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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS

COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

PROYECTO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES Y ELABORACIÓN DEL MANUAL “ARCHIVO Y CONTROL DOCUMENTAL DE SITSSA”.

Informe de Pasantías presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial.

Autor: Hernández B, Adriana V.

Carnet: 04-1424

C.I: V-14.575.849

Tutor Académico: Ing. Enif Cothua

Caracas, Mayo 2010

DEDICATORIA

A mis Padres por apoyarme y ayudarme en los momentos más difíciles. A mis hermanos y hermana por ser únicos e incondicionales.

A mi hijo David por ser la inspiración para continuar mis estudios y llenar mi vida de felicidad.

A Dzintra Marcano porque desde el cielo me sigue guiando y cuidando. Adriana V. Hernández B.

iii

RECONOCIMIENTO

A Dios Todopoderoso, Jesucristo y todos los ángeles, en especial al Arcángel Miguel y

Rafael, por estar conmigo en cada día de mi vida, ayudándome a lograr mis metas , por bendecirme

y regalarme su sabiduría, amor y protección.

A mi Papá, a la Gorda y a mis hermanos Saúl, Raquel e Isaías, por estar allí cuando más

los necesito, por aceptarme tal como soy y quererme sin condiciones. Sin ustedes no podría haber logrado el éxito. A mi hijo bello David por traer consigo días llenos de amor y mucha alegría, te amo demasiado, no tengo palabras para describir y agradecer tu maravillosa presencia en mi vida.

A Moisés Hernández y Dzintra Marcano aunque ya no estén conmigo en este mundo

siempre los llevo en mi corazón. Gracias por todos los regaños y consejos. A mis grandes amigas

Saray Brito, Cristina y Mercedes Morelo, Ingrid Graterol, María Teresa Salcedo, Leida Clemente, Deisy Vieira, Ángela y Amelia Subero; Enif Cothua, así como a mis amigos José Miguel Campos, Joyner Ramírez y Junior Morelo, por ser mi apoyo para culminar satisfactoriamente está etapa académica.

A todo el Personal de la Oficina de Gestión Estratégica de SITSSA, Iván Guerrero, Doly

Galindo, Jhonny De Goveia, Zheila Rosario, Miguel Pernía, Jhoana Navarro ,Ingrid Pérez, Lorely Longa, Manuel Mederos, Jerammy Davila, Freddy Mora y Antonio Brito quienes me abrieron las puertas y siempre me brindaron sus consejos, amistad y apoyo.

A mi querido ángel azul Alexander por traer luz a mi vida y devolverme las ganas de

sonreír con su personalidad tan dulce, su hermosa voz y contagiosa risa. Tu amor me inspira cada día, junto a mi hijo eres lo más bello que tengo.

iv

Adriana V. Hernández B.

ÍNDICE GENERAL

Índice de Cuadros, Gráficos o Tablas

   

vii

Índice de Figuras

   

vii

Resumen

   

ix

Introducción

   

2

Capítulo I

     
 

Marco Referencial

     
 

1.1

Marco Institucional

   
   

1.1.1 Reseña Histórica de SITSSA

 

4-7

   

1.1.2 Misión

 

8

   

1.1.3 Visión

 

8

   

1.1.4 Políticas

 

8

   

1.1.5 Objetivos

 

9

   

1.1.6 Valores

 

9

   

1.1.7 Estructura Organizativa de SITSSA

 

11

 

1.2 Marco Legal

   

12

 

1.3 Diagnóstico

     
   

1.3.1

Descripción y Análisis de la Situación Actual

14

Capítulo II

     
 

El Problema

     
 

2.1 Planteamiento del Problema

   

16

 

2.2 Formulación del Problema

   

17

 

2.3 Objetivos de la Investigación

   

17

   

2.3.1 Objetivo General

 

17

   

2.3.2 Objetivo Específicos

 

18

 

2.4 Justificación

   

18

 

2.5 Alcance

   

19

 

2.6 Limitaciones

   

19

Capítulo III

     
 

Marco Teórico

     
 

3.1 Teoría de los Sistemas

   

20

 

3.2 La Teoría de la Organización

   

21

 

3.3 Modelo de Katz y Kanh

   

22-24

 

3.4Archívistica

   

25

 

3.5 Sistemas de Clasificación

   

27-41

 

3.6 Manual

   

42

 

3.7 Normas

   

43

 

3.8 Procedimientos

   

44

 

3.9 Diagrama de Gantt

v

 

45

 

3.10 Diagrama de Flujo o Flujograma

46

 

3.11 Organigramas

46

Capítulo IV

   
 

4.1 Tipo de Investigación

47

 

4.2 Diseño de la Investigación

48

 

4.3 Técnicas y/o Instrumentos de Recolección

 

de Datos

49

 

4.4 Instrumentos de la Recolección de Datos

50

 

4.5 Análisis y Tratamiento de la Información

52-54

Capítulo V

   
 

Resultado de las Pasantías

 
 

5.1 Resultados Obtenidos

55

 

5.2 Estructura de la Propuesta

 
 

5.2.1

Proyecto

56

 

5.2.1

Manual

56

 

5.3 Modelo de la Propuesta

 
 

5.3.1

Proyecto

58

 

5.3.1

Manual

59-60

Conclusiones

 

61

Recomendaciones

 

62

Fuentes de Información

63-64

Anexos

 

65-68

vi

ÍNDICE DE CUADROS, GRÁFICOS Y TABLAS

Cuadro 1. Estamentos Legales. Fuente: Manual de Organización SITSSA 2010.

12

Cuadro 2. Estamentos Legales. Fuente: Manual de Organización SITSSA 2010

13

Cuadro 3. Plan de Trabajo.

52

Cuadro 4. Plan de Trabajo

53

Cuadro 5. Plan de Trabajo

54

vii

ÍNDICE DE FIGURAS

Fig. Nº 1 Estructura Organizativa de SITSSA.

11

Figura Nº 2 Diagrama Causa-Efecto

15

Figura Nº 4 Propuesta del Diseño para el Archivo Central de SITSSA.

58

Figura Nº 5 Modelo del Manual en forma de texto

59

Figura Nº 6 Modelo del Manual en Forma Gráfica

60

Figura Nº 7 Modelo del Manual en Forma Gráfica

66

Figura Nº 8 Modelo del Instructivo para elaborar las Etiquetas de las Carpetas

67

Figura Nº 9. Modelo del Formato Conservación Documental

68

Figura Nº 10. Cuadro de Clasificación Archivística.

69

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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS

COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

PROYECTO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES Y ELABORACIÓN DEL MANUAL DE “ARCHIVO Y CONTROL DOCUMENTAL DE SITSSA”.

Autor: Hernández B, Adriana V.

Tutor Académico: Ing. Enif Cothua.

Fecha: Mayo 2010

RESUMEN

El presente informe se presenta como requisito final del Curso en Cooperación realizado en el Sistema Integral de Transporte Superficial S.A, se exponen principalmente la necesidad que posee dicha empresa de organizar, unificar y sistematizar la documentación que generan dentro de sus unidades organizativas, así como toda aquella que reciben de entes externos, en el ejercicio de sus funciones rutinarias. Mediante la aplicación de instrumentos tales como la recolección de datos, la entrevista y la encuesta, se detectaron las oportunidades de mejora en el ámbito de los procedimientos relacionados a la administración, control y almacenamiento de los archivos. Los criterios metodológicos que definieron la elaboración de este informe fueron la de Investigación de Campo que se ubica dentro de la modalidad Descriptiva y Memorias de Pasantías. Finalmente se realizan propuestas orientadas a la solución de la situación diagnosticada en SITSSA, para la optimización de los procedimientos en materia de gestión documental, dando cumplimiento al objetivo general de este informe.

Palabras clave: archivo, optimizar, organizar, procesos, sistematizar.

INTRODUCCIÓN

En la actualidad es necesario tener conocimiento sobre las demandas y usos de la información, las organizaciones se enfrentan a cambios constantes en todos los ámbitos, en especial en aspectos como el social, financiero, tecnológico; entre otros. Por esta razón, el volumen de documentación que se genera es muy alto, en la mayoría de los casos, es un arduo trabajo tratar de poner control en la administración de la documentación, lo que afecta significativamente el desempeño de dichas organizaciones.

El proceso de reestructuración por el cual está atravesando el Sistema Integral de Transporte Superficial S.A., ha generado cambios internos en cuanto al desarrollo de sus actividades en muchas de las unidades organizativas que la componen, en las cuales se han suprimido o fusionado unidades, renovado procesos ya existentes e inclusive establecido nuevos procedimientos en busca de una mejora constante para la empresa perteneciente al Estado venezolano. Sin embargo, las constantes modificaciones implican la necesidad de comenzar a organizar y sistematizar los fondos documentales generados desde el momento de constitución de la sociedad anónima.

Establecer normas en materia de archivo y control documental en SITSSA permitirá que los procesos para clasificar, identificar, administrar y almacenar los documentos se apliquen de manera uniforme y se mantenga el equilibrio en el desarrollo de las funciones en las distintas unidades organizativas, de lo contrario se generará un clima de descontento a largo plazo, debido a la difícil tarea de hallar un documento determinado cuando es solicitado. Por lo anteriormente señalado, se propone el Proyecto de “Organización y Sistematización de los Fondos Documentales”; así como diseñar el Manual de “Archivo y Control Documental de SITSSA”, ya que es una de las herramientas más eficaces e importantes que permitirá coordinar y controlar los procesos inherentes a la archivística.

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El presente informe se encuentra estructurado en cinco capítulos y una sección de anexos. En el Capítulo I se expone brevemente los aspectos referidos a la sociedad anónima donde se realizaron las pasantías, tales como: reseña histórica, el marco institucional, el cual incluye la misión, visión, objetivos, entre otras. En el Capítulo II es la introducción en el cual se presenta el problema en estudio, con una descripción de la situación actual que presenta el Sistema Integral de Transporte Superficial S.A., en un diagnóstico corto que indica las consecuencias generadas, Formulación del Problema, Justificación, Alcances, Limitaciones, Objetivos de la Investigación. El Capítulo III se expone el Marco Teórico que contiene los conceptos e ideas de la investigación que ayudan a mejorar la problemática en SITSSA en materia de Archivo. El Capítulo IV presenta el Marco Metodológico el cual contiene los pasos que se emplearon para la obtención de la información necesaria para la elaboración del Proyecto y el Manual, asociados al logro de los objetivos propuestos. Por último en el Capítulo V se presentan los resultados de las pasantías. Y para finalizar se muestran las conclusiones, recomendaciones, bibliografía consultada y los anexos del informe.

