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100 E-MAILS
PROFESSIONNELS
POUR BIEN COMMUNIQUER
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Aline Nishimata
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Aline Nishimata
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Du même auteur, chez le même éditeur
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- Vocabulaire, 2016.
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Aline Nishimata est Professeur des grandes écoles et experte
en communication auprès du magazine Dynamique entrepre-
neuriale.
Suivez-nous sur CJ
DANGER
© Gualino éditeur, Lextenso édit ions 20 16
® lE
PHOTOCOPIUAGE
70, rue du Gouverneur Général Éboué
92 13 1 Issy-les-M o ulineaux cedex
ISBN 978-2-297-04842-2
ISSN 1962-6428
TUE LE LIVRE
Conseils pour rédiger vos e-mails ...................................... b
Il
• Convoquer à un entretien préalable .................................... .40
• Notifier le licenciement .......... .................. ................... ......... .40
·Donner sa démission ............................. ................................. 41
• Accepter une démission ...................................................... .41
·Adresser les documents relatifs au départ d'un salarié ........ 41
·Solliciter une dispense de préavis .............................. ......... .42
• Répondre à une dispense de préavis ............... ......... ......... .42
·Convoquer un salarié à une visite médicale ........................ 42
• Faire valoir ses droits à la retraite ........................................ 43
·Accepter une demande de retraite .................... ......... ......... .43
Les relations avec l'administration .. ... ... ... ... ............ ... ... ... ff
• Demander une remise gracieuse de pénalités de retard ... ..44
• Contester un redressement... ............................................... 44
• Demander des délais de paiement ..................................... .44
·Saisir une commission amiable ........................ ................... .45
·Demander la radiation du fichier publicité auprès de la CNIL ..45
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Sommaire
D CONSEILS POUR RÉDIGER
VOS E-MAILS
• L'APPELLATION
Nous vous proposons dans la plupart des e-mails l'appellation : Ma-
dame, Monsieur. Cependant, selon le lien que vous avez avec votre
destinataire et selon les circonstances, vous pouvez commencer votre
e-mail par des formules plus adaptées au contexte :
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• LES li SITUATIONS DE COMMUNICATIO N
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DU DÉVELOPPEMENT
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CD Demander Vous serait-il possible de nous accorder un délai de paiement ?
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En effet, nous avons subi une in ondation qui ne nous permet
0. @ Expliquer pas de vous envoyer votre comm ande.
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Nous ne pouvons pas respecte r les délais parce que notre
@ Justifier local est inondé.
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La formule de conclusion correspond à huit situations de communication :
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Sincèrement vôtre, Cher Monsieur,
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._, Salutations sincères, Chère Madame,
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Ol
·c Salutations distinguées, Monsieur le directeur,
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0.
0 Avec nos salutations distinguées, Madame la directrice,
u
Avec nos remerciements, Monsieur le président,
Avec toutes mes amitiés, Madame la présidente,
(1) Pour plus de précisions sur les formules de politesse, voir chez le même éditeur,
dans la même collection : Savoir rédiger vos e-mails professionnels.
Je vous prie Madame, mes salutations distinguées.
d'agréer, Monsieur, l'expression de ma considération
Je vous prie de distinguée.
recevoir,
Veuillez recevoir,
Veuillez agréer,
• L'E-MAIL RECOMMANDÉ
Avec la Lettre Recommandée Électronique (LRE), La Poste propose
un service unique d'acheminement de courrier à valeur juridique en
ligne. En quelques clics, le courrier recommandé est envoyé en toute
sécurité depuis Internet, imprimé par La Poste et distribué par le facteur.
Simplicité d'utilisation et suivi en ligne :
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- service accessible à la demande depuis Internet, 24h/24, 7j/7 ;
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l.9 - envoi réalisé en 15 minutes ;
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N - remise à La Poste le jour même pour 98 % des demandes dépo-
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.., sées avant 14h (heure de métropole);
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- suivi en temps réel du traitement des envois électroniques, de
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0 leur prise en compte à leur remise à La Poste ;
- consultation et téléchargement de la preuve électronique de dépôt
et de la preuve de l'intégrité du contenu de la lettre pendant 3 ans .
• LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE
La signature électronique a aujourd'hui la même valeur légale qu'une si-
gnature manuscrite (loi n° 2000-230 du 13 mars 2000). L'écrit sous forme
électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support
papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il
émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en
garantir l'intégrité. L'acquisition d'un certificat de signature électronique
doit être effectuée auprès d'une autorité de certification .
• LE PDF
C'est un format de fichier créé par Adobe (Portable Document Format)
permettant une représentation visuelle du contenu d'un document et
son impression. Le PDF accompagne souvent l'e-mail en pièce jointe.
• PROSPECTION
• Lancer un appel d'offres
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Demande de documentation
Madame, Monsieur,
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O"l À la suite de votre publicité, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir
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(pourriez-vous) nous faire parvenir une documentation détaillée de vos produits,
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0 de votre grille tarifaire (dégressivité .. .) ainsi que de vos conditions de règle-
ment.
Nous vous remercions de nous faire parvenir ces renseignements par retour
d'e-mail (Dans l'attente de votre réponse).
Cordialement,
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aimbert@orange.fr
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• Soumettre un contrat de maintenance
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Contrat de maintenance
Madame, Monsieur,
Nous vous confirmons les termes de l'entretien que vous avez eu avec notre
collaborateur.
Nous vous prions de bien vouloir trouver (Vous trouverez) en pièce jointe le
formulaire de contrat.
Si, comme nous l'espérons, ces conditions retiennent votre attention, il vous
suffira de nous retourner, complétés et signés, les exemplaires du contrat,
accompagnés d'un chèque de ... € , en règlement de ...
Dès réception de votre contrat, nous vous communiquerons le numéro de
client à préciser lors de chacune de vos demandes d'intervention et vous
retournerons un exemplaire dûment signé.
Nous espérons vous compter très prochainement parmi nos clients.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
• Envoyer un devis
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•Accepter un devis
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Devis accepté
Madame, Monsieur,
Nous accusons réception (Nous avons bien reçu) de votre devis n °... que nous
vous retournons en pièce jointe revêtu de notre accord et de notre signature.
Nous comptons sur vous pour respecter les engagements pris (les délais pré-
vus ou convenus).
Bien cordialement,
Il
• Refuser un devis
Devis refusé
Madame, Monsieur,
Nous accusons réception (Nous avons bien reçu) de votre devis n°... auquel
nous ne souhaitons pas donner suite.
Nous vous remercions de l'attention que vous avez portée à notre demande.
Cordialement,
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aimbert@avri.fr
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Demande d'une facture pro forma
Madame, Monsieur,
Je vous prie de bien vouloir nous fournir (adresser) une pro forma pour les pro-
duits désignés ci-dessous :
- désignation : ...
- conditionnement : ...
- prix unitaire : ...
- quantité : ...
- ... (énumérer)
En outre, pouvez-vous nous spécifier :
- les délais de livraison (à partir de la commande) ;
- la validité de l'offre ;
..,
- les conditions de paiement en tenant compte que nous souhaitons payer une
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0.
- les caractéristiques des produits proposés ;
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u - les dates de péremption de chaque produit ;
- ... (énumérer)
Nous vous remercions d'avance et vous prions d'agréer, Madame, Monsieur,
nos salutations distinguées.
• Informations
Une facture pro forma est une facture pour la forme . Il s'agit en fait
d'un devis. Elle doit notamment préciser la chose ou le service, le
prix et sa date limite de validité, les conditions générales d'exé-
cution (réduction , livraison, règlement. .. ) et les délais d'exécution
des obligations.
Elle n'entraîne aucune conséquence juridique pour le client.
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aimbert@avri.fr
- ... (énumérer)
Nous vous prions de (Pourriez-vous) nous livrer en port dû les marchandises au
plus tard le ...
Le règlement s 'effectuera aux conditions habituelles, c'est-à-dire par chèque
(virement, traite à ... jours) dès réception de la facture.
Nous vous remercions de bien vouloir nous confirmer notre commande.
