaz, CL Chi-
Ham et al.). FIA: Programa FIA-PIPRA (Chile) y PIPRA (USA). Disponible en línea: http://fia.pipra.org.
Los Editores concedieron el permiso de usar este material.
© 2010. R Potter y Rygnestad H. Compartiendo el arte de la gestión de la PI: la reproducción y la distribución a través de
internet para fines no comerciales, está permitida y fomentada.
2.1 Requerimientos durante las negociaciones es vital que el personal responsable de implementar
Los contratos comienzan como una potencial los términos del contrato tenga acceso a los
relación entre dos o más partes. Idealmente, estas documentos para que puedan asegurarse de
negocian un acuerdo que termina en un contrato que tanto los derechos como las obligaciones se
firmado, pero este puede fracasar o quizá hasta cumplan. Por ejemplo, las cuotas de licencias
ser abandonado si las partes no logran ponerse deben ser pagadas y las fechas de reporte deben ser
de acuerdo o si de alguna manera el proceso cumplidas. Además, un contrato puede obligar a
se interrumpe. El nivel al cual la actividad una de las partes a dividir los fondos, a seguir con
prefirma debe ser capturada en un sistema de atención el desarrollo del producto, a conceder
administración de contratos depende de las partes derechos sobre materiales derivados a terceros o
involucradas y del modo en el que el acuerdo haya a obtener tales derechos de terceros. Los métodos
sido firmado. Las siguientes preguntas deben de almacenamiento y acceso a los contratos
ser consideradas: ¿Será valioso para las partes dependerán, en gran parte, del tamaño y de los
involucradas o para los futuros negociadores recursos de la organización, lo que se discute en
tener registrada la historia de las negociaciones? detalle más adelante.
¿Tuvieron algún peso sobre el acuerdo final
las comunicaciones durante las negociaciones? 2.3 Requerimientos luego del vencimiento de
¿Podrán las negociaciones (especialmente si un contrato
no resultan en un acuerdo) afectar potenciales Cuando un contrato expira o se termina antes de
acuerdos futuros?1 El personal que formó parte de su fecha de vencimiento, las partes involucradas,
las negociaciones probablemente pueda responder en general, aun tienen varias obligaciones legales
estas preguntas. En términos generales, en una unas con otras. Por ejemplo, todas las partes están
pequeña organización puede que no sea esencial sujetas a cláusulas de confidencialidad que duran
llevar un registro formal de tal información. más que el período del contrato. Pueden existir
Sin embargo, en organizaciones más grandes, otras obligaciones también, como la que tiene
una rotación alta de personal y un número de una parte de ceder los derechos sobre materiales
contratos mayor generalmente se traduce en una originales o derivados. El grado con que cada
“memoria institucional” más corta, y en una parte cumpla con sus obligaciones puede afectar
mayor necesidad de llevar registros formales de directamente el éxito de acuerdos futuros, por lo
información. tanto el personal administrativo y el gerencial
deben estar familiarizados con las obligaciones
2.2 Requerimientos para contratos activos de todas las partes. Para facilitar este intercambio
Es importante mantener guardado un contrato de información, los requerimientos de un sistema
firmado en un lugar seguro; sin embargo, también de administración de contratos incluyen materias
Obligación
Negociación Actividad (por ejemplo confidencialidad)
• Alcance de los términos de confidencialidad les conceda acceso a material sensible. En una
• Vencimientos dentro de los cuales los aplicación Web, partes externas pueden inclusive
productos o información deben entregarse tener acceso directo a información relacionada
• Vencimientos dentro de los cuales los a sus propias obligaciones, reduciendo así el
fondos deben transferirse número de pedidos manejados por la oficina de
• Palabras clave o un breve resumen que administración de contratos.
describa el alcance del contrato Un sistema de administración de contratos
• Enlaces electrónicos al/los documento/s que combine archivos electrónicos de
documentos con una base de datos con motor de
Las bases de datos con motor de búsqueda búsqueda también puede ser diseñado para que
tienen varias ventajas. Ellas pueden: puedan acceder usuarios en un punto central o
• Reducir el tiempo y recursos necesarios desde una estación de trabajo o una red interna
para encontrar documentos físicos o (Intranet) en un solo lugar o a través de una
electrónicos Red Virtual Privada (VPN) uniendo distintas
• Incorporar búsquedas de textos dentro de locaciones geográficas. El acceso por medio de
documentos electrónicos siempre que los una red es un beneficio siempre y cuando las
mismos hayan sido hechos accesibles por conexiones sean seguras y tengan tiempo de baja
medio de un proceso de Reconocimiento mínimo. Esto es particularmente importante
de Carácter Óptico (OCR) si el sistema íntegro está en otra locación, sin
• Producir recordatorios automáticos punto de acceso central en el lugar, si se cae la
de expiración de contratos y futuros red.
