REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Es toda comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administración

pública como en la privada, con el propósito de garantizar las diferentes acciones
administrativos en una empresa, oficina, centro educativo, etc.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES que rigen la redacción de documentos administrativos:

a) Formalidad.- Consiste en que los documentos administrativos se redactan teniendo

presente determinadas normas, pautas, esquemas o formatos establecidos por las
instituciones, con el fin de uniformizar su uso
b) Simplicidad.- Se refiere a que todo documento administrativo debe ser elaborado los
más simple y breve posible, con un lenguaje sencillo y común; despojado de términos
científicos o técnicos innecesarios de palabras, de significación desconocida y de siglas
y abreviaturas que pueden dificultar su comprensión.
c) Racionalidad.- Para elaborar un documento debemos tener presente el principio de la
racionalización de recursos, que consiste en eliminar toda exigencia o formalidad
costosa.
o Flexibilidad.- No debe existir rigidez o exigencia extrema en la elaboración ni
en la evaluación de documentos, ya que nadie redacta igual que otro.
 Diversidad de criterios.
 Espíritu democrático.
 Aceptar la gran variedad que existe en la redacción de documentos.
 Debemos considerar la diversidad de formatos, estilos, modelos,
esquemas
d) Eficacia.-Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción, en el
menor tiempo y con el mínimo costo posible.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Un buen grupo de documentos administrativos así como el oficio, solicitud, informe,

directiva, contrato etc., tienen de manera específica o general las siguientes partes:
Encabezamiento
Texto, y
Término.
I. ENCABEZAMIENTO: En esta parte se considera las siguientes partes:
1. Membrete: Es la inscripción que identifica a las instituciones del sector público y
privado, se imprime en la parte superior izquierda o central de la hoja, o en el sobre a
1cm de encabezamiento. El tamaño de la fuente (letra) debe ser único y todo con
mayúscula e imprenta. Ejemplo:

MINISTERIO DE EDUCACIÓN
UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL
CHANCHAMAYO

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÒGICO

PÚBLICO “LA MERCED”

INSTITUCIÓN EDUCATIVA INTEGRADO

“SAGRADO CORAZÓN DE JESÚS”

SAN RAMÓN - CHANCHAMAYO

2. Año calendario: En esta parte se consigna el nombre del año calendario establecido
por ley, debe escribirse en una fuente más pequeña que la del texto, va con
mayúscula, imprenta y en la parte céntrica. Ejemplo:
“Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad"
 3. Lugar y fecha: Corresponde a este ítem. En primer lugar debe escribirse el nombre de
la localidad, seguido de una coma la fecha, mes y año. Ejemplo:
La Merced, 09 de setiembre del 201…..
La Merced, 201…. mayo 02
La Merced, octubre 26 201…..
Se ubica en algunos casos en la parte superior izquierda o inferior, respectivamente,
según la naturaleza del documento.

4. Código: Se utiliza en los oficios, informes, memorandos, etc., El código individualiza e

identifica a la dependencia que remite el documento. Gracias a este elemento es
posible registrar de manera objetiva la cantidad de documentos emitidos. Consta de:
nombre del documento, la abreviatura de la palabra número (N°), el número correlativo
con tres dígitos, las dos últimas cifras del año entre barras y las siglas del remitente, la
institución o dependencia.
Ejemplos:
INFORME N° 016 – 12 – JUA/IESTPLAM

MEMORANDO N° 086 – 12 – D/ESSALUD

OFICIO N° 040 – 12 – JAA/ IESTPLAM

NO N CC
MB Ú A AA
RE M Ñ RR
ER O GG
O OO

INSTITUCIÓN
INSTITUCIÓN
OFICIO N° 025-12- D / IIEEJC

5. Destinatario: Es el nombre o identidad de la persona, entidad o dependencia a quien

dirigimos el documento. Se escribe en primer lugar el tratamiento seguido por dos
puntos, luego el título profesional en abreviatura de acuerdo a la norma. Los nombres y
apellidos deben escribirse con letras mayúsculas. En la siguiente línea a la altura de la
anterior se escribe el cargo alternando mayúsculas y minúsculas, ejemplo:

Tratamiento Título profesional

Nombres y apellidos

Señor : Dr. VLADIMIR CERRÓN ROJAS

Presidente del Gobierno Regional de la Región Junín

Cargo administrativo

NOTA: En caso de no conocer el título profesional de la persona, se considera

únicamente el nombre.

6. Asunto: Es el resumen o síntesis del contenido de un documento, debe ser claro y

preciso. Así el destinatario podrá conocer de manera rápida el tema o motivo de la
comunicación:
 Ejemplos:
Asunto : Entrega de enseres donados.
ASUNTO: Informe de evaluación de recuperación.
Asunto : Concurso de Plazas Vacantes.

