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CIERRE DE PROYECTOS

Sesión 5: Pautas para la elaboración de informe de


Cierre de Proyectos en el BP.

MG. DAVID PALACIOS CAJALEÓN


¿Qué es el ciclo de un
proyecto?
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO
“Serie de acciones que producen un
resultado”
Iniciación
Planificación

Seguimiento
y Control Ejecución

Cierre
Cuando hablamos de CV del proyecto estamos haciendo referencia al
proceso de transformación de las ideas de inversión y el paso de los
proyectos durante su vida a través de las fases de Preinversión, Inversión,
Operación y Liquidación. Además de encontrarnos con constantes y
continuos sistemas evaluativos .
Corresponde a todos los estudios necesarios que se precisa adelantar antes de tomar la
decisión e intervenir o no.
Relación costos y tiempo
Relación costos e incertidumbre
En esta fase se realizan todas las actividades o tareas
tendientes a ejecutar físicamente el proyecto, como fue
planificado en la Fase de Preinversión, para así concretar los
beneficios netos estimados.

La Fase de Inversión se puede subdividir en dos etapas, la de

diseño y la de ejecución.
Esta fase consiste simplemente en la puesta en marcha del
proyecto para poder concretar así los beneficios netos
estimados en la Fase de Preinversión.

Tanto en la Fase de Inversión como en la de Operación se


deben llevar a cabo tareas de monitoreo y evaluaciones
concomitantes para mejorar y controlar las actividades que se
han planificado.
Es el momento en el que se da por finalizado el proyecto,
recuperando el Valor Residual de los insumos durables, en el
caso de que existiera. Además se realiza la Evaluación Ex –
post o Impacto del Proyecto a generado después de ver sido
utilizado durante varios años.
¿Qué sucede con el cierre
de los PIPs?
CIERRE DE PIP - SNIP
La liquidación, es una revisión y análisis integral de todo lo ejecutado, en términos físicos, financieros,
legales etc. Esta debe realizarse, mediante una revisión y comprobación de cada valorización, con lo
existente en términos reales (términos físicos).

FASE FASE FASE


PREINVERSIÓN INVERSIÓN POSTINVERSIÓN

Culmina luego que el PIP ha sido totalmente ejecutado,


liquidado y de corresponder, transferido
La UE debe elaborar el Informe de Cierre del PIP

El órgano que declaró la viabilidad, lo registra en el


Banco de Proyectos, en la Ficha de Registro del Informe
de Cierre (Formato SNIP-14)

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INFORME DE CIERRE DE PIP
Factores determinantes

 Periodo de ejecución del proyecto Tiempo


 Principales metas físicas del producto Recursos
 Ejecución financiera Costo
 Principales problemas o limitaciones en la ejecución Lecciones
 Sostenibilidad

• El “Cierre del PIP”, presenta un análisis comparativo entre lo ejecutado y lo declarado viable (incluyendo
variaciones). “La liquidación” corresponde a la ejecución de la misma (ejecución real).

• La elaboración del informe de cierre está a cargo de la UE en base al Anexo SNIP 24. Luego , el órgano
que declaró la viabilidad, lo registra en el Banco de Proyectos, en la Ficha de Registro del Informe de
Cierre (Formato SNIP-14). Dicho órgano puede emitir recomendaciones a la UF o a la UE.

El registro del Informe de Cierre del PIP no implica la aceptación o conformidad respecto del contenido del mismo.
INFORME DE CIERRE DE PIP
Factores determinantes
• Es importante que la UE elabore un adecuado informe de cierre, ya que en el mismo la UE podrá
demostrar que se ha ceñido a los parámetros bajo los cuales fue otorgada la viabilidad del PIP, tanto en la
elaboración de los estudios definitivos como en la ejecución del PIP, bajo responsabilidad de la autoridad que
apruebe dichos estudios.
Deberá señalar brevemente y de manera objetiva y crítica
las lecciones aprendidas:

• El informe de cierre debe contener: ¿la modalidad de ejecución fue la adecuada?

