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DIRECCIÓN CORPORATIVA DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA


SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
GERENCIA DE ORGANIZACIÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL ALMACÉN CENTRAL

ABRIL 2009
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL

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GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS Código: DCAF-PR-09-044 Rev. A1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL

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GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS Código: DCAF-PR-09-044 Rev. A1

ÍNDICE
Página
1. INTRODUCCIÓN 4

2. MARCO JURÍDICO 5

3. ALCANCE, OBJETIVO Y POLÍTICAS GENERALES 6

4. PROCEDIMIENTOS:

4.1 Recepción de Requisiciones 7

4.2 Recepción de Contratos 13

4.3 Recepción de Bienes 16

4.4 Suministro de Bienes 23

4.5 Toma física de Inventarios 29

5. GLOSARIO 33

6. ANEXOS

6.1 Requisición 35

6.2 Entrada de Almacén 37

6.3 Salida de Almacén 39

6.4 Hoja de Estante 41

7. VIGENCIA 43
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1. INTRODUCCIÓN

Atendiendo a la importancia de contar con un manual de procedimientos


actualizado y acorde a las nuevas necesidades del Organismo, que sirva de
apoyo y consulta en las actividades que se realizan en forma cotidiana,
además coadyuve al logro de los objetivos y cumpla con el propósito de
orientar a los empleados involucrados, la Gerencia de Almacenes e
Inventarios adscrita a la Dirección Corporativa de Administración y Finanzas,
elaboró el “Manual de Procedimientos del Almacén Central”, donde se
presentan las políticas y procedimientos que establecen los pasos a seguir
para cumplir eficientemente con el desarrollo de esta función adjetiva del
Organismo, así como de conformidad con lo establecido en los
“Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal”, publicados
en el Diario Oficial de la Federación, el día 11 de noviembre de 2004, para la
optimización de la administración del Almacén Central de SEPOMEX.

Se pretende que el presente documento sea una herramienta útil para todo
el personal del Organismo, responsable de realizar el registro, guarda o
custodia y entrega de bienes muebles en los Almacenes.

Es importante que cualquier modificación a los lineamientos referidos,


obligue a la actualización del presente documento.
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2. MARCO JURÍDICO

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Ley del Servicio Postal Mexicano.

3. Ley General de Bienes Nacionales.

4. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

5. Ley de Vías Generales de Comunicación.

6. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

7. Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

8. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y su Reglamento.

9. Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

10. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

11. Ley Federal del Trabajo.

12. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria y su Reglamento.

13. Reglamento para la operación del Organismo Servicio Postal Mexicano.

14. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda.

15. Decreto que establece las Medidas de Austeridad y Disciplina del Gasto de la Administración
Pública Federal.

16. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano.

17. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano.

18. Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades


de la Administración Pública Federal D.O.F. del 11 de noviembre de 2004.

19. Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la
Administración Pública Federal Centralizada.

20. Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del


Servicio Postal Mexicano.

21. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano.

22. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano.

23. Y demás disposiciones aplicables en la materia.


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3. ALCANCE, OBJETIVO Y POLÍTICAS GENERALES.

Alcance El contenido del presente Manual es de observancia general tanto para el


personal que labora en la Coordinación de Almacenes de la Gerencia de
Almacenes e Inventarios como de las áreas que soliciten bienes para el
funcionamiento de las mismas.

Objetivo Proporcionar al Organismo y al personal del Almacén Central del SEPOMEX


los elementos necesarios para el desarrollo de sus actividades relativas al
registro, guarda o custodia y entrega de bienes muebles en los almacenes de
acuerdo a los requerimientos solicitados, que se encuentran bajo su
responsabilidad, dentro de su jurisdicción y control de los bienes inventariables
y de consumo.

Políticas 1. Cuando existan dudas en la interpretación de los procedimientos o


Generales situaciones diferentes a las establecidas en este Manual, el Gerente de
Almacenes e Inventarios, resolverá las mismas.

2. La recepción de bienes y materiales se realizará conforme al calendario


que cada Área requirente establezca.

3. El Almacén Central debe cumplir con la función de abastecimiento


permanente a todas las áreas del Organismo, conforme a los
procedimientos establecidos en este Manual.

4. Es responsabilidad de las Unidades Administrativas solicitantes informar


a la Subdirección de Almacenes y Abastecimientos sobre el desuso de
los bienes y el motivo de ello, a efecto de realizar las gestiones
necesarias para su baja y destrucción o enajenación según sea el caso,
así como para actualizar permanentemente el Catálogo de Bienes.

5. El Gerente de Almacenes e Inventarios es responsable de revisar


periódicamente el Manual, para en caso de que requiera ser modificado
por la adición o adecuación de funciones, debe solicitar la intervención
del Gerente de Organización, a fin de reglamentar los cambios a sus
funciones adjetivas y mantenerlo actualizado.
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4. PROCEDIMIENTOS

Unidad Responsable: GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

4.1 Procedimiento: RECEPCIÓN DE REQUISICIONES

Objetivo Llevar el control y registro de requisiciones de bienes de consumo e


instrumentales en general que formulen y presenten las Unidades
Administrativas del Organismo.

Políticas 1. El responsable del área de Requisiciones debe recibir y gestionar las


solicitudes de bienes en general formuladas y presentadas por las
Unidades Administrativas y Operativas del Organismo, mediante el
formato de “Requisición” S.P.M. 583. (Anexo 6.1).

2. Únicamente se reciben requisiciones de bienes contemplados en el


Clasificador por Objeto del Gasto, de los capítulos 2000 “Materiales y
Suministros”, 5000 “Bienes Muebles e Inmuebles”.

3. Las requisiciones del capítulo 5000 solo se recibirán si los bienes


solicitados se encuentran incluidos en el Programa Anual de Inversiones y
posteriormente ratificados en el Oficio de Liberación de Inversión (OLI).

4. Las requisiciones deben estar firmadas de la siguiente manera:


− Para necesidades del capítulo 2000:
a) Director de Área o Subdirector, quien autoriza.
b) Subdirector de Área o Gerente como solicitante.

− Para necesidades del capítulo 5000:


a) Director de Área, quien autoriza.
b) Subdirector de Área, como solicitante.

− Las peticiones de las áreas, además la firma del Gerente de


Almacenes e Inventarios.

5. El responsable del área de requisiciones no debe recibir las requisiciones


cuyas firmas sean de servidores públicos diferentes a los mencionados y
que firmen por ausencia de los titulares, salvo aquellos casos justificados
mediante oficio de designación de suplencia por el titular de la Dirección
correspondiente.
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6. Es responsabilidad de las Unidades Administrativas, formular anualmente


sus requerimientos a través del formato “Requisición” para tramitarlas ante
la Gerencia de Almacenes e Inventarios, a más tardar el día último hábil
de febrero de cada año, anexando lo siguiente:
¾ Especificaciones y características de los bienes,
¾ Cuadro de distribución por área,
¾ Calendario de entregas y
¾ Suficiencia presupuestal.
De no cumplir con estos requisitos no será recibida.

7. Las Unidades Administrativas al formular sus peticiones, deben agrupar


los bienes conforme al Clasificador por Objeto del Gasto, no deben
mezclar partidas presupuestales diferentes en una sola requisición.

8. La Gerencia de Almacenes e Inventarios sólo recibirá requisiciones para


compra de los bienes de consumo e instrumentales que ingresen al
Almacén Central Pantaco.

9. Las requisiciones de Bienes Filatélicos deben ser remitidas directamente a


la Gerencia de Adquisiciones, para su trámite correspondiente.

10. En el caso de requerir un bien que no esté contemplado en el Catálogo de


Bienes, es decir, que no cuente con clave, las Unidades Administrativas
antes de elaborar su Requisición deben solicitar por escrito al Gerente de
Almacenes e Inventarios la creación de la clave del bien requerido.
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ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE DEL 1 − Recibe de las Unidades Administrativas las requisiciones de los bienes en
ÁREA DE REQUISICIONES original y tres copias:
• Original para compra o surtimiento según sea el caso.
• 1ª Copia para el minutario general.
• 2ª Copia para el expediente de la Unidad Administrativa que corresponda.
• 3ª copia para el acuse de recibo del área requirente.
2 − Verifica en la requisición que los bienes solicitados, estén agrupados por partida
presupuestal y contengan los datos siguientes:
1. Área responsable
2. N° de hoja
3. Fecha de elaboración
4. Clave presupuestal
5. Partida de requisición
6. Cantidad
7. Unidad
8. Clave del bien
9. Subcódigo
10. Descripción y especificaciones del bien
11. Lugar de entrega
12. Cargo, Nombre y Firma del solicitante
13. Cargo, Nombre y Firma de quien autoriza
14. Justificación y uso de los bienes
15. Observaciones en su caso.
3 − Verifica en el expediente del área solicitante que no esté duplicada la
requisición.
ESTA DUPLICADA LA REQUISICIÓN

4 − Verifica en el Sistema de Almacenes, si ya se suministró o está pendiente de


suministrar la requisición.
5 − Si está pendiente de suministrar la requisición duplicada, se regresa al área
usuaria informando que aún sigue pendiente.
NO ESTÁ DUPLICADA LA REQUISICIÓN

6 − Recibe, coloca número de folio a la requisición y acusa de recibo en una copia,


estampando el sello y rubrica de recibido del área de requisiciones.
CAPTURISTA DE 7 − Captura las requisiciones, estampa sello de capturado, emite reporte de captura
REQUISICIONES y entrega al responsable del área de requisiciones para su revisión.
RESPONSABLE DEL 8 − Recibe original del formato de captura de requisiciones, reporte de captura y
ÁREA DE REQUISICIONES copia de la requisición y revisa que sean correctos los datos capturados.
DATOS INCORRECTOS

9 − Devuelve reporte al Capturista para su corrección.


