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Proceso de administrativo en las empresas

Toda organización, con o sin ánimo de lucro, necesita establecer un proceso administrativo que
procure la optimización en el uso de los recursos productivos y ganarle al tiempo y a la
competencia. El nuevo milenio es cada vez más exigente con las empresas y ellas deben responder
a los consumidores tan volátiles, con productos y servicios que vayan más allá de sus exigencias.

La secuencia de pasos se denomina Proceso Básico de la Administración de Empresas y comprende


los siguientes:
 Culturización corporativa.
 Planeación.
 Organización.
 Dirección y Coordinación.
 Control y Mejoramiento Continuo.
Cada uno de los pasos requiere enfocarse prioritariamente hacia el talento humano. De tal manera
que se genere una sinergia entre la visión de los directivos y el esfuerzo de sus trabajadores.
Veamos brevemente cada uno de los pasos a seguir:
Culturización Corporativa: Es la etapa de compartir, directivos y trabajadores, la misión, visión y
objetivos generales de la empresa.
Deben definirse conjuntamente unos valores corporativos, previamente analizados y propuestos
por los empresarios, para buscar la concientización del personal en procura de ellos. Sólo con
claridad de valores y compromiso laboral, se logra un clima organizacional productivo y agradable.

Planeación: Es la segunda etapa donde también participativamente, directivos y mandos medios


examinan la situación actual de la empresa, identificando fortalezas, falencias, así como los
resultados deseados al término de un período. Esto conlleva definir los objetivos, metas, las
estrategias necesarias y los tiempos requeridos. La planeación cuando se hace participativamente
produce sentido de pertenencia, que es definitivo para que el trabajador se comprometa con su
labor y su empleador.

Organización: Es la etapa donde se divide el trabajo por áreas o departamentos e una manera
clara y también interactuante, y asignando el personal a cada uno de ellos, especificándoles los
requisitos para cada cargo, las funciones que deben cumplir, sus responsabilidades y asignaciones
salariales, para dirigir los esfuerzos hacia los objetivos, así como sus responsabilidades. Una
organización inteligente es aquella que trabaja, no con empleados sino con personas consciente s
y comprometidas con su quehacer diario en la empresa.

Dirección: Es la etapa de orientación del personal y los recursos productivos hacia la marcha
óptima, comprendiendo el liderazgo de los directivos, la delegación para la coordinación del
trabajo, la motivación del personal, la comunicación organizacional, la creatividad y la mentalidad
innovadora de los equipos de trabajo. La capacitación, el desarrollo de ejecutivos y el bienestar
laboral inciden notablemente en la eficiencia y eficacia organizacional. La coordinación general de
la marcha de la empresa es donde deben brillar los talentos y habilidades gerenciales,
especialmente en la selección del personal, el reconocimiento y celebración de la calidad, donde el
estímulo sea un verdadero motivador laboral.

Control y Mejoramiento Continuo: Esta etapa que es la última, puede constituirse en la primera,
ya que de su exitoso avance van surgiendo información y nuevos conocimientos empresariales que
se encausan hacia nuevos planes y objetivos. En primer lugar, el control que abarca desde el
cálculo de presupuestos, cronogramas de actividades, diseño de controles internos,
establecimiento de indicadores, pasando por registro de datos y estadísticas, evaluación de
desempeños, hasta llegar a resultados parciales o finales que permiten los análisis de aciertos y
desaciertos, de causas y efectos, para tomar las decisiones pertinentes. El resultado natural de los
buenos controles es una base de información para el mejoramiento continuo.

Que es un acta y partes del acta 1 ejemplo


Se denomina acta al documento que durante una reunión es escrito por una persona presente en
la misma, y a través de la cual se registran a que sus temas que han sido tratados, como así
también las conclusiones o acuerdos que han resultado adoptados luego de dicha reunión.

un acta es un documento que tiene como objetivo dejar testimonio o constancia de lo dicho o
acordado por un grupo de personas.

Este documento tiene un carácter oficial ya sea dentro de una empresa o institución pública o
privada. Para que un acta tenga validez debe de cubrir ciertos requisitos, entre los cuales está que
debe de ser elaborada por una persona o grupo de personas que sean designados entre los
asistentes a la reunión y que deberán de plasmar los puntos tratados y acuerdos logrados en la
misma.
La información que siempre debe de asentarse en un acta es:
 Fecha y Hora de la reunión.
 Objetivo de la Reunión.
 Una Introducción acerca del asunto que se va a tratar.
 Puntos tratados en la reunión.
 Acuerdos establecidos.
 Nombres de los asistentes a la reunión.

Partes de un acta Nombre de la sociedad.


 Número del acta, el cual es siempre consecutivo.
 Órgano que se reúne, aquí se incluye la junta de socios, la junta directiva, la asamblea de
accionistas, las juntas de vigilancia y el consejo de administración.
 Clase de la reunión.
 Lugar, ciudad, hora y fecha de la reunión.
 Persona que realizó la reunión.
 Nombre de los designados para llevar a cabo la reunión.
 Temas a desarrollar.
 Constancia de aprobación del acta.
 Hora y fecha de cierre.

