Cómo crear la política de tu empresa:

Definiciones, requisitos y tipos de políticas

Publicado por:Jorge Jimeno BernalCategoría:Calidad, Medio ambiente, Prevención de riesgos
laborales, Responsabilidad Social CorporativaFecha:Nov - 19 - 2012Compartir:

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Tener definida una política adecuada es esencial para el buen funcionamiento de las
organizaciones, ya sea tanto porque alinea y marca las “reglas del juego” para todos
sus directivos y empleados, como porque es un documento exigido al implantar
numerosas normas como la ISO9001 (Calidad), la ISO14001 (Medio ambiente) y
OHSAS18001 (Seguridad y salud). Es por ello, que en este artículo vamos a explicar
todo lo que necesitas saber para entender y crear una política de empresa.

Definición de Política empresarial

La política de una organización es una declaración de principios generales que la
empresa u organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de
reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus
empleados y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás documentos
(manuales, procedimientos… ) de la empresa.

Una buena política no debe de ocupar más de

una o dos páginas y no debe incluir detalles. Simplemente se deben enumerar las
líneas generales que definen la filosofía de la empresa, como pueden ser por ejemplo
el compromiso de cumplir la legislación, la voluntad de crear un buen ambiente de
trabajo, la implantación de sistemas de mejora continua, la definición de objetivos
ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a
los procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una
buena gestión de los recursos, etc.
Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual
de Calidad o en el Manual Gestión Integral de la empresa. Además, la política debe
ser distribuida y conocida por los empleados, debe ser implementada y servir como
punto de partida a la hora de redactar el resto de documentos de la compañía. Por
ejemplo, si en la política se habla del “cumplimiento de la legislación”, el resto de los
procedimientos deben poner énfasis en que esto se cumple, de otro modo estarían
incumpliendo ese principio marcado por la empresa.

Tipos de Políticas
Existen varios tipos de política en función de su alcance:

– Políticas generales: Son políticas que alcanzan a toda la organización y marcan

sus líneas generales. Deben ser conocidas por todos y servir de guía. Una buena
política general deberá ser acorde con la estrategia fijada por la empresa y servir de
referencia para la elaboración del resto de políticas departamentales y específicas.
– Políticas departamentales: Son los principios a seguir de cada departamento o
servicio. Las más comunes son la Política de Calidad donde se fijan los principios y
objetivos de calidad a alcanzar, la Política Medioambiental donde se habla de ser
responsable, gestionar y minimizar el impacto ambiental y la Política de Prevención de
Riesgos Laborales (PRL) o de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) donde se habla
de conseguir condiciones de trabajo dignas y minimizar los riesgos de accidentes.
Otras políticas menos frecuentes, pero también presentes en algunos sectores, son la
Política sobre Responsabilidad Social Corporativa, la Política de Seguridad Física, la
Política de Gestión de Cambios, o de gestión de la información y del conocimiento.

– Políticas específicas: Este último tipo de políticas son principios fijados para
actividades y proyectos concretos hechas a medida de los mismos.

Requisitos de una Política empresarial

Existen varias normas que exigen tener una política de gestión que incluya una serie
de aspectos. Entre ellas tenemos las siguientes:

ISO 9001: Requisitos para el sistema de gestión de calidad

La ISO 9001 exige incluir una política en el Manual de

Gestión de Calidad (o Manual de Gestión Integrado) de la organización que contemple
los siguientes aspectos:
 – Compromiso de cumplir los requisitos (legales y del sist. de gestión de calidad) y
los compromisos fijados por la organización.
 – Mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad.
Además se indica que la política debe ser adecuada al propósito de la organización y
servir de marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad. Por
último, esta política debe ser comunicada y revisada periódicamente.

De forma adicional, también es muy común añadir un punto donde deje claro que las
actividades se gestionarán por procesos (la Gestión por Procesos no se menciona
explícitamente como requisito a añadir en la política, pero sí que se enfatiza mucho
sobre este enfoque en otros apartados de la ISO 9001).

ISO 14001: Requisitos para sistemas de gestión ambiental

La norma ISO 14001 exige definir una política ambiental en el Manual de Gestión
Ambiental (o Integrado) que contemple lo siguiente:
 – Compromiso a cumplir los requisitos legales y suscritos.
 – Mejora continua.
 – Prevención de la contaminación.
La política debe ser adecuada al impacto ambiental de las actividades de la
organización y servir de marco de referencia para establecer y revisar objetivos y
metas ambientales. Esta política debe ser documentada e implementada, se
comunicará y estará a disposición del público.