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CAPÍTULO I

MARCO REFERENCIAL

1.1.- Marco Institucional

1.1.1 Reseña Histórica de SITSSA

El Sistema Integral de Transporte Superficial, S.A. (SITSSA), ha sido establecido bajo la figura de Sociedad Anónima adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Infraestructura (MINFRA), hoy en día Ministerio del Poder Popular para las Obras Públicas y Vivienda (MOPVI), como una empresa estratégica del Estado, con miras a conformar una red de transporte superficial de pasajeros que permita la interconexión en todo el territorio nacional.

Mediante Decreto de Ley Nº 5.307, publicado en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.670 de fecha 25 de abril del 2007, el Ejecutivo Nacional declara la constitución de la sociedad; la cual se forma con el registro del Acta Constitutiva Estatutaria, ante el Registro Mercantil V de la Circunscripción Judicial del Distrito Capital y Estado Miranda, bajo el Nº 13, Tomo 1580A, en fecha 22 de mayo de 2007.

El Sistema Integral de Transporte Superficial, S.A. (SITSSA), inicia sus actividades administrativas y Pre-operativas con una estructura organizativa básica, aprobada en Junta Directiva del 15/06/2007 mediante Punto de Cuenta N° 01, Agenda N° 001. Conformada por una (01) Presidencia, seis (06) Oficinas y tres (03) Gerencias en plena formación, con el personal fundamental para iniciar actividades. Dicha estructura, coordinadamente cumple las gestiones obligatorias ante el Instituto Nacional de Transporte y Tránsito Terrestre (INTTT), actualmente Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT), para la obtención de las certificaciones de rutas e itinerarios a fin de acometer el servicio de transporte de pasajeros; asimismo se realizan los tramites requeridas ante las Alcaldías y Gobernaciones

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de las ciudades previamente seleccionadas por la directiva de la sociedad, para la apertura de las primeras catorce (14) rutas autorizadas por el INTT hacia dieciséis (16) destinos o principales ciudades de Oriente y de Occidente del país; las cuales son:

Guarenas/Terminal de Oriente.

Puerto la Cruz.

Barcelona.

Puerto Píritu.

Maturín.

Barinas.

San Juan de los Morros.

San Carlos.

Maracay.

San Fernando de Apure.

Tucupita.

Temblador

Punta de Mata.

Carúpano.

Puerto

 

Ayacucho.

Cumaná

SITSSA, inició operaciones con una de las unidades que formaron parte de la flota utilizada en la Copa América y que ahora constituyen parte del patrimonio de esta empresa estratégica del Estado, por decisión del Presidente de la República Bolivariana de Venezuela, Hugo Rafael Chávez Frías, como vehículo de transporte público para todas las venezolanas y venezolanos, el 28 de agosto del 2007. Se inaugura así el servicio con el primer despacho que parte en horas de la tarde, (específicamente a las seis (06:00) p.m.), desde el Terminal “Antonio José de Sucre”, como centro de operaciones, cuyos espacios e instalaciones estaban siendo recuperados y adaptados a las necesidades de la naciente sociedad, hacia la ciudad de Maracay.

Su guía y fundador, el Economista Erwin Guevara, Presidente del Sistema Integral de Transporte Superficial, S.A., motivó a todo su personal (veinte empleados aprox.), al abordaje de la unidad de transporte para fortalecer el camino del proceso revolucionario que en ese momento tocaba los espacios del sector de transporte público. La unidad escogida para este primer despacho se convirtió en un Centro de Operaciones sobre ruedas, conformado por su Presidente, Gerentes, Especialistas, Profesionales y Empleados en general, haciendo posible que el inicio de las operaciones se llevara a cabo con total éxito.

Progresivamente, la sociedad fue expandiendo el servicio de transporte a otras ciudades con otras rutas, certificando nuevos horizontes a través del Instituto Nacional de Transporte Terrestre (INTT) y abriendo nuevos caminos. En este sentido, se apertura en el

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mes de octubre una nueva oficina comercial en las instalaciones del Hotel Alba Caracas, a fin de garantizar un servicio de transporte confiable a los usuarios del Aeropuerto Internacional “Simón Bolívar” y se consolida para el 20 de diciembre del 2007 una segunda avanzada que amplía la red del servicio de transporte interurbano, incorporando los siguientes destinos o ciudades:

Valera.

Trujillo.

San Félix.

Guanare.

Acarigua.

Anaco.

Puerto Ordaz.

Punto Fijo.

Barquisimeto.

El Tigre.

Coro.

Alba Caracas.

Para el 20 de mayo del 2008, la empresa alcanza la interconexión de distintas regiones del país. Decide entonces, abrir otros caminos y romper barreras territoriales llevando el Sistema Integral de Transporte Superficial, S.A. (SITSSA) hacia Santa Elena de Uairén, región sur del país de difícil acceso, que hace frontera con Brasil. De esta manera, se crean precedentes en el ámbito del transporte superficial, incorporando este nuevo destino.

Santa

Elena

de

Uairén

Continuando con su vertiginoso crecimiento, SITSSA consolida una tercera avanzada hacia la región andina y la región de occidente, conectando las siguientes ciudades:

Boconó.

Upata.

Biscocu

Guasipati.

El Callao.

Tumeremo

El Dorado.

Kilómetro 8.

Cariaco.

La ampliación de la red interurbana impone a la sociedad a irrumpir en otras modalidades de servicios en el transporte superficial. En este sentido, SITSSA decide diversificar su mercado incursionando en otras ramas de servicio, como el transporte

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estudiantil, servicios especiales y el transporte turístico nacional; también impulsa actividades de adiestramiento técnico especializado y planifica la promoción, financiamiento y ejecución de programas y proyectos relacionados con el transporte. Ello marca el rápido avance experimentado por la organización y plantea la inminente revisión de la estructura organizativa interna, con el fin de ajustarla a sus necesidades reales.

Con base a las directrices emanadas del Presidente de la Sociedad, se plantea la oportunidad de diseñar una propuesta de estructura organizativa flexible a los cambios del entorno y con altos niveles de eficiencia, eficacia y rendimiento. Es por ello que en Junta Directiva de fecha 15/06/2008 se aprueba una nueva estructura organizativa, mediante Punto de Cuenta N° 01, Agenda N° 001, con miras a coadyuvar al proceso de organización y óptimo desempeño institucional; sin embargo nuevas directrices del Ministerio de Obras Públicas y Vivienda (MOPVI), en el mes de noviembre del año 2008 para la administración y control del servicio urbano brindado por la Fundación de Transporte de Miranda (FUNTRAMIR), marca la pauta para un nuevo direccionamiento de la estructura organizativa y se plantea un nuevo reto para SITSSA, que se convierte ahora en la primera empresa de transporte superficial del país, abarcando el transporte urbano, endógeno, estudiantil y comunitario como brazo estratégico en el cumplimiento a la política social del gobierno nacional. Se incorporan cinco (05) centros de operaciones que permitirán desarrollar el sistema de servicios urbanos; los mismos son:

Zona Metropolitana.

Guarenas-Guatire.

Altos

 

Mirandinos.

Valles del Tuy

Barlovento

(Charallave).

(Mamporal).

Sin embargo, la duración de este ambicioso proyecto solo abarcaría un año de gestión, a causa de las dinámicas constantes que se presentan en materia de transporte en el Estado venezolano.

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1.1.2.- Misión

Prestar un servicio de Transporte Público de pasajeros, en las modalidades Interurbano, Estudiantil, Turístico y Especial; utilizando de manera eficiente los recursos del Estado, con vehículos e infraestructuras de alta tecnología y personal calificado.

1.1.3.- Visión

Ser la empresa estratégica del Estado, con alcance nacional; orientada a la prestación de un servicio de transporte público de pasajeros, con calidad y con sentido de justicia social, que contribuya a mejorar la calidad de vida del pueblo venezolano.

1.1.4.- Políticas

Desarrollar un sistema de transporte público:

Tecnológicamente moderno.

Ambientalmente limpio.

Técnicamente eficiente:

Económicamente sustentable.

Servir como pieza estratégica que facilite, en razón de ejecutividad, la coordinación interinstitucional entre las dependencias del Ejecutivo Nacional, el sector empresarial, los usuarios del transporte público y otras entidades que en su gestión se relacionen con los servicios.

Conocer, tramitar y resolver las denuncias referentes a los compromisos activos y pasivos que violen las normas de la legislación de transporte público o amenace con violarlas.

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Eficiencia económica, ahorro en tiempos de viajes y costos de operación, reducción de accidentalidad.

Apoyar las misiones sociales gubernamentales.

1.1.5.- Objetivos

Estudiar y emitir opinión sobre los asuntos sometidos a su conocimiento por cualquier dependencia o institución involucra en servicio de transporte público, planeamiento y revisión técnica.

Coordinar la aplicación correcta de las políticas de transporte público, su planificación estratégica, la revisión técnica, así como la regulación legal establecida por los órganos competentes en la materia.

Velar porque la actividad del transporte público, su planeamiento, revisión técnica, sus sistemas operacionales y el equipamiento requerido, sean acordes con los sistemas tecnológicos más modernos para garantizar la calidad de los servicios requeridos por desarrollo del transporte público Interurbano, Turístico, Estudiantil y Especial.

Promover el desarrollo y la capacitación del talento humano involucrado en la actividad, en concordancia con los requerimientos de un sistema moderno del transporte público.

Consolidar la infraestructura de SITSSA y de las nuevas rutas a desarrollar para su incorporación a las ya existentes.

1.1.6. Valores

Calidad de Servicio: Filosofía de gestión proyectada a la excelencia en la atención

al ciudadano y en el servicio de Transporte Superficial.

Vocación de Servicio: Disposición para dar oportuna y esmerada atención a los requerimientos de los usuarios y a los trabajos encomendados.

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Identidad: Representar y difundir personal y comunicacionalmente la información de los signos, íconos y emblemas que dan identidad a la empresa, resguardando con respeto y honor el patrimonio y la cultura institucional.

Eficiencia: Logro de objetivos y planes con uso racional y óptimo de recursos.

Participación y Compromiso Social: Respuesta óptima a las demandas sociales en el marco del compromiso social y cumplimiento de deberes cívicos.

Responsabilidad: Asumir los compromisos institucionales con lealtad y eficiencia resaltando la capacidad de autoexigencia.

Honestidad y Transparencia: Conducta que excluye cualquier comportamiento contrario a las normas, procedimientos y demás disposiciones vigentes que regula la actividad de la empresa.

Ética y Respeto: Comportamiento recto, íntegro, decoroso y honorable en todas sus actuaciones ordinarias y extraordinarias.

