CAMPOS EDT, FILTROS y SESIÓN

REPORTES
05
USO DE CAMPOS EDT EN EL PROYECTO
El campo EDT (Estructura detallada del trabajo), es una estructura jerárquica que se
utiliza para organizar tareas de cara a generar informes de programaciones y realizar un
seguimiento de los costos, son códigos alfanuméricos que se pueden usar para
representar la posición de la tarea asociada dentro de la estructura jerárquica del
proyecto.

Recomendación:
 Son más útil si su organización utiliza un sistema de códigos EDT específico para la
administración de proyectos. Agregue el campo EDT a una vista de tareas, uso de
tareas o uso de recursos.
Creación de un Campo EDT
1. Usando el Archivo “Tratamiento de
aguas servidas-EDT”
2. Active la vista Diagrama de Gantt
3. Inserte un campo llamado EDT antes del
nombre de la tarea. Lo que se visualizará
en esa columna se muestra en la imagen
de la derecha. Normalmente aparecen
los mismos números que se observan
cuando se agrega esquema, pero por
ejemplo si queremos que los códigos
EDT sean otros, entonces tenemos que
definirlos.
4. De un clic en la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades,
clic en EDT
a. La primera opción permite definir el código EDT
b. La segunda opción permite numerar de nuevo los
códigos por ejemplo cuando inserta una nueva tarea o elimina alguna.
5. Seleccione la primera opción, indique como prefijo de la tarea la letra T y en los
niveles 1 y 2 seleccione Números.
Podrá observar la siguiente imagen:

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6. El resultado será el siguiente:

USO DE ESQUEMA NUMERADOS EN LAS TAREAS

Son números que indican la posición exacta de una tarea en el esquema. Por ejemplo,
una tarea con el número de esquema 7.2 indica que se trata de la segunda subtarea bajo
la tarea de resumen de séptimo nivel.

Activar la Numeración de Tareas por Esquema

1. Haga clic en la ficha Formato, luego en el grupo Mostrar u ocultar active Número
de esquema.
2. Observe que en el diagrama de Gantt al lado de las
tareas aparecen estas numeraciones.
3. Los resultados serán así:

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 FILTRADO DE TAREAS O RECURSOS
Los filtros permiten centrarse en tareas o recursos específicos de un proyecto. Un filtro sólo
muestra las tareas o recursos que cumplan los criterios (condiciones) de filtrado. Las restantes
tareas o recursos son ocultadas temporalmente en la pantalla, los filtros pueden facilitar la
gestión de programaciones de grandes proyectos, mostrando sólo las tareas o recursos que
están siendo analizados o modificados en ese momento.

Tipos de Filtros
Existen dos grupos principales de filtros:
1. Filtros de tareas, que se aplican a las vistas de tareas
2. Filtros de recursos, que se aplican a las vistas de recursos.
Dentro de cada uno de estos grupos existen tres tipos de filtros: el estándar, el interactivo y los
autofiltros.

A. FILTROS ESTÁNDAR
Para filtrar diferentes tareas y recursos en función de uno o dos criterios utilizados
frecuentemente.
Usar el proyecto: “Tratamiento de aguas servidas-Filtros.mpp “

Ejemplo1:
Mostrar solo las tareas críticas. Para lo cual Project
aplicará el filtro tareas críticas.
Para hacer esto se usa la ficha Vista, en el grupo Datos,
seleccione filtro y se mostrará un cuadro desplegable con
las opciones de filtro predefinidas, entre una de ellas se
encuentra Tareas Críticas, selecciónela y observe el
resultado.
Como puede ser solo se muestran aquellas tareas que
cumplen la condición, es decir, críticas.
Para eliminar el filtro establecido, repita la secuencia y
seleccione Borrar Filtro o [Sin Filtro]. Visualizara de nuevo
todas las tareas.

