Manual Biblioteca PDF

MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA
ACUERDO No. 001 DE JUNIO 17 DE 2008

CONTENIDO
1 GENERALIDADES 13
1.1 INTRODUCCIÓN 13
1.2 NATURALEZA 13
1.3 RESEÑA HISTÓRICA 13
1.4 ESTRUCTURA INTERNA 14
1.5 MISIÓN 15
1.6 VISIÓN 15
1.7 OBJETIVOS 15
1.8 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA 15
1.9 SIMBOLOGÍA 16
1.10 OBJETIVO DEL MANUAL 17
2 SERVICIOS 19
2.1 CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO 19
2.1.1 Generalidades 19
2.1.1.1 Definición 19
2.1.1.2 Objetivo 19
2.1.1.3 Índice de procesos 19
2.1.2 Préstamo a Domicilio 19
2.1.2.1 Objetivo 19
2.1.2.2 Políticas y lineamientos 19
2.1.2.2.1 Usuario Internos 19
2.1.2.2.2 Usuario Externos 20
2.1.2.3 Descripción del procedimiento 20
2.1.2.4 Diagrama de flujo 21
2.1.3 Préstamo en Sala 22
2.1.3.1 Objetivo 22
2.1.3.2.2 Usuarios Externos 22
2.1.4 Paz y salvos Estudiantes 24
2.1.4.1 Objetivo 24
2.1.4.3 Descripción del procedimiento académico 24
2.1.5 Paz y salvos Administrativos y Docentes 26
2.1.5.1 Objetivo 26
2.1.5.4 Diagrama de flujo. 27
2.1.6 Multas 28
2.1.6.1 Objetivo 28
2.1.6.2.2 Usuario Externos 28
2.1.7 Reposición por pérdida 30
2.1.7.1 Objetivo 30
2.1.7.2.1 Usuario Interno 30
2.1.7.2.2 Requisitos de reposición 30
2.1.7.3 Descripción del procedimiento. 30
2.1.8 Libro por multa 32
2.1.8.1 Objetivo 32
2.1.8.3 Características de entrega de Libro. 32
2.1.8.5 Diagrama de Flujo 33
2.1.9 Expedición del carné de egresado 34
2.1.9.1 Objetivo 34
2.1.9.3 Documentación Requerida 34
2.1.9.3.1 Graduados 34
2.1.9.3.2 Terminación de materias 34
2.2 FORMACIÓN DE USUARIOS 36
2.2.1.2 Objetivo 36
2.2.2 Inducción a usuarios de primer semestre 36
2.2.2.1 Objetivo 36
2.2.2.3 Descripción de procedimiento 36
2.2.3 Inducción a usuarios durante el semestre. 38
2.2.3.1 Objetivo 38
2.3 REFERENCIA A USUARIOS 40
2.3.1.2 Objetivo 40
2.3.2 Orientación y asesoría en búsqueda y recuperación información 40
2.3.2.1 Objetivo 40
2.3.2.4 Observaciones 41
2.3.2.4.1 Análisis de la necesidad de información 41
2.3.2.4.2 Asesoría en estrategias de búsqueda y recuperación 41
2.3.2.4.3 Evaluación de tipo de búsqueda 42
2.3.2.4.4 Entrega de resultados 42
2.3.2.4.5 Almacenamiento de Información 42
2.3.3 Realización de Bibliografías 44
2.3.3.1 Objetivo 44
2.3.3.4.1 Presenta necesidad informativa 44
2.3.3.4.2 Evaluación solicitud 44
2.3.3.4.3 Desarrolla búsqueda y evalúa las diferentes fuentes 44
2.3.3.4.4 Entrega resultados 45
2.3.3.4.5 Desarrollo del proceso pertinente 45
2.3.4 Diseminación Selectiva de Información 46
2.3.4.1 Objetivo 46
2.3.5 Conmutación Bibliográfica 47
2.3.5.1 Objetivo 47
2.3.5.3.1 Descripción documentos A 47
2.3.5.3.2 Descripción del procedimiento B 47
2.3.5.5.1 Procedimiento A 48
2.3.5.5.2 Procedimiento B 49
2.4 RELACIONES INTERINSTITUCIONALES 49
2.4.1.2 Objetivo 49
2.4.2 Carta de Presentación 50
2.4.2.1 Objetivo 50
2.4.2.2.1 Usuarios internos 50
2.4.2.2.2 Usuarios externos 50
2.4.3 Préstamo Interbibliotecario 52
2.4.3.1 Objetivo 52
2.4.3.2.2 Usuarios externos 52
2.4.4 Préstamo Interbibliotecario Biblioteca Luís Ángel Arango. 54
2.4.4.1 Objetivo 54
2.5 SIARED 56
2.5.1.2 Objetivo 56
2.5.1.4 Requerimientos 56
2.5.1.4.1 Técnicos 56
2.5.1.4.2 Personal 57
2.5.1.6.1 Usuarios 57
2.5.2 Préstamo de Equipos 59
2.5.2.1 Objetivo 59
2.5.2.2 Política / Lineamientos 59
2.5.3 Orientación y asesoría en búsqueda y recuperación de Información 61
2.5.3.1 Objetivo 61
2.5.3.2 Políticas/Lineamientos 61
2.5.3.4.1 Análisis de la necesidad de información 61
2.5.3.4.2 Asesoría en estrategias de búsqueda y recuperación 61
2.5.3.4.3 Evaluación de tipo de búsqueda 62
2.5.3.4.4 Entrega de resultados 62
2.5.3.4.5 Almacenamiento de Información 62
2.5.4 Consulta de páginas Web, revistas electrónicas, y BD. 64
2.5.4.1 Objetivo 64
2.5.5 Alerta bibliográfica 66
2.5.5.1 Objetivo 66
2.5.5.2 Políticas / Lineamientos 66
2.5.6 Diseminación Selectiva de Información 67
2.5.6.1 Objetivo 67
3 ADQUISICIONES 69
3.1 Generalidades 69
3.1.1 Definición 69
3.1.2 Objetivo 69
3.1.3 Índice de procesos 69
3.2 Compra de material bibliográfico 69
3.2.1 Objetivo 69
3.2.2 Política / Lineamientos 69
3.2.3 Descripción del procedimiento 70
3.2.4 Diagrama de flujo 71
4 PROCESOS TÉCNICOS 73
4.1 Generalidades 73
4.1.1 Definición 73
4.1.2 Objetivo 73
4.1.3 Índice de procesos 73
4.2 Procesamiento técnico de material bibliográfico 73
4.2.1 Objetivo 73
4.2.2 Política / Lineamientos 73
4.2.3 Descripción del procedimiento 74
4.2.4 Diagrama de flujo 75
TABLA DE ANEXOS
Anexo 1 Ficha de solicitud de préstamo 79

Anexo 2 Paz y Salvo 79
Anexo 3 Solicitud paz y salvo (Departamento de Desarrollo Humano) 80
Anexo 4 Recibo de pago de multa 81
Anexo 5 Carné de egresado 81
Anexo 6 Formato asistencia a inducciones 82
Anexo 7 Formato referencia a usuarios 83
Anexo 8 Carta de presentación 84
Anexo 9 Préstamo interbibliotecario 85
Anexo 10 Formato Luís Angel Arango 86
Anexo 11 Formato SIARED 87
Anexo 12 Políticas desarrollo de colecciones 88
Anexo 13 Formato solicitud de material bibliográfico 99
Anexo 14 Manual ingreso de material a OLIB 100
Anexo 15 Formato entrega de libros a servicios 112
Anexo 16 Carta de agradecimiento 113
Anexo 17 Formato registro de donaciones 114
Anexo 18 Formato recepción de donaciones 115
Anexo 19 Información general. Guía de uso 116
Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca
ACUERDO No. 001
Junio 17 de 2008
Por el cual se expide el Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Biblioteca.
La Honorable Consiliatura de la Universidad La Gran Colombia, en uso de sus facultades y en

especial las conferidas por el Artículo 24, numeral 4, de los Estatutos de la Universidad, y
11
C O N S I D E R A N D O:
Que la Universidad La Gran Colombia, requiere de un Manual de procesos y procedimientos del

Departamento de Biblioteca que facilite el uso óptimo de los servicios que ofrece a la comunidad
universitaria.
Que en la actualidad no existe formalmente un documento que describa las actividades, procesos,
políticas y normas que debe cumplir el Departamento de Biblioteca, para la prestación de un servicio
eficiente y pertinente.
Que es necesario cumplir con las normas exigidas en los procesos de Alta Calidad para Instituciones de
Educación superior.
Que se requiere establecer la estructura interna del Departamento de Biblioteca.
Que el contenido del presente acuerdo fue estudiado y aprobado por el Consejo Académico de la
Universidad, según acta No. 02 de fecha 29 de abril de 2008, previo trámite de revisión, adecuación y
concepto favorable de una comisión destinada para tal fin.
A C U E R D A:
ARTÍCULO 1.- Aprobar El Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Biblioteca de La

Universidad La Gran Colombia, con la siguiente normativa.
1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCIÓN
El manual de procesos y procedimientos es un documento que contiene la descripción de

actividades y tareas que deben seguirse en la realización de las funciones del Departamento de
Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia.
La elaboración del manual es de suma importancia para la optimización de la organización interna
de la dependencia dentro de la universidad, para que las actividades realizadas tengan un método
previamente establecido. 13
Los procedimientos descritos, documentados y estandarizados, son el resultado de estudios
técnicos, con metodologías unificadas, coherentes y sencillas que se elaboraron con la participación de
los funcionarios de la dependencia.
El establecimiento y estandarización de procedimientos hace más viable el autocontrol, puesto
que en ellos quedan claramente señaladas las verificaciones que se deben hacer para cada una de las
actividades que desarrollamos, y así asegurar que cada paso esté bien hecho antes de continuar con el
siguiente.
1.2 NATURALEZA
El Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia, es el centro de recursos de

