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OPTIMIZACIÓN DE

LA ESTRATEGIA DE
MANTENIMIENTO
CREANDO UN
CASO DE NEGOCIO
CONVINCENTE
USTED DICE QUE QUIERE
"¿UN DESEMPEÑO EN
MANTENIMIENTO DE
CLASE MUNDIAL?"
No se puede llegar sin una estrategia de mantenimiento sólida. Pero
con demasiada frecuencia, los tomadores de decisiones dentro de la
organización no quieren invertir en un proyecto de revisión y optimización,
ya que simplemente no entienden el propósito.

¿Cómo puede aumentar la conciencia dentro de la organización y obtener


apoyo para lo que se necesita hacer? Usted tiene que construir un caso de
negocio que pueda superar las objeciones principales, resaltar la necesidad
y demostrar el valor real, tangible que su proyecto proporcionará a la
organización.
¿POR QUÉ IMPORTA?
Una estrategia de mantenimiento define el enfoque
que se tomará para mantener el equipo a través de
una instalación o empresa. En última instancia, su
estrategia de mantenimiento se convierte en tareas
que serán conducidas por su sistema de gestión de
mantenimiento (CMMS).
Optimizar su estrategia de mantenimiento • Disponibilidad del activo - el porcentaje
le ayuda a alinear el mantenimiento con los de tiempo que el activo está disponible
objetivos generales del negocio. Por ejemplo, si cuando es necesario
necesita obtener 100 mil unidades de una pieza
de equipo, su enfoque para mantenerlo sería • Costos del ciclo de vida: la suma de
muy diferente que con un activo que es 100% los costos para diseñar, instalar, operar,
redundante. mantener y desmantelar un activo

Al revisar y optimizar su estrategia, también A la larga, una estrategia de mantenimiento


puede mantener un equilibrio ideal entre: optimizada puede ayudarle a maximizar la
producción, calidad y seguridad al menor costo,
• Costos de mantenimiento - el costo manteniéndose dentro del límite de riesgo de
de mano de obra, materiales y su empresa.
servicios necesarios para mantener la
funcionalidad actual del activo
10 SEÑALES DE QUE NECESITA
UNA MEJOR ESTRATEGIA DE
MANTENIMIENTO
1. Alto tiempo de inactividad de la producción

2. Personal de mantenimiento en modo reactivo

3. Algunas piezas de repuesto guardadas sin uso, pero los repuestos clave no están
disponibles cuando son necesarios

4. Las instrucciones de mantenimiento consisten en poco más que un título o texto genérico,
por ejemplo, "revisar y lubricar según sea necesario"

5. Muy poca, si es que hay, información capturada en órdenes de trabajo de mantenimiento

6. Las tareas de mantenimiento programadas generalmente sólo se crean después de que el


activo ha fallado

7. Costosas fallas de activos que generan exceso en el presupuesto

8. Mayor riesgo de fallas catastróficas, daños al activo y eventos importantes debido a fallas
potenciales (o reales) del activo

9. Indicadores clave (KPIs) de mantenimiento de no están en vigor o están tendiendo hacia un


desempeño bajo

10. El grupo de mantenimiento no es valorado por el resto de la organización


POTENCIAL RESISTENCIA Y
MIEDO AL CAMBIO
¿Mantenimiento? Producción
• "¿Se eliminará mi trabajo?" • "Estamos aquí para hacer el producto, no
un plan de mantenimiento elaborado."
• "¿Seré capaz de ejecutar el nuevo trabajo
o responsabilidad?" • "Los cambios podrían empeorar las cosas,
así que es mejor que nos quedemos con
• "¿Seré cuestionado por hacer las cosas lo que tenemos"
"mal" durante tantos años?"