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 Ejemplo2:
Mostrar las tareas asignadas al recurso albañil.
Repita la secuencia pero en este caso ya que el filtro que necesitamos no se encuentra en
forma directa, seleccione la opción Más filtros, se mostrará el siguiente cuadro:

Seleccionamos filtro de Tarea, luego buscamos el filtro Que utilizan el recurso y luego clic
en Aplicar, observaremos que aparece un cuadro que me pide seleccionar el recurso por el
que deseo filtrar, en nuestro caso seleccionemos Albañil y damos clic en Aceptar, podremos
observar las tareas en las que se usa al recurso Albañil. (Imagen inferior de la parte derecha)

Nota
Si en lugar de usar Aplicar seleccionamos Resaltar, el efecto es el mismo con la diferencia
que se ven todas las tareas y aquellas que cumplen la condición
aparecen resaltadas, es decir, con otro color.

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 Ejemplo3:
Filtrar las tareas que comiencen o finalicen entre 19/02/07 y 27/02/07.
Elegir el filtro Deberían comenzar o finalizar el

B. FILTROS INTERACTIVOS (Filtros Personalizados)

Es aquel que solicita los criterios para la operación de filtrado. Se puede especificar tanto un
valor como un rango.

Ejemplo1: Filtrar las tareas cuyos costos sea superior a S/1000.00 y sean Criticas.
1. Repetimos el procedimiento indicado en el ejemplo 1 de la parte A.
2. Pero en este caso seleccionamos Nuevo Filtro.
3. Puede observar que le podemos asignar un nombre y hacerlo visible en el menú de
filtros en caso lo usemos de manera frecuente.
4. Indique los campos que estarán involucrados en el filtro, se puede relacionarlos con los
operadores lógicos Y y O.
5. Una vez indicado los filtros tiene 2 opciones:
a. Aplicar: Graba y Aplica el filtro a las tareas
b. Guardar: Solo graba el filtro pero no aplica el filtro.

Ejercicio:
Filtrar las tareas críticas con una duración mayor que 5 días.

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MODIFICAR UN FILTRO
Puede aplicar un filtro para que se muestre sólo la información que cumpla los criterios del filtro.
Sin embargo puede crear un filtro partiendo de cero, crear un filtro tomando como base otro
existente o modificar un filtro existente.

1. Active la vista Diagrama de Gantt

2. Seleccione la opción más filtros (Ficha Vista, clic en filtros…)
3. Para modificar un filtro existente, haga clic en ese filtro en la lista Filtros y
a continuación, haga clic en el botón Modificar
4. Haga sus cambios y vuelva a aplicar.
Nota
Las opciones que se muestran a la derecha son similares a las de las Vistas.
- Nuevo: Permite crear un nuevo filtro
- Modificar: Modifica el filtro seleccionado
- Copiar: Saca una copia del filtro seleccionado para su modificación
- Organizador: Muestra la pantalla del organizados para administrar los diferentes
recursos que tiene Project en la plantilla Global.mpt

C. AUTOFILTROS
Los Autofiltros son el método más rápido para ver
subconjuntos de tareas o de recursos. Sólo están
disponibles en las vistas de hoja y muestran las tareas
o los recursos que cumplen un criterio asociado a una
columna determinada.
Por ejemplo de desea aplicar un autofiltro a la columna
duración, se observaría lo siguiente (Ver imagen de la
derecha):
Podemos elegir entre las diversas opciones
predefinidas o podemos usar Personalizar para
establecer condiciones diferentes.
Se puede observar también que en esta autofiltro Ud.
puede Agrupar las tareas por determinados criterios,
por ejemplo Días y Semanas.
Para desactivar el filtro seleccione esta misma opción y
clic en Borrar filtro de duración.
Para eliminar la agrupación solo seleccione la opción Sin Agrupar.

Importante
- La opción resaltar tiene el mismo efecto que los filtros con la
diferencia que solo RESALTA aquellos que cumplen los criterios. Elija Sin Resaltar para
cancelar el comando.
- La opción Agrupar permite agrupar a las tareas que tienen algo en
común (Son Críticas por ejemplo). Al igual que los filtros tiene la opción Más Grupos. Elija
Sin Grupo para cancelar el comando.

