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Plan de

Fortalecimiento de
Registros
Administrativos

Estrategia para el Fortalecimiento


Estadístico Territorial
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
NACIONAL DE ESTADÍSTICA (DANE)

HÉCTOR MALDONADO GÓMEZ


Director

CARLOS EDUARDO SEPÚLVEDA RICO


Subdirector

ALFREDO VARGAS ABAD


Secretario General

Directores técnicos

EDUARDO EFRAÍN FREIRE DELGADO


Metodología y Producción Estadística

JAVIER ALBERTO GUTIÉRREZ LÓPEZ


Regulación, Planeación, Estandarización y Normalización

BERNARDO GUERRERO LOZANO


Censos y Demografía

ANA VICTORIA VEGA ACEVEDO


Síntesis y Cuentas Nacionales

NELCY ARAQUE GARCÍA


Geoestadística

CAROLINA GUTIÉRREZ HERNÁNDEZ


Difusión, Mercadeo y Cultura Estadística
Dirección de Regulación, Planeación, Estandarización y
Normalización (DIRPEN)
Javier Alberto Gutiérrez López

Coordinación Técnica: Ana Zoraida Quintero Gómez

Equipo Técnico: Melba Rubiano Bríñez, Andrés Felipe Salazar Cuellar,


Ana María Arias Díaz, Ricardo Valenzuela Gutiérrez.

Diagramación, Diseño e Ilustración: Sandra Ximena Gallego


Torres
CONTENIDO

PRESENTACIÓN 7
INTRODUCCIÓN 9

1. SOBRE LOS REGISTROS ADMINISTRATIVOS 11

2. FORTALECIMIENTO DE REGISTROS ADMINISTRATIVOS 15

3. GÚIA PARA DOCUMENTAR METODOLOGÍAS DE REGISTROS


ADMINISTRATIVOS 29
3.1. ANTECEDENTES 29
3.2. DISEÑO 29
3.3. PRODUCCIÓN ESTADÍSTICA 30
3.4. DIFUSIÓN DE LOS RESULTADOS 30
3.5. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA 30

BIBLIOGRAFÍA 32
PRESENTACIÓN

El Departamento Administrativo Su metodología se basa en la di-


Nacional de Estadística (DANE), vulgación, sensibilización y capa-
como coordinador del Sistema citación en instrumentos que apo-
Estadístico Nacional (SEN) y en el yan la producción estadística con
marco del proyecto de Planifica- calidad y permiten un mejor apro-
ción y Armonización Estadística, vechamiento de las estadísticas te-
diseñó la Estrategia para el For- rritoriales. La estrategia capacita y
talecimiento Estadístico Territorial brinda material pedagógico, a tra-
(EFET), que busca mejorar el cono- vés de la realización de seminarios
cimiento de la actividad estadística a diversos funcionarios de gober-
y los procesos de producción au- naciones y alcaldías. Estas accio-
tónoma de estadísticas territoriales nes contribuyen al desarrollo de la
bajo estándares DANE, basados información estratégica territorial
en referentes internacionales y en y por tanto del Sistema Estadístico
la aplicación de los principios fun- Nacional.
damentales de Naciones Unidas
para las estadísticas oficiales. En este contexto y consciente de
la necesidad de brindar a los
Esta iniciativa promueve la capa- usuarios los mejores productos, el
cidad técnica de los entes terri- DANE, a través de la EFET, desa-
toriales, desde la organización rrolló una serie de cuadernillos de-
y la producción de información nominados Herramientas estadísti-
estratégica de calidad, mediante cas para una gestión territorial más
acciones que permitan articular efectiva. Estos documentos favore-
esfuerzos, empoderar actores te- cen la transparencia y credibilidad
rritoriales y fomentar la participa- en la calidad técnica de las entida-
ción en la producción y difusión de des para un mejor entendimiento,
las estadísticas de los municipios y comprensión y aprovechamiento
departamentos, dando a conocer de las estadísticas producidas en el
instrumentos para la gestión y el contexto de los principios de coor-
fortalecimiento de la capacidad dinación nacional, pertinencia,
técnica que contribuye al desarro- imparcialidad y acceso equitativo.
llo de la actividad estadística y a
una mejor comprensión de la rea-
lidad económica, social, demo-
gráfica y ambiental.