1.1.7.- Estructura Organizativa de SITSSA

El Sistema Integral de Transporte Superficial S.A, está estructurado de forma “matricial”, dicha organización se encuentra dividida en tres niveles, los cuales son:

Superior, Apoyo y Operativo. A continuación se presenta la estructura Organizativa de SITSSA. (Fig. Nº 1)

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Fig. Nº 1 Estructura Organizativa de SITSSA. Fuente: Oficina de Gestión Estratégica/ Fortalecimiento Institucional/

Fig. Nº 1 Estructura Organizativa de SITSSA.

Fuente: Oficina de Gestión Estratégica/ Fortalecimiento Institucional/ Manual de Organización 2010

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1.2.- Marco Legal

Cuadro 1. Estamentos Legales. Fuente: Manual de Organización SITSSA 2010.

Nombre del Instrumento Legal

Número de Gaceta

Fecha

1. Constitución

de

la

República

   

Bolivariana de Venezuela.

 

Extraordinaria N° 5.453.

24-03-2000.

2. Ley Orgánica de la Administración Pública.

Extraordinaria 5.890.

31-07-2008

Decreto 6.217

 

Extraordinario 5.891

 

3. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público.

Decreto 6.233

31-07-2008

4. Ley

Orgánica

de

la

Contraloría

   

General

de

la

República

y

del

Nº 37.347

17-12-2001

Sistema Nacional de Control Fiscal

 

Extraordinaria 5.554

 

5. Ley Orgánica de Planificación

 

Decreto 1.528

13-11-2001

6. Ley

Orgánica

de

Procedimientos

Extraordinaria 2.818

 

Administrativos.

01-07-1981

Cuadro 2. Estamentos Legales. Fuente: Manual de Organización SITSSA 2010.

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Nombre del Instrumento Legal

Número de Gaceta

Fecha

7. Ley del Estatuto de la Función Pública

Nº 37.522

06-09-2002

8. Ley Contra la Corrupción

Extraordinaria 5.637

07-04-2003

9. Ley de Transporte Terrestre

Nº 38.985

01-08-2008

 

Extraordinaria 5.891

31-07-2008

10. Ley

sobre

Simplificación

de

los

Trámites Administrativos

Decreto 6.265

11. Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Nº 37.169

29-03-2001

 

N° 37.783.

 

12. Reglamento sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional.

Decreto 2.621

25-09-2003

13. para Participación Ciudadana

Normas

Fomentar

la

Nª 38.750

20-08-2007

14. de Normas

Manual

del

Control

Nª 38.282

28-09-2005

Interno

15. Manual de Perfiles de Cargo de SITSSA

   
 

Nº 38.670

 

16. Acta de Creación de SITSSA

Decreto 5.307

25-04-2007

17. Acta Constitutiva y Estatutos Sociales de SITSSA

Nª 38.688

22-05-2007

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1.3 Diagnóstico.

1.3.1.- Descripción y Análisis de la Situación Actual

A través de los instrumentos de investigación empleados (observación directa, entrevistas estructuras y no estructuradas), se logró obtener una visión de la problemática existente en las diversas unidades organizativas que integran SITSSA, las cuales se mencionan a continuación:

1. Cada unidad organizativa emplea la metodología que mejor se adapte a sus necesidades, por lo cual, no hay un sistema estándar para el proceso de organización, administración, control y conservación de los fondos documentales.

2. Las unidades organizativas de la Sociedad se rigen por las normativas establecidas en el “Manual de Comunicaciones” para elaborar la documentación. Sin embargo, algunas manifiestan que requieren inducción sobre su contenido.

3. Existe dispersión y extravío de la documentación.

4. Falta de normas que regulen la gestión documental de la empresa.

5. Dificultad para consultar la información en un momento determinado.

6. Carencia de una base de datos que centralice las gestiones documentales de las unidades organizativas.

7. Desconocimiento de algunas unidades organizativas de la información correspondiente a gestiones de años anteriores, cuando se suprimen o fusionan unidades.

8. El volumen de la documentación producida y/o recibida en la mayoría de las unidades organizativas es alto.

9. Espacio reducido para albergar los archivos en las unidades organizativas.

10. Acumulación de los documentos sin organizar debido a la dilación en la entrega de los materiales de oficina.

11. Carencia de un Archivo Central en la Sociedad que unifique los fondos documentales para generar y conservar la memoria histórica de SITSSA.

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Por ello, en general, se debe realizar Diseño del Proyecto de Organización y sistematización de los Fondos Documentales y la elaboración del Manual de Normas y Procedimientos “Archivo y Control Documental” de SITSSA, a manera de estandarizar los procedimientos en materia de archivo en toda la estructura lograr ubicar la información de manera oportuna para así incrementar los índices de eficiencia de las unidades organizativas con el fin de garantizar la continuidad y la calidad en la realización de los procesos.

Finalmente para el desarrollo del diagnóstico se presenta a continuación el diagrama Causa-Efecto elaborado:

presenta a continuación el diagrama Causa-Efecto elaborado: Figura Nº 2 Diagrama Causa-Efecto Fuente: Elaboración

Figura Nº 2 Diagrama Causa-Efecto

Fuente: Elaboración Propia

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CAPÍTULO II

EL PROBLEMA

2.1.- Planteamiento del Problema

Las organizaciones viven en constante evolución, la mayoría de ellas se ha adaptado a las nuevas dinámicas, para garantizar su permanencia en el transcurso del tiempo y dentro del entorno que se desenvuelven; a pesar de esto en algunos casos los cambios se han dado de manera repentina que apenas se pueden adecuar a ellos.

Los procedimientos administrativos y tecnológicos se dan constantemente transformando prácticas cotidianas en nuevas rutinas o actividades con modificaciones; está pasantía se efectuó en el Sistema Integral de Transporte Superficial S.A; una empresa del Estado, perteneciente al ramo de transporte terrestre que presta servicios en diversas modalidades (Interurbano, Turístico, Estudiantil y Especial); dicha Sociedad es de reciente data, actualmente se encuentra en un proceso de cambio debido a la aprobación de un nuevo organigrama estructural, en la Sesión de Junta Directiva 11, fecha de 28 de Enero de 2010, Punto de Cuenta 01; en la cual las unidades organizativas que la componen han sufrido modificaciones, que inciden de manera significativa en el desarrollo de sus funciones y actividades.

Aunado a esto, no existe un sistema de archivo físico y/o electrónico general; la administración, registro y almacenamiento de la información documental que es generada en las unidades organizativas que integran la sociedad, así como las comunicaciones que se reciben de entes externos, no se encuentran normadas; ocasionando grandes volúmenes de documentos que no son controlados, generando pérdidas de datos importantes, dificultad para encontrar la información, falta de organización, descontrol en el ejercicio de las funciones, pérdida de tiempo y confusión.

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Por lo tanto el personal de las unidades organizativas, se encuentra desorientado a la hora de realizar determinados procedimientos e inclusive carecen de la información necesaria para ejecutar algunas funciones relacionadas con sus áreas de trabajo. Debido a lo anteriormente señalado, no hay normas que estandaricen los procesos de administración de documentos, ni un sistema archivístico unificador de los fondos documentales de SITSSA, a su vez, requieren de una infraestructura que centralice todos los soportes físicos de la Sociedad. En consecuencia el personal adscrito, no siguen lineamientos claros en todas y cada una de las actividades documentales que le competen, por consiguiente muchos procesos se desarrollan de manera improvisada, sin un orden definido. Todo lo antes expuesto expresa la situación actual en la cual se encuentra el Sistema Integral de Transporte Superficial S.A.

2.2.- Formulación del Problema

¿El diseño del Proyecto de Organización y Sistematización de los Fondos Documentales y la elaboración del Manual de Normas “Archivo y Control Documental” contribuirá a la optimización del desarrollo de los procesos en materia de archivo en SITSSA?

2.3.- Objetivos de la Investigación

2.3.1.- Objetivo General

Diseñar un Proyecto de Organización y Sistematización de los Fondos Documentales y la Elaboración del Manual de “Archivo y Control Documental” como apoyo a nivel organizacional, que permita establecer las normativas para la integración y administración de la documentación (impresa, gráfica, fotográfica, hemerográfica y audiovisual), generada y/o recibida en SITSSA.

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2.3.2.- Objetivos Específicos

Diagnosticar la situación actual del Sistema Integral de Transporte Superficial S.A.

Realizar el levantamiento de la información

Procesar y analizar la información obtenida

Diseñar la propuesta de Organización y Sistematización de los Fondos documentales.

Diseñar la propuesta para la optimización de los procedimientos realizados por el personal adscrito a SITSSA, sobre la administración, archivo, control y conservación de los documentos.

Diseñar los formatos a utilizar en cada uno de los procesos de la Unidad de Archivo y Registro, con la realización de los instructivos de llenado de cada uno de ellos.

Establecer los lineamientos para estructurar la información para ser registrada y almacenada en una base de datos, procurando originar una memoria histórica de los fondos documentales para tener acceso a ellos cuando sean requeridos.

Diseñar el Manual requerido.

Diseñar la propuesta de distribución espacial del Archivo Central de SITSSA.

2.4.- Justificación del Trabajo

Es de vital importancia que el personal adscrito a SITSSA (Sistema Integral de Transporte Superficial S.A.) cuente con la existencia de una recurso, tal como, un manual de normas y procedimientos que contenga los lineamientos a seguir en materia de archivo, los cuales les permitan laborar en forma ordenada y metódica; cuyos patrones estandaricen los procesos inherentes a la administración, control y conservación de la documentación. Así mismo proponer la Organización y Sistematización de los Fondos Documentales. Esto va a facilitar y dar precisión al trabajo del personal de las unidades organizativas, asimismo permitirá que la información sea auténtica, confiable, veraz y oportuna; en pocas palabras que este adecuada a las condiciones, sistemas y reglamentos por los cuales se rige la sociedad venezolana.

2.5.- Alcance

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El alcance del trabajo, contempla el diseño del Proyecto de Organización y Sistematización de los Fondos Documentales y la elaboración del Manual de Normas y Procedimientos, esto va dirigido al personal adscrito a todas la Unidades Organizativas que integran el SITSSA (Sistema Integral de Transporte Superficial, S.A)., que tengan bajo su responsabilidad la administración de la información documental generada y/o recibida en la sociedad. Dicha información contempla la explicación de cada uno de los procesos (Organización de las carpetas, Transferencia de documento, reproducción de Documento, Eliminación de Documento y otros) hasta los instructivos de llenado de cada uno de sus respectivos formatos, lo cual convertirá al manual en un recurso que podrá ser utilizado por todos los integrantes de SITSSA, quienes conseguirán ubicar fácilmente cualquier información que requieran.