vencimientos
• Ayudar a identificar potenciales conflictos 3.1.2 Seguridad de la información
de interés antes de que se firmen nuevos Sin importar las medidas que se utilicen, un sistema
contratos de administración de contratos se encontrará
con problemas de seguridad relacionados con la
Las bases de dato con motor de búsqueda pérdida de información y acceso de usuarios no
cuando se diseñan apropiadamente pueden autorizados.
ayudar al personal a encontrar la aguja en el pajar. Pérdida de información. Sin importar cómo
No sólo pueden encontrar cualquier documento se archive la información, esta se puede perder
que contenga un término en particular, sino que debido al fuego, a una inundación, a un robo u
también pueden ser diseñadas para automatizar otras catástrofes, por lo que es importante tomar
búsquedas de información, como pagos medidas para prevenir los daños. Estas incluyen
pendientes, reportes retrasados o vencimientos cajas fuertes, alarmas contra incendio, sistemas
próximos. de riego, sistemas antirrobo y gabinetes anti-
Acceso al sistema. Todos los empleados fuego e impermeables. Las probabilidades de
necesitan un nivel diferente de acceso al pérdida de información son minimizadas aún
sistema, dependiendo de sus obligaciones. Un más si se mantienen las copias impresas y las
empleado que escanea documentos e ingresa electrónicas en locaciones separadas. También es
información probablemente requerirá un nivel una buena idea mantener una copia de seguridad
de acceso menor que uno que necesita acceder a electrónica en una tercera locación. Servicios
registros o información especifica. Por ejemplo, de almacenaje y copias de seguridad pueden ser
un sistema puede ser diseñado para que solo comprados y/o manejados comercialmente o por
muestre los detalles de contratos seleccionados otros departamentos de su organización. Estos
a usuarios autorizados. El personal puede proveedores de servicios deben garantizar que
generar estadísticas sobre el desempeño general cuentan con medidas apropiadas para prevenir
(tales como el número de contratos finalizados, accesos sin autorización y pérdida accidental de
pagos realizados o reportes atrasados) sin que se información.
Acceso sin autorización. Salas de almacenaje funcionan, pero también de los que no funcionan,
bajo llave, gabinetes y cajas fuertes, en general, información que suele ser más útil.
previenen el acceso no autorizado al material
impreso. Archivos electrónicos y bases de datos 3.2.2 Seleccionar una herramienta nueva
pueden tener un mayor riesgo de acceso no Soluciones de baja tecnología. Un sistema de
autorizado que material impreso, especialmente administración de contratos es más que un
si se mantienen en otro sitio. El tráfico de la red software como una base de datos y, con ciertas
debería ser cifrado y se debieran utilizar nombres limitaciones en el acceso y seguridad, las soluciones
de usuario y contraseñas para asegurar que sólo el de baja tecnología aun pueden ser viables si los
personal autorizado puede ingresar, ver o alterar recursos son limitados. Algunas organizaciones
información. usan sistemas de archivos impresos con hojas de
Soporte técnico informático. Tener soporte resúmenes impresos, actualizados continuamente,
técnico interno es esencial debido a la cada vez para cada contrato. La hoja de resumen es buena
mayor dependencia de la tecnología informática. para una rápida referencia, pero puede ser difícil
Si a una organización le faltan recursos para de acceder. Como ya se señaló, un sistema de
contratar a tiempo completo un equipo de copia de seguridad es importante para evitar la
asesores técnicos, debe entrenar a miembros del pérdida de información.
personal para que solucionen problemas comunes Bases de datos simples. Otras organizaciones
de las computadoras. Problemas más complejos diseñan y mantienen bases de datos basadas en
deberán ser atendidos por personal externo de la computadora, en su forma más simple; por
confianza y respuesta rápida. ejemplo, hojas de cálculo o documentos de texto.
Esto mejora la accesibilidad, activa una revisión
3.2 Recursos disponibles más rápida y puede ser suplementado con algún
Luego de definir las necesidades de acceso y tipo de sistema de recordatorio para fechas límites
seguridad de la información de su organización, y obligaciones.
el siguiente paso es determinar cómo afectarán Paquetes de software de bases de datos. Algunas
los recursos disponibles al diseño del sistema y organizaciones deciden utilizar expertos internos
su implementación. Cuando se toman en cuenta o externos para diseñar una herramienta de base
los recursos disponibles, el plan original muchas de datos más compleja en paquetes de software,
veces debe ser revisado para incluir aspectos como: tales como Microsoft® Access o FileMaker® Pro.
necesidades recientemente descubiertas, cambios Estos paquetes de software proveen una facilidad
en la experiencia del personal, nuevas tecnologías de manejo para el usuario para diseñar y mantener
y la reducción de los fondos disponibles. las bases de datos. Acercamientos más avanzados
pueden incluir otros software, como Oracle®,
3.2.1 Identificar herramientas existentes y MySQL™, Microsoft® SQL Server y DB2®. Utilizar
procedimientos estos paquetes permite que las herramientas se
El primer paso es identificar todas las diseñen más a medida y es una buena opción si
herramientas existentes que se usan actualmente una organización dispone de personal con cierta
para la administración de contratos dentro de experiencia en el manejo del software de su
la organización, las que podrían ser sistemas de elección.