información para el aprendizaje, la docencia, la investigación, la cultura y demás actividades
relacionadas con el funcionamiento y objetivos de la universidad.
El Departamento de Biblioteca está constituido por fondos bibliográficos y documentales
adquiridos por la Universidad sin importar su formato o soporte, con el fin de apoyar los procesos
académicos y formativos de la comunidad Grancolombiana.
1.3 RESEÑA HISTÓRICA
La Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia, fue creada para satisfacer las necesidades
improrrogables de la comunidad universitaria teniendo como objetivo primordial el aumento de su
cultura mediante la adecuada implantación de sus servicios ágiles y dinámicos con la finalidad de
procurar la máxima incorporación de información relevante sobre los procesos de enseñanza-
aprendizaje, e investigación conforme a la planeación educativa.
Este estamento, se inicia hacia la década de 1960, cuando se centralizaron los diferentes recursos
bibliográficos existentes en las dependencias de cada una de las Unidades Docentes, situándola en la
parte posterior de la sede central de la Biblioteca Central, asignándole 173.01 metros cuadrados y para
comenzar sus labores se destinó una planta de personal compuesta por un técnico y dos secretarias, la
Universidad La Gran Colombia
colección contaba con cerca de 2.300 volúmenes de diversas áreas. Con dichos recursos se dio inicio a
la prestación del servicio.
Posteriormente la Biblioteca de la Gran Colombia presentaba la siguiente organización
administrativa:
Dirección
Coordinación de Selección y Adquisiciones
Coordinación de Procesos Técnicos
Coordinación de Servicios al Público.
Estos cuatro niveles administrativos, desarrollaban actividades soporte para que las cinco (5)
unidades de información, a saber: Economía y Contaduría, Arquitectura, Derecho, Educación Ingeniería
y dos (2) bibliotecas satélites: Liceo y Armenia, brindaran servicios de referencia, pregunta-respuesta,
bibliografía y referencia general con el fin de atender las necesidades académicas de la comunidad
universitaria.
Actualmente el departamento de biblioteca de Bogotá esta constituido por tres (3) unidades de
información a nivel de educación superior (Biblioteca Central, Ingeniería Civil y Postgrados) y se
encuentra en miras de implementar un proyecto de modernización que lo consolide como un sistema de
bibliotecas.
14
1.4 ESTRUCTURA INTERNA
En su interior, el Departamento de Biblioteca está bajo la responsabilidad de un Jefe directo, quien

depende de la Vicerrectoría Académica con quien coordina las políticas relacionadas con su
funcionamiento.
Comprende dos áreas: Técnica y Servicios al usuario.
El área técnica la componen las secciones de Desarrollo de Colecciones y Procesos Técnicos. En
el área de servicios al público se ubican las colecciones de: Referencia, Reserva, Hemeroteca,
Audiovisuales, Relaciones Inter bibliotecarias, y las secciones de reprografía, bibliografías especiales a
solicitud del usuario y la Sala de investigación Académica de Recursos Electrónicos y Digitales (SIARED).
ORGANIGRAMA
RECTORÍA
VICERRECTORÍA VICERRECTORÍA
ACADÉMICA ADMINISTRATIVA
JEFE DEPARTAMENTO
DE BIBLIOTECA
DESARROLLO DE
SERVICIOS
COLECCIONES
CONSULTA Y PRÉSTAMO
ADQUISICIONES PROCESOS
MATERIAL
TÉCNICOS
HEMEROTECA
SIARED
REFERENCIA
MEDIOS AUDIVISUALES
Fuente: Biblioteca Universidad la Gran Colombia
1.5 MISIÓN
Apoyar el proceso formativo y fortalecer el crecimiento cognoscitivo de la comunidad

Grancolombiana a través de recursos y servicios integrados de información con alta calidad que
conduzcan a la consolidación dinámica y pertinente del vínculo con la academia, la investigación y la
cultura.
1.6 VISIÓN
Consolidar a corto plazo un Sistema de Bibliotecas integral, eficiente, pertinente y actualizado que
va a la vanguardia en la prestación de productos, servicios y medios de información eficaces, con los
procesos y procedimientos claramente planificados, sumados al talento humano calificado como
pilares de la prestación y funcionamiento de un servicio de excelente calidad.
1.7 OBJETIVOS
El objetivo del Departamento de Biblioteca es fortalecer y ofrecer a los miembros de la comunidad 15

universitaria el acceso y difusión de información pertinente acorde a los programas académicos e
investigativos que ofrece la Universidad con niveles de profundización científica, técnica y profesional
adquirida en las diferentes áreas del conocimiento.
Proveer servicios de información que se ajusten a las necesidades informativas de la Comunidad
Grancolombiana, proporcionando acceso libre y dinámico.
Desarrollar tecnológicamente y de manera integral e innovadora el Departamento de Biblioteca de
acuerdo con las tendencias globales para lograr una organización eficiente y eficaz en sus procesos y
procedimientos y de esta manera poder brindar a la Comunidad Grancolombiana recursos y servicios
con altos estándares de calidad.
1.8 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA
Son funciones del Departamento de Biblioteca:

1. Asesorar a la Vicerrectoría Académica y a las Facultades en la formulación de políticas sobre
selección, adquisición y actualización de material bibliográfico.
2. Seleccionar, adquirir y organizar sistemáticamente el material bibliográfico para satisfacer las
necesidades de información de la comunidad universitaria.
3. Actualizar periódicamente la información disponible en los diferentes medios, teniendo en
cuenta los requerimientos de los programas académicos.
4. Fomentar el uso de los recursos de información existentes en la Biblioteca, mediante guías,
inducción a usuarios, exhibición del material y carteleras informativas, boletín de nuevas
adquisiciones, difusión por medios electrónicos, entre otros.
5. Procurar el desarrollo de hábitos de lectura e investigación en los usuarios, mediante la
creación de ambientes que estimulen la vocación de la lectura.
6. Difundir la información y prestar servicios con calidad y excelencia.
7. Realizar planes de mantenimiento, conservación de equipos y elementos, lo mismo que
actualizar y renovar las colecciones con el fin de garantizar servicios de calidad.
8. Generar informes y estadísticas históricas y semestrales sobre el uso y consulta del material
bibliográfico, adquisición de libros y revistas especializadas, bases de datos y suscripción a
publicaciones periódicas por Facultades y programas.
9. Identificar áreas críticas, producidas por la demanda y consulta de estudiantes, docentes e

investigadores y proponer estratégicas de mejoramiento.
10. Coordinar con las unidades académicas de las Facultades, las estrategias y mecanismos para
asegurar la actualización y suficiencia del material bibliográfico que soporta los programas
académicos.
11. Llevar registros de los materiales adquiridos por compra, canje y donación.
12. Controlar los préstamos de los distintos materiales bibliográficos, aplicar el reglamento y
expedir paz y salvos de Biblioteca a los usuarios.
13. Promocionar y administrar los servicios básicos de Biblioteca para egresados, de acuerdo con
el reglamento.
14. Facilitar las herramientas y el adecuado entrenamiento para el uso y acceso a la información,
contenida en las bases de datos, redes de información nacional e internacional y ejercer
control para que su utilización se realice en función de los programas pertinentes.
15. Realizar anualmente los inventarios y presentarlos a las dependencias correspondientes.
16. Informar a las directivas acerca de los avances e innovaciones tecnológicas para el desarrollo
apropiado de los servicios Bibliotecarios en la Institución.
17. Participar en los comités de Bibliotecas universitarias, a nivel nacional y local, establecer
conexiones y convenios que permitan la vinculación de la universidad a redes y organizaciones
16 que correspondan.
18. Ofrecer a la comunidad universitaria una unidad de información organizada sistemáticamente
en una planta física amplia, flexible y armoniosa, que ofrezca seguridad, funcionalidad y
estética y que cumpla con los lineamientos establecidos oficialmente para los procesos de
acreditación integral.
19. Realizar la auto evaluación de la dependencia, identificar áreas críticas y elaborar el plan de
mejoramiento, según las directrices trazadas por el Comité Central de auto evaluación
institucional
20. Rendir informes semestrales al inmediato superior sobre la ejecución del plan de desarrollo de
la dependencia, señalando los logros en los indicadores de procesos y de resultados, según el
caso, en los formatos que para el efecto se expidan.
21. Elaborar el informe anual de actividades y proyectos de la dependencia, el cual hará parte del
mensaje institucional que el Rector debe rendir anualmente al Honorable Plenum.
22. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que le asigne el Rector.
1.9 SIMBOLOGÍA
Para una mayor comprensión, la simbología utilizada en la elaboración de los diferentes

procedimientos del Departamento de Biblioteca es:
SÍMBOLO DESCRIPCIÓN SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

Indicador de inicio de un Conector. Úsese para representar
INICIO procedimiento. en un Diagrama de Flujo una
entrada o una salida de una parte
Forma utilizada en un Diagrama de de un Diagrama de Flujo a otra
Flujo para representar una tarea o dentro de la misma página.
actividad.
Documento. Representa la
Forma utilizada en un Diagrama de información escrita pertinente
Flujo para representar una actividad al proceso.
de decisión o de conmutación.
Forma utilizada en un Diagrama de Conector utilizado para
Flujo para representar una actividad FIN representar el fin de un
combinada. procedimiento.
1.10 OBJETIVO DEL MANUAL
Este documento tiene como propósito fundamental describir los procedimientos con base en los
procesos y las rutinas de trabajo que deben ser agrupadas de tal manera que faciliten la consulta y
aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las diferentes actividades, para que sirva
como herramienta de trabajo y contribuya con el cumplimiento eficaz y eficiente de la misión de la
Biblioteca y por ende con el cumplimiento de la misma como un todo dentro de la universidad.
El presente Manual de Procesos y Procedimientos tiene como objetivo principal fortalecer los
mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura
del autocontrol.
Este documento describe los procesos administrativos, y expone en una secuencia ordenada las
principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo.
Contiene además, diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas
operaciones.
17
2. SERVICIOS
2.1 CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO
2.1.1 GENERALIDADES
2.1.1.1. Definición: Servicio mediante el cual se dispone el material bibliográfico que se encuentra en
las colecciones de la Biblioteca para la consulta y préstamo al usuario por un tiempo determinado.
19
2.1.1.2. Objetivo: Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia el préstamo de los
materiales bibliográficos, para el apoyo de su actividad cultural y académica.
2.1.1.3. Índice de procesos
1. Préstamo externo
2. Préstamo en Sala
3. Paz y Salvos
3.1. Estudiantes
3.2. Administrativos-Docentes
4. Multas
4.1. Multas
4.2. Reposición por pérdida
4.3. Libro por Multa
5. Carné de Egresados
2.1.2. PRÉSTAMO A DOMICILIO
2.1.2.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, así como a usuarios
externos el préstamo de publicaciones o materiales bibliográficos diversos a domicilio.
2.1.2.2. Políticas y lineamientos

2.1.2.2.1. Usuarios Internos
1. El préstamo a domicilio será por ocho (8) días, en la colección general así como también por un (1)
día en la colección de reserva con renovación.
2. Se prestarán únicamente tres (3) libros para préstamo a domicilio.
3. La multa generada de los materiales de la colección general y la colección de Reserva será
conforme al valor estipulado anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deberá
ser cancelado por cada día de mora en la entrega del material.
4. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo a domicilio, éste puede ser
entregado a partir del mismo día y hasta la fecha límite estipulada para su entrega.
2.1.2.2.2. Usuarios Externos

1. Únicamente se le prestara material bibliográfico a los usuarios externos con los que se tenga
convenio ínter bibliotecario el departamento.
2. El préstamo a domicilio será por ocho (8) días únicamente para la colección general sin renovación.
3. Se prestarán únicamente dos (2) libros para préstamo a domicilio.
4. La sanción generada por la mora en la devolución del material prestado será de ocho (8) días por día
en la demora en la devolución.
2.1.2.3. Descripción del procedimiento
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 USUARIO Consulta del Catálogo y selección del material.