Cordialement,
._ Hayssel.lib@sfr.fr
"- Hayssel.lib@sfr.fr
- ... (énumérer)
Nous vous remercions de bien vouloir nous confirmer notre complément de
commande.
Cordialement,
- Rupture de stock
Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu votre commande n °... datée du ... et vous en remer-
cions.
Cependant, nous ne pourrons pas respecter le délai que vous nous avez
demandé. En effet, un afflux de commandes (accroissement imprévu) a épuisé
nos stocks et nous ne serons en mesure de (nous ne pourrons pas) vous livrer
la marchandise que sous quinzaine.
Nous espérons que ce délai exceptionnel ne vous empêchera pas de maintenir
votre commande.
Cordialement,
..,
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• Demander l'application d'un tarif préférentiel
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Annulation de commande
Madame, Monsieur,
Le 22 janvier, nous vous avons commandé ...
Or, nous sommes dans l'obligation d'annuler notre commande en raison de ...
Cependant, nous respectons le délai de rétraction.
Nous espérons qu'il vous sera possible de répondre favorablement à notre
demande.
Cordialement,
... Hayssel.lib@sfr.fr
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.., •Refuser l'annulation d'une commande
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Articles défectueux
Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu votre livraison relative à notre commande du 10 courant.
Cependant, nous avons le regret de vous signaler que les articles suivants :
... ; ... sont défectueux.
.., En conséquence, nous vous demandons de (bien vouloir) procéder au
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remplacement, rapidement et sans frais supplémentaires, de ces articles que
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nous tenons à votre disposition.
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u Cordialement,
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Hayssel.lib@sf r.fr
Hayssel.lib@sfr.fr
Livraison partielle
Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu votre commande du ... dernier dont nous vous remer-
cions.
Nous avons le plaisir de vous informer que nous vous avons expédié, ce jour,
les articles suivants : ... et ...
Cependant, en raison d'une grève du personnel chez notre transporteur, nous
ne sommes pas en mesure de vous livrer la totalité des articles commandés.
En effet, les matières premières nécessaires à leur fabrication devraient nous
être livrées sous quinzaine.
Nous vous prions de nous excuser de ce retard et pensons être en mesure de
vous expédier le complément de la commande avant le ...
.., Bien cordialement,
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... aimbert@avri.fr
- ... (énumérer)
Votre responsabilité étant engagée, nous vous prions de (bien vouloir) prendre
toutes les mesures pour reprendre ces articles défectueux et les faire rempla-
cer par votre fournisseur. Nous lui adressons cet e-mail en copie.
Veuillez croire, Madame, Monsieur, à l'assurance de notre sincère considération,
- Pour être valable et éviter tout litige lié à la date à laquelle vous
avez émis vos réserves, une lettre recommandée électro-
nique (ou imprimée) avec accusé de réception (LRAR) doit être
adressée au transporteur.
- Il faut savoir que les marchandises voyagent généralement aux
risques et périls du destinataire, qui doit vérifier leur état à la
réception . En cas de litige, vous ne disposez, selon l'article
105 du Code de commerce, que de trois jours (jours fériés non
compris) pour émettre vos réserves au transporteur.
- Vous devez adresser une copie à votre fournisseur pour
l'informer de l'incident survenu afin qu'il intervienne auprès du
transporteur pour vous aider à régler le litige dans les plus brefs
délais.
aimbert@avri.fr
Retard de livraison
Madame, Monsieur,
Par votre e-mail du 5 courant, vous nous avez avisés que notre commande du
15 mars avait été confiée aux transports ... Ceux-ci devaient nous la livrer dans
les trois jours.
Or, à ce jour aucune livraison n'a été effectuée, soit une semaine après la prise
en charge par votre transporteur des marchandises.
.., Ce retard nous porte préjudice dans nos délais de fabrication .
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>- Nous vous demandons donc (de bien vouloir), à l'avenir, d'être plus efficace afin
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Salutations distinguées,
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Retard de livraison
Madame, Monsieur,
Nous accusons réception (Nous avons bien reçu) de votre lettre du ... et vous
prions de nous excuser de ne pas avoir livré à la date prévue les articles faisant
l'objet de votre commande n°... du ...