OHSAS 18001: Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo

El estándar OHSAS 18001 exige los siguientes puntos a la hora de crear una política
de SST:

 – Compromiso a cumplir los requisitos legales.

 – Compromiso a prevenir los riesgos laborales (PRL) y de la salud.
 – Mejora continua.
La política debe ser apropiada a la organización, y servir como marco de
referencia para establecer y revisar los objetivos de SST. Por último,
esta política debe ser documentada, comunicada y revisada periódicamente.

Nota: Las normas ISO son aplicables en todos los países, aunque cada país tiene
su transcripción propia. En el caso de España, se llaman “UNE EN ISO” (UNE= Una
Norma Española, EN= Norma Europea ISO= International Organization for
Standardization). A pesar de esto, todas las adaptaciones son iguales y compatibles
entre sí. La ISO 9001 dice lo mismo que la UNE-EN ISO 9001, y la ISO 14001 lo
mismo que la UNE-EN ISO 14001.

Políticas integradas
En la puesta en práctica, hay muchas organizaciones que tienen implantadas
conjuntamente la ISO9001, ISO14001, OHSAS18001 y otras normas. En este caso lo
normal es tener un Sistema de Gestión Integrado (en el llamado “Manual de Gestión
Integrada”) donde se contemple en un mismo documento Calidad, Medio Ambiente
y/o Prevención de Riesgos Laborales – Seguridad y Salud en el Trabajo. En estas
situaciones se puede crear una política global que contemple todos los puntos
anteriormente descritos y que dé cumplimiento a todas las normas de una sola vez.

Ejemplo de Política integrada

Por último, vamos a poner un ejemplo de política empresarial integrada para una
empresa industrial ficticia que fabrica botellas y que ha creado una política a medida
para cumplir las normas ISO9001 de calidad e ISO14001 de gestión ambiental.

Esta política de ejemplo estaría incluida en su Manual de Gestión Integrado:

Política integrada

La empresa PDCA Fábrica de Botellas es una compañía

dedicada a la producción y distribución al por mayor de botellas de vidrio a clientes
en todo el territorio europeo y de otros continentes.
Sus principios y compromisos se enumeran en los siguientes puntos:
 1- PDCA Fábrica de Botellas se compromete a cumplir con lo dispuesto en la
normativa legal y con los compromisos que ha suscrito con sus clientes y con el
resto de grupos de interés.
 .
 2- Las actividades de la compañía serán gestionadas por procesos,
estableciéndose objetivos ambiciosos para los procesos clave que serán
evaluados y actualizados con una periodicidad mínima anual.
 .
 3- Se establecerán sistemas adecuados para prevenir la contaminación y
gestionar los recursos de forma eficiente.
 .
 4- Se seguirá una sistemática de mejora continua que permita mejorar la forma de
realizar y gestionar las actividades de la compañía para así aumentar su eficacia y
eficiencia.
Estos principios serán comunicados y seguidos por todo el personal. Además esta
política será revisada periódicamente para adecuarla a la situación actual de la
compañía.

Administración de empresas

Autor: Maria Eugenia Riquelme

Curso:

9,27/10 (11 opiniones) |42676 alumnos|Fecha publicación: 04/10/2005

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Capítulo 6:
Procedimientos

1.4 Procedimientos

Son planes porque establecen un método habitual de manejar actividades

futuras. Los procedimientos detallan la forma exacta bajo las cuales ciertas
operaciones o actividades deben cumplirse. En esencia, conforman una secuencia
cronológica de las acciones requeridas.

Los procedimientos describen en forma detallada y cronológica la forma

como deben desarrollarse las actividades de la empresa, participan todos los
niveles y suelen ser rígidas en los niveles más bajos del personal y más flexibles
en los niveles ejecutivos de la organización, ya que en los niveles menores se
requieren controles más estrictos.

Los procedimientos, entre otros, tienen como objetivo entregar pautas de

acción en los trabajos rutinarios y repetitivos, logrando con esto obtener mayor
eficiencia, puesto que las actividades se ordenan de un solo modo.

