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CÁTEDRA: INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD

TEMA CUENTAS

OBJETIVO GENERAL: Capacitar al estudiante a comprender el Ciclo de Registro y Clasificación de las operaciones
efectuadas por una organización.

ESTRUCTURA DE LA CUENTA

DEFINICIÓN: Se puede definir la cuenta como la mínima unidad de registro de la cual dispone una entidad para
reflejar los cambios en su situación financiera o de resultados. La cuenta para la contabilidad representa el medio con
el cual se controlan todas transacciones que genera una operación.

Son subdivisiones de Activo, Pasivo y Capital, que clasifican de manera sistemática todos los CARGOS y los
ABONOS correspondientes a una misma persona, entidad o asunto.

NECESIDAD DE UTILIZAR LAS CUENTAS

Al clasificar las diferentes transacciones posibles de una organización se agrupan aquéllas de características afines;
viniendo a constituir las CUENTAS. De esa manera se abre una cuenta para cada tipo de operación que se desee
controlar por separado. Por ejemplo: Todas aquellas operaciones que involucren entradas o salidas de dinero efectivo,
se registraran en una cuenta, que suele llamarse: “Caja”, “Efectivo”, (o “Banco...”) Todas las deudas contraídas con
proveedores se suelen registrar en una cuenta denominada “Cuentas por Pagar”, y las acreencias con los clientes en la
cuentas por Cobrar”, y así sucesivamente. Una vez asignado un nombre a una cuenta, no se le debe cambiar durante
el período económico. Debe procurarse que el nombre que se asigne sea explícito y representativo de los conceptos
que registra la cuenta.

Las cuentas se llevan con el fin de recoger las alteraciones que se producen los elementos de Activo, Pasivo y
Capital; debidas a las operaciones efectuadas en el negocio.

LA FORMA “T” COMO MODELO

Para fines didácticos y de enseñanza se representa la cuenta por una “T” que se asemeja a la hoja de un libro abierto,
la cual vamos a analizar a continuación

(1) Nombre de la Cuenta Caja (X) Cuentas por Pagar (Z)

(2) Debe (3) Haber Debe Haber Debe Haber


6.000 2.000 4.000 20.000

(4) Saldo (4) Saldo 4.000 16.000


Saldo deudor Saldo acreedor

PARTES DE UNA CUENTA

1.- En la parte superior colocamos el nombre de la cuenta


2.- El Debe representa el lado izquierdo de la cuenta, y lo que se anota por este lado se denomina Débito o cargo.
3.- El Haber representa el lado derecho de la cuenta y lo que se anota por ese lado se denomina abono o crédito.
4.- El Saldo de una Cuenta viene representado por la diferencia numérica entre el Debe y el Haber de una cuenta
Si el Debe de una cuenta es mayor que el haber, se dice que la cuenta tiene saldo deudor, por ejemplo en el caso
“X” caja
Si el haber de una cuenta es mayor que el debe, se dice que la cuenta tiene saldo acreedor, por ejemplo el caso
“Z” (Cuentas por pagar)

DÉBITO: Es una anotación en el lado del Debe, la fecha detalle y cantidad correspondiente a una operación
mercantil. Cargar, adeuda o debitar una cuenta.
CRÉDITO: Es el registro en el lado del Haber, los pormenores de una operación mercantil que afecta a la cuenta.
Abonar, acreditar o descargar una cuenta.

EL DEBE DE UNA CUENTA SIGNIFICA: EL HABER DE UNA CUENTA SIGNIFICA:

a) Algún bien que ingresa a la empresa a) La salida de un activo


b) El Pago de una deuda por la empresa b) El cobro de una deuda
c) Algún costo c) Un Ingreso
d) Un Gasto d) Reembolso de algún gasto
e) Una Pérdida e) Alguna Ganancia
f) Una deuda a favor de la empresa f) Contraer una deuda

¿A QUIÉN CARGAR Y A QUIÉN ABONAR?

a) ¿Qué entra? a) ¿Qué sale?


b) ¿Quién recibe? b) ¿Quién entrega?
c) ¿Quién pierde? c) ¿Quién gana?
d) ¿Quién queda debiendo? d) ¿A Quién quedase debiendo?

