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TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1. OBJETIVO ..................................................................................................................... 3
2. ALCANCE ...................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES............................................................................................................. 3
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MANUAL DEL SISTEMA DE
PETICIONES, QUEJAS,
CÓDIGO: AC-M-01
RECLAMOS, SUGERENCIAS Y
FECHA 2015-
DENUNCIAS - PQRS-D 11-26
VERSIÓN V-3
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
El presente documento aplica a las actividades que van desde la recepción de las
PQRS-D hasta el cierre, seguimiento y evaluación del comportamiento de las
mismas en la Agencia Colombiana para la Reintegración de Personas y Grupos
Alzados en Armas y las directrices aquí definidas deben ser aplicadas por todos los
procesos de la entidad.
3. DEFINICIONES
ATENCIÓN: Son las acciones planeadas que realiza la entidad a través de los
canales existentes para que los ciudadanos puedan realizar trámites, servicios,
solicitar información, orientación o asistencia técnica relacionada con la misión de
la Agencia.
DERECHO DE PETICIÓN: Toda actuación que inicie cualquier persona ante las
autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23
de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. Mediante él, entre otras
actuaciones, se podrá solicitar: el reconocimiento de un derecho, la intervención de
una entidad o funcionario, la resolución de una situación jurídica, la prestación de
un servicio, requerir información, consultar, examinar y requerir copias de
documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer
recursos.
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RECLAMO: “Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar
una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación
indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud” (Secretaría de
transparencia. Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de
Atención al Ciudadano. p 21).
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4. CONSIDERACIONES GENERALES
Canal escrito.
Canal virtual.
Canal presencial.
Canal telefónico.
c) Los términos establecidos para dar respuesta a una PQRS-D de acuerdo con la
normatividad legal vigente son los siguientes:
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a las peticiones, quejas, reclamos,
sugerencias y denuncias.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de documentos, de información
y certificaciones.
Es necesario definir que, de acuerdo a la ley 1755 de 2015, “si en ese lapso no
se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos
legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la
administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al
peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres
(3) días siguientes”.
d) Se debe tener en cuenta que los tiempos de respuesta establecidos por ley para
cada tipo de PQRS-D, comienzan a contar a partir del siguiente día hábil a la
recepción de estos en la entidad.
g) En los casos en que la respuesta sea del tipo de información reservada y/o
restringida, la entidad debe proceder de acuerdo con lo establecido en la
resolución interna vigente (ver normograma del proceso).
l) Para todas las PQRS-D recibidas por cualquier canal de atención, se debe
remitir acuse de recibo de la misma al peticionario.
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5. CONTENIDO Y DESARROLLO
Las PQRS-D pueden ser recibidas en la ACR por canal escrito, de dos (2) formas:
sobre (cerrado o abierto) y buzón de sugerencias.
Recepción: Las PQRS-D deben ser recibidas por el colaborador designado del
Grupo de Gestión Documental de la ventanilla única. Él debe abrir el sobre en
presencia del peticionario y verificar si la PQRS–D está dirigida a la ACR o a un
colaborador de la entidad; de no ser así, el documento se devuelve, indicándole que
la entidad a la cual dirige la petición, no es la ACR y por lo cual debe radicarla ante
la entidad competente.
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Buzón de opinión
Recepción: A través de este canal dispuesto en los GT/PA y en la Sede Central de
la ACR, las personas en proceso de Reintegración, sus familias, colaboradores
internos y la comunidad en general pueden diligenciar los formatos de opinión
dispuestos en los buzones.
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EJEMPLO:
Peticiones: 10
Quejas: 2
Reclamos: 5
Sugerencias: 1
Denuncias: 0
En la ACR, existen los siguientes medios de atención virtual, por los cuales se
reciben PQRS-D por ‘Mensaje de datos’:
Página web.
Redes sociales.
Correo electrónico institucional Atencionacr@acr.gov.co.
Correo electrónico institucional de colaboradores ACR (contratistas y
funcionarios).
Fax.
El tratamiento de las PQRS-D (mensaje de datos) que llegan a la ACR por el canal
virtual, procede de la siguiente manera:
Página web
Un ciudadano que desea interponer una PQRS-D, puede acceder al portal web de
la ACR, www.reintegracion.gov.co, por la opción ‘Atención a la Ciudadanía’, y luego
a ‘Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias (PQRS-D)’, este módulo
permite recibir PQRS-D de los ciudadanos en general o de las personas en proceso
de Reintegración (PPR), para estos últimos existe una zona segura que permite la
reserva de la información diligenciada.