Nous regrettons de n'avoir pu respecter le délai de livraison. En effet, les
intempéries nous ont empêchés de respecter notre engagement.
Cependant, nous pourrons vous donner satisfaction sous quinzaine.
Nous espérons que ce retard ne vous portera pas préjudice.
Salutations distinguées,
... Hayssel.lib@sfr.fr
aimbert@avri.fr
Mise en demeure
Madame, Monsieur,
Nous vous confirmons notre e-mail de ce jour et vous rappelons notre bon de
commande, n° ..., dont vous avez accusé réception le ...
Votre retard nous cause un préjudice important ... (grave ralentissement de notre
activité, blocage de nos livraisons, mécontentement des clients ... ).
Dès à présent, nous formulons toutes réserves, et notamment la demande de
dommages et intérêts, dont le montant ne pourra qu'être aggravé par un
nouveau retard.
Nous espérons que vous prendrez toutes les dispositions afin de nous livrer
ces marchandises. À défaut, la commande pourra être résiliée de plein droit à
vos torts exclusifs.
.., Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
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0 *E-mail en Lettre Recommandée Électronique (LRE)
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Annulation de commande
Madame, Monsieur,
Nous vous avons passé la commande n ° .. .,le ... , livrable durant la semaine ...
Nous ne sommes toujours pas avisés de l'expédition de ces marchandises et
ce malgré nos rappels du ... et du .. .
Dans ces conditions, nous sommes contraints d'annuler notre commande
pour non respect des délais de livraison.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
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Erreur de tarification
Madame, Monsieur,
Notre service comptabilité a pris connaissance de votre e-mail du ... relatif à
une erreur de facturation.
En effet, il ressort après vérifications de nos écritures que nous vous avons
bien appliqué une tarification erronée sur l'article référencé ...
Vous trouverez en pièce jointe une nouvelle facture.
Vous voudrez bien nous excuser de cette erreur et nous veillerons, à l'avenir,
qu'elle ne se reproduise plus.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
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Relevé factures
Madame, Monsieur,
Vous trouverez en pièce jointe le relevé de factures relative aux commandes
passées durant la période du mois de juin. Nous vous en souhaitons bonne
réception.
Nous vous prions d'en effectuer le règlement sous quinzaine comme convenu.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
• Informations
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Réception règlement
Madame, Monsieur,
Nous vous avons bien reçu par courrier du ... le chèque n°... d'un montant de
.... €en règlement de votre facture n° ...
Nous vous remercions de votre ponctualité et, vous prions d'agréer, Madame,
Monsieur, nos salutations distinguées.
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~ • Demander un délai de paiement
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u Délai de paiement pour la facture n ° ...
Madame, Monsieur,
Nous accusons réception (Nous avons bien reçu) de votre facture n °... relative à
la livraison du ...
Cependant, nous avons le regret de vous informer que nous ne sommes pas
en mesure de solder cette dernière. En effet, en raison de difficultés de
trésorerie, nous ne pouvons pas la régler avant le ...
C'est donc à titre tout à fait exceptionnel que nous vous demandons de (bien
vouloir) proroger la date d'échéance.
Nous espérons qu' il vous sera possible d'accéder à notre demande.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
• Accepter un délai de paiement
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• Informations
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Facture n ° .. ., relance 2
Madame, Monsieur,
Nous sommes étonnés de n'avoir reçu aucune réponse à notre e-mail du . ..
concernant le règlement de la facture n °...
Afin de régulariser votre situation, nous vous demandons de (bien vouloir)
régler cette dernière par un chèque dès la réception de cet e-mail.
Nous souhaitons qu'à l'avenir vous respectiez les délais de paiement conve-
nus.
Dans le cas où votre règlement nous parviendrait entre temps, nous vous
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demandons de ne pas tenir compte de ce rappel.
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:J Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
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~ Révocation d 'un prélèvement automatique
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.., Madame, Monsieur,
"§i Je vous demande de suspendre tous les prélèvements débités mensuelle-
-~ ment jusqu'à ce jour en faveur de la société ... dès la réception de la présente
8 demande.
