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DOCUMENTACION EN LA SALUD

PROTOCOLOS
1.- DEFINICIONES:

Los protocolos médicos son documentos que describen la secuencia del proceso de
atención de un paciente en relación a una enfermedad o estado de salud.
Son el producto de una validación técnica que puede realizarse por consenso o por juicio
de expertos.
En otras palabras, los procolos describen el proceso en la atención de una enfermedad
para mejorar la rapidez en el diagnóstico, efectivizar el tratamiento, y hacer menos
costoso el proceso de atención, tanto para el paciente como para la entidad prestadora de
salud.
Estos documentos son de utilidad para mejorar los procesos de atención, se encuentran
agrupados en el documento de gestión sanitaria denominado: "Manual de Procedimientos
para el Diagnóstico y Tratamiento.

2.- PARTES DE UN PROTOCOLO:

EL TITULO DIAGNOSTICO DIFERENCIAL

LA DEFINICION TRATAMIENTO

ETIOPATOLOGIA TRATAMIENTO ALTERNATIVO

NIVEL DE ATENCION CRITERIOS DE HOSPITALIZACION

LOS FACTORES DE RIESGO Y DE CRITERIOS DE REFERENCIA


PREDISPOSICION
CRITERIOS DE ALTA
CLASIFICACION DE LA
ENFERMEDAD ANEXOS

CRITERIOS DE DIAGNOSTICO

3.- DESCRIPCION DE LAS PARTES DE LOS PROTOCOLOS:

EL TITULO: Es el nombre de la enfermedad, síndrome, o estado de salud. Ejm:


Diabetes Mellitus tipo II (enfermedad), Hipoglicemia (síndrome), Embarazo de
Bajo Riesgo (estado de salud).
LA DEFINICION: Se define la patología o estado de salud en forma
resumida que sea fácilmente entendible.
ETIOPATOGENIA: Se describen la causa principal o las causas posibles y la
forma como estas causas desarrollan la enfermedad. Eje: el virus de la
inmunodeficiencia humana (VHI) es el causante del SIDA, pertenece al grupo de
los retrovirus, se contrae por contacto con los fluidos corporales (sangre y semen
fundamentalmente) de un paciente enfermo, y ataca a las células del sistema
inmulógico (linfocitos T4 fundamentalmente)
NIVEL DE ATENCION: Se refiere al nivel de atención en los cuales esta
enfermedad o estado de salud debe ser atendida.

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Los niveles de atención se pueden diferenciar según el sistema de salud de cada país, por
ejemplo: en mi país (Perú) hay 4 niveles de atención:

o En el primer nivel están los pequeños establecimientos de salud: las postas


médicas y los centros de salud pequeños. Se dedican a hacer atención primaria de
salud fundamentalmente.
o En el segundo nivel, están los centros de salud grandes, y los hospitales pequeños.
Se resuelven fundamentalmente las patologías mas comunes de las 4
especialidades básicas: cirugía general, ginecología y obstetricia, medicina
interna, y pediatría.
o En el tercer nivel están los hospitales generales, que resuelven la mayoría de
patologías comunes.
o En el cuarto nivel, están los institutos altamente especializados.
o Ejemplo: un parto de bajo riesgo puede atenderse en el primer, segundo, y tercer
nivel; de preferencia debería hacerse en el primer nivel y segundo nivel para no
saturar otros niveles de atención. El cáncer de próstata que necesita de radioterapia
y quimioterapia, necesita ser tratado en el cuarto nivel por ser de manejo
especializado para un Instituto.