Ejemplo de Acta:

Siendo el 15 de Abril de 2013 se reunieron en la Sala de Juntas los habitantes del condominio
Granjas de Balvanera para la designación de la mesa directiva que estará en funciones durante el
período Mayo 2013 – Mayo 2014, bajo la Siguiente Orden del Día:

Lista de Asistencia.
Siendo las 16:00 horas se contó con el 20% del total de condóminos.
Siendo las 16:15 horas se contó con el 30% del total de condóminos.
Siendo las 16:30 horas se da inicio a la asamblea con el 55% de los condóminos.

Presentación de candidatos a ocupar los puestos de Presidente, Tesorero y Secretario de la mesa


directiva.
Se solicita entre los asistentes que se postulen como candidatos a los puestos de forma voluntaria.

Votación para elección de Mesa Directiva 2013 – 2014.


Después de la votación queda establecida la nueva mesa de la siguiente forma:

Presidente: Sra. Elvira Mendieta García

Secretario: Oscar Urbina Montoya

Tesorero: Ignacio Quevedo Rangel

4. Cierre de Sesión.

Se cierra la sesión con el acuerdo de que los siguientes 15 días a partir del 16 de abril se considera
la transición entre la mesa anterior y la nueva mesa para recibir la administración del condominio.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

En el artículo 103 de la Constitución se nos dicen algunos de los principios que inspiran la
organización de la Administración, siendo el resto derivaciones.
Principios Administración El artículo 103 establece que la Administración sirve con objetividad a
los intereses generales y actúa de acuerdo con los principios de eficacia, jerarquía,
descentralización, desconcentración y coordinación con sometimiento pleno a la Ley y al Derecho.

. Principio de eficacia
La Administración tiene que ser eficaz. Por eficaz se entiende que la Administración tiene que
poner todo lo que este a su alcance para alcanzar el fin del interés general, siempre conforme al
principio de legalidad.

. Principio de jerarquía
No hay manera de estructurar una organización sin el desarrollo de una política jerárquica.
Se prevén una serie de directrices por las cuales los órganos inferiores debe obedecer y someterse
al órgano superior, incluyendo la potestad disciplinaria.
Si un funcionario no cumple sus órdenes se le puede aplicar un procedimiento sancionador.

. Principio de desconcentración
La desconcentración se da dentro de una misma Administración y los órganos que la integran. De
esta forma la gestión va descendiendo por los órganos de forma que se acerque al ciudadano en la
medida de lo posible.
. Principio de descentralización
La descentralización es la delegación de competencias entre Administraciones distintas, de forma
que a las inferiores se les delegan las funciones.
Se trata en definitiva de descargar tareas entre las diferentes Administraciones, según las
necesidades de un momento determinado.

. Principio de coordinación
El principio de coordinación se define como la “fijación de medios y de sistemas de relación que
hagan posible la información recíproca, la homogeneidad técnica de determinados aspectos y la
acción conjunta de las autoridades estatales y comunitarias en el ejercicio de sus respectivas
competencias de tal modo que se logre la integración de actos parciales en la globalidad del
sistema”.

- Otros principios que informan la organización administrativa


. Principio de competencia
Con el principio de competencia se trata de conseguir una actuación eficaz mediante una
distribución de las funciones y potestades que corresponden a las Administraciones Públicas y a
los órganos administrativas.

. Principio de buena fe y confianza legítima


Se presume que la Administración actúa con buena fe y respetando el principio de confianza
legítima.

. Principio de cooperación y colaboración


Son principios que pueden diferenciarse de la coordinación ya que esta es obligatoria, mientras
que la cooperación es voluntaria. Son las decisiones que las Administraciones adoptan para
coordinarse por ejemplo los consorcios (persona jurídica que se crea para un municipio y el
cumplimiento de un determinado servicio).

. Principio de atribución a cada Administración pública de personalidad jurídica única


Cada una de las Administraciones públicas actúa para el cumplimiento de sus fines con
personalidad jurídica única.

PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA

1. División del Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor
eficiencia desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna
línea de montaje.

2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas.
Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre
obtendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal
(Liderazgo).

3. Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y
convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo
en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para
recompensar el rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas
con justicia.

4. Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser
dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.

5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una


operación particular solamente de una persona.

6. Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa el


interés de los empleados no debe tener prelación sobre los intereses de la
organización como un todo.

7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los


empleados como para los patronos.

8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la


responsabilidad final pero también necesitan dar a sus subalternos la autoridad
suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. El problema
consiste en encontrar el mejor grado de Centralización en cada caso.

9. Jerarquía: La línea e autoridad en una organización representada hoy


generalmente por cuadros y líneas y líneas de un organigrama pasa en orden de
rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.

10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el
momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición
más adecuados para él.

11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus
subalternos.

12. Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotación del personal no es
conveniente para el eficiente funcionamiento de una organización.

13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos la libertad para concebir y llevar a
cabo sus planes, aun cuando a veces se cometan errores.

14. Espíritu de Grupo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un


sentido de unidad. Recomendaba por ejemplo el empleo de comunicación verbal
en lugar de la comunicación formal por escrito, siempre que fuera posible