archivo, procedimientos, hojas de cálculo o bases Herramientas de estante. Existen paquetes
de datos más avanzadas y sistemas de recordatorio. de software diseñados para la administración de
Estas herramientas pueden ser usadas como contratos que están más o menos listos para su uso al
modelos para diseñar componentes del nuevo “quitarlo del estante”. Es importante asegurarse de
sistema. Como se explicó antes, los gestores de que el software tenga las características necesarias.
contratos pueden brindar una buena perspectiva Aunque las herramientas de estante pueden ser
sobre las herramientas y procedimientos que personalizadas hasta cierto grado, puede que tenga
más sentido para una organización rediseñar sus
procedimientos que tratar que una herramienta de completado la transferencia inicial, mantener
estante cumpla con los requisitos para los cuales el la base de datos y el sistema al día deberá ser
sistema no fue diseñado. considerado como una tarea que consume
Herramientas construidas a medida. Otra tiempo. Si se necesitase un cambio de diseño al
opción es tener herramientas hechas a medida. sistema, también se necesitará asignar tiempo
Un proveedor forja una aplicación de acuerdo para cumplir este objetivo.
a las necesidades del cliente. Mientras más La cantidad de entrenamiento necesario,
compleja sea la herramienta, más tiempo y debido a un cambio en el sistema de administración,
recursos consumirá su diseño e implementación dependerá de la complejidad del sistema y de las
y mayor costo. La implementación de software habilidades existentes del personal. El personal
hecho a medida debe costar cerca del doble de se puede entrenar en tareas como archivar,
lo que cuesta la herramienta en sí. Es importante ingresar información, hacer reportes y solucionar
recordar que sistemas más avanzados (y más problemas diarios. Los proveedores de sistemas de
costosos) no siempre son la mejor o la más administración comercializados ofrecen sesiones de
efectiva solución. entrenamiento, en general, con un costo adicional.
Muchas empresas proveen sistemas de
software para gestionar bienes de propiedad 3.2.4 Seleccionar la infraestructura de
intelectual, incluyendo patentes (en su mayoría tecnología de informática
patentes de los Estados Unidos) y licencias de La selección de la infraestructura de la Tecnología
inventos. Muchos de estos sistemas pueden de Informática (TI) se guía ampliamente por el
personalizarse a medida, incluyendo paquetes balance entre accesibilidad y seguridad discutido
de software que los clientes o la empresa deben más arriba. Un sistema de administración de
modificar según sus necesidades. Todos los contratos puede incluir uno o todos los siguientes
sistemas son bastante costosos. Es probable que puntos:
sean más útiles a grandes instituciones y empresas • Locaciones de archivos físicos. Gabinetes
de investigación. Se puede encontrar una lista de a prueba de fuego y agua que pueden
proveedores y enlaces a sus páginas Web en las guardar originales impresos, o medios de
notas finales de este capítulo.2 copia de seguridad que no requieren acceso
Por último, hay muchas otras opciones frecuente.
para sistemas de administración de documentos • Computadora/servidor. Una computadora
menos especializados y menos costosos. Con una o servidor con el software necesario para
simple búsqueda encontrará 20 ó 30 empresas guardar todos los documentos electrónicos
que proveen tal software. Es muy posible que y herramientas de bases de datos; en otras
versiones futuras de sistemas operativos o palabras, el punto de colección central. La
paquetes de software de productividad incluyan organización debería obtener consejos de
tales aplicaciones. Sin embargo, como se discute profesionales de TI y soporte de continuo
en este capítulo, la administración de contratos es de TI para asegurar la seguridad de la
mucho más que solamente el almacenamiento y información.
acceso de documentos. • Sistema de copia de seguridad. Un sistema,
ya sea otra computadora o medio de
3.2.3 Consideraciones del personal almacenaje, que automáticamente copia la
Cuando se transfiere información del sistema información del sistema de administración
viejo al nuevo llevará un tiempo considerable de contratos cada una hora, un día, o una
localizar los documentos existentes, convertirlos semana, dependiendo de la frecuencia con
a archivos electrónicos e introducir la que se actualice. Si las copias automáticas
información correspondiente a la base de datos. son imposibles, se deberán realizar copias
Al mismo tiempo, los contratos nuevos deben manuales; por ejemplo, en discos rígidos
ser introducidos al sistema. Cuando se haya u otros medios de almacenamiento. Las
Penalidades por pagos atrasados Dinero ahorrado porque los pagos son
procesados a tiempo
sean más fáciles. Si se compra un sistema propio criterio. Monitorear los beneficios de un
de estante o diseñado por un desarrollador sistema nuevo no sólo ayuda a justificar el gasto,
externo, el proveedor del servicio debe dar sino que también ayuda a identificar los aspectos
soporte en el sitio o por teléfono. del sistema que necesitan revisión.