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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA


ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA

Momento 1 Fundamentación de la T.G.S.

Análisis de la Empresa “Expreso Girardota S.A”

Teoría General de Sistemas


Grupo 301307_104

Zulma Edith Agudelo Molina


Cód. 34.065.410
Carlos Hernán Galeano Herrera
Cód. 71.697639
John Jairo Zapata Castrillón
Cód. 70.326.524
Luis Eduardo Archila Herrera
Cód. 71.739.532

Medellín – Antioquia
2016
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Tabla de contenido

Introducción ............................................................................................................................... 3

Objetivo General ........................................................................................................................ 4

Objetivos Específicos............................................................................................................. 4

Identificación de la Empresa ...................................................................................................... 5

Expreso Girardota S.A. .............................................................................................................. 5

Misión .................................................................................................................................... 5

Visión ..................................................................................................................................... 5

Políticas ...................................................................................................................................... 7

Estrategias ................................................................................................................................ 11

Estrategias Tecnológicas para la Promoción ....................................................................... 11

Descripción del Entorno Especifico......................................................................................... 13

Descripción de los principales procesos .................................................................................. 16

Mapa de Procesos .................................................................................................................... 18

Aportes semánticos Expreso Girardota S.A............................................................................. 19

Entorno..................................................................................................................................... 41

Organigrama ............................................................................................................................ 42

Conclusiones ............................................................................................................................ 43

Referencias Bibliográficas ....................................................................................................... 45


3

Introducción

En este trabajo estudiaremos los conceptos de la teoría general de sistemas como uno de los

estudios más útiles a la hora de entender el funcionamiento de un sistema administrativo,

artificial, natural etc.

El objetivo de este trabajo es comprender el funcionamiento como sistema de la empresa

Expreso Girardota a la cual aplicaremos los conceptos de dicha teoría.


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Objetivo General

Aplicar los conceptos teóricos de curso teoría general de sistemas a la solución de casos de la

vida real.

Objetivos Específicos

 Implementar los conocimientos adquiridos en el estudio del material educativo.

 Diseñar e interpretar mediante un diagrama los diferentes elementos que componen

un sistema.

 Interiorizar los aportes semánticos que nos brinda la teoría general de sistemas y

llevarlos a la practica en una empresa real.

 Adquirir experiencia en el estudio de sistemas determinando debilidades y fortalezas

en los procesos o subprocesos.


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Identificación de la Empresa

Expreso Girardota S.A.

Nit: 890925128-3

Misión
Brindar a los clientes un servicio de calidad con un capital humano competente, con una

amplia y moderna flota de vehículos, buses y con la mejor infraestructura física, Logística y

tecnológica

Visión
Ser reconocidos como empresa líder en el sector local y nacional que contribuyan al bienestar

general de la sociedad con un servicio exclusivo y de calidad en el traslado de personas y

objetos.

Objetivos

 Considerar al cliente como el centro y motivo de nuestros negocios: sus reclamos son

vistos como una oportunidad de mejora, sus consultas y sugerencias como

posibilidades de nuevos negocios.

 Mejorar los procesos, sistemas y medios para adelantarnos a las expectativas de

nuestros clientes.

 Trabajar en equipo en todas las áreas de la organización, como así también con

nuestros clientes y proveedores.

 Capacitar en forma permanente y sostenida a las personas que conforman la

organización, mejorando sus competencias y logrando favorecer el crecimiento

profesional que nuestros clientes esperan.


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 Identificar las oportunidades de mejoras y prevenir posibles inconvenientes en las

distintas áreas laborales.

 Motivar la comunicación interna fluida a fin de poder trabajar en conjunto e

Involucrar los objetivos personales en el propósito de crecimiento de Girardota.


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Políticas

La Dirección de EXPRESO GIRARDOTA S.A Empresa dedicada al Transporte de Viajeros

por Carretera, en servicios regulares de uso general, así como la prestación de servicios

regulares de uso especial y discrecional, considera que la Calidad es un factor esencial para el

éxito de la Empresa, y que cada persona de la Organización es responsable de la función que

realiza.

Así mismo, desde de EXPRESO GIRARDOTA S.A. se considera prioritario el desempeño de

sus actividades con la máxima seguridad para la salud de sus trabajadores persiguiendo el

máximo respeto y cuidado del medio ambiente circundante, promoviendo a la vez, el

desarrollo sostenible de la Sociedad atendiendo a las necesidades y expectativas, tanto de los

trabajadores, como de los diferentes grupos de interés de la Organización.