2.6.- Limitaciones

Debido a la dinámica contante de reingeniería en la estructura de SITSSA, las entrevistas tuvieron que ser reprogramadas en algunas unidades organizativas, ya que no contaban con la disponibilidad necesaria al momento de realizarlas, esto trajo como consecuencia extender el tiempo fijado para cada actividad pautada en la pasantía.

El material y equipo de oficina a su vez era limitado, causado por un recorte presupuestario a nivel nacional, en los organismos y empresas pertenecientes al Estado, repercutiendo de manera significativa en la organización.

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CAPÍTULO III

MARCO TEÓRICO

En el siguiente apartado se explicará el significado de los conceptos teóricos utilizados en el presente informe.

3.1.- Teoría de los Sistemas

Según Idalberto Chiavenato (1992) la teoría de sistemas describe sus estructuras y comportamientos, conociendo como sistema el conjunto de dos o más elementos

interrelacionados entre sí, que trabajan para lograr un objetivo común. Toda organización debe poseer la capacidad de manejar las interrelaciones de todos los procesos que se lleven

a cabo dentro de la misma, para poder procesar y ejecutar las operaciones en el momento y tiempo requerido o necesario, como consumir la menor cantidad de recursos y que los mismos se desarrollen dentro de un alto grado de seguridad.

Los sistemas son un conjunto de elementos dinámicamente relacionados los cuales forman una actividad para alcanzar un objetivo común, operan sobre datos, energía y materia, para proveer información y obtener resultados satisfactorios.

Los sistemas son un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas

o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por

alguna forma de interacción o interdependencia. Sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas. De ahí se deducen dos conceptos: propósito y totalidad:

Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos

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(u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

Totalidad o Globalismo: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema.

Una organización podrá ser entendida como un sistema, subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo.

3.2.- La Teoría de la Organización.

La teoría-de la organización es una forma de ver y analizar las organizaciones con más precisión y profundidad de lo que se podría hacer de otra manera. La forma de ver y pensar sobre las organizaciones se basa en patrones y regularidades en el diseño y comportamiento organizacional. Los académicos de las organizaciones buscan estas regularidades, las definen, las miden y las ponen a disposición del resto de las personas. Los hechos de la investigación no son tan importantes como los patrones y puntos de vista generales del funcionamiento organizacional.

La teoría de la organización es un enfoque nuevo, más flexible, sobre la administración y el uso de la teoría de la contingencia para describir y transmitir conceptos organizacionales.

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3.3.- Modelo de Katz y Kahn

Katz y Kahn (CHIVIANETO, I. 1992) desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo a través de la aplicación de la teoría de sistemas y la teoría de las organizaciones. Según su modalidad, la organización presenta las siguientes características:

La organización como un sistema abierto

Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características:

1)

Importación (entrada): La organización recibe insumos del ambiente y necesita

 

provisiones energéticas

de

otras

instituciones,

personas

o

del

medio.

Ninguna

estructura social es autosuficiente.

 

2) Transformación

(procesamiento):

Los

sistemas

abiertos

transforman

la

energía

disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc. 3) Exportación (salidas): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el medio ambiente. 4) Los sistemas como ciclos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación. La importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso contenido dentro del propio sistema. 5) Entropía negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía, manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa o negentropía. 6) Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación:

Los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho. También reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus

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desvíos de la línea correcta. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté programado.

7) Estado firme y homeostasis dinámica: Los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una exportación continúa de los productos del sistema. La tendencia más simple del estado firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación del carácter del sistema, o sea, un equilibrio casi estacionario. 8) Diferenciación: La organización, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna. 9) Equifinalidad: Un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. 10) Límites o fronteras: La organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura.

Las organizaciones como clase de sistemas sociales

Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a su vez son sistemas abiertos

Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos. Ellas son repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y tiempo. La estabilidad o recurrencia de actividades existe en relación con la entrada de energía en el sistema, en relación con la transformación de energías dentro del sistema y en relación con el producto resultante o salida de energía.

Características de primer orden

Para Katz y Kahn, (CHIAVENATO, I. 1992) las características de las organizaciones como sistemas sociales son las siguientes:

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1) Los sistemas sociales, al contrario de las demás estructuras básicas, no tienen limitación de amplitud. Los sistemas sociales necesitan entradas de producción y de mantenimiento. 2) Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos.

3) Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Los sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones humanas.

4)

5) las funciones describen formas específicas de comportamiento asociado a

Las funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema social.

determinadas tareas. Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones.

6)

7) El concepto de inclusión parcial: la organización usa sólo los conocimientos y habilidades de las personas que le son importantes. 8) La organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve.

Cultura y clima organizacional

Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretación en el sistema informal, así como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema.

Dinámica de sistema

Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicación de mecanismos, ya que les falta la estabilidad de los sistemas biológicos. Así, crean estructuras de recompensas

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para vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de control.

Concepto de eficacia organizacional

La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como producto y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se relaciona con la extensión en que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen máximas.

Organización como un sistema de papeles

Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una determinada posición en una organización. La organización se constituye por papeles o conjunto de actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de papeles o de grupos que se superponen. La organización es una estructura de papeles.

3.4.- Archivística.

Según el Diccionario de Terminología Archivística, elaborado por el Consejo Internacional de Archivos (CIA), se define como "el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos», entendiendo por archivos tanto los documentos como su entorno, es decir, su organización en edificios e instalaciones ad hoc. De esta definición se deduce que la archivística posee dos campos de actuación, el de la teoría y el de la práctica, que se alimentan mutuamente; pues si los enunciados teóricos tienen un sustento empírico, con su aplicación los procedimientos cambian y con ello el universo estudiado, reiniciándose así el ciclo. El ámbito de cada campo se definiría del siguiente modo:

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La teoría archivística, que comprende su propia historia, su objeto o ámbito de actuación y su metodología, para la consecución de sus fines;

La práctica archivística, compuesta por las técnicas y procedimientos empleados para la conservación activa de los documentos y para la difusión de la información.

Rodríguez López (1998) plantea que, desde la consideración de la archivística como una ciencia empírica para el arreglo y organización de los archivos, hasta la actualidad, se ha transcurrido por tres etapas distintas:

1. La archivística como una ciencia auxiliar de la historia, un planteamiento propio del siglo XIX donde, en forma paralela al desarrollo de las ciencias históricas, se crean las primeras escuelas de archiveros.

2. Como ciencia auxiliar de la administración, cuando se iniciaron los grandes cambios socioeconómicos de principios de siglo y la aparición de la gestión documental.

3. Finalmente, como una parte integrante de las ciencias de la información.

La archivística actual considera que su objetivo es triple: la gestión y estudio de los archivos; la conservación, clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales; así como la información a los usuarios sobre los documentos que conserva.

Para los fines de este informe el método administrativo, en cuanto a la archivística se refiere, consiste en reunir, organizar y conservar dentro de la gestión de una empresa los documentos que reciben y/o generan para la consulta eventual y con objeto administrativo- jurídico. Se trata de un método práctico. El método histórico por su parte, consiste en la heurística de las fuentes documentales como piezas individuales y, sobre todo, en la crítica documental, externa e interna.

26

El método archivístico, finalmente, se interesa por los fondos documentales como un conjunto orgánico producido en determinada empresa, relacionada con los fines y funciones de la organización y, después, agruparla en series orgánicas que reflejen su ordenamiento interino.

3.5 Sistemas de Clasificación

Principios de Ordenamiento: Se entiende por principio de ordenamiento la organización que se le da a las carpetas, bolsas, fichas, tarjetas, etc., utilizando una base determinada y siguiendo un proceso lógico.

Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos interdependientes o interactivos que actúan como una unidad para satisfacer un objetivo específico. Un sistema de clasificación archivística es un término usado para describir una metodología que permite organizar, por un sistema definido, la documentación de la entidad.

Todos los sistemas de clasificación archivística se basan en grandes principios

que son:

Sistemas Alfabéticos: Tiene como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto. La mayor parte de las oficinas archivan la correspondencia alfabéticamente de acuerdo con el nombre del remitente (para correspondencia recibida) o del destinatario (para correspondencia enviada).

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El archivo alfabético es popular por tres razones principales:

1. Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizados, el alfabeto.

2. Es directo, es decir, los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero los archivos auxiliares.

3. Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear cualquier número de divisiones.

El sistema alfabético se subdivide:

Por nombres de personas naturales. “Las personas naturales son todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición” (Código Civil).

Por nombres de razones sociales. Razón social o firma social es el nombre con el cual se conoce la empresa. En Colombia debe registrarse en la Cámara de Comercio.

Por nombres de lugares geográficos. También se llama archivo geográfico.

Por nombres de asuntos, conceptos, temas, ideas, materias, tópicos, entre otros. Conocido más comúnmente como archivo por asuntos, o por temas, o clasificación analítica, por fundamentarse en el análisis del texto o contenido.

Organizaciones: Todos los archivos de correspondencia alfabéticas están organizadas básicamente en la misma forma y la mayor parte, y tiene estos elementos comunes:

Guías principales.

Guías secundarias o auxiliares.

Guía especial auxiliar.

Expediente individual.

Expedientes misceláneas.

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Guías principales: Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes. Estas guías se encuentran al comienzo de las secciones si un archivo es pequeño, podría estar dividido solamente de acuerdo con el abecedario, y la primera sería la A; la guía principal “A” indica que todos los expedientes colocados detrás de ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con “A”.

Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha.

Cada guía debe tener por lo menos cinco y no más de diez expedientes tras ella; cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una rápida localización y adecuado sostén de los expedientes.

Guías secundarias: Estas sirven para auxiliar a la guía principal dentro de una gaveta de archivo y facilitar la localización de los documentos. Si como guía principal tenemos la letra “P” y encontramos que hay muchos nombres cuyas primeras letras son “PR” se rotula una guía de posición diferente con esas letras y con esto se está creando una subdivisión.

Guías especiales auxiliares: En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guías especiales se utilizan después de una guía principal para subdividir esa sección y destacar nombres importantes de empleo muy frecuente, o ambas cosas.

Expedientes individuales: Por lo general no se preparan expedientes individuales hasta que no se reciban más de cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. Estos expedientes están ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los documentos dentro del expediente individual están ordenados cronológicamente, con la última fecha al frente, de tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar.

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Expedientes misceláneos: Al final de cada grupo de expedientes individuales hay un expediente misceláneo que lleva el encabezamiento de las guías de esa sección y se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un expediente individual.

Los documentos se guardan por orden alfabético; si hay más documentos de un mismo corresponsal, deben ordenarse cronológicamente, como en los expedientes individuales; el más reciente al frente.

