: UNIVERSIDAD Novedades en virtud de la ley 996 de 2005 DE ANTIOQUIA nena Facultad de Comunicaciones CIRCULAR INFORMATIVA No. 002 07 de febrero de 2018 Para: Docentes, investigadores, contratistas y servidores de la Universidad que intervienen y participan en el proceso contractual de la Facultad de Comunicaciones. ‘Asunto: Establecer los parémetros generales para la contratacién de bienes y servicios de la Facultad de Comunicaciones en el periodo de Ley de Garantias Electorales. Alcance: Aplica para la invitacién publica, evaluacién y adjudicacin de las propuestas. A partir del 26 de enero de 2018, hasta el 27 de mayo de 2018, 0 en caso de existir segunda vuelta para eleccién presidencial, hasta la eleccién efectiva del Presidente de la Republica, no podré celebrarse ningdn tipo de contratacién directa, La Direccién Juridica y el Departamento de Talento Humano han determinado los lineamientos para proceder en consecuencia de la norma y restricciones para la Universidad, en el marco de la ley de garantias. La Facultad de Comunicaciones con el objetivo de direccionar internamente este importante proceso, define los siguientes pasos y responsables para llevarlo 2 cabo de forma satisfactoria, transparente y oportuna, ‘Antes de indicar el paso a paso del proceso, es necesario indicar que los formatos y documentos que mencionaremos a continuacién se encuentran disponibles en un archivo Drive que sera compartido a los interesados al momento de iniciar un proceso de contratacién. Es muy importante aclarar que la informacién de cada formato 0 archivo debe ser diligenciada de forma responsable incluyendo la totalidad de la informacion solicitada, Relacién archivos compartidos: Carpeta “Contratacién Ley de Garantias” incluye las siguientes subcarpetas: + Circulares Esta carpeta contiene la regulacién asociade. ‘= Carpeta formatos, en esta carpeta se comparten los formatos a utilizar en el proceso: Estudio de andlisis y conveniencia Modelo para invitacién publica Evaluacién cotizaciones, aplica para érdenes de pedido Evaluacién de hojes de vida, aplica para contratos de prestacién de servicios de ejecucién personal. 5. "Minuta invitacién para contratos de prestacién de servicios personales’. Aplica para los contratos de Prestaci6n de servicios 6. “Oficio de resultados de convocatoria” Aplica para los contratos de Prestacién de servicios ‘+ Carpeta Publicaciones: En esta carpeta debe reposar cada una de las convocatorias publicadas or la facultad en el portal (solo sera manejada por el Comunicador). Ciudad Universitaria: Calle 67 N.° 53-108. Bloque 12 « Recepcién de correspondencia: Calle 70 N.° 52- Conmutador: 219 59 00 + Fax: 263 82 82 + Apartado: 1226 + Nit: 890.980-040-8 ‘Webs: http://comunicaciones.udea.edu.co * http://www.udea.edu.co * Medellin, ColombiaNovededesenvrtud del ley 996 de 2005 Ley de Garantias Documento _"Seguimiento a publicaciones ley de garantias 2018”. &s un archivo de Excel donde se hard seguimiento a las distintas publicaciones, desde el inicio de la convocatoria hasta los resultados y se definen los responsables de la informacién. Para la elaboracion de contratos en el marco de la adquisicién de bienes y servicios de menor cuantia, 1. Elaborar el formato de estudio de andlisis y conveniencia, el cual debe ser descargado de la carpeta compartida en Drive, Este formato contiene informacién adicional requerida por e| proceso. La responsabilidad en este paso debe ser compartida entre el docente, contratista 0 directivo que requiera la contratacién y el responsable SAP, Secretaria 0 auxiliar que acompafie el proceso, 2. Verificar la disponibilidad de los recursos econémicos para la adquisici6n del bien o servicio y solicitar el precompromiso ante la seccién de Presupuestos. Los responsables de este paso son la Asistente de Contabilidad, Patricia Sanchez. y el funcionario con licencia SAP que inicie e| proceso, 3. Cuando se tiene el CDP se debe diligenciar el formato “modelo para invitacién piiblica’.Sise diligencié el estudio de conveniencia tal y como lo indica el paso No.1. No