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UNIVERSIDAD

LA GRAN COLOMBIA
SECCIONAL ARMENIA

Manual de Procesos y Procedimientos


Julio 18 de 2003
Universidad la Gran Colombia
José Galat Noumer
Rector General

Octavio Arbeláez Giraldo


Rector Delegatario Seccional Armenia

© Universidad la Gran Colombia


Seccional Armenia

DISEÑO E IMPRESIÓN
Impreso en Colombia en los talleres de
publicaciones de la Oficina de Apoyos
Educativos,
Universidad la Gran Colombia
Armenia, Quindío
Julio de 2003

Prohibida la reproducción total o parcial


sin autorización de la Universidad
La Gran Colombia, Seccional Armenia
HONORABLE CONSILIATURA

Manuel Narciso Rodríguez Jiménez


PRESIDENTE

Germán Darío Ledesma López


VICEPRESIDENTE

Arturo Bustos Bustos


SECRETARIO

Myriam Luz Vargas Galvis


REVISOR FISCAL

Raúl Abril Cárdenas


PRESIDENTE DEL PLÉNUM

Jorge Alberto Quintero Pinilla


COORDINADOR DE LA COMISIÓN
DE PRESUPUESTO

María Consuelo Castaño Triana


REPRESENTANTE DE LOS ESTUDIANTES

Roberto Herrera Soto


REPRESENTANTE DE LOS PROFESORES

Eduardo Carvajalino Contreras


Rafael Díaz Granados Peñaranda
REPRESENTANTES CONSEJO ACADÉMICO
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

Octavio Arbeláez Giraldo


Rector Delegatario

Juan José Gómez Jaramillo


Secretario General

Marcelo Gallego Marulanda


Vicerrector Administrativo y Financiero

Luz Amaris Giraldo Ocampo


Secretaria de Planeación

Bibiana Vélez Medina


Secretaria de Control Interno

Luis Janil Avendaño Hernández


Decano Facultad de Ciencias Jurídicas
y Políticas

Luis Hernando Barreto Carvajal


Decano Ciencias Económicas,
Administrativas y Contables

Jorge Pérez Jaramillo


Decano Facultad de Arquitectura
SECRETARÍA DE PLANEACIÓN

Luz Amaris Giraldo Ocampo


Secretaria de Planeación

Gloria Amparo García Bernal


Secretaria

EQUIPO DE TRABAJO

Contador Público
Carlos Alberto Aguirre Pérez

Ingeniero Industrial
Rodrigo Moreno Polania

Ingeniera Industrial
Gloria Inés Betancourt Gómez

Contadora Pública
Marisol Idarraga Cubillos

Arturo Latorre Ortiz


Diseño y Diagramación

Jhon Faber Márquez Estrada


Diseño de Carátula
TABLA DE CONTENIDO

Presentación

Objetivos del Manual

Organización del Manual

Actualización del Manual

Secretaría General

Comunicaciones y Promoción

Archivo y Correspondencia

Secretaría de Planeación

Vicerrectoría Académica

Sección de Admisiones, Registro y Control Académico

Sección de Biblioteca

Oficina de Apoyos Educativos

Unidad de Investigaciones

Unidad de Bienestar Institucional

Facultad de Educación

Centro Grancolombiano Internacional de Idiomas

Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas


Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables

Facultad de Ingenierías

Laboratorio de Ingeniería Agroindustrial

Facultad de Arquitectura

Consultorio Urbano

Oficina de Contratación

Sección de Administración de Tecnologías

Sección de Talento Humano

Sección Financiera

Sección de Bienes y Servicios

Anexos

Anexo 1

Anexo 2

Anexo 3

Anexo 4
PRESENTACIÓN

La universidad La Gran Colombia, seccional Armenia, en su


proceso de modernización institucional, viene desarrollando acciones planificadas
que le permitan incorporar las técnicas de la administración, para cumplir
adecuadamente con su misión y las exigencias de tipo legal.

En coherencia con esta política, la Secretaría de Planeación


conformó un equipo de trabajo, con profesionales vinculados a la misma
Universidad, quienes adelantaron un trabajo de campo con la participación de
todos los funcionarios, para identificar los productos, los procesos, los
procedimientos y las actividades que se llevan a cabo en las diferentes
dependencias.

La información obtenida se sistematizó y ajustó a la nueva


estructura orgánica de la Universidad, aprobada según acuerdo del Consejo
Directivo No. 002, de julio 18 de 2003, la cual dio como resultado el presente
Manual de Procesos y Procedimientos, instrumento que deberá convertirse en la
guía de trabajo de todas y cada una de las dependencias académicas y
administrativas y de los funcionarios de la Seccional.
Objetivos del Manual

- Identificar los productos y servicios que ofrece la universidad

- Concentrar las actividades dispersas para mejorar el servicio

- Definir los niveles de responsabilidad mediante la especialización de funciones

- Disminuir el costo de los procesos.