Procedimiento para archivar en el sistema alfabético: Las guías y expedientes en los archivos alfabéticos de correspondencia se organizan de tal manera que si los documentos están bien distribuidos, pueden ser colocados dentro de sus expedientes rápida y eficientemente.

Los siguientes pasos son:

1.- Preparación. Los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada; se abre ésta. Si se utiliza una repisa para archivar, éste se fija costado y se colocan los documentos en ella.

2.- Localización de la guía. Se selecciona la adecuada y se mueve hacia delante.

3.- Localización del expediente individual. Las pestañas de las carpetas individuales detrás de las guías se examinan cuidadosamente. Si hay expediente individual para el documento, se coloca en éste.

4.- Localización del expediente misceláneo. Si no existe un expediente individual para el documento, se corren hacia delante los expedientes individuales dejando a la vista el expediente misceláneo y se guarda el documento.

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Dentro de los expedientes misceláneos, los documentos relacionados pueden ser engrapados juntos para mantenerlos en el orden adecuado. No deben utilizarse sujetadores metálicos de papel (clips) porque son excesivamente gruesos y tienen la tendencia a engancharse en hojas adyacentes y a deslizarse de los documentos durante el proceso de archivo y de localización.

Sistemas Numéricos: El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el número que aparece en un cheque o en una factura.

Los sistemas numéricos son indirectos, es decir, que primero se requiere buscar en un código auxiliar (archivo auxiliar o índice de tarjetas) para poder localizar rápidamente el documento.

Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le conceden ventajas, como las siguientes:

1.- Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.

2.- Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen límite.

3.- Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez un documento, ya que esto es la finalidad de un buen sistema de archivo.

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El catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia para el archivo numérico permite que en él se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en una empresa.

El archivo numérico se divide en:

1)

Numérico consecutivo o de serie o corriente. La asignación de los números a las personas o asuntos se hace en forma progresiva. Se subdivide a su vez en:

a) Consecutivo simple.

b) Consecutivo compuesto.

2)

Numérico codificado o por claves. Se subdivide en:

a) Decimal o numérico Dewey.

b) Dígitos terminales.

c) Dígitos centrales o intermedios, llamados también sistemas de número importante.

d) Triple dígito.

3)

Numérico combinado.

a) Alfanumérico.

b) Numérico por asuntos.

c) Numérico cronológico.

4)

Otras aplicaciones del numérico.

a) El uso del color.

b) Combinación del sistema numérico con el alfabético por asuntos.

c) Alfanuméricos o Mixtos.

Organización de un archivo numérico de correspondencia: Tiene tres partes principales que son: archivo numérico, archivo alfabético misceláneo y catálogo auxiliar o índice de tarjetas.

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Archivo numérico principal: Este contiene guías y expedientes individuales que llevan encabezamiento numérico. Cada carpeta contiene documentos referentes a un solo corresponsal. Como en el archivo alfabético, los documentos están ordenados cronológicamente con el más reciente al frente. Hay una guía numérica para cada grupo de diez expedientes; debido a que éstos se hallan ordenados en secuencia detrás de las guías son fáciles de localizar. Algunas veces se lleva un registro en el cual se anotan los nombres de las empresas y el número asignado a cada una.

Las guías numéricas se pueden ordenar en varias formas:

a) En tres posiciones escalonadas de izquierda a derecha.

b) En dos posiciones hacia la izquierda y la pestaña del expediente en la última posición de la derecha.

c) En el centro solamente y las pestañas en dos posiciones hacia la izquierda o dos posiciones hacia la derecha.

Cuando un expediente numérico se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se coloca en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabezamiento con un número auxiliar. Por ejemplo, si el expediente 506 se subdivide, se convierte en 506-2, porque en él se guarda correspondencia anterior, y el nuevo se rotulará 506-1, y así se conserva el orden cronológico.

Archivo alfabético misceláneo: Este contiene guías y expedientes que llevan encabezamientos alfabéticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico

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principal. Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y éstos se encuentran en estricto orden alfabético.

Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal, se les asigna número y se guardan en el archivo numérico principal.

Catálogo auxiliar o índice de tarjetas: Se ordena alfabéticamente, contiene tarjetas, cada una con el nombre de corresponsal, junto con el número asignado para sus documentos. Este es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia se solicita casi siempre por nombre y no por número.

Sistemas por Materia o por Asunto: El archivo por asunto es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañías o lugares.

Los archivos por asunto se establecen con guías y expedientes, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia. Los encabezamientos de un archivo por asunto en una mueblería podrían ser:

- Mueble de alcoba.

- Mueble de comedor.

- Mueble de sala.

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Cuando se utiliza el archivo por asunto:

1.- Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa.

En una compañía que vende dulces al por mayor pueden ser organizadas según la clase de productos de confitería.

2.- Cuando es probable que los documentos sean solicitados por el asunto a que se refieren.

Suponiendo que se tratara de una empresa dedicada a la construcción, se le pedirían a la secretaria, por ejemplo, cotizaciones de proveedores en la extensa rama de la construcción, que en este caso pueden ser acabados en madera, pinturas para exterior, pinturas para interior, barnices. El contrato de cada empresa cambia o se sujeta el criterio de la secretaria o persona que maneja el archivo.

3.- Cuando es probable que todos los documentos relacionados con un producto o actividad se necesitan a un mismo tiempo.

Por ejemplo, el jefe de ventas de una empresa fabricante de embarcaciones deseará tener toda la información disponible acerca de un nuevo modelo de bote de vela, el J-2000, antes de planear una campaña de ventas para ese modelo. Si la información está totalmente dispersa, archivada bajo los nombres de los proveedores de partes, diseñadores y subcontratistas, el empleado tendrá que buscar en todo el archivo. Sin embargo, con un sistema por asunto sólo tendrá que buscar bajo: Botes de vela - Modelo J-2000, sacar la carpeta e iniciar su trabajo.

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Clases de archivo por asuntos

Archivos por asuntos combinados: Un archivo por asuntos combinados contiene encabezamientos por materias combinados con encabezamientos de nombres de individuos

o compañías.

Esta clase de archivo por asuntos se utiliza cuando hay relativamente poco material para ser organizado por este sistema, de manera que los encabezamientos combinados siempre deben respetar también el orden alfabético.

Archivo alfabético por asunto: Los archivos alfabéticos por asunto se pueden arreglar

u ordenar en dos formas: enciclopédico y de diccionario.

El ordenamiento de enciclopedia tiene títulos importantes ordenados alfabéticamente, en la misma secuencia. Para que este sistema funcione adecuadamente es necesario crear una lista alfabética o tarjetero de todos los encabezamientos, que se conoce con el nombre de TABLA DE CLASIFICACION o INDICE RELATIVO, que incluye todos los títulos, divisiones y subdivisiones y tiene el mismo objetivo que el índice de un libro.

Un archivo por asuntos con arreglo de tipo diccionario no tiene división ni subdivisión de temas. Debido a que los temas están ordenados en secuencia alfabética como las palabras en un diccionario, no es necesario tener un índice relativo. Este tipo de archivo alfabético por asuntos se utiliza en negocios pequeños y en otras situaciones en las cuales no es deseable la división por temas. Un ejemplo del sistema que mencionamos es

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la lista de clases de negocios en la sección clasificada o páginas amarillas de un directorio telefónico.

Archivo por asuntos numéricos: Estos archivos tienen las ventajas de cualquier sistema numérico. La codificación es mucho más sencilla porque sólo se anota un número, y no un encabezamiento largo por materia en el documento. Los archivos son fáciles de ampliar porque se pueden colocar nuevos temas al final de éstos en vez de introducirlos en la mitad; debido a que todos los temas tienen un número de código, no tienen que ser ordenados alfabéticamente.

Por supuesto, es necesario un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para los sistemas numéricos por asuntos, lo mismo que se necesita para cualquier sistema numérico.

Los sistemas numéricos por asuntos son: numérico simple y numérico decimal.

El sistema numérico simple por asuntos generalmente tiene encabezamientos de tres dígitos. Los títulos principales son centenas y se asignan primero. Las divisiones de cada título reciben números que son centenas y decenas. Finalmente, las subdivisiones de cada división reciben centena, decena y unidad.

Los números asignados se colocan en guías y expedientes en el archivo, algunas veces junto con el encabezamiento por asuntos y otras veces no. Se debe preparar una tarjeta para cada título, división y subdivisión; éstas se ordenan alfabéticamente para así proporcionar una referencia para los números de códigos asignados.

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El sistema numérico decimal por asuntos permite más subdivisiones que el numérico simple. Hasta la primera subdivisión los números de código son los mismos. Después de una primera subdivisión se añade un dígito a la derecha del punto decimal.

Para los encabezamientos en estos tipos de sistemas generalmente se utilizan las guías de primera posición para el título principal; segunda posición para el título de la división y la tercera posición para las subdivisiones.

Pasos en el archivo de correspondencia por asuntos:

1.- Inspección. La correspondencia se inspecciona para cerciorarse de que aprobada para archivarla.

está

2.- Clasificación y codificación. En un sistema de archivo por asuntos se casi indispensable leer el contenido de la correspondencia para clasificar subrayando el asunto principal y, de acuerdo con la tabla de clasificación que se tenga CODIFICAR el documento anotándole en la parte superior derecha el nombre del asunto o número de acuerdo con el sistema.

3.- Distribución. Primero se separa en grupos de acuerdo con el título principal; luego, estos grupos se siguen clasificando de acuerdo con las divisiones y subdivisiones del título principal.

4.- Archivo. Los documentos ya codificados, separados y seleccionados se guardan en su correspondiente expediente por orden cronológico, colocando delante el de fecha más reciente.

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Este sistema de archivo por asuntos incluye también la disposición para poder realizar referencias cruzadas; cuando en la correspondencia se trata más de un tema, se pueden sacar copia o copias según las necesidades; el documento original se archiva en el expediente correspondiente al tema principal y cada una de las copias en el expediente que corresponda de acuerdo con el tema siguiente y con la codificación hecha, sin olvidar hacer la referencia cruzada en la hoja respectiva y habiéndola colocado en el expediente donde está el documento original.

Sistemas Alfanuméricos: Es un sistema que presenta visualmente la codificación numérica y el nombre de las personas, firmas o asuntos; ambos conceptos están bien empleados.

Sistemas Cronológicos: El principio cronológico se basa en la solución de un problema de ordenación, tiene como unidad el tiempo en sus distintas divisiones: años, meses y días, como elemento fundamental. Se basa en la cronología o ciencia auxiliar de la historia que computa el tiempo y nos dice cuándo ocurrió un suceso. El orden cronológico tiene una gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento; o directo cuando se usa como un sistema principal de clasificación.

