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LOGROS:  

 Clasifica   las   organizaciones   empresariales   desde   los   puntos   de   vista   legal,   de   actividad
económica   y   de   forma   de   asociación,   y   reconocer   la   importancia   tanto   de   organizarse   de
acuerdo con la ley, como de llevar un control financiero de la empresa.

 Determina   los   elementos   y   factores   que   definen   la   empresa   y   su   relación   con   la


administración.

LA EMPRESA U ORGANIZACION

Las empresas son como los seres vivos, porque tienen diferentes partes. Pero todas las partes de la
empresa forman un solo cuerpo; por eso para crecer y prosperar todas las partes deben desarrollarse
en perfecta armonía:

 Producción
 Finanzas
 Personal
 Mercadeo y Ventas

FORTALEZAS, DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, AMENAZAS

Las empresas tienen puntos fuertes y debilidades. 

Las fortalezas son sus ventajas:
 Buenos trabajadores
 Buena maquinaria
 Buena clientela
 Otros

Las debilidades son sus inconvenientes:
 Poco capital de trabajo
 Proveedores incumplidos
 Otros

Las empresas están rodeadas de amenazas y de oportunidades.

Las oportunidades son circunstancias favorables que se pueden aprovechar:
 Nuevas políticas de gobierno
 Nuevos proveedores que disminuyen costos
 Nuevos clientes
 Otros

Las amenazas son los riesgos y los obstáculos que se pueden presentar:
 Determinados cambios en las políticas del gobierno
 Incendio, robo
 Competencia fuerte
 Otros

“Los problemas son oportunidades” 
Peter Drucker
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Los problemas y dificultades hacen parte de la vida diaria.

El buen administrador reconoce las fortalezas de su empresa 
y las aprovecha para superar las dificultades.

LA ADMINISTRACION

La  administración   es  el  conjunto  de  decisiones   que   se  toman  para   aprovechar  los   recursos   de  la
empresa   y   lograr   sus   objetivos;   es   decir,   es   el   arte   de   tomar   buenas   decisiones   para   dirigir   el
desarrollo   de   la   empresa   y   superar   sus
dificultades.

El   proceso   administrativo  es   el   conjunto   de


actividades que el empresario debe realizar para manejar  y
desarrollar su empresa:

 La planeación
 La organización
 La dirección
 El control

LA PLANEACION

La   planeación   es   el   fundamento   del   proceso   administrativo   porque   ella   determina   todas   sus
actividades, es el conjunto de decisiones que tomó para realizar en el futuro… 

El futuro es lo que no ha sucedido todavía

La planeación es el arte de convertir el futuro deseable en
probable.

Cuáles son los elementos de una buena planeación?

 Diagnóstico exacto y acertado.
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 Objetivos bien definidos.
 Estrategias eficaces para lograr los objetivos.
 Criterios de evaluación para medir el logro de los objetivos.

El diagnóstico es el conocimiento exacto de la realidad presente.
El buen diagnóstico debe ser siempre:

 Realista quiere decir que ve las cosas tal como son, sin falsas ilusiones.
 Completo  quiere decir que toma en cuenta la realidad de la empresa y la realidad del medio
que la rodea.

Realizar un buen diagnóstico es analizar a fondo la situación de la empresa para
reconocer sus problemas y oportunidades y establecer sus necesidades prioritarias.

Los Objetivos son los resultados que me propongo alcanzar en la empresa en un plazo determinado.
Los objetivos pueden ser:

 A largo plazo. Lo que me propongo realizar más allá de los próximos dos (2) años.
 A mediano plazo. Lo que me propongo realizar en los próximos dos (2) años.
 A corto plazo. Lo que me propongo realizar en los próximos seis (6) meses.

Los deseos y las buenas intenciones nunca son verdaderos objetivos porque son vagos e imprecisos.
Ej. Voy a aumentar las ventas. Los verdaderos objetivos siempre son:

 Concretos: quiere decir que especifiquen lo que me propongo hacer de una manera precisa. Ej.
Voy a vender cien camisas más
 Claros: quiere decir que especifiquen la manera como me propongo realizarlos. Ej. Venderé las
camisas en tales almacenes, Encargaré a tal vendedor de promoverlas, Utilizaré tales medios
de publicidad.
 Factibles:  quiere   decir   que   sea   posible   realizarlos.   Ej.   Venderé   cien   camisas   porque   la
capacidad de mi empresa no es suficiente para vender doscientas.
 Ubicados en el tiempo:  quiere decir que se pueda determinar cuándo y en cuánto tiempo me
propongo realizarlos. Ej. Voy a vender las camisas en el próximo mes.
 Medibles: quiere decir que se pueda medir hasta qué punto se han realizado. Ej. Me fue muy
bien en la semana vendí el 30% de las camisas que me propuse vender en el mes.

