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INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Planeación Estratégica de las Instituciones de


Educativas

Compilador:
Dr. Gregorio Pérez Orozco
1
1
LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

•PROSPECTIVA

•PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

•PRESUPUESTO

2
PROSPECTIVA

• LA CONFIANZA

 MAPA CONCEPTUAL

 AUTORES PROSPECTIVA

• RESUMEN DE PLANEACIÓN PROSPECTIVA

• SINTESIS DE PLANEACIÓN PROSPECTIVA

• CONCLUSIONES DE PLANEACIÓN PROSPECTIVA

 MAPA DE LA PROSPECTIVA

• GLOSARIO

3
Que estamos haciendo . . .

Para cumplir con los Objetivos de la Organización debe existir congruencia en


todos los elementos que forman parte del Plan en todos los niveles.

“El Plan de
Nacional
Desarrollo
de Desarrollo
precisaráprecisar
los objetivos,
á los objetivos nacionales,
Visión
Visión estrategias y prioridades del desarrollo.
desarrollo integral del país;”

“contendrá previsiones sobre los recursos


Estrategia
Estrategia que serán asignados a tales fines;”

“[y] determinará los


Objetivo instrumentos responsables
de su ejecución...”*

Acción

4
La Planeación Estratégica establece…

Mediante la planeación se fijarán


Creación del Plan
objetivos, metas, estrategias y
Estratégico
prioridades

Mediante la planeación ...se


Definición de
asignarán recursos,
Proyectos y
responsabilidades y tiempos de
Procesos
ejecución

Mediante la planeación ...se


Seguimiento y
coordinarán acciones y se
Reporte de Avances
evaluarán resultados

5
El Reporte Integral de Planeación

Determina lo que se quiere lograr en esta administración y a largo plazo.

Visión de la
organización
¿Qué se busca Misión de la organización
en el sector? ¿Qué tiene que hacer la
organización para lograrlo?

Objetivos
Indicadores
¿Qué se busca en
¿Cómo se mide
términos
el avance?
concretos?

Metas Líneas Estratégicas


¿Qué planea lograr ¿Bajo cuáles
esta administración? lineamientos?

Procesos y Proyectos
¿Cómo se va a lograr en términos concretos?
6
Esta información se integra en el Reporte Integral

 Visión
 Misión de la organización y sus funciones esenciales
 Objetivos
 Indicadores
 Metas
 Líneas estratégicas
 Proyectos y Procesos
 Implicaciones laborales, estructurales, financieras y legales
 Análisis de riesgos

7
En este modelo nos apoyamos...

F Visión

U Misión
Indicadores P P
N
Objetivos Rectores Indicadores
R R
C Metas O O
Líneas Estratégicas Generales Metas
C Y
I Indicadores
Objetivos por Área de E E
Indicadores
O Responsabilidad
S C
Metas
N Metas O T
Líneas Tácticas
Indicadores S O
E
Objetivos Sustantivos Indicadores S

S Metas
Metas

8
Concepto de Planeación

Planeación “Es la determinación de un

resultado deseado, así

como la fijación de un

curso de acción para

lograrlo”

9
Para planear es necesario

• Definir lo que se va a hacer

• Determinar cómo hacerlo antes de actuar

Planeación Futuro
Presente
deseado

10
¿Qué es la Planeación Estratégica?

• Es un proceso metodológico

• Produce decisiones fundamentales

• Construye un futuro deseado

• Determina el rumbo de nuestras acciones

• Define la razón de ser de la organización

• Establece los propósitos y resultados esenciales

• Vincula la operación a los objetivos preestablecidos

11
Definición de Visión

Enunciado que expresa un futuro deseado


pero factible de lograr
12
Creación de Visión

Enunciado que expresa un futuro deseado


pero factible de lograr

Es un ideal

Indica un futuro
deseado

Estipula un estado a
alcanzar

Es estática
(Fotografía)

Enunciada sin
verbos de acción

LOS VALORES
13
Definición de Misión

Enunciado breve y sencillo que


describe la razón de ser, el quehacer
fundamental o el fin último de una
organización

14
Descripción de la Misión

Enunciado breve y sencillo que describe la razón de ser, el


quehacer fundamental o el fin último de una organización

Es la razón de ser

Indica un
quehacer
fundamental

Estipula una
acción a
desarrollar

Es dinámica
(Película)

Enunciada con
verbos de acción

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Consulta del Manual de Organización y
Funciones de la Organización

LOS MANTRAS

Vincular las actividades institucionales


y/o organizacionales a fin de
establecer los objetivos de los tres
niveles

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Actividad Institucional

• Enunciado breve que define en forma clara y específica las


funciones que realiza cada Dirección General y constituye
la razón de ser de la Dirección.