20
2 USUARIO Solicitud del material.
3 USUARIO Diligencia Ficha de Solicitud de Préstamo. (Ver Anexo 1)
4 USUARIO Se identifica y solicita material.
5 AUXILIAR Recepción de carné y solicitud.
6 AUXILIAR Verifica estado de usuario en el sistema.
7 USUARIO Si tiene multa o no tiene registro se envía a pagar
multa o se registra en el sistema.
8 AUXILAR Busca material solicitado.
9 AUXILIAR Verifica disponibilidad de material.
10 AUXILIAR Carga y entrega del material al usuario (Según Colección).
11 USUARIO Recibe Material.
12 USUARIO Lleva material a domicilio.
13 USUARIO Devuelve material.
14 USUARIO Decide renovar o no.
15 AUXILIAR Descarga del material en el sistema
16 AUXILIAR Organiza material en la colección

2.1.2.4. Diagrama de flujo
SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE PRÉSTAMO A DOMICILIO
USUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA (SALA)
INICIO
Consulta catálogo
y selección de
material
Diligencia
ficha
Identificación y
solicitud de
material Recepción de
carné estudiantil
y solicitud
Verificación de
registro 21
SI Multa o no
registro
Dirige a ventanilla
de reserva
NO
Paga multa o se
registra como
usuario Búsqueda de
material
Verificación de
disponibilidad
de material
Carga y entrega
del material
Recibe material
Lleva material
a domicilio
Devuelve material
Renovar NO Descarga material

1 vez del sistema
Organizar material
en la colección
FIN
2.1.3. PRÉSTAMO EN SALA
externos el préstamo de publicaciones o materiales bibliográficos diversos en las salas de consulta de
la Biblioteca.

1. El préstamo en sala será por tres (3) horas con renovación.
2. Se prestarán únicamente tres (3) materiales para préstamo sala.
3. La multa generada por la mora en la entrega del material será conforme al valor estipulado
anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deberá ser cancelado por cada hora
de mora en la entrega del material.
4. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo en sala, éste deberá ser
entregado el mismo día y en la misma biblioteca y/o colección en la hora estipulada para su entrega.

22 convenio ínterbibliotecario el departamento.
2. El préstamo a domicilio será por tres (3) días con renovación.
3. Se prestarán únicamente dos (2) libros para préstamo en sala.
4. La sanción generada por la mora en la devolución del material prestado será de ocho (8) días en la
demora en la devolución.
entregado el mismo día y en la misma biblioteca y/o colección en la hora estipulada para su entrega.

1 USUARIO Consulta del Catálogo y selección del material.
2 USUARIO Diligencia ficha de solicitud. (Ver Anexo 1)
3 USUARIO Se identifica y solicita material.
4 AUXILIAR Recepción de carne y solicitud de préstamo.
5 AUXILIAR Verificación de estado de usuario en el sistema.
6 USUARIO Si tiene multa o no tiene registro se envía a pagar multa
o se registra en el sistema.
7 AUXILIAR Búsqueda del material
8 AUXILIAR Verifica disponibilidad de material
9 AUXILIAR Carga y entrega del material al usuario (Según Colección)
10 USUARIO Recibe Material.
11 USUARIO Consulta en Sala.
12 USUARIO Devuelve material
13 AUXILIAR Descarga material en el sistema
14 AUXILIAR Organiza material en la colección
SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE PRÉSTAMO EN SALA
USUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA (SALA)
INICIO
Consulta catálogo
y selección de
material
Diligencia
ficha
Identificación y
solicitud de
material Recepción de
carné estudiantil
y solicitud
Verificación de
registro 23
SI Multa o no
registro
Dirige a ventanilla
de reserva
NO
Paga multa o se
registra como
usuario Búsqueda de
material
Verificación de
disponibilidad
de material
Carga y entrega
del material
Recibe material
Consulta en
Sala
Devuelve material
Descarga material
del sistema
Organizar material
en la colección
FIN
2.1.4. PAZ Y SALVOS ESTUDIANTES
2.1.4.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad estudiantil de la Universidad La Gran Colombia los paz y
salvos requeridos ya sea para procesos tanto administrativos como académicos.

1. La verificación de datos realizadas por el auxiliar de biblioteca deberá en primera instancia ser
buscado el usuario tanto por su nombre completo, como por el código con el fin de descartar errores
en el sistema por duplicidad u homónimos.
2. El Recibo de verificación debe llevar datos del usuario: Nombre completo, Código, Proyecto
curricular, documento de identidad, responsable, campos de proceso a tramitar por el usuario.
3. Los Paz y Salvos estarán en responsabilidad de el auxiliar de la colección de reserva así como
también estos deberán incluir de manera adicional el visto bueno del Coordinador de Servicio de
Biblioteca.
4. Los Paz y Salvos serán entregados de inmediato al momento de su solicitud.
2.1.4.3. Descripción del procedimiento académico

24
1 USUARIO Realiza solicitud en ventanilla.
2 USUARIO Se Identifica
3 AUXILIAR Verifica información y estado del Usuario (OLIB)
4 AUXILIAR Informa al usuario estado del usuario
5 USUARIO Si el usuario se encuentra en mora con la biblioteca
(Continua proceso de multa)
6 AUXILIAR Elabora paz y salvo. (Ver Anexo 2)
7 AUXILIAR Entrega paz y salvo Coordinador de Servicios
8 COORDINADOR Verifica Nuevamente estado del usuario.
9 COORDINADOR Entrega paz y salvo firmado y autorizado al Auxiliar.
10 USUARIO Solicita entrega paz y salvo.
11 AUXILIAR Entrega paz y salvo.

SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE PAZ Y SALVOS PARA ESTUDIANTES
USUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA (SALA) COORDINADOR
INICIO
Realiza
solicitud
Se identifica con
carné estudiantil
Verificación de
estado de usuario
(OLIB)
Informa a usuario
estado
SI
25
Mora
Paga multa
Paz y
NO
salvo
Entrega paz
y salvo a
coordinador
Verifica estado
usuario
Entrega paz y
salvo revisado
y firmado
Recibe paz y salvo
autorizado
Pone sellos y fecha

correspondiente
Entrega paz y salvo

a usuario
Recibe paz
y salvo
FIN
2.1.5. PAZ Y SALVOS ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES
2.1.5.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad administrativa y docente de la Universidad La Gran

Colombia los paz y salvos requeridos ya sea para procesos tanto administrativos como académicos.

1. Debe llegar una solicitud del Departamento de Desarrollo Humano con el requerimiento de liquidar
al funcionario.
2. La verificación de datos realizadas por el auxiliar de biblioteca deberá en primera instancia ser
buscado el usuario tanto por su nombre completo, como por el código con el fin de descartar errores
en el sistema por duplicidad u homónimos.
3. El Recibo de verificación debe llevar datos del usuario: Nombre completo, Código, Proyecto
curricular, documento de identidad, responsable.
4. Los Paz y Salvos estarán en responsabilidad de el auxiliar de la colección de reserva así como
también estos deberán incluir de manera adicional el visto bueno del Director de Biblioteca.
5. Los Paz y Salvos serán entregados al día siguiente de su solicitud después del medio día.
6. Una vez elaborado el paz y salvo la secretaria lo debe enviar con un memo ágil al Departamento de
26 Desarrollo Humano.
1 DESARROLLO Envía solicitud con el requerimiento de liquidar el funcionario a
HUMANO secretaria del Departamento de Biblioteca. (Ver Anexo 3)
2 SECRETARIA Recibe solicitud del Departamento de Desarrollo Humano.
3 SECRETARIA Envía solicitud al área de circulación y préstamo.
4 AUXILIAR Verifica información y estado del Usuario (OLIB)
5 AUXILIAR Si el usuario se encuentra en mora con la biblioteca se informa
a departamento de Desarrollo humano.
6 AUXILIAR Elabora paz y salvo. (Ver Anexo 2)
7 AUXILIAR Entrega paz y salvo Coordinador de Servicios
8 COORDINADOR Verifica Nuevamente estado del usuario.
9 COORDINADOR Entrega paz y salvo firmado y autorizado al Auxiliar.
10 AUXILIAR Entrega Paz y salvo a Secretaria.
11 SECRETARIA Envía Paz y Salvo a Departamento de Desarrollo
Humano con un memo ágil.

SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE PAZ Y SALVOS PARA ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES
DEPARTAMENTO DE AUXILIAR DE COORDINADOR DE
SECRETARIA FUNCIONARIO
DESARROLLO HUMANO BIBLIOTECA SERVICIOS
INICIO
Solicitud
liquidación
Recibe
solicitud
Envia solicitud a
circulación y
préstamo
Verificación de
estado de usuario
(OLIB)
SI
Mora
27
Informa al
Departamento de
Desarrollo Humano
NO
Informa al
Funcionario de
Mora
Paga multa
Paz y
Salvo
Entrega paz
y salvo a
coordinador Verifica estado
usuario
Entrega paz y salvo

revisado y firmado
Recibe paz y salvo
autorizado
Pone sellos y fecha

correspondiente
Memo ágil Entrega paz y salvo

a usuario
Envía paz y salvo

a Departamento de
Desarrollo Humano
con memo
Recibe paz
y salvo
FIN
2.1.6. MULTAS
2.1.6.1. Objetivo: Realizar cobros a los usuarios por un monto determinado generado por el sistema
OLIB en el momento que se encuentren en mora por retraso en la entrega de material bibliográfico.

3. La multa generada de los materiales de la colección general será conforme al valor estipulado
anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deberá ser cancelado por cada día de
mora en la entrega del material de igual forma para los materiales bibliográficos de la colección de
reserva
4. La multa por material de préstamo interno es por horas, y deberá cancelarse el valor anual
estipulado por las Directivas de la Universidad, por hora en retraso en la entrega del material
bibliográfico.
28
convenio ínterbibliotecario el departamento.
2. El préstamo a domicilio será por tres (3) días con renovación.
3. Se prestarán únicamente dos (2) libros para préstamo en sala.
4. La sanción generada por la mora en la devolución del material prestado será de ocho (8) días en la
demora en la devolución.
entregado el mismo día y en la misma biblioteca y/o colección en la hora estipulada para su
entrega.

1 USUARIO Se dirige a ventanilla a conocer su estado.
2 USUARIO Entrega documento al auxiliar.
3 AUXILIAR Informa el monto de la multa.
4 AUXILIAR Realiza recibo de pago de multa. (Ver Anexo 4)
5 AUXILIAR Entrega al usuario copia original.
6 USUARIO Entrega monto de la multa.
7 USUARIO Firma recibo de cobro.
8 AUXILIAR Recibe monto de la multa.
9 AUXILIAR Realiza descarga de la multa en el sistema OLIB.
10 AUXILIAR Ubica en carpeta de morosos el usuario, resalta datos y enun-
cia el número de recibo expedido con la fecha de su elaboración.
11 USUARIO Solicita Paz y Salvo.
SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE MULTAS
USUARIO AUXILIAR DE BIBLIOTECA
INICIO
Dirige a ventanilla
a conocer su
estado
Recepción de
Entrega carné
carné estudiantil
estudiantil
y solicitud
Verificación de
registro
Informa monto
de la multa
Recibo de
cobro 29
Entrega al usuario
copia original
Entrega monto
de la multa
Verificación de
disponibilidad de
material
Firma recibo
de cobro
Recibo monto
de la multa
Realiza descarga
de multa en el
material
Realiza descarga
manual de carpeta
de morosos
SI
Paz y salvo
Paz y salvo
NO
Entrega paz y
salvo
FIN
2.1.7. REPOSICIÓN POR PÉRDIDA
2.1.7.1. Objetivo: realizar la reposición de material bibliográfico por parte de los usuarios que reporten
perdida del mismo.