CAPTURISTA DE 10 − Recibe, corrige y entrega reporte de captura al responsable del área de
REQUISICIONES Requisiciones, regresa a la actividad N° 8.
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ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN

DATOS CORRECTOS

RESPONSABLE DEL 11 − Verifica que la información sea correcta y archiva la documentación en el


ÁREA DE REQUISICIONES expediente correspondiente del área solicitante.
12 − Verifica en el Sistema de Almacenes, si hay o no existencia del bien solicitado.
NO HAY BIENES EN EXISTENCIA (COMPRA)

13 − Estampa el sello de “No hay Existencia” en la Requisición original y copias y


rubrica.
COORDINADOR DE 14 − Elabora y rubrica oficio y relación de Requisiciones con original de requisición,
ALMACENES enviando la documentación para recabar firma del Gerente de Almacenes e
Inventarios.
RESPONSABLE DEL 15 − Recibe documentos originales y recaba firma del Gerente de Almacenes e
ÁREA DE REQUISICIONES Inventarios.
GERENTE DE 16 − Recibe originales de relación, requisición y oficio, recaba firma del Subdirector
ALMACENES E de Recursos Materiales y regresa la documentación al responsable del área de
INVENTARIOS Requisiciones.
RESPONSABLE DEL 17 − Entrega oficio, relación y requisición a la Subdirección de Recursos Materiales
ÁREA DE REQUISICIONES para su compra, archivando en el minutario el acuse de recibo de la relación en
orden consecutivo.
BIENES EN EXISTENCIA

18 − Elabora en original y copia la relación de requisiciones y entrega para su


revisión y firma del Coordinador de Almacenes.
COORDINADOR DE 19 − Recibe en original la relación y requisición, para su revisión y firma,
ALMACENES regresándolos al responsable del área de Requisiciones.
RESPONSABLE DEL 20 − Recibe documentos originales y recaba firma del Gerente de Almacenes e
ÁREA DE REQUISICIONES Inventarios.
GERENTE DE 21 − Recibe documentos originales, revisa, firma y los regresa al responsable del
ALMACENES E área de Requisiciones.
INVENTARIOS
RESPONSABLE DEL 22 − Recibe documentos y distribuye:
ÁREA DE REQUISICIONES
• Original de relación y requisiciones para el Coordinador del Almacén para
su surtimiento.
• Archiva en minutario acuse de recibo de la relación en orden consecutivo.
COORDINADOR DEL 23 − Recibe original de la relación con requisiciones y entrega al responsable del
ALMACÉN Área de Salidas para su trámite.

TERMINA PROCEDIMIENTO

RELACIÓN DE ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO:


6.1 REQUISICIÓN.
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DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE DEL ÁREA DE CAPTURISTA DE COORDINADOR DE GERENTE DE ALMACENES E


REQUISICIONES REQUISICIONES ALMACENES INVENTARIOS
Captura las requisiciones,
INICIO estampa sello de capturado,
emite reporte de captura y
entrega al responsable del
área de requisiciones para su
revisión.
Recibe de las Unidades
Administrativas las
requisiciones de los bienes en
original y tres copias.
1

2
Verifica en la requisición que
los bienes solicitados, estén
agrupados por partida
presupuestal y contengan los Recibe, corrige y entrega
datos respectivos. reporte de captura al
responsable del área de
Requisiciones.

Verifica en el expediente del


área solicitante que no esté
duplicada la requisición.

NO
DUPLICADA LA
REQUISICIÓN?

SI

Verifica en el Sistema de
Almacenes, si ya se suministró
o está pendiente de
suministrar la requisición.

Si está pendiente de
suministrar la requisición
duplicada, se regresa al área
usuaria informando que aún
sigue pendiente. FIN

Recibe, coloca número de folio


a la requisición y acusa de
recibo en una copia,
estampando el sello y rubrica
de recibido del área de
requisiciones.

Recibe original del formato de


captura de requisiciones,
reporte de captura y copia de
la requisición y revisa que 1
sean correctos los datos
capturados.

SI
DATOS
CORRECTOS

NO

Devuelve reporte al Capturista


para su corrección. 2

Verifica que la información sea


correcta y archiva la
documentación en el
expediente correspondiente
del área solicitante.

Verifica en el Sistema de
Almacenes, si hay o no 1
existencia del bien solicitado.
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RESPONSABLE DEL ÁREA DE COORDINADOR DE GERENTE DE ALMACENES E


REQUISICIONES ALMACENES INVENTARIOS

1
SI

BIENES EN
EXISTENCIA?

NO
Elabora, rubrica oficio y
relación de Requisiciones con
Estampa el sello de “No hay original de requisición,
Existencia” en la Requisición enviando la documentación
original y copias y rubrica. para recabar firma del Gerente
de Almacenes e Inventarios.

Recibe documentos originales


y recaba firma del Gerente de
Almacenes e Inventarios.
Recibe originales de relación,
requisición y oficio, recaba
firma del Subdirector de
Recursos Materiales y regresa
la documentación al
responsable del área de
Requisiciones.
Entrega oficio, relación y
requisición a la Subdirección
de Recursos Materiales para
su compra, archivando en el
minutario el acuse de recibo
de la relación en orden
consecutivo. FIN

Elabora en original y copia la Recibe en original la relación y


relación de requisiciones y requisición, para su revisión y
entrega para su revisión y firma, regresándolos al
firma del Coordinador de responsable del área de
Almacenes. Requisiciones.

Recibe documentos originales,


Recibe documentos originales revisa, firma y los regresa al
y recaba firma del Gerente de responsable del área de
Almacenes e Inventarios. Requisiciones.

Recibe documentos y
distribuye: Original de relación
y requisiciones para el
Coordinador del Almacén para
su surtimiento. Archiva en
minutario acuse de recibo de
la relación en orden
consecutivo.

Recibe original de la relación


con requisiciones y entrega al
responsable del Área de
Salidas para su trámite.

FIN
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PROCEDIMIENTOS (CONTINÚA)

Unidad Responsable: GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

4.2 Procedimiento: RECEPCIÓN DE CONTRATOS

Objetivo Llevar el control y registro de los contratos de bienes de consumo e


instrumentales, emitidos por el área de Adquisiciones del Organismo.

Políticas 1. El responsable del área de Entradas debe recibir, sellar y fechar el


contrato entregado por la Gerencia de Adquisiciones.

2. No se recibirán contratos que no se entreguen junto con la muestra o


documento informativo ya sea diseño o folleto, cuando se haya adquirido
por licitación pública y en caso de los contratos asignados por
adjudicación directa o invitación a cuando menos tres personas, se hará
la excepción solo si el contrato o pedido indica textualmente que se reciba
sin muestra.

3. La Gerencia de Adquisiciones debe informar con oportunidad a la


Gerencia de Almacenes e Inventarios cualquier modificación o prórroga
en los contratos fincados.

4. El responsable del Área de Entradas debe capturar en el Sistema de


Almacenes los datos de cada contrato y sus modificaciones o prorrogas y
emitir el reporte de captura para remitirlo, cuando se genere, al
Coordinador de Almacenes, anexando el contrato.

5. El responsable del área de Entradas debe llevar un control de los


contratos y fechas de vencimiento.

6. El responsable del área de Entradas debe dar aviso al Coordinador de


Almacenes cuando se venza un contrato y el bien no se haya recibido en
el Almacén Central total o parcialmente, quien a su vez debe dar aviso a
la Gerencia de Adquisiciones.
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ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE DEL 1 − Recibe de la Gerencia de Adquisiciones un contrato con firmas autógrafas de


ÁREA DE ENTRADAS los bienes adquiridos y su respectiva muestra de conformidad con la política No.
2.
2 − Verifica que el contrato coincida con la información contenida en las
requisiciones.
INCORRECTO

3 − Devuelve mediante oficio a la Gerencia de Adquisiciones contrato para su


aclaración. Regresa a la actividad No. 1
CORRECTO

4 − Captura los siguientes datos del contrato en el Sistema de Almacenes:


• Fecha de contrato
• No. de contrato
• Proveedor
• Fecha de recepción del contrato por el proveedor
• Fecha máxima de entrega de los bienes
• Importe del contrato
• I.V.A.
• Importe total del contrato
• No. de requisición que afecta al contrato
• No. de partidas adquiridas
5 − Emite reporte de captura del contrato y lo envía al Coordinador de Almacenes
con el contrato con firmas autógrafas para su revisión.
COORDINADOR DE 6 − Recibe reporte de captura del contrato y revisa que los datos estén bien
ALMACENES capturados.
INCORRECTO

7 − Devuelve reporte al responsable del área de Entradas para su corrección.


