17/01/2018 Changing How Footnote References Appear (Microsoft Word)

Please Note: This article is written for users of the following Microsoft Word versions: 97, 2000, 2002, and 2003. If you are using a later
version (Word 2007 or later), this tip may not work for you. For a version of this tip written specifically for later versions of Word, click here:
Changing How Footnote References Appear (https://wordribbon.tips.net/T011259_Changing_How_Footnote_References_Appear).

Changing How Footnote References Appear

by Allen Wyatt (https://www.tips.net/Authors/A0001_Allen_Wyatt.html)  20
(last updated January 27, 2017) (https://word.tips.net/T000520_Changing_How_F
form­
hd)
Nancy notes that for years she has used Word's footnotes with no problem. When she inserts a footnote, the footnote reference (in the footnote
area) shows as a superscripted number. Some of the style guides that Nancy follows now specify that footnote references actually be regular (not
superscripted) digits followed by a period. She wonders how she can get Word to handle this formatting automatically.
This is a bit more complex of a topic than it may at first appear. There are actually two footnote references—one in the main body of the
document and the other at the beginning of the actual footnote. The appearance of both of these references is controlled by the Footnote
Reference character style. If you change the formatting of this style, you change how the actual footnote reference appears.
The problem, of course, is two­fold. First, the Footnote Reference style is a character style, which means that it defines the appearance of the text
itself, not the appearance of any special characters after the text, such as a period and a space or tab. Thus, you can change the Footnote Reference
style so that the references appear as, say, unsuperscripted, but you cannot through the style specify that the reference be followed by a period.
The second problem is that even if you could define such special characters in the Footnote Reference style, it wouldn't help in this case. Because
the style is used for the footnote reference in the main body of the document as well as at the beginning of the footnote itself, a change to the style
affects both instances. So if you change the Footnote Reference style to display regular (unsuperscripted) text, then the references in both places
—the document body and the footnote area—are affected.
There is a workaround you can use; one that involves doing some searching and replacing. Go ahead and insert your footnotes as you normally
would. When you are all done (when you have no more footnotes to add to the document), follow these general steps:
1. Display your document in Normal view (Draft view in Word 2007).
2. Display the footnote pane and place the insertion pointer at the beginning of the first footnote in that pane.
3. Display the Replace tab of the Find and Replace dialog box. (See Figure 1.) (You can press Ctrl+H to display the proper tab.)

Figure 1. The Replace tab of the Find and Replace dialog box.
4. In the Find What box, enter "^02" (without the quote marks). This specifies that you want to search for footnote references.
5. In the Replace With box, enter "^&." (again, without the quote marks). This specifies that you want to replace what is found with whatever
is in the Find What box, followed by a period.
6. With the insertion point still in the Replace With box, click the Format button and choose Font. (If you can't see the Format button, you'll
need to click the More button first.) Word displays the Find Font dialog box.
7. Make sure the Superscript check box is cleared.
8. Click OK to close the Find Font dialog box.
9. Click Replace All.
That's it. Word does the Find and Replace operation only within the footnotes area of the document. It replaces any footnote references with an
unsuperscripted reference followed by a period. This find­and­replace process is described more fully at this archived Web page:

http://lists.topica.com/lists/editorium/read/message.html?mid=1703696660 (http://lists.topica.com/lists/editorium/read/message.h

If you find in your version of Word that the steps don't work for some reason, you could try to replace what you search for. Instead of searching
for "02" (step 4), leave the Find What box empty and instead indicate you want to search for any text that has the Footnote Reference style
applied to it. Since you are searching only within the footnote area of the document, this would only be the references that begin each of the
footnotes.
Understand that if you later add any new footnotes to your document, you will need to go through the find­and­replace operation again. If you are
looking for a more automatic way to handle the footnotes, then you will need to develop a macro that will handle the formatting for you. A great
article on this can be found at the following page on the Word MVP site (http://word.mvps.org):

http://wordmvp.com/FAQs/MacrosVBA/UnSuperscptFnotes.htm (http://wordmvp.com/FAQs/MacrosVBA/UnSuperscptFnotes.htm)

