Month End Closing Procedures 

Overview: 
 
Throughout the month journal entry transactions are created by processing of accounts payable, accounts 
receivable, billing, cash receipts, etc.  The following is a checklist of recommended steps and reports to 
complete a month end closing. 
 
A listing of sub‐ledger reports is included to assist you in determining if the general ledger accounts are in 
balance to their related sub‐ledger reports.  It is recommended that this balancing routine is performed 
monthly as part of the month end closing process.  For the purpose of tying out, it is important to choose 
reports that are selected based on the posting period (rather than only by date).  Other important information 
related to balancing is addressed in this document, i.e., processes to avoid and how to research out of balance 
accounts. 
 
A listing of standard accounting journals and other analysis reports is also included that you may consider 
reviewing as part of your month end close process. 
 
Closing Process Checklist 
 
General Ledger Closing Process 
 
Process  Instructions 
 
  Close Posting Periods  After all entries related to A/P, A/R and Time Entry have been 
completed, close the related module’s posting periods.  Note the 
settings of the modules are independent of each other and can be 
closed at different times.  Set these modules as “Current” for the next 
Posting Period.  If using the Close Posting Period application, this will 
occur automatically.  Leave the GL as current and the next month 
should be set as “Open”. 
  Update to Summary  The Update to Summary process can be performed as often as 
needed, but must be run at least once a month.  The Update to 
 
Summary application summarizes all journal entries that have not 
been posted to the General Ledger Summary Table.  This must be run 
prior to the printing of financial statements. 
  Bank Reconciliation  Prepare the Advantage bank reconciliation and print the related 
report in Advantage. 
  Journal Entries  Use the journal entry options to standardize and automate manual 
journal entry processing: 
 Manual Journal Entries 
 Recurring Journal Entries 
 Import Journal Entries 
 Allocations 
  Print the Trial Balance  Use the Trail Balance Query Report to compare and confirm that key 
Query Report  GL account balances corresponds to their related sub‐ledger report. 

      Page 1 of 7 
 
Accounts Payable and Accounts Receivable Sub‐Ledger Reports 
 
Report  Report Location 
 
  Accounts Receivable  Advantage | Accounting | Reports | Month End Reports 
  Accounts Payable  Advantage | Accounting | Reports | Month End Reports 
 
Production Sub‐Ledger Reports 
 
Report  Report Location 
 
  Production WIP  Advantage | Accounting | Reports | Month End Reports 
  Deferred Sales  Advantage | Accounting | Reports | Month End Reports 
Production WIP – Several of these reports include the deferred sales 
balance information 
  Accrued AP  Advantage | Accounting | Reports | Month End Reports | Accrued 
Liability 
  Accrued Cost of Sales  Adassist | Accounting Reports | Accrued Cost of Sales 
 
Media Sub‐Ledger Reports 
 
Report  Report Location 
 
  Media WIP / Accrued AP  Advantage | Accounting | Reports | Month End Reports 
  Deferred Sales – Media  Adassist | Reports | Accounting Reports |Media Sales Reports 
Applies to companies where  Report 6‐Media Commissions Billed (Period, Client, IO) – V2 with 
Media Pre‐bill Income  report options selected: 
Recognition is set to  From Period and To Period:  Balancing Period 
“Insertion/Broadcast” or 
“Close Date” only  Include:  Deferred as of  To Period Only 
The Billing Amount column will equal the deferred sales media general 
ledger account 
  Deferred COS – Media  Adassist | Reports | Accounting Reports |Media Sales Reports 
Applies to companies where  Report 6‐Media Commissions Billed (Period, Client, IO) – V2 with 
Media Pre‐bill Income  report options selected: 
Recognition is set to  From Period and To Period:  Balancing Period 
“Insertion/Broadcast” or 
“Close Date” only  Include:  Deferred as of  To Period Only 
The Net Amount column will equal the deferred cost of sales media 
general ledger account 
 

Page 2 of 7
 
General Ledger Financial Statements 
 
Report  Report Location 
 
  Balance Sheet  Advantage | General Ledger | Report Writer | Report List 
  Income Statement  Advantage | General Ledger | Report Writer | Report List 
  Detail Trail Balance  Advantage | General Ledger | Queries & Reports | Detail by Acct Code 
Report 
  Summary Trail Balance  Advantage | General Ledger | Queries & Reports | Trial Balance Query 
 
Client Profitability Reports ‐ Client‐Level reports that tie back to the Income Statement (Sales/COS) 
 
Report  Report Location 
 
  Client Profit & Loss  Adassist | Management Reports | Client Profit & Loss Reports 
Various reporting options are available at a detail or summary level 
including the ability to include or exclude overhead allocation 
 
Standard Accounting Journals ‐ Additional Reports you may want to review. 
 
Report  Report Location 
 
  Cash Receipts Journal  Adassist | Accounting Reports | Cash Reports by Period 
  Check Register  Adassist | Accounting Reports | Check Register 
  Client Cash on Account  Adassist | Accounting Reports | Client Cash on Account 
  Client Costs by Vendor  Adassist | Accounting Reports | Client Costs by Vendor 
  Direct Expense Report  Adassist | Accounting Reports | Direct Expense Report 
  Disbursement Journal  Adassist | Accounting Reports | Check Register 
  Invoice Register  Adassist | Accounting Reports | Invoice Register 
  Outstanding Bank  Adassist | Bank Reports | Outstanding Items Listing 
Transactions 
  Purchase Journal  Adassist | Accounting Reports | Accounts Payable Reports | Debit 
Account Detail 
  Sales Journal  Adassist | Accounting Reports | Sales Journal 
  Vendor Charges by Job  Adassist | Accounting Reports | Vendor Charges by Job 
  Vendor Invoice by Client  Adassist | Accounting Reports | Vendor Invoice by Client 

