Excel Basico e Intermedio

MARACAY, 2014
GLOBALCON CONSULTORIA ORGANIZACIONAL

Maracay, La Romana calle B Nº B-2
0243-5534369/Tele fax 5510061 Cel. 0416-6432140/0414-3469478
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Objetivo General:
Desarrollar habilidades en el manejo de la herramienta Excel Intermedio que

permita realizar aplicaciones tales como: Manejo de Información, Macros Sencillas,
Gráficos, Tablas Dinámicas, Subtotales, Filtros, entre otros.
Objetivos Específicos:
• Conocer las Principales Características y Bondades del Excel.
• Conocer los diferentes tipos de Datos que Manipula el Excel.
• Tablas de Datos Dinámicas
• Manipular Funciones y Formulas Básicas
del Excel.
• Diseñar Gráficos a partir de los Datos de
contenidos en la Hoja de Cálculo
• Establecer Áreas de Impresión y Títulos a
Imprimir de la Hoja de Cálculo
Contenido Programático:
 Uso de pc/ Evaluaciones al inicio del curso
 Aplicaciones de las bases de datos. Componentes. Filtros. Filtrar una lista.
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 Ordenamiento de Datos. Ordenar una lista. Validación de datos
 Tablas dinámicas y gráficos dinámicos.
 Crear una macro. Creación de macros mediante Visual Basic.
 Crear gráficos.
 Crear, compartir o eliminar tipos de gráficos propios.
 Cambiar colores de un gráfico Cambiar rellenos y líneas.
 Animaciones Avanzadas.
 Principales configuraciones internas.
 Geometría externa de las secuencias.
 Ejercicios.
Estrategias Metodológicas: Exposición interactiva, Ejercicios estructurados con

equipos de computación.
Estrategias de Evaluación: Participación, Integración
Dirigido a: Personal que utiliza la aplicación Excel como herramienta de trabajo.
Duración: 08 Horas

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Microsoft Office Excel®, mejor conocido sólo como Microsoft Excel®, es una
aplicación para manejar hojas de cálculos. Este programa fue y sigue siendo
desarrollado y distribuido por Microsoft®, y es utilizado normalmente en tareas
financieras, además permite realizar operaciones con números organizados en una
cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos
hipotecarios.

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Excel Básico e Intermedio
¿Qué Es Excel?
Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de

cálculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los
datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos
de información relacionada en un único archivo.
Los archivos de Microsoft Word® se denominan documentos, los archivos de

Microsoft Access se denominan bases de datos, los archivos de Microsoft
PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos de
Microsoft Excel se denominan libros.
Fig.01. ventana de Excel. Fuente: Microsoft Excel. Los derechos del autor
pertenecen a Microsoft ®
5
¿Para qué sirve una hoja de cálculos?
Su principal función es realizar operaciones matemáticas –de la misma manera

que trabaja la más potente calculadora-, pero también la de computar complejas
interrelaciones y ordenar y presentar en forma de gráfico los resultados obtenidos.
Además, Excel 2003 como todas las versiones avanzadas de hoja de cálculos (Excel
2007, 2010), permiten colocar, ordenar y buscar datos, así como insertar bloques de
texto e imágenes. Los principales elementos de trabajo son:
Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. (Ver

fig. 09).
Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante

números. (Ver fig. 09).
Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. (Ver

fig. 09).
Fig. 09. Ventana de Excel. Fuente: Microsoft Excel. Los derechos del autor
pertenecen a Microsoft®
6
Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante

letras, que en el caso de Excel 2000 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z
viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así
sucesivamente.
Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los

gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra
mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la
celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29.
Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una hoja de
cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de
una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la
esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4,
D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 10 vemos la
representación del rango de ejemplo.
Rango
7
Los libros de cuentas de Excel
Cada uno de estos libros se compone de una serie de hoja donde se

encuentra albergada la información; de esta forma es posible relacionar las hojas y
compartir la información que se guarda en ellas.
Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe

hacer simplemente un click sobre la pestaña (hoja de trabajo) de la misma; ésta se
encuentra en el sector inferior izquierdo de la pantalla. (Ver fig. 11).
8
Gráficos
Puede presentar los datos de Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a

los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Puede
crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos. También puede crear gráficos
a partir de tablas dinámicas. Para crear un grafico, seleccione las celdas que
contienen los datos que desea presentar en el gráfico. Si desea que los rótulos de
fila o columna aparezcan en el gráfico, incluya en la selección las celdas que los
contienen. Haga clic en Asistente para gráficos. Siga sus instrucciones.
Si la hoja de cálculo incluye varios niveles de rótulos de fila y columna, el gráfico

también puede presentarlos. Cuando cree el gráfico, incluya en la selección los
rótulos de cada nivel. Para conservar la jerarquía cuando agrega datos al gráfico,
cambie el rango de celda usado para crear éste.
Imprimir
Para imprimir un documento es necesario tener conectada y configurada una

impresora. Haga clic en el menú Archivo en comando Imprimir, seleccione la
impresora en el campo Nombre y establezca la configuración en el botón
Propiedades. En este botón puede especificar el tamaño de las Página y su
orientación, además de la resolución de la impresora y calidad de Impresión.
Proporcione el intervalo de las paginas que desee imprimir, si selecciona Todo, será
impreso todo el documento, si solamente desea imprimir la página actual, haga clic
en el botón Página actual, o si ha seleccionado un área del documento haga clic en
Selección. Si desea también puede especificar un intervalo de páginas específico en
la opción Páginas. Puede colocar la cantidad de copias que quiera imprimir de un
documento. Puede especificar imprimir solo una parte del documento. Para
9
imprimir rápidamente luego de haber establecido estos parámetros haga clic en el

botón Imprimir de la barra de herramientas Estándar.
Introducción de datos
Para grabar los cambios haga clic en la opción Guardar del menú Archivo o
presione el botón Guardar en la barra de herramientas estándar.
Para introducir datos en una celda, haga clic en la celda en la que desee
introducir los datos. Escriba los datos y presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un
guión para separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o Jun-96. Para
introducir una hora según el horario de 12 horas, escriba un espacio y, a
continuación, a o p detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario,
Microsoft Excel introducirá la hora como a.m.
Para introducir formulas, haga clic en la celda en que desee introducir la

fórmula. Escriba un signo igual (=). Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función,
Microsoft Excel insertará un signo igual. Introduzca la fórmula. Presione ENTRAR.
Introducción a los Gráficos
Excel permite crear gráficos usando 2 métodos distintos, mediante el

asistente para gráficos y con la barra de herramientas para gráficos.
Además, los gráficos pueden "incrustarse" en una hoja de cálculo, o

pueden crearse en una hoja nueva para gráficos.
10
Se utilizan gráficos "incrustados" cuando se desean mostrar juntos los

datos y el gráfico, para poder imprimirlos por ejemplo. En cambio, se utilizan
gráficos "independientes" (creados en una hoja para gráficos) cuando se desea
separar el gráfico de los datos.
PARA CREAR GRÁFICOS
MEDIANTE LOS MENÚS
Con el asistente para gráficos desde el menú Insertar, opción Gráfico...
MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR
Con el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar.
MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS GRÁFICO
Con el botón Tipo de gráfico.
Introducción a las Tablas Dinámicas
Las tablas dinámicas te permiten extraer resultados de grandes cantidades de

datos.
Esta descripción parece muy simple porque, en efecto, las tablas dinámicas son
poderosas y sofisticadas herramientas que te permiten hacer cosas que de otra
manera serían imposibles o muy difíciles de conseguir. Una tabla dinámica nos
11
permite tratar la información extraída de un conjunto de datos, aparentemente sin

sentido. Podremos organizar esta información, resumir sus datos, realizar
comparaciones y extraer la información significativa. Una tabla dinámica puede
trabajar con datos localizados en el mismo libro de Excel, en otro libro e incluso de
una base de datos externa.
Supón que trabajas en una cadena de almacenes de material deportivo.
Todos los días recibes un informe de cada almacén que incluye los detalles de la
actividad del día, como número de clientes por hora, importe de las ventas de 30
categorías distintas, artículos devueltos o cambios por otros y número de
empleados trabajando en las diferentes horas del día. Podrías estar todo el día
descifrando todos los datos recibidos. Con una tabla dinámica puedes fácil y
rápidamente dar respuesta a preguntas como estas:
o ¿Qué día de la semana se realizan más ventas?

