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Contabilidad Por Actividades
Contabilidad Por Actividades
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transforma en un plan de administración. de las operaciones de sus propias áreas, ante
Efectivamente, se intenta crear conciencia de el gerente general.
administración en todas las personas
responsables de las operaciones, haciendo 3. Los jefes de departamentos en el
que ellos intervengan directamente en la tercer nivel, responsables ante el gerente de
formulación de sus objetivos, que comparen una división.
esos objetivos con los resultados realmente
obtenidos, que expliquen las variaciones, y 4. Y el cuarto nivel, constituido por los
que den sugerencias que en su opinión supervisores de las diferentes secciones que
procedan a mejorar la marcha de la empresa. conforman un departamento, responsables
Sobre esta base, se crea pues «un cuerpo ante el jefe de un departamento.
administrativo» valiosísimo para la gerencia
general de la empresa. En general, no se considera práctico
bajar más allá del cuarto nivel que se ha
Se ha dicho que la Contabilidad por precisado.
Áreas de Responsabilidad, identifica
los gastos e ingresos con los responsa- Ahora bien, una vez que cada función
bles y posteriormente va a medir los re- desempeñada por la empresa esté asignada
sultados obtenidos porcada uno de ellos. a alguna unidad de la organización; que la
Pues bien, para poder lograr esto, es in- asignación de responsabilidad sea específica
dispensable que la empresa tenga clara- y se entienda; y que cada posición de la
mente definidas las funciones y respon- organización informe aun solo jefe, se puede
sabilidades de cada uno de sus departa- afirmar que se tiene listo el recipiente en el
mentos y de su personal. Debe contar, cual se va a colocar todo el sistema de la
por lo tanto, con una gráfica de organi- empresa.
zación que corresponda a la realidad y
en donde se muestren, con claridad, es- Es importante preparar un nuevo Plan
tas funciones y responsabilidades: no se de Cuentas, que facilite la clasificación de
intente establecer unaContabilidad por los gastos, costos e ingresos en la misma
Áreas de Responsabilidad si previa- f o r m a que se tienen clasificadas las
mente no se ha definido la responsabili- responsabilidades en el nuevo organigrama de
dad de cada área. la empresa. El objetivo del Plan de Cuentas
es precisamente establecer las cuentas y
Normalmente, en laContabilidad por subcuentas necesarias para agrupar las
Áreas de R e s p o n s a b i l i d a d , se debe operaciones, de tal manera que al finalizar cada
establecer el control operativo y financiero mes, se pueda informar a cada responsable,
en cuatro niveles: sobre los gastos, costos e ingresos de su área,
de dicho período operativo.
1. El gerente general, en el primer nivel,
quien es responsable ante el directorio de la Pero al hablar de unaContabilidad
empresa, de la utilidad obtenida en un por Áreas de Responsabilidad, no se la
período económico. puede limitar solamente a la simple aplicación
de d a t o s h i s t ó r i c o s h a c i a las á r e a s
2. Los g e r e n t e s de d i v i s i o n e s involucradas; es indispensable que se
tradicionales: compra, producción, ventas comparen estos datos, con lo que realmente
y finanzas; en el segundo nivel, responsables ha ocurrido, con las medidas de eficiencia
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GRAFICA DEL ORGANIGRAMA POR AREAS DE RESPONSABILIDAD
Para que la Contabilidad por Áreas En esta forma, se logrará que los
de Responsabilidad, sea verdaderamente ejecutivos de la empresa, participen en la
un instrumento contable que controle administración de la misma; que se forme en
adecuadamente, debe auxiliarse de una ellos, la conciencia de control de costos y
técnica presupuesta], debidamente depurada obtención de objetivos tan indispensables
y que incluya por lo menos lo siguiente: para lograr los fines de la Contabilidad por
Áreas de Responsabilidad. Se pretende
1. Los presupuestos deben plasmar las con esto, no sólo tener un magnífico
políticas más importantes de la empresa, administrador en la persona del gerente
debidamente estudiadas por la gerencia general, sino haber formado un equipo
general y la plana ejecutiva, contando administrativo en cuatro niveles diferentes,
asimismo con la aprobación del directorio. que auxilie en sus decisiones al gerente
Este paquete de políticas más importante general, y que tenga como meta y como
será el punto central que coordine los orgullo el logro de objetivos que ellos mismos
presupuestos que preparen, posteriormente, se han fijado y que se sientan parte interesada
cada uno de los departamentos de la del progreso de la empresa.
empresa.
4. Los presupuestos deben ser, en todo
2. En la elaboración de los presupuestos, momento, realistas. No deben forzarse sus
deben intervenir todos los departamentos p r o y e c c i o n e s , en tal f o r m a que al
involucrados, en los niveles que pretenda compararlas con los saldos reales, se sufran
controlar la Contabilidad por Áreas de decepciones que perjudiquen el ánimo de los
Responsabilidad, recomendando que estos ejecutivos y en consecuencia, la buena
niveles sean cuatro. Los ejecutivos, marcha de la empresa.
funcionarios y empleados que intervengan en
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5 Es recomendable el uso de presupuestos mayor de ejecutivos, ya no se conforme con
evibles, debidamente coordinados con la c o n o c e r el c o s t o a que r e s u l t ó un
mtabilidad por Areas de determinado producto, sino que estén
Responsabilidad. interesados en conocer también el costo a
que debió resultar ese producto; y para
El Control Presupuestal es uno de los proporcionar esta información, nada mejor
mejores instrumentos que se tiene para vigi- que la aplicación de los costos estándar, que
lar la buena marcha de la empresa; pero en se constituyen en patrones de eficiencia y
el área de producción, conviene comple- que, a través del análisis de sus variaciones,
mentarlo con la aplicación de los costos permiten conocer la forma en que están
estándar, para contar con un elemento más, trabajando los diversos departamentos de
y es esta área con mayor razón, para cono- producción y precisar responsabilidades.
cer la eficiencia de su trabajo.