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 7


INTRODUCCIÓN

El Departamento Administrativo facer otro tipo de necesidades si se


Nacional de Estadística (DANE), adaptan mediante procesos esta-
como entidad responsable de la dísticos estándares.
producción de información esta-
dística en el país, busca suminis- Durante el año 2009, el DANE ha
trar herramientas apropiadas para diseñado la metodología para la
aprovechar la información con la formulación del Plan de Fortaleci-
que cuentan las entidades públicas miento de Registros Administrati-
y privadas, a nivel nacional, local vos, con el objetivo de aprovechar
y territorial. En la mayoría de las el gran número de registros que
oportunidades, esta información manejan las entidades públicas

5
responde a su quehacer misional y privadas del país y la informa-
y se constituye en insumo para la ción que estos recolectan de forma
toma de decisiones en temas eco- continua, además de incentivar a
nómicos, políticos y sociales. los entes territoriales al aprove-
chamiento de la información que
Un mecanismo de recolección de ya producen. En este documento
información con el que cuentan las se exponen las etapas requeridas
entidades del país son los registros para la formulación de dicho plan
administrativos, estos permiten la que busca contribuir, de manera
captación continua de información objetiva, en el mejoramiento de los
actual, veraz y a bajo costo, es de- registros administrativos, mediante
cir, una alternativa para atender la inclusión de lineamientos técni-
las necesidades de información. cos, para alcanzar una producción
Un gran número de estos registros de calidad y un mejor aprovecha-
atiende requerimientos específicos miento de la información enfoca-
de índole administrativo o legal de da al recurso estadístico.
la entidad usuaria, pero la infor-
mación que acopian podría satis-

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 9


1 SOBRE LOS REGISTROS
ADMINISTRATIVOS

Los datos para fines estadísticos, información responde a un re-


es decir, información compara- querimiento misional que permite
ble, estandarizada e integrable a monitorear y evaluar las activida-
distintos sistemas de información, des asociadas al funcionamiento
pueden obtenerse de varios tipos de las entidades públicas y priva-
de fuentes, ya sea de encuestas das del país. Estos no son creados
por muestreo, censos, registros ad- para fines estadísticos, pero es
ministrativos o estadísticas deriva- posible utilizarlos como fuente de
das. Los institutos de estadística de información estadística.
cada país son quienes deciden qué
fuente utilizar, teniendo en cuenta Los registros administrativos de las
aspectos como la calidad y opor- entidades a nivel nacional, local y
tunidad de los resultados, el costo territorial son importantes porque
de implementarlos y la carga que deben recopilarse continuamente
impondrán para ser obtenidos. para apoyar la gestión y la planea-
ción. Además, son de bajo costo y
Entre los primeros registros admi- abarcan segmentos considerables
nistrativos utilizados se encuentran de la población, por lo cual cons-
los correspondientes a diversos as- tituyen un insumo prioritario de
pectos demográficos (nacimientos, información que puede y debe ser
matrimonios y defunciones) y los mejorado para fines estadísticos.
de carácter económico (actividad
industrial, bancaria, comercio ex-
Registro administrativo. Es
terior y administración pública). El
todo registro resultante de ne-
aprovechamiento de estos regis-
cesidades fiscales, tributarias u
tros, para fines estadísticos, ocurre
otras, creado con la finalidad
solo hasta en la segunda mitad
de viabilizar la administración
del siglo XIX, que es cuando su
de los programas de gobierno
producción se hace más regular y
o para fiscalizar el cumplimen-
consistente (INEGI, 2004).
to de obligaciones legales de la
sociedad. (Cepal, II CEA, 2003:
Las diferentes formas de adminis-
10).
tración actual permiten recolectar
una gran cantidad de información
a través de registros administra-
tivos, en muchas ocasiones esta

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 11


El DANE no es ajeno a esta forma de información, que bajo ciertos
de recolección de información y parámetros puede considerarse
actualmente investigaciones como como información estadística de
Estadísticas Vitales, Licencias de calidad, por lo cual propone la
Construcción, Comercio Exterior formulación de una metodología
(IMPO-EXPO), Educación Formal y eficiente y al alcance de las enti-
Registro de Localización y Carac- dades nacionales, locales y terri-
terización de las Personas con Dis- toriales que busque su fortaleci-
capacidad, se producen con datos miento para fines estadísticos. De
recolectados a través de registros igual modo, el DANE adelantará
administrativos y, asimismo, eva- un proceso de acompañamiento y
lúan en el tiempo el comporta- orientación en la implementación
miento de las variables, lo que de esta metodología en los distin-
permite una mejor planificación tos entes nacionales, locales y te-
del desarrollo económico y social. rritoriales.

Dadas las condiciones actuales Los registros administrativos po-


de los registros administrativos, seen ventajas y desventajas para
su definición, sus características e su uso estadístico, estas se presen-
importancia, el DANE los ha iden- tan a continuación:
tificado como una fuente alterna

Tabla 1. Ventajas y desventajas de los registros administrati-


vos para su uso estadístico
Ventajas Desventajas
• Obtención de datos a bajo costo. • Se debe realizar un proceso
• Reducen la carga de llenado, ya de conversión de unidades
que los mismos datos se informa- administrativas a unidades
ron con anterioridad al gobierno. estadísticas.
• Los registros en, su mayoría, vie- • No presentan conceptos están-
nen diligenciados en su totalidad. dares para fines de comparabi-
• La información permite ser desa- lidad e integración.
gregada en varios niveles. • Se requiere construir tablas de
conversión para transformar
los códigos de la clasificación
administrativa en códigos
utilizados por la entidad esta-
dística.
Fuente: CEA-CEPAL, Estudios estadísticos y prospectivos núm. 21, 2003.