• La Actividad Institucional :

 Distingue las actividades del área de otras similares

 Contiene lo que hace y lo que es,

 Define el actuar dentro de su entorno.

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Planeación Estratégica

VISIÓN

MISIÓN

OBJETIVOS

ESTRATEGIAS

ACCIONES
(PROCESOS/PROYECTOS)

18
Definición de Objetivo

Situación a lograr o pretensión a alcanzar

19
Verbos sugeridos para redactar objetivos

 Lograr  Reducir
 Mejorar  Eliminar
 Promover
 Resolver  Disminuir
 Presentar
 Incrementar
 Organizar
 Actualizar
 Efectuar
 Instalar
 Informar
 Extender
 Dirigir
 Integrar
 Elaborar

20
Objetivos Rectores de la Dirección General:
Conceptos Clave

Concepto Son objetivos de nivel de Dirección General los que están directamente ligados a la Misión de
Clave la Institución y se definen a partir de las Funciones Sustantivas.

Definición Un Objetivo General es un enunciado breve que define en forma clara y específica los
resultados a lograr en una Función Sustantiva.
Un Objetivo General está ligado sólo a una Función Sustantiva y puede ser de tipo objetivo
estratégico, si busca cambios sustanciales a procesos o funciones esenciales, u objetivo
operativo, si sólo implica mejoras incrementales al quehacer de la Institución.

Atributos Los Objetivos deben estar orientados a resultados, enfatizar la idea principal o área de logro, ser
alcanzables en un tiempo establecido y ser mensurables, y estas características deberán ser tomadas
en cuenta al momento de redactar dicho Objetivo. También los Objetivos Generales deben tener
implícita una acción, que sea la base para generar Líneas Estratégicas Generales.

Sintaxis
Elemento a Enfoque o área
Verbo
+ medir
+ de énfasis

Ejemplo Incrementar el nivel educativo institucional


Correcto

21
Documentar y Validar los Objetivos Rectores

Qué: Desarrolle una lista completa de Objetivos Rectores, y obtener validación de parte de los
ejecutivos indicados después de su entrega.

Cómo:
1. Revise el Objetivo Rector existente del Plan Estratégico 2006
2. Elimine o cambie los Objetivos Rectores que ya no sean relevantes
3. Asegúrese que la sintaxis de los Objetivos Rectores sea correcta (re-escriba si es
necesario)
4. Desarrolle nuevos enunciados para Objetivos Rectores según sea necesario
5. Transfiera todos los resultados a la Hoja de Trabajo siguiente
6. Obtenga validación ejecutiva de sus resultados

Objetivos Rectores (N1)

No. Verbo Elemento a Medir Enfoque o área de énfasis

22
Preguntas para verificar la Calidad

Preguntas para verificar la calidad ¿Si? ¿No?

1. Orientado a ¿Está claramente definido el propósito,


resultados estado esperado, producto final o logro a ser
alcanzado?

2. Bien ¿Incluye un verbo, objeto a ser medido y


construido áreas de enfoque conforme a las reglas de
sintaxis?

3. Idea singular ¿Enfatiza la idea principal o área de logro (en


vez de tocar muchos conceptos en una
oración)?

4. Se puede ¿Es posible lograrlo en el tiempo


lograr establecido?

5. Se puede ¿Su progreso puede ser medido u observado


medir usando uno o más Indicadores?

23
Líneas Estratégicas Generales

• Son lineamientos generales de acción que establecen una dirección.


Indican el “cómo” lograr un Objetivo Específico.

• Las Líneas Estratégicas Específicas deben ser direccionales, definir el


cómo alcanzar el objetivo y delimitar el enfoque y contexto para tomar
decisiones.

• SINTAXIS

Líneas Estratégicas Generales


El “Como”
Verbo Que para Quien por Que

a los alumnos de para evitar


apoyo
Ejemplo Ofrecer educación media deserción por
económico
superior motivos económicos

24
Líneas Estratégicas Generales

Sintaxis: Verbo + que + para quien + por que

Ejemplo
para evitar
bien apoyo a los alumnos de educación deserción por
Ofrecer
construido: económico media superior motivos
económicos

Preguntas de calidad

Líneas Estratégicas Preguntas para verificar la calidad ¿Si? ¿ No?

