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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SCT-IT-03-01

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INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA ELABORAR Noviembre 2004
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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INSTRUCTIVO DE TRABAJO PARA

ELABORAR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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I. Campo de aplicación: Aplica para la elaboración de todos los documentos internos del
Sistema de Gestión de la Calidad de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes.

II. Procedencia: Procedimiento Institucional de Control de Documentos.

III. Estructura: Todos los procesos y procedimientos del SGC de la SCT, deberán de tener la
siguiente estructura:

1. Carátula.- La carátula deberá contener al centro el nombre del documento, de acuerdo

a como se identificará en el Manual de Calidad de la SCT o en la Lista Maestra de
Documentos Internos del SGC, escrito en letra “Arial”, tamaño 20, en negrillas y, en la
parte inferior, deberán estar dos recuadros en donde se identifique quién revisó y
autorizó el documento.

2. Carta de Proceso.- Es la forma ejecutiva de presentación del proceso o procedimiento

y contiene todos los datos generales del mismo, sus entradas y salidas, metas e
indicadores de desempeño, la cual deberá ser requisitada de acuerdo al Anexo 1.

3. Plan de Calidad.- Es el documento que permite identificar fácilmente los puntos de

control a lo largo de un proceso para garantizar la calidad del producto, quién lo
controla, qué recursos utiliza y dónde los utiliza, cuya información deberá ser plasmada
en el Anexo 2.

4. Objetivo.- El objetivo deberá de indicar claramente lo que persigue el proceso o

procedimiento y mediante qué acción se genera el producto.

5. Alcance.- Se deberá describir el área de aplicación del proceso o procedimiento,

identificando a quién y dónde procede.

6. Responsabilidades.- En este apartado se deberá de describir de manera general la

responsabilidad de cada uno de los actores que intervienen en el proceso o
procedimiento y su redacción deberá de iniciar con un verbo en infinitivo (eje. revisar,
elaborar, turnar, reportar, registrar, etc.).

7. Definiciones.- Únicamente se deberán de considerar los conceptos importantes

relativos al proceso o procedimiento o que se requieran de ser precisados para mayor
claridad; las definiciones de los conceptos de calidad pueden ser consultadas en el
documento “Fundamentos y Vocabulario (ISO 9000: 2000)”.

8. Infraestructura y Medio Ambiente.- Deberá de indicarse la infraestructura necesaria

para la operación de los procesos, así como especificar el ambiente de trabajo, ambos
para lograr la conformidad con los requisitos del producto.

9. Método de trabajo.- Consta de dos apartados, uno que describe las diferentes
actividades del proceso o procedimiento y, el otro, se refiere al diagrama de flujo.

9.1 Descripción de actividades.- Las actividades deben redactarse de forma

sencilla, clara, lógica, coherente y de manera secuencial, refiriendo cada una de
ellas al responsable de realizarla; asimismo, deberá de indicarse el documento

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de trabajo utilizado, ya sea un procedimiento, instructivo de trabajo, formato,

registro, etc.

La descripción de actividades deberá plasmarse en la siguiente matriz:

Paso Responsable Actividad Documento de

trabajo

9.2 Diagrama de Flujo.- Representa de forma gráfica las diferentes actividades

realizadas en el proceso, para lo cual se deberá de utilizar la siguiente
simbología, determinada por la American National Standard Institute.

Simbología ANSI para Diagramas de Flujo

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN
Inicio o término Señala dónde inicia o termina el procedimiento

Actividad Representa la ejecución de una o más tareas de

un procedimiento

Serie de Actividades Representa la ejecución de otro procedimiento,

proceso o instrucción de trabajo

Decisión Indica las opciones que se pueden seguir en

caso de tomar caminos alternativos.

Documento Representa un documento, formato o cualquier

escrito que se recibe, elabora o envía

Mediante el símbolo se pueden unir, dentro de la

misma hoja, dos o más tareas separadas
Conector físicamente en el diagrama de flujo, utilizando
para su conexión los números arábigos:
indicando la tarea con la que se debe continuar

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El diagrama de flujo deberá elaborarse en forma vertical y se dividirá por

columnas de acuerdo al número de responsables que intervienen en el proceso
o procedimiento, conforme a la siguiente matriz.

