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Curso: Gestión de Procesos

Objetivo: Aplicar la metodología y técnicas claves de la gestión de pro-


cesos para ponerla en funcionamiento dentro de la organización.
Módulo 1: Visión de Procesos
Clase 1: ¿Por qué es importante el compromiso en el trabajo?

Lección 2:
Metodologías en torno a la gestión de procesos

Tema 4: Metodología SIPOC

Al ingresar al mundo Seis Sigma, encontramos


diferentes tipos de herramientas que ayudan a
resolver problemas específicos que se presentan
durante el desarrollo de un proyecto. Uno de
estos instrumentos es el SIPOC, acrónimo del
inglés Supplier-Input-Process-Output-Customer.
S I P O C
Suppiler Input Process Output Customer
Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente

El diagrama SIPOC corresponde a la representación gráfica de un proceso de gestión. Esta


herramienta permite visualizar un proceso de manera sencilla, identificando las partes
implicadas en el mismo, como se indica a continuación:

Proveedor (Supplier): persona que aporta recursos al proceso.

Recursos (Inputs): todo lo que se requiere para llevar a cabo el proceso. Se considera


recursos a la información, materiales e incluso, personas.

Proceso (Process): conjunto de actividades que transforman las entradas en salidas,


dándoles un valor añadido.

Salidas (Outputs): es el resultante del proceso, de acuerdo a los requerimientos


iniciales del cliente.

Cliente (Customer): es aquel que recibe el resultado del proceso. El objetivo es lograr


su satisfacción.

Esta herramienta se emplea tanto en el ámbito de Seis Sigma como en la gestión de procesos en
general. Nos ayuda representar gráficamente y a nivel macro tanto la calidad de lo incorporado
en el proceso (materias primas, información externa, etc.) como la calidad de lo que se hace en
él, ya sea el resultado de cada tarea por si sola como su relación con las demás.

En la figura de abajo podemos ver el ejemplo de un SIPOC que se enfoca en la reducción del
tiempo de aprobación de un préstamo.
S I P O C
Suppiler Input Process Output Customer
Proveedor Entrada Proceso Salida Cliente

Cliente Introducir la Persona


nuevo requisición al física
sistema
Paquete de
Entrega del
Representante aplicación Persona
documento
de ventas de préstamo moral
de prestamos Completar el
paquete
completo
Bróker

Revisión

Reparación del
documento
final

Diagrama SIPOC (2012), http://innovando.net

De esta forma, los pasos a seguir para elaborar un Diagrama SIPOC son:

1. 2. 3. 4. 5.
Identificar los Establecer Establecer los Definir las Establecer quién
procesos de las entradas proveedores de salidas del es el cliente
gestión. del proceso, estas entradas proceso. de las salidas
los recursos obtenidas
necesarios.
El SIPOC se utiliza esencialmente para dos fines:

Provee de una vista macro del flujo Define los límites del proceso, es decir,
del proceso o producto, así como sus el punto de inicio y final del proceso que
interrelaciones dentro del negocio necesita una mejora.

¿Como se llama un SIPOC?


Se debe incluir a un equipo multifuncional en el desarrollo del SIPOC, pues el fin es
definir una vista de un alto nivel del proceso. Al respecto:

1. 2. 3. 4. 5.
El equipo debe Trabajando Con la C y la O del Una vez que El último paso es
ponerse de de atrás hacia SIPOC definidas, el equipo se el de listar todos
acuerdo en delante, se debe utilizando la ha puesto de los Proveedores
los puntos de realizar una lista técnica de lluvia acuerdo en los (Suppliers) que
inicio y final del de los clientes, de ideas, el pasos, es posible proporcionan
proceso. Entender para luego equipo debe identificar las entradas al
el negocio nos identificar el delinear entre Entradas críticas proceso.
puede ayudar en Control To Quality 5 y 7 pasos del que afectan
esta etapa. (CTQ) de cada uno proceso que la calidad del
y la Salida que el resultan de las proceso (Inputs).
cliente recibe del salidas. Es común
proceso. que los procesos
se describan
con un verbo
(Proceso).

Al final, el SIPOC tiene que ser validado caminando a través de él. Así, el dueño del proceso
es quien tiene la palabra determinante. Esta herramienta no es una simple forma de mapear
procesos, sino que también resulta de gran utilidad a la hora de recolectar información y generar
análisis estadísticos.
Modelo SMART e indica

Literalmente, SMART en inglés significa listo, inteligente. Efectuando un desglose de este


acrónimo, sus características en español podrían definirse como:

Específico (Specific): claros sobre qué, dónde, cuándo y cómo va a cambiar la situación.

Medible (Measurable): que sea posible cuantificar los fines y beneficios.

Realizable (Achievable): que sea posible lograr los objetivos, conociendo los recursos y las
capacidades a disposición de la comunidad.

Realista (Realistic): Los objetivos deben estar dentro de nuestras posibilidades. Si recién se
inicia un entrenamiento deportivo, realista es decir participaré en la próxima competencia
de mi barrio en lugar participaré en la olimpiada.

Acotado en el Tiempo (Time-Bound): estableciendo el periodo de tiempo en el que se debe


completar cada uno de ellos.

Al elaborar el diseño de un proyecto, en la propuesta se establecen ciertas metas,


que representan las soluciones al problema que se ha identificado. El inconveniente,
una meta de este tipo es demasiado general y no resulta fácil obtener un consenso
respecto a su cumplimiento. Fijar metas mediante el criterio SMART implica (de
acuerdo a su sigla) el establecimiento de objetivos específicos, medibles, alcanzables,
relevantes y limitados en el tiempo.
Cuando se prepara un diseño de
proyecto, se hace una distinción
entre meta y objetivos. Un objetivo
se deriva de una meta, pues tiene
su mismo propósito, pero es
más específico, cuantificable y
verificable.

Cuando se identifiquen los objetivos como parte de un ejercicio para preparar un diseño de
proyecto o propuesta, es conveniente utilizar el método SMART como lista de comprobación,
con el fin de determinar la calidad del objetivo, los cuales deben derivarse de las metas
identificadas y ser consistentes con ellas.

Supongamos que el problema identificado


por los miembros de la comunidad es falta
de agua potable. Por lo tanto, la meta la
representa la solución a ese problema, que
es traer agua potable a la comunidad. Es
posible demostrar la vaguedad de esta meta
llevando un simple vaso lleno de agua a la
comunidad. Entonces, ¿Se ha completado
el proyecto? ¿Hemos conseguido nuestra
meta? Podemos suponer que no. La clave
radica en que el diseño del proyecto debe
ser muy específico sobre cada objetivo, ¿Problema resuelto?
para que no dé cabida a interpretaciones
erróneas.