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PROGRAMA DE

AUDITORIA
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO

15 de marzo de 2018
CONTROLTEC LTDA
[Dirección de la compañía]
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO CODIGO: SST- XXX-001
VERSION:001

PROGRAMA DE AUDITORIA HOJA 1 DE 10


VIGENCIA: 15/03/2018

INTRODUCCIÓN

La auditoría, tradicionalmente se ha orientado hacia aspectos financieros, concentrándose


en la corrección de los registros contables y en lo adecuado de las actividades especificadas
en dichos registros. Sin embargo, el énfasis ha venido cambiando a lo largo de los años.
Ahora responde a una demanda de mayor información útil que no se puede encontrar tan
solo en los estados financieros. A fines de la década de 1940 los analistas financieros y los
banqueros expresaron el deseo de tener información que permita realizar una evaluación
administrativa. Hoy día, inversionistas, accionistas, entidades del gobierno y público en
general, buscan información con el fin de juzgar “la calidad de la administración

En nuestro caso concreto buscamos evaluar el grado de avance de nuestro sistema de


Gestión con el fin de verificar que lo que se está haciendo en realidad está aportando al
desarrollo y cambio positivo de la empresa.

OBJETIVOS

General

Establecer una metodología que mediante la aplicación de un formato establecido, permita


medir el grado de implementación y desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad,
Salud en el trabajo

Específicos

 Evaluar el progreso del SG SST


 Definir responsabilidades para realizar la auditoria
 Emitir recomendaciones de mejora

ALCANCE

La auditoría al Sistema de Gestión de la Seguridad, Salud en el trabajo aplica a toda la


organización, incluyendo empleados, contratistas y visitantes que ejecuten actividades en
alguno de los procesos de CONTROLTEC LTDA.
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VIGENCIA: 15/03/2018

NORMATIVIDAD

Decreto 1072 de 2015


OSHAS 18001

RESPONSABILIDADES

Representante legal:
Cumplir con el lineamiento para llevar a cabo la auditoria y designar a la persona encargada
de realizar la auditoria ya sea interna o externa.

Responsable de Seguridad y salud en el trabajo:


Tiene la responsabilidad de cumplir con sus funciones de implementación del sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Auditor:
Tiene la responsabilidad de llevar a cabo la auditoria, verificar muy bien y realizar las
recomendaciones de mejora necesarias en el informe.

Trabajador:
Entregar la información necesaria que se solicite para llevar acabo la auditoria.

RECURSOS

*Coordinador encargado del SG-SST


HUMANO *Líder Auditor
*Jefes de proceso
*Presupuesto para contratación de auditor
ECONOMICO *Presupuesto para almuerzos y refrigerios
*Presupuesto para Útiles y Papelería (lápices, lapiceros, grapadora, etc.)
TECNOLOGICO *Equipos de cómputo e impresión
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DEFINICIONES

Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada
u otra situación no deseable.

Apertura: actividad que da inicio a la auditoria, en la que se presenta un resumen de cómo


se realizarán las actividades, confirmar los canales de comunicación y brindar la
oportunidad al auditado para que haga preguntas.

Auditado: empresa a la que se le pretende evaluar el grado de implementación y desarrollo


del Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo.

Auditor: Persona con la competencia para realizar una auditoría.

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de


la auditoria y evaluarlas objetivamente a fin de determinar hasta qué punto los criterios de
auditoría se cumplen.

Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad


potencial u otra situación potencial no deseable.

Alcance de la auditoría: Extensión y límites de una auditoría. El alcance incluye


típicamente una descripción de los emplazamientos físicos, unidades organizativas,
actividades y procesos, así como el período de tiempo cubierto.

Competencia: Capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

Criterios de la auditoria: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados


como referencia.

Conclusiones de la auditoría: consecuencia de una auditoría, proporcionada por el equipo


auditor después de la consideración de los objetivos de la auditoría y de todos los hallazgos
de la auditoría.

Cierre de auditoría: actividad preliminar a la finalización de la auditoria que se realiza


para presentar los hallazgos de la auditoría y las conclusiones de tal forma que sean
comprendidos y reconocidos por el auditado.
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Equipo auditor: Uno o más auditores que realizan una auditoría, ayudado por expertos
técnicos, si es necesario. El equipo auditor puede incluir auditores en formación.

Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información


que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia de la
auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.

Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría


recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden indicar
conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría, u oportunidades de mejora.

No conformidad: No cumplimiento de un requisito. Puede ser una desviación de


estándares, prácticas, procedimientos de trabajo, requisitos normativos aplicables, entre
otros.

Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de


tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una


auditoría.

Sistema de Gestión: conjunto de orientaciones, normas, recursos, programas y actividades


de carácter técnico-científico, de planificación, preparación para emergencias y de
participación de la comunidad cuyo objetivo es la incorporación de la gestión de riesgos en
la cultura y el desarrollo económico y social de las empresas y comunidades.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las


actividades desempeñadas.

IDONEIDAD DE LA PERSONA QUE REALIZARÁ LA AUDITORIA

 El equipo de auditores se encontrará constituido por uno o más auditores internos o


externos al Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo.
 En el caso de contratar auditores externos, éstos deberán cumplir con los siguientes
criterios: Auditor Líder de Sistemas ISO 18001 y SG SST
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 En el caso de auditores internos estos deberán cumplir con los siguientes criterios:
Auditor interno de Sistema ISO 18001 y conocimiento amplio del Decreto 1072 de
2015

 Las auditorias serán llevadas a cabo por Auditores independientes. Se entenderá como
tales a aquellos que no participen directamente de los procesos incluidos en el elemento
del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo que se esté auditando.

 Equipo Auditores Internos: El personal del área relacionada con el área auditada no
podrá participar como auditor de ella.

PERIODICIDAD DE LA AUDITORIA

Calendario de Auditorías Se determina que las auditorías serán realizadas de preferencia,


durante el segundo semestre de cada año y llevadas a cabo anualmente.

Dentro de esta periodicidad se deberá considerar la condición e importancia de los procesos


y áreas que serán auditadas y los resultados de auditorías anteriores. Esta actividad se
realizará durante el año según sea necesario

DESARROLLO DEL PROGRAMA

Criterios de la auditoria

Cada auditoría interna que realizar es notificada donde se especifica el área y la persona a
auditar, fecha de la auditoria, auditor interno responsable, y alcance, entre otros.

Ejecución de la Auditoría: La auditoría será precedida por una reunión para revisar el plan
anual de trabajo y aclarar cualquier detalle relativo a esta
La auditoría incluye:

 Entrevistas con el personal


 Revisión de procedimientos
 Revisión de programas
 Revisión del cronograma de actividades
 Revisión del plan de trabajo anual
 Registros, documentación
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 Prácticas de trabajo y revisión de trabajos en ejecución y terminados

Las auditorías abarcarán la evaluación de los siguientes aspectos como mínimo según el
Decreto 1072 de 2015:

1. El cumplimiento de la política de seguridad y salud en el trabajo;

2. El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado;

3. La participación de los trabajadores;

4. El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas;

5. El mecanismo de comunicación de los contenidos del Sistema de Gestión de la


Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), a los trabajadores;

6. La planificación, desarrollo y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud


en el Trabajo (SG-SST);

7. La gestión del cambio;

8. La consideración de la seguridad y salud en el trabajo en las nuevas adquisiciones;

9. El alcance y aplicación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo


(SG-SST) frente a los proveedores y contratistas;

10. La supervisión y medición de los resultados;

11. El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades


laborales, y su efecto sobre el mejoramiento de la seguridad y salud en el trabajo en la
empresa;

12. El desarrollo del proceso de auditoría; y

13. La evaluación por parte de la alta dirección


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 Con el fin de establecer evidencia objetiva, confirmando así el cumplimiento de las


actividades documentadas. Además, la auditoria deberá verificar si los procedimientos
son los adecuados y si han sido aplicados correctamente.

 En el caso que no se cumpliera con el plan anual de trabajo y si algún proceso o


elemento de seguridad y salud en el trabajo que no alcanzare a ser auditado se
reprogramará o quedará en un estado de prioridad para ser auditado en el siguiente
período.

 Asegurar que han sido aceptado las observaciones y no conformidades.

 Asegurar que se han comprendido claramente los resultados de la auditoría.

 Solicitar los plazos que se estiman para llevar a cabo las medidas correctivas.