o ¿Qué tipo de mercancía es la más vendida en los diferentes meses del
año?
o ¿En qué franja horaria se efectúan más devoluciones de artículos?
o ¿Son más eficientes los empleados que trabajan por la mañana o por la
tarde?
Estas son preguntas que una empresa se formula y necesita respuesta para
operar de forma eficiente. Estas son también el tipo de preguntas para los que
se diseñan las tablas dinámicas. El mismo tipo de análisis es apropiado para
todos los tipos de datos que puedas imaginar: encuestas políticas, control de
calidad de productos, patrones meteorológicos. Ahí radica la belleza de las
tablas dinámicas (son potentes pero flexibles).
12
FÓRMULAS
Las fórmulas nos ayudan a obtener un resultado de cualquier cálculo que se

realice. Además de contar con funciones predeterminadas que también nos facilitan
a realizar otras operaciones.
Para que Excel identifique que se realizara una formula debemos comenzar
siempre con el signo igual “=”.
Una formula se compone de varios elementos:

1. Referencia de celdas.
2. Valores.
3. Operadores.
4. Funciones.
REFERENCIA
DE CELDAS VALORES
Signo = (A1+Z50)-250/PROMEDIO (X10: X30)

Igual
OPERADORES FUNCIONES
Tabla 01. Formulas de varios componentes.

ELEMENTOS DESCRIPCIPÓN EJEMPLOS
Referencia de celdas Cualquier celda que contenga un valor A1, Z50, G60:M70
numérico.
13
Valores Cualquier valor numérico que sea .25,15%, 200

constante.
Operadores Especifican la operación que se va a +, -, *, /
realizar con los valores o referencia de
las celdas.
Funciones Formulas predeterminadas para Promedio, suma,
realizar cálculos estadísticos, tasa, fecha,
matemáticos, financieros, logísticos de producto,
base de datos, etc. Bdcontar, etc.
Tipos de operadores
Los operadores se clasifican en:
1. Operadores aritméticos: realizan operaciones matemáticas básicas: Suma (+),

Resta (-), Multiplicación (*), Decisión (/), Exponenciación (Ʌ).
2. Operadores de comparación: comparan dos valores y producen un valor
lógico VERDADERO O FALSO: Igual a (=), Mayor que (>), Menor que (<),
Mayor o igual que (>=), Menor o igual que (<=) y Distinto de (<>).
3. Operadores de texto: Une uno o mas valores de texto en un solo valor de
texto combinado: & (y).
4. Operador de referencia: toma de referencia de un rango de celda (A1:Z1),
hace referencia de las celdas especificadas (A1; AZ1).
14
Para realizar cualquier formula es posible hacerlo de diferentes maneras, por

ejemplo:
De acuerdo a la función que se vaya a utilizar, son los argumentos que se

requieren para realizar el cálculo.
Si se requiere una función especifica podemos buscarla dentro del menú

INSERTAR-FUNCIÓN o por el botón de pagar Función que esta en la barra de
herramientas. Ver fig. 38.
Botón función
15
Se ejecuta un asistente que muestra las funciones disponibles agrupadas por