Habitualmente los procedimientos suelen traspasar las líneas

departamentales, ya que involucran actividades de distintas unidades de la
organización.

A modo de ejemplo, un procedimiento de administración de caja chica por

parte de la secretaria del área de ventas sería:
 * La secretaria de ventas solicitará a la Unidad de Finanzas, a través de un
memorándum, la emisión de un cheque para caja chica.

* En base al memorándum el Jefe de Finanzas dispondrá la emisión de un

cheque hasta por un valor de $ 50.000,-

* El encargado de la cuenta corriente bancaria emitirá el cheque y el

comprobante de egreso (original y tres copias) y los entregará al Jefe de Finanzas
para su aprobación.

* Una vez aprobado, entregará el cheque y una copia del comprobante de

egreso a la secretaria de ventas, previa firma de recepción conforme en el original
y primera copia.

* Hecho lo anterior, remitirá a contabilidad el comprobante de

egreso...............

En resumen los procedimientos establecen la secuencia en el tiempo de

cada una de las tareas que deben realizarse en cada operación o transacción de
la empresa, considerando que debe anticiparse a todos los hechos posibles que
puedan ocurrir en el transcurso de las mismas, es decir, deben presentar
alternativas de solución frente a diversos acontecimientos que influyan en el
desarrollo normal de actividades.

MAY

Proceso Administrativo, Principios de la Planeación, Premisas y

Pronosticos, La Organización: concepto e importancia, Las
gráficas de la organización: Organigramas y Diagramas

Introducción
La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el
afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre
que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de
una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en
elevar el nivel de éxito organizacional.
Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y
los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una
locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control.

Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol
imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo,
el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar
en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse
las acciones planificadas.

La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada
organización y busca adaptarse a ellos.

Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para la
organización.
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y
sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes
establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para
alcanzarlos.
Además los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y aplique los recursos para
lograr los objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen
decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca
la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse
el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite
concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el
entorno externo, entre otros aspectos.
Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación:
los eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la
inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de
los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros.

Indice
-Introducción al proceso funcional administrativo
*Proceso administrativo
*Planificación
*Organización
*Dirección
*Importancia
*Beneficios
*Limitaciones
*Propósito
-Principios de la Planeación
-Concepto de Planeación
-Naturaleza de la Planeación
-Principios esenciales de la planeación
-Diferentes tipos o períodos o plazos en la planeación
-Los planes iniciales y de mantenimientos en la administración; premisas y pronósticos
-Diferentes tipos de planes del proceso lógico: objetivos, políticos, procedimientos, programas,
reglamentos, estrategias y presupuestos
-La Organización: concepto e importancia
-Las gráficas de la organización: organigramas y diagramas
-Conclusión

Introducción al proceso funcional

básico de la administración
Proceso Administrativo.-
Desde finales del siglo XIX se acostumbra definir la administración en términos de cuatro
funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el
control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue
siendo el aceptado. Por tanto, cabe decir que la administración es el proceso de
planificar, organizar dirigir y controlar las actividades de los miembros de la
organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el
propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un
proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o
habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de
alcanzar las metas que desean.
Planificación: Planificar implica que los administradores piensan con antelación en sus
metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.
Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos
para alcanzarlos. Además, los planes son la guía para que en primer lugar, la organización
obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos; segundo: los
miembros de la organización desempeñan actividades congruentes con los objetivos y los
procedimientos elegidos y por último, el avance hacia los objetivos pueda ser controlado y
medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificación. La
planificación produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos
actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.
Organización: Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los
recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las
metas de la organización.
Diferentes metas requieren diferentes estructuras, las estructuras de una organización deben
adaptarse y servir al objetivo planteado. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las
actividades de la organización. La organización produce la estructura de las relaciones de una
organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.
Dirección: Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección.
De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las
personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que
se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización.
Control: Por último el gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la
organización que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. Esta es la función de
control de la administración, la cual entraña los siguientes elementos básicos:
 Establecer estándares de desempeño
 Medir los resultados presentes
 Comparar estos resultados con las normas establecidas
 Tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones.