Para la consecución de estos fines, de EXPRESO GIRARDOTA S.A establece una Política

Integrada de Calidad, de Gestión Ambiental, Gestión Energética, Seguridad y Salud en el

Trabajo, Responsabilidad Social, Accesibilidad, Seguridad en el Transporte, Conciliación e

Igualdad en la que se suscriben los siguientes Principios y Compromisos:

 Mejora continua de sus actividades y procesos en el marco del Sistema Integrado de

Calidad, Gestión Ambiental, Gestión Energética, Seguridad y Salud en el Trabajo,

Responsabilidad Social, Accesibilidad Universal, Seguridad en el Transporte,

Conciliación e Igualdad para lo cual la Organización establecerá, implementará y

mantendrá objetivos documentados en los niveles y funciones pertinentes dentro de la

Organización.
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 La calidad final del servicio prestado al Cliente es el mejor resultado de las acciones

planificadas y sistemáticas de prevención, detección, corrección y mejora continua

durante el ejercicio de nuestra actividad. Para ello, EXPRESO GIRARDOTA S.A se

compromete a cumplir con los requisitos establecidos por la norma UNE-EN

13816:2003 sobre Calidad del Servicio para Transporte con el fin de garantizar la

calidad del Servicio prestado en el Servicio para Transporte Público de Pasajeros.

 Las exigencias contractuales, los deseos y expectativas de los Clientes, son los

criterios para establecer el patrón de la Calidad de nuestros Servicios, intentando

siempre hacer coincidir la Calidad esperada con la Calidad percibida por su parte.

 Creación y mantenimiento de vías de comunicación con los grupos de interés, para la

comprensión de sus requerimientos y expectativas y poder encaminarse hacia su

satisfacción.

 Cumplimiento de los Requisitos Legales, Reglamentarios, Requisitos establecidos en

las Normas de referencia, criterios Dalco así como otros Requisitos voluntariamente

asumidos por la Organización, en materia de la Calidad del Servicio prestado, Medio

Ambiente, Eficiencia Energética, Seguridad y Salud de los trabajadores,

Responsabilidad Social, Accesibilidad, Seguridad en el Transporte, Conciliación e

Igualdad tanto por de EXPRESO GIRARDOTA S.A., como por parte de los

Subcontratistas que trabajen en sus instalaciones, o en nombre de la Organización.

 Respetar los derechos y principios universales, así como los principios generales de

gestión de la Responsabilidad Social.

 Prevenir los accidentes e incidentes que dañen la integridad física y psíquica de los

diferentes grupos de interés que interaccionan con la Organización, eliminando las

muertes y heridas graves derivadas de los accidentes de tráfico en los que la

Organización pueda ejercer su influencia.


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 Compromiso de mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad,

Gestión Ambiental, Gestión Energética, Gestión de la Seguridad y Salud de los

Trabajadores, Gestión de la Responsabilidad Social, Gestión de la Accesibilidad

Universal, Gestión de la Seguridad en el Transporte y Gestión del Modelo E.F.R.

 Cada empleado es el responsable del desempeño de su actividad en el marco del

Sistema de Gestión Integrado. La Dirección es responsable de impulsar la

implantación de la Política y los Objetivos de Calidad, Medio Ambiente, Energéticos.

Seguridad y Salud de los Trabajadores, Responsabilidad Social, Accesibilidad,

Seguridad en el Transporte, Conciliación e Igualdad comprobando su correcta

consecución e implantación mediante auditorías, asegurando de esta manera el

compromiso de mejora continua.

 Formación y cualificación del personal para la consecución de sus tareas, conforme a

los requisitos del Sistema de Gestión Integrado.

 Disposición de procedimientos de actuación en caso de situación crítica o accidente

que pueda tener consecuencias Ambientales, o para la Seguridad y Salud de los

Trabajadores.

 Empleo de las mejores y más limpias tecnologías disponibles, de aplicación

económica viable.

 Preferencia a la adquisición de bienes y servicios que optimicen el consumo

energético.

 Racionalización del consumo de recursos naturales, a la vez, de la prevención y

minimización en la generación de residuos, vibraciones, vertidos líquidos y emisiones

atmosféricas.

 Compromiso de actuación en virtud de la Prevención de daños y contra el deterioro de

la Salud.
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 Promover medidas con el fin de mejorar la calidad de vida y el bienestar, de las

familias de los trabajadores.

 Establecimiento de medidas que faciliten la compatibilidad de la vida, personal,

familiar y profesional.

 Prestación de servicio en el cual, además de la calidad recibida la seguridad sea

aspecto fundamental y un objetivo durante el desarrollo del servicio.

 Implantación de medidas que promuevan y favorezcan la Igualdad de Género en la

Organización.

 Comunicar la presente Política a todo el personal de la Organización, a subcontratas y

proveedores, así como mantenerla pública.


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Estrategias

Estrategias para el servicio

Estas estrategias tienen como objetivo:

 Tener políticas bien definidas sobre el servicio al cliente.

 Asegurarnos de que todas las personas en contacto directo con el cliente tengan el

perfil de servicio necesario.

 Crear un programa de Fidelización de Clientes.

 Capacitar al personal sobre la atención al cliente de manera constante.

 Orientar los procesos a las necesidades el cliente, no a las nuestras.

 Realizar encuestas periódicas y fijas para medir el nivel de satisfacción del cliente.

Estrategias Tecnológicas para la Promoción

La empresa tiene en sus proyectos implementar las siguientes estrategias:

 Crear una Página Web atractiva y dinámica.

 Crear un Blog y publicar artículos de interés para nuestro mercado potencial o actual.