REUNIÓN FINAL

Una vez finalizada la auditoría, se reunirá el equipo auditor para evaluar la evidencia
objetiva detectada y definir si existen observaciones o no conformidades.

REUNIÓN DE CIERRE

Finalizada la auditoría, el auditor de sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo


debe reunirse con el responsable del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y
el personal auditado, para formular observaciones y presentar las conclusiones en un
Informe Final de Auditoría.

CONCLUSIONES DE AUDITORÍA

Terminada la entrevista de auditoría, se reúne la información recolectada por el auditor, se


analizan los hallazgos teniendo en cuenta los criterios de auditoría.

Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con el Sistema e identificar


oportunidades de mejora. Las no conformidades se registran en el formato Acciones
Preventivas y Correctivas y su tratamiento, seguimiento y cierre en el formato Plan de
acción.
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RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

Los resultados de la auditoría se registrarán en el formato de Informe Final de Auditoría.


El Responsable del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo con el
Representante legal tomará las acciones correctivas tomando en consideración la posible
necesidad de investigar las causas de fondo o si es necesario corregir procedimientos para
descubrir mejoras de las prácticas reales que satisfagan los requisitos básicos del sistema
de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

El encargado del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo realizará un


seguimiento de los resultados de las auditorias de modo de establecer la eficacia de ellas y
la respuesta a estas.

COMUNICACIÓN DE LA AUDITORIA

Informe de Auditoría

El auditor debe presentar un informe de la auditoría, en el cual debe tener como mínimo:
objetivos, criterios, hallazgos, registros de no conformidades, resumen de calificación,
conclusiones del auditor y anexar los registros de no conformidades, relaciones de no
conformidades y desempeño de la gestión.

En la reunión de cierre se acuerda la fecha de entrega del informe de auditoría.

CIERRE DE LA AUDITORÍA

Los resultados de la auditoría del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, con
las acciones correctivas y las fechas de cierre programadas, se adjuntarán al informe de
auditoría.

REGISTROS

Dentro de las actividades de la auditoria, cada uno de los miembros del equipo auditor, es
responsable de generar los siguientes registros:

 Planilla de asistencia firmada de las partes interesadas en la Auditoria.


 Formato de Lista de Chequeo Auditoria Interna diligenciada.
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 Documentar los hallazgos de auditoria (No conformidades mayores, menores y


observaciones) en el Formato de Acciones correctivas y Preventivas *Informe de
Auditoría Interna para el proceso auditado.

El responsable del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo mantendrá una


copia del informe de auditoría de los resultados de las auditorías internas.

EVALUACIÓN AUDITOR INTERNO

Se realizara una evaluación de los auditores internos una vez que se termine un proceso de
auditoría de modo de detectar que aspectos hay que felicitar, fortalecer y desarrollar en
cuanto a su competencia. Las evaluaciones serán realizadas por el Responsable del sistema
de gestión de seguridad y salud en el trabajo y del Representante Legal.

MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

FECHA RESPONSABLE ACCION ACCION FECHA


PREVENTIVA CORRETIVA ENTRADA EN
VIGOR

INDICADORES

Auditorías realizadas X100


Auditorias programadas.

Acciones cerradas X100


# acciones de mejora

Acciones cerradas X100


# acciones de mejora
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CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIO DEL DOCUMENTO


DOCUMENTO: EDICION: FECHA DE FECHA DE
Procedimiento de revisión EDICIÓN: REVISIÓN:
gerencial 13 / 03 / 2018
ELABORO: REVISO: APROVO: CAMBIOS
Milton Roque REALIZADOS:

DISTRIBUCIÓN
 Junta de Socios  Gerente General  Área Administrativa  Área Comercial
 Revisoría fiscal  Área Operativa  Área Financiera

ANEXOS
1. Formato de auditoria
2. Plan de acción
3. Control de asistencia
4. Auditoría
5. Acciones correctivas y preventivas
6. Informe de auditoría interna
7. Planilla de asistencia firmada de las partes interesadas en la Auditoria.
8. Formato de Lista de Chequeo Auditoria Interna diligenciada.
9. Documentar los hallazgos de auditoria (No conformidades mayores, menores y
observaciones) en el Formato de Acciones correctivas y Preventivas
10. Informe de Auditoría Interna para el proceso auditado.