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Productividad Libre de Estrés

50 Consejos para Ser más Efectivo en tus

Labores Diarias

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1. Identifica las actividades en tu día que consumen tu tiempo. Mantén algún

control sobre cuánto tiempo dedicas a leer e-mails a navegar en Internet y a
hablar por teléfono. Estos son algunos de los más conocidos “ladrones de
tiempo”. Una vez que identifiques cuánto tiempo le dedicas a estas actividades,
seguramente podrás “ahorrar” algo de tiempo en estas áreas.

2. Comienza por establecer objetivos alcanzables. Aún los más sencillos

objetivos pueden contribuir con tus habilidades de administración del
tiempo. Define algún objetivo sencillo -como por ejemplo no leer los e-
mails personales durante el horario laboral durante una semana o archivar
la correspondencia el mismo día que llega en lugar de apilarla. Una vez que
alcances alguno de estos pequeños y simples objetivos, podrás continuar
con algo más ambicioso. Para cuando te des cuenta, ¡el problema de
administración del tiempo será algo del pasado!

3. Define un plan para la administración de tu tiempo. ¿Por qué?

Simplemente porque, tal vez, tus esfuerzos no se noten hasta que
comiences a realizar el seguimiento del progreso que irás logrando. Puedes
crear un pequeño esquema con el plan que te haz propuesto y ubicarlo en
tu escritorio –en algún lugar fácilmente visible. Completa allí qué planeas
hacer y cuándo realizaste esa actividad. Esto de permitirá ver rápidamente
qué necesitas hacer. Además, en la medida en que vayas completando cada
uno de los ítems, sentirás gran satisfacción. Esto redundará en motivación
para continuar con el plan previsto y muy pronto serás un experto en
productividad y administración de tu tiempo.

4. Encuentra el sistema de administración del tiempo que se adapte a tu

necesidad. Tendrás que llevar el control de tus objetivos de alguna manera.
Ya sea en tu computadora, en tu agenda, en tu calendario, en tu Palm, en
fin, de la manera que mejor te convenga. La clave es encontrar algo que te
resulte adecuado. Lo importante es mantener sólo un sistema ya que tener
sistemas diferentes para las cosas de la oficina y las cosas de casa muchas
veces nos induce a confusión.

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5. Utiliza la opción de recordatorios de tu calendario. Ya sea que uses el

calendario del Outlook u otro sistema de correo electrónico o tu Palm o
hand-held, utiliza la función de alarmas. Te ayudará a recordar qué has
planeado para un determinado bloque de tiempo.

6. Dedica algunos minutos cada mañana a revisar tu listado de

tareas. Decide primero qué necesitas hacer durante el día. Luego, prioriza
los ítems que absolutamente debes hacer. Es importante realizar esto cada
mañana para adquirir el hábito de priorizar. Ha sido demostrado que si
logras hacerlo durante 21 días, habrás adquirido el hábito. Por lo tanto,
mantén la rutina y en unas pocas semanas lo estarás haciendo de manera
automática cada mañana.

7. Delega todo lo posible. Si necesitas pasar por la tintorería, llenar el

tanque de nafta y parar en la verdulería camino al trabajo, considera
pedirle a tu esposo o esposa que realice alguna de esas actividades por ti. A
veces, solicitar un poquito de ayuda puede ahorrarte muchos dolores de
cabeza y liberar tiempo en tu agenda para que las cosas fluyan sin
problemas.

8. Comienza una rutina y comprométete con tu agenda. Rutina y agenda –

dos palabras que la mayoría de le gente le disgustan – son las dos palabras
más importantes cuando se trata de administrar eficazmente el tiempo.
Necesitas establecer una rutina y una agenda, y necesitas proponerte
cumplir con ello cuanto sea posible. Hazte un favor: involucra a toda tu
familia. Si todos son concientes de qué se espera que hagan, las cosas
funcionarán sin inconvenientes.

9. No pierdas tiempo esperando. Un tema particular por el cual mucha

gente se queja es el tiempo dedicado a esperar. En lugar de simplemente
esperar a que el médico te atienda o a que cambien el aceite de tu auto,
llévate algo para hacer mientras esperas. Podrías llevar tu lista de tareas, o
tu chequera si necesitas revisar los saldos o cualquier otra cosa que puedas
hacer mientras esperas.