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EJERCICIOS
1. Use auto filtro para localizar las tareas que tiene asignado el recurso Obrero
2. Desactive autofiltro
3. Localice las tareas completadas
4. Muestre que tareas completadas han tenido un trabajo inferior a 100 horas.
5. Muestre que tareas que tienen una demora total de más de 10 días.
6. Muestre las tareas que superaron su duración Programada.
7. Cree un filtro personalizado para localizar todas las tareas que comienzan
después del 10/10/2007
8. Muestre a las tareas agrupadas en Críticas y No Criticas.
9. Muestre a las tareas agrupadas por recursos.
10. Crear un filtro que muestre las tareas críticas que superan un monto el cual
será ingresado en tiempo de ejecución.
11. Filtro que muestre los recursos sobreasignados cuyo costo es superior a 1000
12. Filtro que muestre los recursos que tienen horas extra.
13. Que muestre las tareas que superan los 1000 soles y tienen una duración de más
de 3 días.

Nota
Para el ejercicio 10 se debe indicar en la parte de valores lo siguiente:

“Ingrese el monto:”?
El símbolo de interrogación le dice a Project que debe solicitar el ingreso de un
valor.

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 REPORTES
Ediciones previas de Project soportaron los reportes tabulares que estuvieron principalmente
para impresión. En Project 2013, los reportes han sido mejorados lo que permite enviar sus
datos en mucho mejores y nuevos formatos. Los reportes ahora incluyen elementos como
gráficos, tablas e imágenes para comunicar el estado de su plan. Ellos son configurables. Puede
imprimir o visualizar los reportes directamente en la ventana de Project como si fuera cualquier
vista. Puede copiar y pegar los reportes a otras aplicaciones como Microsoft Powerpoint.
Para acceder a los Reportes, Ir a la ficha Crear un Informe, observará lo siguiente:

NUEVO INFORME PANEL

RECURSOS

COSTES

EN CURSO

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Las opciones:
- Introducción: Muestra algunos trucos para mejorar los gráficos y tablas.
- Personalizar: En esta opción aparece los gráficos y/o tablas creadas.
- Recientes: Muestra una lista con los reportes recién utilizados.

Ejemplos:
Para los ejemplos se usará el proyecto INFORMES.mpp.
Se visualizará un ejemplo de cada una de las categorías indicadas, luego se indicará como
modificar un gráfico o tabla.

 De PANEL/Evolución

 De PANEL/Información General del Proyecto

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 De Recursos / Visión General de los Recursos

 De Costes / Flujo de Caja

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 De En Curso / Tareas Críticas

Hay que tener en cuenta que en la zona de Gráficos hay 3 zonas, y dependiendo de eso se
mostraran las herramientas para cada uno de ellos.

a. De doble clic en una zona distinta a la del gráfico y de la tabla y visualizará lo siguiente en la
parte superior de la pantalla.

El grupo temas permite cambiar colores, fuentes (tipo de letra) y efectos a los elementos del
reporte. También insertar imágenes, formas, otro gráfico y tablas y cuadros de texto.

b. De doble clic en el gráfico y de la tabla y visualizará lo siguiente en la parte superior de la

pantalla.

Esta ficha es muy similar a lo que se muestra en Excel, Añadir elementos al gráfico, usar diseños
rápidos, cambiar colores y estilos de diseño. Además permite mostrar los datos del gráfico en la
parte derecha con la posibilidad de modificar la presentación del gráfico. La última opción
permite modificar el tipo de gráfico. Cabe resaltar que también tiene un opción de Formato.

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c. De doble clic en la tabla, visualizará lo siguiente en la parte superior de la pantalla.

Permite cambiar el diseño de la tabla. Esta también tiene una ficha presentación que permite
personalizar la tabla.

Ejemplo

Al reporte de Tareas Críticas, deseamos que se visualice Nombre,

Costo, Costo Previsto y Variación. Veamos cómo se puede eliminar los
campos y seleccionar los que deseamos en la tabla.
Para esto vamos a modificar la tabla.
- Doble clic en la tabla, en la parte derecha visualizará los campos de
la tabla. Ver imagen de la derecha.
- Tenga en cuenta que si cambia en la parte superior Tareas x
Recursos lo que visualizará en la tabla será Recursos.
- Debajo de Seleccionar campos, desactive los campos que no desea
en la tabla y active los que desee.
- Puede eliminar los campos usando los campos que se encuentran
dentro del recuadro resaltado. Solo de clic con el botón derecho y
seleccione Quitar Campo. Si desea cambiar la ubicación de los
campos en la tabla puede usar Subir o Bajar.
- Luego que seleccione los campos indicados se visualizará la tabla
como se muestra a continuación.