 Participar activamente en las Redes Sociales en las que se encuentre nuestro mercado.

 Crear Video Marketing.

 Usar aplicaciones móviles para promocionarse a través de anuncios.

 Crear campañas de Email Marketing.

Estrategias Operativas

Son las estrategias puestas en marcha día a día

 Cubrimiento de todas las rutas.


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 Tener varios tipos de vehículos.

 Mantener buenas comunicaciones.

 Mantener renovado el parque automotor.


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Descripción del Entorno Especifico

Para la descripción de EXPRESO GIRARDORA podemos definir las variables competencia,

productos sustitutivos, proveedores y clientes. Con ellas es suficiente para describir una

empresa relativamente pequeña.

Factores Sociales y Demográficos

La natalidad, la mortalidad, tasa de actividad, las migraciones, etc... Ocasionará

oportunidades de negocio o amenazas para la empresa.

El municipio Girardota y toda la zona norte del valle de aburra están es constante crecimiento

por la llegada de habitantes y empresas. Esta situación impacta positiva o negativamente a la

empresa.

Competencia

En la actualidad EXPRESO GIRARDOTA no tiene competencia local, es decir que en el

municipio no hay ninguna otra empresa con la misma actividad económica, pero si existen en

el área metropolitana varias empresas con capacidad y motivos suficientes para proponer una

fuerte competencia, que pueden emprender campañas de publicidad con ideas que pongan en

amenaza el negocio.

La falta de competencia afecta indirectamente a los usuarios porque EXPRESO

GIRARDOTA como única empresa no tiene la capacidad de cubrir los servicios que

requieren los usuarios.


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Productos Sustitutos

Los servicios que produce la empresa son muy similares a los que prestan otras empresas de

los municipios vecinos, es por esa razón que la empresa tiene en cuenta factores como:

Calidad en el servicio: este factor marca la diferencia del servicio en comparación con otras

empresas con el mismo servicio.

Implementación tecnológica: la empresa tiene una forma innovadora como método para el

cobro de tarifas el cual consiste en una tarjeta magnética que se puede recargar con efectivo.

El descuido de factores como los mencionados anteriormente es aprovechado por la

competencia.

Proveedores

Los proveedores como los surtidores de combustible, aceite, grasan, productos de aseo,

contabilidad, asesorías y trámites, repuestos, llantas y papelería. Son factores relacionados

directamente con EXPRESO GIRARDOTA y los cambios que en ellos ocurran afectan el

funcionamiento normal del sistema.

El combustible es un elemento importante del sistema, cualquier cambio en el precio influye

positiva o negativamente en el sistema.

Clientes

Los pasajeros son los principales clientes de EXPRESO GIRARDOTA, en este sentido es

una variable que puede modificar el funcionamiento de la empresa, por ejemplo, el cambio en
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los gustos de los usuarios, la necesidad de algunos servicios y la cancelación o aprobación de

contratos de servicios especiales de otras empresas son factores que influyen en el sistema
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Descripción de los principales procesos

Procesos estratégicos

 Gerencia del proceso en general.

Es el proceso general que se pone en marcha para administrar a toda la empresa en

general, el gerente es el líder de este proceso.

 Negociación con los clientes.

Es el proceso para conseguir y cerrar los negocios importantes en los que la empresa

participe.

 Contabilidad.

El proceso de llevar todas las cuentas y tener información necesaria y tomar

decisiones.

Procesos centrales

 Publicidad.

Proceso encargado de gestionar estrategias para promover e impulsar a la empresa,

como también se encarga de mantener y mejorar la imagen ante múltiples actores.

 Asesorías.

Procesos encargados de gestionar todos los programas para asesorar a todos los

clientes.

 Ventas.

 Transporte de pasajeros (recoger y descargar.)


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Procesos de apoyo

 Selección de personal.

 Adecuación y mantenimiento de parqueaderos.

 Compra de vehículos.

 Reparación de vehículos.

 Convenios con clientes y proveedores.


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Mapa de Procesos
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Aportes semánticos Expreso Girardota S.A.

ENTRADAS CLIENTES.
Son los usuarios (pasajeros) que usan día a día el servicio.
Además, hay otras empresas que también son clientes que compran
servicios.
La empresa tiene contratos para transportar empleados en las
siguientes empresas:
Enka de Colombia, Colceramica, Interamericana de Productos
químicos.
Además, contratan con particulares para realizar excursiones o
recorridos turísticos a nivel nacional.
Los ingresos por estos servicios representan un 80% para EXPRESO
GIRARDOTA.
Los clientes son una entrada importante para el sistema, se puede
definir como la materia prima necesaria para fabricar un producto
(servicios).

CAPITAL HUMANO.
Son una entrada que aporta conocimiento, creatividad y fuerza a la
empresa.
Cargo Cantidad Roles
Administrador 1  Representante
emblemático de la
empresa.
 Lidera a todos los
empleados.
 Se encarga de
comunicarse con
los clientes.
 Toma decisiones de
emprendimiento
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para en beneficio
de la empresa.
 Lidera casos con
dificultades.
 Toma decisiones en
la gestión de
recursos.
 Toma dediciones
en negocios.