Organización del Manual

Las fichas que integran el presente Manual se encuentran ordenadas de acuerdo


con las dependencias aprobadas en la Estructura orgánica de la Universidad. Se
procedió a la codificación de las dependencias1, con el fin de unificar la
identificación numérica e implementarla para todas las necesidades de gestión
universitaria como son las comunicaciones, el presupuesto, la planeación y la auto
evaluación.

Para cada dependencia se utilizan cuatro tipos de cuadros que contienen una
información general y una específica.

La información general se aplica a todos los cuadros y contiene:


- Nombre de la Universidad
- Nombre del Manual
- Nombre del cuadro
o Organigrama
o Procesos y productos
o Procesos y procedimientos
o Procedimientos, actividades y diagramas de flujo
- Dependencia
- Base legal2
- Código de la dependencia
- La versión del Manual
- Nombre de quienes elaboran el cuadro
- Nombre de quien revisa
- Fecha de elaboración
- Nombre de quien aprueba

1
Ver anexo: Códigos de Dependencias
2
Ver anexo: Acuerdo No. 003 de julio 18 de 2003
La información específica de cada cuadro es:

- Cuadro: Organigrama
o Presenta la ubicación dentro de la estructura organizacional de la
Universidad así como su nivel de dependencia3

- Cuadro: Procesos y productos


o Número y nombre del proceso
o Productos que se originan en cada proceso

- Cuadro: Procesos y procedimientos


o Número y nombre del proceso
o Procedimientos por cada proceso

- Cuadro: Procedimientos, actividades y diagrama de flujo


o Número y nombre del proceso
o Número y nombre del procedimiento
o Actividades
Número
Responsable
Dependencia
o Diagrama de flujo4
Número de la actividad
Dependencias participantes

3
Ver en la estructura orgánica de la Seccional (Acuerdo No. 002 de julio 18 de 2003) los diferentes niveles
que la conforman.
4
Ver anexo de convenciones de los diagramas de flujo.
Actualización del Manual

Toda actualización al presente Manual, debe surtir el siguiente procedimiento:

1. La dependencia interesada en mejorar el procedimiento evalúa las actividades


que lo componen, identifica la situación problemática y sustenta la necesidad de
mejorarlo.

2. Se realizan las pruebas de las acciones de mejoramiento y se respalda su


viabilidad, mediante documento escrito

3. Con la justificación anterior solicita a la Secretaría de Planeación de la


Universidad el trámite de la actualización

4. La Secretaría de Planeación emite su concepto y ordena la actualización


solicitada

5. Se estandarizan las actividades, los procedimientos y los procesos

6. Se emite resolución de Rectoría con el respectivo ajuste y se comunica a todas


las dependencias el cambio introducido al Manual de procesos y
procedimientos.
ANEXOS
ANEXO No. 1

CODIFICACIÓN DE
DEPENDENCIAS
CODIFICACIÓN DE DEPENDENCIAS

No. Código Nombre

1 1000 Rectoría Delegataria


2 1100 Secretaría General
3 1101 Comunicaciones y Promoción
4 1102 Archivo y Documentación
5 1200 Secretaría de Planeación
6 1300 Secretaria de Control Interno
7 2000 Vicerrectoría Académica
8 2001 Admisiones, Registro y Control Académico
9 2002 Biblioteca
10 2003 Apoyos Educativos
11 2010 Unidad de Ética y Formación Integral
12 2020 Unidad de Investigaciones
13 2030 Unidad de Proyección Social
14 2040 Unidad de Bienestar Institucional
15 2100 Facultad de Educación
Programa de Especialización en Desarrollo Intelectual y
16 2110
Educación
17 2115 Centro Gran Colombiano Internacional de Idiomas
18 2116 Colegio Gran Colombiano Internacional
19 2200 Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas
20 2210 Programa de Derecho
21 2215 Consultorio Jurídico
22 2216 Centro de Conciliaciones
23 2217 Centro de Investigaciones Socio - Jurídicas
24 2220 Programa de Especialización en Derecho Administrativo
25 2230 Programa de Especialización en Derecho de Familia
Programa de Especialización en Derecho Penal y
26 2240
Criminalística
Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y
27 2300
Contables
28 2310 Programa de Economía
29 2315 Consultorio Económico
30 2320 Programa de Administración de Empresas
31 2325 Consultorio empresarial
32 2330 Programa de Especialización en Gestión de Proyectos
33 2340 Programa de Especialización en Administración Financiera
34 2350 Programa de Especialización en Gerencia y Mercadeo
35 2400 Facultad de Ingenierías
36 2410 Programa de Ingeniería Agroindustrial
37 2411 Departamento de Ciencias Básicas y Matemáticas
38 2412 Departamento de Agroindustria
39 2415 Consultorio Agroindustrial
40 2416 Laboratorio
41 2420 Programa de Ingeniería de Sistemas
42 2421 Departamento de Educación Virtual
43 2422 Departamento de Sistemas
44 2425 Consultorio de Sistemas
45 2500 Facultad de Arquitectura
46 2510 Programa de Arquitectura
47 2515 Consultorio Urbano
Programa de Especialización en Conservación y
48 2520
Restauración del Patrimonio Arquitectónico
Programa de Especialización en Construcción
49 2530
Industrializada con Énfasis en Vivienda de Interés Social
50 3000 Vicerrectoría Administrativa y Financiera
51 3001 Contratación
52 3010 Sección Administración de Tecnología
53 3011 Soporte a Sistemas de Información
54 3012 Soporte Técnico
55 3013 Soporte a Telecomunicaciones
56 3020 Sección Talento Humano
57 3021 Desarrollo de Personal
58 3022 Nómina
59 3030 Sección Financiera
60 3031 Contabilidad y Presupuesto
61 3032 Tesorería
62 3033 Cartera y Cobranzas
63 3040 Sección Bienes y Servicios
64 3041 Almacén
65 3042 Servicios Generales
ANEXO No. 2