Liquidación de todos los Informe final del


componentes del PIP responsable de la ¿el diseño fue adecuado?
Unidad
¿el número de componentes dificultó la ejecución,
fue razonable, fue excesivo?

• Del componente más ¿las metas fueron realistas?


representativo.
• Debe involucrar los informes de la ¿la estrategia de ejecución fue eficiente?
ejecución de otros componentes.
¿los beneficiarios asumieron compromisos
Reales?
• Lo elabora la UE cuando:
 PIP ha sido totalmente ejecutado y liquidado
 Cuando ya no corresponde continuar con la ejecución del PIP
• La OPI institucional registra el Informe de Cierre en el BP.

Registro no implica aceptación ni conformidad de la OPI


sobre el contenido del mismo.
Directiva N° 001-2011-EF/68.01 aprobada por Resolución
Directoral N° 003-2011-EF/68.01

ANEXO SNIP 24: PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DEL


INFORME DE CIERRE

FORMATO SNIP 14: FICHA DE REGISTRO DEL INFORME DE


CIERRE
El objetivo del Informe de Cierre del proyecto es presentar la
información relevante de la culminación del proyecto, comparándolo
con la in formación prevista en los estudios de preinversión. Debe ser
elaborado por la Unidad Ejecutora del Proyecto, al finalizar la
ejecución del mismo.

Este informe constituye declaración jurada.

Consta de las siguientes secciones:


I. DATOS GENERALES DEL PIP
1. Código SNIP

2. Nombre del PIP

3. Fecha de declaración de viabilidad

4. Monto de Inversión declarado viable

5. Monto de Inversión ejecutado

6. Unidad Ejecutora prevista

7. Plazo de ejecución previsto en la declaración de viabilidad


II. DATOS SOBRE EL PERIODO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

1. Fecha de Inicio del expediente técnico

2. Fecha de Culminación del expediente técnico

3. Fecha de Inicio de ejecución del Proyecto

4. Fecha de Culminación del Proyecto

5. Modalidad de Ejecución (1)


( 1) Administración Directa/ Tercerizada /Otros
III. PRINCIPALES METAS FISICAS DE PRODUCTO
Se logró el objetivo del proyecto?: Si ( ) No ( )

Liste las principales metas físicas de productos alcanzadas con el proyecto comparándolas con las metas
consideradas en el último estudio de preinversión y que fueron registradas en la Ficha de Registro del Banco de
Proyectos (Formato SNIP 02)

Proyecto Declarado Viable Proyecto Ejecutado


Sustentación de
los cambios de
Principales Metas Unidad de Principales Unidad de Variaciones
Cantidad Cantidad metas (cuando
Físicas Medidas Metas Físicas Medidas corresponda)
IV. EJECUCION FINANCIERA

Registrar la información de ejecución financiera del proyecto comparando los datos originales
con los cuales se declaró la viabilidad y los datos reales al final de la ejecución. Justifique las
variaciones según el cuadro siguiente.

Sustentación de los
Costo Costo Variación
Componentes Componentes cambios de metas
(S/.) (S/.) (%)
(cuando corresponda)
V. PRINCIPALES PROBLEMAS O LIMITACIONES EN LA EJECUCION

Señale las principales limitaciones o problemas encontrados durante la ejecución del proyecto:

1. Deficiencias en el diseño del proyecto (preinversión) ( )


2. Expediente Técnico deficiente ( )
3. Deficiencias en el área administrativa ( )
4. Desinterés de los beneficiarios ( )
5. Deficiencia en la asignación de los recursos presupuestales ( )

6. Falta de personal capacitado en la Unidad Ejecutora ( )

7. Deficiente calidad de los equipos/insumos ( )

8. Problemas climatológicos y/o físico-geográficos ( )

9. Deficiente desempeño de contratistas/consultores ( )


10. Limitaciones en el marco legal ( )
11. Deficiencia en los arreglos institucionales ( )

12. Modalidad de ejecución inapropiada ( )

Otras:
VI. LECCIONES APRENDIDAS

Asimismo, se deberá señalar brevemente y de manera objetiva y crítica, las lecciones


aprendidas del proceso seguido en la ejecución del proyecto. Las lecciones tienen relación
con preguntas como

¿La modalidad de ejecución fue la adecuada?