RESPONSABLE DEL 8 − Recibe, corrige y envía reporte al Coordinador del Almacenes para su revisión.
ÁREA DE ENTRADAS Regresa a la actividad No. 6.
CORRECTO

COORDINADOR DE 9 − Recibe documentos correctos, contrato y copia de requisición y los regresa al


ALMACENES responsable del área de Entradas.
RESPONSABLE DEL 10 − Recibe documentos y archiva el original en minutario y turna una copia al Jefe
ÁREA DE ENTRADAS del Almacén junto con las muestras o folleto o diseño si es que corresponde.
JEFE DE ALMACÉN 11 − Recibe copia del contrato, verifica y turna al subjefe del Almacén para su control
y recepción junto con las muestras o folleto o diseño si es que corresponde.
SUBJEFE DE ALMACÉN 12 − Recibe y Archiva la copia del contrato en expediente para control y entrega las
muestras, folleto o diseño si es que corresponde al responsable de la sección
correspondiente.
JEFE DE SECCIÓN 13 − Recibe las muestras, folleto o diseño y resguarda para comparar en la recepción
de los bienes.
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DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE DEL ÁREA COORDINADOR DE JEFE DE ALMACÉN SUBJEFE DE ALMACÉN JEFE DE SECCIÓN
DE ENTRADAS ALMACENES

INICIO

Recibe de la Gerencia de
Adquisiciones un contrato
con firmas autógrafas de los
bienes adquiridos y su
respectiva muestra

Verifica que el contrato


coincida con la información
contenida en las
requisiciones.

SI
CORRECTO

NO

Devuelve mediante oficio a


la Gerencia de
Adquisiciones contrato para
su aclaración

Captura los datos del


contrato en el Sistema de
Almacenes. 1

Recibe reporte de captura


del contrato y revisa que los
Emite reporte de captura del datos estén bien
contrato y lo envía al capturados.
Coordinador de Almacenes
con el contrato con firmas
autógrafas para su revisión.
SI

CORRECTO

NO

Recibe, corrige y envía


Devuelve reporte al
reporte al Coordinador del
responsable del área de
Almacenes para su revisión
Entradas para su corrección

Recibe documentos
correctos contrato y copia
de requisición y los regresa
al responsable del área de
Entradas.

Recibe documentos y Recibe copia del contrato, Recibe y Archiva la copia


archiva el original en del contrato en expediente Recibe las muestras, folleto
verifica y turna al subjefe del
minutario y turna una copia para control y entrega las o diseño y resguarda para
Almacén para su control y
al Jefe del Almacén junto muestras, folleto o diseño si comparar en la recepción de
recepción junto con las
con las muestras o folleto o es que corresponde al los bienes.
muestras o folleto o diseño
diseño si es que si es que corresponde. responsable de la sección
corresponde. correspondiente.

FIN
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PROCEDIMIENTO (CONTINÚA)

Unidad Responsable: GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

4.3 Procedimiento: RECEPCIÓN DE BIENES

Objetivo Recibir, registrar, resguardar y controlar los materiales adquiridos por el


Organismo.

Políticas 1. El Jefe del Almacén Central no debe recibir bienes de consumo e


instrumentales, si previamente no cuenta con el contrato original.

2. Para el caso de adquisiciones de bienes hasta por un monto de


$20,000.00 pesos (incluyendo el Impuesto al Valor Agregado), podrán
recibirse solo con factura debidamente requisitada, sin mediar contrato,
de conformidad con el numeral XVI “Firma de Contratos y/o Pedidos”,
fracción 3.1 de las Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, del Servicio Postal Mexicano.

3. Es responsabilidad de la responsable del Área de Entradas verificar que


el proveedor presente la documentación correspondiente para los efectos
de recepción:
• Original del Contrato y en su caso modificatorio o prórroga.
• Original de la Factura y/o Remisión y 1 copia.

4. El Jefe del Almacén Central debe verificar en el contrato y en su caso en


la modificación presentados por el proveedor, la vigencia de entrega, así
como confirmarlo con la responsable del área de entradas.

5. El Jefe del Almacén Central debe informar de inmediato al Coordinador


de Almacenes si algún proveedor pretende entregar bienes de un
contrato cuya vigencia esté vencida.

6. Es responsabilidad de la Coordinación de Almacenes informar por escrito


a la Gerencia de Adquisiciones en el caso de que un proveedor presente
un contrato vencido.

7. Si el proveedor presenta un contrato vencido, el Jefe del Almacén no


recibirá los bienes a menos que la Gerencia de Adquisiciones mediante
escrito solicite la recepción de los mismos.

8. El Jefe del Almacén Central debe asegurar que la recepción de bienes de


consumo e instrumentales, se haga de acuerdo a las condiciones
generales de los contratos y de las muestras entregadas por la Gerencia
de Adquisiciones.
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9. El Coordinador de Almacenes debe informar vía telefónica, correo


electrónico y/o nota informativa al área solicitante para que acuda a las
instalaciones del Almacén Central a emitir su Visto Bueno de los bienes
de consumo e instrumentales; de manera inmediata a efecto de proceder
a su recepción formal o no aceptación de los mismos.

10. El área solicitante debe acudir a las instalaciones del Almacén Central a
otorgar el Visto Bueno a los bienes de consumo o instrumentales que
haya solicitado, el mismo día en que se le informe que ya se encuentran
en dichas instalaciones.

11. El Jefe del Almacén Central a través de sus diferentes jefes de sección,
debe recibir todos los bienes adquiridos por el Organismo, de acuerdo a
lo establecido en el contrato.

12. Es responsabilidad de las áreas solicitantes dar el Visto Bueno de los


bienes requeridos y recibidos en el Almacén Central para estar en
posibilidad de dar formal recepción, dar de alta en el Sistema de
Almacenes y suministrar conforme al programa de distribución de los
mismos.

13. La fecha de recepción formal de los bienes será aquella a partir de la cual
el área solicitante emita el visto bueno en la factura original o mediante
minuta en el caso de bienes de inversión y el proveedor presente su
documentación correcta.

14. El Coordinador del Almacén debe verificar que se registren los bienes
recibidos en el Sistema de Almacenes.

15. El Coordinador de Inventarios debe verificar que se registren los bienes


recibidos en el Sistema de Almacenes y del plaqueo o grabado de
aquellos bienes inventariables.

16. El Jefe del Almacén Central y el jefe de cada sección de bienes, son
responsables del resguardo, en el tiempo que permanezcan en custodia
los bienes de consumo o instrumentales.

17. El Coordinador de Almacenes y Jefe del Almacén Central son


responsables de la distribución de los bienes, lo cual se debe hacer de
acuerdo al programa de distribución que emita el área solicitante y a la
recepción programada de los mismos.

18. El Coordinador de Almacenes es responsable de devolver las muestras


físicas al Gerente de Adquisiciones, una vez concluida la recepción total
de bienes adquiridos.

19. El Gerente de Almacenes e Inventarios debe entregar mensualmente al


Gerente de Contabilidad, el cierre de registros de movimientos, dentro de
los primeros cinco días hábiles del mes siguiente al que se reporta.
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ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN

RECEPCIÓN DE BIENES

JEFE DE ALMACÉN 1 − Solicita a la responsable del área de Entradas el contrato para verificar si
procede o no la recepción de los bienes, si procede le indica al proveedor que
entregue la documentación a la responsable del área de Entradas en la
ventanilla. Si no procede se devuelven los documentos al proveedor y no se
reciben los bienes.
PROVEEDOR 2 − Entrega a la responsable del área de Entradas en ventanilla factura original y/o
remisión y una copia y contrato original, para revisión.
RESPONSABLE DEL 3 − Verifica requisitos fiscales en el caso de factura: importes, costos unitarios,
ÁREA DE ENTRADAS cantidad de bienes, importe en letra, descripción del artículo y unidades de
medida, y en el contrato: número de contrato, vigencia, partida presupuestal,
cantidad de piezas a recibir por parte del Almacén, costo e importes.
DATOS INCORRECTOS

4 − Devuelven los documentos al proveedor para su corrección. Regresa actividad


No.2
DATOS CORRECTOS

5 − Turna al Jefe de Almacén para coordinar su recepción.


JEFE DE ALMACÉN 6 − Recibe factura y/o remisión del proveedor, coordina la recepción de bienes de
consumo e instrumentales con el subjefe del Almacén y Jefe de Sección
correspondiente, turnando los documentos al Jefe de de Sección para su
verificación.
JEFE DE SECCIÓN 7 − Recibe la factura y/o remisión, coteja su copia del contrato con los documentos,
verifica que los bienes a recibir cumplan con las especificaciones y
características señaladas en el contrato y/o de conformidad con la muestra,
folleto o diseño entregado por la Gerencia de Adquisiciones.
ESPECIFICACIONES INCORRECTAS

8 − Notifica al proveedor al momento de detectar la diferencia, indicándole que no


se recibe por no cumplir con las características y especificaciones según
contrato y/o muestra física, e informa al Jefe del Almacén o Coordinador de
Almacenes.
COORDINADOR DE 9 − Informa vía correo electrónico de las diferencias detectadas al Subdirector de
ALMACENES O JEFE DE Almacenes y Abastecimientos, al Gerente de Almacenes e Inventarios y al Área
ALMACÉN requirente para recibir indicaciones.
ESPECIFICACIONES CORRECTAS

JEFE DE SECCIÓN 10 − Recibe provisionalmente los bienes, colocándolos en el lugar correspondiente,


para que posteriormente el área solicitante dé su visto bueno de aceptación.
11 − Firma de recibo, estampa fecha y sellos de “Sujeto a Revisión” y “Sin
responsabilidad para el Organismo”, “Para su Visto Bueno del Área solicitante”,
según sea el caso de los bienes a recibir.
12 − Informa al Jefe del Almacén la recepción de los bienes.
JEFE DE ALMACÉN 13 − Solicita vía telefónica o correo electrónico la participación de un representante
del área solicitante de los bienes, para dar su Visto Bueno.
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ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN

NO PROCEDE VO. BO.