3. La multa generada de los materiales de la colección general será la estipulada por las directivas de
la Universidad, por cada día de demora en la entrega del material de igual forma para los materiales
bibliográficos de la colección de reserva por cada día de demora en la entrega del material.
4. La multa por material de préstamo interno es por horas, y deberá ser cancelado el valor estipulado
por las Directivas de la Universidad por cada hora de retraso en la entrega del material bibliográfico.
30 2.1.7.2.2. Requisitos de reposición

1. El material bibliográfico en efecto repuesto debe corresponder al mismo titulo del material perdido y
la última edición que se encuentre en el mercado.
2. La factura de compra del material bibliográfico debe incluir el NIT correspondiente de la empresa y
el número de factura.
3. Se debe realizar una carta de entrega dirigida al Director del Departamento de Biblioteca con los
datos del libro perdido, datos del libro repuesto, nombre y apellidos del usuario, código estudiantil,
documento de identificación y anexar datos de la factura de compra.

1 USUARIO Avisa perdida de material bibliográfico.
2 USUARIO Se identifica.
3 AUXILIAR Descarga manual del ejemplar del sistema OLIB
4 AUXILIAR Modifica estante, categoría y disponibilidad del ejemplar perdido.
5 AUXILIAR Genera alerta al usuario con la fecha de compromiso de reposición del libro
6 AUXILIAR Informa al usuario sobre las características de reposición.
7 AUXILIAR La multa generada por el sistema hasta el momento de avisar la perdida
se negocia por libro o se paga.
8 USUARIO Realiza reposición del libro con lo requisitos establecidos.
9 AUXILIAR Recibe copia de la carta y hace un recibido para el usuario.
10 AUXILIAR Cobra la multa generada hasta la fecha. (Ya sea en libro o en pesos)
12 AUXILIAR Elabora Paz y Salvo. (Ver Anexo No. 2)
13 AUXILIAR Ingresa al ejemplar perdido y en sistema modifica estado, categoría
y disponibilidad a perdido y reposición por otro titulo o nuevo titulo.
14 AUXILIAR Entrega carta, libro y factura a Secretaria anexando los
datos del libro pedido, código de barras y número de acceso.
SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE REPOSICIÓN POR PÉRDIDA
INICIO
Avisa pérdida
de material
bibliográfico
Descarga manual
Se identifica del ejemplar en
el sistema OLIB
Modificación de
información del
ejemplar
Genera alterta
de usuario
Informa al usuario
31
características
de reposicion
Compra Negocia multa

libro generada
Carta de
reposición
Entrega libro y
carta de reposición
con copia
Recibo libro copia
de la carta
Realiza y entrega
recibido
Cobra multa
Paz y salvo
generada
SI Paz y salvo
Modifica en el
sistema ejemplar
perdido con su
reposición
NO Entrega carta
libro y factura a
secretaría
FIN
2.1.8. LIBRO POR MULTA
2.1.8.1. Objetivo: comprar un libro cuando el usuario tiene una multa superior a un monto determinado,
el cual es establecido de acuerdo a parámetros administrativos, esta multa es generada por el sistema
OLIB en el momento que se encuentren en mora por retraso en la entrega de material bibliográfico.

3. La multa generada de los materiales de la colección general será la estipulada por las directivas de
la Universidad, por cada día de demora en la entrega del material de igual forma para los materiales
bibliográficos de la colección de reserva por cada día de demora en la entrega del material.
4. La multa por material de préstamo interno es por horas, y deberá ser cancelado el valor estipulado
por las Directivas de la Universidad por cada hora de retraso en la entrega del material bibliográfico.
32 2.1.8.2.2. Características de entrega de Libro

1. Titulo de libro a comprar, el libro que se compre debe ser nuevo y última edición en el mercado.
2. La factura de compra del material bibliográfico debe incluir el NIT correspondiente de la empresa y
el número de factura.
3. Se debe realizar una carta de entrega dirigida al Director del Departamento de Biblioteca con el titulo
del libro entregado por multa, valor de la multa por la cual se entrega el libro, nombre y apellidos del
usuario, código estudiantil, documento de identificación y anexar datos de la factura de compra.

1 USUARIO Usuario se acerca a ventanilla.
2 USAURIO Se identifica.
3 AUXILIAR Verifica estado de usuario en el sistema.
4 AUXILIAR Informa valor de la multa. (Exceda $40.000)
5 AUXILIAR Verifica listado de libro necesario para la colección.
6 AUXILIAR Selecciona según el valor de la multa el libro necesario para la colección.
7 AUXILIAR Acuerda con usuario el titulo del libro que a reemplazar el valor de la multa.
8 USUARIO Decide si comprar libro o pagar multa.
9 AUXILIAR Informa los requerimientos de la entrega del libro por multa.
10 USUARIO Compra el libro.
USUARIO Elabora carta de libro por multa.
11 USUARIO Entrega libro al auxiliar.
AUXILIAR Realiza recibo para el usuario.
12 AUXILIAR Descarga multa del sistema seleccionado la opción libro por multa.
14 AUXILIAR Elabora Paz y Salvo (Ver Anexo No. 2)
15 AUXILIAR Entrega carta, libro y factura a Secretaria anexando los datos del
libro pedido, código de barras y número de acceso.
SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE LIBRO POR MULTA
INICIO
Acerca a
ventanilla
Verifica estado
Se identifica de usuario en
sistema
Informa valor de
la multa (superior
de $40.000)
Verifica listado de
libro necesario
para colección
Selecciona libros
33
según monto de la
multa
Informa al
estudiante título
del libro a comprar
Comprar SI
NO
Paga multa Informa

requerimientos de
compra del libro
Compra
libro
Carta libro
por multa
Entrega libro y Recibe libro,

carta de reposición copia de la carta
con copia
Realiza y entrega
recibido
Paz y salvo Descarga multa

SI
en el sistema
Paz y salvo
Entrega carta libro

y factura a
NO secretaria
FIN
2.1.9. EXPEDICIÓN DEL CARNÉ DE EGRESADO
2.1.9.1. Objetivo: expedir carne a los estudiantes egresados de los diferentes programas académicos
para que puedan acceder a los servicios que ofrece el Departamento de Biblioteca.

2.1.9.2.1. Documentación Requerida
2.1.9.2.1.1. Graduados
1. Fotocopia de la cedula de ciudadanía
2. Fotocopia de la tarjeta profesional o acta de grado
3. Una foto 3x4
2.1.9.2.1.2. Terminación de materias

1. Fotocopia de la cedula de ciudadanía
2. Paz y salvo académico o constancia de terminación de materias
3. Una foto 3x4

34

1 EGRESADO Realiza solicitud del carné.
2 AUXILIAR Informa documentación requerida.
3 EGRESADO Entrega documentación requerida.
4 AUXILIAR Recibe documentación.
5 AUXILIAR Verifica documentación recibida.
6 AUXILIAR Elabora carné de egresado. (Ver Anexo 5)
7 AUXILIAR Entrega a secretaria para la firma del Director.
8 SECRETARIA Recibe carné y documento de soporte.
9 SECRETARIA Entrega carné a Director.
10 DIRECTOR Firma carné de egresado
11 DIRECTOR Entrega carné firmado a Secretaria.
12 SECRETARIA Entrega carné firmado con documentación a Auxiliar.
13 AUXILIAR Archiva documentación
14 AUXILIAR Entrega carné aprobado.
15 EGRESADO Recibe carné aprobado.
SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE EXPEDICIÓN CARNÉ DE EGRESADO
EGRESADO AUXILIAR DE BIBLIOTECA SECRETARIA DIRECTOR
INICIO
Solicita
carné
Informa
documentación
requerida
Entrega
documentación
Recibe
documentación
Verifica
documentación
35
Carne
Entrega a
secretaría para
firma de dirección
Recibe carné y
documentación
Entrega carné a
director
Firma carné de
egresado
Entrega a carné
firmado a secretaria
Entrega carné
firmado y
documentación a
auxiliar
Archiva
documentación
Entrega carné
aprobado
Recibe
carné
FIN
2.2 FORMACIÓN DE USUARIOS
2.2.1 GENERALIDADES
2.2.1.1. Definición: los usuarios tanto estudiantes de todos los programas que ingresan a primer
semestre, son informados de generalidades de la Biblioteca y son capacitados en el uso de los servicios
que ofrece la misma, así mismo los estudiantes de otros semestres, profesores e investigadores que
requieran de capacitación.
2.2.1.2. Objetivo: orientar y capacitar a estudiantes, profesores e investigadores sobre los servicios
que ofrece la Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia y la forma de usarlos, para el apoyo y
fortalecimiento en el desarrollo de sus actividades.
1. Inducción a usuarios de primer semestre.

2. Inducción a profesores y estudiantes durante el semestre.
36
2.2.2. INDUCCIÓN A USUARIOS DE PRIMER SEMESTRE
2.2.2.1. Objetivo: orientar y capacitar sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la
Gran Colombia a los estudiantes de primer semestre de los diferentes programas académicos.

1. Los estudiantes deben asistir a la inducción de Biblioteca dependiendo la jornada, ya sea diurna o
nocturna y la fecha programada por la facultad al Auditorio Simón Bolívar.
2. Los estudiantes deben llenar un formato de asistencia, donde especifiquen nombre completo,
programa, correo electrónico y firma de cada estudiante.
3. El formato de control de asistencia servirá para elaborar estadísticas con respecto al proceso de
orientación y capacitación de usuarios.

1 AUXILIAR Actualiza presentación.
2 AUXILIAR Imprime formato de asistencia.
3 AUXILIAR Organiza carpeta de asistencia.
4 USUARIO Asiste a inducción.
5 USUARIO Diligencia formato de asistencia. (Ver Anexo No. 6)
6 DIRECTOR Realiza Inducción.
7 USUARIO Entrega carpeta de asistencia.
7 AUXILIAR Recoge carpetas de asistencia.
8 USUARIO Decide abrir registro de usuario.
9 AUXILIAR Entrega a Secretaria carpeta de asistencia.
10 SECRETARIA Recibe carpeta de asistencia.
11 SECRETARIA Archiva planillas de asistencia.
SERVICIO DE FORMACIÓN DE USUARIOS - PROCESO DE INDUCCIÓN A USUARIOS DE PRIMER SEMESTRE
AUXILIAR DE BIBLIOTECA USUARIO DIRECTOR SECRETARIA
INICIO
Actualiza
presentación
Imprime formato
de asistencia
Organiza carpeta
de asistencia
Asiste a
inducción
Diligencia formato
de asistencia 37
Solicita material
bibliográfico
Realiza
inducción
Entrega carpeta
de asistencia
Recibe carpetas
de asistencia
SI Abrir
registro
Abre registro en
circulación y
préstamo
Entrega a
secretaria carpeta
de inducción
Recibe carpeta
NO de asistencia
Archiva planillas
de asistencia
FIN
2.2.3. INDUCCIÓN A USUARIOS DURANTE EL SEMESTRE
2.2.3.1. Objetivo: orientar y capacitar sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la
Gran Colombia a los estudiantes, docentes e investigadores de los diferentes programas académicos
en el transcurso del periodo académico.