1. Direccional ¿Ofrece un camino claro o dirección a seguir?

2. Bien construida ¿Satisface las reglas de sintaxis?

¿Define el enfoque general o estrategia a seguir


3. ¨Como¨ vs. ¨Que¨
para el “como” será alcanzado un objetivo?

4. Apoya ¿Apoya la visión, misión y prioridades nacionales?

¿Delimita el enfoque y provee el contexto para


5. Enfoque
tomar decisiones?

25
Objetivos por Área de Responsabilidad de la Dirección de Área:
Conceptos Clave

Concepto Son objetivos de nivel de Dirección de Área los que están directamente ligados a las Líneas
Clave Estratégicas Generales de la Dirección General y se definen a partir de las Actividades
Específicas.

Definición Un Objetivo por Área de Responsabilidad es un enunciado breve que define en forma clara
y específica los resultados a lograr en una Actividad Específica.
Un Objetivo por Área de Responsabilidad está ligado sólo a una Actividad Específica y
puede ser de tipo objetivo estratégico, si busca cambios sustanciales a procesos o funciones
esenciales, u objetivo operativo, si sólo implica mejoras incrementales al quehacer de la
Dirección.

Atributos Los Objetivos deben estar orientados a resultados, enfatizar la idea principal o área de
logro, ser alcanzables en un tiempo establecido y ser mensurables, y estas características
deberán ser tomadas en cuenta al momento de redactar dicho Objetivo. También los
Objetivos por Área de Responsabilidad deben tener implícita una acción, que sea la base para
generar Líneas Tácticas.

Sintaxis
Elemento a Enfoque o área
Verbo
+ medir + de énfasis

Ejemplo Disminuir la cobertura de las becas de educación al 100%.


Correcto

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Documentar y Validar los Objetivos por
Áreas de Responsabilidad

Qué: Desarrolle una lista completa de Objetivos por Áreas de Responsabilidad, y obtener
validación de parte de los ejecutivos indicados

Cómo:
1. Revise los Objetivos existentes del Plan 2006
2. Elimine o cambie los Objetivos que ya no sean relevantes
3. Asegúrese que la sintaxis de los Objetivos sea correcta (re-escriba si es necesario)
4. Desarrolle nuevos enunciados para Objetivos según sea necesario
5. Transfiera todos los resultados a la Hoja de Trabajo siguiente
6. Obtenga validación ejecutiva de sus resultados

Objetivos por Área de Responsabilidad

No Verbo Elemento a Medir Enfoque o área de énfasis

27
Preguntas para verificar la Calidad

Preguntas para verificar la calidad ¿Si? ¿No?

1. Orientado ¿Está claramente definido el propósito,


a resultados estado esperado, producto final o logro a
ser alcanzado?

2. Bien ¿Incluye un verbo, objeto a ser medido y


construido áreas de enfoque conforme a las reglas
de sintaxis?

3. Idea ¿Enfatiza la idea principal o área de logro


singular (en vez de tocar muchos conceptos en
una oración)?

4. Se puede ¿Es posible lograrlo en el tiempo


lograr establecido?

5. Se puede ¿Su progreso puede ser medido u


medir observado usando uno o más
Indicadores?

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Líneas Estratégicas Específicas

• Indican el “cómo” lograr un Objetivo específico.

• Cada una de estas líneas estratégicas da origen a uno o


varios Objetivos Institucionales del nivel de Dirección
General.

Líneas Estratégicas Específicas El “Cómo”


Verbo Que para Quien por Que
para evitar
a los alumnos
apoyo deserción por
Ejemplo Ofrecer de educación
económico motivos
media superior
económicos

29
Líneas Estratégicas Específicas

Sintaxis: Verbo + que + para quien + por que

Ejemplo
para evitar
bien apoyo a los alumnos de educación deserción por
Ofrecer
construido: económico media superior motivos
económicos

Preguntas de calidad

Líneas Estratégicas Preguntas para verificar la calidad ¿Si? ¿ No?

1. Direccional ¿Ofrece un camino claro o dirección a seguir?

2. Bien construida ¿Satisface las reglas de sintaxis?

¿Define el enfoque general o estrategia a seguir


3. ¨Como¨ vs. ¨Que¨
para el “como” será alcanzado un objetivo?