Je vous remercie de l'attention que vous porterez à ma demande.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Madame, Monsieur,
Le dernier relevé de notre compte n°... fait apparaître un prélèvement automa-
tique d'un montant de ... :€ en date du ... en faveur de la société ...
Or, nous vous avons demandé le ... de suspendre les prélèvements automa-
tiques en faveur de cette société.
En conséquence, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir (nous vous
demandons de) créditer notre compte de la somme correspondante injustement
débitée dans les meilleurs délais.
Dans cette attente, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos saluta-
tions distinguées.
., ... . .........
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"" aimbert@avri.fr
Madame, Monsieur,
Je souhaiterais obtenir un découvert ponctuel d'un montant de ... €, sur mon
compte n °...
En effet, ma société a dû faire face ce mois-ci à des dépenses imprévues.
Serait-il possible que vous m'accordiez cette autorisation jusqu'au ..., date à
laquelle le montant d'un certain nombre de traites arrive à échéance et seront
portées directement sur le compte.
Je vous remercie de me confirmer votre accord par retour d'e-mail.
.., Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
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• INFORMER D'UN CHÈQUE IMPAYÉ
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Rendez-vous
Madame, Monsieur,
J'aimerais faire le point sur la situation financière de mon entreprise.
En ce sens, j'aurais voulu vous rencontrer.
Vous serait-il possible de m'accorder un rendez-vous dans les prochains jours
et de me contacter sur mon portable dont le numéro est ... afin d'en fixer le
jour et l'heure.
Je me tiens à votre disposition.
Cordialement,
aimbert@avri.fr
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Contestation d'agios
Madame la directrice, Monsieur le directeur,
Nous avons constaté sur notre dernier relevé de compte n °... en date du ...
que vous aviez débité la somme de ... :€ pour un découvert du ... au .. . Nous
contestons ce montant.
En effet, le taux d'intérêt que vous avez appliqué est supérieur à celui de la
convention de compte que nous avons signée le ...
Nous vous saurions gré de bien vouloir procéder aux vérifications nécessaires
et de créditer notre compte de la différence.
..,, Dans l'attente de votre e-mail, veuillez agréer, Madame la directrice, Monsieur
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• CLÔTURER UN COMPTE
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• DEMANDER UN AVENANT
r·-' ~. . aimbert@avri.fr
• Information
- Une police est un contrat par lequel un souscripteur se fait pro-
mettre par une autre partie (l'assureur) une prestation générale-
ment pécuniaire en cas de réalisation d'un risque, moyennant le
paiement d'une prime ou d'une cotisation.
- La prime est le montant à payer par le souscripteur à l'assu -
reur pour l'application du contrat (appelée cotisation en cas de
société mutualiste).
- L'avenant est un acte modifiant le contrat initial. Il est signé
par les deux parties (l 'assureur et l'assuré) .
aimbert@avri.fr
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... aimbert@avri.fr
Madame, Monsieur,
Conformément aux dispositions des conditions générales du contrat d'assu-
rance n ° ... , nous vous informons que nous souhaitons résilier ce dernier pour
la fin de l'année d'assurance en cours, soit le ...
Selon la procédure légale, nous vous remercions de nous en donner acte.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
L'INTERNET ET
LA TÉLÉPHONIE MOBILE
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- (énumérer)
Le salaire annuel brut est compris entre ... et ... selon l'expérience du candidat.
Adresser une lettre manuscrite, accompagnée d 'un curriculum vitre détaillée
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• Information
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L'offre d'emploi doit respecter les conditions suivantes
- Ne pas fixer de limite d'âge (sauf obligations légale ou régle-
mentaire).
- Ne pas soumettre l'emploi à des conditions discriminatoires
fondées:
• sur l'opinion politique ;
• sur l'état de santé ;
• sur la situation de famille ;
• sur le sexe ;
• sur les mœurs ;
• sur la cou leur.
- Ne pas comporter d 'indication fausse .
- Ne pas être rédigée en langue étrangère.
(1) Pour un développement relatif au droit social, voir chez le même éditeur, dans la
même collection : Social 2014 par D. Grandguillot.