1. Este tipo de inducciones se realizaran teniendo en cuenta la disponibilidad de tiempo y actividades
que se tengan programadas durante el periodo académico.
2. Los estudiantes deben llenar un formato de asistencia, donde especifiquen nombre completo,
programa, correo electrónico y firma de cada estudiante.
3. El formato de control de asistencia servirá para elaborar estadísticas con respecto al proceso de
orientación y capacitación de usuarios.
38
1 USUARIO Realiza solicitud de inducción.
2 DIRECCIÓN Recibe solicitud.
3 DIRECCIÓN Programa realización de la inducción.
4 DIRECCIÓN Responde solicitud de usuario.
5 USUARIO Recibe respuesta de solicitud.
6 USUARIO Decide si la programación de inducción es apropiada
7 AUXILIAR Imprime formato de asistencia.
8 AUXILIAR Organiza carpeta de asistencia.
9 USUARIO Asiste a inducción.
10 USUARIO Diligencia formato de asistencia.(Ver Anexo No. 6)
11 DIRECTOR Realiza Inducción.
12 USUARIO Entrega carpeta de asistencia.
13 AUXILIAR Recoge carpetas de asistencia.
15 AUXILIAR Entrega a Secretaria carpeta de asistencia.
16 SECRETARIA Recibe carpeta de asistencia.
17 SECRETARIA Archiva planillas de asistencia.
SERVICIO DE FORMACIÓN DE USUARIOS - PROCESO DE INDUCCIÓN A USUARIOS DURANTE EL SEMESTRE
USUARIO DIRECTOR AUXILIAR DE BIBLIOTECA SECRETARIA
INICIO
Realiza solicitud
de inducción
Recibe solicitud
Programa
realización de
inducción
Responde solicitud
Recibe respuesta
de solicitud 39
Realizar
inducción
Imprime
formato de
asistencia
Organiza carpeta
de asistencia
Asiste a
inducción
Diligencia formato
de asistencia
Realiza
inducción
Entrega carpeta
de asistencia
Recibe carpeta
de asistencia
Entrega carpeta
de asistencia a
secretaria
Recibe carpeta
de asistencia
Archiva
planillas
FIN
2.3 REFERENCIA A USUARIOS
2.3.1 GENERALIDADES
2.3.1.1. Definición: servicio de orientación, asesoría y apoyo en búsqueda, localización y recuperación

de información dentro del Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia o en fuentes
externas, incluyendo bases de datos bibliográficas internas, locales, nacionales e internacionales así
como el uso de otras fuentes bibliográficas e informativas de otras instituciones.
2.3.1.2. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia información

precisa y actualizada de manera ágil y pertinente a todo usuario que así lo requiera, por medio de las
diferentes herramientas de búsqueda y recuperación de información que proporciona el Universidad
para tal fin.
1. Orientación y asesoría en búsqueda y recuperación de información.

2. Realización de bibliografías.
40 3. Diseminación Selectiva de Información
4. Conmutación Bibliográfica
2.3.2. ORIENTACIÓN Y ASESORÍA EN BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
externos la asesoría y orientación necesaria para satisfacer sus necesidades informativas.

1. La comunidad de usuarios deberá presentar el carné actualizado y/o documento interbibliotecario
para poder acceder al servicio.
2. Es responsabilidad del recurso humano del Departamento de Biblioteca brindar la orientación y
asesoría en búsqueda y recuperación de información a la comunidad toda vez que lo requiera.
3. Los equipos de búsqueda y recuperación de información son de consulta y uso individual.

1 USUARIO Solicitud de información.
2 REFERENCISTA Análisis de la necesidad de información
3 REFERENCISTA Consulta fuentes internas
4 REFERENCISTA Evalúa información obtenida
5 REFERENCISTA Entrega resultados
6 USUARIO Evalúa información de fuentes internas
7 USUARIO Pasa a proceso de CYP
8 REFERENCISTA Sino encuentra la información requerida busca en el SIEG
11 USUARIO Evalúa información de fuentes internas
12 USUARIO Pasa a proceso de SIEG
13 REFERENCISTA Sino encuentra información requerida acude
a relaciones interinstitucionales
16 USUARIO Evalúa información de obtenida
17 USUARIO Pasa a proceso de RI
18 REFERENCISTA Entrega de resultados
2.3.2.4. Observaciones
2.3.2.4.1. Análisis de la necesidad de información: Retroalimentar y conocer la necesidad de

41
información requerida por el usuario, implica la necesidad de delimitar, obtener y clarificar las
estrategias, fuentes y herramientas con el objetivo de recuperar la información solicitada. En este
sentido es necesario tener en cuenta:
1. Tema Principal de la búsqueda y temas relacionados.

2. Objeto o finalidad de la búsqueda.
3. Tipo de datos y búsquedas previas tiene el usuario para no redundar en información.
4. Cantidad de Información requerida por el usuario.
5. Idioma preferente de consulta.
6. Límites cronológicos y geográficos.
7. Formato en el que el usuario prefiere recibir la información, a saber verbalmente, por e-mail, en
alguna unidad de almacenamiento, entre otros.
8. Tiempo disponible para la recepción de la información.
Es de aclarar que la interacción entre el usuario y el referencista brindaran la efectividad de los

resultados.
2.3.2.4.2. Asesoría en estrategias de búsqueda y recuperación de información: Permite por medio del
uso de las diferentes herramientas y fuentes que brinda la biblioteca analizar los conceptos, criterios y
términos que reflejen la estrategia de búsqueda como descriptores, encabezamientos de materia,
especificidad de términos y los lenguajes de búsqueda y recuperación de información, dentro de las
fuentes de información o sistemas de información que brinda la biblioteca se debe tener en cuenta las
siguientes, a saber:
1. Catálogos bibliográficos.
2. Bases de datos bibliográficas.
3. Tesauros especializados.
Es función del personal de biblioteca cubrir las necesidades de información demandadas

principalmente con las fuentes y recursos bibliográficos internos del departamento de biblioteca, de lo
contrario será necesario el uso de las salas especializadas para la búsqueda y recuperación de
información en otros formatos (Digital y/o Electrónico), de no poder ser atendida la necesidad de
información con los anteriores recursos será necesario apoyarse del servicio de relaciones
interinstitucionales.
2.3.2.4.3. Evaluación de tipo de búsqueda: Conforme a la especificidad de la información requerida por

el usuario el referencista determinara si es necesario desarrollar una búsqueda especializada donde
será necesario la búsqueda en bases de datos bibliográficas, revistas, conmutación bibliográfica,
relaciones interinstitucionales y demás necesarios para localizar los artículos y materiales solicitados.
Los artículos y materiales bibliográficos localizados serán conservados en la Referencia hasta tanto el
usuario se acerque a reclamarlos, todo articulo o fuente en formato electrónico será copiado a un medio
de almacenamiento proporcionado por el usuario.
2.3.2.4.4. Entrega de resultados: Conforme a la necesidad de la información el referencista brindara al

usuario la información que dio como resultado si así lo requiere, a saber; analíticas, abstrac,
bibliografías, cartas de presentación, prestamos de material, artículos electrónicos y/o digitales y
demás productos resultantes de la búsqueda realizada.
42 2.3.2.4.5. Almacenamiento de Información: El referencista registrara en una base de datos la

información relacionada con el usuario y su consulta, identificando los términos relacionados para la
recuperación de información, así como los documentos y bibliografía producto de la búsqueda que
fueron recuperados.
SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE ORIENTACIÓN Y ASESORÍA EN
BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
USUARIO REFERENCISTA
INICIO
Solicita
información
Analiza la necesidad
de información
Fuentes
internas
SI
Evalúa
información
NO
Evalúa Entrega 43
información resultados
Pasa a proceso
de CYP SIEG
SI
Evalúa
información
NO
Evalúa Entrega
Proceso SIEG
Relaciones
interinstitu-
cionales
SI
Evalúa
información
NO
Evalúa Entrega
Proceso RI
FIN
2.3.3. REALIZACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS
2.3.3.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia la búsqueda,

clasificación y descripción de los documentos e ítems, con el fin de elaborar una serie de repertorios que
ayuden a la realización de sus actividades académicas e investigativas cada vez que así lo requiera.

1. El Departamento de Biblioteca actualizara las bibliografías de los diferentes programas
académicos en un periodo no superior de dos años.
2. El desarrollo de bibliografías especializadas deberá incluir todo tipo de documento en cualquier
soporte y fuente.
3. El tiempo de respuesta en el desarrollo de bibliografía no debe sobrepasar cinco (5) días hábiles.
4. El usuario deberá suministrar el medio de almacenamiento donde será conservado o asumir el
costo de impresión.

44 1 USUARIO Presenta necesidad informativa.
2 REFERENCISTA Evalúa especificidad solicitud.
3 REFERENCISTA Desarrolla búsqueda.
4 REFERENCISTA Busca en fuentes internas.
5 REFERENCISTA Evalúa información obtenida de FI.
6 REFERENCISTA Entrega información a usuario.
7 REFERENCISTA Sino encuentra información requerida busca en CIEG.
8 REFERENCISTA Evalúa información obtenida de CIEG.
10 REFERENCISTA Sino encuentra información requerida busca en
Relaciones Interinstitucionales.
11 REFERENCISTA Evalúa información obtenida de Relaciones Interinstitucionales.
13 USUARIO Desarrolla proceso pertinente.
2.3.3.4.1. Presenta necesidad informativa: El usuario presenta su necesidad de información

especificando los descriptores y términos relacionados que orienten al referencista en la búsqueda y
desarrollo de la bibliografía.
2.3.3.4.2. Evaluación solicitud: Conforme al nivel de especificidad y los resultados arrojados en la

búsqueda inicial desarrollada por el referencista, este determinara el tiempo necesario para el
desarrollo de la bibliografía.
2.3.3.4.3. Desarrolla búsqueda y evalúa las diferentes fuentes de información: El referencista

desarrolla la búsqueda de información bibliográfica principalmente agotando las posibilidades internas
para posterior mente desarrollar el apoyo de fuentes externas a la Universidad.
2.3.3.4.4. Entrega resultados: Conforme a las necesidades del usuario este determinara el soporte o
medio de almacenamiento en que desee recibir la información.
2.3.3.4.5. Desarrollo del proceso pertinente: De acuerdo a los resultados y disponibilidad de los
materiales bibliográficos arrojados en la bibliografía el usuarios desarrollara el respectivo
procedimiento para poder acceder a los materiales, a saber; Préstamo en sala y/o domicilio, Carta de
presentación, Préstamo de equipos, entre otros.

SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE REALIZACIÓN DE BIBLIOGRAFÍAS
INICIO
Presenta necesidad
informativa
Evalúa especificidad
de solicitud
Desarrolla búsqueda 45
Fuentes
internas
SI
Evalúa información NO
Entrega información
a usuario
SIEG
SI
Evalúa información
NO
a usuario
Relaciones
interinstitu-
cionales
SI
Evalúa información NO
Desarrolla proceso
pertinente
FIN
2.3.4. DISEMINACIÓN SELECTIVA DE INFORMACIÓN
2.3.4.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia información

respecto a las nuevas adquisiciones, artículos y demás documentos que amplíen e informen acerca de
los temas de su interés previamente solicitados.

1. Este servicio será desarrollado con apoyo de los funcionarios encargados de las Salas de Estudio e
Investigación Electrónica Grancolombiana (SEIEG).
2. El usuario deberá previamente desarrollar la inscripción directamente en referencia para acceder
al servicio de manera manual y automatizada, o a través del Web Opac.

1 USUARIO Solicita Formulario de Inscripción.
2 USUARIO Diligencia Formulario (Ver Anexo No. 7)
46 3 REFERENCISTA Verifica información y estado del Usuario (OLIB)
4 REFERENCISTA Carga Información en bases de datos DSI
5 REFERENCISTA Envía información pertinente periódicamente.

SERVICIO DE REFERENCIA - PROCESO DE DISEMINACIÓN SELECTIVA DE INFORMACIÓN
INICIO
Solicita formulario
de inscripción
Formulario
Verifica información
Verifica estado de
usuario (OLIB)
Carga información en
base de datos DSI
Envía información
periódicamente
Recibe información
Desarrolla proceso
pertinente
FIN
2.3.5. CONMUTACIÓN BIBLIOGRÁFICA
2.3.5.1. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad la Gran Colombia, así como usuarios
externos la obtención de documentos que puedan encontrase en otras unidades de información a nivel,
local, nacional e internacional, por medio de correo convencional, electrónico, fax o Internet.

1. Este servicio se rige por las normas internacionales del Derecho de Autor.
2. El usuario que lo requiera deberá diligenciar el formulario de solicitud.
3. El costo de este servicio deberá ser asumido por el usuario solicitante, acorde con la extensión del
documento, soporte, envío, destino.

2.3.5.3.1. Descripción del procedimiento A: documentos obtenidos de otras instituciones

1 USUARIO Presenta necesidad informativa.
2 REFERENCISTA Recibe y evalúa necesidad.
3 REFERENCISTA Desarrolla proceso A. 47
4 REFERENCISTA Sugiere Servicio.

5 USUARIO Solicita Formulario de Inscripción
6 USUARIO Diligencia Formulario. (Ver Anexo No. 7)
7 REFERENCISTA Desarrolla Búsqueda y Recuperación de la Información.
8 REFERENCISTA Solicita el artículo a través del software Ariel o medio a la
institución con convenio establecido.
9 UNIDAD DE La unidad de información verifica solicitud y envía información
INFORMACIÓN a través del software Ariel o medio de comunicación.
10 REFERENCISTA Recibe información enviada y envía información al usuario.
11 USUARIO Recibe Información.
2.3.5.3.2. Descripción del procedimiento b: proporcionar documentos y o artículos requeridos por

otras instituciones
1 USUARIO Presenta necesidad informativa en la Institución.
2 REFERENCISTA- EXT. Recibe y verifica existencia de información BUGC.
3 REFERENCISTA Solicita el artículo a través del software Ariel o medio
EXTERNO de comunicación preferible.
4 REFERENCISTA Verifica solicitud.
5 REFERENCISTA Realiza búsqueda de información.
6 REFERENCISTA Recibe Información.
7 REFERENCISTA Desarrolla procesamiento de información. (Digitaliza,
Scannea, Fotocopia, entre otros)
8 REFERENCISTA Envía Información.
2.3.5.4. Observaciones: el Departamento de Biblioteca deberá previamente establecer convenio con

las redes e instituciones existentes para el desarrollo de este servicio.
El usuario deberá consultar y agotar todas las posibilidades que le ofrece la Biblioteca para satisfacer
sus necesidades informativas.
El referencista deberá ubicar la unidad de información con el fin de solicitar el servicio.
El artículo es solicitado a través del software Ariel o por otro medio de comunicación tanto físico como
electrónico, previa autorización y cancelación del servicio.

2.3.5.5.1. Procedimiento A
DOCUMENTOS OBTENIDOS DE OTRAS INSTITUCIONES
USUARIO REFERENCISTA UNIDAD DE INFORMACION
INICIO
48 Presenta necesidad Recibe y evalúa

informativa necesidad
Desarrolla
proceso A
Sugiere servicio
Solicita formulario
de inscripcion
Formulario Desarrolla búsqueda

y recuperación de
información
Solicita artículo a través

de software o institución
con convenio
Verifica solicitud
Envía información a través

de software o medio de
comunicación
Recibe información
Envía información
a usuario
Recibe información
FIN
2.3.5.5.2. Procedimiento B
DOCUMENTOS REQUERIDOS POR OTRAS INSTITUCIONES
USUARIO REFERENCISTA EXTERNO REFERENCISTA
INICIO
Recibe y verifica
Presenta necesidad información
informativa en la existencia de
institución información de la
Biblioteca UGC
Solicita artículo
por medio de
Verifica solicitud
software o medio
de comunicación
Realiza búsqueda
de información
49
Recibe información
Desarrolla
procesamiento
de información
Recibe información Envía información
FIN
2.4 RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
2.4.1 GENERALIDADES
2.4.1.1. Definición: servicio que permite establecer un convenio recíproco entre Bibliotecas,
Instituciones, Centros de Documentación, entre otros. Con el fin de facilitar el préstamo de material
bibliográfico y la consulta de material bibliográfico a la comunidad universitaria.
2.4.1.2. Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia el préstamo de y la

consulta de material bibliográfico en otra entidades o instituciones, para el apoyo de su actividad
cultural y académica.
1. Carta de Presentación
2. Préstamo Interbibliotecario
3. Préstamo Interbibliotecario Biblioteca Luís Ángel Arango
2.4.2. CARTA DE PRESENTACIÓN
2.4.2.1. Objetivo: permitir al usuario de la Universidad la Gran Colombia acceder al servicio de consulta
materiales bibliográficos en otras bibliotecas de diferentes instituciones o entidades con las cuales se
tengan convenio interinstitucional.

2.4.2.2.1. Usuarios internos
1. Si un usuario requiere retirar o consultar material de otra biblioteca, debe hacer la respectiva
solicitud en la Secretaria de la Biblioteca.
2. En la planilla de solicitud de Carta de Presentación deben diligenciar la biblioteca o entidad
destinataria, nombre completo del usuario, código de usuario, teléfono, facultad y tema a investigar.
3. Se elaboran un original y dos copias de cada Carta de Presentación.
4. El coordinador de préstamo se encarga de firmar como responsable la Carta de Presentación.
5. Mientras dure el préstamo, el usuario queda doblemente comprometido con el reglamento de la
Universidad y el de la institución prestataria.
6. La Carta de Presentación tiene una vigencia de ocho (8) días hábiles a partir del momento de su
elaboración, si el usuario desea volver a realizar una consulta lo puede hacer durante la fecha de
50 expiración y si la fecha ya ha expirado debe volver a solicitar la Carta.
7. El usuario esta sujeto a políticas de la entidad donde solicita el servicio.
2.4.2.2.2. Usuarios externos

1. Se facilita el préstamo mediante identificación del usuario y carta de presentación de la biblioteca
solicitante. La solicitud debe ir en papel membreteado y con la firma y sellos autorizados.
2. Mientras dura el préstamo, la institución se hace responsable del material y en caso de pérdida
debe restituirlo teniendo en cuenta las normas establecidas

1 USUARIO Solicita Carta de Presentación.
2 SECRETARIA Entrega formato de solicitud.
3 USUARIO Diligencia formato de solicitud de Carta de Presentación.
4 SECRETARIA Recepción de la solicitud.
5 SECRETARIA Elabora Carta de Presentación original y dos copias.
(Ver Anexo 8)
6 SECRETARIA Entrega Carta a Encargado de Convenio para firmar.
7 COORDINADOR Firma Carta de Presentación.
COORDINADOR Entrega Carta de Presentación firmada a Secretaria.
8 SECRETARIA Entrega Carta elaborada a Auxiliar de Circulación y préstamo.
9 AUXILIAR Registra Carta de Presentación al Usuario.
AUXILIAR Entrega original y una copia al Usuario
AUXILIAR Archiva una copia.
10 AUXILIAR Entrega Carta de Presentación al Usuario.
11 USUARIO Realiza consulta.
SERVICIO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES - PROCESO DE CARTA DE PRESENTACIÓN
USUARIO SECRETARIA COORDINADOR AUXILIAR
INICIO
Solicita carta
de presentación
Entrega formato
de solicitud
Diligencia formato
de solicitud
Recibe
solicitud
Carta de
presentación
1 51
2
Entrega carta
a coordinador
Firma carta
Entrega carta
firmada a
secretaria
Entrega carta
autorizada a
auxiliar
Registra carta
de presentación
Entrega original y
1 copia al usuario
Archiva 1 copia
Entrega carta
a usuario
Realiza
consulta
FIN
2.4.3. PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
2.4.3.1. Objetivo: permitir al usuario de la Universidad la Gran Colombia acceder al servicio de préstamo
externo de materiales bibliográficos en otras bibliotecas de diferentes instituciones o entidades con las
cuales se tengan convenio interinstitucional.

solicitud en la Secretaria.
2. En la planilla de solicitud de Préstamo Interbibliotecario se debe diligenciar la biblioteca o entidad
prestamista, nombre completo del usuario, código de usuario, teléfono, facultad y material
solicitado, especificando titulo del material a solicitar, número topográfico del material solicitado y
autor del mismo.
3. Se elaboran un original y dos copias del Préstamo interbibliotecario.
4. El coordinador de préstamo se encarga de firmar como responsable la Carta de Presentación.
5. Mientras dure el préstamo, el usuario queda doblemente comprometido con el reglamento de la
Universidad y el de la institución prestataria.
6. El usuario esta sujeto a políticas de la entidad donde solicita el servicio.
52
2.4.3.2.2. Usuarios externos
1. Se facilita el préstamo mediante identificación del usuario y carta de presentación de la biblioteca
solicitante. La solicitud debe ir en papel membreteado y con la firma y sellos autorizados.
2. Mientras dura el préstamo, la institución se hace responsable del material y en caso de pérdida
debe restituirlo teniendo en cuenta las normas establecidas.