• "Hemos estado manteniendo estos Manejo de sitio


activos durante años, sabemos lo que
estamos haciendo!" • "Quiero que este activo funcione y si algo
está en falla, quiero que lo cuides, pero
• "Sólo necesitamos volver a lo básico" aparte de eso no me hables ..."
EN REALIDAD, OPTIMIZAR SU ESTRATEGIA
DE MANTENIMIENTO PUEDE DIRECTAMENTE
BENEFICIAR A TODAS LAS
PARTES INTERESADAS.
Mecánico o personal de Gerente o supervisor de
mantenimiento práctico mantenimiento
• Menos sorpresas y menos estrés • Todo lo anterior, más

• Horas de trabajo más previsibles • Mejor reputación del sitio dentro de la


corporación
• Mayor comprensión y control de los
equipos
Producción y gestión del
• Mayor seguridad en el empleo
sitio
• Mejor productividad y activos de mayor
confiabilidad

• Mayor rendimiento sin mayores


inversiones de capital
ULTIMAMENTE, UNA ESTRATEGIA DE MANTENIMIENTO OPTIMIZADA
TRANSFORMARÁ LA PERCEPCIÓN DEL
MANTENIMIENTO EN TODA LA ORGANIZACIÓN.

VISIÓN ACTUAL: VISIÓN DESEADA:


El mantenimiento es … El mantenimiento es …

• Motivo de gastos • Un punto de beneficio

• Una pérdida de mis recursos • Un recurso estratégico

• Reparadores - "Cuidan del activo" • Eliminador de fallas: "Gestionan la


confiabilidad de nuestros procesos."
¿CÓMO CREAR UN CASO PARA UN
PROYECTO DE OPTIMIZACIÓN?

1. Mostrar a los que toman las decisiones lo que


está mal y demostrar el estado actual

2. Explicar y cuantificar cómo afecta cada problema


a la empresa

3. Explicar lo que se va a hacer

4. Cuantificar los ahorros adicionales de costos a


realizar
1. MUESTRE A LOS
QUE TOMAN LAS
DECISIONES LO QUE
ESTÁ INCORRECTO.
Es importante resaltar el estado actual de mantenimiento en la
organización. Reúna toda la información posible, utilizando cualquier
investigación previa de Análsis Causa Raíz (RCA), así como el historial de
órdenes de trabajo en su CMMS.

RCAs previos - A menudo se pueden identificar problemas de


mantenimiento sistémico al encontrar problemas que aparecen varias
veces en una investigación de eventos o en múltiples investigaciones,
en un solo sitio o en toda la empresa. El uso de etiquetas de clasificación
en sus RCAs puede facilitar la detección de estos problemas
recurrentes. Ejemplos comunes son: piezas de repuesto no disponibles,
mantenimiento programado no configurado, mantenimiento programado
no realizado, manual de operación y mantenimiento no disponible, etc.
Historial de órdenes de trabajo
Empiece comparando los tipos de órdenes de trabajo para obtener una
vista completa. Si la mayor parte de su trabajo es reaccionar a una falla
después de que ha ocurrido en lugar de abordar fallas potenciales antes de
que se hayan producido, esto es una evidencia concreta de que necesita
una estrategia de mantenimiento más sólida.

Después, identifique los tipos específicos de activos que tienen el mayor


impacto negativo. Revise el historial de órdenes de trabajo usando criterios
como el mayor tiempo de inactividad, el número de fallas, los mayores
costos de mantenimiento, etc. Muchas veces los mismos activos estarán
en la parte superior de la lista o cerca en cada una de estas consultas.

NOTA: Los datos de la orden de trabajo no siempre son precisos. Por ejemplo,
un tipo de orden de trabajo puede ser notado como mantenimiento programado,
pero en realidad fue una reparación de emergencia, o una inspección se
convirtió en una reconstrucción importante. La obtención de datos precisos
puede requerir el análisis meticuloso de cada orden de trabajo para garantizar su
exactitud.

Por último, podría ser útil realizar análisis de Pareto en contrate con RCA
y/o los datos de órdenes de trabajo para mejor ilustrar la situación actual.
2. EXPLIQUE CÓMO
CADA PROBLEMA
AFECTA EL NEGOCIO.
Explique lo que está mal con la situación actual y cómo puede afectar a
la empresa o cómo ha sido ya afectada. Use datos numéricos tanto como
sea posible. Donde no se pueda, sea tan específico y descriptivo comosea
posible.