Métodos. Podemos distinguir los siguientes métodos de ordenación cronológica:

1)

Cronología Rígida. Basada en una ciega ordenación por fecha; aplicada en diversos órdenes. El calendario: El mayor esfuerzo humano y base de la cronología.

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El diario de Contabilidad: Tiene valor histórico, pero no analítico; por esto, es necesario llevar el Mayor u otros libros adicionales.

Los diarios personales: registran las incidencias cotidianas y descansan sobre el método cronológico rígido.

Registros de nacimientos, defunciones, matrimonios, escrituras notariales, entre otros: Este método tiene el inconveniente de que si falla en la base, como lo es el recuerdo de la fecha, se hace imposible la consulta.

2) Cronología para dominio de la memoria. Tiene un valor esencial porque representa la cronología en su aspecto más importante, el de la ordenación a través del tiempo como medio para dominar la memoria.

En

forma

secundaria

surge

la

ordenación

por

fecha;

por

ejemplo,

en

la

correspondencia, los reportes, los informes y en la mayoría de la documentación.

3) Agenda-memorando. La necesidad de recordar detalles es cada día más creciente. Las fallas de la memoria producen graves inconvenientes; de ahí surge la necesidad de disponer de una ayuda inmediata. Esto ha derivado en agendas, bloques de escritorio, etc.

La agenda-memorando: Sirve de auxiliar para retener lo que la mente es incapaz de recordar.

El memorando en su forma más corriente se compone de una gaveta pequeña de madera con fichas de tamaño bibliográfico (5” x 3”), con guías de meses y subguías de los

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días, parecido al tarjetero de insistencia; sirve para recordar ciertos compromisos, citas, proyecciones, visitas, etc.; es el auxiliar de la recepción.

El tarjetero múltiple: Parecido al anterior, es un control considerado como la memoria de quien lo utiliza. Se organiza en una caja de madera o de metal con divisiones para separar el tarjetero alfabético del numérico.

4)

Cronología circunstancial. Satisface las necesidades de la documentación que por ciertas circunstancias debe estacionarse a través del tiempo, para que cumpla su objetivo. Una de sus aplicaciones más usuales es el recordatorio de vencimientos.

El archivo principal puede ser alfabético o numérico, y auxiliares del recordatorio para guardar una copia del documento; por ejemplo, copia de facturas, archivadas en carpetas destinadas para tal fin. En ficheros, se hace el registro del vencimiento de las facturas cambiarías, letras, pagarés, etc.

En estos casos es necesario implantar un archivo cronológico, en donde las guías están constituidas por los nombres de los meses, y las subguías, por las fechas de cada mes (de 1 a 31) colocadas generalmente en cinco posiciones. Habrá una carpeta o una ficha para cada día.

La persona encargada de los archivos tomará los documentos o datos requeridos, con la anticipación que el negocio demande y según instrucciones.

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Así, los vencimientos a favor pueden recordarse a los clientes con diez días de anticipación; los vencimientos a cargo pueden retirase con cinco días de anticipación, para gestionar su pago oportunamente. Los datos que deben recordarse cada día se retiran al comenzar la jornada o la víspera por la tarde.

En el archivo cronológico, debe aparecer el mes que se cursan al principio de la gaveta; el resto de los meses irán en el mismo orden del calendario. Cada mes vencido se va trasladando al final.

En el tarjetero cronológico se lleva un control de los clientes por sus nombres, con números de documentos y fechas de vencimiento. Esta tarjeta se rota mensualmente hasta finalizar la deuda.

3.6.- Manual

Según CHIAVENATO, I (1.992), los manuales son un “conjunto de instrucciones, debidamente ordenadas y clasificadas, que proporcionan información rápida y organizada sobre las practicas administrativa”. Todos los manuales contienen datos e información respecto a procedimiento, instrucciones y normas de manera ordenada e identificado bajo el esquema de una especie de libro actualizado En los Manuales, se incluyen todos los pasos a seguir en cada uno de los procedimientos, normas, formularios entre otros, que estén vigentes en la empresa, mientras que los manuales anticuados son retirados. Los Manuales son la oficialización de las prácticas y la cotidianidad de los procedimientos que todos deben obedecer.

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A lo largo de su existencia, toda empresa adopta una cantidad de reglas y reglamentos, normas de servicios, instrucciones, ordenes, entre otras. Estas exigencias son comunicadas a todas las personas mediante una correspondencia interna, las cuales luego son archivadas con el pasar del tiempo y al crecer cada día más las empresas. Estas correspondencia, algunas actuales otras antiguas, se torna tan grande que existe una gran dificultad en localizarlas para su consulta y algunas quedan con duda, de ahí surge la necesidad de los manuales, normas y procedimientos.

3.7.- Normas

La Norma (CHIAVENAO, I. 1.992), es “una regla de comportamiento, que establece la forma en que el servicio debe ser realizado.” Las Normas son muchas, y frecuentemente son alteradas como consecuencia de los cambios que ocurren en las empresas. Las Normas o Reglamentos, son decretadas y aprobadas para la mejora de los procedimientos, o de los pasos que hay que seguir en cada uno de ellos, para así tener resultados satisfactorios, sin complicaciones y en el tiempo previsto para ello.

En tal sentido, MAGDALENA, F. (1996) explica que existe diferentes tipos de de normas:

Relacionadas con las Personas: se refiere a las pautas que se utilizan para la selección y manejo del personal.

Relacionadas con los Bienes: son aquellas que tienden a resguardar la tenencia, los movimientos de ingresos y egresos, así como los movimientos dentro de la organización.

Relacionadas con la Documentación: se relaciona con la forma en que se registran los hechos que afecten el patrimonio de la organización.

43

Normas Relacionadas con la Estructura: son aquellas que tienden a precisar las responsabilidades de cada integrante en cuanto a la custodia de los bienes que la han asignado y la facultad de autorizar que afecten el patrimonio de la empresa.

Normas Relacionadas con el Ordenamiento del Trabajo: son aquellas que se vinculan con la forma de ordenar el trabajo para logar que todo el conjunto de personas administren bienes, usando la documentación y cumpliendo las funciones establecidas.

3.8.- Procedimientos

Se definen que son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Según MELINKOFF, R. (1990), "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores". (p. 28)

Un procedimiento puede considerarse como una secuencia cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se constituyen en una unidad en función de la realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. (ÁLVAREZ, M. 1998).

Así

mismo

ÁLVAREZ,

M.

procedimiento son las siguientes:

(1998)

sostiene

que

las

características

de

un

Un procedimiento se caracteriza por no ser un sistema. Un conjunto de procedimientos tendientes de un mismo fin se conoce como sistema. Ejemplo:

sistema de adquisiciones, sistema de administración de personal, sistema de contabilidad, sistema de control presupuestario, etc.

44

Un procedimiento se caracteriza por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como una persona determinada ejecuta una actividad específica.

Un procedimiento se caracteriza por no ser un programa. Un programa es un plan general para ejecutar un conjunto de actividades dentro de los tiempos estimados. Ejemplo: la construcción de un edificio, la capacitación del personal, la implantación de un procedimiento, etc.

Un procedimiento se caracteriza por no ser una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en el puesto. Ejemplo: hacer una visita médica, revisar documentos, etc.

En este orden de ideas los procedimientos y las normas son conceptos claves que van enlazados y actúan conjuntamente para lograr que los procesos posean las instrucciones debidas de la realización.

3.9.- Diagrama de Gantt

Para garantizar los procedimientos que se llevarían a cabo durante las pasantías, se realizó un Diagrama de Gantt para establecer los procedimientos que se desarrollarían durante las pasantías y los pasos o actividades a seguir en cada uno de los procedimientos.

Según LAZARO, V (1.992), define el Diagrama de Gantt como “un medio para controlar el material de procedimiento bélico.” Actualmente se utiliza para diversas actividades, para planear y programar el desempeño del analista en el curso de un proyecto de sistema y en la entrega de materiales y maquinarias durante la instalación de un proyecto, entre otros. En el eje horizontal del cuadro se usa para representar el tiempo y en la columna vertical de la izquierda se enlistan las actividades; esta se usa para comparar la ejecución planeada con la real.

45

3.10.- Diagrama de Flujo o Flujograma

Según BILTAR, M. (1.991), el Diagrama de Flujo es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, lo que permite la visualización de las actividades innecesarias y verificar si la distribución del trabajo está equilibrada con las personas.

3.11.- Organigramas

Es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una lectura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y las autoridad relativas de cada empleado encargado de su función respectiva. El Organigrama presente en el Sistema Integral de Transporte Superficial, S.A, es un Organigrama vertical que muestra la estructura completa, dando un panorama de todas las relaciones entre los sub-procesos departamentales.

Según BILTAR, M. (1.991), el Organigrama es un gráfico que representa bajo forma de documento de conjunto, la estructura de una empresa, que permite darse cuenta por medio de un dispositivo complementario, de las distintas relaciones que pueden existir entre los servicios.

Los Organigramas sirven para

Dividir las funciones de los trabajadores

Los niveles jerárquicos

Las líneas de autoridad y responsabilidad

Los canales formales de comunicación.

46

CAPÍTULO IV

MARCO METODOLÓGICO

En este capítulo presenta el tipo de Investigación que fue realizada, además de los instrumentos empleados para el levantamiento de la información, el tratamiento y análisis de la data recopilada y las etapas que se cumplieron para la elaboración del informe.

Las fuentes de datos utilizados en el informe son del tipo primario, estas son fuentes inéditas, originales, escritas de primera mano por el autor; y de tipo secundario, los cuales son documentos que contienen información sobre las fuentes primarias, son obras de referencia que no ofrecen conocimientos nuevos pero facilitan el acceso a las fuentes primarias. Estas recopilan lo que otros autores han escrito.

4.1.- Tipo de Investigación

De acuerdo a las características del estudio el tipo de investigación se ubica dentro de la modalidad de Campo- Descriptivo y Memorias de Pasantías (Según el Manual de Trabajos de Grado de Especialización, Maestría y Tesis Doctorales, UPEL, 2006).

Campo descriptivo:

“ Análisis sistemático de problemas en la realidad con el propósito de describirlos, interpretarlos y entender su naturaleza y factores constituyentes…” (Pág. 5)

Memorias de Pasantías:

“Son el resultado de una actividad practica – profesional en roles y contextos Organizacionales y sobre situaciones reales, bajo la supervisión del Instituto.” (Pág. 9)

47

Están sustentadas en los procesos de: observación, acopio y registro de información, reflexivo y crítico sobre la realidad y los problemas del SITSSA; interpretación y síntesis de las experiencias a la luz del conocimiento teórico adquirido.