7. Referencia:Se considera como un antecedente, es decir, se menciona el código de un

documento que ha ingresado y en respuesta a ese documento se envía el presente.
Ejemplo:
Ref. : Of. N° 123-109 - D / ISTPLAM
REF. : Of. N° 123-09 - CG / UPLA

III. TÉXTO:

Es la parte esencial, fundamental del documento, comprende el desarrollo ordenado

del mensaje que se desea comunicar. En el texto se observa el nivel del vocabulario,
dominio idiomático y personalidad de la persona que redacta, por ello hay la
necesidad de mejorar.
CUALIDADES DEL TEXTO:
b) SENCILLEZ.- Escribir con palabras conocidas y de uso común; pues los
vocablos pedantes y rebuscados oscurecen el pensamiento. Por ser
sencillo no significa caer en el vulgarismo y la trivialidad expresiva.
c) PRECISION.- Incidir directamente en el tema, sin palabras ni frases
innecesarias. Las ideas se trasmitirán sin rodeos, en forma directa.
d) CLARIDAD.- No debe prestarse a falsas interpretaciones. Las oraciones y
los párrafos deben ser de poca extensión para evitar dudas o
ambigüedades en el mensaje.
e) ORIGINALIDAD.- Cuando se busca nuevas formas de decir las cosas, sin
imitar a nadie, es decir, ser original; pues, cada persona tiene un estilo
inconfundible, y no siente ni piensa igual que otras.
f) RESPETO Y CORTESÍA.- El tono de la redacción debe ser respetuoso,
cordial, capaz de persuadir positivamente al lector. Aunque hay
circunstancias que obligan a ser duro en la exposición, siempre se
guardará mesura y buen tino para no herir la susceptibilidad de las
personas.
III. TÉRMINO:
1. Antefirma: Es la frase de cortesía que se coloca en algunos documentos después
de haber concluido el texto y el parágrafo de la despedida, la primera letra va en
alta y las demás en bajas, seguido de una coma.
Ejemplo:
Atentamente, Afectuosamente,

2. Firma.: Es la anotación textual del nombre o apellido con algunos rasgos

característicos, en algunos casos también se pone la rúbrica que es un conjunto
de grafías que identifican a la persona y debe ser contrastado con su Documento
Nacional de Identidad.

3. Post-firma:En esta parte se considera literalmente el grado o título académico

del remitente, en abreviatura, que antecede a los nombres y apellidos que deben
escribirse con mayúscula. En la línea siguiente se pone el cargo que desempeña y el
código de su colegiatura si tuviera, va en altas y bajas.

Ejemplo:
...............................................................
Ing. RAUL HIDALGO RIVAS
Gerente General de ELECTROCENTRO
 4. El sello: Es un instrumento que permite especificar los documentos y encauzar
el adecuado tratamiento, es un distintivo formal que caracteriza a cada institución.
El sello circular se emplea para dar autenticidad al documento que se remite, es
decir, refrenda la firma del responsable. Lo utilizan los funcionarios con
responsabilidad directiva.
Por otro lado, es necesario mencionar que existen los sellos de
legalización, cuya función es de vital importancia y están relacionados con el
campo jurídico.

5. Anexo: Constituyen el conjunto de fotografías, copias fotostáticas, modelos de

documentos, plan, proyecto, etc. que sustentan el documento, se considera
fundamentalmente en los informes.

6. Con copia: Sirve para indicar la cantidad de copias que tiene el documento y en
que dependencias se archiva.
Ejemplo: c.c. : Archivo
Secretaría
Dirección

7. Distribución: Sirve para señalar las dependencia a las que llegará el documento.
Se escribe con mayúscula subrayado, seguido de las dependencias.
Ejm. DISTRIBUCIÓN:
Secretaría General
Jefatura de Área Académica.

8. Pie de página: En esta parte se indica el responsable del documento, por un

lado se considera a la persona que firma (iniciales de su nombre, con mayúscula)
y a la persona que digita (iniciales de su nombre con minúscula).

Ejm. EMM/asc

remitente digitadora

TAREA ACADÉMICA Nº 01 DE LA II CAPACIDAD

Presentar en el portafolio.

1. Recorte 10 modelos de membrete de instituciones públicas y privadas.

2. Escriba el nombre del año calendario nacional e internacional 2012, 2011,2010
3. Escriba el nombre del año calendario ambiental 2012, 2011
4. Escriba 5 modelos diferentes de lugar y fecha.
5. Imagina que el instituto recibe oficios de diferentes entidades públicas como:
Municipalidad Provincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital del San Ramón, IIEE
“Joaquin Capelo”, EPSSELVA CENTRAL, ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu.
Elabore los códigos de oficio. Asimismo de cada uno elabore la firma, pos firma y pie de
página.
6. Imagina que el instituto envía oficios de diferentes entidades públicas como: Municipalidad
Provincial de Chanchamayo, Municipalidad Distrital del San Ramón, IIEE “Joaquin Capelo”,
EPSSELVA CENTRAL, ELECTROCENTRO, Proyecto Especial Pichis Palcazu. Elabore los posibles
destinatarios y asuntos
7. Redacte un modelos de informe, oficio, memorando, carta; considere sólo encabezamiento,
texto (líneas punteadas) y término.