12 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva


El fortalecimiento de registros ad-
ministrativos para fines estadísticos
es un proceso que busca evaluar la
base metodológica y conceptual,
la oportunidad de recolección, las
variables y la disponibilidad de la
información recolectada, a través
de una metodología que permita
potencializarlos como fuente de
información estadística para la
toma de decisiones y formulación
de planes, proyectos y políticas
públicas. Este plan está enfocado
a reducir las desventajas expues-
tas anteriormente, a través de una
serie de recomendaciones de fácil
aplicabilidad y continua evalua-
ción.

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 13


2 FORTALECIMIENTO DE REGISTROS
ADMINISTRATIVOS

Existen cinco etapas para fortale- calidad estadística, adelantados


cer los registros administrativos, por organismos internacionales
las cuales se exponen en el dia- expertos en el tema como lo son:
grama 1, además, para su mejor la Organización de las Naciones
comprensión, se explica de mane- Unidas (ONU), Eurostat y Orga-
ra breve cada una de ellas. nization for Economic Cooperation
and Development (OECD), cuyas
La etapas responden a procesos experiencias sirven como base
de fortalecimiento enfocados a la para formular la metodología.

Diagrama 1. Etapas para la formulación de un plan de fortale-


cimiento de registros administrativos

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5

Recolección de
información Diagnóstico del
sobre las carac- estado actual de Formulación de Implementación
Selección de terísticas técnicas los registros del plan de
propuestas de
Registros requeridas para administrativos fortalecimiento
mejora para el
Administrati- las fases de que harán parte de registros
fortalecimiento
vos (RA). diseño, produc- del plan de administrativos
de los registros
ción y difusión fortalecimiento. administrativos. en el país.
de los RA con
fines estadísticos.

Fuente: Metodología para la formulación de un plan de fortalecimiento de registros admi-


nistrativos, DANE, 2009.

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 15


ETAPA 1: SELECCIÓN DE un trabajo en conjunto con
REGISTROS ADMINISTRA- gerentes, directivos de las ofi-
TIVOS cinas de planeación, asesores
especializados, entre otros,
Para seleccionar los registros admi- quienes conocen las necesi-
nistrativos que harán parte del plan dades de información y hacía
de fortalecimiento y convertirlos en dónde deben dirigirse las me-
una fuente para la producción de joras.
información estadística, es nece-
sario revisar su objetivo y la rele- Para llevar a cabo el proceso de
vancia que tengan en el contexto selección a través del inventario,
actual para la toma de decisiones es necesario contar con el for-
y la formulación de planes, pro- mulario “Selección de Registros
yectos y políticas públicas. Administrativos” (FSRA1), que con-
tiene información general sobre
El proceso de selección se lleva por cada registro administrativo: nom-
medio de: bre, objetivo, principales variables
y tema o sector al que pertenece.
• Inventario de registros ad- El tema o sector precisa el enfoque
ministrativos producidos por que maneja el registro y su papel
la entidad (dependencia, di- en la gestión de la entidad, en-
recciones o secretarías), con tre los cuales se destacan: salud,
el objeto de evaluar la perti- educación, saneamiento básico,
nencia de la información que Derechos Humanos, etc., a con-
recolectan y administran para tinuación se presenta este formu-
la gestión y planeación de los lario:
entes locales, en la consecu-
ción de las metas del plan de
desarrollo, así como, su inci-
dencia en la formulación de
políticas y proyectos en bene-
ficio de la comunidad.

• Basado en una decisión to-


mada teniendo en cuenta
las metas, los objetivos y los
recursos actuales de la enti-
dad. Esta decisión resulta de

16 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva


Tabla 2. Formulario Selección de registros administrativos
(SRA1) a incluir en el plan de fortalecimiento

Nombre del registro Tema o sector al que


Objetivo Principales variables
administrativo pertenece

Fuente: Metodología para la formulación de un plan de fortalecimiento de registros admi-


nistrativos, DANE. 2009.

Ejemplo:
Durante el proceso de planificación estadística, llevado a cabo con
la Gobernación de Arauca, se identificaron 9 registros administrati-
vos para fortalecer. La tabla 3 presenta estos registros. De estos, se
seleccionaron para la primera etapa de fortalecimiento los que per-
tenecen al sector salud, debido a su pertinencia en el desarrollo de
la comunidad y respondiendo a las solicitudes de asesores expertos
de la gobernación, del secretario de planeación y el Gobernador. Los
registros seleccionados se encuentran resaltados.