LOS FACTORES DE RIESGO Y DE PREDISPOSICION: Son los factores


que el paciente puede tener para desarrollar la enfermedad. Eje: el tabaco es factor
predisponente para hacer cáncer de pulmón; el alcohol y los antecedentes de
hepatitis B son factores para el desarrollo de cáncer de hígado; la obesidad es
factor de riesgo para la artrosis de rodilla; la piel clara y la exposición al sol son
factores de riesgo para el melanoma, etc.
CLASIFICACION DE LA ENFERMEDAD: Es la forma de clasificar a la
enfermedad. Eje: en la Diabetes tipo II, pueden haber complicaciones crónicas:
neuropatía diabética, nefropatía diabética, retinopatía diabética, pie diabético;
y complicaciones agudas: estado hiperosmolar, cetoácidosis, hipoglicemia. La
Brucelosis, puede ser aguda, subaguda y crónica. La Sífilis puede clasificarse en
primaria, secundaria y terciaria.
CRITERIOS DE DIAGNOSTICO: Se describen los diversos criterios que se
necesitan para el diagnóstico de la enfermedad. Por ejemplo, para diagnosticar un
caso de Hipertensión Arterial, se tiene que medir la presión en reposo y en tres
oportunidades diferentes, y demostrar que esas presiones están elevadas.
DIAGNOSTICO DIFERENCIAL: Se describen resumidamente las
enfermedades que se parecen al cuadro patológico principal, para que nuestro
diagnóstico no sea errado. Ejemplo la forma pulmonar de la Histoplasmosis, hay
que diferenciarlo de la Tuberculosis Pulmonar.
TRATAMIENTO: Se describen las diversas medidas de tratamiento
o Tratamiento Específico: El que actua directamente sobre la enfermedad. Ejm.
antiretrovirales para el SIDA, antibióticos para fiebre tifoidea.
o Tratamiento Coadyudante: Comprenden los aspectos psicológicos, la
rehabilitación (masoterapia), o cualquier otra medida asociada al tratamiento
específico.
TRATAMIENTO ALTERNATIVO: Aunque hay confusión en esto, pero hay
algunas enfermedades que responden a otros tipos de tratamiento. Ejm:

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acupuntura, homeopatía, medicina herbolaria; y que como alternativa pudiera


plantearse, hasta que la medicina occidental lo haga conocimiento científico.
CRITERIOS DE HOSPITALIZACION: Aquí se describen los criterios de
hospitalización de acuerdo al tipo de enfermedad.
Ejemplo:
La Leishmaniosis resistente necesita ser hospitalizada para recibir el tratamiento con
anfotericina
El Estatus Asmático(que no responde al tratamiento convencional) necesita hospitalizar.
Un Embarazo de Alto Riesgo con Pre-eclampsia Severa necesita ser hospitalizado.
CRITERIOS DE REFERENCIA:
Son los criterios que se toman en cuenta cuando un paciente debe ser referido a un
establecimiento de mayor nivel, por la complejidad de su tratamiento.

Eje: un niño recién nacido con una probable Enfermedad de Membrana Hialina, deberá
ser referido a un hospital con un servicio de natología.

CRITERIOS DE ALTA:
Son los diversos criterios que se tienen en cuenta para dar de alta a un paciente. Ejm: un
operado de apendicectomía no complicada puede irse a su domicilio al tercer día, siempre
que se haya demostrado que no tiene fiebre, que la herida tenga buena evolución, que el
paciente tenga buenos ruidos hidroaereos, y que tolere la alimentación.

ANEXOS: En los anexos de un protocolo pueden ir fluxogramas (algoritmos),


tablas, dosis de medicamentos, etc.

Ejm:

FLUXOGRAMA DE LA OBESIDAD

Paciente con aumento de peso

Historia Clinica

/ /

No enfermedades asociadas Enfermedades asociadas*

/ /

/ Tramiento de enfermedad asociada

/ /

Tratamiento dietético hipocalorico y de ejercicio físico

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No hay buena respuesta: Uso de Orlistat y sibutramina

Obesidad mórbida sin respuesta a tratamiento médico: Cirugía de la obesidad

OTRAS CONSIDERACIONES:

Se recomienda que todo establecimiento tenga protocolos médicos, son documentos de


gestión que tienen valor legal.

Los protocolos se hacen de las principales enfermedades.

Los protocolos deben tender lenguaje claro, sencillo, y completo.

Deben ser de conocimiento obligatorio de todos los médicos tratantes, según su


especialidad.