PROCESO ADMINISTRATIVO
Concepto de Proceso Administrativo
Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa,
dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho
mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la
racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean
alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de
coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para
armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones
específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque este
marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto
cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las
actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos
organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.
Elementos del Proceso Administrativo
7.1 PLANEACION EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO
7.1.1 Concepto:
La Planeación es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuándo hacerlo, y quién ha de hacerlo.
La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir. Hace
posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; aunque el futuro exacto rara vez
puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los planes mejor trazados,
a menos que haya planeación, los hechos son abandonados al azar. La planeación es un proceso
intelectualmente exigente; requiere la determinación de los cursos de acción y la fundamentación
de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas. La tarea de la planeación
es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades.

La naturaleza esencial de la planeación puede ponerse de relieve mediante sus cuatro

componentes principales que son:
1. Contribución a los objetivos y propósitos
 2. Primacía de la planeación
3. Extensión de la administración
4. Eficacia de la planeación

El propósito de cada plan es facilitar el logro de los objetivos de la empresa.

Puesto que las organizaciones empresariales de organización, integración, dirección, liderazgo y
control están encaminadas a apoyar el logro de los objetivos empresariales, la planeación
lógicamente precede a la ejecución de todas las funciones.
Para Sánchez Guzmán la planeación es: “Aquella herramienta de la administración que nos
permite determinar el curso concreto de acción que debemos seguir, para lograr la realización de
los objetivos previstos”.
Según Terry, la planeación es “Seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro
para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales, está
compuesta de numerosas decisiones orientadas al futuro.- Representa el destinar pensamiento y
tiempo ahora para una inversión en el futuro”.
"Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con
su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior".
La planeación es una función de todos los gerentes, aunque el carácter y el alcance de la
planeación varían con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y planes
establecidos por los superiores. Si los gerentes no se les permiten cierto grado de libertad o
discreción y responsabilidad en la planeación, no serán verdaderos ejecutivos.
Si se reconocen la generalización de la planeación, es más fácil comprender por qué algunas
personas hacen distinción entre la elaboración de políticas (el establecimiento de normas para la
toma de decisiones) y la administración, o entre el "gerente" y el "administrador" o "supervisor". Un
gerente, debido a su autoridad o posición en la organización, puede hacer más, planeación que
otro o una planeación más importante, o bien la planeación de uno puede ser más básica y
aplicable a una porción más grande de la empresa que la de otro. Sin embargo, todos los gerentes
(desde presidentes hasta supervisores de primer nivel) hacen planes. Es esencial para que las
organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, estando directamente relacionada con ella,
la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio. La planificación incluye elegir yfijar las
misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas,
Procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos,
incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción
futuros.

Este proceso desde luego que implica contar con los elementos siguientes:
Pronosticar los volúmenes de ventas que se puedas alcanzar en determinados periodos.
Fijar los resultados finales deseados u objetivos.
Desarrollar estrategias que señalen cómo y cuándo alcanzar las metas establecidas.
Formular presupuestos.
Establecer procedimientos.
Determinar políticas que orientan los gerentes en la toma de decisiones.

7.1.2 Importancia:
En las organización, la planificación es el proceso de estableces metas y elegir los medio para
alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber cómo organizar su personal ni
sus recursos debidamente. Quizás incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben
organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un
 plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de
saber cuándo ni dónde se desvían del camino. El control se convierte en un ejercicio fútil.
El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos de
algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política (fijar las guías
para pensar en la toma de decisiones) y la administración, o entre el director y el administrador o el
supervisor. Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización,
puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la
empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores
hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde. El siguiente esquema nos muestra
más claramente esta división.

