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Instructivo para Conciliar Cuentas de Pasivo - SAP Business One

Instructivo para Conciliar Cuentas


de Pasivo - SAP Business One
Instructivo para Conciliar Cuentas de Pasivo - SAP Business One

1. Objetivo:

El siguiente intructivo tiene como finalidad exponer como debe realizarse la conciliación de cuentas
de pasivo para Proveedores en SAP Business One, para que el Dpto de Tesoreria pueda realizar los
respectivos egresos a los provedores con saldos netos de Cuentas por Pagar en el Modulo de Bancos.

2. Alcance:

Este procedimiento aplica para los usuarios del Departamento de Contabilidad que registra y
concilia Pasivos en la organización AEI.

Solo aplica para Cuentas por Pagar o tratamiento a proveedores, ya que la reconciliación es posible
para Clientes (Cuentas por Cobrar).

El Departamento de Tesoreria solo tiene la facultad de realizar dicha operación solo si la conciliación
es de Cuentas por Cobrar (ajustes de impuestos, ajustes de retenciones, Cruce de Cuentas
2805/1305). En caso de tener documentos abiertos en el pasivo que debería cruzar, el
Departamento de tesoreria tiene la obligación de informar al Departamento de Contabilidad antes
de realizar alguna transacción sobre la novedad (Conciliar Cuentas de Pasivo frente a Anticipos u
otra cuenta a favor de AEI)

3. Recomendaciones:

En lo posible realizar Notas Creditos a proveedores en base a documentos de marketing. De esta


forma evitaria realizar/utilizar el Modulo de Reconciliaciones.

Validar las cuentas asociadas en las que desea cruzar los documentos de marketing. Evite cruzar
primero documentos cuyas cuentas asociadas sean diferentes. En caso de que la transacción lo
amerite, concilie primero documentos de la misma cuenta y luego si la operación lo requiere, realice
concliaciones de cuentas diferentes.

En las reconciliaciones previas, estar atento en las fechas een las que desea reconciliar para que el
saldo quede neto para efectos de presentación de Balances en las cuentas por terceros a corte de
una fecha especifica.

4. Pasos:

Los pasos que debe realizar el usuario para la conciliación de Pasivos de un Socio de Negocios o
tercero – Proveedor son:

- Revisar el saldo del Proveedor y sus documentos abiertos o pendientes por cruzar.
- Reconciliar las partidas abiertas del Proveedor
- Revisar Saldo restante. Ajustes varios (asociar Socio de Negocios en Asientos, Proyectos y/o
Centros de Costos en los documentos de reconciliacion)
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4.1. Revisar el saldo del Proveedor:

Se debe revisa el saldo del Proveedor antes de realizar alguna reconciliación en cualquiera de
los informes de Saldos por Socios de Negocios (proveedor) en su respectiva cuenta contable
(Pasivos).

- Antigüedad de Socios de Negocios – Proveedores (para Cuentas Asociadas)


Ruta: Socios de Negocios > Informes de Socios de Negocios > Antigüedad > Antigüedad
de Socios de Negocios - Proveedores
- Auxiliar por terceros (HBT) (para Cuentas Asociadas y no Asociadas, pero con críterio de
tercero.
Ruta: Localización HBT > >Finanzas > terceros > Balance de Pruebas por Terceros.

4.2. Reconciliación:

Determinados los documentos abiertos y posibles a conciliar, el usuario debe ir a

- Reconciliación interna
Ruta: Socios de Negocios > Reconciliación > Reconciliación interna.

Aparecerá el siguiente formulario.


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Definiciones:
Clase de reconciliación: Definir Reconciliación manual. De esta forma, el usuario puede definir los documentos
que desea cruzar o reconciliar.

Incluir socios de negocios Incluir socios de negocios inactivos: Permitirá en la búsqueda, Socios de negocios lo que
inactivos/Varios socios de se encuentran inactivos desde el Dato Maestro del Socio de Negocios.
negocios
Varios socios de negocios: Este checbox se activa cuando el usuario desea cruzar saldos
de cuentas o documentos abiertos entre dos o más Socios de negocios. Este escenario
se ampliará en el Instructivo para la Reconciliación de dos o mas Socios de Negocios.

Para este escenario el usuario no debería activar ninguno de los dos checkbox ya que se
conciliará Socios de negocio activos y por cada uno de los Socios de Negocios sus
documentos abiertos para consolidar saldos.

Fecha de reconciliación Definir la fecha en la cual desea generar la reconciliación/cruce de saldos de los
documentos. Este campo es importante, ya que define cual serian los documentos a
tener en cuenta en la reconciliación.
Socios de Negocios En este campo se define el Socio de Negocios o tercero al cual se le realizará la
reconciliación de sus documentos abiertos.