Es fácil establecer verdaderos objetivos, para ello contesto las siguientes preguntas:

Las estrategias  son las acciones que me propongo realizar para lograr mis objetivos. Hay muchos
caminos que llevan a una misma meta. En la empresa también hay muchas maneras de lograr un
mismo objetivo. Por ejemplo: puedo vender las cien camisas
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 En la calle, de puerta a puerta.
 A un almacén.
 En un punto de venta propio.
 A los distribuidores.

Antes de elegir una estrategia tengo que analizar muy bien los beneficios 
e inconvenientes de cada una, para escoger la mejor.

La planeación abarca todas las áreas de la empresa por eso cuando formulo un proyecto defino las
estrategias para actuar en todas las  áreas de la empresa. Por ejemplo: el proyecto de vender cien
camisas más en el próximo mes requiere en:

 AREA DE PRODUCCION: más máquinas o trabajar más tiempo en las máquinas que tengo. 
 AREA DE FINANZAS: conseguir dinero para comprar más materia prima.
 AREA   DE   PERSONAL:  contratar   más   trabajadores   o   hacer   que   los   que   tengo   trabajen   más
tiempo.
 AREA DE MERCADEO.Y VENTAS: conseguir dos nuevos distribuidores
Los planes de cada área deben estar de acuerdo con los planes de las otras  áreas para que haya
armonía y lo planeado se pueda realizar. Por ejemplo: no puedo vender más camisas de las que puedo
producir, ni puedo producir más de las que puedo financiar.

Además, la planeación debe ser flexible para superar los problemas que pueden presentarse en el
camino. Por ejemplo: Si se daña una máquina y hay que disminuir el ritmo de producción compro
menos materia prima y modifico mi plan de ventas.

Por eso la planeación se hace y se reajusta permanentemente de acuerdo a
las circunstancias.

LOS CRITERIOS DE EVALUACIÓN 

Son los criterios que miden si cada uno de los planes se ha ido realizando. Por ejemplo:
Si mis planes son:
1.­ Incrementar la producción en 25 camisas semanales.
2.­ Vender 25 camisas semanales más a través de los nuevos distribuidores.

Mis criterios de evaluación son:
1.­ La producción semanal de camisas.
2.­ las ventas semanales de cada uno de los nuevos distribuidores.

Para fijar mis criterios de evaluación simplemente determino con precisión lo que
espero lograr en cada paso de lo que he planeado realizar.

LA ORGANIZACIÓN

Es el ordenamiento de los recursos y funciones de la empresa para facilitar el logro de sus objetivos.
Organizar la empresa es ordenar:
­El espacio     ­ Las personas         ­ El tiempo         ­ El dinero           ­ El trabajo

La organización del espacio. “Un lugar para cada cosa… y cada cosa en su lugar”.
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La organización del tiempo.  “Un tiempo para cada tarea, y cada tarea a su debido tiempo.” 

La organización del tiempo requiere:

 Una agenda para apuntar los compromisos.
 Tener en cuenta las prioridades.
 Puntualidad para alcanzar a hacer todo lo programado.
 Dedicación exclusiva a cada tarea.

Si trato de hacer dos cosas al mismo tiempo, no hago ninguna de las dos…

La organización  del  trabajo.  Es hacer la lista de todas las  tareas que se realizan  en la empresa


agrupándolas por áreas para ordenarlas de  la manera más lógica y eficiente posible.

PRODUCCION FINANZAS PERSONAL MERCADEO Y


VEBNTAS
.­ Comprar materias  .­ Registrar las  .­ Conseguir  .­ Contratar 
primas cuentas. operarios. publicidad.
.­ Hacer los inventarios .­ Pagar las cuentas. .­ Entrenar operarios. .­ Visitar clientes.
.­ Cortar las prendas .­ Cobrar a los  .­ Dirigir al personal. .­ Tomar pedidos
.­ Armar las prendas. clientes. .­ Estimular al  .­ Buscar nuevos 
.­ Terminar las prendas. .­ Conseguir  personal. clientes
.­ Empacar las prendas. préstamos. .­ Sancionar las 
faltas.