4. Apoya ¿Apoya la visión, misión y prioridades nacionales?

¿Delimita el enfoque y provee el contexto para


5. Enfoque
tomar decisiones?

30
Objetivo del Área Sustantiva

• Enunciado breve que define en forma clara y específica los


resultados esperados.

• Los Objetivos deben:

 Estar orientados a resultados

 Enfatizar la idea principal o área de logro,

 Ser alcanzables en un tiempo establecido,

 Ser medibles

31
Sintaxis de Objetivos

Resultado
esperado + Acciones
MEDIANTE +
(el “qué”) (el “cómo”)

Verbo, Elemento a “Cómo”, “A través


medir y Área de de”
enfoque

Ejemplo
bien MEDIANTE
construido:

32
Consideraciones básicas para Objetivos

El lado izquierdo debe El lado derecho debe


enunciar un resultado representar las acciones
esperado. que se llevarán a cabo
Mediante para lograr el resultado
esperado.
 Debe ser medible
 Permite la identificación
de los proyectos y
 No se deben repetir: procesos
 Los Objetivos Específicos
 Las Líneas Estratégicas  Deben contribuir o ser
Específicas suficiente para lograr el
 Las Actividades resultado esperado
Institucionales
 Debe ser factible de
ejecutar en un plazo
relevante

¡¡ Si es lo que se hace actualmente,


entonces no es un Objetivo !!
33
Preguntas para verificar la calidad de los objetivos

Preguntas para verificar la calidad ¿Si? ¿No?

¿Está claramente definido el


1. Orientado a
propósito, estado esperado, producto
resultados final o logro a ser alcanzado?

¿Incluye un verbo, objeto a ser


2. Bien
medido y áreas de enfoque conforme
construido a las reglas de sintaxis?

•¿Enfatiza la idea principal o área de


3. Idea
logro (en vez de tocar muchos
singular conceptos en una oración)?

¿Es posible lograrlo en el tiempo


4. Alcanzable establecido?

¿Su progreso puede ser medido u


5. Medible observado usando uno o más
Indicadores?

34
Definición de Estrategia

Camino o lineamiento general de acción que se escoge para


alcanzar el objetivo planteado, enfocado hacia el “cómo”
lograrlo

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Líneas Estratégicas Generales

• Son lineamientos generales de acción que establecen una


dirección.
• Indican el “cómo” lograr un Objetivo General.

Objetivo
Da Específico
Objetivo
origen Específico
Objetivo
Línea Estratégica a Específico
General 1
Objetivo
Da Específico
Objetivo
Objetivo Apoyan Línea Estratégica origen Específico
Objetivo
General a un General 2 a Específico

Objetivo
Línea Estratégica Específico
Da Objetivo
General 3 origen Específico
Objetivo
a Específico

36
Estrategia y Sintaxis
Objetivos Generales,
Objetivos Específicos
El “Que”
Verbo Elemento a medir Enfoque o área de énfasis
de la educación media
Ejemplo Incrementar la cobertura
superior

Dirección y
Áreas de
Responsabilidad
Líneas Estratégicas Generales
Líneas Estratégicas Especificas
El “Como”
Verbo Que para Quien por Que
para evitar
a los alumnos de
apoyo deserción por
Ejemplo Ofrecer educación media
económico motivos
superior
económicos

Objetivos de Dirección General


El “Que” MEDIANTE el “Como”
Resultado esperado Acciones
MEDIANTE
(el “que”) (el “como”)
Área
Sustantiva Introducción de nuevos
Incrementar el numero
tipos de prestamos con
Ejemplo de prestamos MEDIANTE
0% de interés para
estudiantiles
estudiantes seleccionados

37
Para definir una relación de una línea específica con el
objetivo sustantivo en el Modelo de Planeación

Línea
Estratégica
Específica

Objetivo de la Dirección General

Resultado
MEDIANTE Acciones
Esperado

Procesos y
Proyectos

38
Definición de Indicador

Variable que al medirse cuantifica


el avance en el logro del objetivo

39
¿Cómo sabré si avanzo?: Seguimiento, Control, Evaluación

Indicadores

Metas

40
Seguimiento y Control

• Proceso que tiene el propósito de asegurar que las

actividades reales se ajusten a las actividades planeadas y

programadas

• Permite mantener a la organización o sistema en la

dirección correcta.

41
Para definir un indicador se deben considerar sus
relaciones con el Modelo de Planeación

Línea
Estratégica
Específica

Objetivo de la Dirección General

Resultado
MEDIANTE Acciones
Esperado

Procesos y
Indicadores Proyectos

Indicadores

42
¿Cómo se construye un Indicador?

Paso 1: Decidir lo que se está


midiendo

Paso 2: Determinar parámetros


calificadores

Paso 3: Seleccionar la fuente para la


medición

Paso 4: Establecer una meta

43
Paso 1: Decidir qué será medido

Resultado
Acciones
esperado MEDIANTE
(el “cómo”)
(el “qué”)

Verbo, Elemento a “Cómo”, “A


medir y Área de través de”
enfoque

Para un: Mida:

Objetivo de Dirección General El Resultado Esperado

44
Paso 2: Determinar parámetros calificadores

Determine los parámetros y las consideraciones para efectuar la


medición.

Ejemplo: El número de préstamos estudiantiles

Parámetros calificadores Ejemplo

Cantidades o porcentajes
Cantidad de préstamos por periodo
Por periodo o acumulado

Periodicidad Mensual

Fecha inicio 1 de enero de 2002

Incluye: Educación Técnica


Incluye
Excluye: Estudiantes menores de
Excluye
18 años

45
Paso 3: Seleccionar la fuente para la medición

A. Revisar las consideraciones


Parámetros / calificadores
Forma Cantidad de préstamos por periodo

Tiempo Mensual
1/1/2002

Cobertura Incluye: Educación Técnica


Excluye: Estudiantes menores de
18 años

B. Evalúe las fuentes potenciales


¿Cumple con las consideraciones de:
Fuentes potenciales
Forma? Tiempo? Cobertura?
Reporte Anual de Resultados de la SEP X

Reporte Nacional de Educación

Reporte Estadístico Mensual INEGI X

C. Seleccione la fuente apropiada

Fuente seleccionada Reporte Nacional de Educación

46
Paso 4: Establecer una meta

• Una meta es el valor numérico deseado que se determina


para los Indicadores y se establecen para un tiempo
definido.

• Estas metas son el parámetro para evaluar a través de los


indicadores los avances logrados en el cumplimiento de un:

 Objetivo

 Proceso

 Proyecto

47
Ejemplo de Objetivo de la Dirección General

Incrementar el número de préstamos estudiantiles MEDIANTE la


introducción de nuevos tipos de préstamos con 0% de interés para
estudiantes seleccionados.

Lo que se está
Paso 1 El número de préstamos estudiantiles
midiendo es:
Los parámetros
Cantidad de préstamos mensuales iniciando en
Paso 2 calificadores
01/01/2002
son:
La fuente
Paso 3 seleccionada Reporte Nacional de Educación
es:
Paso 4 La meta es: 150 préstamos mensuales

48
En resumen

Sintaxis:
Lo que se está
midiendo + Parámetros calificadores + Fuente para la
medición

Incluye : Niños entre 1 – 3 años que Resultado publicado


Numero de niños reciben la vacuna del sarampión en el reporte nacional
Ejemplo
vacunados Excluye: Niños nacidos antes de de medicina infantil
bien Enero 1, 1998 de la Nación.
construido:

Preguntas Indicadores Preguntas para verificar la calidad ¿Si? ¿No?


del calidad:
¿La oración es tan sencilla y clara que muestra
1. Claro y directo
QUÉ se esta midiendo (ver ejemplos)?
¿Identifica excepciones, inclusiones,
2. Completo exclusiones, u otros parámetros importantes a
ser medidos?

¿Lista fuentes especificas o vehículos a ser


3. Vehículo
utilizados para la medición?

¿Satisface las reglas de sintaxis par escribir


4. Bien construida
indicadores?

¿Depende de métodos o fuentes que no son


5. Estabilidad temporales?; ¿Es muy probable que exista
estabilidad de la medición a largo plazo?

49
Tipo de Indicador

• Indica el enfoque que tendrá el Indicador.

Parámetro Descripción
Soy eficaz si alcanzo mi objetivo independientemente del
Eficacia
aprovechamiento de mis recursos.
Soy eficiente sin importar si alcanzo mis objetivos aprovechando bien
Eficiencia
mis recursos
Efectividad Soy efectivo si alcanzo mi objetivo aprovechando bien mis recursos

50
Comportamiento

• El campo Comportamiento indica la orientación de la meta


del Indicador, es decir, indica si se desea que la unidad de
medición del Indicador disminuya o se incremente.