14 − Informa al Coordinador de Almacenes que el área solicitante no otorgó el Vo.Bo.


y los motivos.
COORDINADOR DE 15 − Informa vía correo electrónico al Subdirector de Almacenes y Abastecimientos y
ALMACENES al Gerente de Almacenes e Inventarios el resultado de la verificación física de
los bienes adquiridos, realizada por el área solicitante.
SUBDIRECTOR DE 16 − Informa vía correo electrónico al Coordinador de Almacenes lo procedente para
ALMACENES Y este caso, quien procede en consecuencia.
ABASTECIMIENTOS O
GERENTE DE ALMACENES
E INVENTARIOS
SI PROCEDE VO. BO.

ÁREA SOLICITANTE 17 − Procede a dar el Visto Bueno de los bienes adquiridos firmando y anotando
nombre, cargo y fecha en la factura original.
JEFE DE ALMACÉN 18 − Recibe factura original con el Vo. Bo. del área solicitante y turna al responsable
del área de Entradas para su trámite.
BIENES NO INVENTARIABLES

RESPONSABLE DEL 19 − Recibe factura y/o remisión del proveedor con el Vo. Bo. del área solicitante, y
ÁREA DE ENTRADAS registra el alta y estampa sello de recibo, conteniendo lo siguiente y devuelve
factura original al proveedor e ingresa una copia al expediente del contrato:
• Número de Contrato.
• Número de alta.
• Fecha.
• Firma del Jefe de Almacén.
20 − Captura y emite reporte de entrada al almacén en original, firma y turna al Jefe
de Almacén, anexando copia de la entrada para su revisión.
JEFE DEL ALMACÉN 21 − Recibe y verifica la documentación.
DATOS INCORRECTOS

22 − Devuelve al responsable del área de Entradas para su corrección.


RESPONSABLE DEL 23 − Recibe documentos, corrige y turna al Jefe de Almacén para firma, continúa en
ÁREA DE ENTRADAS actividad No. 24.
DATOS CORRECTOS

JEFE DE ALMACÉN 24 − Recibe, revisa, firma y turna al Coordinador de Almacenes, para firma.
COORDINADOR DE 25 − Recibe, verifica y firma, devolviendo al responsable del área de entradas.
ALMACENES
BIENES INVENTARIABLES

RESPONSABLE DEL 26 − Entrega al Coordinador de Inventarios factura y/o remisión del proveedor con el
ÁREA DE ENTRADAS Vo. Bo. del área solicitante.
COORDINADOR DE 27 − Recibe factura y/o remisión con el Vo. Bo. del área solicitante, captura y emite
INVENTARIOS reporte de entrada al almacén en original y entrega a la responsable del área de
entradas junto con la factura y/o remisión original.
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ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE DEL 28 − Recibe reporte de entrada (inventariable o no inventariable) firmada y copia de


ÁREA DE ENTRADAS la factura y distribuye como sigue:
• Original del reporte de entrada.- Minutario.
• 1ª Copia fotostática del reporte de entrada y copia de la factura.-
Expediente.
• 2ª Copia fotostática del reporte de entrada.- Jefe de Sección que
corresponda.
29 − Archiva copia de la entrada y documentos generales por proveedor en su
expediente respectivo.
COORDINADOR DE 30 − Recibe del área de Sistemas de la Gerencia de Almacenes e Inventarios, las
ALMACENES pólizas de movimientos de entradas y las de salidas, en dos tantos, elabora
oficio dirigido al Gerente de Contabilidad, recaba firma del Gerente de
Almacenes e Inventarios y lo entrega junto con la impresión de las pólizas de
salidas y las de entradas.
31 − Archiva acuse de recibo y copia de la información contable entregada a la
Gerencia de Contabilidad mensualmente.

TERMINA PROCEDIMIENTO

RELACIÓN DE ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO:


6.2 ENTRADA DE ALMACÉN.
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DIAGRAMA DE FLUJO
JEFE DE ALMACÉN RESPONSABLE DEL JEFE DE SECCIÓN COORDINADOR DE SUBDIRECTOR DE ALMACENES Y
ÁREA DE ENTRADAS ALMACENES ABASTECIMIENTOS O GERENTE
DE ALMACENES E INVENTARIOS

INICIO Proveedor: Entrega en


1
ventanilla factura original y/o
remisión y una copia y
contrato original, para
Solicita contrato para verificar revisión.
la recepción de los bienes. Recibe factura y/o remisión,
coteja su copia del contrato
con los documentos,
verifica que los bienes a
NO Verifica requisitos fiscales en recibir cumplan con las
el caso de factura y datos del especificaciones y
Procede contrato. características señaladas
SI y/o de conformidad con la
muestra, folleto o diseño
Indica al proveedor entregue la entregado por la Gerencia
documentación a la de Adquisiciones.
responsable del área de SI
Entradas en la ventanilla. Datos
Correctos SI

NO Correctos
Devuelve los documentos al
proveedor y no se reciben los NO
bienes. Devuelven doctos al
proveedor para su
corrección. Notifica al proveedor al Informa diferencias detec-
detectar diferencia, indicán- tadas al Subdirector de
dole que no se recibe por Almacenes y Abasteci-
FIN no cumplir características y mientos, al Gerente de
Turna al Jefe de Almacén especificaciones del Almacenes e Inventarios y
para coordinar su recepción. contrato y/o muestra, e al Área requirente para
informa al Jefe del Almacén recibir indicaciones.
Recibe factura y/o remisión del o Coord. de Almacenes.
proveedor, coordina la
recepción de bienes de
consumo e instrumentales con 2
Recibe bienes, coloca en
el subjefe del Almacén y Jefe
de Sección, turnando los un lugar para posterior-
documentos al Jefe de de mente el área solicitante dé
su vo.bo. de aceptación.
Sección para su verificación.
Informa al Subdirector de
Almacenes y Abasteci-
mientos y Gerente de Informa al Coordinador de
Almacenes e Inventarios el Almacenes lo procedente
Firma de recibo, estampa resultado de la verificación para este caso, quien
1 física de los bienes procede en consecuencia.
fecha y sellos de “Sujeto a
Revisión” y “Sin adquiridos, realizada por el
responsabilidad para el área solicitante.
Solicita la participación de Organismo”, “Para Vo.Bo
un representante del área del Área solicitante”, según
solicitante de los bienes, el caso de bienes a recibir. FIN
para dar su Visto Bueno.

Informa al Jefe del Almacén


SI la recepción de los bienes.
Procede Vo.Bo
del área

NO

SI
Informa al Coordinador de
Almacenes que el área
solicitante no otorgó el Bienes
Vo.Bo. y los motivos. Inventariables 1

NO

2 Recibe factura y/o remisión


del proveedor con Vo. Bo. del
área solicitante, y registra alta,
Área Solicitante: Da Vo. estampa sello de recibo y
Bo de bienes adquiridos devuelve factura original al
firmando y anotando proveedor e ingresa una copia
nombre, cargo y fecha en la al expediente del contrato.
factura original.

Recibe factura original con Captura y emite reporte de


el Vo. Bo. del área entrada al almacén en original,
solicitante y turna al firma y turna al Jefe de
responsable del área de Almacén, anexando copia de
Entradas para su trámite. la entrada para su revisión.

Recibe y verifica la
documentación.

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JEFE DE ALMACÉN RESPONSABLE DEL COORDINADOR DE COORDINADOR DE


ÁREA DE ENTRADAS ALMACENES INVENTARIOS
2

SI

Datos
Correctos

NO

Devuelve al responsable Recibe documentos, corrige


del área de Entradas para y turna al Jefe de Almacén
su corrección. para firma.

Recibe, revisa, firma y turna Recibe, verifica y firma,


al Coordinador de devolviendo al responsable
Almacenes, para firma. del área de entradas.

Entrega al Coordinador de
Inventarios factura y/o Recibe factura y/o remisión
remisión del proveedor con con el Vo. Bo. del área
el Vo. Bo. del área solicitante, captura y emite
solicitante. reporte de entrada al
almacén en original y
entrega a la responsable
del área de entradas junto
con la factura y/o remisión
original.

Recibe reporte de entrada


(inventariable o no
inventariable) firmada y
copia de la factura y
distribuye.

Archiva copia de la entrada


y documentos generales
por proveedor en su Recibe del área de Sistemas
expediente respectivo. de la Gerencia de Almacenes
e Inventarios, las pólizas de
movimientos de entradas y
las de salidas, en dos tantos,
elabora oficio dirigido al
Gerente de Contabilidad,
recaba firma del Gerente de
Almacenes e Inventarios y lo
entrega junto con la impresión
de las pólizas de salidas y las
de entradas.

Archiva acuse de recibo y


copia de la información
contable entregada a la
Gerencia de Contabilidad
mensualmente.