4.2.- Diseño de la Investigación

En este apartado se expone la forma en la que se realizó la investigación y se establece la metodología empleada para elaborar el levantamiento de información necesaria para realiza este informe y finalmente el Proyecto “Organización y Sistematización de los Fondos Documentales”, así como el “Manual de archivo y Control Documental de SITSSA”.

Para poder realizar el Proyecto “Organización y Sistematización de los Fondos Documentales”, así como el “Manual de archivo y Control Documental de SITSSA”, se utilizo la metodología expuesta por CHIAVENATO, I. (1992), la cual explica que el diseño, análisis y desarrollo de una actividad consta de tres etapas: plantación, preparación y ejecución.

Durante la primera etapa (plantación) se deben concebir todas las actividades que re realizarán antes del estudio y establecer los objetivos que se quieren llevar a cabo. Las actividades programadas en este caso fueron, determinar los problemas más habituales en el Sistema Integral de Transporte Superficial S.A., para posteriormente poder determinar los pasos a seguir para lograr los objetivos que se fijaron. Para lograr tal fin fue necesario elaborar un cronograma de trabajo o “Diagrama de Gantt” (Ver Cuadro N°3) mediante el cual se pudo estimar el tiempo de duración que tomaría el desarrollo de cada una de las operaciones.

En la segunda fase se encuentra la etapa de preparación, durante la cual se seleccionó los materiales y recursos que serían necesarios utilizar. Y finalmente, y

48

finalmente la fase de ejecución, en donde se hizo uso de los instrumentos que facilitaran el desempeño de los procedimientos a futuro.

4.3.- Técnicas y/o Instrumentos de Recolección de Datos

Para todo proceso de investigación se requiere del uso de diversas técnicas que le permitan al investigador obtener toda la información o datos que requiere para el desarrollo del mismo. De acuerdo a lo anteriormente señalado las técnicas utilizadas para el desarrollo del siguiente informe fueron las siguientes:

Entrevistas no estructuradas

Esta herramienta metodológica se aplico a algunos miembros del personal que labora en las unidades organizativas de SITSSA, a las asistentes administrativas con el propósito de adquirir información concerniente al método como realizan las actividades dentro de sus respectivas unidades de trabajo. La aplicación de esta técnica permitió que las personas entrevistadas expresaran con facilidad sus comentarios logrando así, obtener una información más precisa sobre la manera en la cual realizan el trabajo y qué criterios utilizan para almacenar los insumos.

La entrevista se baso en preguntas abiertas las cuales fueron respondidas dentro de una conversación, lo que dio como resultado la adquisición de información concreta y precisa en relación con los puntos de interés inherentes a cada proceso.

49

Entrevista Estructurada:

Esta técnica metodológica se aplico de manera formal en las unidades organizativas que integran SITSSA, mediante un Cronograma de Entrevistas y la Solicitud para realizar las mismas mediante un memorando dirigido a los líderes de cada Oficina y Área de Trabajo. Las preguntas formuladas fueron cuidadosamente seleccionadas, expresadas en un formato de apoyo.

Observación Directa:

Otra de las técnicas empleada para el desarrollo de esta investigación fue la Observación Directa la cual consiste en que el investigador visite la entidad de estudio y observe como se realizan ciertas actividades relacionadas con las variables de estudio dentro de la organización.

Permite, distinguir con exactitud, la forma en que forma se lleva a cabo los procesos y verificar la secuencia de pasos específicos a seguir para la ejecución de los mismos, facilitando así la detección de los problemas existentes dentro de las unidades organizativas de SITSSA.

4.4.- Instrumentos de la Recolección de Datos

Según ACUÑA, R. (1982) Señala que: "Consiste en un medio utilizado para registrar la información que se obtiene durante el proceso de recolección. (p.307).

50

Tales anotaciones pueden ser hechas utilizando diferentes instrumentos, Entre los cuales citaremos:

Computador: Herramienta tecnológica para el procesamiento y almacenamiento de datos.

Hoja: Instrumento empleado por el investigador para anotar las respuestas dadas por los empleados de las unidades organizativas.

Lápiz: Instrumento que se uso para redactar las opiniones de los trabajadores, en las respectivas entrevistas.

51

4.5.- Análisis y Tratamiento de la Información

4.5.- Análisis y Tratamiento de la Información G-20007749-2 Cuadro 3. Plan de Trabajo. Pasante : Adriana

G-20007749-2

Cuadro 3. Plan de Trabajo.

Pasante: Adriana V. Hernández B.

CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL MANUAL “ARCHIVO Y CONTROL DOCUMENTAL” Proyecto Asignado 12/01/2010 PERIODO DE TIEMPO:
CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL MANUAL “ARCHIVO Y CONTROL DOCUMENTAL”
Proyecto Asignado 12/01/2010
PERIODO DE TIEMPO: MESES/ SEMANAS
ACTIVIDADES
ENERO
FEBRERO
MARZO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
Levantamiento de Información
1.1
Investigación de los antecedentes, políticas, funciones de la empresa.
1.2
Evaluación y diagnóstico de la situación actual en materia de archivo y
registro en SITSSA.
1.3
Búsqueda y exploración de fuentes impresas y electrónicas.
1.4
Lectura y análisis de los documentos disponibles.
1.5
Recolección y análisis de datos.
1.6
Transcripción de datos
2
Diseño del Programa de Entrevistas
2.1
Elaboración del Memo- Circular para solicitar autorización, para realizar las
entrevistas pertinentes, con el objetivo de levantar información en las
diversas unidades organizativas de la empresa.
2.2
Elaboración del cronograma de entrevistas.
2.3
Diseño del formato para realizar las entrevistas.
2.4
Diseño del formato de encuesta.
2.5
Modificaciones a los formatos diseñados.
3
Programa de Entrevistas
3.1
Realización de entrevistas en la Oficina de Consultoría Jurídica.
3.2
Realización de entrevista en la Oficina de Relaciones Institucionales.
3.3
Realización de entrevistas en la Oficina de Auditoría Interna.
3.4
Realización de entrevistas en la Oficina de Administración y Finanzas.
3.5
Realización de entrevistas en la Gerencia de Operaciones.

52

G-20007749-2 Cuadro 4. Plan de Trabajo Pasante : Adriana V. Hernández B. CRONOGRAMA DE TRABAJO

G-20007749-2

Cuadro 4. Plan de Trabajo

Pasante: Adriana V. Hernández B.

CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL MANUAL “ARCHIVO Y CONTROL DOCUMENTAL” Proyecto Asignado 12/01/2010 PERIODO DE TIEMPO:
CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL MANUAL “ARCHIVO Y CONTROL DOCUMENTAL”
Proyecto Asignado 12/01/2010
PERIODO DE TIEMPO: MESES/ SEMANAS
ACTIVIDADES
ENERO
FEBRERO
MARZO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
3.8
Realización de entrevistas en la GGO Servicios Interurbanos.
3.9
Realización de entrevistas en la GGO Gestión de Personal Operativo.
3.10
Realización de entrevistas en la GGO Servicios Urbanos.
3.11
Realización de entrevistas en la Oficina de Tecnología y Sistemas.
3.12
Realización de entrevistas en la Vicepresidencia Ejecutiva.
3.13
Realización de entrevistas en la Coordinación del Despacho.
3.14
Realización de entrevistas en la unidad organizativa Seguridad Integral.
3.15
Realización de entrevistas en la Oficina de Planificación y Presupuesto.
4
Diseño del Programa de Seguimiento y Control de Entrevistas
4.1
Diseño y elaboración del formato “Seguimiento y Control de Entrevistas”
4.2
Análisis del avance de las entrevistas.
4.3
Elaboración de Gráfica
5
Análisis y Diseño de Indicadores
5.1
Análisis de la Gestión Documental (Volumen de Carpetas existentes en las
unidades organizativas que integran SITSSA)
5.2
Análisis de la Gestión Documental (Versión actualizada del Manual de
Comunicaciones y su aplicación en las unidades organizativas que integran
SITSSA)
5.3
Organización de la carpeta del Proyecto.
5.4
Elaboración formato “Seguimiento y Control de Actividades”
2
53
G-20007749-2 Cuadro 5. Plan de Trabajo Pasante : Adriana V. Hernández B. CRONOGRAMA DE TRABAJO

G-20007749-2

Cuadro 5. Plan de Trabajo

Pasante: Adriana V. Hernández B.

CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL MANUAL “ARCHIVO Y CONTROL DOCUMENTAL” Proyecto Asignado 12/01/2010 PERIODO DE TIEMPO:
CRONOGRAMA DE TRABAJO DEL MANUAL “ARCHIVO Y CONTROL DOCUMENTAL”
Proyecto Asignado 12/01/2010
PERIODO DE TIEMPO: MESES/ SEMANAS
ACTIVIDADES
ENERO
FEBRERO
MARZO
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
6
Diseño de Propuestas para ubicación de Archivo Central
6.1
Colaborar en la elaboración del levantamiento planimétrico situación actual
SITSSA
6.2
Colaborar en la elaboración de la propuesta para la ubicación del Archivo
Central de SITSSA
7
Diseño del Manual “Archivo y Control Documental”
7.1
Diseño de Normativas
7.2
Diseño de Formatos
8
Elaboración del Manual “Archivo y Control Documental”
8.1
Organización y transcripción de datos.
8.2
Desarrollo del manual
8.3
Revisión y ajuste
8.4
Elaboración de las consideraciones y recomendaciones
8.5
Corrección del manual
9
Entrega del Manual “Archivo y Control Documental”
9.1
Presentación del Manual al Tutor Empresarial Econ. Doly Galindo y
Gerente de OGE Espta. Iván Guerrero.
9.2
Revisión y discusión.
10
Diseño y desarrollo del Taller de Inducción
Diseño y desarrollo del material didáctico para el “Taller de Inducción” sobre
10.1
el manual de “Archivo y Control Documental”
3
54

CAPÍTULO V

RESULTADOS DE LA PASANTÍA

5.1.- Resultados Obtenidos

Luego de recaudar la información correspondiente y analizarla se concluye que lo más factible y beneficioso para el personal del Sistema Integral de Transporte Superficial S.A., es la organización y sistematización de los fondos documentales. Para ello se utilizó como base el estudio del Manual de Organización de SITSSA, haciendo uso de la información correspondiente a las funciones ya establecidos en este, a su vez se investigaron manuales en materia de archivística de diferentes organizaciones; la información obtenida fue analizada y adaptada a las políticas y normas vigentes en la empresa. Se elaboro el Manual de Archivo y Control Documental incluyendo: objetivo y alcance, base legal, normativa, formularios e instructivos y glosario de términos para cada uno de los procedimientos establecidos en el manual. Finalmente en el proyecto se redactaron, estructuraron e incluyeron las acciones a seguir como Plan de Trabajo para la ejecución de la organización de la documentación.