(https://word.tips.net/T000520_Changing_How_Footnote_References_Appear.html#comment­form­hd)
WordTips is your source for cost­effective Microsoft Word training. (Microsoft Word is the most popular word processing software in the world.)
This tip (520) applies to Microsoft Word 97, 2000, 2002, and 2003. You can find a version of this tip for the ribbon interface of Word (Word 2007
and later) here: Changing How Footnote References Appear

https://word.tips.net/T000520_Changing_How_Footnote_References_Appear.html 1/4
17/01/2018 Changing How Footnote References Appear (Microsoft Word)
(https://wordribbon.tips.net/T011259_Changing_How_Footnote_References_Appear).

Author Bio

Allen Wyatt
With more than 50 non­fiction books and numerous magazine articles to his credit, Allen Wyatt is an internationally recognized author. He  is
president of Sharon Parq Associates (http://www.sharonparq.com), a computer and publishing services company. Learn more about Allen
(https://www.tips.net/Authors/A0001_Allen_Wyatt.html)...

MORE FROM ALLEN

Determining If a File Exists Using Parallel Columns

Before you have your macro open and read a file from disk, you'll Users of WordPerfect know what parallel columns are. There is no
want to check to make sure it is really there. Here's how ... such capability in Word, but there are ways you can achieve ...
Discover More Discover More
(https://excel.tips.net/T002516_Determining_If_a_File_Exists.html) (https://wordribbon.tips.net/T006206_Using_Parallel_Columns.html)

Excluding Values from Averaging

Calculating an average of a group of numbers is easy. What if you
want to exclude a couple of the numbers from the group you ...
Discover More
(https://excelribbon.tips.net/T010697_Excluding_Values_from_Averaging.html)

Create Custom Apps with VBA! Discover how to extend the capabilities of Office 2013 (Word, Excel, PowerPoint,
Outlook, and Access) with VBA programming, using it for writing macros, automating Office applications, and
creating custom applications. Check out Mastering VBA for Office 2013 (http://go.tips.net/am04) today!

More WordTips (menu)

Adding Endnotes in Text Boxes Footnotes Don't Automatically Renumber

Text boxes and endnotes are both great tools you can use within a Editing a document can, at times, be hard work. It isn't made easier if
document. Problem is, you cannot use them ... you feel that Word is "fighting" you on some tasks, ...
Discover More Discover More
(https://word.tips.net/T003416_Adding_Endnotes_in_Text_Boxes.html) (https://word.tips.net/T005400_Footnotes_Dont_Automatically_Renumber.html)

Returning to Your Document a er Adding an Endnote

Endnotes are a required element in some types of writing. When you
add an endnote, Word moves you to the end of your document ...
Discover More
(https://word.tips.net/T009886_Returning_to_Your_Document_after_Adding_an_Endnote.html)

Subscribe

FREE SERVICE: Get tips like this every week in
Enter email
WordTips, a free productivity newsletter. Enter your
address and click "Subscribe."
View most recent newsletter. (/ci.html) Subscribe
(Your e­mail address is not shared with anyone, ever.)
(https://www.tips.net/privacy.html)

Comments

Join the Conversation...

If you would like to add an image to your comment (not an avatar, but an image to help in making the point of your comment), include the characters [{fig}] in your comment text. You’ll be
prompted to upload your image when you submit the comment. Maximum image size is 6Mpixels. Images larger than 600px wide or 1000px tall will be reduced. Up to three images may be
included in a comment. All images are subject to review. Commenting privileges may be curtailed if inappropriate images are posted.