En las empresas pequeñas una misma persona puede realizar tareas de diferentes áreas, siempre y
cuando organice bien su tiempo para dedicar un tiempo determinado a cada área. 

Por ejemplo: LUNES Y SABADOS:         Supervisión del trabajo en la planta.
MARTES Y MIERCOLES: Ventas y visitas a clientes.
MIERCOLES Y JUEVES:  Contabilidad.

Para organizar el trabajo hago lo siguiente:

1.­ Hago la lista de todas las tareas que se realizan en mi empresa y las agrupo por áreas.
2.­ Determino quien es la persona responsable de realizar cada tarea o cada grupo de tareas.
3.­ Analizo la relación que existe entre las diferentes tareas y las organizo en diferentes secuencias.
4.­ Escojo la secuencia más adecuada.

La secuencia más adecuada es la que permite que las cosas se hagan muy bien y en
el menor tiempo posible…

La organización de las personas. Un cargo para cada persona y cada persona en su cargo. Para que
haya una buena organización en la empresa debe haber:

 Unidad de mando. Cada persona recibe órdenes y le rinde cuentas a una sola persona.
 Unidad de dirección. Todas las tareas están asignadas a un responsable permanente.

Hay personas vinculadas a la empresa como puras consejeras. Estas personas no tienen autoridad
para   mandar   a   nadie,   ni   tienen   responsabilidades   concretas   en   el   funcionamiento   de   la   empresa
porque su misión consiste únicamente en dar ASESORIA.
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La organización del dinero. Es la distribución de los recursos de la empresa, para obtener de ellos el
mayor rendimiento posible.

LA DIRECCION

Es la coordinación de las actividades ejecutadas por los trabajadores para lograr los objetivos de la
empresa. La dirección consiste en guiar y coordinar a las personas para que realicen su trabajo con
entusiasmo y responsabilidad.

 El buen director es un líder.

 Líder es la persona que despierta en los demás el deseo de imitarla o de seguirla porque:
 Es entusiasta.
 Trabaja en equipo con sus colaboradores.
 Hace las cosas bien.
 Está siempre dispuesta a aprender.
 Tiene ideas novedosas.

Hay directores que se preocupan únicamente por la producción sin prestar atención a las necesidades
de   sus   trabajadores.   Y   también   hay   algunos   que   se   preocupan   tanto   por   los   problemas   de   las
personas que descuidan las otras áreas de la empresa. Sin embargo para ser buen director hay que
atender a las personas y a las demás áreas de la empresa con igual esmero.

Los   jefes   duros   y   autoritarios   son   malos   directores   porque   los   subalternos   no   los   quieren   y   les
trabajan de mala gana… pero los jefes demasiado condescendientes también son malos porque no
saben mantener la disciplina dentro de la empresa.

Para ejercer la dirección hay que tener… cuatro habilidades básicas:

1.­ Habilidad para comunicarse.
2.­ Habilidad para motivar a los demás.
3.­ Habilidad para ejercer autoridad.
4.­ Habilidad para tomar decisiones.

LA COMUNICACIÓN

Es la transmisión de un mensaje de la persona que lo envía a la persona que lo recibe a través de un
medio   de   comunicación   que   puede   ser:   gestos,   palabras,   cartas,   afiches,   carteleras,   circulares,
revistas, etc.

Hay muchos medios de comunicación porque también hay diferentes tipos de comunicación.
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Para lograr sus objetivos la comunicación debe ser:

 Permanente. Porque la empresa es una organización muy viva que siempre genera mensajes y
noticias importantes de comunicar.
 Precisa   y   clara.  Porque   hay   que   ir   al   grano   y   comunicar   el   mensaje   exacto   para   que   el
interlocutor lo entienda sin riesgo de confundirlo.
 Directa. Porque los intermediarios pueden distorsionar el mensaje.
 Respetuosa y sincera. Porque el mal trato, la falsedad y el engaño destruyen el buen ambiente
de trabajo.