El Manual de Archivo y Control Documental adoptó el formato vigente destinado para los manuales de SITSSA y se caracteriza por llevar el logotipo de la sociedad, el Rif, nombre de la empresa del Estado, así como la unidad organizativa realiza los manuales, Título, código, vigencia, páginas, asunto que se está tratando según las partes que conforman el manual, fecha de remplazo en caso de que haya algún manual ya existente.

55

El Manual de Archivo y Control Documental de SITSSA permitirá que el personal adscrito a la organización disponga de una guía que contribuirá a que el desarrollo de las actividades en materia de gestión documental sea rápido, eficaz y eficiente facilitando el trabajo dentro de la misma.

5.2.- Estructura de la Propuesta

5.2.1 Proyecto

Propuesta Tabla de Clasificación Archivística de SITSSA.

Propuesta Plan de Trabajo para iniciar el proceso de organización y normalización de las unidades organizativas.

Propuesta del diseño para el Archivo Central de SITSSA.

Propuesta Centralización de los Puntos de Cuenta en el Área de Presidencia.

5.2.2 Manual

El Manual de Archivo y Control Documental contendrá los siguientes procedimientos.

Procedimiento Organización de las Carpetas en los Archivos de Gestión.

Procedimiento para la Transferencia de los Fondos Documentales.

Procedimiento para Préstamo de Documentos en los Archivos de Gestión.

Procedimiento para Préstamo de Documentos en el Archivo Central.

Procedimiento para la Reproducción de Documentos.

Procedimiento para la Solicitud de Documentos.

56

El manual está compuesto por:

1. Portada

2. Índice General

3. Objetivos General y Específicos.

4. Alcances del Manual

5. Marco Legal

6. Glosario de Términos

7. Funciones

8. Siglas

9. Descripción de los Procedimientos

Cada uno de los procedimientos está estructurado de la siguiente manera:

1. Procedimiento

2. Flujograma

3. Formularios e Instructivos.

La presentación final de esta actividad está incluida en el Anexo.

57

5.3.- Modelo de la Propuesta

5.3.1 Proyecto

5.3.- Modelo de la Propuesta 5.3.1 Proyecto Figura Nº 4 Propuesta del Diseño para el Archivo

Figura Nº 4 Propuesta del Diseño para el Archivo Central de SITSSA.

Fuente. Elaboración Arq. Zheila Rosario, Adriana Hernández.

58

5.3.2 Manual

A continuación se presentan dos modelos de la estructura del Manual de Archivo y Control Documental, en los cuales se aprecian las formas de describir los procedimientos en forma de texto y luego en forma gráfica mediante el uso de Diagrama de Procesos. Ver Figuras 5 y 6

mediante el uso de Diagrama de Procesos. Ver Figuras 5 y 6 Figura Nº 5 Modelo

Figura Nº 5 Modelo del Manual en forma de texto

Fuente: Elaboración Propia

59

Figura Nº 6 Modelo del Manual en Forma Gráfica Fuente: Elaboración Propia 60

Figura Nº 6 Modelo del Manual en Forma Gráfica

Fuente: Elaboración Propia

60

CONCLUSIONES

En lo referido a la identificación de las causas en cuanto a la desorganización en el manejo de los fondos documentales en el Sistema Integral de Transporte Superficial S.A., objeto de estudio de la presente investigación de campo; se ha podido identificar que las mismas, establecidas de menor a mayor incidencia, de acuerdo a los resultados obtenidos, son las siguientes: falta de normativas en materia de gestión documental, dispersión y extravío de la información, dificultad para ubicar y consultar los documentos, carencia de una base de datos que centralice la información de manera electrónica y altos volúmenes de documentos en la mayoría de las unidades organizativas.

Por lo tanto, el proceso de gestión documental que se desarrolla dentro SITSSA presenta debilidades, influyendo de manera negativa en las funciones y procedimientos de la empresa, así como afectando la motivación del personal adscrito a la hora de realizar tareas documentales, clima organizacional inadecuado y dilación en la toma decisiones debido a que no se cuenta con la información de manera oportuna.

Es menester mencionar, que en el proceso de pasantías se realizo el Manual de Archivo y Control Documental que servirá de apoyo y guía al personal, lo cual, facilitará y agilizará sus gestiones administrativas; junto al Proyecto de Organización y Sistematización de los Fondos Documentales de SITSSA, para iniciar el proceso de estandarización en materia de gestión de documentos.

El manual y las propuestas realizadas en cuanto a la Centralización de los Puntos de Cuenta en el Área de Presidencia y los Procedimientos de Organización de documentos siguiendo los lineamientos del Cuadro de Clasificación Archivística, serán aplicados a corto plazo por SITSSA, mientras que la creación de un Archivo Central como una Oficina con infraestructura y funciones independiente serán realizadas a mediano y largo plazo respectivamente.

61

RECOMENDACIONES

Establecer normas en materia archivística en la empresa, mediante la implementación del “Manual de Archivo y Control Documental” de SITSSA.

Estandarizar los procesos de los archivos existentes en cada una de las unidades organizativas de la empresa.

Adquisición de un software que permita la administración de la información de la empresa, para atender la dispersión y pérdida de los datos generados en las unidades organizativas en el cumplimiento de sus funciones.

Establecer la jerarquía de la documentación a ser digitalizada.

Iniciar el proceso de recolección de datos a través de la un “Gestor Documental”, ubicado en la Oficina de Gestión Estratégica, que se encargue de la captación, digitalización y almacenamiento de la información contenida en los documentos generados y/o recibidos en la empresa por las diversas unidades organizativa.

Ejecutar el proyecto de Organización y Sistematización de los Fondos Documentales de SITSSA.

Capacitar al personal encargado de la gestión documental en materia archivística.

Organizar los fondos documentales en cada unidad organizativa.

Elaborar inventarios de la documentación existente en cada unidad organizativa.

Realizar respaldos de seguridad de la información electrónica.

Resguardar y respaldar adecuadamente los archivos y documentos de gran importancia dentro de las unidades organizativas, para evitar problemas derivados del deterioro, la pérdida o extravío de los mismos.

62

FUENTES DE INFORMACIÓN

ALVARES, Martín. (1998).Manual para la Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos. D.F. México: Editorial Panorama.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, (2008). Lineamientos para la Elaboración del Cuadro de Clasificación Archivística. Caracas

BILTAR Mardelly, G (1.991). Principios Básicos de Gerencia y Administración de Empresas. Caracas.

CHIAVENATO, Idalberto (1.993). Iniciación a la Organización y el Control. Editorial Mac Graw Hill. México.

CHIAVENATO, Idalberto. (1992) Introducción a la Teoría General de la Administración. 3ra. Edición. Edit. McGraw-Hill. México.

ESPINOZA, Heissbel. Manual de Funciones y Procedimientos de un Archivo de Gestión. 2006. [Fecha de consulta: 15 de Marzo 2010). Disponible en:

http://www.monografias.com/trabajos32/manual-funciones/manual-funciones.shtml

GOMÉZ Cejas, G. (2.004). Sistemas Administrativos: análisis y diseño. Graw Hill.

México: Editorial Mc

LÁZARO, V. (1.992). Sistemas y Procedimientos un Manual para los Negocios y la Industria. 2º Edición. Editorial diana México.

MAGDALENA, Fernando G. (1998). Sistemas Administrativos. Argentina. Ediciones Macchi.

63

SISTEMA INTEGRAL DE TRANSPORTE SUPERFICIAL, (2010). Miranda.

Manual de Organización.

UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR, (2006). Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría Tesis Doctorales. Caracas

VON BERTALANFFY, Ludwig. (1976)Teoría General de Sistemas. Petrópolis, Vozes.

64

ANEXOS

(A manera de ejemplo se colocan cuatro (4) anexos, incluidos en el Manual de Archivo y Control Documental de SITSSA.)

Procedimiento: “Organización de las Carpetas en los Archivos de Gestión”

Procedimiento: “Organización de las Carpetas en los Archivos de Gestión”

Personal Responsable del Archivo de Gestión

Inicio Clasifica y Organiza la Correspondencia Correspondencia Enviada Correspondencia Recibida. Documento
Inicio Clasifica y Organiza la Correspondencia Correspondencia Enviada Correspondencia Recibida. Documento

Inicio

Clasifica y Organiza la

Correspondencia

Correspondencia

Enviada

Correspondencia

Recibida.

Documento

Generado S/Tipo.

Documento

Recibidos S/Tipo.

Expedientes.

Elabora etiqueta anexando los Siguientes datos:
Elabora etiqueta
anexando los
Siguientes datos:
A) Logo de la Empresa B) RIF C) Código de la Sección E) Nombre de
A)
Logo de la Empresa
B) RIF
C)
Código de la Sección
E)
Nombre de la Unidad
Organizativa
F) Código y Denominación de
la Serie Documental.
G) Código del Documento.
H) Denominación del
Documento.
I) Número de la Carpeta y
cantidad en existencia de la
misma serie.
J) Año de la gestión.
K) Período de tiempo,
expresado en meses.
L)
Etiqueta con número de
ubicación de la Carpeta.
Elabora portadas de las Carpetas Archiva en carpetas Identificadas.
Elabora portadas de
las Carpetas
Archiva en carpetas
Identificadas.

Fin

65

las Carpetas Archiva en carpetas Identificadas. Fin 65 Figura Nº 7 Modelo del Manual en Forma

Figura Nº 7 Modelo del Manual en Forma Gráfica

Fuente: Elaboración Propia

Figura Nº 8 Modelo del Instructivo para elaborar las Etiquetas de las Carpetas Fuente: Elaboración

Figura Nº 8 Modelo del Instructivo para elaborar las Etiquetas de las Carpetas

Fuente: Elaboración Analista Jhonny DeGoveia, Br. Adriana Hernández.

66

Figura Nº 9. Modelo del Formato Conservación Documental. Fuente: Elaboración Propia 67

Figura Nº 9. Modelo del Formato Conservación Documental.

Fuente: Elaboración Propia

67

Figura Nº 10. Cuadro de Clasificación Archivística. Fuente: Elaboración Ingrid Pérez, Adriana Hernández. 68

Figura Nº 10. Cuadro de Clasificación Archivística.

Fuente: Elaboración Ingrid Pérez, Adriana Hernández.

68