Acuerdo No. 003 de


Julio 18 de 2003

“Por el cual se aprueba y adopta


como instrumento de Desarrollo
Administrativo, el Manual de
Procesos y Procedimientos de la
Universidad la Gran Colombia,
Seccional Armenia
ACUERDO No. 003

Julio 18 de 2003

“ Por el cual se aprueba y adopta como instrumento de Desarrollo


Administrativo, el Manual de Procesos y Procedimientos de la
Universidad La Gran Colombia, seccional Armenia.”

El Consejo Directivo de la universidad La Gran Colombia, seccional


Armenia, en uso de sus atribuciones legales, estatutarias establecidas
en el Acuerdo No. 015 de abril 3 de 1984, reglamentarias y

CONSIDERANDO:

1. Que la Ley 30 de 1992 establece como uno de los principales


objetivos de la educación superior y de sus instituciones, la
necesidad de prestar a la comunidad un servicio con calidad, el
cual hace referencia a los resultados académicos, a los medios y
procesos empleados, a la infraestructura institucional, a las
dimensiones cualitativas y cuantitativas del mismo y a las
condiciones en que se desarrolla cada institución.

2. Que para la universidad La Gran Colombia, seccional Armenia, el


Manual de Procesos y procedimientos es uno de sus
instrumentos mas importantes para impulsar el desarrollo
administrativo.

3. Que los Manuales de Procesos y procedimientos deben estar en


concordancia con la estructura orgánica de la Seccional,
aprobada según acuerdo del Consejo Directivo No. 002 de julio
18 de 2003.
ACUERDA:

ARTÍCULO PRIMERO. – Aprobar y adoptar como instrumento de Desarrollo


Administrativo los Manuales de Procesos y Procedimientos, en su versión 001, de
la Universidad la Gran Colombia, seccional Armenia.

ARTÍCULO SEGUNDO. – Implantar los Manuales de Procesos y Procedimientos,


versión 001, de la Seccional de Armenia.

ARTÍCULO TERCERO. – El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su


expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Dado en Armenia, Quindío, a los 18 días del mes de julio de Dos mil tres (2003).

COMUNÍQUESE, NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE.

OCTAVIO ARBELÁEZ GIRALDO JUAN JOSÉ GÓMEZ JARAMILLO


Rector Delegatario Secretario General
ANEXO No. 3

ESTRUCTURA ORGÁNICA
DE LA SECCIONAL
(Acuerdo No. 002 de Julio 18 de 2003)

Carta Orgánica General

Carta Orgánica por cada Facultad

Carta Orgánica de la Vicerrectoría


Administrativa y Financiera
ANEXO No. 4

CONVENCIONES
DE LOS DIAGRAMAS
DE FLUJO
CONVENCIONES DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Inicio o fin de un Procedimiento

0 Actividad

Decisión

Documento

Multidocumento

Medio magnético

Comunicación

A Conector fuera de página

Relación de actividades
ANEXO No. 5

GLOSARIO
GLOSARIO

Actividad: Es un conjunto de pasos, tareas, operaciones o acciones que deben


ser realizados por una persona o funcionario, para lograr un procedimiento.

Dependencia: Cada una de las instancias que cumplen funciones específicas


dentro de la organización .

Diagrama de Flujo: Representación gráfica ordenada de una sucesión de


actividades que requiere un procedimiento.

Manual: Conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que regulan un trabajo


específico.

Organigrama: Gráfico de la estructura de la organización en que se visualizan las


diferentes dependencias y sus relaciones.

Procedimiento: Es un conjunto de actividades de una misma naturaleza que


cumplen un propósito específico. Los procedimientos permiten una visión global
del proceso y facilitan conocer su secuencia lógica.

Proceso: Es un conjunto de procedimientos que tienen como propósito el


cumplimiento de las funciones establecidas por ley o reglamento para las
dependencias de la Universidad, que a partir de unos recursos (Físicos, Humanos,
Financieros y Tecnológicos), buscan producir un resultado concreto para un cliente,
un ciudadano o la comunidad en general.

Producto o Servicio: Un producto o servicio es el resultado de un proceso o


conjunto de procesos misionales o de apoyo que demanda un cliente debidamente
identificado.