ROF - REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

DEFINICION
Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura
orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión
y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones específicas de
los órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.
El ROF es un documento que expresa cómo los órganos de gobierno, han decidido que
debe formularse la organización de una entidad. Así al ROF establecerá:
1. Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones técnico-
administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de una entidad.
2. En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones
de las Unidades Orgánicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creación y
disposiciones complementarias.
3. Establece la estructura funcional y orgánica de las dependencias hasta el tercer nivel
organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificándose la
capacidad de decisión y jerarquía así como el ámbito de supervisión en la institución.
4. Cuál es el modelo de gestión. Qué cosas realizara la entidad y que cosas las encargara
a terceros.
5. Cuál es la estructura de la entidad y que unidades orgánicas deben existir para
desarrollar el modelo de gestión.

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6. Qué funciones debe corresponderle a cada unidad orgánica, que favorezcan la


flexibilidad y la continuidad de la organización.
7. Las relaciones jerárquicas, de coordinación y en general de trabajo que se establecen.
8. Las atribuciones o facultades específicas de los titulares de las unidades orgánicas.
UTILIDAD DEL ROF
El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa, para
establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el
proceso de dirección y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del órgano o
unidades orgánicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organización y funciones
(MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo.
LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL ROF
La formulación del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:
a) Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada
unidad orgánica.
b) Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe
constituirse en un instrumento de empoderamiento.
c) Reflejar una estructura orgánica coherente con los fines y objetivos de la
institución y orientada a reforzar a la presentación de los servicios públicos.
d) Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegación y buscando
generar valor en los procesos.
e) Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios políticos,
económicos y tecnológicos.
f) Contener información por lo menos sobre:

o Unidades Orgánicas.
o Cadena de mando.
o Funciones de las unidades orgánicas.
o Relaciones funcionales previstas.
o Atribuciones específicas.

g) La conducción del proceso de elaboración del Reglamento de Organización y


Funciones corresponde a las Oficinas de Racionalización Institucional o la que
haga sus veces.
h) El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de
Racionalización o la que haga sus veces.
i) La Oficina de Racionalización es responsable de la actualización del ROF. En
general, procede la modificación del ROF cuando se apruebe o modifique una
disposición que afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones,
atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.
j) Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y
facultación o empoderamiento, con pocos niveles jerárquicos sin exceder del 3°
nivel organizacional.
PRECISIONES TÉCNICAS:
• Las funciones deben precisar:
a. La atribución, facultad nivel de intervención (normar, regular, supervisar,
coordinar, ejecutar).

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b. La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribución (Educación de adultos,


programas de vacunación, rol de vacaciones, etc.);
c. El ámbito institucional o territorial sobre el cual se actúa (Sector, Ministerio,
Institución Nacional, Regional, Local, etc.).
d. La formulación de las funciones deben delimitar los campos de acción de las
diferentes áreas funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o
interferencias.
e. Dicha descripción debe orientarse a permitir que los órganos cumplan con los
propósitos de planeamiento, organización, dirección, coordinación, ejecución y
control de sus actividades.
f. Su redacción considera el verbo en infinitivo.
• Clasificación de las funciones:
a. Por sistemas: De decisión (Dirección Política y dirección administrativa), De
Gestión (técnico normativo/ Ejecutivos) y Auxiliares (De equilibrio y de
insumos).
b. Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o
etapas en la cual se descompone el Proceso Administrativo.
c. Por Órganos: (Órganos de línea técnico normativos o de ejecución, control,
asesoría y apoyo).
TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES
INTERINSTITUCIONALES.
Se especificará la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con
personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes
o complementarias a los fines que persigue.
TÍTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS,
TRANSITORIAS Y FINALES

 Se consignará con precisión él o los regímenes laborales en los cuales se


encuentran comprendidos los funcionarios y servidores.
 Consignar los recursos con que contará el organismo, con precisión de sus
pautas, así como el origen de su patrimonio.
 Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicación de
las normas establecidas en los rubros anteriores.
 Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal
para la adecuada implementación de la Entidad.
 Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso
con las normas previstas.

ORGANIGRAMA GENERAL
Contendrá la estructura orgánica total de la Entidad.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Deberá definirse aquellos términos técnicos empleados en el Reglamento, que
requieren aclaración en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden
alfabético.
CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
 Debe realizarse un ligero diagnóstico de la realidad en tres planos.
 Considerando los planes institucionales, las políticas de gobierno de sus
autoridades y las modalidades de gestión priorizadas.