Diagrama de flujo

Responsable 1 Responsable 2 Responsable 3 Responsable 4

10. Anexos: Son los documentos que se adjuntan al proceso o procedimiento para
detallar con mayor precisión alguna tarea o actividad de los mismos, los cuales se
deberán de referenciar dentro del proceso o procedimiento, en la siguiente tabla:

Anexo N° Descripción

11. Formatos: Son documentos diseñados para recabar o asentar información referente al
proceso o procedimiento, los cuales deberán codificarse de acuerdo al Procedimiento
Institucional de Control de Documentos y estar relacionados en la siguiente matriz:

Núm. Descripción Código

12. Registros: Una vez asentada la información en los formatos del proceso o
procedimiento, éstos se convierten en registros y deberán ser codificados de acuerdo
al Procedimiento Institucional de Control de Documentos, los cuales deberán estar
relacionados en la matriz siguiente:

Núm. Descripción Código Responsable del Tiempo de

Resguardo Retención

13. Referencias: Se relacionan todos los documentos que interactúan con el proceso o
procedimiento que corresponda, en la siguiente tabla:

Documentos Internos
Núm. Nombre del Documento Código

Documentos Externos
Núm. Nombre del Documento

14. Control de Cambios: En este apartado se relacionan de manera cronológica las

modificaciones o cambios que haya sufrido el proceso o procedimiento, asegurándose
de asentar el número de revisiones efectuadas al documento; dichos cambios o
modificaciones deberán asentarse en la siguiente tabla:

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Fecha de Modificación No. de Revisión Motivo de Cambio

Los cambios efectuados deberán de identificarse en el cuerpo del documento de

acuerdo a como lo establece el Procedimiento Institucional de Control de Documentos.

IV. Generalidades:

1. El dueño o administrador de un proceso o procedimiento se reunirá con su equipo de

trabajo involucrado en el desarrollo del mismo, para plantear los objetivos de la realización
de un nuevo documento o modificación de uno ya existente. Elabora un plan de trabajo
para desarrollar cada una de las actividades a realizar, delega responsabilidades y define
los plazos de entrega de los productos.

2. Los documentos deberán de tener las estructura marcada en este Instructivo de Trabajo y
serán elaborados en hoja tamaño carta con letra “Arial”, tamaño 10, resaltando en negritas
cada uno de los numerales señalados en el punto 3 de este Instructivo de Trabajo.

3. Todos los documentos internos deberán estar identificados en cada una de sus hojas con
el siguiente encabezado:

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NOMBRE DEL PROCESO O PROCEDIMIENTO
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CONTENIDO DE LOS INSTRUCTIVOS DE TRABAJO

Todos los documentos adicionales a un proceso o procedimiento, como serían instrucciones de

trabajo, Guías de Llenado, Documento de Apoyo o Especificación de Metodologías; deberán tener
la carátula especificada en el punto I y el control de cambios respectivo; Asimismo deberán contar
con los siguientes capítulos:

Campo de aplicación: Determina el objetivo y las actividades o personal que se ven relacionadas
con el procedimiento.

Procedencia: Referenciar el procedimiento del que deriva el instructivo.

Método de Trabajo o Estructura: Se utilizará conforme a las necesidades del proceso o

procedimiento, en sus siguientes modalidades.

Guía de Llenado: Se utilizarán dos columnas, una referente al campo y la otra sobre los datos que
deberán anotarse.

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Documentos de Apoyo: Se dividirán en cuatro columnas, correspondientes al No. de actividad,

Responsable, Actividad y Documento de Trabajo.

Metodología: Podrá diseñarse de acuerdo a las necesidades propias del proceso o procedimiento.

Anexos.- Se incluirá el apartado de anexos para aquellos casos que aplique.

V. Referencias:

SCT-XXXXXX Procedimiento Institucional de Control de Documentos

VI. ANEXOS

Anexo N° Descripción
1 Formato de la Carta de Proceso
2 Formato del Plan de Calidad

Anexo 1: Carta de Proceso

Nombre del Proceso:

Dueño del Proceso:

Propósito:

Clientes Internos:

Clientes Externos:

Proveedores:

Producto(s) o servicio(s) que genera:

Requerimientos o expectativas de los
clientes del proceso respecto al producto
o servicio:
Actividad Inicial del proceso:

Actividad Final del Proceso:

Productos: Características del Producto:

Entradas: Características de las Entradas:

Normatividad aplicable al proceso:

Variables de control:

Puntos de inspección:

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Metas de desempeño:

Indicadores de desempeño
Nombre del (de los) indicador (es): Unidad de Medida: Periodicidad

Fórmula:

Responsables de obtener información:

Registros de calidad:

ANEXO 2.- FORMATO DE PLAN DE CALIDAD

Procedimientos Registros de Diagrama Descripción Criterio de Responsable Recursos Recursos Recursos Recursos Método
e Instructivos Calidad de Flujo de la Aceptación Humanos Materiales Financieros Tecnológicos de
de Trabajo de relacionados Actividad Revisión
Calidad
relacionados

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VII. Control de Cambios:

Fecha de No. de Motivo de Cambio Detalle del Cambio

Modificación Revisión
30/marzo/2004 1 Primera versión Documento Nuevo
30/Noviembre/2004 2 Corrección de codificación Codificación

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