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

Todas las empresas realizan actividades más o menos similares, es decir, cumplen con las funciones de producir,
facturar, cobrar, comprar bienes o adquirir servicios, pagar a proveedores y otras más. Cada una de las operaciones
derivadas de estos ciclos afectan a una entidad desde el punto de vista financiero. Para llevar a cabo o cumplir con
este ciclo contable, una empresa recurre a diferentes medios y técnicas que suministra la ciencia y el conocimiento
contable, una de estas herramientas es la cuenta, mediante la cual las empresas efectúan el registro de todas y cada
una de las operaciones o transacciones que las afectan. Debido a que uno de los objetivos de la contabilidad es la
correcta presentación de todas las operaciones, se crean diferentes tipos de cuentas: Reales Nominales, Mixtas y de
orden. Cada tipo de cuenta se crea para un fin específico y determinado.

CUENTAS REALES:

Este grupo estará representado por los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, el
pasivo, el capital y las cuentas de valuación o complementarias de activos. Se les denomina Cuentas Reales porque el
saldo de estas cuentas representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y
lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores la señalan como
cuentas palpables; por ejemplo si decimos que la cuenta “Caja” tiene un saldo de Bs. 130.000 eso debe estar
representado por el dinero en efectivo que realmente existe; si el saldo de “Cuentas por Cobrar” es de Bs. 24.000, las
facturas aceptadas por los clientes que le adeudan al negocio debe sumar exactamente esa cantidad.

Además las Cuentas Reales tienen la característica de ser cuentas de carácter permanente, es decir, que su saldo se
traspasa de un ejercicio a otro. Las cuentas Reales van a conformar el Estado Financiero como Estado de Situación
Financiera (Balance General).

CUENTAS NOMINALES:

Tienen como característica principal que son cuentas temporales, duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la
empresa, y al finalizar éste, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital, quien es en definitiva, la
cuenta que va a ser afectada por los beneficios o pérdidas del negocio.

Las cuentas nominales se crean en cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas
y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por eso se les conoce
como cuentas de resultado.

Las cuentas nominales se sub-dividen en dos grandes sub-grupos que son: 1.- Cuentas nominales de Ingresos y 2.-
Cuentas nominales de Egreso.
Las cuentas nominales van a conforman un estado financiero que compara los beneficios con las pérdidas para
conocer los resultados del ejercicio, y el cual se conoce como Estado de Resultado o “Ganancia y Pérdidas”

LAS CUENTAS MIXTAS:

Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado por una parte real y otra parte nominal, sin
embargo, al cierre de un ejercicio económico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos
prepagados o diferidos.

LAS CUENTAS DE ORDEN:

Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el
patrimonio o las operaciones del período, pero que de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican
alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas.
Las cuentas de orden son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las
acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la
deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-
contra. Ejemplo: Avales y fianzas otorgados, Avales y fianzas recibidos, mercancías recibidas en consignación, Giros
enviados al cobro. Valores recibidos en garantía, Valores entregados en garantía.

CLASIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS:

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA (BALANCE GENERAL):

“ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA” o El “Balance General”, es un cuadro demostrativo de la ecuación


fundamental de la contabilidad, en detalle, con todas las cuentas REALES, clasificadas y agrupadas en un cierto
orden preestablecido; permitiendo ver claramente la situación económica y financiera del negocio, en un momento
determinado.

El Estado de Situación Financiera (Balance General) ha de mostrar claramente y en detalle los tres grandes
grupos de cuentas reales que lo integran, en el perfecto equilibrio de la ecuación fundamental de: ACTIVO
= PASIVO + CAPITAL

ESTADO DE RESULTADOS (ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS):

También llamado ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS, es un informe minucioso, en términos monetarios, de


lo acontecido en el negocio durante el ejercicio económico que se cierra. Se confecciona con los saldos de las cuentas
nominales, o sean las de INGRESOS Y LAS DE LOS GASTOS Y COSTOS aplicables a la obtención de tales
ingresos. También intervienen los inventarios.

Precisamente, en las organizaciones sin fines de lucro se le suele llamar “Estado (o Relación) de ingresos y gastos”.

Su objetivo es el de mostrar la UTILIDAD (o Pérdida) obtenida y detallar la forma como se produjo.

