1. Bajo análisis de la información: La información que se encuentra en la
organización cumple con el fin de registro de los documentos jurídicos recibidos por el Departamento Jurídico, sin embargo su fin es limitado cuando se trata de análisis de la información ya que se usa el programa Microsoft Excel para generar los gráficos ejecutivos limitando así su análisis.
2. Baja estandarización de los datos: Al no existir un manual donde se definan
las directrices para el diligenciamiento de los documentos jurídicos, los datos se diligencian sin una dirección definida, por ello su análisis es difícil de interpretar y el aplicativo PowerBI, encargado del análisis de la información, toma de manera incompleta la información.
3. Ausencia de un manual de procesos: El Departamento Jurídico está
compuesto por personal multidisciplinar que no domina los conceptos jurídicos que adoptan la mayoría (de profesión abogados). Esto dificulta la comprensión, análisis e interpretación de la información a analizar en el Departamento.
PRESENTE
1. Proceso de estandarización de información: En la actualidad se procede a
tomar los cuadros radicadores de la información y se efectua el proceso de estandarización de la información, usando listas desplegables y macros.
2. Estudio y análisis de los cuadros radicadores: Se efectúa un equipo de
trabajo conformado con personal jurídico y de tecnología el cual determina la cantidad y utilidad de la información a asignar. Esta información será introducida al aplicativo PowerBI, también de implementación reciente. 3. Bloqueo de celdas con instructivos: Las celdas a diligenciar están siendo bloqueadas si la información se introduce de una manera diferente a la configurada, a su vez se despliegan notas de advertencia que indican el modo sobre el cual la información debe ser diligenciada
FUTURO
1. Implementación de nuevo cuadro radicador para 2018: Los cambios
asignados al cuadro radicador se ejecutarán en el primer día hábil de enero de 2018, con la estandarización de la información y sus correspondientes análisis
2. Consolidación aplicativo POWERBI: El aplicativo que genera los análisis
gráficos en tiempo real será el predeterminado para los análisis a partir de 2018, tomando la información previamente estandarizada del cuadro diligenciado.
3. Ofertas aplicativos: Con el fin de optar por el mejoramiento continuo, se
dejará en conocimiento de los directivos dos ofertas de mercado de aplicativos similares a POWERBI que permitan una gestión integral de los documentos recibidos con análisis gráficos y almacenamiento de la información en la nube.
