GESTIÓN

COMERCIAL
DOCUMENTACIÓN HERRAMIENTA LÁCTEOS LA
Registro gestión de visita prospectos MONTAÑA

1. Objetivo.
Realizar un seguimiento continuo al proceso de relacionamiento con los segmentos y públicos
consumidores de alimentos lácteos y sus derivados que permitan mejorar el nivel de contacto con las
mismas.

2. Alcance.
Esta herramienta aplica para la oferta de Lácteos La Montaña de la Universidad de Antioquia

3. Definición de términos.
Registro de Gestión de Visitas (RGV): El RGV es una herramienta diseñada para llevar un registro
ordenado de las visitas que se realizan a prospectos, clientes internos o externos, facilitando el
seguimiento y planeación, a partir de un método muy práctico y visual. Dicha herramienta permite
que el proceso sea ejecutado de forma más rápida y sencilla, mediante un sistema de alerta que
mejora la visualización general del estado actual de todos los clientes y prospectos.

4. Descripción del proceso.

El RGV corresponde a una plantilla en Excel, compuesta por 3 hojas:

1) Hoja Calendario: Diseñada para registrar la fecha en la cual fue establecido el contacto con cada
prospecto y el medio por el cual fue realizado.
2) Hoja Comentarios: En la cual se anotan las observaciones o situación actual correspondiente a
cada prospecto.
3) Hoja Control: Es una hoja resumen que permite la visualización del estado actual de cada uno de
los clientes prospectos.

De esta manera, para realizar el proceso de seguimiento a los prospectos se cuenta con un solo
archivo de Excel, con el objetivo de lograr que el manejo de la información sea amigable y que los
datos sean procesados de forma eficiente.
 GESTIÓN
COMERCIAL
DOCUMENTACIÓN HERRAMIENTA LÁCTEOS LA
Registro gestión de visita prospectos MONTAÑA

La herramienta debe utilizarse de la siguiente manera:

PASO 1: EL CALENDARIO

El proceso comienza en la hoja CALENDARIO, donde se encuentran especificados todos los días del año por
semana, allí se debe seleccionar la fecha correspondiente al contacto con el prospecto en cuestión y
aparecerá el siguiente texto desplegable:
 GESTIÓN
COMERCIAL
DOCUMENTACIÓN HERRAMIENTA LÁCTEOS LA
Registro gestión de visita prospectos MONTAÑA

Como lo indica el mensaje de entrada de la lista desplegable, debe seleccionarse la letra correspondiente al
medio de contacto por el cual se estableció la comunicación con la institución. Valga mencionar que para
facilitar la visualización de la plantilla y por ende el análisis de la información, a cada uno de los medios de
contacto le corresponde un color preestablecido, de la siguiente manera:

Visita Llamada
Visita Llamada telefónica

Correo electrónico

Correo
Electrónico

PASO 2: LOS COMENTARIOS

Una vez se haya registrado en la hoja CALENDARIO las fechas correspondientes a los contactos, se procede a
hacer las anotaciones que se consideren pertinentes en la hoja COMENTARIOS, en la cual se dispone del
espacio para realizar las observaciones por cliente en la semana que se realizó.

Insertar comentario
 GESTIÓN
COMERCIAL
DOCUMENTACIÓN HERRAMIENTA LÁCTEOS LA
Registro gestión de visita prospectos MONTAÑA

PASO 3: ACTUALIZAR EL CUADRO CONTROL

Luego de asentar la información ya mencionada se continúa con la hoja CONTROL, la cual contiene un cuadro
resumen que presenta los siguientes campos:

1) Cliente: corresponde al cliente anteriormente registrado.

2) Fecha último contacto: con base en los registros del calendario, devuelve la fecha del último contacto.

3) Medio contacto: indica cual fue el medio por el cual se realizó el último contacto: visita, correo electrónico
o llamada telefónica.

4) N° días sin contacto: indica hace cuantos días no se establece ningún tipo de contacto con la empresa.

5) Estado de la unidad: este puede ser “inactivo” cuando no se ha tenido ningún contacto con la empresa
por más de 15 días, o en el caso contrario, el estado sería “activo”.

6) Alarma: cada símbolo representa visualmente el estado de la empresa de la siguiente forma:

Activo Inactivo

7) Último comentario: en este campo se recupera la última observación para cada empresa, desde la hoja
COMENTARIOS.

8) Nombre del contacto: Nombre de la persona encargada de las compras (cuando aplica).

9) Número telefónico: Número de teléfono de contacto del cliente.

10) Correo electrónico: Correo electrónico de contacto del cliente.

La siguiente es la visualización del cuadro resumen de control:

 GESTIÓN
COMERCIAL
DOCUMENTACIÓN HERRAMIENTA LÁCTEOS LA
Registro gestión de visita prospectos MONTAÑA

Al lado derecho del cuadro resumen se encuentran los siguientes campos:

En este
En este recuadro
recuadro se
se puede
puede seleccionar
seleccionar desde
desde
una lista desplegable el año que corresponda.
una lista desplegable el año que corresponda.

Esta información se
actualiza automáticamente.

Este botón está asociado a una macro

que actualiza toda la información en el
cuadro de control, tomando los datos
desde la hoja CALENDARIO y
COMENTARIOS.
 GESTIÓN
COMERCIAL
DOCUMENTACIÓN HERRAMIENTA LÁCTEOS LA
Registro gestión de visita prospectos MONTAÑA

Una vez se lleven a cabo los pasos descritos anteriormente, es decir, luego de haber registrado la
información en la hoja CALENDARIO y COMENTARIOS, y haber presionado el botón ACTUALIZAR BASE DE
DATOS de la hoja CONTROL, se obtendrá un resumen como el que se presenta a continuación:

CONSIDERACIONES GENERALES:

1) CÓMO ELIMINAR O MODIFICAR INFORMACIÓN: debe tenerse en cuenta que para cualquier
cambio que se desee realizar en la información ya registrada o para eliminar algún dato, se debe
acudir directamente a las hojas CALENDARIO o COMENTARIOS, y no realizar ningún cambio desde
la hoja CONTROL. Una vez se introduzcan las modificaciones necesarias, se regresa a la hoja
CONTROL y se utiliza nuevamente el botón ACTUALIZAR BASE DE DATOS. Todo lo anterior con el
objetivo de no alterar el funcionamiento del cuadro resumen.

2) CAMBIO DE AÑO: cuando se requiera la plantilla para un nuevo año, deben realizarse los
siguientes pasos:

- Borrar todas las fechas que habían sido registradas en la hoja CALENDARIO

- Ir a la hoja CONTROL y en el campo correspondiente al “Año”, que se encuentra a la derecha del

cuadro resumen, seleccionar desde la lista desplegable el año que se requiera.