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 Teniendo en cuenta las necesidades de la población, los servicios de mayor


demanda y las prioridades que se establezcan para el desarrollo.
 Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta
la cantidad y calidad de personal, sus aptitudes, los recursos materiales y
financieros, la infraestructura existente, etc.
 Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la
Ley otorga a la Entidad. Se obtendrá un listado de funciones que la Ley faculta y
encarga a la Institución.
Luego procederá a establecer una comparación entre las competencias y
atribuciones que la Ley otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el
diagnóstico anterior, se debe analizar competencias son posibles y convenientes
desarrollar por la Entidad. Para precisar la estructura organizacional, es necesario que las
autoridades definan la política Institucional en la referente a:
1. Precisión sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.
2. Modalidades de la gestión, en la prestación de servicios. (por proyecto, por
administración directa, por contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.).
3. Amplitud en cuanto a lo desagregación de unidades organizativas.
4. Niveles jerárquicos y organizacionales.
5. Tipos de departamentalización o utilizarse.
6. Niveles y grados de delegación y empoderamiento.
DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF
Tanto el Reglamento de Organización y Funciones cono el Manual de
Organización y Funciones son documentos técnico normativo sobre la organización y
funciones de la entidad u órgano de que se trate. Sin embargo presenta las diferencias
siguientes:
a) El Reglamento de Organización y Funciones regula y establece la
organización interna de una entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas
en su Ley Orgánica; mientras que Funciones está supeditado a un Reglamento, el cual le
sirve de base legal.
El Reglamento de Organización y Funciones contiene información general;
mientras que los Manuales son más específicos, tienden a aclarar las normas, enfatizar
los procedimientos y relacionan instrucciones de procedencia diversa.

PAP- PRESUPUESTO ANALÍTICO DE PERSONAL – PAP


Es el documento en el cual se considera el presupuesto para los servicios específicos
del personal permanente y del eventual, en función de la disponibilidad presupuestal
y el cumplimiento de las metas de los subprogramas, actividades y/o proyectos de
cada Programa Presupuestario, previamente definidos en la estructura programática,
teniendo en cuenta los CAP y lo dispuesto por las normas de austeridad en vigencia.
Es un documento de Gestión Institucional, que refleja en términos presupuestarios y
financieros el gasto global que representa contar con determinada cantidad y calidad
de servidores públicos.
 Los PAP se utilizan:
En la etapa de formulación del presupuesto de la entidad, para conciliar con la respectiva
disponibilidad presupuestal; los montos requeridos para las asignaciones específicas.
En la etapa de elaboración del proyecto de presupuesto de la entidad a nivel de programa
y pliego, para la consolidación correspondiente.
En la etapa de ejecución del presupuesto aprobado de la entidad como documento base
para efectuar procesos técnicos de personal, como nombramientos, ascensos,

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reasignaciones y otros, así como para efectuar modificaciones del propio PAP a nivel de
programa, subprogramas, actividad y/o proyecto, según el caso.
Como base indispensable para la formulación de la Planilla Única de Pagos, PUP, la que
debe ajustarse al correspondiente PAP.
MOF - MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional, comúnmente llamada
organigrama y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa.
También se suelen incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicadores de
evaluación.
Hoy en día, se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque
todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque
su uso interno y diario minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide
el trabajo y fomenta el orden, etc.
Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello
se debe cuidar el proceso de su elaboración.
¿Qué se necesita para eleborar un MOF?
 La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderes
como promotores.
 Que los líderes que toman las decisiones separen unas horas para las desiciones referentes
a estos temas.
 Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.
 Que la organización tenga su plan estratégico vigente,pues sin esto no se podrá realizar
el MOF
 Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración del cornograma y para
que el plan estratégico se refleje en las funciones.
 Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los cambios fuertes.
 Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet
institucional.
UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
 Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos
mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.
 Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus
funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como
sobre las interrelaciones formales que corresponda.
 Ayuda a institucionalizar la Simplificación Administrativa proporcionando
información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal al
ocupar los cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de los
procedimientos.
LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta serían:
 No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un
instrumento que puede propiciarla.
 Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
 Su costo de confección y revisión puede ser oneroso.
 Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.
 PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN
Generalmente comprende las siguientes etapas:
 PLANEAMIENTO
En esta fase se determinará lo siguiente:

