EL ALCANCE DEL

GESTIÓN DE
PROYECTO
PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE DEL
PROYECTOS PROYECTO

Alpuente Hermosilla, Jesús

Arribas Navarro, Tomás
Esteve Asensio, Guillermo

MO-TIC

GESTIÓN DE

¿ De qué vamos a hablar ?

PROYECTOS

 OBJETIVOS:

 Identificar los procesos de gestión del alcance del

proyecto.

 Diferenciar el alcance del proyecto del alcance del

producto.

 Aplicar herramientas y técnicas para definir y

gestionar el alcance del proyecto.

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MO-TIC

1
GESTIÓN DE

¿ De qué vamos a hablar ?

PROYECTOS

 Los objetivos responden a …

 Importancia de asegurar que el alcance de un

proyecto ha sido definido completamente y con
exactitud.
 Relación entre el valor medible para la organización
(MOV) y el alcance del proyecto.
 Importancia de disponer de procedimientos de
control del alcance.
 Comunicación de los procesos de control del alcance
a los promotores de un proyecto.

2 EL ALCANCE DEL PROYECTO 23/11/06

MO-TIC

GESTIÓN DE

Esquema a seguir
PROYECTOS

 Introducción al alcance del proyecto

 Iniciación del alcance

 Planificación del alcance

 Definición del alcance

 Verificación del alcance

 Control de cambios del alcance

3 EL ALCANCE DEL PROYECTO 23/11/06

MO-TIC

2
GESTIÓN DE
Introducción al alcance del
PROYECTOS proyecto
 Alcance: Definir límites del trabajo y partes del
proyecto.
“Hacer lo que hay que hacer y no hacer lo que no
hay que hacer”.

 Alcance del producto vs. Alcance del proyecto.

 Producto → características y funciones.
 Proyecto → trabajo a realizar para obtener el
producto.

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MO-TIC

GESTIÓN DE
Introducción al alcance del
PROYECTOS proyecto

5 EL ALCANCE DEL PROYECTO 23/11/06

MO-TIC

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GESTIÓN DE
Introducción al alcance del
PROYECTOS proyecto
 INICIACIÓN DEL ALCANCE: Comprometer a la
organización para empezar la siguiente fase del
proyecto.

 PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE: Desarrollo de

un plan escrito del alcance que sirva de base para
futuras decisiones a tomar.

 DEFINICIÓN DEL ALCANCE: Identificar las

entregas del proyecto y del producto que configuran el
MOV del proyecto.
6 EL ALCANCE DEL PROYECTO 23/11/06
MO-TIC

GESTIÓN DE
Introducción al alcance del
PROYECTOS proyecto
 VERIFICACIÓN DEL ALCANCE: Confirmar que
el alcance del proyecto es exacto, completo y sigue el
MOV del proyecto.

CONTROL DE CAMBIOS EN EL ALCANCE:

Asegurar que se dispone de los controles que permiten
gestionar los cambios del alcance una vez que se ha
fijado el alcance del proyecto.

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MO-TIC

4
GESTIÓN DE

Iniciación del alcance

PROYECTOS

Proceso por el que se reconoce formalmente

…
 Que existe un nuevo proyecto o

 Que un proyecto existente debería continuar en

su próxima fase.

 Enlace del proyecto con el trabajo

continuado que desarrolla la organización.

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MO-TIC

GESTIÓN DE

Iniciación del alcance

PROYECTOS

 EXCEPCIONES:
 En función de la organización ▶estudios
previos (viabilidad, plan preliminar) iniciados por
la organización de forma separada.

En función del tipo de proyecto ▶

proyectos de servicio interno y de desarrollo de
nuevo producto se inician informalmente con
cantidad de trabajo limitada para asegurar
aprobación de iniciación formal.

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MO-TIC

5
GESTIÓN DE

Iniciación del alcance

PROYECTOS

CAUSAS QUE MOTIVAN LA AUTORIZACIÓN

DE LOS PROYECTOS:
Demanda de mercado.
Necesidad del negocio. Estímulos
Petición del cliente. Problemas
Avance tecnológico. Oportunidades
Requisito legal. Requisitos comerciales

El gestor ha de tomar una decisión sobre cómo

responder.

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GESTIÓN DE

Iniciación del alcance

PROYECTOS

HERRAMIENTAS
ENTRADAS Y TÉCNICAS
SALIDAS

1. Descripción de 1. Métodos de 1. Contrato

producto selección de 2. Asignación del
2. Plan estratégico proyecto gestor al proyecto
3. Criterios de 2. Evaluación 3. Restricciones
Selección externa 4. Asunciones
4. Información
Histórica

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MO-TIC

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GESTIÓN DE

Entradas de la iniciación
PROYECTOS

 Descripción del producto.

