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DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS EN UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS EN ISO 9001-2000

DOCUMENTACIÓN EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD


• Necesidad de evidenciar la planificación del SGC  4.2.3 Control de documentos
• Complejidad de los procesos y actividades de la organización  4.2.4 Control de registros
• Necesidad de definir y comunicar las Interacciones de los procesos  8.2.2 Auditoría de calidad
• Garantizar una adecuada comunicación de las disposiciones del SGC  8.3 Control pdto no conforme
• Cambios y rotación del personal  8.5.2 Acciones correctivas
• Falencias en la competencia del personal  8.5.3 Acciones preventivas
• Herramienta de entrenamiento  4.2 Manual de calidad
• Apoya el cumplimiento y la evidencia de requisitos obligatorios  4.2 Política de calidad y Objetivos de calidad
• Necesidad de definir los criterios de la auditoría interna
• Preservación del saber y hacer de la organización
• Unificación en el enfoque y la ejecución de las actividades y procesos MANUAL DE CALIDAD
• No lo hago porque no sabía................ • Alcance del sistema de gestión de la calidad
• Si con documentos se presentan problemas de dispersión, como será sin ellos? • Detalles y justificación de exclusiones
• Referencia o procedimientos del sistema de gestión de la calidad
• Descripción de la interacción entre los procesos
POSIBLES ACTIVIDADES PARA LA ACTUALIZACIÓN

Algunas “POSIBILIDADES” para las actividades de adecuación puede ser:


 Integración del comité gerencial.
 Validar las metas organizacionales
 Validar la identificación de requisitos y expectativas de los clientes
 Validar la identificación de requisitos legales asociados al producto
 Validación de la política de calidad
 Validar o definir objetivos de calidad
 Entrenamiento en ISO 9000:2000 en la organización
 Evaluación del SGC respecto a la norma ISO 9001:2000
 Validar la identificación de los procesos necesarios para suministrar el producto
a sus clientes Actualizar la documentación del SGC
 Implementar las nuevas disposiciones para el SGC
 Auditoría interna con los requisitos de la norma ISO 9001
 Definición e implementación de acciones correctivas en el SGC
 Revisión gerencia del SGC con los requisitos ISO 9001:2000.
 Solicitar la actualización de la Certificación

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CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS

DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE CALIDAD

PIRAMIDE DE LA DOCUMENTACION

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N2. Subprocesos: Son partes bien definidas en un proceso. Es la división que puede tener
un proceso.
¿QUÉ ES UN PROCESO?
Su identificación puede resultar útil para aislar los problemas que pueden presentarse y
Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales posibilitar diferentes tratamientos dentro de un mismo proceso.
transforman elementos de entrada en resultados.
N3. Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los
Norma ISO 9000 procedimientos se expresan en documentos.

ELEMENTOS A IDENTIFICAR N3. Actividad: Es la suma de tareas o acciones que se deben desarrollar para lograr los
productos. normalmente se agrupan en un procedimiento para facilitar su gestión. La
• Cliente Inicial: Son aquellos que solicitan el producto o servicio final. secuencia ordenada de actividades da como resultado un subproceso o un proceso.
• Cliente Final: Son aquellos que reciben un producto o servicio al final. Normalmente se desarrolla en un departamento o función.
• Fronteras o Limites: Define los siguientes aspectos que incluye el proceso y que
no incluye, los insumos y exsumos del proceso, los departamentos involucrados SEGÚN SU FUNCION
etc.
CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

1. Según su jerarquía
2. Según su función
3. Por la combinación de ambos
Operación: Procesos involucrados directamente en la transformación para la realización del
SEGÚN SU JERARQUÍA producto o servicio que el cliente desea. Ej:

– Procesos relacionados con el cliente.


– Diseño y desarrollo de productos.
– Compras
– Producción y prestación del servicio
– Preservación del producto
Control: Proceso cuyo objetivo es verificar los resultados de los procesos operativos y de
soporte. Ej:

– Medición y Seguimiento del producto


– Auditoría
– Revisión por la Dirección
– Evaluación del servicio
N1. Macroproceso: Conjunto de procesos, relacionados y enfocados hacia el cumplimiento Apoyo/Soporte: Proceso cuyo objetivo es orientar los resultados del Sistema de Gestión y
de la misión. procurar los recursos requeridos. Ej:

N2. Proceso: Conjunto de actividades que transforman entradas en salidas (o productos) – Control Documentos
utilizando recursos y aplicando controles. – Gestión de Recursos (Humanos, financieros, infraestructura)
– Comunicación Interna

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– Mejora continua DOCUMENTACION DE PROCESOS

Contingencia: Procesos cuyo objetivo es actuar para dar el tratamiento a las desviaciones y Es llevar a formas gráficas y escritas el modo de hacer el trabajo.
para tomar acciones que propendan por el mejoramiento del sistema y la eliminación de
fallas inesperadas Ej: CARACTERISTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN.
– Atención de quejas y reclamos
– Control de productos no conformes • Actualidad de la información.
• Integridad de la información. Principio a fin del proceso
CARACTERÍSTICAS DE LOS PROCESOS: • Claridad y simplicidad. Fácilmente comprendidos por todos en la organización
• Flexibilidad: Adaptables a cambios.
• Se pueden describir las entradas y las salidas. • Responsables.
• El Proceso cruza uno o varios limites organizativos funcionales. Cumplir el ciclo PHVA
• Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso
responde a la pregunta "QUE", no al "COMO". CARACTERIZACIÓN DE PROCESO
• El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la • Describe en forma resumida las actividades, entradas y salidas, clientes y
organización. proveedores de un proceso.
• El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y
actividades incluidos en el mismo.
• Tienen un responsable
• Tienen límites bien definidos
• Tienen interacciones y responsabilidades internas bien definidas
• Tienen procedimientos documentados y requisitos de entrenamiento.

ELABORACIÓN DE LA RED DE PROCESOS

FORMATOS
Son documentos donde se consignan los datos obtenidos en el desarrollo de una actividad,
convirtiéndose en registros que dan evidencia de una actividad ejecutada.

PROCEDIMIENTOS
• Conjunto de pasos que explican la forma de llevar a cabo una actividad.
• Debe especificar el QUE se hace, el COMO se hace y quien es el RESPONSABLE.

INSTRUCTIVOS: Son documentos que amplían y detallan la información de una actividad.

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DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE CALIDAD

INDICE CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS

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