• Para seleccionar el comportamiento del Indicador es


necesario considerar si el indicador es:

Ascendente Descendente Nominal

51
Tipo de Avance
• Representa la manera en que se capturará el avance del
Indicador, y éste puede ser:

Tipo de Avance
Acumulado
Por período
Fraccional

Responsable

• Indica quién es el dueño del indicador, es decir, la persona


encargada de revisarlo y darle seguimiento
periódicamente.

52
Fecha de Inicio del Indicador

• Indica la fecha en que se empieza a medir el Indicador.

• La fecha de inicio del Indicador deberá expresarse con el


siguiente formato: mm/aaaa

53
Periodicidad

• Indica la frecuencia con que se


capturará el Indicador.

 Podrá ser:

Mensual Bimestral Trimestral

Tetramestral Semestral Anual

54
Valor Inicial en el Año:

• Registra el valor que tiene el Indicador al inicio de su


medición.

• Permite hacer el cálculo del avance del indicador con


respecto a su meta.

• Deberá ser expresado en las unidades que se estén


manejando para cada Indicador.

55
Reajustar a Cero el Valor Inicial cada Año

• Permite que cada periodo anual comience con un valor cero


(0) para el Indicador.

• Esta funcionalidad dependerá directamente de la


naturaleza del Indicador.

56
Definición de Meta

Valor numérico deseado del indicador


en un tiempo específico

57
Indicadores y Metas

• Indicadores

 Permiten determinar, en una escala de medición, el avance en


el cumplimiento de los objetivos y están orientados a medir
resultados.

• Metas

 Es el valor numérico deseado que se determina para los


indicadores y se establecen para un tiempo definido.

 Son el parámetro para evaluar los avances logrados.

58
Indicadores y Metas

• Indicador
 Variable que mide el cumplimiento de los objetivos específicos.
Orientado a medir resultados y generar productos tangibles e
intangibles.
Indicadores
Lo que se está Vehículo para la
Parámetros calificadores
midiendo medición

Incluye : Niños entre 1 – 3 Resultado


años que reciben la vacuna del publicado en en el
Numero de
sarampión reporte nacional
Ejemplo niños
de medicina
vacunados Excluye: Niños nacidos antes infantil de la
de Enero 1, 1998 Nación.

• Metas
 Valor numérico deseado que se determina para el indicador y
se establece para un tiempo definido.
 Parámetros para evaluar los avances logrados en el
cumplimiento de los objetivos específicos.

59
¿Cómo lo voy a lograr?: Análisis Táctico u Operativo

Procesos

Proyectos

60
Definición de Proceso

Conjunto estructurado de acciones que se hacen de manera


continua y repetitiva, dirigidas al logro de un objetivo

61
Definición de Proceso

• Un proceso es una serie de tareas definibles,


repetibles, predecibles y mensurables que llevan a un
resultado útil para un cliente interno o externo.

Características de los procesos


Definible Predecible
Repetible Mensurable

62
Jerarquía de Procesos

Familia de Recursos Humanos


Procesos

Gestión de Reclutamiento y
Procesos desarrollo contratación de recursos
Administración de
personal
humano humanos

Subprocesos Reclutamiento y
Contratación
selección

Publicar Pre-selección de Realizar exámenes


Actividades vacantes candidatos psicométricos

63
¿Cómo redactar los procesos?

Sustantivo
derivado de un
verbo
+ que actúa sobre un
sujeto u objeto

Quejas o recomendaciones
Recepción de
internacionales

Ejemplos Atención ciudadana

Administración de personal

64
Clasificación de los Procesos

Procesos Sustantivos

Demanda Transformación Oferta


El proceso forma
El proceso está parte de la
relacionado manera en la
directamente con El proceso forma parte de que se satisfacen
los insumos las actividades enfocadas las necesidades
necesarios a la creación de valor de los clientes
ENTRADAS SALIDAS

Recursos Humanos Administración y


El proceso forma parte de la
Finanzas
gestión del personal de la Unidad El proceso está relacionado con
Responsable las actividades operativas

Procesos Adjetivos 65
Ejemplo: Procesos en una unidad responsable

Insumos Entrega
Transformación
(demanda) (oferta)
Recopilación de información Investigación y desarrollo Entrega de reportes
Planeación de la organización a la Comisión
Recepción de quejas y/o Análisis y estudio del caso Intesrecretarial de
recomendaciones Derechos Humanos

Administrativos
Recursos humanos
( Administración y finanzas)
Selección y contratación Administración de activos
Capacitación técnica Gestión de tesorería
Presupuestación
Contabilidad

66
Preguntas para verificar la calidad de los Procesos

Temas Preguntas para verificar la calidad ¿Si? ¿No?