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Para cambiar el aspecto del gráfico, doble clic en el gráfico.
Observará lo siguiente en la parte derecha del reporte. Ver
imagen de la derecha.

 Las opciones: , la primera opción

cambia el relleno y línea (borde), la segunda Efectos
(Sombra, iluminación, Bordes suaves, Efecto 3D y la
tercera Opciones de Serie.
 Tenga en cuenta que estas opciones pueden cambiar
dependiendo del tipo de gráfico.
 Como observará es muy similar a las opciones de gráfico
de Excel 2013.
 Cuando selecciona el gráfico aparecen 3 cuadros a la
derecha (vea imagen abajo).

 La primera que es una cruz (+), permite añadir más elementos al gráfico.
 El pincel (segunda opción) permite cambiar Estilos y Diseños.
 Por último la tercera opción permite Filtrar el gráfico.
 Luego de combinar estas opciones nuestro gráfico queda de la siguiente forma.

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 Para que salga el porcentaje en dos decimales hemos usado
la (+) para añadir Etiqueta de Datos y hemos seleccionado
Más Opciones (Ver imagen abajo). Esto nos muestra en la
parte derecha del informe las siguientes opciones. (Ver
imagen de la derecha)

 Normalmente se encuentra activado Valor, éste se desactiva

y se activa Porcentaje.
 Para que el dato se coloque fuera de cada segmento del
gráfico, usar Extremo Externo.
 Para que muestre 2 decimales en el porcentaje, usar en la
categoría de número Porcentaje con los decimales que
desee mostrar, en nuestro caso 2.

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INFORMES VISUALES

Los informes visuales se basan en plantillas predefinidas de Excel (Tablas Dinámicas) y Visio.

Ejemplo: Informe de Línea Base (Plantilla de Visio)

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El resultado es el siguiente (Tiene que tener instalado Visio de la versión 2013.):

Analizando uno de los recuadros:

 Muestra la información por Trimestres (T4) Muestra
indicadores que nos informan que el costo se ha
incrementado así como el trabajo. Ver imagen de la
derecha.

Ejemplo: Informe de Flujo de

Caja
 Este informe generará un
informe dinámico que se
basa en una tabla dinámica.
 En Excel observará 2 hojas,
una para el gráfico y otra
para la tabla dinámica.
 Puede seleccionar una
unidad de tiempo diferente
a semanas.
 EL resultado se visualiza en
la siguiente página.

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El resultado se visualiza en Trimestres, para cambiar debe ir a la tabla dinámica y expandir el
periodo de tiempo.

Informe del flujo de caja

Costo Costo acumulado

12000 20000

18000
10000
16000

14000
8000

Costo acumulado
12000
Costo

6000 10000

8000
4000
6000

4000
2000
2000

0 0
T3 T4
2007

Luego de modificar se visualizará de la siguiente forma.

Informe del flujo de caja

Costo Costo acumulado

6000 20000

18000
5000
16000

14000
4000
Costo acumulado

12000
Costo

3000 10000

8000
2000
6000

4000
1000
2000

0 0
Semana 37 Semana 38 Semana 39 Semana 40 Semana 41 Semana 42 Semana 43 Semana 44
T3 T4
2007

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Datos de Origen del Gráfico Dinámico

Tareas Todos

Datos
Año Trimestre Costo Costo acumulado
2007 T3 7599.999996 7599.999996
T4 11040.12499 18640.12498
Total 2007 18640.12498 18640.12498
Total general 18640.12498 18640.12498

Luego de expandir el Trimestre.

Tareas Todos

Datos
Año Trimestre Semana Costo Costo acumulado
2007 T3 Semana 37 50.00 50.00
Semana 38 2,300.00 2,350.00
Semana 39 2,625.00 4,975.00
Semana 40 2,625.00 7,600.00
Total T3 7,600.00 7,600.00
T4 Semana 41 5,586.70 13,186.70
Semana 42 3,687.24 16,873.94
Semana 43 1,492.19 18,366.12
Semana 44 274.00 18,640.12
Total T4 11,040.12 18,640.12
Total 2007 18,640.12 18,640.12
Total general 18,640.12 18,640.12

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