presentaré dificultad con la informacién de la publicacion. El consecutivo de la publicacion lo deben consultar del archivo drive “Seguimiento a publicaciones ley de garantias 2018”. E| formato puede ser diligenciado por las secretaries, auxlisres © contratistas que apoyan el proceso. Luego de firmada la invitacién a publicar por el decano y el interventor, debe ser enviado en formato POF al correo del Comunicador de facultadcomunicaciones@udea.edu.co. responsable de revisar el formato de invitacién y de enviar el correo al comunicador, es la persona con licencia SAP, autorizada para realizar contratacién, que en el caso del Centro de Extensién cortesponde a la Secretaria, Melissa Fernandez, y para otras dependencies de lafacultad a la Secretaria del Centro de Investigaciones, Ruth Vallejo. 4, Luego de la publicacién en el portal, es responsabilidad de Juan Esteban Visquez, Comunicedor, subir la publicacién a la carpeta de publicaciones. 5. Se debe diligenciar documento _"Seguimiento a publicaciones ley de garantias 2018” Completamente, recuerden que esta informacion permite hacer seguimiento a las publicaciones ya sus resultados. Por tanto, es responsabilidad de los involucrados monitorear y diligenciar la informacién que corresponda 6. Alcierte de la convocatoria se debe hacer la correspondiente evaluacién de las propuestas, para ello se utilizaré el formato de “evaluacién de cotizaciones” 7. Por timo se debe informar al Comunicador los datos de la propuesta seleccionada (Adjudicacién) pare que él publique los resultados en el portal, responsables auxliares, secretarias o licenciado SAP. 8. Con la documentacién completa del proveedor seleccionado, se debe continuar el proceso normal de contratacién segtin lo establecido por el Estatuto de Contratacién, Acuerdo Superior 419. Responsable licenciado SAP.Novedodes en vrtud del ey $96 de 2005 Ley de Goroncies Para la elaboracién de contratos de prestacién de servicios de ejecucién personal, Se repiten los mismos pasos del proceso de adquisicién de bienes y servicios y los responsables son los mismos, la diferencia radica en los formatos que se deben utilizar y el procedimiento de seleccién y publicacién de resultados. Con respecto a los formatos, es importante indicar que se seguirén utilizando los formatos habituales del proceso de contratacién de ejecucién personal. Sin embargo, para la publicacién de la invitacion y los resultados en el Drive, podrén encontrar los formatos “minuta invitacién para contratos de prestacién de servicios personales” y “Oficio de resultados de convocatoria”. Se les recuerda que la contratacién de prestacion de servicios de ejecucién personal, no requiere el diligenciamiento del formato para estudio de andlisis de conveniencia, sino el de justificacién de contrato de prestacién de servicios de ejecucién personal. EI procedimiento de seleccién puede involucrar la realizacién de entrevistas y pruebas técnicas que deben quedar explicitas en el formato de la publicacién. Por diltimo y teniendo en cuenta que le publicacién es un paso adicional que se debe hacer en la contratacién, por el periodo de ley de garantias y que la convocatoria debe estar abierta en el portal de la Universidad por cinco (5) dias habiles. Se le recomienda considerar un plazo de minimo quince (15) para llevar a buen término el proceso de la contratacién y no incurrir en el riesgo de generar hechos cumplidos. El personal administrative que apoya el proceso de contratacién en la facultad, para los proyectos de extensién, es Melissa Fernandez, extensién telefénica 8925 y para los proyectos de investigacién y los programas de posgrados Ruth Vallejo, (ext.5905) y Claudia Moreno, (ext.5925). Ademas en la Direccién de Asesorfa Juridica _ Coordinacién de asesoria en contratos y convenios y el Departamento de Talento Humano, de la administracién central de la Universidad, estan dispuestos a responder sus inquietudes al respecto, Cordialmente, EDWIN ALBERTO CARVAJAL COR =) awa WATRICUYSANMARTIN ALVAREZ Decano Asistente Adminitrativa [abor, Diana Sanrarin