Secretaria 1  Es la encargada de
las comunicaciones
con los clientes y
empleados, se
diferencia de las
comunicaciones
radiales y
telefónicas que
realiza el
coordinador o los
supervisores con
los conductores.
 Se encarga de
diseñar y organizar
documentos físicos
y electrónicos.
 Se encarga de
operar las
fotocopiadoras,
impresoras los
21

sistemas de
teléfono, de
videoconferencia y
de otro equipo de
oficina.
 Mantiene control
de lo que está en
inventario. Está
pendiente de los
insumos de oficina.
 Realiza la
programación para
el plan de viajes
diario en el que se
controlan los
tiempos y
recorridos.
 Organiza la
programación para
los turnos de
conductores.
 Se encarga de
revisar los datos
almacenados en el
sistema de
información
“G EXPESS”

Administrador RRHH 1  Se encarga de


seleccionar
conductores,
supervisores y
garantiza que todos
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los puestos estén


cubiertos.
 Planea estrategias
para dar una buena
inducción al
personal
seleccionado.
 Planea ejecuta y
gestiona programas
para capacitar a
todo el personal,
incluyendo las
familias y
programas sociales.
 Gestiona todo lo
relacionado con la
remuneración de
los trabajadores,
seguridad social y
salud ocupacional.
Los trabadores de
EXPRESO
GIRARDOTA
tienen una
programación en
sus turnos de
trabajo adecuada
para que cada uno
tenga suficiente
descanso.
 Brindan a los
trabajadores
destacados
23

incentivos para
mejorar el sentido
de pertenencia con
la empresa. La
empresa destaca a
los conductores que
atienden bien a los
usuarios, incentiva
el cumplimiento en
horarios de trabajo.
Auxiliar de RRHH 1  Se encarga de
registrar
información.
 Participa en la
gestión de pagos de
nómina.
 Expide certificados
laborales.
 Confirma
incapacidades con
las EPS o ARL.
 Publica
información en los
diferentes medios.
 Ayuda en los
procesos de
inducción y
capacitación de
empleados nuevos
y aprendices.
Coordinador 1  Se encarga de
controlar las
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comunicaciones vía
radio y telefónicas.
 Recibe y gestiona
toda la información
de los supervisores
de ruta, como por
ejemplo quejas de
usuarios, fallas en
vehículos,
accidentes de
tránsito y los
primeros trámites
con aseguradoras.
 Tramita permisos,
incapacidades y
calamidades de
conductores.
 Propone estrategias
de trabajo para
mejorar los
procesos.
 Informa y toma
algunas decisiones
en procesos
disciplinarios.

Supervisores de Rutas 5  Se encargan de


vigilar el
cumplimiento del
tiempo en los
recorridos.
 Controla pruebas
de embriaguez.
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 Inspecciona la
vigencia y el porte
de documentos de
conductores y
vehículos.
 Inspecciona estado
mecánico de
vehículos.
Despachador 3  Se encarga de
autorizar las salidas
de viajes con
intervalos de
tiempo constantes,
pero teniendo en
cuenta situaciones
como horas pico,
festividades y
eventos masivos en
el área.
 Gestiona panes en
caso de novedades
en los recorridos,
por ejemplo, viajes
en los que se
presentan fallas en
los vehículos.
Conductor Bus 60  Se encargan de
Microbús 20 transportar a los
Taxi 40 usuarios.
Escalera 4  Vigilan el buen
funcionamiento de
Total 124 los vehículos.
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Mecánico 2  Hacen
mantenimiento
preventivo a los
vehículos.
 Realizan cambio de
aceite.
 Reparan vehículos.
 Pintan los
vehículos.

Ayudante 3  Ayudan a los
mecánicos.
 Realizan aseo a
todos los vehículos.

Total 142

En EXPRESO GIRARDOTA como en cualquier empresa es una


entrada necesaria sin a la cual ningún subsistema ni sistema
funciona.

COMPRA DE VEHICULOS.
Los vehicúlalos son un recurso primordial para la empresa y para
este tipo de negoció, sin suficientes vehículos no funciona el
sistema.
El parque automotor de EXPRESO GIRARDOTA está compuesto
por:

TIPO CANTIDAD CAPACIDAD DE


PASAJEROS POR
UNIDAD
Bus 70 35
27

Microbús 30 18
Taxi 40 4
Bus escalera 4 25

CAPACITACION (Conocimiento).
Todos los conocimientos adquiridos por los trabajadores se
convierten en entradas para la empresa, es un valor agregado que tiene
cada empleado en hoja de vida.
De igual forma las asesorías que recibe la empresa como negoció la
identifican con mejor categoría que otra.
EXPRESO GIRARDOTA tiene los siguientes programas de
capacitación que tienen como objetivo concientizar y brindar
herramientas útiles que pueden ser útiles en diversas situaciones de la
vida:
 Capacitación inductiva: son los temas que abarcan el primer
acercamiento de con la empresa, con estos programas se
pretende que el personal nuevo se familiarice con la
compañía. Estos temas deben ser vistos por todo el personal
nuevo y cada año por el personal antiguo.
Política de gestión integral de Expreso Girardota.
- Jornadas de sensibilización de los conductores en materia de
seguridad vial.
- Fomentar la cultura del autocuidado al conducir los
vehículos.
- Compromiso del personal de cumplir con las normas de
tránsito (uso del cinturón de seguridad, política de alcohol y
drogas, políticas de regulación de velocidad), enfocadas a la
mitigación de riesgos viales.
- Ofertar cursos de seguridad vial y perfeccionamiento de la
conducción.
Derechos y deberes.
Derechos:
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- Ser informados sobre todas las características del servicio