 Documenta las características del producto o servicio
a crear por el proyecto.
 La descripción crece con las distintas fases.

 Plan estratégico.
 Se han de seguir los fines estratégicos de la
organización.

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GESTIÓN DE

Entradas de la iniciación
PROYECTOS

 Criterios de selección de proyectos.

 Información histórica.
 Sobre decisiones de selección y realizaciones
previas.
 Sobre resultados de fases previas.

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MO-TIC

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GESTIÓN DE
Herramientas y técnicas en la
PROYECTOS iniciación
 Métodos de selección de proyectos. (Modelos
de decisión).
 Categorías:
• Métodos de medida de beneficios.
• Métodos de optimización forzada.
 Puede tratarse como una fase del proyecto.

 Evaluación por expertos.

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GESTIÓN DE

Salidas de la iniciación
PROYECTOS

 Contrato del proyecto.

 Documento que reconoce formalmente la existencia
del proyecto.

 Asignación/Identificación del gestor del

proyecto.
 Asignación antes del comienzo de la ejecución.

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MO-TIC

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GESTIÓN DE

Salidas de la iniciación
PROYECTOS

 Restricciones.
 Los proyectos realizados por contrata son
restrictivos.

 Asunciones.
 Factores considerados ciertos al planificar.
 Implican riesgos.

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GESTIÓN DE
Planificación de Alcance
PROYECTOS (Scope Planning)
 Factores de entrada:
 Entregables
 Limitaciones del proyecto
 Estimaciones mediante herramientas y
técnicas
 Estimación de actividades a realizar
 Estimación de tiempo a emplear
 Factores de salida (Documentación)
 Entregables
 Actividades a realizar

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MO-TIC

9
GESTIÓN DE

Los límites del proyecto

PROYECTOS

 Qué está incluido en el proyecto

 Representación de flujo de datos
 Representación de funcionalidades

 Qué está fuera del alcance del proyecto

 Identificar necesidades que no tenemos que realizar
nosotros y deben existir. Detectar vacíos.

 Evitar invertir tiempo y recursos en

actividades que no producen beneficios

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MO-TIC

GESTIÓN DE
Herramientas y Técnicas para
PROYECTOS delimitar el alcance.
 Scope Statement
 Documento de “alto nivel” dirección que recoge las
expectativas y necesidades del cliente.

 Enumerar en infinitivo las acciones previstas a

realizar:

 Importante clarificar y enumerar las actividades que

no son nuestro cometido.

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MO-TIC

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GESTIÓN DE
Definición de Alcance
PROYECTOS (Scope Definition)
 Definir los elementos entregables del
proyecto
 Entregables orientados a proyecto
• Estudio de los sistemas Actuales
• Análisis de Coste / Beneficio
• Definición de Requisitos
 Entregables orientados a producto
• Características y Funcionalidades

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GESTIÓN DE
Herramientas para la
PROYECTOS definición de Proyecto
 DDT (Deliverable definition Table)
 Enumerar entregables con propósito y responsable.

 DSC (Deliverable structure chart)

 Documento interno de desglose de actividades
necesario para estimar planificación y presupuesto.

 WBS (Work Breakdown structure)

 Desglose de actividades por capas descendiendo en
nivel y detalle.

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MO-TIC

11
GESTIÓN DE

DDT
PROYECTOS

22 EL ALCANCE DEL PROYECTO 23/11/06

MO-TIC

GESTIÓN DE

DSC
PROYECTOS

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MO-TIC

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GESTIÓN DE
Herramientas para la
PROYECTOS definición de Producto
 DFD (Data Flow Diagram)
 Representación de procesos y flujos de datos.

 UCD (Use Case Diagram)

 Representación funcional, orientado a la operación a
las funciones e interacciones.

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MO-TIC

GESTIÓN DE

DFD
PROYECTOS

25 EL ALCANCE DEL PROYECTO 23/11/06

MO-TIC

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GESTIÓN DE

UCD
PROYECTOS

26 EL ALCANCE DEL PROYECTO 23/11/06

MO-TIC

GESTIÓN DE

Salida del proceso

PROYECTOS

 Entregables documentales

 Planificación Temporal

 Estimación de costes

27 EL ALCANCE DEL PROYECTO 23/11/06

MO-TIC

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GESTIÓN DE

Verificación del alcance

PROYECTOS

HERRAMIENTAS
ENTRADAS Y TÉCNICAS
SALIDAS

1. Documentación 1. Inspección 1. Documento

del proyecto (si de aceptación
ya se ha generado)
2. Definición
del alcance
3. Plan del
alcance

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MO-TIC

GESTIÓN DE
Verificación del alcance al
PROYECTOS crearlo o modificarlo
 Entradas
 Definición del alcance
 Plan del alcance

 Herramientas y técnicas: Inspección

 ¿Están los Objetivos claros?
 ¿Están los Entregables bien definidos?
 ¿Hay definidos Puntos de control de la actividad
claros y útiles?