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 Propósitos del Manual


 Usuarios del Manual
 Designación del personal responsable de su elaboración
 Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo
 Recursos materiales necesarios.
 Establecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma.
 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Se recopila información, de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. Puede
ser la investigación documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para
obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen; la observación directa,
etc.
Es recomendable emplear el método mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios
y en los casos especiales o dudosos la entrevista.
 ESTUDIO Y ANÁLISIS
Se procederá al estudio exhaustivo de la información obtenida para establecer si se
encuentra ambigüedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones
generales como específicos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:
De lo específico a lo general, o sea partiendo del análisis desde el cargo como célula
básica del órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro
del objetivo.
De los general a lo específico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia
e ir desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada una de las
unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto
constituye el cargo.
 REDACCIÓN DEL PROYECTO
Una vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las unidades
orgánicas que integrar la dependencia, se procederá a la redacción del Manual, de acuerdo
al esquema que luego detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las
funciones, se deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo. Ej.
Revisar, redactar, supervisar, formular, etc.
 REVISIÓN Y APROBACIÓN
Redactado el proyecto del Manual, será presentado a la autoridad superior de la
dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el
visado al documento.
Con la visación del Jefe de la dependencia interesada y el V°B° de la Oficina de
Racionalización, se formulará en coordinación con la Oficina de Asesoría Jurídica la
norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de
desconcentración de atribuciones.
 PRESENTACIÓN E IMPRESIÓN
El Manual aprobado se hace imprimir:
Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar
todo el documento.
En hojas de tamaño A-4 según norma.
Guardarlos fólderes que permita su fácil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeración, que evite trastornos mayores en la sustitución.
Y no usar letra muy pequeña ni muy grande.
 DIFUSIÓN
El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el
personal directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse.

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 ACTUALIZACIÓN
Periódicamente se procederá a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el
objetivo; qué puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.

PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL


El plan estratégico es la guía y el insumo básico para preparar planes operativos anuales
para cada una de las unidades del nivel táctico-operativo de la institución. El punto de
partida son los objetivos operativos contenidos en el Plan estratégico. Estos deberán
desglosarse hasta el nivel de actividades y a partir de ellas, establecer la secuencia de
ejecución; la cuantificación y asignación de los recursos requeridos: humanos, físicos,
institucionales, financieros, etc.
 ASPECTOS:
Los aspectos más relevantes que deben tomarse en cuenta para preparar el plan estratégico
institucional, incluyen la definición de la visión y la misión institucional; el análisis
FODA de la institución: fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas; la definición
de los objetivos estratégicos para cumplir con la misión institucional; el desglose análitico
de los objetivos, hasta el nivel de objetivos operativos

PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL - POI

El Plan Operativo Institucional (POI) o Plan Operativo Anual (concepto utilizado en otros
países latinoamericanos) contribuye a la gestión de una institución para el logro de sus
objetivos estratégicos ya que especifica las actividades y proyectos en cronograma para
un periodo determinado, en función de las acciones estratégicas definidas previamente en
su Plan Estratégico Institucional (PEI). Dichas acciones deben estar alineadas con el
Sistema de Presupuesto Público.
En el Perú, la Ley N° 28411 (Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto)
determina que las entidades deben incorporar el POI como parte del proceso de
planeamiento estratégico. Asimismo, la Directiva N° 001-2014-CEPLAN establece los
principios, normas, procedimientos e instrumentos del plan, que aplica a los tres niveles
de gobierno y se elabora para el periodo de un año fiscal.
 ELABORACIÓN DEL POI
En la Figura 1 se presenta las diferentes etapas para el desarrollo del POI y en la Figura
2 se presentan los pasos para su elaboración según la directiva del CEPLAN.