¿El diseño fue adecuado?


¿El número excesivo de componentes dificultó la
ejecución?
¿Las metas fueron realistas?

¿La estrategia de ejecución fue eficiente?

¿Los beneficiarios asumieron compromisos reales?


VII. SOSTENIBILIDAD
Entidad encargada de la operación y mantenimiento

Fuentes de financiamiento para la operación y mantenimiento

Fecha de transferencia (1)


Documentos de Transferencia (1)
1/ En los casos que la UE no sea responsable de la operación y mantenimiento se deberá indicar la fecha de transferencia a
la entidad encargada de la operación y mantenimiento, así como los documentos que sustenten dicha transferencia.

Describir los arreglos institucionales llevados a cabo para asegurar la operación y


mantenimiento del proyecto:

Existe algún factor que ponga en riesgo la sostenibilidad del proyecto? Si ( ) No ( )

Cuál?:
Porqué?:
VIII. CONTACTOS PARA MAYOR INFORMACION

Indicar las referencias donde se puede obtener información detallada que sustente el
informe, así como el responsable de su elaboración:

Nombre de la Unidad Ejecutora:

Responsable de la Unidad Ejecutora:

Firma y sello:

Responsable de la elaboración del Informe de Cierre:

Informe:
Teléfono/Fax:
Correo electrónico:
FECHA DEL INFORME DE CIERRE:
La liquidación de Oficio se inicia cuando no hay información y/o documentación de sustento
suficiente, tanto en el aspecto técnico como financiero, pudiendo presentarse los siguientes casos:

1. No se cuenta con la suficiente documentación que sustente los gastos a fin de determinar el valor
de liquidación, como por ejemplo la ausencia de comprobantes.

2. No se cuenta con suficiente información de lo realmente ejecutado en la obra, como por ejemplo
ausencia de cuaderno de obra.

La Liquidación de Oficio, es una manera de denominar a las regularizaciones de las liquidaciones, que
por distintas razones, no se han realizado oportunamente (medida administrativa correctiva). Al
tratarse de una regularización, no existe normatividad específica.
Se recomienda que la entidad emita una directiva que formalice este procedimiento¹.
Debería contener lo siguiente:

a. El trámite lo debe iniciar el órgano de la entidad encargado de las liquidaciones, la cual


presentará la solicitud correspondiente (a la Gerencia de Desarrollo Urbano – Rural, u
órgano de la entidad que haga sus veces), adjuntado un informe detallado sustentando
la necesidad de realizar la liquidación de oficio. Esta solicitud puede incluir una o más
obras.

¹ En el caso de la ejecución de obras por administración directa (ejecución presupuestaria directa), cada entidad
debiera ser responsable de elaborar directivas internas para establecer procedimientos de Ejecución, Recepción
y Liquidación de Proyectos, de acuerdo a su realidad institucional en el marco de la Resolución Nº 195-88-CG, y
concordadas con los artículos correspondientes de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento
b. El responsable de la UE debe verificar el estado de los proyectos ejecutados
en el inventario de proyectos. En el caso que el componente de obra de un
proyecto no fuera liquidado por la entidad, debe emitir un informe solicitando
las acciones administrativas que corrijan dicha deficiencia, a fin de deslindar
las responsabilidades administrativas, civiles o penales que pudieran
presentarse frente a las obras terminadas y no liquidadas en su oportunidad.

En el caso de obras por contrata, solo se hace referencia a liquidación de


oficio por la entidad cuando el contratista no presente la liquidación en el plazo
previsto, asumiendo este último los costos de la liquidación. En caso la entidad
no realice las medidas correctivas de liquidación de obras, quedaría también
como responsable de las eventuales irregularidades que presenten las obras
concluidas y no liquidadas. Se recomienda que, en la Directiva de Cierre y
Liquidación de Obra, se incluya un capítulo correspondiente a las acciones y
responsabilidades para la Liquidación de Obra de Oficio.