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PROCEDIMIENTO (CONTINÚA)

Unidad Responsable: GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

4.4 Procedimiento: SUMINISTRO DE BIENES

Objetivo Entregar al área solicitante los bienes de consumo e instrumentales adquiridos


por el Organismo, mediante la salida de almacén vía sistema, así como realizar
el seguimiento de los mismos, hasta confirmar su recepción.

Políticas 1. El responsable del área de Salidas debe proceder a elaborar la salida de


los bienes en el Sistema de Almacenes conforme a la requisición
correspondiente, cuadro de distribución o pedido del área operativa.

2. El Jefe de Sección debe custodiar, registrar y entregar al área que indica


la “Salida del Almacén”, los bienes de consumo e instrumentales.

3. El Jefe del Almacén Central debe verificar que los bienes de consumo
sean suministrados de acuerdo al Programa de Distribución
proporcionado por las Áreas solicitantes y los instrumentales sólo si están
debidamente plaqueados o grabados por la Coordinación de Inventarios.

4. Los “Pedidos Trimestrales” de suministros podrán contener: fecha, área a


la que se suministrará, período trimestral al que corresponde, número de
requisición a la que se afectará, identificación o nombre del bien
solicitado, cantidad solicitada, unidad de medida y firma original del
Gerente de Suministros Operativos.

5. Los formatos de “Salida del Almacén” deben contener como mínimo dos
firmas.

6. El Jefe del Almacén Central debe suministrar los bienes en el domicilio


que señale el área solicitante cuando de trate del Área Metropolitana y en
las instalaciones del Centro de Despachos Vía Terrestre “Pantaco”
mediante Circuitos Postales cuando se trate de Oficinas Postales o
Centros de Depósitos Masivos y mediante Rutas Postales cuando sea al
Interior del país.

7. Una vez suministrado los bienes de consumo e instrumentales en general


a las áreas solicitantes, no se recibirán devoluciones de los mismos.

8. Con objeto de verificar la entrega de bienes y materiales a las áreas del


Organismo, en colaboración con la Gerencia de Suministros Operativos,
se realizará el seguimiento de los mismos, hasta confirmar su recepción.
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9. Cuando se trate de suministros de bienes inventariables, es


responsabilidad de las áreas usuarias informar y remitir las cédulas de
transferencia a la Coordinación de Inventarios para actualizar el control y
registro de los inventarios en el sistema institucional del Organismo.

10. Las áreas a las que se les hayan entregado bienes mediante rutas
postales o circuitos, deben enviar en un lapso de 5 días hábiles, a partir
de la fecha de recepción de los bienes de consumo e instrumentales, el
acuse de recibo original con Nombre, Cargo y Firma autógrafa de quien
recibió y sello del área a la que pertenece.

11. El Responsable de Salidas se hará cargo del seguimiento y recepción de


los acuses de recibo originales señalados en el punto anterior.

12. Es responsabilidad del Jefe de Sección, reportar inmediatamente por


escrito al Jefe del Almacén cualquier faltante que haya determinado en
sus recuentos periódicos de bienes a su cargo, quien procederá a realizar
la aclaración que corresponda con el Coordinador del Almacén.

13. El Jefe de Almacén debe vigilar que se cumpla con las fechas del cierre
del mes, el cual lo debe de hacer el día último hábil de cada mes.

14. El Gerente de Almacenes e Inventarios debe entregar mensualmente el


cierre de registro de movimientos al Gerente de Contabilidad, dentro de
los primeros cinco días hábiles del mes siguiente al que se reporta.
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ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN

COORDINADOR DE 1 − Recibe de la responsable del área de Requisiciones copia de la relación y


ALMACENES original de las requisiciones que se gestionaron para compra y de aquellas que
se surtirán de las existencias del Almacén y entrega al responsable del Área de
salidas para programar su atención.
2 − Recibe del área encargada de los suministros operativos los “pedidos
trimestrales” con cargo a las requisiciones de materiales operativos.
RESPONSABLE DEL 3 − Recibe del Coordinador de Almacenes según corresponda:
ÁREA DE SALIDAS
a) Relaciones y requisiciones que se gestionaron para compra, en su caso los
cuadros de distribución y en orden consecutivo programa su atención en
cuanto ingresen al Almacén los bienes.
b) Relaciones y requisiciones que se surtirán de las existencias del Almacén,
en su caso los cuadros de distribución y en orden consecutivo programa su
atención.
c) “Pedidos trimestrales” de materiales operativos y en orden consecutivo
programa su atención.
4 − Procesa en el Sistema de Almacenes los datos correspondientes para surtir las
requisiciones y cuadros de distribución.
5 − Imprime el documento “salida de almacén”, en cuatro tantos y turna al Jefe del
Almacén para su firma.
JEFE DE ALMACÉN 6 − Recibe la “Salida de Almacén”, revisa, firma y turna al Coordinador de
Almacenes para su firma.
COORDINADOR DE 7 − Recibe, revisa, firma y turna al Gerente de Almacenes e Inventarios para firma.
ALMACENES
GERENTE DE 8 − Recibe “Salida de Almacén”, revisa, firma y devuelve al Coordinador de
ALMACENES E Almacenes.
INVENTARIOS
COORDINADOR DE 9 − Turna al Jefe del Almacén para su atención.
ALMACENES
JEFE DE ALMACÉN 10 − Entrega al Subjefe del Almacén para preparar los bienes para su despacho.
SUBJEFE DE ALMACÉN 11 − Recibe el documento “salida de almacén”, programa y coordina el surtimiento
con los jefes de sección.
JEFE DE SECCIÓN 12 − Recibe el documento “salida de almacén” y retira de los anaqueles los bienes a
suministrar y registra en “Hoja de Estante”.
SUBJEFE DE ALMACÉN Y 13 − Revisan, cuentan y envalijan los bienes a suministrar y entregan al área
JEFE DE SECCIÓN solicitante.
ÁREA SOLICITANTE 14 − Local (entrega directa).- Verifica, cuenta y firma de conformidad la “salida de
almacén” de los bienes recibidos y se queda con un tanto.
15 − Local y Foráneo (entrega mediante circuitos y rutas postales).- Se deposita
dentro de la valija dos tantos de la salida de almacén, una para el área
solicitante y otra para regresar al Almacén como acuse, lo cual se entrega en la
Gerencia de Despachos Vía Terrestres “Pantaco” para su envío.
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ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN

SUBJEFE DE ALMACÉN 16 − Entrega copia de la “salida de almacén” al Jefe de Sección:


• Local.- Turna el original de la “salida del almacén” al responsable del área
de Salidas.
• Foráneo.- Turna un tanto de la “salida de almacén” y la forma 277 al
responsable del área de Salidas en tanto se recibe el acuse de recibo.
RESPONSABLE DEL 17 − Recibe la “salida del almacén” y distribuye la documentación de la forma
ÁREA DE SALIDAS siguiente:
• Local.- Se archiva en el minutario del Almacén.
• Foráneo.- Se archiva en el minutario del Almacén (en tanto regresa el
acuse del área foránea).
COORDINADOR DE 18 − Recibe del área de Sistemas de la Gerencia de Almacenes e Inventarios las
ALMACENES pólizas de movimientos de salidas y las de entradas, en dos tantos, elabora
oficio dirigido al Gerente de Contabilidad recaba firma del Gerente de
Almacenes e Inventarios y entrega junto con la impresión de las pólizas de
salidas y las de entradas.
19 − Archiva acuse de recibo y copia de la información contable entregada a la
Gerencia de Contabilidad mensualmente.

TERMINA PROCEDIMIENTO

RELACIÓN DE ANEXOS DEL PROCEDIMIENTO:

6.1 REQUISICIÓN.
6.3 SALIDA DE ALMACÉN.
6.4 HOJA DE ESTANTE
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DIAGRAMA DE FLUJO

COORDINADOR DE RESPONSABLE DEL JEFE DE ALMACÉN COORDINADOR DE GERENTE DE ALMACENES E


ALMACENES ÁREA DE SALIDAS ALMACENES INVENTARIOS
INICIO Recibe según corresponda:
Relaciones y requisiciones
que se gestionaron para
compra, en su caso los
Recibe copia de la relación y cuadros de distribución y en
original de las requisiciones orden consecutivo programa
que se gestionaron para su atención en cuanto
compra y aquellas que se ingresen al Almacén los
surtirán de las existencias bienes.
del Almacén y entrega al Relaciones y requisiciones
responsable del Área de que se surtirán de las
salidas para programar su existencias del Almacén, en
atención. su caso los cuadros de
distribución y en orden
consecutivo programa su
atención.
Recibe del área encargada “Pedidos trimestrales” de
de los suministros operativos materiales operativos y en
los “pedidos trimestrales” orden consecutivo programa
con cargo a las requisiciones su atención.
de materiales operativos.

Procesa en el Sistema de
Almacenes los datos
correspondientes para surtir
las requisiciones y cuadros
de distribución.

Recibe la “Salida de Recibe, revisa, firma y turna Recibe “Salida de Almacén”,


Imprime el documento
“salida de almacén”, en Almacén”, revisa, firma y al Gerente de Almacenes e revisa, firma y devuelve.
cuatro tantos y turna al Jefe turna al Coordinador de Inventarios para firma.
Almacenes para su firma.
del Almacén para su firma.