1 USUARIO Solicita Préstamo Interbibliotecario.
2 SECRETARIA Entrega formato de solicitud de Préstamo Interbibliotecario.
3 USUARIO Diligencia formato de solicitud de Préstamo Interbibliotecario.
4 SECRETARIA Recepción de la solicitud
5 SECRETARIA Elabora Préstamo Interbibliotecario original y 2 copias (Ver Anexo 9).
6 SECRETARIA Entrega Carta a Encargado de Convenio para firmar.
7 COORDINADOR Firma Préstamo Interbibliotecario.
8 COORDINADOR Entrega Préstamo Interbibliotecario firmado a Secretaria.
9 SECRETARIA Entrega Préstamo Interbibliotecario a Auxiliar de Circulación y préstamo.
10 AUXILIAR Registra Préstamo Interbibliotecario al Usuario con PIB en el sistema.
11 AUXILIAR Entrega Préstamo Interbibliotecario al Usuario original y una copia.
12 AUXILIAR Archiva y controla copia restante.
13 USUARIO Realiza Préstamo Interbibliotecario.
14 USUARIO Devuelve copia con sello y cancelado del material solicitado.
15 AUXILIAR Descarga el PIB correspondiente en el sistema.
SERVICIO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES - PROCESO DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
USUARIO SECRETARIA COORDINADOR AUXILIAR
INICIO
Solicita préstamo
interbibliotecario
Entrega formato
de solicitud
Diligencia formato
de solicitud
Recibe
solicitud
Préstamo
interbibliotecario
1 53
2
Entrega carta
a coordinador
Firma préstamo
Entrega préstamo
firmado a
secretaria
Entrega préstamo
autorizado a
auxiliar
Registra préstamo
interbibliotecarion
en el sistema (PIB)
Entrega original y
1 copia al usuario
Archiva y controla
copia restante
Realiza préstamo
interbibliotecario
Devuelve copia con

sello y cancelado
Descarga PIB
correspondiente
del sistema
FIN
2.4.4. PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO BIBLIOTECA LUÍS ÁNGEL ARANGO
2.4.4.1. Objetivo: permitir al usuario de la Universidad la Gran Colombia acceder al servicio de

préstamo externo de materiales bibliográficos por medio del convenio interinstitucional con la
Biblioteca Luís Ángel Arango.

solicitud en la ventanilla de circulación y préstamo.
2. Al momento de solicitar el material de LABLAA el usuario debe diligenciar un formato en el cual debe
ir los siguientes datos: nombre del solicitante, Faculta, Código, Teléfono, Titulo de material a
solicitar, Autor de material y Número topográfico.
3. El formato de solicitud de préstamo adicionalmente lleva la fecha de préstamo, fecha de devolución
del estudiante, fecha de devolución en LABLAA, auxiliar que reclama con fecha y hora, auxiliar que
entrega con fecha y hora, para el respectivo control del material.
4. El material solicitado en LABLAA debe aparecer disponible y estar ubicado en la sede de Bogotá.
5. El material préstamo al usuario será cargado al sistema por medio de un PIB, y será tomado como si
tuviera material de la Biblioteca U.G.C cargado a la cuenta de usuario.
54 6. El material solicitado por el usuario se trae directamente de la Biblioteca Luís Ángel Arango por el
auxiliar de Biblioteca U.G.C que este a cargo.
7. El material estará disponible de un día para otro una vez realizada la solicitud siempre y cuando el
material se encuentre disponible para préstamo a domicilio.

1 USUARIO Solicita Préstamo Interbibliotecario.
AUXILIAR Entrega formato de solicitud de Préstamo Interbibliotecario.
2 USUARIO Diligencia formato de solicitud de Préstamo Interbibliotecario.
(Ver Anexo No.10)
3 AUXILIAR Recepción de la solicitud
4 AUXILIAR Accede como usuario institucional en la página Web de la Biblioteca
Luis Ángel Arango.
5 AUXILIAR Busca disponibilidad de material solicitado.
6 AUXILIAR Solicita material bibliográfico.
7 LABLAA Recibe solicitud.
8 LABLAA Carga material a Usuario Institucional.
9 AUXILIAR Reclama material en el punto de préstamo institucional de la Biblioteca
Luis Ángel Arango.
10 AUXILIAR Registra en formato de solicitud de servicios de la Biblioteca Luis Ángel
Arango la fecha de préstamo, hora de préstamo y fecha de devolución.
11 USUARIO Reclama material en ventanilla de Circulación y Préstamo.
12 AUXILIAR Carga préstamo al sistema (PIB).
13 USUARIO Devuelve material.
14 AUXILIAR Descarga PIB del sistema.
15 AUXILIAR Registra en formato de solicitud de servicios de la Biblioteca Luis Ángel
Arango la fecha y hora de devolución.
16 AUXILIAR Devuelve material a la Biblioteca Luis Ángel Arango en el punto de
devolución de libros de la Biblioteca Luis Ángel Arango.
SERVICIO DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES - PROCESO DE PRÉSTAMO INTERBIBILIOTECARIO
BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO
USUARIO AUXILIAR BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO
INICIO
Solicita préstamo
interbibliotecario
Entrega formato
de solicitud
Diligencia formato
de solicitud
Accede página
web Lablaa
Busca disponibilidad
de material
Solicita material
bibliográfico 55
Recibe solicitud
Carga material a
usuario institucional
Reclama material
solicitado
Reclama material Registra en formato

en ventanilla de de solicitud de
circulación y préstamo con Lablaa
préstamo fecha de devolución
Carga préstamo al
sistema (PIB)
Entrega material
al usuario
Recibe material
Descarga PIB del

Devuelve material sistema
Registra en formato
de solicitud de
servicios a Lablaa
datos de devolución
del préstamo
Devuelve material
a Lablaa
FIN
2.5 SIARED
2.5.1 GENERALIDADES
2.5.1.1. Definición: servicio orientado a facilitar a la comunidad universitaria acceso a los diferentes
recursos electrónicos y digitales existentes para la elaboración de búsqueda y recuperación de
información con fines investigativos y académicos, con el fin de contribuir a los procesos formación
dados por la Universidad.
2.5.1.2. Objetivo: Suministrar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, así como a los
usuarios externos recursos tecnológicos para apoyar las actividades de investigación, docencia y
academia, facilitando acceso y consulta a diferentes medios y formatos, por medio de las diferentes
fuentes electrónicas y digitales existentes para tal fin.
56 1. Préstamo de equipos
2. Orientación y asesoría en búsqueda y recuperación de Información
3. Consulta de paginas Web, revistas electrónicas y bases de datos
4. Consulta de materiales multimediales
5. Alerta bibliográfica
6. Diseminación Selectiva de Información D.S.I
2.5.1.4. Requerimientos
2.5.1.4.1. Técnicos: Para la implementación de este servicio en el Departamento de Biblioteca es
necesario:
1. Una sala con conectividad con un mínimo de 20 computadores por biblioteca para la consulta de la
comunidad universitaria, con las siguientes características: Computador para el encargado o
monitor de la sala por biblioteca, con las siguientes características:
• Acceso a Internet
• Paquete de Office
• Sistema Operativo Windows
• Sistema de Información OLIB
• Disk Drive
• Compilador de programas
• Unidad de disco
• Quemador
• Multimedia
• Impresora
• Escáner
• Teléfono
2. 1 Fichero u Organizador de carnés por sala con capacidad según número de equipos.
3. 1 lectora de código de barras por sala.
4. 1 escritorio de trabajo para el encargado de sala.
5. Según número de equipos, fichas de préstamo codificadas para realizar carga de equipos.
6. Según el numero de equipos su respectivo mobiliario.
7. Según el numero de equipos sus respectivas sillas y dos más para usuarios en espera.
2.5.1.4.2. Personal: Por el nivel de especificidad de la sala es necesario contar con (2) monitores
por sede con conocimientos y nociones en recuperación y búsqueda de información en diferentes
fuentes y herramientas tecnológicas, preferiblemente estudiantes de bibliotecología.
1. Perfil:
• Conocimientos en el uso de tecnologías apropiadas para la organización, búsqueda,
recuperación y difusión de información en recursos electrónicos.
• Conocimientos en el manejo de medios electrónicos, manejo de bases de datos, herramientas
ofimáticas e Internet.
• Buenas relaciones interpersonales, disposición al servicio (atender preguntas, ser proactivo
para resolución de problemas de acceso, investigación y apoyo al usuario
2. Funciones:
• Establecer mecanismos de control sobre los equipos.
• Búsqueda y actualización permanente de los recursos en línea a fin de ponerlos a
disponibilidad de los estudiantes.
• Promover y asesorar a los usuarios sobre los recursos de información disponibles.
• Búsquedas bibliográficas en bases de datos.
• Ayudar en el sostenimiento y actualización de las bases de datos bibliográficas internas.
• Apoyo en las actividades de formación de usuarios.
• Componer estadísticas de uso del servicio.
• Cumplir y hacer cumplir el reglamento de Biblioteca. 57
• Desempeñar las demás funciones asignadas por el jefe inmediato.

1 USUARIO Solicita la información acerca de los servicios prestados por la Sala de
Investigación Académica de recursos Electrónicos y Digitales (SIARED).
2 REFERENCISTA Identifica el tipo de servicio que requiere el usuario y lo orienta para que
utilice el servicio adecuado.
3 REFERENCISTA Informa al usuario las condiciones para cada servicio
4 REFERENCISTA Define el tipo de servicio y determina el tiempo de búsqueda y entrega
de acuerdo al tipo de servicio.
5 REFERENCISTA Elabora estrategia de búsqueda; consulta catálogo en línea OLIB o de otras
bibliotecas para ubicar la información requerida.
6 REFERENCISTA Realiza el proceso adecuado para cada servicio
7 REFERENCISTA Entrega y / o envía información en los medios que han sido especificados
por el usuario dejando una copia para que sea utilizada en los
servicios de Bibliografía y Conmutación Bibliográfica.
8 REFERENCISTA Archiva las copias de las solicitudes hechas por sus usuarios, para tener un
control y realizar estadísticas.
2.5.1.6.1. Usuarios: el conocimiento del tipo de usuario que tiene la biblioteca es de vital importancia,
ya que de esta forma la biblioteca puede brindar una accesoria específica para cada caso, que cumpla
con las expectativas de la comunidad universitaria.
SERVICIO SIARED - PROCESO USO DE SALAS

INICIO
Solicita
información
Identifica el tipo
de servicio
(necesidad)
NO Orienta y remite
a servicio adecuado
Satisface
58 necesidades Informa condiciones
informativas de servicio
SI
Solicita servicio Elabora búsquedas

específico en catálogo OLIB
Realiza búsquedas
en otros catálogos
Determina tiempo de
búsqueda y entrega
información solicitada
Entrega/envía
información
Archiva
solicitudes
FIN
2.5.2. PRÉSTAMO DE EQUIPOS
2.5.2.1. Objetivo: Proporcionar a la comunidad de la Gran Colombia, los recursos tecnológicos

necesarios para apoyar las actividades de investigación, docencia y academia

1. La comunidad de usuarios deberá presentar el carné actualizado.
2. El préstamo se realizara por 1 hora, con renovación por otra en caso de que sea necesario.
3. El personal de la biblioteca deberá diligenciar la planilla de préstamo del equipo para llevar un
control.
5. El computador asignado será exclusivamente para realizar búsqueda y recuperación de
información con fines investigativos, docentes y/o académicos.
No se permite el cambio del computador por parte de los usuarios, caso en el cual el estudiante
deberá responder por el equipo o sistema al cual haya ingresado.
El usuario no esta autorizado para llevar a cabo cualquier alteración y/o instalación de software o
modificar las configuraciones de la maquina.
6. El usuario no esta autorizado para llevar a cabo cualquier alteración y/o instalación de software o
modificar las configuraciones de la maquina.
7. Los dispositivos de almacenamiento del usuario deben ser vacunados por u software apropiado 59
para evitar infectar los PC.
8. Al presentarse mal funcionamiento en la maquina el usuario deberá informar inmediatamente
9. Las claves de las bases de datos serán suministradas por la biblioteca.