previo a la compra del pasaje; tales como el precio,
itinerario, frecuencia y tipo de bus.
- Que la empresa se haga responsable de su seguridad y que
los buses cuenten con el dispositivo de velocidad a bordo.
- Obtener indemnizaciones por incumplimiento de servicios.
- Que la empresa respete las horas de descanso de los
conductores y que cuente con vehículos en óptimas
condiciones.
- Derecho a recibir un trato respetuoso
- Derecho a que el estado de los vehículos sea el adecuado
para su utilización con toda seguridad.
- Que los servicios se presten con vehículos y conductores
habilitados.
- Ser tratado con respeto en todo momento
Deberes:
- Es deber del pasajero exigir al conductor que baje la
velocidad cuando este exceda los límites de velocidad.
- Que es el estado del vehículo sea el optimo
- Debe cuidar los vehículos y respetar normas como no fumar
ni beber alcohol.
Política para la prevención del medio ambiente.
- El objetivo principal es prevenir y minimizar los impactos
ambientales significativos generados en el proceso de
transporte con el fin de optimizar los recursos, como son las
mejoras en el mantenimiento preventivo, implantación de un
sistema de gestión medioambiental y de prevención,
formación continua con el fin de reducir la siniestralidad,
renovación de la flota para reducir las emisiones de gases a
la atmósfera, mejora sobre los aspectos de educación y
concienciación medioambiental.
- Establecer un procedimiento de gestión de identificación de
requisitos legales que asegura que la actividad cotidiana se
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realiza con arreglo a la legislación y normativa vigente en


materia de medioambiente y prevención de riesgos laborales,
así como otros compromisos subscritos por la empresa.
- Reducir los impactos ambientales y riesgos laborales por
medio de un programa de mejora continua y una aplicación
de la mejor tecnología disponible.
Atención al cliente.
- Este se hace de manera directa y por medio de su página
web.
- Entendemos que la Satisfacción de nuestros Clientes debe
ser el principal objetivo la empresa. Para ello dirigiremos
nuestros esfuerzos hacia el cumplimiento en la prestación de
los servicios, la mejora continua.
- Asegurar la revisión continua de las PQRS, a través de la
realización de auditorías internas que permitan una revisión
continua y faciliten la mejora de los mismos.
Capacitación preventiva: son programas que buscan enseñar buenos
comportamientos en todo momento de la vida y llevar una buena
salud.
Política de alcohol y drogas, diariamente se harán controles
correspondientes antes de que el conductor inicie su turno.
Conductas alimenticias, se sensibilizará a los conductores en su
habito alimenticio, con el fin de buscar que esta sea más balanceada
y así evitar posibles problemas de salud.
Higiene oral, por medio de jornadas de salud oral, se buscará
incentivar este habito.
Manejo de extintores, se establecerán capacitaciones a través de los
bomberos que permitan hacer un buen manejo de los mismos y
como se debe de ser su adecuado manejo.
Conducción defensiva, capacitaciones permanentes de seguridad
vial y de las distintas normas de tránsito, para su conocimiento y
como deben de ser aplicadas.
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Conducción en superficie mojada, por medio de exámenes que


permitan medir y ver cómo es su pericia al conducir y hacer las
correcciones debidas que tenga lugar para mejorar sus habilidades al
conducir tanto en terreno mojado como seco, esto se hace mediante
un entrenamiento continuo.

Capacitación correctiva: buscan corregir ciertas prácticas que por la


rutina o desconocimiento se van olvidando pero que su eficacia ha
sido probada y siempre van en beneficio del ser humano.
Posturas adecuadas
Pausas activas
Uso del cinturón de seguridad

Capacitación para el Desarrollo de Carrera: son temas de gran


importancia, sus conceptos y procedimientos son aplicado en la vida
laboral o por fuera de ella.
Seguridad vial, mediante cursos permanentes
Normas de tránsito, conocimiento de las normas
Primeros auxilios, cursos atención
Procedimientos en accidentes, conocimiento vial
Comunicación