Entrega al Subjefe del Turna al Jefe del Almacén


Almacén para preparar los para su atención.
bienes para su despacho.

2 1

Recibe del área de Sistemas


las pólizas de movimientos
Recibe la “salida del
de salidas y las de entradas,
almacén” y distribuye la
en dos tantos, elabora oficio
documentación de la forma
dirigido al Gerente de
siguiente:
Contabilidad recaba firma
Local.- Se archiva en el del Gerente de Almacenes e
minutario del Almacén. Inventarios y entrega junto
Foráneo.- Se archiva en el con la impresión de las
minutario del Almacén (en pólizas de salidas y las de
tanto regresa el acuse del entradas.
área foránea).

Archiva acuse de recibo y


copia de la información
contable entregada a la
Gerencia de Contabilidad
mensualmente.

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SUBJEFE DE ALMACÉN JEFE DE SECCIÓN ÁREA SOLICITANTE

Recibe el documento “salida Recibe el documento “salida


de almacén”, programa y de almacén” y retira de los
coordina el surtimiento con anaqueles los bienes a
los jefes de sección. suministrar y registra en
“Hoja de Estante”.

Revisan, cuentan y envalijan Local (entrega directa).-


los bienes a suministrar y Verifica, cuenta y firma de
entregan al área solicitante. conformidad la “salida de
almacén” de los bienes
recibidos y se queda con un
tanto.

Local y Foráneo (entrega


mediante circuitos y rutas
postales).- Se deposita
dentro de la valija dos tantos
de la salida de almacén, una
para el área solicitante y otra
para regresar al Almacén
como acuse, lo cual se
entrega en la Gerencia de
Despachos Vía Terrestres
“Pantaco” para su envío.

Entrega copia de la “salida


de almacén” al Jefe de
Sección:
Local.- Turna el original de
la “salida del almacén” al
responsable del área de
Salidas.
Foráneo.- Turna un tanto de
la “salida de almacén” y la
forma 277 al responsable del
área de Salidas en tanto se
recibe el acuse de recibo.

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PROCEDIMIENTO (CONTINÚA)

Unidad Responsable: GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

4.5 Procedimiento: TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS

Objetivo Llevar a cabo la Toma Física de los Inventarios con la finalidad de tener un
control real de la existencia de bienes de consumo e instrumentales en el
Almacén Central de SEPOMEX.

Políticas 1. El Subdirector de Almacenes y Abastecimientos debe de establecer las


medidas necesarias para que se lleven a cabo en el Almacén Central
inventarios físicos totales dos veces por año y por muestreo físico cada
tres meses.
2. Los muestreos antes mencionados deben considerar por lo menos los 20
bienes de mayor cantidad respecto del inventario total.
3. Debe entenderse que en el segundo inventario por muestro físico que se
lleve a cabo en los almacenes no deben considerarse los bienes del
muestreo anterior, en ambos casos se debe contar con evidencia
documental, misma que se debe remitir al Subdirector de Almacenes y
Abastecimientos.
4. El Subdirector de Almacenes y Abastecimientos debe solicitar para la
Toma Física de Inventarios totales, la participación de las siguientes
áreas:
• Gerencia de Almacenes e Inventarios: El Gerente.
• Coordinador de Almacenes: El Coordinador y todo el personal que
labora en esta área.
• Gerencia de Contabilidad: Quien sea designado.
• Órgano Interno de Control: Quien sea designado.
• Auditoría Externa: Quien sea designado.
5. El Gerente de Almacenes e Inventarios debe supervisar que la toma física
del inventario se realice en estricto apego a la normatividad en la materia.
6. El Coordinador de Almacenes debe informar que cualquier situación que
se presente durante el inventario no prevista en este procedimiento, será
resuelta por los integrantes de la mesa de control.
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ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN

ACTIVIDADES PREVIAS A LA TOMA FÍSICA

COORDINADOR DE 1 − Coordina y supervisa los trabajos del orden y acomodo de los bienes previos a
ALMACENES la Toma Física.
2 − Instruye a los responsables de las áreas de entradas y salidas para realizar el
llenado de los marbetes con los datos descriptivos del artículo conforme se tiene
registrado en Kardex o listado de existencias y entregan al Jefe del Almacén
clasificados por familias de bienes.
JEFE DE ALMACÉN 3 − Atiende las instrucciones del Coordinador de Almacenes a efecto de cumplir con
las actividades de orden y acomodo de los bienes, previos a la Toma Física.
4 − Prepara el corte documental como se indica a continuación:
• Entradas.- Copia del documento que ampare la última entrada recibida al
día 30 ó 31, según periodo correspondiente.
• Salidas.- Copia de la última salida de suministro al 30 ó 31, según periodo
correspondiente.
5 − Integra grupos por secciones y designa a la persona que estará al frente de
cada grupo para el conteo de los bienes de consumo e instrumentales.
6 − Entrega marbetes al responsable de cada grupo para su colocación e
identificación de los artículos.
7 − Realiza en compañía del responsable del grupo un recorrido visual para
confirmar que hayan sido colocados los marbetes en la totalidad de los bienes
existentes en el Almacén.
8 − Instala la mesa de control con personal de las siguientes áreas:
• Jefe del Almacén: Responsable de la mesa de control.
• Jefe de área de la Gerencia de Contabilidad: como supervisor de la Toma
Física.
• Auditor del Órgano Interno de Control: Como supervisor de la Toma Física.
• Auditor de Auditoría Externa: como supervisor de la Toma Física.
9 − Elabora el resumen de marbetes con la siguiente información:
• Identifica la numeración total de marbetes útiles.
• Confirma folios de marbetes utilizados para cada familia de bienes de
consumo e instrumentales.
• Identifica los marbetes no utilizados.
• Identifica los marbetes llenados erróneamente.
10 − Elabora relación del personal que participará en la Toma Física del Inventario,
señalando al grupo al que están integrados.
11 − Establece la integración de los grupos de trabajo que intervengan en la Toma
Física (1er. y 2do. y si es el caso el 3er. Conteo) de cada una de las familias de
bienes de consumo e instrumentales.
ACTIVIDADES DURANTE LA TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO

GRUPOS DE CONTEO 12 − Realizan el 1er. y 2do. Conteos.


13 − Realizan el llenado de los marbetes con las cantidades contadas y los rubrican.
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ACT.
RESPONSABLE NO.
DESCRIPCIÓN

GRUPOS DE CONTEO 14 − Entregan al encargado de cada sección los marbetes de los conteos ya
realizados.
JEFE DE SECCIÓN DEL 15 − Reciben de los grupos de conteo, los marbetes de los conteos ya realizados y
ALMACÉN entrega a la mesa de control.
16 − Asisten a los integrantes de la mesa de control para aclarar cualquier
discrepancia que pudiera presentarse entre el 1er. y 2do. conteo.
MESA DE CONTROL 17 − Verifica que se efectúen dos conteos al 100% de los bienes en existencia en el
Almacén.
18 − Recibe de los encargados de cada sección los marbetes de los conteos ya
realizados.
19 − Controlará las secciones 1 y 2 de los marbetes del 1er. y 2do. conteo.
20 − Coteja las cantidades reportadas en la sección 1 y 2 de los marbetes (1er. y
2do. conteo) para verificar que no exista diferencias entre ambas secciones.
SI HUBIERA DIFERENCIAS ENTRE EL 1ER. Y 2DO. CONTEO

21 − Asigna un grupo distinto a los que participaron en los conteos anteriores para
efectuar un 3er. recuento y definir las cantidades correctas de existencia.
22 − Confirma en el listado de existencias del Sistema las existencias físicas
indicadas en los marbetes de cada uno de los bienes del 3er conteo.
COORDINADOR DE 23 − Prepara el acta de terminación de Inventario y carpeta con resumen del
ALMACENES inventario realizado del semestre que se trate, en cuatro tantos cada uno, con el
apoyo del Jefe del Almacén, en el que se hace constar nombre y cargo de
quienes intervinieron.
24 − Envía acta de terminación de Inventario y carpeta con resumen del inventario a
las áreas participantes para su revisión y en su caso firma.
25 − Recabadas las firmas de todos los participantes en los cuatro tantos del acta y
la carpeta de resumen, elabora oficio para la entrega formal de un tanto original
a cada uno de los participantes.