1. CREA VALOR ¿Crea valor para un cliente
interno o externo?
2. CONTIENE LOS ¿Definible, repetible, predecible
ATRIBUTOS DE y mensurable?
UN PROCESO
3. BIEN ¿Está construido de acuerdo a
CONSTRUIDO las reglas establecidas?
4. PUEDE SER ¿Puede ser dividido en
DESGLOSADO subprocesos o tareas?

67
Calificación de Importancia

Calificación de Importancia
• Importancia vital o crítica para nuestros clientes
Vital internos/externos o para el desempeño de la organización.
• Defectos en los resultados pueden ser fatales si no se corrigen.
• Alta importancia para nuestros clientes internos/externos o para
el desempeño de la organización.
Alta
• Defectos en los resultados pueden ser una preocupación seria si
no se corrigen.
• Importancia media para nuestros clientes internos/externos o
para el desempeño de la organización.
Media
• Defectos en los resultados pueden convertirse en obstáculos para
el crecimiento futuro o para las operaciones actuales.
• Importancia o valor bajo para nuestros clientes
internos/externos o para
Baja el desempeño de la organización.
• Defectos en los resultados pueden pasar inadvertidos por largo
tiempo.
• Importancia nula para nuestros clientes internos/externos o
Nula para el desempeño de la organización.
68
Calificación de Desempeño

Calificación de Desempeño
• “Clase mundial” en ejecución y operación; los resultados están libres de
Excelente
fallas.

• La mayoría de las mejoras han sido realizadas; los resultados son


Muy bueno
consistentes o exceden las expectativas.

• Estándar, es eficiente y con problemas operacionales no muy


Promedio significativos; los resultados usualmente son satisfactorios, pero
ocurren fallas esporádicas.

• Algunos problemas de la operación necesitan una acción; los resultados


Bajo
están definidos pero son impredecibles, existen fallas significativas.

• Implementación incompleta o informal; la mayoría de los problemas


Muy Bajo
requieren una acción inmediata.

69
Características de un Proceso

Características de un
Definiciones Ejemplos
Proceso
• Tiempo para procesar
Tiempo promedio de ejecución de un
1. Tiempo de ciclo una reclamación de
proceso seguros

Veracidad y exactitud de resultados


2. Precisión de resultados • Cirugía de Cerebro
finales e intermedios
3. Costo / Consumo de Uso eficiente de dinero y recursos durante • Fabricación de auto
recursos la ejecución de un proceso partes

4. Capacidad de • Los bomberos


Consistencia en alcanzar y/o exceder las
respuesta / Nivel de atendiendo a un
expectativas del cliente llamado de emergencia
servicio
Porcentaje de participantes en un proceso
• Tripulación de un avión
5. Personal competente que cuenta con las habilidades y el perfil militar
adecuado
6. Integración a otros Interfaces y pasos compartidos entre • Ventas y créditos
procesos procesos dependientes o adyacentes • Producción y logística

7. Cumplimiento a Leyes, estándares y controles que regulan • ISO 9000


estándares y normas el proceso • Ley de Adquisiciones

Procedimientos o actividades que


aseguran la salud, seguridad, prevención • Reparación de las líneas
8. Condiciones de trabajo
de accidentes y el confort del los de transmisión eléctrica
participantes en el proceso
70
Definición de Proyecto

Conjunto estructurado de acciones que van dirigidas hacia el


logro de un objetivo, que siguen los lineamientos de un
estrategia y que tienen un principio y un fin

71
Causas principales por las que fracasan los proyectos

1. Planeación deficiente 7. Equipo de trabajo inapropiado


2. Líder del proyecto inapropiado 8. Falta de control de costos
3. Falta de apoyo ejecutivo 9. Insuficiencia de recursos
4. Mala definición del alcance 10. Falta de incentivos y penalizaciones
5. Cambio no controlado 11. Deficiente Administración de la
Información
6. Programación inadecuada del
trabajo 12. Carencia de análisis de riesgos

Sin Administración de
Proyectos

Con Administración de
Proyectos se incrementa
el control sobre la
obtención de los
beneficios esperados
¿ Fin ?

Inicio
Tiempo

72
Proyectos

• Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para


crear un producto o un servicio único.