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 17


Tabla 3. Registros administrativos para fortalecer
Plan Estadístico Arauca - 2007

Registro administrativo Dependencia responsable

Registro de matrículas al Sistema de


Secretaría de Educación, Cultura y
Información de Educación Básica
Deporte de Arauca
(Sineb)
Registro de alumnos de preescolar,
Secretaría de Educación, Cultura y
básica y media por nivel, municipio
Deporte de Arauca
y sector
Registro de instituciones educativas y Secretaría de Educación, Cultura y
docentes por nivel, municipio y sector Deporte de Arauca
Registro de créditos aprobados por
Instituto de Desarrollo de Arauca
línea de
(IDEAR)
crédito en el departamento de Arauca
Registro de estimaciones agropecua- Secretaría de Desarrollo Agropecuario
rias y Sostenible de Arauca
Registro de personas cubiertas
Unidad Administrativa Especial
con programas de promoción,
de Salud de Arauca (Uaesa)
prevención y rehabilitación
Registro de infraestructura eléctrica en Empresa de Energía de Arauca
el departamento de Arauca (Enelar)
Registros individuales de pres-
tación de servicios de salud por Unidad Administrativa Especial
las IPS públicas y privadas del de Salud de Arauca (Uaesa)
departamento
Registro sanitario de los estable- Unidad Administrativa Especial
cimientos de alto riesgo de Salud de Arauca (Uaesa)
Fuente: Plan Estadístico Arauca, DANE, 2007.

18 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva


ETAPA 2: RECOLECCIÓN DE Es importante que durante esta
INFORMACIÓN SOBRE LAS etapa se garantice la calidad de
CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS la información, la veracidad de las
REQUERIDAS PARA LAS FASES respuestas y la completitud del for-
DE DISEÑO, PRODUCCIÓN Y mulario, ya que es el insumo sobre
DIFUSIÓN DE REGISTROS AD- el cual se estructura el plan de for-
MINISTRATIVOS CON FINES talecimiento.
ESTADÍSTICOS
Recuerde:
El proceso de fortalecimiento de Si la entidad ha adelantando
los registros administrativos nece- un proceso de planificación
sita contar con información deta- estadística, revise con antela-
llada del proceso de producción. ción la información recolecta-
Un mecanismo para identificar las da y prediligencie el FPRA2.
características de los registros ad- Ahorra tiempo durante el
ministrativos seleccionados consis- momento de la entrevista y
te en revisar la información para permite mayor enfoque en
las etapas de diseño, producción aspectos técnicos del registro.
y difusión. Este proceso se lleva a
cabo mediante el formulario Pro- La recolección de la información
fundización de Registros Adminis- se consigna en formularios físicos,
trativos (FPRA2). A continuación , en el momento de las entrevistas
se presentan algunos apartes del presenciales a la fuente de infor-
proceso de levantamiento de infor- mación seleccionada.
mación y los principales capítulos
del formulario. Se asigna un funcionario entrevis-
tador, capacitado en el tema de
registros administrativos y en el
Proceso de recolección manejo del formulario, para rea-
lizar las encuestas en cada depen-
Esta etapa busca recolectar in- dencia de la entidad, procurando
formación sobre las característi- que le corresponda aquella de la
cas técnicas involucradas en los cual tiene mayor conocimiento.
procesos de diseño, producción Es importante adelantar un pro-
y difusión del registro administra- ceso de validación de la informa-
tivo, a través de la aplicación del ción recolectada, con el objeto de
Formulario de Profundización de identificar preguntas sin respuesta,
Registros Administrativos (FPRA2). consistencia en las respuestas y

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 19


concordancia en el proceso esta- √√Datos básicos del entrevistado
dístico del registro administrativo. (nombre, cargo, correo electró-
nico y teléfono).
No olvide tener en cuenta algunos
aspectos como los siguientes:
Capítulo II. Información ge-
neral del registro administra-
• Adelantar capacitaciones acer-
tivo:
ca del proceso de recolección,
para socializar al entrevistado
√√Reconocimiento general del re-
con las preguntas del formula-
gistro administrativo.
rio y el tipo de respuesta que
debe incluir. Así como poner √√Incluye aspectos como el nom-
a disposición de las personas bre, objetivo, variables de estu-
objeto de la recolección, el ins- dio, cobertura geográfica, etcé-
tructivo para el diligenciamien- tera.
to del formulario.
Capítulo III. Diseño del regis-
• Concertar citas para las en-
tro administrativo:
trevistas en horarios en los
cuales la persona entrevistada
√√Indaga sobre el proceso ade-
tenga tiempo suficiente para
lantado para diseñar el registro
contestar el formulario.
administrativo.
Formulario Profundización √√Revisa normatividad, calenda-
de Registros Administrativos rios de recolección, producción
(FPRA2) y difusión, metodología utilizada
y diseño de formularios.
El instrumento utilizado para la
recolección de información sobre
los registros administrativos está Capítulo IV. Producción del re-
compuesto por seis capítulos, los gistro administrativo:
cuales son:
√√Profundiza en el proceso de
Capítulo I. Identificación: producción del registro adminis-
trativo, características técnicas
√√ Información relacionada con la propias. Tiene en cuenta as-
entidad (unidad o dirección), ob- pectos como periodicidad, mé-
jeto de indagación y recolección. todos y medios de recolección,
herramientas informáticas para