• PROPOSER UNE CANDIDATURE 1
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Proposition de candidature
Madame, Monsieur,
Votre annonce pour le poste d'ingénieur (d'ingénieure) Qualité a retenu toute mon
attention.
En effet, je pense avoir les compétences requises pour mener à bien la mission
concernée.
Ingénieur (lngénieure) informatique de formation( ...), j'ai exercé ma fonction
dans de grands groupes industriels, consécutivement dans les domaines du
développement logiciel, de l'intégration/validation, et de la gestion de configu-
ration logicielle.
J'ai collaboré avec les équipes Qualité dans leurs démarches de certification
ISO 9001 , par la rédaction de procédures, avant de consolider mes connais-
sances par un diplôme de Manager Système Qualité délivré par ...
J'ai accompagné une PME de distribution d'outils électroniques pour le secteur
automobile, dans sa démarche de certification ISO 9000, en sensibilisant le
personnel à la qualité, en menant des audits internes et en rédigeant le manuel
qualité de la société. La cartographie des processus a été élaborée et des
indicateurs ont été définis et suivis, dans un objectif allant au-delà de la certifi-
cation. Les non-conformités ont été, selon les exigences de la norme, stockées
dans une base et ont fait l'objet d'actions correctives et préventives impliquant
les processus de la société dans le même but d'amélioration permanente.
La société ... est chargée par le ministère de l'Économie, des Financ~s et de
!'Industrie de la mission de contrôler avec rigueur les dépenses de l' Etat et
d'harmoniser les systèmes d'information des différents ministères. Je serais
heureux (heureuse) de faire partie de l'équipe Qualité et d'apporter ma contribu-
tion à la réalisation de cet ambitieux projet.
Je propose de vous rencontrer prochainement pour une discussion plus appro-
fondie et me tiens à votre disposition pour toute information complémentaire.
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de ma considération
distinguée.
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• ACCEPTER UNE CANDIDATURE
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Proposition de candidature
Madame, Monsieur,
Attirée par la réputation de votre entreprise, et sans connaître vos besoins
réels, je me permets de vous proposer ma candidature en tant qu'assistant
(assistante) de chef de projet événementiel.
En effet, je cherche actuellement une mission qui serait susceptible d'enrichir
mes connaissances et aptitudes acquises lors de ma formation en ... Cette for-
mation intensive, ainsi que mes diverses expériences m'ont permis d'acquérir
les capacités indispensables aux métiers de ...
Dans le cadre de ma formation, j'ai actuellement la mission d'organiser un
colloque sur le thème << ••• ». Cet événement mobilise, entre autres, des com-
pétences en logistiques, relations presse ou bien encore en recherche de
sponsors.
Le curriculum vitre ci-joint vous donnera de plus amples précisions quant à
mes compétences.
Je reste à votre entière disposition pour vous rencontrer afin de compléter les
informations me concernant.
Je souhaite avoir retenu votre attention et vous remercie de la suite que vous
voudrez donner à mon offre de candidature.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Lettre d 'embauche
Madame, Monsieur, 1
Nous sommes très heureux de vous confirmer votre engagement au sein de
notre société à compter du ... en qualité de . .. et pour une durée indéterminée.
Votre emploi relève de la catégorie ... au coefficient ... Votre rémunération
brute sera de ... euros pour un horaire hebdomadaire de ... heures.
Votre contrat de travail ne deviendra définitif qu'à l'issue d'une période d'essai
de . .. mois qui prendra normalement fin le ... Durant cette période, chacune
des parties pourra rompre le présent engagement à tout moment et ce sans
indemnité.
Au-delà de la période d'essai, le délai de préavis de licenciement ou de démis-
sion sera celui prévu par la convention collective de votre catégorie profes-
sionnelle.
Pour toute question non évoquée dans cette lettre, vous bénéficierez de l'appli-
cation des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles régissant
l'entreprise.
Vous voudrez bien nous retourner un exemplaire de la présente revêtu de votre
signature précédée de la mention « lu et approuvé, bon pour accord».
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
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-g, Acceptation de candidature pour un stage
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8 À la suite de votre e-mail, nous avons le plaisir de vous informer que votre
candidature pour le stage de ... a été retenue.
