PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CHILE

DIRECCIÓN DE ASUNTOS DEL PERSONAL

DESCRIPCIÓN DE CARGOS-PLANTA ADMINISTRATIVA

Para: revisión de sueldo cargo nivel provisión de cargo

Provisión de cargo por: Creación de cargo Término de contrato Ascenso o traslado X

I.IDENTIFICACIÓN

Nombre de la persona que actualmente ocupa el cargo: Lidia Mesias

Nombre del titular anterior

Nombre del cargo: Secretaria Familia: Secretarias Nivel: 5

Unidad/área específica:…Dirección de Informática…… Fecha solicitud: 29 de Mayo 2013

Jefatura directa:…….Subdirector de Telecomunicaciones y Servicios / Jefaturas de Área

Supervisión ejercida: NO

Nombre y firma de la autoridad solicitante: Alejandro Ríos Marcuello

II. RESPONSABILIDADES Y TAREAS DEL CARGO

 Objetivo principal del cargo:

Apoya al subdirector, jefes de área y personal en general de la Subdirección de Telecomunicaciones

y Servicios.

 Principales funciones y tareas:

 Permanentes:
1. Atención de público y teléfono, para el subdirector y Jefes de Área de la subdirección.
2. Confección de Órdenes de Compra y seguimiento de los despachos de material para proyectos
3. Manejo y actualización de archivos y documentos magnéticos.
4. Recepción y despacho de correspondencia y documentos en papel, especialmente los contratos
de telefonía móvil.
5. Coordina y lleva registro de citas y reuniones.
6. Administración de material de oficina para personal de la subdirección en todos los campus.
7. Coordina trámites administrativos vinculados a los procesos propios de la subdirección.
8. Maneja vales de metro y radiotaxi para transporte de la Subdirección.
9. Maneja caja chica de la subdirección.
10. Atiende reuniones.

 Esporádicas:
11. Realiza personalmente compra de equipos móviles para autoridades.

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III. OBSERVACIONES ESPECIALES

 Supervisión recibida:
 Cargo : Subdirector de Telecomunicaciones y Servicios
 Persona de la cual recibe supervisión: Alejandro Ríos Marcuello

 El cargo supervisa a (indique el número de personas y la planta: Administrativa o

Profesional):
 Nº de personas:...0....planta:
 Nº de personas: ..0........planta:

 Marque la alternativa que mejor represente los ámbitos de decisiones que se deben
tomar en el cargo:
 Aspectos operativos de su trabajo …X
 Es autónomo en la toma de algunas decisiones …X.
 Situaciones previamente acordadas …X

 Responsabilidad y consecuencias por toma de decisiones: indique las consecuencias de

las decisiones más importantes que debe tomar en el ejercicio del cargo y el nivel de criticidad
sobre los recursos asignados.

Grado de NO RELEVANTE LEVE IMPORTANTES CRÍTICAS

Consecuencia (Afecta la tarea) (Afecta el objetivo del (Afecta objetivos de
Cargo) unidad y Universidad)
sobre:
Personas X
Información X
Equipos X
Documentos X
Rec. Financieros X

 Título Profesional o Técnico o Conocimientos Equivalentes requeridos para el Cargo:

…… Título de Asistente Ejecutivo o Secretaria Ejecutiva

 Experiencia Requerida: nº de años de experiencia en cargo o en funciones similares:

.......Cuatro o más años de experiencia dentro o fuera de la UC, en unidades de servicio.

 Otros Requisitos:

……Cultura corporativa UC

……Buen trato con superiores, pares y especialmente con el personal bajo su nivel de cargo

……Capacidad organizativa y de toma de decisiones

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IV. COMPETENCIAS TÉCNICAS REQUERIDAS PARA EL CARGO

1. Computación Básico Intermedio Avanzado

 Word X
 Excel X
 Power Point X
 Base de Datos X
2. Procesos

 Procesos Contables X
 Proceso administrativos X
3. Idiomas

 Inglés X

Otras Competencias Técnicas:

……………Manejo de Técnicas de Redacción Comercial

……………Manejo de Ceremonial y Protocolo

V. PERFIL DE COMPETENCIAS

 Seleccione las 5 competencias que usted considera CLAVES para el cargo solicitado.

Responsabilidad
Autoconocimiento
Autocrítica
Orientación al Cliente X
Resolución de Problemas
Criterio
Iniciativa X
Orden X
Organización
Confidencialidad X
Lealtad
Capacidad de Aprendizaje X
Flexibilidad
Trabajo en Equipo
Habilidades de Comunicación
Supervisión

 Otras Competencias relevantes:

 …Autocrítica
 …Resolución de Problemas
 …Flexibilidad

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VI. Mencione 3 situaciones críticas que la persona deberá enfrentar en este cargo:

1) Enfrentar y manejar reclamos de usuarios, dando soluciones que estén a su alcance.

2) Manejo de situaciones de autoridades con problemas de servicio, resolviendo en comunicación

con el proveedor.

3) Recepción y canalización de llamados o situaciones graves ocurridas en la subdirección (corte

de fibras, caídas de central, amenazas de bomba, etc.)

VII. Considerando los objetivos de la Unidad, las tareas críticas y los criterios de
calidad, ¿cuáles serían los Resultados esperados para este cargo?:

1. Que la subdirección y las jefaturas de área se sientan apoyadas, contando con la buena
disposición de la secretaria.

2. Mantener relaciones de cordialidad con la dirección y el resto de las subdirecciones.

3. Mantener una buena relación interpersonal con todo el personal de la Dirección de Informática.

4. Que se posicione como un facilitador a los eventuales requerimientos de apoyo y resolución de

problemas.