20 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva


el procesamiento de la informa- ETAPA 3: DIAGNÓSTICO DEL
ción, problemas técnicos. ESTADO ACTUAL DE LOS RE-
GISTROS ADMINISTRATIVOS
√√Indaga sobre el manejo de las
QUE HARÁN PARTE DEL PLAN
bases de datos de los registros
DE FORTALECIMIENTO
administrativos.
√√Evalúa políticas (en cuanto a es- Luego de ejecutar la etapa de re-
tructura tecnológica se refiere) colección, es necesario evaluar la
implementadas por la entidad información recolectada, es decir,
para el almacenamiento de in- llevar a cabo un diagnóstico. Para
formación. esto, se tienen en cuenta las carac-
terísticas del proceso de producción
del registro administrativo, así como
Capítulo V. Difusión del regis-
la base de datos en la cual se alma-
tro administrativo:
cena la información.
√√Identifica el proceso de difu-
Los procesos de diseño, recolec-
sión del registro administrativo.
ción, producción y difusión de los
Usuarios de la información, me-
registros administrativos deben res-
dios de difusión, problemas y
ponder a criterios de calidad esta-
requerimientos específicos de la
dística, como lo son: credibilidad,
información del registro admi-
oportunidad –puntualidad, acce-
nistrativo.
sibilidad– interpretabilidad y perti-
nencia o relevancia. Las bases de
Capítulo VI. Resultado de la datos que almacenan la informa-
entrevista: ción de los registros administrativos
también son evaluadas con criterios
√√Incluye nombre del entrevista- de coherencia, precisión o exactitud
dor, fecha de la recolección y el y exhaustividad o completitud.
estado de la entrevista (comple-
to/incompleto). La evaluación de la información,
por medio de estos criterios, iden-
tifica su viabilidad como fuente
de información estadística. En el
diagrama 3 se presenta, de forma
abreviada, los criterios de análisis
para los registros administrativos y
para las bases de datos.

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 21


Diagrama 2. Criterios de análisis para los registros adminis-
trativos y las bases de datos

Registros administrativos
•Credibilidad
•Oportunidad - puntualidad
•Accesibilidad - interpretabilidad
•Pertinencia o relevancia
Diagnóstico
Registros
Administrativos

Bases de datos •Coherencia


•Precisión o exactitud
•Exhaustividad o completitud

Fuente: Metodología para la formulación de un plan de fortalecimiento de regis-


tros administrativos, DANE - 2009.

Para una mejor comprensión de la (INE Chile, 2007). Además,


etapa de diagnóstico, los criterios es reforzado por políticas y
establecidos se definen a conti- prácticas de transparencia1.
nuación: La producción de los datos
debe responder a garantías
Criterios de calidad estadísti- de integridad: profesionalis-
ca para los registros adminis- mo, transparencia y ética.
trativos

• Credibilidad. La credibili- 1  También expresa, en parte, los Principios Fun-


damentales núm. 2 y 3 de las Estadísticas Oficia-
dad se basa en la confianza les según Naciones Unidas, los cuales establecen
respectivamente que: «Para mantener la confianza
que tienen los usuarios sobre en las estadísticas oficiales, los organismos de es-
el proceso estadístico del re- tadística han de decidir, con arreglo a consideracio-
nes estrictamente profesionales, incluidos los prin-
gistro administrativo. Evalúa cipios científicos y la ética profesional, acerca de los
los «estándares estadísticos métodos y procedimientos para la reunión, el pro-
cesamiento, el almacenamiento y la presentación
apropiados, es decir, políticas de los datos estadísticos« y »Para facilitar una inter-
y prácticas objetivas para el pretación correcta de los datos, los organismos de
estadística han de presentar información conforme
diseño, recolección, almace- a normas científicas sobre las fuentes, métodos y
namiento, procesamiento y procedimientos de la estadística» Naciones Unidas.
Principios fundamentales de las estadísticas oficia-
difusión de datos estadísticos» les. Sesión Especial de la Comisión de Estadísticas.
New York, 1994.