Nous vous remercions de (bien vouloir) prendre contact avec notre service
recrutement le plus rapidement possible pour signer la convention de stage.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
Avertissement de travail
Madame, Monsieur,
Nous vous informons que nous avons décidé de prendre à votre encontre une
mesure disciplinaire.
En effet, nous avons remarqué que vous vous êtes absenté(e) sans autorisa-
tion préalable et sans justificatifs le ... (autres motifs).
Nous ne pouvons tolérer un tel comportement qui perturbe et désorganise le
bon fonctionnement de notre établissement.
Nous vous demandons de (bien vouloir) veiller à ce que de tels faits ne se repro-
duisent pas et nous vous notifions, par la présente, un avertissement.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
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• RENOUVELER UN AVERTISSEMENT
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Deuxième avertissement
Madame, Monsieur,
Nous vous avons adressé le ... un avertissement concernant vos absences
répétées.
Nous sommes dans l'obligation de renouveler celui-ci.
En effet, vous vous êtes absenté (absentée) de nouveau du ... au ... sans jus-
tificatif. Par ailleurs, nous avons pu constater que vous ne respectiez pas vos
horaires de travail.
Nous ne pouvons tolérer un tel comportement qui perturbe et désorganise le
bon fonctionnement de notre établissement.
Nous vous demandons de bien vouloir veiller à ce que de tels faits ne se
reproduisent plus et nous vous notifions, par la présente, un deuxième aver-
tissement.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
• Information
Procédure de licenciement : trois étapes
- Convocation à l'entretien préalable : LRE o u convocation
remise en main propre co ntre décharge.
Entretien préalable.
Notification du li cencieme nt.
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8 • NOTIFIER LE LICENCIEMENT*
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Avis de licenciement
Madame, Monsieur,
À la suite de notre entretien du ..., je vous informe que vous êtes licencié(e)
pour le motif suivant ...
Précisez la faute :
- résultats insuffisants,
- dates et durées des absences,
- autre motif ...
Votre préavis débutera le ... et se terminera le ...
Au cours du préavis, vous pourrez vous absenter deux heures par jour pour
rechercher un nouvel emploi. Ces heures seront prises chaque jour de ... à ...
Le jour de votre départ de l'entreprise, notre comptable vous remettra votre
solde de tout compte, votre certificat de travail et votre attestation ASSEDIC.
Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à l'assurance de mes salutations
distinguées.
Démission
Madame la directrice, Monsieur le directeur,
Par la présente lettre, je vous informe mon intention de démissionner de mon
poste de ...
J 'effectuerai le mois de préavis prévu par la convention collective.
Je quitterai donc la société le ...
Je vous prie d'agréer, Madame la directrice, Monsieur le directeur, mes respec-
tueuses salutations.
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Envoi de documents relatifs à votre d épart
Madame, Monsieur,
À la suite à votre départ de notre société, vous trouverez en pièce jointe les
PDF des documents suivants :
- reçu pour solde de tout compte, dont vous devez nous en retourner un
exemplaire signé ;
- certificat de travail ;
- attestation d'assurance chômage.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
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~ • CONVOQUER UN SALARIÉ À UNE VISITE MÉDICALE
75008 - Paris
dont le rendez-vous a été pris pour vous, le ... à 9h.
Nous vous rappelons que cette visite médicale est obligatoire et s'inscrit dans
le cadre de la médecine du travail. En cas de non-présentation, nous vous
informons que nous pourrions être amenés à prendre des mesures discipli-
naires à votre égard.
Nous vous prions de (bien vouloir) vous munir de votre carte d'assuré(e) social
et de cette convocation.
En cas d'indisponibilité pour le jour et heures fixés, nous vous demandons de
bien vouloir nous avertir au plus tard trois jours ouvrables avant la visite.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
• FAIRE VALOIR SES DROITS À LA RETRAITE
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• CONTESTER UN REDRESSEMENT
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~ Demande de délai de paiement
Madame, Monsieur,
Nous accusons réception de votre demande de paiement des cotisations d'un
montant de ... à régler avant le ... Or, notre société connaît des difficultés de
trésorerie qui ne nous permettent pas de les régler.