categorías de acuerdo a su aplicación, además de mostrar paso a paso una
descripción y la forma en que debemos insertar los argumentos. (Ver fig. 39).
Fig. 39. Fuente: Microsoft Excel. Los derechos del autor pertenecen a Microsoft®
Función SUMA:
Excel cuenta con una función, la cual nos facilita el cálculo de las cantidades
ya que esta función es la más común y la más utilizada. Para facilitar el acceso
existente un botón dentro de la barra de herramientas para ejecutar una autosuma.
(Ver fig. 40 y 41)).
16
GRÁFICOS:
Un gráfico es una visión global y una mejor asimilación de los datos, el gráfico
representa los valores en diversas formas.
Generalmente los gráficos tienen los siguientes elementos:
17
Fig. 47. Fuente: Microsoft Excel. Los derechos de autor pertenecen a Microsoft ®
Series de datos.- son los grupos de datos que se van a graficar.
Categorías.- representan los nombres los valores, como en la figura, las categorías
son del Producto1 al Producto4.
Leyenda.- nombres que identifican las series de los datos, en la figura 10 son el 1er.
y 2do. Semestre.
Valores.- son los datos a graficar de los productos y los semestres.
Títulos.- nombres que se le da a la gráfica, a los valores y a las categorías para
identificarlos mejor.
Para crear Gráficos

Excel permite crear gráficos usando 2 métodos distintos, mediante el asistente para
gráficos y con la barra de herramientas para gráficos.
18
Además, los gráficos pueden "incrustarse" en una hoja de cálculo, o

pueden crearse en una hoja nueva para gráficos.
Se utilizan gráficos "incrustados" cuando se desean mostrar juntos los

datos y el gráfico, para poder imprimirlos por ejemplo. En cambio, se utilizan
gráficos "independientes" (creados en una hoja para gráficos) cuando se desea
separar el gráfico de los datos.
PARA CREAR GRÁFICOS

MEDIANTE LOS MENÚS
Con el asistente para gráficos desde el menú Insertar, opción Gráfico...
MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR
Con el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar.
MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS GRÁFICO
Con el botón Tipo de gráfico.
Eliminar un gráfico de una hoja de cálculo
Se selecciona el gráfico incrustado en la hoja de cálculo, elija Edición|Borrar,

Excel elimina el gráfico en la hoja de cálculo.
Hacer un gráfico en una ventana independiente
19
En lugar de crear un gráfico como parte de una hoja de cálculo, se puede

crear en una ventana independiente. Así el gráfico estará en el mismo libro y la
actualización de los datos es idéntica pero no ocupa espacio dentro de la hoja de
cálculo.
Para ello basta con que se seleccione el rango que quiere representar y se
elija en el menú Insertar|Gráfico|Como hoja nueva. Automáticamente se creara una
hoja con el nombre Gráfico y el asistente como en la opción anterior.
Cambiar el tipo de gráfico
Se utiliza la herramienta del dibujo; si esta barra no está en pantalla se

visualiza en Ver|Barra de herramientas, se pone un aspa delante de Gráfico.
20
Agregar un título de gráfico o un rótulo de datos
Pase a la ventana del gráfico. Si el gráfico está incrustado en una hoja de

cálculo con un doble clic en el gráfico se presentará dentro de un marco.
Elegir en el menú Insertar aquel elemento que desee añadir al gráfico por ej.:
"Título", aparece un cuadro de diálogo donde debe elegir sobre que objeto se
añade. (Ver fig. 49)
Después de pulsar Aceptar se escribe el texto que aparecerá en la barra de

fórmulas como si fuera una celda de la hoja de cálculo. Hacer clic en el icono
correspondiente para verificar o pulsar Intro.
21
Introducir los datos
Toda base de datos se crea como una lista, en ella debe haber una fila
situada en la parte superior que contenga el nombre de los campos que forman el
registro (fila de encabezados). Para ejemplo puede introducir estos datos:
Apellido Nombre Profesión
González Juan Arquitecto
Pérez Pablo Abogado
Sánchez José Economista
Microsoft Excel ofrece dos formas de trabajar con los registros:
A. Como si se tratara de un fichero real utilizando el formulario de datos.
Para trabajar con la ficha de datos una vez creados los nombres de los
campos se seleccionan y se elige la opción Formulario del menú Datos. Después de
utilizar este comando Excel ya ha establecido la base de datos y a partir de este
momento se podrá utilizar cualquier comando para bases de datos que se encuentra
en el menú Datos. Si se utilizan sin haber establecido la base de datos, Excel
indicaría con un mensaje de error que no existe rango seleccionado.
22
Aparece la primera ficha de nuestra base de datos. Para pasar de un campo a