SISTEMA DE INFORMACION.
El sistema de información es un aporte importante e innovador para
EXPRESO GIRARDOTA este brinda organización, agilidad y
precisión en el manejo de la información, por ejemplo, los datos
estadísticos ayudan en la toma de decisiones.
La página web y el servicio de correo electrónico (correo con
dominio empresarial) lanzan a la empresa al mundo y aun mercado
globalizado.
La empresa cuenta con el sistema de información “G EXPRES” el
cual consiste en:
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SITIO WEB.
 Página principal: es la primera página que encuentran los
buscadores en la red, tiene logo de la empresa, misión, visión
y valores corporativos.
 Proveedores: es para solicitud de usuario y contraseña, los
proveedores ingresan y pueden ver los pedidos que
EXPRESO GIRARDOTA les ha hecho, esta función cuenta
con el apoyo del correo electrónico.
 Clientes: pueden ingresar todos los usuarios de internet, tiene
información relacionada con horarios de servicio, tarifas de
pasajes, convenio con el metro de Medellín entre otros.
 Contactos: tiene enlaces para que un usuario pueda
comunicarse inicialmente con la empresa. Tiene dirección de
correo electrónico, redes sociales números telefónicos.
 Rutas: todos los usuarios pueden consultar las rutas
 A cerca de: tiene historia evolución y proyección de la
empresa
 G EXPRES: dentro de esta página están las aplicaciones para
uso interno de EXPRESO GIRARDOTA
 Login: página para validar nombre de usuario y
contraseña.
 Programación de turnos: aplicación para gestionar
horarios, rotación de turnos, reporte de horas extras,
vacaciones, reporte de incapacidades. Solo tiene acceso
personal de la empresa.
 Gestión de Rutas: en esta parte se pueden modificar el
contenido de la página rutas.
 Contabilidad: aplicación para llevar la contabilidad, solo
tienen acceso el administrador y el contador o alguien
autorizado por ellos mismos.
 Compras: aplicación para gestionar los pedidos, solo
tienen acceso los proveedores para consultar y enviar los
productos.
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 Ventas: aplicación para registrar ventas de servicios,


tiene acceso el administrador, la secretaria y el supervisor
de rutas. Los clientes pueden ingresar para registrar las
compras y para consultar facturas.
 Gestión clientes: sistema para autorizar, modificar o
eliminar usuarios clientes.
 Gestión proveedores: sistema para crear, modificar o
eliminar usuarios proveedores.
 Respuesta a contactos: sistema para restablecer usuarios
y contraseñas.
En este espacio se puede implementar un chat en el
futuro.

BASE DE DATOS
La base de datos del sistema de información esta diseñada y
administrada con MySQL y tiene las siguientes tablas para
almacenar los datos de todos los usuarios, cada una con los campos
necesarios para capturar toda la información completa
 Datos empleados.
 Usuario y contraseñas.
 Datos proveedores.
 Datos clientes.
 Datos contactos.
 Datos ventas

INFORMACION.
la empresa recibe información de todo tipo dentro dela cual se puede
destacar:
 Laboral.
La información relacionada con la legislación laboral mantiene a la
empresa actualizada en la materia.
33

Los empleados son retroalimentados con información actualizada la


cual es impartida en diferentes capacitaciones relacionadas con
salarios, sistemas de pago, pensiones, cesantías y salud ocupacional.
Esto hace que la empresa cuente con un capital humano conforme y
a gusto con el trabajo.
 Especifica del negocio.
Es la información relacionada con el transporte público y el turismo,
esta mantiene a la empresa actualizada a la hora de prestar servicios
de este tipo. La empresa siempre está al tanto de cómo se mueve el
sector de transporte público, tanto en el entorno local como
internacional. Los temas más comunes con la compra y venta de
empresas, la creación de empresas nuevas, precios de automotores,
ofertas de recursos, entre otros. Todo relacionado con el sector del
transporte público.

 Financiera.
Información que actualiza la empresa en relación con el estado de la
economía local, nacional e internacional.
Expreso Girardota mantiene actualizada la información de todos los
negocios que estén relacionados con ellos, una de las ideas es
mantener referenciada a la competencia y basados en ellos mejorar
la calidad del servicio.

 Técnica.
Esta aporta conocimiento actualizado en relación con aspectos
técnicos de los vehículos, en especial con los motores.
Para la empresa es muy importante conocer en detalle las
características, ventajas y desventajas de las diferentes marcas de
carros, están convencidos de que así aseguran la inversión en este
tipo de recurso y también se garantiza mayor seguridad y calidad al
usuario final.

 Mercadeo.
34

Es la información que sirve para mantener referenciado los


movimientos del mercado y de los competidores.
Una de la política de la empresa es competir con transparencia, por
eso cuida de no excederse en el cobro de tarifas a pasajeros y a otros
clientes.

PROVEEDORES.
Los proveedores surten a la empresa de los recursos y servicios
necesarios para la operación del negoció, entonces son una entrada
de recursos y servicios al sistema
SALIDAS

SERVICIO DE TRANSPORTE.
Es el producto (servicio) más importante de EXPRESO
GIRARDOTA, es un resultado del negoció, una salida del sistema.
El principal producto de la empresa es transportar personas, dando
solución a la necesidad que tiene un cliente de movilizarse de un
lugar a otro con rapidez y seguridad.