10. Comprende de qué se trata realmente la administración del

tiempo. Administrar el tiempo no significa solamente saber exactamente a
qué dedicas tu tiempo – significa encontrar formas de cambiar tu rutina
para ser lo más productivo posible. Significa no comprometerse más de lo

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posible. Significa mantener cierto balance. Este balance es la clave para

lograr hacer las cosas más importantes primero, sin dejar de lado el tiempo
necesario para disfrutar de tu vida.

11. Jamás permitas que el trabajo interfiera con tu necesario tiempo de

inactividad. Sea que necesites tomarte los fines de semana, o una hora por
la mañana para ir al gimnasio, o algunas horas para ver televisión, tómate
el tiempo necesario para recargar tu energía. De esta manera serás más
efectivo. Marca o bloquea el tiempo necesario para tu esparcimiento y
comprométete con ello de la misma manera que lo haces con cualquier
otra actividad laboral.

12. Establece un tiempo todos los días para trabajo ininterrumpido. Sea
cual sea la tarea en la que tienes trabajar, prioriza tener cada día un bloque
de tiempo para trabajar ininterrumpidamente en ese asunto. Si esto resulta
imposible para ti, al menos intenta minimizar las interrupciones cuanto sea
posible. Este tiempo te permitirá enfocarte en hacer las cosas que tienes
que hacer y la sensación de haberlo logrado contribuirá de tal manera que
serás más productivo durante el resto del día.

13. Lleva el control de tus actividades diarias. Por una semana, lleva
contigo un cuaderno y anota todo lo que haces en el transcurso del día.
Esto es muy útil ya que te permitirá tener un punto de referencia a partir
del cual tendrás claro en que áreas deberás esforzarte para administrar
mejor el tiempo. Esta información te permitirá identificar los puntos obvios
en los cuales pierdes tiempo (podría ser que fuiste al supermercado tres
veces en la semana o que te pasaste diez minutos todos los días buscando
las llaves del auto, etc.). Cuando efectivamente ves a qué le dedicas tu
tiempo, fácilmente podrás mejorar.

14. Habla con otras personas que también estén trabajando en el

desarrollo de sus habilidades de administración del
tiempo. Prácticamente todo el mundo lucha con la administración del
tiempo. Encuentra amigos o colegas que también estén trabajando en ello
y habla sobre tus logros, tus dificultades y tus descubrimientos. Como con
cualquier otra cosa, tener un grupo de contención es una manera excelente
de incrementar las posibilidades de éxito.

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15. Determina qué es lo más importante. Si estás trabajando sobre la

administración del tiempo en el trabajo, identifica cuáles son las funciones
más críticas dentro de tu posición o rol. Si estás trabajando en ello y tienes
inconvenientes en el manejo de las tareas de tu hogar, determina cuales
actividades son las más importantes. Arma una lista con las prioridades
definidas. Esto te permitirá fácilmente tomar una decisión cuando debas
dejar algo de lado.

16. Nunca te preguntes si sientes ganas de hacer algo. Todos nos

enfrentamos a cosas en la vida que no tenemos ganas de hacer y si
dedicáramos menos tiempo a no querer hacerlas y más tiempo a hacerlas,
¡piensa cuanto más productivos seríamos! Por lo tanto, la próxima vez que
te sorprendas pensando en las pocas ganas que sientes de hacer tal o cual
cosa, ¡simplemente hazla! Evita perder tu valioso tiempo pensando en que
no sientes ganas de hacerlo.

17. Identifica tu horario de alto desempeño. Todos tenemos diferentes

momentos en el día en el que somos más eficientes. Presta atención a los
momentos en los que logras hacer más cosas y luego asegúrate de utilizar
ese tiempo para las tareas más importantes. Si eres más efectivo durante la
mañana, haz el esfuerzo de llegar temprano a la oficina. Si encuentras que
el mejor momento para ti es por la tarde, podría ser una buena idea ir a
trabajar más tarde y retrasar un poco el horario de finalización.

18. Toca cada papel solamente una vez. Este es un gran truco de
administración del tiempo; tocar cada papel una sola vez. Toma una
decisión al respecto la primera vez que lo tomas en tus manos; o lo
archivas, o lo tiras. Si lo logras, inmediatamente notarás que el tiempo que
dedicas a buscar cosas entre pilas de papeles disminuye
considerablemente.

19. Sé flexible. Si encuentras que tu agenda está colmada o totalmente

desbordada, sé realista y acepta que muchas veces no puedes terminar
algo en un solo día. No lograrás nada torturándote al respecto. En lugar de
eso, dedica algún tiempo a comprender porqué estás tan ocupado y buscar
de qué manera puedes eliminar algunas cosas.