otro se utiliza la tecla Tabulador. Para modificar el valor de alguno de los campos
bastará con poner el cursor en el campo correspondiente y modificar el dato. Al
pasar a otro campo la modificación quedará grabada.
Ventajas:
 La carga de data es rápida.
 Copia automáticamente formulas.
 Busca registros
 Elimina registros.
 Copia toda la información necesaria.
Para pasar de una ficha a otra se hace clic en los botones Buscar Anterior y
Buscar Siguiente.
23
Para crear una nueva ficha hacer clic en el botón Nuevo. De la misma forma si
se coloca en un registro que se quiere eliminar al pulsar en el botón Eliminar el
registro desaparecerá de forma automática.
B. Directamente sobre la hoja de cálculo:
En este caso las filas corresponderían a los registros y las columnas a los
campos de cada uno. Para ello deberá ir editando las celdas y escribiendo en ellas la
información correspondiente.
Al poner el nombre de los campos y empezar a introducir datos se debe dar a

cada campo un nombre distinto de los demás. No se deben dejar celdas en blanco
intercaladas (limita la base de dato cuando se encuentran celdas en blanco, lo toma
como un limite, no hay integridad).
Ordenar la base de datos

Una base de datos o banco de datos (en ocasiones abreviada con la sigla BD
o con la abreviatura b. d.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo
contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido,
una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por
documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente,
y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la
mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un
amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
Excel puede ordenar según distintos criterios, por orden alfabético o

numérico. Así podemos encontrar información de forma sencilla.
24
Seleccione el rango de celdas que quiera ordenar. Es importante recordar si

se ha seleccionado o no los títulos de los campos. Se elige el comando Ordenar del
menú Datos. Aparece el cuadro de diálogo ordenar donde permite elegir la columna
a partir de la cual se desear hacer la ordenación.
Hay 3 criterios:
Criterio 1: Seleccione el campo principal por el que quiere ordenar. Marcar

Ascendente o Descendente. Microsof Excel usa el siguiente orden ascendente:
números, texto, valores lógicos, valores de error, espacios en blanco.
Criterio 2: Para elegir un nuevo criterio de orden en caso de que coincidan datos del
primer criterio.
Criterio 3: En caso de que los anteriores coincidan.
Si en el rango que se seleccionó inicialmente contiene los nombres de los

campos incluidos marcar "Si" en Existe fila de títulos, así la primera fila quedará
excluida de la ordenación aunque esté seleccionada. Se hace clic en el botón
Aceptar para ordenar los datos.
Buscar registros que cumplan un criterio
Se selecciona el comando Ficha del menú Datos para consultar las fichas de
la base de datos. Si se hace clic en el botón Criterios se podrán indicar las
condiciones que deben cumplir los registros que se buscan. Aparecerá una ficha en
25
blanco donde deben escribirse en los campos correspondientes los criterios de

búsqueda. Hacer clic en Buscar Siguiente para encontrar el primer registro
coincidente. Cuando llega al final de las fichas para volver hará clic en Buscar
Anterior. Para volver a todas las fichas bastará con hacer clic en el botón Fichas. (Ver
fig. 51).
Para indicar criterios tipo numérico o fecha en la base de datos se pueden

utilizar los operadores mayor que, menor que, mayor o igual que, menor o igual
que.
Extraer registros con filtro
El filtrado de datos de una lista permite encontrar subconjuntos de los datos

y trabajar con ellos. Al aplicar filtros se muestran sólo las filas que contienen cierto
valor mientras que ocultan las otras filas.
Seleccione los títulos de los campos. Seleccione Filtro Automático en el menú