22 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva


• Oportunidad-puntuali- que en determinadas situacio-
dad. Se refleja en el tiempo nes no es posible dar estricto
transcurrido para tener dispo- cumplimiento al calendario
nible la información que el re- establecido, se espera que las
gistro administrativo produce y modificaciones a este sean
el evento que estos describen. comunicadas oportunamente
Período en el que la informa- a los usuarios.
ción es de valor y se pueda ac-
tuar o tomar decisiones acorde • Accesibilidad-interpre-
con ella. «Estrechamente rela- tabilidad. Evalúa la «rapi-
cionada a la oportunidad está dez de localización y acceso
la puntualidad, que implica la desde y dentro de la organi-
existencia de una agenda de zación. […] La accesibilidad
publicación y refleja el gra- incluye la conveniencia de la
do de cumplimiento de ella» manera en que los datos es-
(OECD, 2003: 9). tán disponibles, los medios de
divulgación, la disponibilidad
Según la OECD, la informa- de metodologías, metadatos,
ción estadística puede consi- datos y servicios de apoyo al
derarse de calidad en la me- usuario» (OECD, 2003: 9).
dida en que esta se encuentre
disponible en el momento en Los datos se presentan a los
que aún es relevante para el usuarios en forma clara y
seguimiento y evaluación, o comprensible. Las estrategias
la toma de decisiones respec- para la difusión son adecua-
to al fenómeno que estudia o das e imparciales. El usua-
que es objeto de medición. rio tiene acceso a metadatos
actualizados de forma per-
Adicionalmente, hace refe- manente, sin ningún tipo de
rencia a la puntualidad en la restricción. Adicionalmente,
producción de los datos, y se cada entidad productora de
relaciona con el cumplimiento información debe contar con
de las fechas para la publica- sistemas de apoyo a los usua-
ción de los resultados, previa- rios que utilizan los datos.
mente establecidas en un ca-
lendario, frente al momento En términos de la Cepal, este
en que fueron recolectados criterio contempla las «con-
los datos. Aunque se reconoce diciones físicas en que los

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 23


usuarios pueden obtener los • Coherencia. Se refleja en el
datos: dónde y cómo pedirlos, grado en que los datos de los
tiempo de entrega, política registros administrativos están
clara de precios, formatos de lógicamente conectados y son
disponibilidad, otros» (Cepal, mutuamente consistentes. Las
2003). estadísticas son coherentes
dentro del conjunto de datos
• Pertinencia o relevancia. al que pertenecen, a lo largo
Es una medida cualitativa del del tiempo y con otros conjun-
valor aportado por la infor- tos de datos.
mación. El valor está direc-
tamente relacionado con el La coherencia implica que el
grado de utilidad para satis- proceso estadístico «está ba-
facer el propósito por el cual sado en conceptos y clasifica-
la información fue buscada o ciones compatibles y que pue-
solicitada. Depende de la co- den combinarse con sentido»
bertura de los tópicos reque- (OECD, 2003: 6). La coheren-
ridos y del apropiado uso de cia tiene cuatro subdimensio-
conceptos. La medición de la nes importantes: dentro de las
relevancia de un producto es- bases de datos, entre bases
tadístico requiere de la identi- de datos, en el tiempo y entre
ficación de su grupo de usua- países. La coherencia, en su
rios y sus necesidades (OECD, sentido más amplio, implica
2003: 4). Los datos produci- que los datos son por lo me-
dos por lo registros adminis- nos reconciliables y pueden
trativos tienen múltiples usos ser combinados con fiabilidad
y usuarios que pueden cam- en diferentes formas y para
biar con el tiempo, estos son diversos usos. La coherencia
acordes a los requerimientos no implica total consistencia
estadísticos de los usuarios. numérica.
Nuevos requerimientos de-
mandan nueva información. • Precisión o exactitud. Es
el grado con el cual los da-
Criterios de calidad estadísti- tos entregados a los usuarios
ca para los datos de los regis- estiman o describen correc-
tros administrativos tamente las cantidades o ca-
racterísticas que deben medir.
Los datos son sólidos y refle-

24 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva


jan adecuadamente la reali- senta el grado en el que los
dad, estos se constituyen en datos están disponibles con
una base adecuada para la relación a lo que tendría que
compilación de estadísticas. estar disponible para satisfa-
cer las necesidades y priori-
La exactitud tiene muchos dades del sistema estadístico
atributos, y, en términos prác- (INE Chile, 2007), así como,
ticos, no hay ningún valor en relación a la cobertura de
único agregado o una medi- la información estadística,
da global de él. Por necesi- esta hace referencia a un ni-
dad, estos atributos son típi- vel nacional o supranacional.
camente medidos o descritos
en términos referidos al error ETAPA 4: FORMULACIÓN DE
o a la potencial significancia LAS PROPUESTAS DE MEJORA
del error, introducida a través PARA LOS REGISTROS ADMI-
de las principales fuentes de NISTRATIVOS SELECCIONA-
información. También es posi- DOS
ble describirla en las mayores
fuentes de error que poten- Teniendo en cuenta los resultados
cialmente causan inexactitud. obtenidos en la etapa de diagnós-
tico, en la cual se identifican los
Para evaluar la precisión en principales problemas que afectan
las bases de datos de los re- las etapas de diseño, producción y
gistros administrativos pueden difusión de los registros adminis-
considerarse fuentes de error trativos, así como de los datos que
que se originan, según el INE recolecta, almacena y procesa, se
Chile, en el hecho de que los elabora una propuesta con reco-
datos fuente no satisfacen mendaciones técnicas específicas
completamente los requisitos que permitan mejorar los aspectos
de los usuarios en términos de críticos de tales resultados. Estas
cobertura, oportunidad, valo- están encaminadas a fortalecer el
ración, y debido a que las téc- registro administrativo y concebirlo
nicas usadas para compensar como un proceso estadístico serio
esas falencias sólo pueden te- y responsable de producción de
ner éxito parcialmente. información, que permita la toma
decisiones y la formulación de pla-
• Exhaustividad o completi- nes, proyectos y políticas requeri-
tud. La exhaustividad repre- das.