Name Email

Notify me about new comments ONLY FOR THIS TIP
What is six more than 9?
Notify me about new comments ANYWHERE ON THIS SITE

https://word.tips.net/T000520_Changing_How_Footnote_References_Appear.html 2/4
17/01/2018 Changing How Footnote References Appear (Microsoft Word)
Hide my email address
Submit Comment

2017­10­31 06:42:07
 Thank you so much for this advice, worked perfectly!
Nikki Wyrd
(mailto:nikkiwyrd@gmail.com)
2017­10­09 19:34:44
 Brilliant! Thank you so much.
Catherine
2017­09­11 19:07:23
 Thank you for this very helpful information. I converted an ODT document to MS Word.
Daniel Perez This caused the formatting of the footnotes to change. Through the information here, I was
able to fix the way the numbers look both in the main text and in the footnote pane. The
numbers are now superscript. However, the text of each footnote (I've got over 900
footnotes) is indented and starts on the second line of that footnote "space". Is there a way
to eliminate the indentation and extra "return" for all footnotes? Thanks so much.

2017­09­03 07:37:05
 I have word document with loads of footnotes. I need to typeset them and therefore I have
Alan to convert the reference letters to normal text.  
Most programs that I have seen, can not do that but rather change the entire footnote to
normal text loosing all the italics and bold. 
 
I have found a program called note stripper that does just what i need, but it only works with
reference numbers and not reference letters.  
 
Do you have any suggestions for me. 
 
Many thanks 
 
Alan

2017­02­02 20:45:18
 Allen, I am drafting a paper for publication that requires footnotes for authors following the
Fred Abstract. 
 
Here is the example they require: 
 
"Author Guidelines for the Preparation of Contributions to Springer Computer Science
Proceedings 
 
Alfred Hofmann ,*, Brigitte Apfel1, Ursula Barth1, Christine Günther1,  
Ingrid Haas1, Frank Holzwarth1, Anna Kramer1, Leonie Kunz1, 
Nicole Sator1, Erika Siebert­Cole1 and Peter Straßer1 
 
1 Springer­Verlag, Computer Science Editorial, Tiergartenstr. 17, 
69121 Heidelberg, Germany 
{Alfred.Hofmann, Brigitte.Apfel, Ursula.Barth, Christine.Guenther,  
Ingrid.Haas, Frank.Holzwarth, Anna.Kramer, Leonie.Kunz, 
Nicole.Sator, Erika.Siebert­Cole, Peter.Strasser, LNCS}@Springer.com 
Abstract. The abstract should summarize the contents of the paper and should contain at
least 70 and at most 150 words. It should be set in 9­point font size and should be inset 1.0
cm from the right and left margins. There should be two blank (10­point) lines before and
after the abstract. This document is in the required format." 
 
The rest of the paper follows. 
 
How is this done? I cannot find anywhere online that covers this. 
 
Thank you. 

2016­12­16 16:43:20
 In order to have a superscripted number for my footnote reference (e.g., in my manuscript
Josh text) and then the footnote as a normal case 1 followed by a period, I had to use a macro that
I found on some website. This is required for SBL and Turabian styles, I think. 
 
I use the one mentioned below:
http://word.mvps.org/FAQs/MacrosVBA/UnSuperscptFnotes.htm 
You apparently can't save macros in docx files now though.

2015­10­29 23:37:13
 Fantastic help. I had struggled for 3 hours with endnotes before I did this.
santha Jetty
2015­07­31 15:04:15
 Works like a charm with my Word 2013/Office 365.You'd think that Microsoft would have
Patrick Butler by this time put two Footnote Reference styles in its style sheets, one for the text body, and
(mailto:pbutler@centspermilenow.org) one for the footnote itself. 
 
Thank you for the clear description of the problem and for the work­around. 
Patrick

2015­06­13 10:36:50
 Hi Allen, 
Jay Thanks for this, but I have the same problem as another commenter above. It changes the
superscript in the main text and the footnotes. Obviously, we want the superscript to remain
in the main body, but we want normal number in footnote/endnote. Any other advice most
welcome. I paste the post from the other commenter with the same problem. Thanks. Jay 
a4aim 26 Jul 2014, 07:32 

https://word.tips.net/T000520_Changing_How_Footnote_References_Appear.html 3/4
17/01/2018 Changing How Footnote References Appear (Microsoft Word)
Hi Allen, 
 
Thanks for your tip, but unfortunately I cannot seem to make it work for MS Word 2011 on
Mac. 
 