Primero, capture el alcance de cada evento. Esto puede incluir el número


de veces que ocurrió el evento, su duración y frecuencia. (La frecuencia
puede ser especialmente importante: un pequeño problema podría
convertirse en un problema mayor, si ocurre con bastante frecuencia).
Segundo, explique su efecto sobre el mantenimiento, la producción, salud
y seguridad ambiental y el negocio en conjunto.
en operación por año. Operaciones más • Impacto ambiental: cuantifique cualquier
Impacto de mantenimiento complejas pueden requerir un nivel de derrame real o potencial al medio ambiente
análisis más profundo, pero este es un buen debido a problemas relacionados con el
• Horas extras del personal - Horas y salarios
lugar para comenzar. Para más información, mantenimiento. También ponga números a
extras
visite nuestro blog, "¿Es responsabilidad del visitas reales o potenciales de la agencia
• Costos logísticos de piezas de repuesto Departamento de Confiabilidad determinar ambiental y a multas asociadas.
- Esto puede incluir gastos de envío, el costo del tiempo de inactividad?"
expedición y almacenamiento; así como el
costo de cualquier pieza dañada o robada en
• Retrasos en envíos de producto - El número Impacto al negocio
y la duración de los eventos, más los
el almacen.
costos resultantes del flete o las sanciones • Ingresos perdidos: ¿Cuántos dólares no
financieras del cliente ingresan a la empresa debido a eventos
• Daño del equipo debido a la falta de
relacionados con el mantenimiento? (Esto
mantenimiento adecuado - Incluya las horas
• Menor disponibilidad del producto o el podría ser una acumulación de muchos otros
perdidas durante el tiempo de reparación, así
producto se ha agotado - Esto puede costos.)
como los gastos externos para los servicios
incluir gastos de envío expeditos, multas
de reparación y / o reemplazo.
o honorarios de entregas faltantes, costos • Daño a la marca - ¿Cómo afectan los eventos
externos para reemplazar existencias e relacionados con el mantenimiento a sus
• Menor utilización de mano de obra - Las
incluso pérdidas de negocio relaciones públicas o relaciones con los
estrategias de mantenimiento ineficientes
clientes? Considere extraer informes de
pueden conducir a desperdiciar horas
• Producto rechazado / re-trabajado - Esto su equipo de servicio al cliente mostrando
dedicadas a actividades de menor valor;
podría incluir pérdida de productividad, piezas el número de llamadas o publicaciones de
tales como esperar piezas o equipos, o
adicionales o suministros, incluso gastos medios sociales recibidos relacionados con
viajar hacia y desde el lugar de trabajo para
externos. problemas de mantenimiento, además de
recuperar piezas de repuesto, herramientas e
cualquier otro KPI relevante. Recopile también
instrucciones
cualquier comentario relevante de la prensa o
Impacto de Salud y de Internet.
Impacto en la producción Seguridad Ambiental • Cuestiones reglamentarias - ¿Ha recibido
• Tiempo de inactividad - Esto puede ser difícil visitas reglamentarias o multas debido a
• Seguridad - Cuantificar las lesiones según eventos relacionados con el mantenimiento?
de precisar (y algunas veces las operaciones
el nivel (falta de atención, primeros auxilios, ¿Está usted corriendo un riesgo de
o la contabilidad podrían ser reacias a
atención médica, pérdida de tiempo, fatalidad) supervisión regulatoria o multas?
hacerlo). Sin embargo, se puede obtener
y el impacto resultante en su negocio.
una idea general del costo de tiempo de
Asegúrese de incluir también lesiones
inactividad tomando el beneficio anual por
potenciales. Cuantificar el riesgo de varias
el que el equipo es responsable y dividirlo
lesiones que ocurren, así como el impacto
por el número de horas que el equipo esta
resultante.
3. DÍGALES LO QUE SE
VA A HACER.
Presente una propuesta de proyecto
para optimizar su estrategia de
mantenimiento. Asegúrese de incluir lo
siguiente:

• Entregables

• Equipo del proyecto, incluyendo roles y responsabilidades

• Recursos necesarios (es decir, personal y horas necesarias)

• Presupuesto

• Programación (un gráfico de Gantt de alto nivel)

• Métricos e informes

• Rendimiento del Capital Invertido estimado


4. CUANTIFIQUE
LOS AHORROS
ADICIONALES A
REALIZAR
La realidad es que sus prácticas actuales de mantenimiento aún están
ahorrando dinero en una estrategia de correr a la falla. Es importante
compartir esto durante sus discusiones, ya que ayuda a asegurar que
su trabajo de mantenimiento es valorado y que ya ha contribuido a los
ahorros para la organización. Dicho esto, al optimizar más la estrategia de
mantenimiento, se puede conseguir más.

Compare los costos anuales promedio asociados con una estrategia de


correr a la falla, su práctica actual y un enfoque optimizado. Este análisis
se puede hacer en hojas de cálculo o utilizando una herramienta de
simulación de confiabilidad, como el módulo RCMCost ™ de Availability
Workbench ™ de Isograph.
Para ayudar a entender el objetivo, ilustre los posibles ahorros adicionales con
un gráfico como el que se muestra a continuación.
Para este momento, usted ya habrá
convencido a las partes interesadas
de que un proyecto de optimización es
tan necesario como beneficioso para la
organización.
NOTA: Muchos de nuestros nuevos clientes comienzan con un proyecto
piloto para optimizar uno o varios equipos. Esto les permite demostrar el
valor de optimizar las estrategias de mantenimiento con una inversión más
pequeña, crear el caso de negocio y ayudar a las partes interesadas a
tomar una decisión informada sobre la expansión del proyecto para más
activos. Estos pilotos generalmente son de 10 a 50 días de duración, y
producen ahorros en costos casi caso.
¡EMPECEMOS!
Una vez que haya obtenido aceptación de la
gerencia, estará listo para empezar su proyecto.
Sin embargo, antes de ir demasiado lejos, tenga en Después de completar el proyecto, asegúrese
cuenta que una estrategia optimizada debe estar de revisitar el Retorno a la Inversión final y los
bien planificada y organizada en su sistema CMMS. resultados finales. Demuestre los ahorros realizados,
Una estrategia que podría ahorrar varios miles o menos el costo de su proyecto de optimización.
incluso millones de dólares al año no es bueno si
se encuentra en una carpeta en el estante de la NOTA: Los costos y ahorros del año próximo deben

oficina. Asegúrese de tener un sistema en efecto ser descontados para reflejar el valor actual de los

para obtener las nuevas estrategias optimizadas flujos de efectivo futuros.

en su CMMS - ya sea a través de la entrada manual


Para obtener más información sobre cómo optimizar
directa, hojas de carga, o la integración de CMMS
las estrategias de mantenimiento, póngase en
con su software de simulación de confiabilidad. Es
contacto con nosotros en la oficina más cercana.
posible que se requieran esfuerzos adicionales para
También puede hacer una consulta en armsreliability.
establecer procesos empresariales apropiados y
com.
capacitar a aquellos que serán responsables de
planificar y programar el trabajo.
ARMS Reliability es un proveedor global líder en Ingeniería de Confiabilidad para
empresas que operan con planta fija, equipos rotativos, flotas móviles, fuentes de
alimentación y otros activos de infraestructura.

Ofreciendo servicios de consultoría en ingeniería de confiabilidad, capacitación y


software usando el Isograph Ltd Reliability Software y la metodología de Análisis
Causa Raíz, le ayudaremos a analizar y mejorar la confiabilidad de activos nuevos
o existentes y encontrar soluciones efectivas que eliminen fallas repetitivas.

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Availability Workbench ™ y sus módulos son marcas comerciales propiedad de Isograph Ltd. ARMS Reliability son implementadores autorizados, capacitadores y distribuidores.

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