Nous vous serions, par conséquent, très reconnaissants de (bien vouloir)
accepter un échelonnement de nos paiements (proposer un échéancier).
Nous nous engageons à effectuer un versement de ... :€ le . .. de chaque mois
jusqu'à acquittement de notre dette.
Nous vous remercions de votre compréhension.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
• SAISIR UNE COMMISSION AMIABLE
- ... (énumérer)
C'est pourquoi, nous nous permettons de demander à !'URSSAF de bien vouloir
réexaminer sa décision d'annuler les cotisations complémentaires à notre charge.
Nous vous prions de bien vouloir trouver en pièce jointe les photocopies de
notre dossier.
Nous nous tenons à votre disposition pour vous fournir tous renseignements
complémentaires qu'il vous plairait de nous demander.
Nous vous prions d'agréer, Madame la présidente, Monsieur le président, nos
salutations distinguées.
• Information
Les e-mails sont identiques quelle que soit l'administration
concernée (URSSAF, impôt. .. ).
• DEMANDER LA RADIATION
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DU FICHIER PUBLICITÉ AUPRÈS DE LA CNIL
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Demande de radiation
Madame, Monsieur,
Après de nombreuses réclamations auprès de la société ..., je ne parviens pas
à être radié (radiée) de ses fichiers.
Je ne cesse d'être démarché (démarchée) par e-mail, téléphone et par fax.
En conséquence, je vous demande de (bien vouloir) m'indiquer les démarches
à suivre pour que cette société cesse d'utiliser de manière abusive mes
coordonnées.
Dans l'attente de votre réponse, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes
salutations distinguées.
• Information
La Commission nationale de l'informatique et des libertés
(CN IL) est chargée de veiller à ce que l'informatique soit au
service du citoyen et qu'elle ne porte atteinte ni à l'identité
humaine, ni aux droits de l'homme, ni à la vie privée, ni aux
libertés individuelles ou publiques.
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• SE RENSEIGNER
AUPRÈS DU POSTE D'EXPANSION ÉCONOMIQUE
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Demande de renseignements au poste d'expansion économique
Madame, Monsieur,
La société ... nous a confié une étude sur le marché asiatique des .. .
Nous souhaitons nous renseigner sur le marché japonais. Nous vous saurions
gré de bien vouloir nous faire parvenir les informations en rapport avec :
- les clients potentiels et leur solvabilité,
- la concurrence locale et étrangère,
- les formalités douanières à l'exportation.
Une réponse exhaustive nous permettrait d' informer notre client.
Nous nous tenons à votre disposition pour le règlement des frais de recherche.
Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
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L'OUVERTURE D'UN CRÉDIT DOCUMENTAIRE
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8 • Information
Le droit du transport se divise en plusieurs catégories
- Se lon qu 'i l s' agi t d e tran sport d e voyag e urs ou d e mar-
chandises.
- Selon le mode de transport considéré. Ainsi, il existe le droit
maritime, le droit aéri en, le droit du tourisme, le droit du trans-
port terrestre et le droit du transport multimodal.
- Selon qu'il s'agit de tran sport national (ou intérieur), soumis
à la législation du pays considéré, ou de transport internatio-
nal , rég i pa r des conventions inte rnationa les, telles que la
convention de Varsovie pour le transport aérien , la conven-
tion CMR ou la convention TIR pour le transport routier, ou la
convention de Berne pour le transport ferroviaire.
Cet ouvrage a été achevé d'imprimer dans les ateliers de Leitzaran (Espagne)
Numéro d'impression : 309 - Dépôt légal : février 2016
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i -fiches sur les points clés des 1
100 e-~ils prOfessionnels
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• Conseils pour rédiger vos e-mails
• Les relations foumisseurs/clients
• Les relations avec les banques
• Les relations avec les assurances
• L'Internet et la téléphonie mobile
• Les relations avec le personnel 1
6'11ne 'Nlshllnaf.a
est Professeur des grandes
écoles et experte en communication auprès du
magazine Dynamique entrepreneuriale.
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