7.1.3 Beneficios:
Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la organización. La
planificación es fundamental, ya que esta:
1. Permite que la empresa este orientada al futuro.
2. Facilita la coordinación de decisiones.
3. Resalta los objetivos organizacionales.
4. Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa
opere eficientemente.
5. Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
6. Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
7. La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la organización, dirección
y control, y es su fundamento.
8. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o
empirismo.
9. Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
10. Propicia el desarrollo de la empresa.
11. Reduce al máximo los riesgos.
12. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
13. Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se logra una secuencia de
esfuerzos efectivos.
14. Se reduce al mínimo el trabajo no productivo.
15. Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado.
16. Los gastos totales se reducen al mínimo.
17. Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos.
18. Guía el pensamiento administrativo.
19. Ayuda a contestar la pregunta: “QUE HACER SI....”
20. Se elimina el trabajo a base de supuestos.
Los Beneficios obtenidos a través de la planeación según Sánchez Guzmán son los siguientes:
a) Un mejor orden y control, así como una mayor eficiencia en el desarrollo de las actividades.-Con
ella se reduce la actividad dispersa, la duplicidad de esfuerzos y los movimientos inútiles.
b) Se consigue realizar los objetivos en forma íntegra, eficaz y oportuna.
c) Se tendrá una buena coordinación interna, la cual nos llevará al mejor aprovechamiento de
todos los recursos de la empresa y por lo tanto al más alto nivel de utilidades (mediante la
reducción de los costos).
d) Se eliminan en lo posible las decisiones arbitrarias, las basadas en el sentimiento o en la
improvisación.
e) Se reduce al mínimo el tiempo “total” empleado en las actividades de la empresa.-Esto es
de suponerse si estamos partiendo de la base de que solo se realiza el trabajo necesario y bajo el
debido control.
 f) Da una visión panorámica de toda la organización, en forma clara y completa, permitiendo
captar las relaciones importantes, comprender mejor las actividades y fundamentar correctamente
las acciones.

7.1.4 Limitaciones:
Dentro de las limitaciones de la planeación podemos mencionar:
a) La planeación consume tiempo y dinero; sin embargo, esto no es sino una inversión cuya
recuperación y beneficios adicionales se producen por medio de resultados más efectivos,
económicos y rápidos.
b) Los buenos esfuerzos de planeación no pueden apresurarse, se requiere tomar el tiempo necesario
para reflexionar, localizar y analizar datos suficientes, para considerar posibles cursos de acción y
para formular el plan en sí.
c) Debe balancearse el empleo de recursos dedicados a la planeación, de tal manera que su costo no
llegue a exceder as u verdadera utilidad.
d) Dificultad para llegar a los datos precisos con relación al futuro.
e) La gente se interesa más en el presente que en el futuro.
f) La planeación es costosa.

7.1.5 Propósito:
La planeación reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y la redundancia y fija los
estándares para facilitar el control.
La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los administradores como a
lo que no lo son. Cuando todo los interesados saben a dónde va la organización y con que deben
contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con
otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así evitar
que una organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
La planeación reduce la incertidumbre. También aclara la consecuencia de las acciones que
podrían tomar losadministradores en respuesta al cambio. La planeación también reduce la
superposición y desperdicios de actividades. La coordinación antes del hecho probablemente
descubra desperdicios y redundancia. Además cuando los medios y los fines están claros, las
ineficiencias son obvias. En resumen el propósito son:
1. Disminuir el riesgo del fracaso
2. Evitar los errores y asegurar el éxito de la empresa.
3. Administrar con eficiencia los recursos de la empresa.
4. Asegurar el éxito en el futuro
A manera de síntesis podemos decir que el propósito y naturaleza de la planeación pueden
resumirse haciendo referencia a los siguientes principios:
Principio de contribución a los objetivos: El propósito de cada plan y de todos los planes de apoyo
es favorecer el logro de los objetivos de la empresa.
Principio de los objetivos: Si se quiere que los objetivos tengan significado para la gente, deben ser
claros, viables y verificables.
Principio de primacía de la planeación: La planeación antecede lógicamente a todas las demás
funciones administrativas.
Principio de eficiencia de los planes: La eficiencia de un plan se mide por su contribución al
propósito y a los objetivos balanceados por los costos requeridos para formularlo y operarlo y por
las consecuencias no deseadas.

7.1.6 Principios de la planeación:

En la Planeación se pueden considerar los principios siguientes:

Precisión:
Los cursos o los cursos de acción a seguir deben ser precisos, bien definidos dado que van a
seguir acciones
Concretas.
Mientras que el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos serán necesariamente
total o parcialmente ineficientes.
Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisión y emplear planes tan
detallados como sea conveniente.