Los costos estándar, cómo se señaló
Efectivamente, en esta época, es antes para los presupuestos, deben ser
frecuente que el gerente general y la plana realistas; en otras palabras, deben pretender
COSTOS REALES INCURRIDOS COSTOS ESTÁNDAR EN PROCESO VARIACION CON COSTO ESTÁNDAR
Variación en precio
Material
de materiales
Comprado
Variación en cantidad
de materiales
Variación en tipo
Nómina de mano de obra
Directa
Variación en tiempo
de mano de obra
Producto
en Proceso AL COSTO DE VENTAS
(al costo
estándar)
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señalar el costo a que debería lograrse un forma, es posible aplicar los principios de la
producto, a un volumen de producción administración por excepción.
determinado y en condiciones operativas en
las que se supone una eficiencia que pueda Efectivamente, los presupuestos y los
alcanzar la empresa con los elementos que costos estándar, constituyen medidas de
tiene disponibles. eficiencia, que en forma realista se pretenden
alcanzar. Quiere decir, que todas aquellas
Para que los costos estándar sean operaciones que marchen de acuerdo con
operantes, como medida de eficiencia, dichos presupuestos y los costos estándar,
deben ser producto de una investigación están dentro de los márgenes de eficiencia,
detenida hecha por expertos en la materia, previstos con anticipación. Entonces, la
más bien, que el resultado de cálculos hechos atención debe concentrarse, en forma muy
por la contabilidad. particular, hacia las desviaciones a los planes
trazados. Es aquí, en donde se pone el
Es peligroso hacer comparaciones de mayor esfuerzo para conocer los problemas
datos reales con patrones de eficiencia de que originaron las deficiencias; para definir
los c o s t o s e s t á n d a r , q u e no e s t é n alternativas para solucionarlos, para tomar
debidamente estudiados y tomar decisiones acción que implique correcciones inmediatas
y exigir responsabilidades en base a las o planes de trabajo a largo plazo.
variaciones que resulten.
Es pues menester, aprovechar el
Con todo lo expuesto, se puede tiempo de los altos ejecutivos de la empresa,
establecer una organización en la que se en el análisis detenido de los problemas
tienen definidas las líneas de autoridad y las detectados, en vez de desviar su atención
funciones y responsabilidades de cada área; hacia un sinnúmero de operaciones que están
preparar un control presupuestal, en cuya dentro de los márgenes de eficiencia, que
determinación de objetivos han intervenido ellos mismos consideran razonables.
directamente y en forma muy especial, todos
los ejecutivos y funcionarios que tienen a su Por otro lado, la Contabilidad por
cargo la supervisión de una función; y Áreas de Responsabilidad debe coordi-
además, se cuenta con los costos estándar, narse tanto con la contabilidad general, como
elaborados técnicamente, que permiten con la contabilidad de costos industriales.
m e d i r la e f i c i e n c i a l o g r a d a en los Las tres, por lo que toca a las cuentas de
departamentos de producción. resultados, persiguen objetivos que pueden
complementarse adecuadamente. La conta-
Con estos instrumentos, se logra de- bilidad general agrupa las operaciones en for-
terminar periódicamente, las desviaciones ma tal. que los ingresos, costos y gastos que-
entre los datos reales y las medidas de efi- den debidamente clasificados de acuerdo con
ciencia establecidas; y con estas variacio- su naturaleza; la contabilidad de costos in-
nes, se puede identificar el departamento y dustriales, por su parte, lleva como objetivo
el ejecutivo o funcionario responsable. Es la aplicación hacia los centros de costos de
aquí, cuando se logra una de las etapas más los gastos y consumos incurridos en los de-
interesantes de la Contabilidad por Áreas partamentos de producción y de las provi-
de Responsabilidad. siones que los afecten, con la finalidad de
aplicar estos costos hacia los.productos y
Teniendo el sistema planeado en esta determinar los costos unitarios de fabricación.
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GRÁFICA DEL COSTO Y RESPONSABILIDAD EN PRODUCCIÓN
i
Auxiliares
I \ 1
Registros Registros Auxiliares Registros
por cuentas principales de costos por áreas y de control
y subcuentas funciones por áreas
Estados Informes
informativos de Presupuesto
de costos responsabilidad
1T
Dirección Responsables
general en los niveles
(1er. nivel) 1°,2°, 3o
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sobre sus deficiencias. Sólo así, la Conta- tendencias que ayudan a la toma de
bilidad por Áreas de Responsabilidad, pue- decisiones.
de lograr sus objetivos.
Demás datos
contables
/
Registro Registro
auxiliar diario y
mayor mayor
>
auxiliar
de áreas
T Comprobación
I
f
i
I
Informes de Estados
Presupuesto responsabilidad financieros
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