EMPLEO.
El empleo es un factor que surge de del negocio, es decir una salida
del sistema, el trabajo es una actividad que se convierte a la vez en
una entrada para la empresa. Los empleos de EXPRESO
GIRARDOTA son: administrador, conductor, supervisor,
mecánicos, oficios varios,

DIVIDENDOS.
Es la ganancia neta que deja la empresa a sus inversionistas, es una
salida monetaria y que al final es el objetivo real de toda empresa.
EXPRESO GIRADOTA debe repartir las ganancias netas entre los
seis socios inversionistas.
35

SUBSISTEMAS DIRECCION Y CONTROL


Se encarga de planear objetivos posibles, administrar de la mejor
forma los recursos y vigilar que se cumplan los objetivos

 La dirección lleva a cabo las siguientes tareas:

 En este subsistema se definen los objetivos que la empresa


considera se deben cumplir para mantenerse y crecer.

 Se ponen en marcha los planes para alcanzar dichos


objetivos.

 Se organizan los recursos humanos y los materiales con


vistas a su consecución.

 Se comprueba que cada persona cumple con su


responsabilidad.

 Se controla el resultado final para verificar que cumple las


previsiones y en su caso tomar las decisiones adecuadas.

COMUNICACIONES.
 Página web.
Administración y Actualización de los contenidos de los sitios web
de la empresa
Diseño del sitio web
Implementación de sistemas de búsqueda de información en web.
Administración y control de estadísticas de los sitios web.
 Servicio de Correo Electrónico.
Recepción on-line de solicitudes de cuentas de usuario y
administración del sistema de altas y bajas de las mismas.
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Soporte y asesoramiento (personalmente, vía mail o por teléfono) a


los usuarios del servicio de correo electrónico.
 Servicio de Listas de Correo Electrónico.
Administración de listas de difusión electrónica de información
EXPRESO GIRARDOTA Configuración del servidor de listas,
asignando a cada una de ellas su modalidad específica de
funcionamiento.
Actualización de las listas, a través de suscripciones y de
suscripciones de sus miembros.
Atención y asesoramiento a los moderadores de listas.
Monitoreo de la seguridad de las listas
 Servicio de Información y Difusión.
Publicación Semanal Informativa – información de novedades
diarias relacionado con el transporte en el valle de aburra, tarifas,
rutas.
 Comunicación móvil.
Administra y controla las comunicaciones vía radio y celular.

 Comunicación escrita.
Redacta, diseña y publica contenidos para circulares escritas

APROVISIONAMIENTO
Este subsistema se encarga de:
a) Previsión de las necesidades de materiales de aseo, papelería,
lubricación, repuestos y dotación.

b) Contacto con los proveedores para hacer cotizaciones de


materiales o servicios, hacer pedidos y tomar decisiones en la
compra de recursos.

c) Recepción de los materiales, inspección de la calidad y la


cantidad y en su caso hacer reclamaciones.
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d) almacenaje y gestión de almacén.

e) Suministrar los materiales a las diferentes secciones y garantiza la


existencia de todos los recursos o servicios.

SUBSISTEMA DE COMERCIALIZACIÓN
Este subsistema se encarga de estudiar las necesidades de los
clientes y crear o modificar los servicios de forma que satisfagan las
necesidades.
También se encargan de promocionar la empresa y sus servicios.
SUBSISTEMA FINANCIERO
Es el que administra los recursos financieros, lleva la contabilidad y
presenta informes periódicos a los inversionistas y a la
administración para tomar decisiones.

SUBSISTEMA DE RECURSOS HUMANOS


Es el subsistema encargado de conseguir el capital humano
calificado para los diferentes puestos, EXPRESO GIRARDOTA
tiene perfiles como conductores, vigilantes, mecánicos,
controladores, supervisor de operaciones, oficios varios. Secretaria,
administrador, vendedor y contador.
Las funciones de este subsistema son:

 Organización del personal

 Selección

 Administración de recursos humanos.

 Formación

 Control.
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 Relación con los representantes de los trabajadores.

RELACIONES Simbióticas.  Empresa con usuarios (pasajeros)


(Simbióticas,  Empresa con proveedores.
superfluas,  Almacén con subsistema mantenimiento.
cinegéticas)  Subsistema recursos humanos con
subsistema Dirección y control
Superfluas.  Subsistema de Operaciones con el plan de
emergencia.
 Empresa con asesores legales (abogados).
 Subsistema financiero con empleados.