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 25


Se considera el registro como una Producción:
fuente de información estadística
si responde a criterios de calidad, Aunque para los registros adminis-
y si cuyo proceso de producción trativos los procesos de recolección
cumple con las etapas determina- de información se hacen de forma
das para las investigaciones esta- continua, las recomendaciones se
dísticas. enfocan, prácticamente, a validar
los datos recolectados, es decir,
Algunas de las posibles recomen- que no se presenten faltantes ni
daciones a incluir para cada etapa duplicidades, deben ser exactos y
del proceso estadístico se esbozan al proceso de consolidación de la
a continuación: base de datos, la cual debe con-
servar su estructura en el tiempo
Planeación: (variables).

Los resultados obtenidos del diag- Los cambios deben estar docu-
nóstico son la base para elaborar mentados y deben ser comuni-
el Plan de Fortalecimiento de los cados a los usuarios, también es
Registros Administrativos, en el recomendable que el registro ad-
cual se presenta la estrategia gene- ministrativo este acompañado de
ral de trabajo y se revisan aspectos un metadato, en el cual se descri-
como el objetivo, universo de es- ban los procesos administrativos y
tudio, base conceptual y metodo- estadísticos llevados a cabo para
lógica, recolección de información la construcción del registro y las
(datos) y cobertura del registro. Se bases de datos.
debe incluir un cronograma y un
presupuesto con los costos, si se En caso de no contar con una me-
lleva a cabo este proceso. todología, es preciso adelantar un
proceso de documentación del de-
En la planeación se debe tener en sarrollo, ya que da credibilidad al
consideración el diseño del for- registro administrativo como fuen-
mato mediante el cual se recoge te de información estadística (revi-
la información del registro, de los sar numeral 3).
procesos de validación, consolida-
ción y depuración de los datos y de Es recomendable viabilizar la
la base de datos. construcción de unos cuadros de
salida de la base de datos, que le
permitan al usuario tener un mejor

26 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva


acceso a la información que ma- privadas o públicas, adopten las
neja y se procesa en ella. recomendaciones y acciones de
mejoramiento como herramientas
Difusión: que permitan mejorar las etapas
de diseño, producción y difusión
Elaborar un informe del proceso de la información que estos pro-
de producción del registro admi- ducen, y, así, potencializar su uso
nistrativo, que incluya un aparte como insumo para la producción
especial sobre los datos y la base estadística.
en la cual se recolectan, para los
usuarios de la información. El proceso de implementación re-
quiere de actividades adicionales
Poner a disposición de los usuarios como seguimiento y evaluación,
la información a través de la pá- que permitan verificar la efecti-
gina web de la entidad, median- vidad y el alcance de las reco-
te cuadros de salida y metadatos mendaciones y acciones de me-
explicativos del proceso estadístico joramiento propuestas, así como
del registro administrativo. el cumplimiento por parte de las
entidades de los compromisos ad-
Las recomendaciones y acciones quiridos frente al plan de fortaleci-
de mejora relacionadas con esta miento para cada registro.
etapa del proceso, deben estar
enfocadas a satisfacer los reque- Algunos indicadores de segui-
rimientos propios de difusión, ya miento que pueden ser tenidos en
que permite consolidar a los re- cuenta son:
gistros administrativos como una
fuente de información estadística. √√Tiempo: cumplimiento del cro-
nograma planteado para llevar
ETAPA 5: IMPLEMENTACIÓN a cabo las acciones de mejora.
DEL PLAN DE FORTALECI-
√√Cadena de resultados: número
MIENTO DE REGISTROS ADMI-
de recomendaciones o acciones
NISTRATIVOS EN EL PAÍS
de mejora efectivas. Puede cal-
cularse a lo largo del proceso o
La implementación de un plan de
por etapas.
fortalecimiento de registros ad-
ministrativos tiene como objetivo
fundamental que las entidades del
orden nacional, local y territorial,

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 27


Para llevar a cabo un proceso
de evaluación, puede tenerse en
cuenta lo siguiente:

√√Usuarios: mayor número de


usuarios del registro administra-
tivo, datos más representativos
para investigaciones o estudios
(DANE, centros de investigación,
etcétera.).

El plan de fortalecimiento está


encaminado a la producción de
datos que respondan a requeri-
mientos estadísticos específicos,
estableciendo cómo, cuándo y
bajo responsabilidad de quién
debe hacerse. Los registros admi-
nistrativos con fines estadísticos,
producidos por las entidades na-
cionales, locales y territoriales,
también pueden ser certificados
por el DANE a través del proceso
de aseguramiento de la calidad
que la entidad realiza.