El Estado de Ganancias y Pérdidas ha de iniciarse con un encabezamiento, contentivo:


a) Nombre de la empresa
b) Nombre del Estado o Informe
c) Fechas del Período que cubre

Luego ha de mostrar en detalle el INCREMENTO (o Disminución) del capital de la empresa, así como sus causas,
durante un tiempo igual transcurrido entre el último “Balance general” y el actual. Presenta, en forma resumida, las
operaciones realizadas por la organización, así como los resultados obtenidos, durante dicho período o ejercicio
económico; el cual suele ser de un año. Por estas dos razones, bien podría decirse que el “Estado de Ganancias y
Pérdidas” es un ANEXO del Balance General”, pues viene a complementar su información.
EL LIBRO MAYOR. PLAN DE CUENTAS.

Las operaciones en un libro diario o mayor se registran mediante cuentas que sirven para codificar todas las
operaciones que genera una empresa. Un Código de cuentas representa una herramienta sumamente útil para el
registro de las operaciones, por cuanto los registros se realizan por medio de sistemas mecanizados que sustituyen a
los libros manuales, los cuales son la primera experiencia de todo contador con los registros contables. El primer paso
a seguir para tener un sistema contable organizado consiste en elaborar el Código de cuentas, plan de cuentas o
catálogo de cuentas que son los nombres comúnmente utilizados para denominar al código contable, base para el
registro de las operaciones.

Plan único de cuentas para comerciantes

OBJETIVO: El Plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas
por los comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su
claridad, confiabilidad y comparabilidad.

CONTENIDO: Está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para su aplicación, las cuales
deben observarse en el registro contable de las operaciones o transacciones económicas.

CATÁLOGO DE CUENTAS: Contiene la relación ordenada de las clases, grupos, cuentas y subcuenta del Activo,
Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, costos de ventas, consto de producción o de operación y cuentas de orden,
identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.

CUENTAS AUXILIARES: Adicionalmente a las subcuentas señaladas en el catálogo, podrán utilizarse las auxiliares
que se requieran de acuerdo con las necesidades de la empresa, para lo cual bastará con incorporarlas a partir del
séptimo dígito.

CARACTERÍSTICAS DE UN CÓDIGO CONTABLE.

Todo Código Contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que permitan cumplir con los
requerimientos básicos de información que solicitan los usuarios. Debe estar diseñado de tal forma que cumpla con
los distintos objetivos de la contabilidad y se ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa. La gerencia
de una cadena de supermercados por ejemplo, necesitará tener información contable de las ventas realizadas por zona
geográfica, por cada establecimiento y por tipos de artículos, pero no por cajeros que trabajen en cada supermercado,
por esta razón, el código contable es la estructura principal de un sistema contable que permitirá generar información
oportuna y relevante. Un principio que debe tenerse en cuenta para diseñar un código de cuentas, es la sencillez y
practicidad del mismo.

Características:

1.- Flexibilidad: Significa que un código contable debe estar diseñado de tal forma que permita posteriormente,
agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes.

Correcto Incorrecto
4 Ingresos Operacionales 4 Ingresos Operacionales
4 – 01 Zona Oriente 4 – 01 Producto “A”
4 – 01 – 01 Producto “A” 4 – 02 Producto “B”
4 – 01 – 02 Producto “B”
 
 
 
4 – 02 Zona Central
4 – 02 – 01 Producto “A”
4 – 02 – 02 Producto “B”

Supongamos que una compañía tiene diseñado el código de cuentas bajo el esquema de la columna denominada
incorrecto; tendremos que si en algún momento después de la creación del código contable, se desea clasificar las
ventas con base en criterios de zona/tipo de producto, no se podrá realizar, ya que la estructura del código no lo
permitirá.

2.- Adecuada clasificación: indica que un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas que
establece la teoría contable. Por ejemplo, el activo fijo no puede ser clasificado como activo disponible ya que no está
de acuerdo con las normas contables.

Correcto Incorrecto
1 Activo 1 Activo
1 – 01 Circulante 1 – 01 Realizable
1 – 01 – 01 Disponible 1 – 01 – 01 Caja
1 – 01 – 01 – 01 Caja 

La cuenta de caja no corresponde a una partida que debe clasificarse como realizable, sino como disponible.