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MO-TIC

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GESTIÓN DE
Verificación del alcance al
PROYECTOS crearlo o modificarlo
 Herramientas y técnicas: Inspección
 ¿Está definido un proceso de control de calidad?
 ¿Se han revisado y contrastado las expectativas de
todas las partes?

 Salidas
 Se genera un Documento de Aceptación de alcance

30 EL ALCANCE DEL PROYECTO 23/11/06

MO-TIC

GESTIÓN DE
Verificación del alcance al
PROYECTOS concluir el proyecto
 Entradas
 Definición del alcance
 Plan del alcance
 Los entregables generados por el proyecto

 Herramientas y técnicas: Inspección

confrontando lo solicitado con lo obtenido

31 EL ALCANCE DEL PROYECTO 23/11/06

MO-TIC

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GESTIÓN DE
Verificación del alcance al
PROYECTOS concluir el proyecto
 Salidas

 Se genera un Documento de Aceptación de alcance

• Aprobadores explícitos (aprueban el documento)
• Aprobadores implícitos (reciben copia antes de su
aprobación)
• Personas que reciben copia para información una vez
aprobado

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MO-TIC

GESTIÓN DE
Control de cambios del
PROYECTOS alcance . Concepto
 El beneficio es permitir al Gestor mantener el control del
proyecto y minimizar algunos riesgos.
 Es un proceso que debe estar ANTES de que se inicie
el proyecto para:
 Influir a los factores que pueden generar cambios en el alcance
para asegurarse de que resultan beneficiosos para el proyecto
 Informar a los involucrados de que ha habido cambios en el
alcance
 Controlar los efectos de los cambios
 El proceso debe existir independientemente del tamaño
del proyecto pero debe ser coherente con él

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MO-TIC

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GESTIÓN DE
Control de cambios del
PROYECTOS alcance
HERRAMIENTAS
ENTRADAS Y TÉCNICAS
SALIDAS

1. Definición de 1. Sistema de 1. Documento de

alcance control de cambio de alcance
2. Plan de alcance cambios del alcance 2. Lecciones
3. Estado del 2. Medida de Aprendidas
proyecto resultados 3. Acciones
4. Propuesta de 3. Planificación Correctoras
Cambio Adicional

34 EL ALCANCE DEL PROYECTO 23/11/06

MO-TIC

GESTIÓN DE
Entradas del Control de
PROYECTOS cambios del alcance
 Es necesario que exista un documento que recoja la
Propuesta de Cambio que incluya:
 Descripción del cambio y a qué partes del proyecto afecta
 Las razones que lo soportan
 Algunas alternativas explicadas con el mismo nivel de detalle
 Los costes y beneficios asociados a la propuesta y a las
alternativas
 Además de la Propuesta de Cambio se toman:
 Definición del alcance
 Plan del alcance
 Información sobre el estado actual del proyecto
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MO-TIC

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GESTIÓN DE
Herramientas y técnicas en
PROYECTOS Control de cambios del alcance
 No debe consumirse más recursos de lo debido
 Ha de estar claro quiénes evalúan las propuestas
 En función del impacto que tenga, especialmente si afecta a
algún contrato
 En función de su capacidad para valorar la magnitud de las
variaciones introducidas al aceptarlo
 En función de su capacidad para rehacer los planes
 Las reglas de análisis han de estar definidas
• ¿El cambio es inevitable?
• ¿Por qué incrementa el beneficio?
• ¿El equipo actual es capaz de hacerlo?
• ¿Puedo hacer el cambio más tarde.
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MO-TIC

GESTIÓN DE
Salidas del Control de
PROYECTOS cambios del alcance
 En caso de rechazarse, se informa a quienes lo
propusieron de los argumentos para ello
 En caso de aceptarse:
 Se genera un documento de Cambio de Alcance que ha
de seguir un proceso de verificación que incluya un Documento
de Aceptación.
 Se genera un documento de Lecciones Aprendidas
 Se inician las acciones correctoras sobre el proyecto en
curso para adecuarlo al nuevo alcance.
 Y en cualquier caso, se almacena en un histórico la
propuesta y la respuesta.
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