Flexibilidad:
En aparente contraposición al principio de “precisión” antes mencionado, tenemos el que un curso
de acción debe ser “flexible” a fin de poder realizar en él los ajustes o cambios que resulten
convenientes, de acuerdo a la influencia ocasionada por factores internos o externos al organismo
social que nos ocupa; o sea, que todo plan debe dejar suficiente margen, para que se pueda
absorber los cambios que puedan surgir; cambios debido a los imprevisible, o a las variaciones que
se hayan presentado en las circunstancias después de haber cumplido con la etapa de la
“previsión” y que se hicieron evidente gracias al proceso de revisión continua a que todo plan
Debe estar sujeto. En muchos casos, los cambios en cuestión solo serán adaptaciones
momentáneas, después de realizar las cuales podemos volver a la dirección original.
De ser posible, en el mismo plan original deberán preverse de antemano los caminos a seguir
cuando se establezca la necesidad de realizar cambios en el curso o cursos de acción originales.
Igualmente deberán establecerse desde el principio, los “sistemas” para la revisión rápida y
continua de los procedimientos empleados, así como para la aplicación de las medidas correctivas
a que haya lugar.

Unidad de dirección:
Para cada objetivo se sigue un curso de acción definido, adecuadamente coordinado con los
demás objetivos y con sus cursos de acción correspondientes. De tal manera que aunque dentro
de una empresa se estén realizando simultáneamente varios planes, todos ellos deben estar
integrados y coordinados de tal manera, que bien pueda decirse que existe un solo plan general.
Para el logro más eficaz de los objetivos de una empresa, así como para obtener el máximo
beneficio, todos los planes que se estén desarrollando en la misma o que estén por desarrollarse
deben consolidarse, apoyarse mutuamente, y ser congruente en sus fines y en sus medios. Hay
que tomar en cuenta que la planeación general de una empresa es tan fuerte como lo es el más
débil de sus planes parciales.
Consistencia
Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen
en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones y actividades, a fin de
poder alcanzar con eficiencia los objetivos.

Rentabilidad
Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los
costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se
obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan debe expresar que los resultados deben ser
superiores a los insumos o gastos.
Participación
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo,
o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento

7.1.7 Pasos en la planeación:

Los administradores siguen esencialmente todos los pasos en cualquier tipo de planeación:
1. Detección de las oportunidades aunque precede la planeación real y, por lo tanto, no es
estrictamente parte del proceso de planeación, la detección de las oportunidades tanto en el
ambiente externo como dentro de organización, es el verdadero punto de partida de la planeación.
Pre limita las posibles oportunidades futuras y verla con claridad y de manera compleja, saber
donde se encuentra los puntos débiles y fuertes, comprender que problema se desean resolver y
porque, así como saber lo que se esperar ganar. La plantación requiere de un diagnostico realista
de la determinación de oportunidades.
2. Establecimiento de objetivos. El segundo paso de la planeación consiste en establecer objetivos
para toda la empresa y después para cada unidad de trabajo subordinadas, lo cual debe realizarse
tanto para a corto plazo, como largo. Los objetivos especifican los resultados esperados y señalan
los puntos finales de lo que se debe hacer, a que habrá de darse prioridad y que se debe lograr
con la red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
3. Desarrollo de premisas. El tercer paso lógico de la planeación es establecer, difundir obtener
consenso para utilizar premisas críticas de la planeación tales como pronósticos, las políticas
básicas y los planes ya existentes en la compañía. Están son suposición sobre el ambiente en el
que plan a de ejecutarse.
4. Determinación de curso alternativo de acción. Consiste en buscar cursos alternativos de acción, en
particular aquellos que no resultan inmediatamente evidentes. Pocas veces hay un plan para el
que no existan alternativas razonables y con bastante frecuencia, una que no es obvia resulta ser
la mejor.
5. Evaluación de cursos alternativos de acción. Después de buscar los cursos alternativos y examinar
sus puntos fuertes y débiles el paso siguiente es evaluarlos, ponderando a la luz de las premisas y
metas previamente fijas. Quizás un curso parezca ser el más lucrativo, pero puede ser que
requiera un gran desembolso de efectivo y que sea de lenta recuperación; otro puede parecer
menos rentable pero quizás representa un riesgo menor; otro quizás se adapte a los objetivos de
largo plazo de la compañía.
6. Selección de un curso de acción. Este es el punto en el cual se adopta un plan, el punto real de la
toma de decisiones. Ocasionalmente un análisis y evaluación de cursos alternativos revelara que
dos o más de ellos son aconsejable y quizás el administrador decida seguir varios cursos en lugar
del mejor.
7. Formulación de planes derivados. Pocas veces cuando se toma una decisión, la planeación esta
completa por lo cual se aconseja un séptimo paso, casi invariablemente se necesitan planes
derivados para respaldar el plan básico.
8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto. Se debe presentar una expresión
numérica convertida en presupuesto, si se preparan bien los presupuestos se convierten en un
medio para sumar los diversos planes y fijar estándares importantes
Contra los que se puedan medir el avance de la planeación.