Selección de la Fecha: Activar si en la reconciliación desea tener en cuenta como parámetro de


transacción búsqueda de los documentos las fechas de contabilización, de vencimiento y de creación
de los documentos de marketing a reconciliar.

Una vez se defina los campos previos para realizar la reconciliación se da click en y
aparecerá el siguiente formulario:
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Definiciones:
Socios de Negocios Cod. del Socio de negocios a reconciliar.

Moneda de reconciliación Moneda en la cual se realizará los registros de la reconciliación.


Nota: En los casos en los que los documentos a reconciliar no se realicen en la moneda
local (Pesos Colombianos) este efectuará en la reconciliación, registros por Diferencia en
cambio si existe diferencia en la tasa en los documentos registrados.

Visualizar transacciones Permite visualizar transacciones realizadas en moneda del sistema (en este caso en
en MS Dólares)

Fecha de reconciliación Definir la fecha en la cual desea generar la reconciliación/cruce de saldos de los
documentos. Este campo es importante, ya que define cual serian los documentos a
tener en cuenta en la reconciliación.

Seleccionado: En este checkbox se fijan los documentos a tener en cuenta para reconciliar.
Origen En esta columna se identifica cual es el origen de (los) documento (s) a reconciliar.
(Asiento, Factura de Proveedor, Nota de Crédito Compras), Nota Debito Compras)
Numero de Origen Número del registro del documento posible a reconciliar.

Cuenta de mayor/Cod del Se establece el Cod. del Socio de Negocio que se registra en el documento
Socios de Negocio
Cuenta de Se establece el Nombre del Socio de Negocio que se registra en el documento
mayor/Nombre de Socio
de Negocios
Cuenta de Mayor Cuenta asociada (Pasivo) que se aplicó en el documento.
Fecha de contabilización Fecha de contabilización del documento

Importe Valor final o con el cual se registró el documento según Cuenta de mayor
Saldo vencido Saldo abierto, pendiente por reconciliar o cruzar
Valor a reconciliar En este campo se define el valor a reconciliar. Este valor puede ser Parcial o Total de
acuerdo a los documentos a cruzar y sus respectivos valores. El campo por defecto trae
el valor del Saldo vencido, sin embargo, es editable para el usuario a fin de defiir cuanto
valor desea cruzar o reconciliar.

El usuario debe identificar que documentos pertenecen a la misma cuenta asociada o en el caso
específico cuales tienen relación (de acuerdo con indicaciones del proveedor como la aplicación de
una Nota Crédito o Nota Debito). También debe tener en cuenta la naturaleza de los saldos de los
documentos de las cuentas, ya que la finalidad de este Modulo o formulario es la de cruzar partidas
abiertas en el Crédito con documentos con partidas abiertas en el Débito.

Ya en el formulario, los pasos a determinar para la realización de la reconciliación son los siguientes:

1. Seleccionar los documentos a reconciliar haciendo click en el checkbox .


2. Revisar los importes a conciliar entre los documentos con naturaleza Crédito y naturaleza
Debito, como se ilustra en la siguiente imagen.
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Como se mencionó en la definición anterior, en el caso de que se requiera, el usuario deba


cambiar los valores para ajustar la reconciliación debe hacerlo.

Para se haga efectiva la reconciliación, es necesario que en la parte inferior de la columna


Importe a reconciliar quede en Ceros “ $.00”. (ver campo subrayado). En caso de no ser
posible, la reconciliación no se hará efectiva.
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Por último, al estar el usuario seguro de la transacción a crear, hacer click en

Se generará el siguiente mensaje de confirmación de la transacción

Al realizar la reconciliación, los documentos desaparecerán de la grilla del formulario de


Reconciliaciones y el saldo vencido de los documentos conciliados quedan en Ceros $0.00.

4.3. Validación.

El usuario puede validar los saldos del Socio de Negocios una vez realizada la reconciliación en
los informes de Antigüedad de Socios de Negocios o en el Informe de Balance de Pruebas por
Terceros.
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Nota importante: En el caso de realizar una reconciliación, y se registre un Asiento Contable


cuyo origen del documento de tipo de origen ID, es necesario que el usuario vaya al asiento
realizado y actualice en el detalle del asiento el campo de Socios de Negocios manualmente, ya
que el alcance de la localización HBT en cuanto a Terceros, no permite llenar automáticamente
en el asiento el tercero afectado bajo transacciones por Reconciliación, y en el Informe Balance
de Pruebas por Terceros puede aparecer sin tercero aparente. Igual detalle cobija para los
Proyectos y los Centros de Costos.

- Identificar la reconciliación realizadas: Ir al asiento definido con el origen ID

- Actualizar asiento Contable en campos Socios de Negocios, Proyecto y Centro de Costo


(si aplica).

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