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20. No olvides dedicar tiempo para ti. Asegúrate de asignar en tu agenda

algo de tiempo personal en algún momento cada día. Aunque sean unos
pocos minutos es importante no dejar esto de lado. Ya sea que quieras salir
a caminar, ver tu programa de televisión favorito o darte un largo baño
relajante, dedícate algo de tiempo. No consideres que esto es tiempo
perdido. Recuerda que tomar cierto tiempo para recargar tu energía te
permitirá ser más productivo y eficiente en otras tareas que debes
completar.

21. No permitas que la tecnología sea una molestia en lugar de una

ayuda. Si utilizas una Palm, “hand-held” u otro dispositivo de esta
naturaleza, aprende a utilizarlo. Muchas veces cambiamos un equipo por
otro más nuevo y pasamos más tiempo intentando comprender como
funciona que terminando una tarea concreta que debemos realizar. Lo
mismo sucede con los calendarios electrónicos y otras maravillas
tecnológicas. Muchas veces, el viejo papel y lápiz son la mejor opción.

22. Mantén tu bandeja de entrada del correo electrónico

ordenada. Cuando lees un e-mail toma alguna decisión al respecto. Si es
SPAM (correo no deseado), elimínalo. Si lo respondiste y no necesita ser
archivado, elimínalo y si es importante archívalo. Pero no dejes que tus e-
mails se acumulen en tu bandeja de entrada hasta que tienes cientos de
ellos para procesar. Esto te tomará demasiado tiempo y puede ser una
fuente de ansiedad el simple hecho de saber que tienes por delante un
trabajo semejante.

23. Aprende a utilizar los filtros anti-SPAM en tu correo electrónico. En

esta época la mayoría de la gente dedica mucho tiempo a filtrar su e-mail
para determinar qué es SPAM. Los filtros anti-SPAM pueden eliminar varios
minutos por día que podrás dedicar a otras cosas.

24. Mantén más de una lista de tareas. En lugar de tener una sola, enorme
lista, opta por armar un sistema de listas. De esta manera, tendrás todo
más y mejor organizado. Además, claramente si tienes un listado enorme
de tareas por hacer, al leerlo instantáneamente te sentirás abrumado. Los
sistemas de listas subdivididas son una gran alternativa. Podrás genera
listas por categorías: lista de cosas para hacer hoy, lista de proyectos

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generales, lista de temas delegados o que esperan respuestas de terceros,

listas detalladas de acciones a realizar por proyecto, etc.

25. Distingue entre pequeños y grandes proyectos. Claramente, los

grandes proyectos requieren muchas pequeñas tareas a completar y los
pequeños proyectos tal vez incluyan sólo una acción. Mantén un control de
las tareas asociadas a cada proyecto. Al desglosar los grandes proyectos en
tareas más pequeñas y manejables verás más explícitamente el progreso
que vas logrando.

26. Utiliza el método ABC para priorizar. Puedes utilizar el método en el

cual los proyectos “A” son importantes porque contribuirán al éxito en el
largo plazo. Los proyectos “B” son importantes pero no urgentes y los
proyectos “C” son los que sería bueno hacer cuando tengas tiempo.
Siempre comienza con las actividades marcadas con “A” y desglósalas en
otras acciones más pequeñas para poder terminarlas más rápidamente.
Luego pasa a las tareas o proyectos “B” y finalmente – si tienes tiempo – a
las tareas marcadas con “C”.

27. Mide las tareas de acuerdo a su urgencia e importancia. ¿No estás

seguro cómo priorizar todas las cosas que tienes que hacer? Mira cada
tarea y determina cuan urgente y cuan importante es. Aunque algo sea
importante, puede no ser urgente. Y, sólo porque algo no es importante,
no significa que no sea urgente (o que tenga alguna fecha particular de
vencimiento). El lugar más lógico para comenzar es por realizar las que son
tanto urgentes como importantes.

28. No permitas que las emociones negativas te impidan completar una

tarea. Si te encuentras con que tus emociones te impiden completar una
tarea, dedica algún tiempo a determinar las causas y busca formas de
aliviar esos sentimientos para que puedas conseguir hacer lo que tienes
que hacer.