7.1.8 Elementos de la planeación:

A los elementos de la planeación, también se les llama tipos de planes y según éstos, toda
operación debe tener un propósito o meta; generalmente el propósito de los negocios es la
producción y distribución de bienes y servicios económicos (como por ejemplo, el de los tribunales
es la interpretación y aplicación de leyes; el de la universidad la enseñanza, la investigación y la
extensión.

Conceptos de Planeación
"La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo
los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la
determinación de tiempos y números necesarios para su realización". A. Reyes Ponce.
"Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los pasos
necesarios para alcanzarlos a través de técnicas y procedimientos definidos" Ernest Dale.
 "Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones
respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se cree
sean necesarias para alcanzar los resultados esperados" George R. Terry.
"La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define
un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A.
Fernández Arenas.
"La planeación consiste en determinar los objetivos y formular políticas, procedimientos
y métodos para lograrlos" L. J. Kazmier.
"Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes, procedimientos, y cuenta
con un método de retroalimentación de información para adaptarse a cualquier cambio en las
circunstancias" Burt K. Scanlan.
"Método por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos de
acción, a partir de los cuales establece los objetivos" Joseph L. Massie.
"Planear es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro,
generalmente el proceso de planeación consiste en considerar las diferentes alternativas en el
curso de las acciones y decidir cuál de ellas es la mejor" Robert N. Anthony.
Con los elementos es posible definir a la planeación como:
La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para
lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que
habrá de realizarse en un futuro.

Planear es en esencia decidir qué objetivos quieren lograrse, que acciones deban llevarse a cabo
para alcanzarlos, que posiciones organizacionales se asignen para ello y quien será el
responsable en cada una de las acciones necesarias.

Naturaleza de la planeación.
La naturaleza esencial de la planeación se entiende a través de cuatro principios
básicos; contribución a los objetivos, primacía de la planeación, extensión de la planeación y
eficacia de los planes.
Naturaleza de la Planeación
La Planeación implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para
cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos
futuros de acción.
De este modo, los planes constituyen un método racional para el cumplimiento de
objetivos preseleccionados.
Planeación y Control son inseparables.
Todo intento de control sin planes carece de sentido.
 “Si uno no sabe a dónde va, cualquier camino es bueno”

Razones por las cuales es importante la planeación

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores
garantías de éxito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las
cosas.
Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o empirismo.
Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través de las cuales
operará la empresa.
Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al administrador magníficos
rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión

Introducción al proceso funcional

básico de la administración
Proceso Administrativo.-
Desde finales del siglo XIX se acostumbra definir la administración en términos de cuatro
funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el
control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue
siendo el aceptado. Por tanto, cabe decir que la administración es el proceso de
planificar, organizar dirigir y controlar las actividades de los miembros de la
organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el
propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un
proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o
habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de
alcanzar las metas que desean.
Planificación: Planificar implica que los administradores piensan con antelación en sus
metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y no en corazonadas.
Los planes presentan los objetivos de la organización y establecen los procedimientos idóneos
para alcanzarlos. Además, los planes son la guía para que en primer lugar, la organización
obtenga y comprometa los recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos; segundo: los
miembros de la organización desempeñan actividades congruentes con los objetivos y los
procedimientos elegidos y por último, el avance hacia los objetivos pueda ser controlado y
medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan tomar medidas correctivas.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la planificación. La
planificación produce una imagen de las circunstancias futuras deseables, dados los recursos
actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.
Organización: Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los
recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que estos puedan alcanzar las
metas de la organización.
Diferentes metas requieren diferentes estructuras, las estructuras de una organización deben
adaptarse y servir al objetivo planteado. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las
actividades de la organización. La organización produce la estructura de las relaciones de una
organización, y estas relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.
Dirección: Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección.
De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las
personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que
se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización.
Control: Por último el gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de la
organización que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. Esta es la función de
control de la administración, la cual entraña los siguientes elementos básicos:
 Establecer estándares de desempeño
 Medir los resultados presentes
 Comparar estos resultados con las normas establecidas
 Tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones.