UNIDAD 4: Ofimática

Usamos el término ofimática (oficina automática) para referirnos a la automatización

mediante equipos electrónicos de los procesos administrativos y de las comunicaciones
en las oficinas.

En muchos casos se emplean aplicaciones específicas para una empresa o centro de

investigación, por ejemplo; pero en una gran parte de los ordenadores de cualquier
oficina se usan las siguientes aplicaciones:

- Procesadores de texto (tema anterior): son las aplicaciones empleadas para

generar documentos tipo carta, informes, etc. El texto es el elemento más
destacable, como ya sabéis, pero podemos elaborar más cosas con ellos, como
un tractor.
- Aplicaciones para elaborar presentaciones: permiten mostrar diferentes pantallas
a una audiencia de una manera dinámica, incorporando si es necesario
animaciones, efectos de audio o vídeo.
- Hojas de cálculo: estas aplicaciones resultan imprescindibles en las empresas a la
hora de elaborar presupuestos o presentar informes sobre las ventas, por
ejemplo.
- Gestores de bases de datos: vivimos en una sociedad informatizada en la que
existen enormes bases de datos con información sobre clientes de una empresa,
afiliados a la seguridad social, estudiantes de un centro educativo, etc. Los
gestores de bases de datos almacenan grandes cantidades de información y
ofrecen un rápido acceso a los registros.
- Navegadores: son muy útiles ya que internet es una fuente de información
tremendamente usada hoy en día. Algunos ejemplos que usáis son Chrome,
Mozilla, etc.
- Gestores de correo electrónico: permiten enviar y recibir archivos cómodamente
entre múltiples usuarios y organizarlos para acceder rápidamente a mensajes
antiguos.

En esta unidad trabajaremos con aplicaciones para crear presentaciones, hojas de cálculo
y bases de datos.

Almacenamiento en la nube

Cada vez utilizamos más dispositivos portátiles como ordenadores, tablets, teléfonos
móviles… En muchos casos son herramientas de trabajo con las que un empleado
accede a los datos de clientes, realiza pedidos, etc.

El almacenamiento en la nube se refiere a información que no reside en un dispositivo

en concreto, sino que se almacena en servidores a los que podemos acceder con
cualquier equipo conectado a Internet, tal y como hacemos nosotros al emplear Google
Drive. Google Drive tiene, además, procesador de texto online, permite crear
presentaciones online, etc.

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 La hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es una aplicación dedicada a realizar operaciones a partir de datos
dispuestos en tablas.

Aparentemente se podría decir que realiza las mismas operaciones que una calculadora;
sin embargo, las hojas de cálculo ofrecen una gran cantidad de ventajas sobre estas
máquinas:

- Se pueden almacenar las operaciones y recuperarlas más adelante

- Si nos equivocamos al introducir un dato dentro de una serie de operaciones,
podemos modificarlo sin repetir todo el proceso.
- Permite realizar simulaciones, pudiendo modificar datos con el fin de observar
los distintos resultados obtenidos.
- Además, también se pueden emplear para crear bases de datos, gráficas y
documentos como facturas o presupuestos, que integren texto, imágenes,
resultados de operaciones, etc.

Algunas de las hojas de cálculo más empleadas son:

Libreoffice Calc, integrada en el paquete gratuito LibreOffice (existen versiones para

Windows, Linux y Mac OS).

Microsoft Excel, integrada en el paquete Microsoft Office (hay versionespara Windows y

Mac OS).

Numbers, apta para los sistemas operaciones Mac OS e iOS.

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 Gestores de bases de datos

La potencia de cálculo de los ordenadores no solo se aplica en entornos científicos o

matemáticos. Como los ordenadores buscan información rápidamente y almacenan
muchos datos en poco espacio (relativamente), son las herramientas ideales para
gestionar datos sobre los libros existentes en una biblioteca, los clientes de una empresa,
etc.

Una base de datos es un archivo donde se almacena información clasificada de manera

que resulta rápido acceder a ella.

En una base de datos la información se organiza en tablas. En las tablas la información

está organizada, a su vez, en registros. En el ejemplo de abajo cada fila constituye un
registro.

En un registro, a su vez, hay varios campos de datos. En el ejemplo hay campos en cada
registro para Título, Autor y Género. Los campos pueden incluir datos con diferente
formato: texto, número, fecha, imagen, etc.

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Algunas aplicaciones usadas como gestores de bases de datos son:

LibreOffice Base: como en las demás aplicaciones de LibreOffice, cuenta con versión
para Windows, Linux y Mac OS.

Microsoft Access: Forma parte del paquete Microsoft Office y, por tanto, existen
versiones para Windows y Mac OS.

Aplicaciones para crear presentaciones

Una presentación multimedia está formada por un conjunto de diapositivas que se

muestran de forma consecutiva, una tras otra, en el monitor de un ordenador o
proyectadas en una pantalla.

Cada diapositiva puede incluir textos, imágenes, sonidos, vídeo… ; bien estáticos o con
efectos de animación.

Existen distintas aplicaciones para generar presentaciones multimedia. Las más empleadas
son LibreOffice Impress, Microsoft Powerpoint y Keynote (aplicación para Mac OS y
iOS). Ofrece muchas posibilidades para crear efectos animados. Existe también otra
herramienta, en este caso online, llamada Prezi, que permite crear presentaciones muy
visuales, con diseños muy atractivos.