Datos ê Filtros.
26
Aparece una flecha (menú desplegable) a la derecha del encabezado de cada

campo para elegir en uno o varios campos la condición que se desee.
Antes de seleccionar un filtro automático hay que asegurarse de que no hay

otro activado ya, esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de
activación al lado de la opción Datos Filtro Automático.
Eliminar un filtro de una lista
Para eliminar un filtro de una columna se hace clic en la flecha ubicada junto
a la columna, y se elige "Todas" en la lista desplegable.
Para volver a mostrar todas las filas de una lista filtrada hay que ir al menú
Datos ê Filtro y elegir Mostrar todo.
Para eliminar las flechas del Filtro automático de una lista se elige el menú
Datos ê Filtros y Mostrar Todo. Vuelva a pulsar Datos|Filtros, pero ahora sitúese en
Filtro Automático para desactivarlo.
Diagrama de Flujo:
Es un esquema para representar gráficamente un algoritmo. Se basan en la

utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas. Se les
llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de
flechas para indicar la secuencia de operación.
27
Que es algoritmo: En matemáticas, ciencias de la computación y disciplinas

relacionadas, un algoritmo (del griego y latín, dixit algorithmus y este a su vez del
matemático persa Al-Juarismi1 ) es un conjunto preescrito de instrucciones o reglas
bien definidas, ordenadas y finitas que permite realizar una actividad mediante
pasos sucesivos que no generen dudas a quien deba realizar dicha actividad. 2 Dados
un estado inicial y una entrada, siguiendo los pasos sucesivos se llega a un estado
final y se obtiene una solución. Los algoritmos son el objeto de estudio de la
algoritmia.
Simbología:
 Flecha. Indica el sentido y trayectoria del proceso de información o tarea.
 Rectángulo. Se usa para representar un evento o proceso determinado. Éste

es controlado dentro del diagrama de flujo en que se encuentra. Es el
símbolo más comúnmente utilizado. Se usa para representar un evento que
ocurre de forma automática y del cual generalmente se sigue una secuencia
determinada.
 Rombo. Se utiliza para representar una condición. Normalmente el flujo de

información entra por arriba y sale por un lado si la condición se cumple o
sale por el lado opuesto si la condición no se cumple el rombo además
especifica que hay una bifurcación (es la acción de separar algo en varias
partes).
Ej: Diagrama de flujo sencillo con los pasos a seguir si una lámpara no funciona.
28
Tablas Dinámicas: En un hotel necesitan conocer cuántas habitaciones/día

están ocupadas por mes, con el fin de buscar grupos que puedan ocuparlas durante
los meses de baja ocupación y, en lo posible, tener un gráfico de ellas. En el cuadro
siguiente se pueden observar los datos de habitaciones/día ocupadas y los intervalos
que serían los meses.
29
Las columnas usadas son las siguientes:
Habitaciones/Día: Número de habitaciones ocupadas ese día.
Día: Día del mes respectivo.
Meses: Mes del cual se tomaron los datos.
Este problema puede resolverse usando la función FRECUENCIA, pero es

mucho más simple usando Tablas Dinámicas. Para hacer esto se coloca el cursor en
una celda cualquiera de la tabla, y se abre: Datos / Informe de Tablas y Gráficos
Dinámicos.
Aparece el siguiente cuadro de diálogo:
30
Dado que La Lista de Datos está en Excel y queremos crear una Tabla
Dinámica, se oprime el botón Siguiente entonces aparece el cuadro de diálogo que
se muestra:
Este cuadro de diálogo nos indica que se tomó completa la tabla en que
están los datos, entonces se oprime el botón Siguiente y aparece el cuadro de
diálogo que se muestra:
En este cuadro de diálogo nos interesa el diseño de la Tabla Dinámica, por lo

cual oprimimos el botón Diseño y aparece el cuadro de diálogo que se muestra:
31
Fig. 56. Fuente: Microsoft Excel. Los derechos de autor pertenecen a

Microsoft ®
Llevamos Meses a Fila y Resultado a Datos, quedando el cuadro de diálogo

de la forma siguiente:
Al oprimir el botón aceptar aparece otro cuadro de diálogo:

32
En este cuadro nos interesa que la Tabla Dinámica aparezca en una hoja de
cálculo nueva, y se oprime el botón Finalizar entonces Excel nos muestra la tabla
dinámica:
33
Se puede observar que aparecen los meses y el total de habitaciones/día

ocupadas por mes, que era lo que se pedía. Si queremos un gráfico de esta tabla
dinámica, basta con oprimir el botón Gráfico de la barra de herramientas de la tabla
dinámica, y aparece el gráfico que se muestra:
Como podrá ver está dividida en Tres secciones:
La primera consta de:

 Modo diseño
 Propiedades
34
 Ver código
La segunda tiene todos los botones y herramientas que se pueden usar.

La tercera se utiliza para agregar o quitar botones con lo que expande más las
posibilidades de esta barra.
Comencemos
Para ver el funcionamiento de algunos de los botones de la barra

empezaremos con un ejemplo.
Elija “Control de Número”
Dibuje en la planilla el cuadro donde estará situado el control. Por Ej.:
Seleccione propiedades
Aquí podemos cambiar entre otras cosas.
Max: El numero máximo que recorrerá este cuadro.
35
Min: El numero mínimo.
LinkedCell: Celda donde se va a mostrar el número relacionado con el cuadro de

control:
Por Ej.: A4
SmallChange: Incremento (ej: si se coloca 5, los números se Irán incrementando de 5
en 5).
Cierre las “propiedades”.
El último paso y el más importante es salir del modo diseño pulsando en

“Modo Diseño”.
Ahora ya puede probar el funcionamiento de este botón.
Si usted ha realizado todos esto pasos verá que no es para nada difícil hacer
un “Control de Número” y si usa a menudo el Excel ya se estará imaginando para
que lo puede utilizar.
Repaso
Hagamos un pequeño repaso de lo que hemos hecho en tema anterior y los

puntos mas importantes.
36
Una de las partes mas fundamentales es “Modo Diseño” . Mientras se

esté en este modo, Ud. Puede cambiar cualquier cosa del Control, por ejemplo
tamaño, ubicación, etc. Y para poder probar su funcionamiento debe salir de “Modo
Diseño”
Otra parte fundamental es “Propiedades” , aquí podrá cambiar cosas

fundamentales para que el control se adapte a sus necesidades. Por ejemplo, Max,
Min, LinkedCell, Delay (velocidad con que cambian los números), Shadow (le agrega
sombra al control), etc.
Las propiedades varían según el control pero por el general tienen varias
cosas similares entre ellos.
Como puede ver cada control tiene muchas propiedades y es cuestión de

probarlas una a una para ver como afectan en funcionamiento de cada control. De
todas maneras en este curso se hará referencia a las más importantes.
Otro ejemplo práctico (más complicado)
Otro de los botones mas útiles que tiene la Barra de herramientas de

“Cuadro de Controles” es el “Cuadro Combinado”.
Prácticamente no existen diferencias entre “Cuadro Combinado” y “Cuadro

de Lista” así que lo que dice a continuación se aplica a cualquiera de las dos
opciones.
Primera Parte:
37
Escriba en la hoja3 los siguientes datos uno debajo del otro.

Televisor
Refrigerador
Licuadora
Monitor
Teclado
Nombre a este rango de datos como “datos” (sin comillas) (Para nombrar un
rango de datos marque los datos y escriba el nombre en el “Cuadro de nombres”).
Segunda parte:
Dibuje un “Cuadro combinado” por ejemplo:
Seleccione propiedades
Busque la propiedad: ListFillRange y escriba: “datos” (sin comillas).
En la propiedad LinkedCell Escriba A1 (es la celda donde se mostrará el dato

elegido).
38
Salga del “Modo Diseño” y pruebe este ejemplo:
Podrá comprobar que en el “Cuadro combinado” se encuentran los datos

ingresados en la hoja3 y que cuando elige uno, éste se muestra en la cela A1.
Recuerde que esto se aplica tanto a “Cuadro combinado” (arriba) o a

“Cuadro de lista” (abajo).
Macro:
Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con
alguna tecla de control y una letra.
Por ejemplo, todos los días empleo frecuentemente en mis celdas los mismos
pasos: Tamaño de Fuente (Tamaño de la letra), Negrita, Fuente (Tipo de letra) y
39
Color de Fuente (Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo
almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se
ejecutaran las veces que yo lo desee. A continuación se muestra como grabar una
macro y ejecutarla:
1. Trasládate a la celda A1 y escribe tu Nombre. Por ejemplo, Ramón y presiona

Enter.
2. Regrésate a la celda A1, porque cuando diste Enter bajo de celda o cambio el
rumbo.
3. Da clic en el Menú Ver, seguido por la Opción Barra de Herramientas y elija
Visual Basic.
Se activara la barra de herramientas Visual Basic.
Da clic en el botón Guardar Macro, el que tiene la ruedita Azul. Windows

activa el cuadro de dialogo.
Grabar Macro, el cual permitirá darle el nombre a la macro y cual será el

método abreviado para ejecutarla.
El método Abreviado se refiere con que letra se va activar la macro,

obviamente se activara con la tecla Control y la letra que usted quiera, de
preferencia en minúscula, porque si activa las mayúsculas la macro se activara
presionando la tecla Shift + Control + la letra que usted indicó.
40
1. Donde dice Nombre de la macro ya aparece el nombre que llevara la macro

en este caso Macro1.
2. Si desea cambiar el nombre escriba uno nuevo, pero yo le recomiendo que
así lo deje.
3. En la opción Método Abreviado aparece que se activara con la tecla
Control(CTRL) + la letra que usted indica, de clic en el cuadrito y ponga una letra, por
ejemplo ponga la letra a (en minúsculas). La macro se activara cuando este lista con
la tecla Control + a.
4. De clic en el Botón Aceptar. Windows empezara a grabar todos los pasos en

la Macro1. y el botón de la ruedita azul cambiara de forma ahora será un cuadrito
Azul, se llamara Detener grabación.
5. Lo utilizaremos cuando terminemos de indicarle los pasos para detener la

grabación.
6. Cambie el Tipo de Letra en el Botón Fuente de la barra de herramientas
Formato.
41
7. Cambie el tamaño de la letra en el Botón Tamaño de Fuente de la barra de

herramientas Formato.
8. Presione el Botón Negrita de la barra de herramientas Formato.
9. Cambie el color de la letra en el Botón Color de Fuente de la barra de
herramientas Formato. Recuerde que todos estos pasos están siendo almacenados
en la macro que estamos grabando y también recuerde que estos pasos se están
efectuando en la celda A1.
10. Presione el Botón Detener Grabación de la barra de Herramientas de Visual
Basic. El que tiene el cuadrito azul presionado.
Listo Excel guardo los pasos en la Macro1 que se activara presionado la tecla Control
+ a.
1. Escribe otro nombre en la celda C1 y presiona Enter, después regresa a la

celda C1.
2. Presiona la tecla Control + a. Windows efectuara todos los pasos grabados

sobre la celda C1, esto quiere decir que el nombre que esta en C1 tendrá las
características del que esta en A1. Tipo de letra, tamaño, negrita y el color
que indicaste al grabar la macro.
Nota. Cada vez que presiones Control + a Excel ejecutara la macro y

efectuara los pasos en la celda que te encuentres.
42
 Cox, J. (2008). Office 2007: Paso a paso. España: Anaya multimedia.

 Delgado, J. (2008). Microsoft Office 2007. España: Anaya multimedia.
 Ferreyra, G. (2008). Office 2007 Paso a Paso. México: Alfaomega.
 Pascual, F. y Morales, M. (2008). Domine Microsoft Office 2007. México.
Alfaomega.
 Peña, M. (2008). Guías visuales: Office 2007. España: Anaya multimedia.
 Pérez Cota, Manuel.( 1997). Cómo usar Microsoft Office profesional. Ra-Ma,
Librería y Editorial Microinformática.
43

Excel Basico e Intermedio

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