Esfuerzo

Recursos

concepto personas materiales producto o servicio

dinero equipo

tiempo

Inicio Fin

73
Clasificación de Proyectos

Proyecto de
Proyecto de
innovación o
inversión
mejora

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Proyecto de innovación o mejora

• Conjunto estructurado de
acciones puntuales,
particulares y finitas para
mejorar las condiciones en
las que se realiza un
proceso de la unidad
responsable.

•Se pueden requerir de inversiones en nuevos activos

•Buscan mejorar o innovar la forma en que se realiza un


proceso actualmente.

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Proyecto de Inversión

• Implica una inversión para la creación,


ampliación o mejora de cualquier tipo de
activo.

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Etapas de Administración de Proyectos

Concepto de
solución

Definición de Proyecto(Marco de referencia)

D
Organización del proyecto
Objetivos, beneficios, productos y riesgos potenciales
Definición Recursos con que se cuenta

Definición de Plan de Trabajo

P
Abastecimiento de recursos; Comunicación
Aseguramiento de calidad
Planeación ¿quién?, ¿cuándo?, ¿dónde?

Revisiones periódicas

E
Resolución de problemas
Aprobación de cambios
Ejecución Comunicación del desempeño

Certificación de
Término

Cierre C Plan de operación


y sostenimiento

Ciclo de vida
operativo
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Roles en un Proyecto

Estructura funcional Estructura funcional en un


proyecto
Director Patrocinador
General ejecutivo

Líder del
Subdirector A Subdirector B Subdirector C Subdirector B Subdirector C
proyecto

Staff Soporte Especialista


Staff Staff Staff
Administrativo

Staff Encargado Staff


Staff Staff Líder Técnico
Logística

Staff Staff
Staff Staff

Staff Staff

GRUPOS DE INTERÉS

Organizaciones Receptoras del bien o


Sociedad Proveedores involucradas servicios
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Líder del Proyecto
El compromiso ejecutivo es clave para el éxito del proyecto

• Opera independientemente
de la cadena de mando
normal,

• Dirige y evalúa el proyecto,

• Planea, propone e
implementa políticas de
administración de
proyectos,

• Desarrolla y mantiene los


planes del proyecto.

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Patrocinador ejecutivo
El compromiso ejecutivo es clave para el éxito del proyecto

• Provee liderazgo.

• Tiene la capacidad de
resolver problemas
complejos del proyecto.

• El rol debe ser de


coordinador/supervisor

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Pruebas básicas para el inicio de un proyecto

1. INTERÉS PÚBLICO ¿Es del interés de la población o sector


objetivo de la institución?

2. ROL DE GOBIERNO ¿Debe y/o es la mejor alternativa que lo


realice el gobierno?

3. FEDERALISMO ¿ Debe y/o es la mejor alternativa que lo


realice el gobierno federal y no los gobiernos locales?

4. IMPACTO ¿El impacto es o puede ser significativo para la


población o sector objetivo?

5. EFICACIA ¿Es la mejor manera de lograr el objetivo?

6. EFICIENCIA ¿Puede mejorarse el proyecto/proceso?

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Preguntas para verificar la calidad de los proyectos

Criterios Preguntas para verificar la calidad ¿Si? ¿No?


1. PRUEBAS ¿Cumple con los 6 criterios básicos
BÁSICAS para iniciar un proyecto?
¿Bien construido con objetivos,
2. DEFINICIÓN productos, beneficios y riesgos
potenciales?
3. PROMOTOR ¿Tiene un Promotor Ejecutivo
EJECUTIVO responsable del éxito del proyecto?
¿El plan de proyecto tiene todos los
4. PLANEACIÓN detalles incluyendo “Qué, Cuándo,
Quién y Cómo”
¿Existen las condiciones necesarias
5. EJECUCIÓN
para una ejecución exitosa?

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¿Para qué nos va a servir la alineación técnica de la Planeación
y la Presupuestación en estos momentos que el presupuesto
está elaborado?

• Sirve para identificar los procesos y proyectos prioritarios a los


cuales son imprescindibles en el cumplimiento de los objetivos de
las áreas sustantivas
• Identificar aquellos conceptos de baja o nula importancia para la
dirección.

¿Qué lograremos?

Eficientizar los recursos orientados a los procesos y proyectos


prioritarios para el cumplimiento de los Objetivos

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CUANDO PERSIGUES CAMBIO Y
TRANSFORMACIÓN, ACTUA…..

REVOLUCIONA

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