28 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva


GUÍA PARA DOCUMENTAR

3 METODOLOGÍAS DE REGISTROS
ADMINISTRATIVOS

De forma conjunta, con el Plan de cia, sus implicaciones y algunas


Fortalecimiento de Registros Ad- características técnicas.
ministrativos y respondiendo a la
necesidad de documentar los re- 3.1. ANTECEDENTES
gistros administrativos en los entes
territoriales, el DANE diseñó una Expone, en orden cronológico, los
guía base que tiene como pro- aspectos más importantes del re-
pósito, armonizar y estandarizar gistro administrativo, su origen y
la información y sus resultados, cambios más representativos. Per-
permitiendo la comparabilidad, mite contextualizar al lector y usua-
facilitando el uso de los datos pro- rio acerca del trabajo adelantado,
ducidos bajo patrones de calidad, hacer comparaciones que inciden
consistencia, coherencia y oportu- en el análisis y posterior resultado.
nidad, teniendo en consideración
las recomendaciones de los orga- 3.2. DISEÑO
nismos internacionales expertos
en el tema. La elaboración de este El diseño está compuesto por el
tipo de documentos permite expo- marco conceptual y el diseño es-
ner y explicar de forma organiza- tadístico.
da el proceso de producción de
información estadística. El marco conceptual. Presenta
aspectos del registro administrativo
Elementos del documento me- que hacen referencia a los objetivos
todológico de la investigación, la finalidad de
la investigación. Incluye, también,
Es importante que el documento marco de referencia, en el cual se
metodológico para cada registro expone la base conceptual básica
administrativo cuente con una in- del registro administrativo, el con-
troducción general, pero enfoca- tenido temático, que hace referen-
da a responder aspectos básicos cia a las principales variables de la
acerca del registro administrativo. investigación, y, por último, incluye
La introducción debe realizar un un espacio para los referentes in-
planteamiento claro y ordenado ternacionales que sirven como base
del tema de investigación del re- para la investigación.
gistro administrativo, su importan-

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 29


El diseño estadístico. Explora en los que recolecta la información
aspectos más específicos del re- el registro administrativo.
gistro administrativo, es decir, una
breve explicación de la operación Durante esta etapa es importante
estadística y sus componentes bá- hacer énfasis en el proceso de ad-
sicos, en este caso corresponden a ministración de la base de datos,
un registro administrativo. Expone es decir, cómo se almacena, pro-
los principales aspectos técnicos cesa y validan los datos. Si se lleva
del registro como: universo de es- a cabo un proceso de análisis de
tudio, población objetivo, cobertu- resultados, es preciso incluir cómo
ras y desagregaciones, unidad de y quienes lo realizan.
observación. Si el registro admi-
nistrativo que su territorio produce 3.4. DIFUSIÓN DE LOS
requiere de alguna nomenclatura RESULTADOS
y/o clasificación estadística, es ne-
cesario mencionarlo durante esta Expone, de manera sencilla, los
etapa. Así como las periodicidades mecanismos por los cuales se di-
de recolección, producción y difu- funden los resultados, además de
sión del registro administrativo. Se las formas y los medios por los
incluyen los principales indicado- cuales la información se difunde a
res obtenidos a partir del registro los usuario.
administrativo y su respectiva ex-
plicación, y los principales instru- 3.5. DOCUMENTACIÓN
mentos utilizados para la recolec-
RELACIONADA
ción de la información.
Presenta un listado de los docu-
3.3. PRODUCCIÓN ESTA- mentos técnicos y metodológicos
DÍSTICA utilizados en la generación de las
estadísticas, organizados por tipo,
Este subtema incluye todos los as- como: manuales, instructivos, etc.
pectos que hacen referencia al pro-
ceso de producción del registro ad- Glosario. Relaciona, en orden
ministrativo, incluye el proceso de alfabético, los conceptos princi-
recolección, una breve explicación pales de la operación estadística:
de cómo se lleva a cabo, quiénes lo término y definición, indicando la
hacen, cómo lo hacen. Asímismo, fuente: Entidad, documento, año,
se exponen aspectos acerca de la enlace web, si lo hay.
revisión y crítica de los formularios

30 Herramientas estadísticas para una gestión territorial más efectiva


Bibliografía. Presenta la totali-
dad de los materiales bibliográfi-
cos consultados durante el desa-
rrollo de la operación estadística
para documentar su trabajo.

Las citas bibliográficas se organi-


zan por orden alfabético, según el
apellido del autor. Para los casos
en los cuales no se cuenta con in-
formación sobre el autor o es anó-
nima, se organiza de acuerdo al
título del documento.

Anexos. Presenta información


adicional a la presentada en el
cuerpo del documento y que sus-
tenta o complementa su conte-
nido, como por ejemplo: tablas,
gráficos, cuadros, formatos, for-
mularios de recolección, cuadros
de salida esquemas funcionales,
etcétera.

Plan de Fortalecimiento de Registros Administrativos 31


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