3.- Jerarquizado: La jerarquización de un código contable significa que éste debe establecer subdivisiones para cada
uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de presentar la información
hasta el nivel de detalle que sea requerido
Ejemplo:

Correcto Incorrecto
1 Activo 1 Activo
1 – 01 Activo Circulante 1 – 01 Disponible
1 – 01 – 01 Disponible 1 – 01 – 01 Fondos fijos
1 – 01 – 01 – 01 Fondos Fijos 1 – 01 – 02 Bancos nac. Y ext.
1 – 01 – 01 – 01 – 01 Fondos fijos tiendas
   
   
   
1 – 01 – 01 – 02 Bancos 1 – 02 Realizable
1 – 01 – 01 – 02 – 01 Bancos nacionales  
1 – 01 – 01 – 02 – 02 Bancos extranjeros  
 

Para el caso citado como incorrecto, no están discriminadas las cuentas de bancos nacionales y extranjeros,
por lo cual en caso de requerir un detalle parcial de los mismos, se tendría que recurrir al listado total de bancos y
analizar su composición.

4.- Claridad en las descripciones: Uno de los aspectos más importantes para el diseño del código de cuentas, es la
claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas contables, con el objetivo de asociar y establecer una
relación directa entre la descripción de la cuenta y su naturaleza.

Correcto Incorrecto
1 – 01 – 01 – 01 Banco nacionales 1 – 01 – 01 – 01 Bancos
   
1 – 01 – 01 – 02 Banco extranjeros  
   
 
1 – 01 – 01 – 03 Cuentas a cobrar comerciales 1 – 01 – 02 – 03 Cuentas por cobrar
Ejercicios Tema Nº 3. En el siguiente cuadro se presenta un conjunto de cuentas. Clasifíquelas marcando una equis (x) en la
casilla respectiva, según corresponda a Reales (R) ó Nominales (N), Activo (A), Pasivo (P), Patrimonio(PT), Ingreso (I), Egreso
(E), Valoración de Activos. (VA)

Cuentas RRR R N A
P P PT I E VA
Banco
Intereses Bancarios ganados
Cuentas por Pagar
Cuentas por cobrar
Gastos varios de ventas
Provisión para cuentas dudosas
Efectos por Cobrar
Herramientas
Sueldos por Pagar
Caja
Compras
Depreciación acumulada edificio
Gastos de Publicidad
Maquinaria
Capital Social
Inventario de Mercancías
Amortización acumulada gastos de Org.
Sueldos de Vendedores
Edificio
Descuento en ventas
Ventas
Mobiliario
Gastos de Papelería
Retención Ley Política Habitacional
Derechos Aduanales
Terreno
Gastos de Seguros
Efectos por cobrar descontados
Equipo de Oficina
Efectos por pagar
Gastos viajes de vendedores
Alquileres pagados por adelantado
Ingresos por alquiler
Sueldo personal de oficina
Equipo de Oficina
Rebaja en ventas
Vehículo
Alquileres cobrados por anticipados
Sueldos de la Gerencia
Servicios de telefonía celular
Artículos de escritorios
Intereses pagados
Gastos Por alquiler
Depreciación acumulada mobiliario
Intereses por cobrar
Intereses por pagar
Amortización acumulada campaña de Public.
Dividendos de inversiones
Descuentos en compra
Inversiones temporales
Clasifique las cuentas Reales (R) ó Nominales (N), Activo (A), Pasivo (P), Patrimonio(PT), Ingreso (I), Egreso (E), Valoración
de Activos. (VA)

Capital Sueldos y Salarios


Caja y Bancos Reparaciones ordinarias
Compras Intereses Gastos
Edificio Gastos Bancarios
Fletes sobre compras Muebles o enseres
Vehículos Mejoras a Propiedad Arrendada
Descuentos sobre Compras Pérdidas no Cubiertas por Seguro
Terrenos Plusvalía
Derechos de Importación Cuentas Incobrables
Mobiliario Útiles de Escritorio
Instalaciones Eléctricas Hipoteca por pagar
Devolución sobre compras Marcas de fábrica
Cuentas a cobrar Gastos de Organización
Efectos a cobrar Amortización Gastos de Organización
Ventas Depreciación Acumulada Mobiliario
Cuentas a pagar Depreciación Gastos Vehículo
Descuentos sobre ventas Maquinarias
Gastos generales Impuestos Pagados
Efectos a pagar Intereses por pagar
Devoluciones sobre ventas Intereses por cobrar
Fletes en ventas Depreciación Acumulada Vehículo.
Propaganda de ventas Derecho de Autor
Primas de Seguros Pagadas por anticipado Prestaciones Sociales
Seguro Social Obligatorio Depósitos dados en Garantías
Alquileres pagados por anticipado Reserva Legal
Otros Ingresos Superávit.