Sinérgicas  Subsistema dirección y control con


subsistema comercial.
 Subsistema financiero con proveedores.
CONTEXTO La empresa EXPRESO GIRARDOTA S A se encuentra situada en
el departamento de ANTIOQUIA, en la localidad GIRARDOTA y
su dirección es CL 6 N°16- 45, GIRARDOTA, ANTIOQUIA.
En relación con este análisis, la empresa EXPRESO GIRARDOTA
tiene varios factores externos con los cuales tiene relación indirecta
pero que pueden afectar positiva o negativamente el sistema o los
procesos.
Entre muchas relaciones que forman el contexto de la empresa
tenemos a los usuarios que hacen parte del sistema, pero no de la
empresa, pero algún evento o fenómeno se verá reflejado en el
sistema.
HOMEOSTASIS EXPRESO GIRARDOTA tiene carácter para enfrentar eventos,
situaciones o factores que puedan desestabilizar el normal
funcionamiento en todo el sistema o en alguno de sus subsistemas,
por ejemplo, ante la competencia de otras empresas del sector sabe
que tienen que hacer la diferencia en la calidad del servicio. La
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empresa en el momento no tiene la suficiente estabilidad para


sentirse libre de amenazas.
La empresa será totalmente homeostática cuando tenga la suficiente
capacidad económica y Logística.
En la actualidad se pude decir que la empresa durante 45 años ha
mantenido una homeostasis estable con tendencia al crecimiento.
ENTROPÍA Según la definición de entropía que es el grado de organización de
un sistema, y que aplicando al sistema EXPRESO GIRARDIOTA se
puede decir que:
La empresa es un sistema con pocos elementos y subsistemas, razón
que confirma que no tiene tendencia al desorden, que no es una
empresa con sistemas complicados ni cuenta con varios
departamentos como tampoco tiene un número elevado de procesos
que permitieran un escenario para que se presentara un alto grado de
desorden.
Desde la conformación de EXPRESO GIRARDOTA como empresa
de transporte público siempre ha ido en evolución y la organización
que siempre han tratado de mantener ha permitido su crecimiento,
logrando sostenerse, actualizarse y tener una visión de negocio y de
competencia acorde con el desarrollo general del mundo.
ADAPTABILIDAD Por la naturaleza de EXPRESO DIRARDOTA como empresa de
servicios y consiente de que la calidad en sus servicios son la razón
de ser como empresa, la empresa siempre ha considerado adaptarse
a factores como:
Con los clientes: los clientes son el capital más importante para la
empresa, ellos y los constantes cambios y necesidades hacen que
exijan modificaciones y creación de nuevos servicios. Por ejemplo,
modificación en el recorrido de alguna ruta, creación de rutas
nuevas, mejoramiento de infraestructura (áreas de embarque y
desembarque de pasajeros), mejoramiento en el estado de los
vehículos, etc.
Durante los 45 años de servicio la empresa se ha ocupado en atender
las necesidades de algunos clientes, como es el caso de otras
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empresas que requieren servicios especiales (transporte de


empleados y turismo).
Al desarrollo del sistema metro también se ha adaptado como
complemento al servicio de transporte masivo.
Por último y talvez uno de los puntos importantes a los que la
empresa se ha tenido que adaptar es a la tecnología, por ejemplo, el
cambio en el sistema de pago de pasajes, que en la actualidad
funciona con tiquete o con tarjeta electrónica.
PERMEABILIDAD EXPRESO GIRARDOTA se caracteriza por ser un sistema abierto,
en ese orden siempre permite de los medios aportes como: ideas,
conocimiento, elementos o recursos que la hagan crecer como
organización. Entonces se puede decir que la empresa es un sistema
permeable que permite que ingresen otros elementos al sistema.
41

Entorno
42

Organigrama
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Conclusiones

Con el desarrollo de esta actividad puedo decir que la teoría general de sistemas nos permite

analizar cualquier clase de evento u organización aplicando los conceptos y clasificación de

los sistemas.

Que un evento o una organización puede ser clasificado como un sistema por medio del

análisis de cada uno de sus componentes para facilitar la comprensión del mismo, al

identificar sus entradas, salidas, procesos, subsistemas, relaciones, interacciones, nivel de

tendencia al desorden y la auto sostenibilidad.

Que en particular esta teoría es muy importante para la carrera Ingeniería de sistemas porque

el ingeniero se dedica al análisis, diseño y puesta en marcha de sistemas informáticos, en ese

orden es muy importante conocer las entradas (datos) procesos (funciones, algoritmos) y

salidas.

La Teoría General de Sistemas en esta oportunidad nos permite analizar conceptos que

conforman una organización, y la comunicación dentro de la empresa.

El flujo de información maneja un orden de forma que llegue a quienes debe ser en el

momento oportuno. Estos flujos de información y organización son los que la Teoría General

de Sistemas logran convertir en herramientas importantes las cuales deber ser mejoradas día a

día, a medida que conocemos más una organización y su funcionamiento detectamos más

fácilmente los problemas en que pueden estar cayendo, y así mismo buscar posibles

soluciones.

A medida que vamos realizando investigaciones sobre una organización y su funcionamiento,

afirmamos que la comunicación es una parte esencial en cualquier organización.


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En los últimos años las empresas se han preocupado por mejorar su aspecto organizacional,

estudios realizados han determinado que los empleados se deben tener en cuenta en cualquier

organización, hoy en día las organizaciones tienen muy presente esto se ha determinado que

son parte fundamental para el correcto funcionamiento de una empresa, pues son la mano

obrera los que logran que un negocio funcione, y si se tiene un personal motivado mejor

funcionara la organización.

Esta actividad tuvo una finalidad y es conocer la forma en que organiza una empresa y como

es liderada por los empresarios y gerentes.


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