La buena comunicación es la mejor manera de evitar los conflictos

En la empresa, todas las personas necesitan comunicarse…
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LA MOTIVACION

Es el deseo de realizar el trabajo con esmero y buena voluntad. El buen director entusiasma a sus
colaboradores   y   logra   que   trabajen   con   gusto   y   responsabilidad.   El   salario   es   un   elemento   muy
importante de la motivación, pero no es el único, porque el hombre tiene también otras necesidades
que no se pueden satisfacer con dinero. Estos aspectos también son elementos importantes de la
motivación:

 La estabilidad en el trabajo.
 El trato amable y respetuoso.
 La justicia en el manejo de los conflictos.
 Las oportunidades de capacitación y el progreso en el seno de la empresa.
 El reconocimiento y el estímulo.
 La oportunidad de tomar parte en la toma de decisiones y en el manejo de la empresa.

LA AUTORIDAD

Es la capacidad de dar órdenes y hacerlas cumplir. Mi capacidad de autoridad depende de:

 Mis   conocimientos.  Mis   trabajadores   acatarán   mi   autoridad   si   reconocen   que   estoy   mejor
preparado que ellos y confían en mi capacidad de guiarlos por un camino acertado y seguro.
Por eso tengo que hacer siempre el esfuerzo de aprender para mejorar mi nivel educativo y mi
capacidad de tomar buenas decisiones.
 Mi buen ejemplo. Mis trabajadores reconocerán mi autoridad si encuentran en mí cualidades
dignas de admirar. Por eso tengo que tratar de corregir mis defectos y de cultivar en mía las
virtudes humanas…

La verdadera autoridad es como una fuerza que impulsa a seguir mis
indicaciones o a obedecer mis órdenes

LA TOMA DE DECISIONES

Consiste en escoger una entre varias alternativas.
 Dirigir   es   asumir   la   responsabilidad   de   tomar   decisiones   para   manejar   la   empresa,   para
resolver problemas y para aprovechar oportunidades.
 Las decisiones son buenas cuando dan buenos resultados y son malas cuando llevan al fracaso,
 Por eso, el arte de dirigir consiste precisamente en tomar buenas decisiones.

No sortee las decisiones que debe tomar… todas las decisiones tienen
consecuencias; por eso es tan importante aprender a tomarlas bien
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Para tomar buenas decisiones hago lo siguiente:

1.­ Identifico cuáles son las alternativas que tengo para escoger.

2.­ Analizo cada una de las alternativas buscando la siguiente información:
 Cuáles son las ventajas.
 Cuáles son sus inconvenientes.
 Cuáles son sus riesgos.
 Qué resultados puedo esperar si la escojo.

La información completa, exacta y actualizada sobre la empresa, sobre el medio que
la rodea y sobre la realidad del país, es la clave del éxito en la toma de decisiones...

EL CONTROL

Es la comparación de los planes con los resultados para verificar si se han cumplido y para corregir
las   desviaciones   en   la   realización   de   los   proyectos.   El   control   consiste   en   realizar   las   siguientes
actividades:

1.­ Retomar las metas que se han establecido. Las metas son los proyectos expresados de tal manera
que su realización se pueda comparar con el punto de referencia concreto. Por ejemplo: La meta es
reducir al 5% el desperdicio de la materia prima utilizada. El consumo de materia prima es el punto
de referencia con el cual comparo el desperdicio para verificar si he logrado la meta.

2.­ Recoger información sobre los resultados. La información es el conjunto de dato
s   necesarios   para   verificar   el   cumplimiento   de   las   metas.   Por   ejemplo:   Mantener   el   registro
actualizado del desperdicio y del consumo de materia prima.

3.­ Comparar las metas con los resultados. Es la comparación de las metas con las realizaciones para
verificar hasta qué  punto se están logrando. Por ejemplo: Cada semana averiguo cuánta materia
prima utilicé y cuánta desperdicié para comparar el porcentaje de desperdicio con la meta del 5%.

4.­ Corregir las desviaciones. Es el análisis de las causas por las cuales no se cumplen las metas para
corregirlas inmediatamente. Por ejemplo: El nuevo cortador no sabe colocar bien los moldes; hay que
entrenarlo para que aprenda a hacerlo correctamente.
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Más vale prevenir que lamentar… el mejor control es el que
comienza a aplicarse desde el comienzo del proceso.

La empresa está en su entorno…
Hasta aquí he aprendido a manejar los recursos internos de mi empresa. Sin embargo mi empresa no
es una isla sino que hace parte de la vida económica de la ciudad, del país y del mundo. Por eso para
ser   un   buen   administrador   tengo   que   estar   informado   de   lo   que   pasa   en   el   mundo.   Así
aprovecharemos   las   oportunidades   que   se   me   presenten   o   para   prepararme   para   superar   los
problemas.