29. Escucha audio libros sobre superación personal. Hay muchos y

diferentes libros que están actualmente disponibles en formato MP3. Los
audio-libros son ideales para escuchar mientras te trasladas de un lugar a
otro, incluso mientras sales a caminar o haces ejercicio. Busca aquellos que
puedan brindarte consejos y técnicas de administración del tiempo.
Aunque puedas no estar 100% del tiempo concentrado en escuchar, irás

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incorporando consejos que escuches más atentamente en ciertos

momentos.

30. ¡Organízate! Los estudios demuestran que la gente organizada toma

menos tiempo buscando ítems importantes y más tiempo completando
tareas. Cómprate elementos para archivar bien tus documentos y papeles.
Todo tipo de contenedores de organización como bandejas, fuelles,
carpetas, tarjeteros, etc. serán de gran utilidad. Puede ser un trabajo
considerable realizar una primera gran organización general pero te
sorprenderás al ver el tiempo que ahorrarás después.

31. Aprende a identificar cosas que consumen tu tiempo. Algunas cosas a

las que debes prestar atención pueden ser: fracaso en planear de manera
apropiada, reuniones no previstas ni agendazas, tareas administrativas
básicas que podrías delegar, interrupciones de naturalezas varias (inclusive
llamados telefónicos), etc. Una vez identificadas, podrás trabajar para
evitarlas y mejorar mejor tu tiempo en el futuro.

32. Define una agenda para cada reunión. Al definir los objetivos y temas a
tratar en todas las reuniones, todos los involucrados tendrán bien claro que
temas se discutirán y cual es el objetivo del encuentro. Inclusive en las
reuniones en las que realices lluvias de ideas o sesiones de brainstorming,
es mejor anunciar de antemano el tiempo que dedicarán y que todos estén
de acuerdo con ello. Ciertas limitaciones generan reuniones más
productivas.

33. Define un cronograma para los proyectos en equipo. Cuando tienes

que supervisar un equipo de trabajo, es crítico que todos sepan cual es su
rol y cuales sus responsabilidades para lograr completar el proyecto. De
esta manera, dedicarás más tiempo a trabajar y menos tiempo a explicar lo
que cada persona tendría que estar haciendo y cuando deben hacerlo. Un
cronograma claro compartido por todo el equipo de trabajo permite que
cada integrante vaya trabajando de manera independiente en sus áreas de
responsabilidad y logren completar el proyecto en tiempo y forma.

34. Define tus objetivos y prioridades cada semana. Los objetivos y las
prioridades cambian. Lo que hoy puede ser importante tal vez la semana
próxima no lo sea.

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Por lo tanto, debes estar dispuesto a cambiar el foco de atención

ocasionalmente. Evaluar cada semana qué cosas son importantes te
permitirá ajustar las tareas que realizarás y estarás siempre enfocado en lo
más importante.

35. Limpia tu escritorio. En el trabajo o en casa, el consumidor de tiempo

número uno es un escritorio en el cual más del 20% de su superficie se
encuentra cubierta. Despeja tu escritorio y verás inmediatamente como
mejora tu productividad.

36. No postergues. Si ves que debes hacer algo, hazlo ahora en lugar de
pasar mucho tiempo pensando sobre por qué hay que hacerlo o por qué no
lo has hecho aún. Seguramente, si eliminas ese tiempo dedicado a pensar
al respecto, a re-programar tiempo para hacerlo, etc. podrías tener la tarea
completada y archivada.

37. Aprende a decir “no”. Si alguien te solicita que tomes alguna otra
actividad que no puedes o no quieres hacer, simplemente utiliza la palabra
no. Encontrarás cierta dificultad al principio pero una vez que comiences a
hacerlo verás los beneficios y rápidamente lo incorporarás.

38. Limita la cantidad de reuniones a las que asistes. Muchas veces, las
reuniones nos hacen perder demasiado tiempo. Por lo tanto, haz cuanto
esté a tu alcance para reducir al máximo la cantidad de reuniones en las
que participas. A veces, podrás delegar la asistencia en alguna otra persona
o simplemente solicitar una minuta de la reunión (en particular si el tema
en cuestión no es de suma importante para tus actividades).

39. Define un objetivo de largo plazo. Un gran objetivo general te ayudará

a desarrollar objetivos más pequeños de corto plazo que sean más
fácilmente alcanzables. Tener en mente metas más pequeñas es muy
importante para planificar tu día.

Simplemente, desglosa un gran objetivo en tareas más pequeñas y

manejables.