TERMINA PROCEDIMIENTO
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DIAGRAMA DE FLUJO

COORDINADOR DE JEFE DE ALMACÉN GRUPOS DE CONTEO JEFE DE SECCIÓN DEL MESA DE CONTROL
ALMACENES ALMACÉN
ACTIVIDADES PREVIAS
Atiende las instrucciones del ACTIVIDADES DURANTE LA Verifica que se efectúen dos
Coordinador de Almacenes a TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO Reciben de los grupos de
A LA TOMA FÍSICA conteos al 100% de los
efecto de cumplir con las conteo, los marbetes de los bienes en existencia en el
actividades de orden y conteos ya realizados y
Realizan el 1er. y 2do. Almacén.
acomodo de los bienes, entrega a la mesa de control.
previos a la Toma Física. Conteos.
INICIO

Prepara el corte documental: Recibe de los encargados de


Asisten a los integrantes de cada sección los marbetes
Coordina y supervisa los Entradas.- Copia del Realizan el llenado de los la mesa de control para de los conteos ya realizados.
trabajos del orden y documento que ampare la marbetes con las cantidades aclarar discrepancia que se
acomodo de los bienes última entrada recibida al día contadas y los rubrican. presente entre el 1er. y 2do.
previos a la Toma Física. 30 ó 31, según periodo conteo.
correspondiente.
Salidas.- Copia de la última
salida de suministro al 30 ó
31, según periodo Entregan al encargado de Controlará las secciones 1 y
correspondiente. cada sección los marbetes 2 de los marbetes del 1er. y
Instruye a las áreas de
entradas y salidas para de los conteos ya realizados. 2do. conteo.
realizar el llenado de los
marbetes con los datos
descriptivos del artículo Integra grupos por secciones
conforme el registro Kardex y designa a la persona que
o listado de existencias y estará al frente de cada
entregan al Jefe del Almacén grupo para el conteo de los
bienes de consumo e Coteja las cantidades
clasificados por familias de reportadas en la sección 1 y
bienes. instrumentales.
2 de los marbetes (1er. y
2do. conteo) para verificar
que no exista diferencias
entre ambas secciones.
Entrega marbetes al
responsable de cada grupo
para su colocación e
identificación de los SI HUBIERA DIFERENCIAS
artículos. ENTRE EL 1ER. Y 2DO.
CONTEO

Realiza con el responsable


del grupo un recorrido visual Asigna un grupo distinto a
para confirmar que hayan los que participaron en los
sido colocados los marbetes conteos anteriores para
en la totalidad de los bienes efectuar un 3er. recuento y
existentes en el Almacén. definir las cantidades
correctas de existencia.

Instala la mesa de control


con las áreas: Jefe del Confirma en el listado de
Almacén: Responsable de la existencias del Sistema las
Prepara acta de terminación existencias físicas indicadas
de Inventario y carpeta con mesa de control, Jefe de
área de la Gerencia de en los marbetes de cada uno
resumen del inventario de los bienes del 3er conteo.
realizado del semestre que Contabilidad: como
se trate, en 4 tantos c/u, con supervisor de la Toma
el apoyo del Jefe del Física. Auditor del Órgano
Almacén, en el que se hace Interno de Control: Como
constar nombre y cargo de supervisor de la Toma
quienes intervinieron. Física. Auditor de Auditoría 1
Externa: como supervisor de
la Toma Física.

Elabora el resumen de
marbetes con la información
respectiva.
Envía acta de terminación de
Inventario y carpeta con
resumen del inventario a las
áreas participantes para su
revisión y en su caso firma.

Elabora relación del


personal que participará en
la Toma Física del
Inventario, señalando al
Recabadas las firmas de
todos los participantes en los grupo al que están
integrados.
cuatro tantos del acta y la
carpeta de resumen, elabora
oficio para la entrega formal
de un tanto original a cada
uno de los participantes.

Establece la integración de
los grupos de trabajo que
intervengan en la Toma
Física (1er. y 2do. y si es el
caso el 3er. Conteo) de cada
FIN una de las familias de bienes
de consumo e
instrumentales.
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5. GLOSARIO

Acuse: Remitir la Salida de Almacén debidamente firmada y sellada por la persona


encargada de recibir los bienes de consumo e instrumentales, en las
Coordinaciones Estatales o Regionales.
Almacén Central Sitio o lugar donde se guardan bienes de consumo e instrumentales propiedad del
Organismo.
Bienes de Consumo Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las
áreas, tienen un desgaste parcial o total.
Bienes Instrumentales Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las
actividades que realizan las áreas administrativas u operativas del Organismo,
siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de
manera individual.
CABM Catalogo de Adquisiciones, Bienes Muebles de la Secretaría de Función Pública,
por medio del cual se controlan las claves de bienes de consumo e instrumentales
del Sector Público.
Captura Registro de información que se hace en el sistema institucional.
Características Es la forma de detallar los componentes de un bien a comprar.
Cédula de Transferencia Es el formato que se elabora para que las Unidades Administrativas del
Organismo, reporten sus cambios de bienes instrumentales por asignación o baja,
según sea el caso.
Contrato Documento revestido de forma establecida por la Ley, en el cual dos o más
personas consienten en obligarse a lo asentado en el mismo y en el que se
especifique con precisión las características y descripción de los bienes de
consumo e instrumentales, cantidades, unidad de medida, precios unitarios e
importe total, vigencia de entregas de bienes adquiridos por el Organismo.
Custodia Los bienes de consumo e instrumentales que se guardan temporalmente en las
instalaciones del almacén central.
Especificaciones Es la forma de explicar en particular las características de los bienes de consumo e
instrumentales a comprar.
Expediente y/o minutario Conjunto de documentos que integra un legajo para consulta.
Factura Es el documento fiscal que refleja cantidad, precios unitarios, importes totales,
descripción y características de los bienes de consumo e instrumentales
comprados.
Marbete Es el formato que se utiliza para identificar los bienes de consumo e
instrumentales en la toma física de inventarios.
Minuta Es el documento escrito por el usuario, donde hace constar los hechos que
permitan dar la opinión de aceptar o rechazar los bienes de consumo e
instrumentales requeridos y depositados por el proveedor en el Almacén Central.
Proveedor Es la persona física o moral que abastece o entrega los bienes comprados por el
Organismo.
Remisión Es el documento que refleja cantidad, precios unitarios, importes totales,
descripción y características de los bienes de consumo e instrumentales
comprados.
Requisición Es el Formato que se utiliza para solicitar los bienes de consumo e instrumentales
requeridas para el desarrollo de las actividades en las áreas administrativas u
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operativas del Organismo. Sin este documento no se puede atender peticiones de


suministro de bienes o compra de los mismos.
Requisitos fiscales Información fiscal contenida en las facturas que presenta el proveedor al entregar
los bienes al almacén, como; nombre de la empresa (física o moral), R.F.C.,
domicilio de la empresa, número de la factura, fecha, impresión de la cedula de
registro, entre otras.
Titular Funcionario Público que tiene un cargo de mando medio o superior en el
Organismo.
Toma Física Es el recuento físico de los bienes de consumo e instrumentales existentes en los
almacenes del Organismo.
Unidad Administrativa Partes en la que se subdivide la estructura organizacional del Servicio Postal
Mexicano, y a las cuales se les han asignado funciones, responsabilidades
específicas y una asignación presupuestal; Dirección General, Órgano Interno de
Control y Direcciones de Área, Subdirecciones Gerencias, y Centros de Trabajo.
Vigencia Es el tiempo estipulado en el contrato que tiene el proveedor para entregar los
bienes de consumo e instrumentales comprados.
Visto Bueno (Vo. Bo.) Es la acción que se realiza por el Área requirente para extender por escrito la
aprobación de aceptación de bienes de consumo e instrumental comprados para el
Organismo.
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6. ANEXOS
ANEXO 6.1 REQUISICIÓN

FORMA S.P.M. 583

1) AREA SOLICITANTE 2) HOJA ____ DE _____


Dirección: 3) FECHA DE ELABORACIÓN
Subdirección: DIA MES AÑO
Gerencia
4) No. DE REQUISICIÓN

REQUISICIÓN
5) CLAVE PRESUPUESTAL
LITERALES GF FN SF PG AI IPP UR CCPD TG FF GE
CLAVE

10) SUB
6) PARTIDA 7) CANTIDAD 8) UNIDAD 9) CLAVE 11) DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACION DE LOS BIENES REQUERIDOS
CODIGO

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

14

15

12) OBSERVACIONES:

13) SOLICITA: 14) AUTORIZA

NOMBRE, CARGO Y FIRMA NOMBRE, CARGO Y FIRMA

NOTAS
1.- Para cualquier modificación a esta requisición, deberá solicitarla a la Gerencia de Almacenes e Inventarios por medio de oficio signado por el mismo servidor público que la autorizó o
por quien se encuentre en el cargo, debiendo mencionar el número de
2.- Esta requisición deberá entregarse en original y tres copias.
3.- Significado de la Clave presupuestal
GF Grupo Funcional IPP Identificador del Programa Presupuestario GE Gasto Específico
FN Función UR Unidad Responsable
SF Subfunción CCPD Capítulo, Concepto y Partida
PG Programa TG Tipo de Gasto
AI Actividad Institucional FF Fuente de Financiamiento
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INSTRUCTIVO DEL ANEXO 6.1

REQUISICIÓN

CAMPO CONTENIDO
1. Área solicitante Anote el nombre completo del área que expide la requisición. La Dirección,
Subdirección y Gerencia a que pertenece.
2. Hoja ____ de Indique progresivamente en el espacio en blanco el número de hojas del total de las
______ mismas que integran la requisición.
3. Fecha de Anote la fecha en que la Unidad Administrativa elabora la requisición, con números
elaboración arábigos en orden de: día, mes y año.
4. No. de Requisición Este recuadro es para uso exclusivo del área de Requisiciones, donde se anota de
manera consecutiva el número de requisición que le corresponde en relación con las
que se reciben de todo el Organismo.
5. Clave Presupuestal Anote la clave presupuestal asignada a la unidad administrativa por la Gerencia de
Presupuesto. En caso de existir alguna duda al respecto dirigirse a la Gerencia
mencionada para mayor información. Esta información será aplicada para identificar
los gastos programáticos en el capítulo del ejercicio y control presupuestal.
6. Partida Anote progresivamente el número de partidas de que consta la requisición. Ejemplo:
001, 002, 003, etc.
7. Cantidad. Indique la cantidad de bienes solicitados.