Page 3 of 7
 
Processes to Avoid 
 
Below is a listing of processes that should be avoided 
 
It is important to understand the transactions posted to the general ledger accounts used in processing of 
accounts payable, billing and cash receipts are controlled by the system.  These general ledger accounts 
include: 
 Accounts Payable 
 Accounts Receivable 
 WIP 
 Deferred Sales (Media and Production) 
 Accrued Cost of Sales (Media and Production) 
 Accrued Accounts Payable (Media and Production) 
 Sales (Media and Production) 
 Cost of Sales (Media and Production) 
 
These accounts should not be used when processing the follow types of transactions. 
 Manual, recurring, imported and allocation journal entries 
 Accounts payable transactions posted on the non‐client tab 
 Bank reconciliation application entries for service charge, interest earned, electronic transfers and 
other miscellaneous entries 
 Client cash receipt adjustments and on account entries 
 Other cash receipts 
 
When posting client cash receipts on account transactions we recommend picking one account code to use.  
For example, post the transaction to the accounts receivable account or a client prepayment account. 
 
How to Research Out of Balances Between General Ledger Accounts and Sub‐Ledger Reports  
 
Accounts Payable and Accounts Receivable Accounts 
Report / GL Out of  Research Instructions  Research Report Locations 
Balance  
Accounts Payable  Print the two reports under  Adassist | Accounting Reports | 
Reconciliation – Accounts Payable,  Reconciliation – Accounts Payable 
Purchase Journal (By Credit Account)   
and Cash Disbursements Journal (By 
Debit Account) and compare to the  Advantage | General Ledger | Queries & 
General Ledger Detail by Account Code  Reports | Detail by Account Code Report 
report 
Accounts Receivable  Print the Reconciliation – Accounts  Adassist | Accounting Reports | 
Receivable Report(s); these reports will  Reconciliation – Accounts Receivable 
flag the transactions that are causing 
variances 
 

Page 4 of 7
 
Production Accounts 
Report / GL Out of  Research Instructions  Research Report Locations 
Balance  
Accrued AP (Accrued  Print the Sales Journal Report 25‐Sales  Adassist | Accounting | Sales Journal 
Liability)  Journal (Advance Billing Breakdown) 
Advantage | General Ledger | Queries & 
with Job Description report the General 
Reports | Detail by Account Code Report 
Ledger by Account Code report for the 
accrued accounts payable account and 
compare the Advance Billing Net column 
to the general ledger transactions 
posted (positive net amounts on the 
sales journal report are credits to the 
general ledger account, negative 
amounts are debits) 
Accrued Cost of Sales  Print the Accrued Cost of Sales Report by  Adassist | Accounting | Accrued Cost of 
Client/Division/Product and the General  Sales 
Ledger by Account Code report for the 
Advantage | General Ledger | Queries & 
accrued cost of sales account and  Reports | Detail by Account Code Report 
compare 
Deferred Sales  For the period out of balance, print the  Adassist | Accounting | Sales Journal 
Sales Journal 1‐Detailed Sales Journal  Advantage | General Ledger | Queries & 
and the General Ledger by Account Code  Reports | Detail by Account Code Report 
report for the deferred sales account 
and compare the Advance column on 
the sales journal report to the general 
ledger transactions posted 
Production WIP  For the period out of balance, print the  Adassist | Accounting | Work in Process 
Work in Process – 5‐Production WIP  Production 
Activity by GLXact report and the  Advantage | General Ledger | Queries & 
General Ledger by Account Code report  Reports | Detail by Account Code Report 
for the WIP account and compare 
 

Page 5 of 7
 
Media Accounts 
Report / GL Out of  Research Instructions  Research Report Locations 
Balance  
Media WIP / Accrued  Print the Reconciliation – Media WIP  Adassist | Accounting Reports | 
AP  Report, these reports will list the general  Reconciliation – Media WIP 
ledger transactions and flags what is 
causing the variance(s) 
Deferred Sales –  Report 6‐Media Commissions Billed  Adassist | Reports | Accounting Reports 
Media  (Period, Client, IO) – V2 and the general  |Media Sales Reports 
ledger by account code report for the 
Applies to companies  Advantage | General Ledger | Queries & 
deferred sales – media account and 
where Media Pre‐bill  Reports | Detail by Account Code Report 
compare 
Income Recognition is 
set to “Insertion /  On the 6‐Media Commissions Billed 
Broadcast” or “Close  report the “Amount” column will equal 
Date” only  the Deferred Sales Media account 
Deferred COS – Media  Report 6‐Media Commissions Billed  Adassist | Reports | Accounting Reports 
Applies to companies  (Period, Client, IO) – V2 and the general 
|Media Sales Reports 
ledger by account code report for the 
where Media Pre‐bill  Advantage | General Ledger | Queries & 
Income Recognition is  deferred cost of sales – media account  Reports | Detail by Account Code Report 
and compare 
set to “Insertion / 
Broadcast” or “Close  On the 6‐Media Commissions Billed 
Date” only  report the “Net Amount” column will 
equal the Deferred COS Media account 
 
 

Page 6 of 7
 
GL Entry Query 
 
The GL Entry Query found under Adassist Queries is a great tool for researching the transactions posted to a 
general ledger account.  This query allows you to select a range of posting periods and accounts and save the 
information to Excel. Note: This query will also be available in Advantage v6.20 in the General Ledger module. 
 
To run this query: 
 
1. Select the Posting Period(s) 
2. Select the General Ledger Account(s) 
3. Click on Run Query 
4. Click on Send to Excel 
5. You will be prompted to save the file, accept the file name GLDetailQTrans.xls or enter a different file 
name, select a location and click OK to save 
 

Page 7 of 7