40. Introduce metas relacionadas con la administración del tiempo en tu

agenda. Por ejemplo, incluye en tu lista de quehaceres que quieres 15
minutos al final de cada día para organizarte para el día siguiente.

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Al hacer de la administración una prioridad encontrarás que pronto se

convierte más en un hábito que una tarea.

41. Finaliza cada día preparado para comenzar el siguiente. Al final de cada día
laboral, asegúrate de que tu escritorio está ordenado y que al menos, has
comenzado la lista de tareas para el día siguiente. Esto hará que tu mañana sea
más tranquila y te permitirá comenzar tan pronto como llegues.

42. No pierdas tiempo al teléfono. Las llamadas telefónicas son grandes

desperdiciadoras de tiempo para muchas personas. Intenta minimizar este
problema planificando las llamadas que debas hacer con tiempo y realizando
varias llamadas seguidas en lugar de hacerlas distribuidas a través del día.
Intenta establecer un límite de tiempo para cada llamada y cúmplelo tanto
como te sea posible. A menudo, permitir que la persona a quien llamarás sepa
de antemano que será una llamada breve es lo único que hace falta.
Simplemente comienza diciendo “Solo tengo unos minutos para hablar…” o
“Este es solo un llamado breve para decirte que…”.

43. Determina los momentos del día en los que eres menos efectivo. Todos
tienen momentos de baja actividad, es simplemente natural. Al reconocer
cuáles son los tuyos puedes planear tu almuerzo y otros momentos libres
durante esos períodos menos eficientes. A menudo una pausa es todo lo que
necesitas para despejar tu mente, para que puedas retomar una tarea con un
mejor enfoque.

44. Minimiza el estrés quitando del medio las tareas pequeñas. El estrés
habitualmente surge de la lista de tareas que aún tienes pendientes y no de las
cosas que ya has completado. Minimiza el estrés realizando las tareas más
pequeñas o simples de tu lista. Una vez que tengas un flujo de tareas estarás
preparado para enfrentar cuestiones mayores y más complejas.

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45. Deja de perder el tiempo buscando cosas. Mucha gente desperdicia

innecesariamente el tiempo, cada día, buscando cosas.

Al organizar mejor tu hogar o lugar de trabajo sabrás exactamente dónde están

las cosas en lugar de tener que buscarlas. Esto liberará más tiempo para trabajar
en las cosas que deben hacerse. Ciertamente, organizarse lleva un tiempo al
principio – pero una vez que te acostumbres a este hábito, tu vida será más fácil.

46. Mantén un archivero organizado. Al menos una vez al mes, revisa tus
archiveros para asegurarte que tus archivos están organizados de la manera más
eficiente para con tus hábitos y que contienen información útil y completa.
Elimina viejo papeleo y cosas que ya no tienen utilidad. Esto simplificará y
acelerará el hallar lo que necesites cuando lo necesites en lugar de tener que
descifrar archivos irrelevantes y papeleo inútil.

47. Organiza tu papeleo. Si encuentras que tus carpetas de archive están

explotando de papeles, es hora de implementar una nueva estrategia de archivo.
Intenta utilizar códigos de colores para que sean fáciles de encontrar. O inicia
subcarpetas. Simplemente utiliza un archivero con divisores más grandes para
contener subcarpetas de modo de mantener todo junto. Mantener tu papeleo
organizado reducirá la cantidad de tiempo que gastes buscando cosas
específicas.

48. Pregúntate a ti mismo “¿es esta una forma eficiente de usar mi

tiempo?” Hacer esto puede recordarte que hay otras prioridades a las que
deberías atender en lugar de lo que estás haciendo actualmente.

49. Establece agendas realistas para completar proyectos. Cuando trabajes con
una agenda, intenta identificar tempranamente donde puede haber problemas.
Agregar algo de tiempo es una buena idea cuando puedes anticipar algún
problema. Si todo sale bien, terminarás antes de tiempo. Si hay algún problema,
estarás mejor preparado para resolverlo y aún así terminar a tiempo.

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50. Se proactivo con tu planeamiento. ¿Tienes tendencia a dejar todo para

último minuto? ¡No eres el único! Pero recuerda que cuanto antes planees hacer
las cosas, mejor estarás.

Si eres proactivo acerca de hacer que las tareas sean prioritarias con un par de
días de antelación a la fecha en que deben ser completadas, serás más eficiente
y tendrás menos estrés.

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