Wen I follow your steps, it affects both the in text and bottom of page footnote reference. I
get a period after each footnote reference, but the superscript still remains. 
 
Would be grateful for any further tips! 
 
Thanks 

2015­04­15 00:08:09
 Thank you so much! I've been searching for this workaround for DAYS! <3
Nicole
2015­02­14 06:35:38
 Thanks a lot. 
Thomas JLS Works perfectly for me.  

2014­07­26 07:32:49
 Hi Allen,  
a4aim  
Thanks for your tip, but unfortunately I cannot seem to make it work for MS Word 2011 on
Mac. 
 
Wen I follow your steps, it affects both the in text and bottom of page footnote reference. I
get a period after each footnote reference, but the superscript still remains. 
 
Would be grateful for any further tips! 
 
Thanks 
 

2014­02­07 09:21:33
 Thanks Allen! Jan
Jan Snoek
2014­02­05 07:44:37
 Jan, 
awyatt  
You don't need a macro to convert footnotes to endnotes. See the following: 
 
http://word.tips.net/T008613 
 
­Allen 

2014­02­05 07:41:45
 Hi! I wondered if there exists for MS­Word 2000 a macro that converts footnotes to
Jan Snoek endnotes (like the FOOTEND macro of WordPerfect). Can you help me? Thanks! Jan

2014­01­19 11:00:03
 Awesome ­ thanks. Search and replaced foot/end notes with a new style. I deleted the
kevin character syle by mistake.

2013­01­07 19:13:39
 Hello Allen 
Iris Wood Yes I am using Word 2010. I don’t have a problem with this temporary fix and I am using it.
But it is time consuming and I may have to make alterations after proofing and there is too
much room for error. Also I am writing a book so need a permanent fix and for endnotes
after each chapter (not footnotes). Currently I have footnotes but now have to change to
endnotes due to typesetter who can’t pick up text after the footnote line!! 
 
What also worries me with this method above is the warning <Be careful not to delete a
note number or type a note number by hand.> as stated in article you referred to which was
written in year 2000.. http://lists.topica.com/lists/editorium/read/message.html?
mid=1703696660. I have also read
http://word.tips.net/T000520_Changing_How_Footnote_References_Appear.html. 
 
I want to create a new macro. I am aware that if I make changes it cannot be undone and I
am ok with this. I have been given a new code and I have been referred to another article by
the author of http://word.mvps.org/FAQs/MacrosVBA/UnSuperscptFnotes.htm. It is called  
“What do I do with macros sent to me by other newsgroup readers to help me out?”
http://www.word.mvps.org/FAQs/MacrosVBA/CreateAMacro.htm 
It is this article that I cannot follow. It is for an old version of Word. 
. My problem is that when I look at creating a new macro I am lost. I have read Word help
for “record or run a macro” and there are similar articles. I need screenshots.  
. This is getting away from this article of a temporary fix. Is it possible for you to supply a
new version of how to create and implement a new macro for endnote? that explains the
article http://www.word.mvps.org/FAQs/MacrosVBA/CreateAMacro.htm better using
screenshots. 
 
many thanks

2013­01­07 08:46:24
 Iris, 
awyatt  
If you are using Word 2010, did you click the link at the end of the article that leads to a
version of this for your version of Word?

2013­01­06 21:03:30
 I emailed you about this problem but the article you referred us to is very old and for a
Iris Wood much earlier version of word. Also I had a new code written because apparently this one is
wrong.http://word.mvps.org/FAQs/MacrosVBA/UnSuperscptFnotes.htm 
I reaslise you are only going to refer me back to this article. I forgot to tell you I had
investigated it a long time ago when trying to find a solution.

https://word.tips.net/T000520_Changing_How_Footnote_References_Appear.html 4/4