Para el caso de los ciudadanos, diferentes a las PPR, al ingresar a la página web
de la entidad por la opción PQRS-D, el usuario debe registrar la siguiente
información:
Tipo de persona, cédula, primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo
apellido, dirección correo electrónico, departamento radicación PQRS-D, municipio
radicación PQRS-D, número de teléfono, tipo de solicitud PQRS-D y descripción
requerimiento. Adicionalmente, debe reescribir un texto de verificación, y tendrá la
posibilidad de adjuntar un archivo digital. Por último debe hacer clic en ‘Registrar’
para enviar la información consignada.
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Las PQRS-D que ingresan a la ACR a través de este medio deberán ser registradas
a través del SIGOB, y su trámite de respuesta deberá realizarse tanto en éste como
en la plataforma web.
Redes sociales:
Las PQRS-D recibidas como mensajes de datos en las diferentes redes sociales
son monitoreadas por el colaborador designado por la Coordinación del Grupo de
Comunicaciones, quien las revisa y determina si son de competencia de la ACR, en
caso de serlo remite el mismo día o a la primera hora del día hábil siguiente al Grupo
de Gestión Documental para su registro en el SIGOB.
Para estos casos cuando se trate de una solicitud de información de interés general
y público, sobre la operación de la Agencia Colombiana para la Reintegración, será
el colaborador designado por parte del Grupo de Comunicaciones, quien se
encargue de dar respuesta por este mismo medio y cerrar la PQRS-D en el SIGOB.
Las PQRS-D recibidas como mensajes de datos a través del correo institucional
atencionacr@acr.gov.co son monitoreadas por el colaborador designado por la
coordinación del Grupo de Atención al Ciudadano, quien las revisa diariamente y
determina si son de competencia de la ACR, en caso de serlo debe reenviarla el
mismo día o a la primera hora del día hábil siguiente al Grupo de Gestión
Documental para su registro en el SIGOB a la dependencia competente para dar
respuesta y asimismo, envía al peticionario mensaje de recibo, informando el
trámite, especificando los términos de Ley.
Las PQRS-D recibidas como mensajes de datos a través del correo institucional de
los colaboradores, deben ser identificadas como una PQRS-D y posteriormente
remitidas el mismo día o a la primera hora del día hábil siguiente al Grupo de
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Fax
Recepción: Corresponde a las PQRS-D que son presentadas por los ciudadanos
de manera directa, presencial y verbal en los GT/PA de la ACR o en las instalaciones
de la sede central.
Recepción: Corresponde a las PQRS-D que son presentadas por los ciudadanos
por medio de llamadas telefónicas a la línea 018000 911 516 o desde un celular
Claro o Movistar al #516, de igual forma las presentadas mediante mensaje de texto
o llamada a celular a cualquiera de los colaboradores de la entidad.
Registro: El operador del call center debe recibir la PQRS-D del ciudadano y
registrar el caso en el portal web por la opción ‘Atención a la Ciudadanía’, y luego
‘Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias’ para el caso de
ciudadanía en general o en el Sistema de información para la Reintegración SIR, si
el peticionario es una persona en proceso de reintegración.
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Las respuestas a las PQRS-D deben cumplir con los siguientes requisitos:
Oportunidad.
Resolver de fondo.
Claridad en la respuesta.
Pertinencia con lo solicitado.
“(…) Si no se cumple con estos requisitos se incurre en una vulneración del derecho
constitucional fundamental de petición”. (Corte Constitucional, Sala Plena,
Sentencia T-630/2002 M.P. Marco Gerardo Monroy Cabra. 8 de agosto de 2002).
Ejemplo:
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Ejemplo:
El ciudadano que haya interpuesto una PQRS-D ante la ACR, puede hacer
seguimiento al estado de su caso por medio de la página web o acercarse a la
ventanilla única en GT/PA o en la Oficina de Correspondencia en la sede central,
referenciando el número de radicado que le fue asignado.
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Informe trimestral:
Informe semestral:
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El informe trimestral de derechos de petición debe ser enviado los cinco (5) primeros
días hábiles de cada trimestre, por todas las dependencias responsables de su
respuesta a la coordinación del Grupo de Atención al Ciudadano.
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