8. Unidad Indique la unidad de medida o presentación común del bien solicitado de acuerdo al
“Catálogo de Bienes”. Ejemplo: paquete, pieza, galón, kilogramo, metro, etc.
9. Clave Anote la clave del bien requerido de acuerdo al “Catálogo de Bienes”. En casos
especiales, tratándose de la solicitud de bienes que no se encuentran especificados en
el catálogo de bienes es indispensable para dar trámite a la requisición, solicitar por
oficio a la Subdirección de Almacenes y Abastecimientos la designación de una clave
para dichos bienes.
10. Subcódigo Anote el subcódigo del bien requerido de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.

11. Descripción y Anote la descripción y especificaciones detalladas del artículo solicitado con el fin de
especificaciones de permitir una clara identificación.
los bienes requeridos
12. Observaciones Anote los comentarios y observaciones que necesite realizar sobre la requisición que
presenta y que son importantes para hacerlas del conocimiento de la Gerencia de
Almacenes e Inventarios.
13. Solicita Anote el nombre, cargo y firma del titular del área solicitante.

14. Autoriza Anote el nombre, cargo y firma del titular de la Subdirección o Dirección que
corresponda.
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ANEXO 6.2

ENTRADA DE ALMACÉN

SERVICIO POSTAL MEXICANO Fecha: 00/00/0000


Dirección Corporativa de Administración y Finanzas Hora de emisión: 00:00:00
Subdirección de Almacenes y Abastecimientos
Gerencia de Almacenes e Inventarios
LISTADO DE ALTAS POR COMPRA

1) No. de Entrada: 2) Fecha de entrada: 3) Pedido:


4) Factura: 5) Fecha de Factura
6) Proveedor:
7)Dependencia:

8) Partida No. 9) Clave y Nombre del Bien: 10) Unidad de Medida


11) Cantidad 12) Costo total:
13) No. de inventario 14) No. de folio 15) No. de serie 16) Costo unitario

17) Montos de la factura


Total de la factura
Subtotal de la factura
Total de descuento
Total de impuestos
Neto total de la factura
Alta a inventarios

18.- Firmas
CAPTURÓ REVISÓ Vo.Bo.

- Responsable de Entradas (para el caso de - Jefe de Almacén (para el caso de consumibles) - Coordinador de Almacenes (para el caso de consumibles)
consumibles) - Jefe de Inventarios, Bajas y Desalojos (para el - Coordinador de Inventarios (para el caso de inventariables)
- Capturista (para el caso de inventariables) caso de inventariables)
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INSTRUCTIVO DEL ANEXO 6.2


ENTRADA DE ALMACÉN

Con factura, requisición y contrato en la mano, capturar la siguiente información.

CAMPO CONTENIDO
1. No. de entrada Es un número consecutivo de 10 dígitos que el Sistema de Almacenes le asigna al
documento.
2. Fecha de entrada Anotar la fecha en que fue elaborada la entrada. Se indica día, mes y año.

3. Pedido Anotar el número del contrato o pedido, el cual consta de 8 dígitos, iniciando por el
año en que fue elaborado.
4. Factura Anotar el número de la factura o remisión que ampara los artículos que se van a dar
de alta.
5. Fecha de factura Anotar la fecha de la factura, indicando día, mes y año.

6. Proveedor Anotar el RFC y nombre del proveedor.

7. Dependencia Anotar la dependencia de donde se está haciendo la operación.

8. Partida No. Indicar de manera consecutiva el No. de partidas que se están capturando que
amparan una misma factura o remisión. Es un número de 10 dígitos y lo asigna
automáticamente el Sistema.
9. Clave y nombre del Indicar la clave y nombre del bien que se está capturando, de conformidad con el
bien Catálogo de Bienes.
10. Unidad de medida indicar la unidad de medida o presentación común del bien ejemplo: paquete, pieza,
galón, kilogramo, metro, etc.
11. Cantidad Capturar la cantidad de bienes que se están recibiendo.

12. Costo total. Capturar el costo total de los bienes, antes de impuestos y descuentos.

13. No. de inventario Con relación a los consumibles se refiere a la clave del bien que se menciona en el
punto 9. Con relación a los bienes instrumentales, capturar el número de inventario
preasignado para cada uno de los artículos que se están recibiendo.
14. No. de folio Únicamente se requisita cuando se da entrada a los bienes instrumentales, este
también es un número preasignado para cada uno de los artículos que se están
recibiendo.
15. No. de serie Capturar este número cuando por el tipo de bien se cuenta con él mismo. Ejemplo:
automóviles.
16. Costo unitario Capturar el costo unitario de cada uno de los bienes.

17. Montos de la factura Capturar los datos que se solicitan.

18. Firmas Una vez concluida la captura en el Sistema, se imprime el “Alta” y se procede a
validar mediante las firmas de las personas que se mencionan.
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ANEXO 6.3
SALIDA DE ALMACÉN
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SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTOS
GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS
COORDINACIÓN DE ALMACENES

SALIDA DE ALMACÉ N
Fecha: 00/00/0000
Hora: 00:00:00

1) No. DE SALIDA: 0000000000 2) FECHA DE SALIDA: 00/00/0000 3) ALMACÉN:


4) No. DE REQUISICIÓN: 0000000000
5) UNIDAD ADMINISTRATIVA:

6) CLAVE 7) ARTICULO 8) CANTIDAD 9) UNIDAD DEL AL 10) INVENTARIO

11) FIRMAS
EL JEFE DEL ALMACÉN 12) SELLO DE LA EL COORDINADOR DE ALMACENES
OFICINA RECEPTORA

___________________________ ____________________________
Nombre y firma Nombre y firma
RECIBÍ DE CONFORMIDAD Y EL GERENTE DE ALMACENES E
ACEPTADO INVENTARIOS

____________________________ ___________________________
Cargo, nombre y firma Nombre y firma
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INSTRUCTIVO DEL ANEXO 6.3

SALIDA DE ALMACÉN

Con requisición y/o pedido en mano, capturar la siguiente información:

CAMPO CONTENIDO
1. No. de Salida Es un número consecutivo de 10 dígitos que el Sistema de Almacenes le asigna al
documento.

2. Fecha de salida Anotar la fecha en que fue elaborada la salida. Se indica día, mes y año.

3. Almacén Anotar de cual almacén fue hecha la salida; del 01 Almacén Central o del 10 Almacén
Mexpost.

4. No. de Anotar el número de requisición a la que se afecta la salida en cuestión. Consta de 10


Requisición dígitos.

5. Unidad Anotar el nombre de la Unidad Administrativa a la que se le entregará el material que se


Administrativa menciona.

6. Clave Anotar la clave del bien requerido de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.

7. Artículo Anotar el nombre del artículo de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.

8. Cantidad Indicar la cantidad de bienes que ampara la salida.

9. Unidad Indicar la unidad de medida o presentación común del bien Ejemplo: paquete, pieza,
galón, kilogramo, metro, etc.

10. Inventario En caso de bienes instrumentales, anotar el número de inventario que ya fue asignado
previamente por la Coordinación de Inventarios.

Una vez concluida la captura en el Sistema, se imprime el “Alta” y se procede a validar mediante las:

11. Firmas Estampar la firma de las personas mencionadas en los recuadros.

12. Sello de la Estampar el sello de la oficina, la persona que recibió los bienes.
oficina receptora
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ANEXO 6.4

HOJA ESTANTE

HOJA DE ESTANTE
1) ALMACEN: ___________________:
Hoja __ de __

2) CLAVE DEL BIEN: X000000000000 3) NOMBRE DEL BIEN:

4) ENTRADAS 5) SALIDAS 6)Existencia


Proveedor Pedido Remisión Entrada Fecha Cantidad Área solicitante Salida Fecha Requisición Cantidad Actual
o factura

Totales Totales
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INSTRUCTIVO DEL ANEXO 6.4

HOJA ESTANTE

CAMPO CONTENIDO
1. Almacén Anotar a cual almacén pertenecen los bienes; al 01 Almacén Central o al 10 Almacén
Mexpost.

2. Clave del bien Anotar la clave del bien de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.

3. Nombre del bien Anotar el nombre del artículo de acuerdo al “Catálogo de Bienes”. Llenar una hoja por
cada uno de los bienes.

4. Entradas El Jefe de Sección anota el nombre del proveedor, el No. de contrato o pedido al que
corresponde, el No. de remisión o factura con la que el proveedor entregó los bienes, el
número de entrada que le correspondió del Sistema de Almacenes, la fecha en que
ingresó y la cantidad de bienes que ingresaron.

5. Salidas. El Jefe de Sección anota el nombre del área a la que se le entregan los bienes, El
número de salida que le correspondió del Sistema de Almacenes, la fecha en que salió,
la requisición a la que se afectó y la cantidad de bienes que salieron.

6. Existencias Indicar la cantidad de bies que resulta de restar a la cantidad de bienes entrantes, la
cantidad de bienes salientes, lo que da las existencias reales de cada uno de los bienes.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ALMACÉN CENTRAL

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 43 de 43


GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS Código: DCAF-PR-09-044 Rev. A1

7. VIGENCIA

Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización, quedando sin efecto

cualquier disposición, ordenamiento, lineamiento, política o procedimiento que se anteponga

al presente.