Figura 1 - Etapas de desarrollo del Plan Operativo Institucional

Figura 2 - Pasos para la Etapa de Elaboración del Plan Operativo Institucional

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ESTRUCTURA DEL POI

De acuerdo con la directiva del CEPLAN, el POI debe tener la siguiente estructura:
1. Generalidades
1. Denominación, naturaleza y fines
2. Marco estratégico
1. Visión y misión
2. Objetivo estratégico general y específico
3. Diagnóstico situacional
1. Análisis FODA
4. Objetivos institucionales
5. Presupuesto institucional de apertura
6. Cronograma de actividades
1. Objetivo específico
2. Centro de costos/ unidad orgánica
3. Actividad
4. Metas
5. Unidades de medida o centralidad
6. Resultados
7. Indicador de monitoreo

EL CUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL – CAP


es un documento técnico-normativo de gestión institucional que contiene los cargos que
una entidad prevé como necesarios para su normal funcionamiento en base a su estructura
orgánica vigente y durante un periodo de tiempo determinado.

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 CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL – CAP


Documento de gestión institucional que contiene los cargos definidos y aprobados
de la Entidad, sobre la base de su estructura orgánica vigente prevista en su ROF.

 ENTIDAD
Todas aquellas señaladas en el artículo 3.

 ESTRUCTURA ORGÁNICA
Es un conjunto de órganos interrelacionados racionalmente entre sí para cumplir
funciones preestablecidas que se orientan en relación a objetivos derivados de la
finalidad asignada a la Entidad.

 ÓRGANOS
Son las unidades de organización que conforman la estructura orgánica de la
Entidad.

 NIVEL ORGANIZACIONAL
Es la categoría dentro de la estructura orgánica de la Entidad que refleja la
dependencia entre los órganos o unidades orgánicas acorde con sus funciones y
atribuciones.

 NIVEL JERÁRQUICO
Refleja la dependencia jerárquica de los cargos dentro de la estructura orgánica
de la Entidad.

 PLAZA
Es la dotación presupuestal que se considera para las remuneraciones de personal
permanente o eventual. La plaza debidamente prevista en el presupuesto
institucional permite habilitar los cargos contemplados en el CAP Las plazas se
encuentran consideradas en el Presupuesto Analítico de Personal.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y


ASISTENCIALES
 DEFINICIÓN
El Manual de Procedimientos Administrativos es la descripción de los sistemas
administrativos en base a los procedimientos, procesos y operaciones que la integran,
apoyados en la estructura formal de la organización, flujogramas, formularios y otros
instrumentos.
 UTILIDAD DEL MANUAL
- Apoyar la organización en el mayor manejo de los sistemas administrativos.
- Establecer y normas los sistemas administrativos de la empresa.
- Estandarizar los procesos y operaciones de la Empresa, en sus distintas fases.
- Orientar al personal en la ejecución de sus específicas funciones.
- Sirve de parámetro para la revisión y control de los sistemas en forma periódica,
ordenada y permanente.- Es un instrumento permanente de consulta.
 ESTRUCTURA DEL MANUAL.

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La organización del manual comprenderá las siguientes partes:


a) Cuerpo Preliminar Conformado por:
- La carátula, donde está impreso el logotipo, nombre de la Empresa, nombre de la
Asesoría, título del trabajo, nombre de los autores, lugar y fecha de presentación.
Presentación del manual
- La resolución Gerencial de Aprobación del Manual
- El índice o contenido
- La simbología utilizada, especialmente para flujogramas.
- El glosario, que explique la terminología técnica.
b) Cuerpo Principal
Es la parte substancial del Manual, donde están transcritos los contenidos que son objeto
del mismo.
Se halla conformado de la siguiente manera:
- Introducción
Debe contener en forma resumida y clara antecedentes que componen el sistema,
indicando además los beneficios que se obtendrán del mismo, así como los instrumentos
administrativos que se utilizarán para llegar a un fin.
c) Objetivos. Se deberá especificar los alcances del sistema a describir
- Sectores involucrados
Se mencionaran secuencialmente las diferentes unidades que participen dentro del
sistema.
- Procedimientos
Se detallará en forma sucinta todas las operaciones o pasos que comprenden el
procedimiento y/o proceso, especificando al mismo tiempo y en forma ordenada .

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