1 USUARIO Solicita el servicio en el área de referencia
2 REFERENCISTA Verifica el estado del usuario en OLIB
USUARIO Diligencia la planilla (Ver Anexo 11)
3 REFERENCISTA Registra el préstamo del equipo en OLIB
4 REFERENCISTA Asigna el equipo y las claves de las BD (solo si son requeridas)
5 REFERENCISTA Coloca el documento de identificación del usuario en el fichero, relacionando
el documento con el número del equipo asignado.
6 USUARIO Realiza la consulta.
7 USUARIO Si desea consultar los CD-ROMS, DVD u otros deberá dirigirse al referencista.
8 USUARIO Si necesita imprimir artículos deberá informar al referencista.
9 REFERENCISTA Informa al usuario el tiempo de terminación del servicio.
10 USUARIO Reclama el documento de identificación al encargado al finalizar la consulta.
11 REFERENCISTA Cancela el préstamo del equipo en el sistema.
12 REFERENCISTA Recoge las inquietudes de los usuarios
13 REFERENCISTA Almacena los documentos electrónicos que han sido consultados en una BD.
SERVICIO SIARED - PROCESO PRÉSTAMO DE EQUIPOS

INICIO
Solicita
servicio
Verifica usuario
en OLIB
Diligencia
planilla
Informa condiciones
de servicio
60 Asigna equipo y
clave de BD
Guarda documento
de usuario
Consulta medio SI Búsqueda de

magnético material requerido
NO
Informa tiempo
Realiza consulta
de terminación
Imprime Informa tiempo

de terminación
SI
Cancela préstamo
Informa de equipo y entrega
carné
NO
Recoge
Impresión
inquietudes
Realiza proceso
Solicitudes
pertinente
FIN
2.5.3. ORIENTACIÓN Y ASESORÍA EN BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
2.5.3.1. Objetivo: Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, así como a usuarios
externos la asesoría y orientación necesaria para satisfacer sus necesidades informativas.

2. Es responsabilidad del recurso humano del Departamento de Biblioteca brindar la orientación y
asesoría en búsqueda y recuperación de información a la comunidad toda vez que lo requiera.

1 USUARIO/REFERENCISTA Análisis de la necesidad de información
2 USUARIO/REFERENCISTA Asesoría en estrategias de búsqueda y recuperación de información
3 USUARIO Realiza la consulta 61
4 REFERENCISTA Evaluación de tipo de búsqueda
5 REFERENCISTA Entrega de resultados
6 REFERENCISTA Almacenamiento de información
2.5.3.4.1. Análisis de la necesidad de información: Retroalimentar y conocer la necesidad de
información requerida por el usuario, implica la necesidad de delimitar, obtener y clarificar las
estrategias, fuentes y herramientas con el objetivo de recuperar la información solicitada. En este
sentido es necesario tener en cuenta:
1. Tema Principal de la búsqueda y temas relacionados.
2. Objeto o finalidad de la búsqueda.
3. Tipo de datos y búsquedas previas tiene el usuario para no redundar en información.
4. Cantidad de Información requerida por el usuario.
5. Idioma preferente de consulta.
6. Límites cronológicos y geográficos.
7. Formato en el que el usuario prefiere recibir la información, a saber verbalmente, por e-mail, en
alguna unidad de almacenamiento, entre otros.
8. Tiempo disponible para la recepción de la información.
Es de aclarar que la interacción entre el usuario y el referencista brindaran la efectividad de los
resultados.
2.5.3.4.2. Asesoría en estrategias de búsqueda y recuperación de información: permite por medio del
uso de las diferentes herramientas y fuentes que brinda la biblioteca analizar los conceptos, criterios y
términos que reflejen la estrategia de búsqueda como descriptores, encabezamientos de materia,
especificidad de términos y los lenguajes de búsqueda y recuperación de información, dentro de las
fuentes de información o sistemas de información que brinda la biblioteca se debe tener en cuenta las
siguientes, a saber:
1. Catálogos bibliográficos.
2. Bases de datos bibliográficas.
3. Tesauros especializados.
Es función del personal de biblioteca cubrir las necesidades de información demandadas

principalmente con las fuentes y recursos bibliográficos internos del departamento de biblioteca, de lo
contrario será necesario el uso de las salas especializadas para la búsqueda y recuperación de
información en otros formatos (Digital y/o Electrónico), de no poder ser atendida la necesidad de
información con los anteriores recursos será necesario apoyarse del servicio de relaciones
interinstitucionales.
2.5.3.4.3. Evaluación de tipo de búsqueda: conforme a la especificidad de la información requerida por

el usuario el referencista determinara si es necesario desarrollar una búsqueda especializada donde
será necesario la búsqueda en bases de datos bibliográficas, revistas, conmutación bibliográfica,
relaciones interinstitucionales y demás necesarios para localizar los artículos y materiales solicitados.
Los artículos y materiales bibliográficos localizados serán conservados en la Referencia hasta tanto el
usuario se acerque a reclamarlos, todo articulo o fuente en formato electrónico será copiado a un medio
de almacenamiento proporcionado por el usuario.
2.5.3.4.4. Entrega de resultados: conforme a la necesidad de la información el referencista brindara al

usuario la información que dio como resultado si así lo requiere, a saber; analíticas, abstrac,
bibliografías, cartas de presentación, prestamos de material, artículos electrónicos y/o digitales y
62 demás productos resultantes de la búsqueda realizada.
2.5.3.4.5. Almacenamiento de Información: el referencista registrara en una base de datos la

información relacionada con el usuario y su consulta, identificando los términos relacionados para la
recuperación de información, así como los documentos y bibliografía producto de la búsqueda que
fueron recuperados.
SERVICIO SIARED - PROCESO ORIENTACIÓN Y ASESORÍA EN BÚSQUEDA Y

RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
INICIO
Análisis de
necesidad de
información
Ya preciso el
tema
SI
Selecciona
términos de
búsqueda
NO
63
Diligencia formato
para servicio
requerido
Se concentra Consulta
en lo que tesauros y
necesita vocablos
Consulta catálogo Consulta catálogo,

general o material BD y fuentes
de referencia bibliográficas
Están los
documentos en
la biblioteca
SI
Consulta
NO documentos y
procesa según
servicio solicitado
Solicita a otras
unidades de
información
FIN
2.5.4. CONSULTA DE PÁGINAS WEB, REVISTAS ELECTRÓNICAS, Y BASES DE DATOS
2.5.4.1. Objetivo: colocar a disposición de los usuarios de la Biblioteca la Gran Colombia, fuentes
electrónicas para que accedan a información especializada (bibliográfica y documental) necesaria para
el estudio y la investigación.

1. Acceder a la página.

1 USUARIO Presentar documento de identificación a la persona responsable del SIARED
2 USUARIO Informa si la consulta es sobre revistas electrónicas, páginas Web o bases
de datos y solicita la información.
3 REFERENCISTA Asigna la estación de trabajo
64 4 REFERENCISTA Busca la información en la red, si este tiene el nombre exacto de la revista o
base de datos en caso contrario informar y recomendar
sobre las revistas electrónicas.
5 USUARIO Realizar la consulta.
6 REFERENCISTA Verificar el tipo de formato en el cual necesita grabar el usuario y el
tipo de consulta.
7 USUARIO Reclamar el documento de identificación al encargado al finalizar la consulta
8 REFERENCISTA Cancela el préstamo del equipo en el sistema y entrega el
documento al usuario
SERVICIO SIARED - PROCESO CONSULTA DE PÁGINAS WEB, REVISTAS

ELECTRÓNICAS Y BASES DE DATOS
INICIO
Presenta
documento de
identificación
Informa el tipo
de consulta
Asigna equipo
de trabajo
65
Busca información
en la red
Realiza consulta
Verifica tipo de
consulta y formato
a guardar
Reclama
documento de
identificación
Cancela préstamo
de equipo
Entrega
documento
FIN
2.5.5. ALERTA BIBLIOGRÁFICA
2.5.5.1. Objetivo: Realizar difusión masiva de información sobre el material adquirido más reciente en la
biblioteca, para permitir la actualización permanente de la comunidad universitaria de La Gran
Colombia, en sus campos de interés.

2. El usuario debe indicar los temas específicos sobre los que le interesa estar actualizado.
3. El referencista elaborará un perfil con la finalidad de seleccionar la información que refleje las
necesidades específicas de información.
4. El usuario deberá suministrar el medio de almacenamiento donde será conservada la información
o asumir el costo de impresión.
5. El servicio se realizará periódicamente.

66
1 USUARIO Solicita información sobre el servicio.
2 USUARIO Diligencia el formulario. (Ver Anexo No. 7)
3 REFERENCISTA Verifica el estado del usuario en OLIB.
4 REFERENCISTA Carga el estado del usuario en la BD.
5 REFERENCISTA Envía información periódicamente.
SERVICIO SIARED - PROCESO ALERTA BIBLIOGRÁFICA

INICIO
Solicita información
del servicio
Formulario
Verifica estado de
usuario (OLIB)
Carga estado de
usuario en la BD
Envía información
periódicamente
FIN
2.5.6. DISEMINACIÓN SELECTIVA DE INFORMACIÓN D.S.I
2.5.6.1. Objetivo: Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia información

especializada respecto a las nuevas adquisiciones, artículos y demás documentos que amplíen e
informen acerca de los temas de su interés previamente solicitados.

1. Este servicio será desarrollado por la Sala de Investigación Académica de recursos Electrónicos y
Digitales (SIARED) en conjunto con el área de referencia.
2. El usuario deberá previamente desarrollar la inscripción directamente en referencia para acceder
al servicio de manera manual y automatizada, o a través del Web Opac.
3. Este servicio se enviará periódicamente.

1 USUARIO Solicita Formulario de Inscripción.
2 USUARIO Diligencia Formulario (Ver Anexo No. 7)
67
3 REFERENCISTA Verifica información y estado del Usuario (OLIB)
4 REFERENCISTA Carga Información en bases de datos DSI
5 REFERENCISTA Envía solicitud al responsable del SIARED
6 REFERENCISTA Realiza las búsquedas pertinentes y relevantes según solicitud.
7 REFERENCISTA Envía información pertinente periódicamente.
SERVICIO SIARED - PROCESO DISEMINACIÓN SELECTIVA DE INFORMACIÓN

INICIO
Solicita formulario
de inscripción
Formulario Verifica información y

estado de usuario (OLIB)
Carga información de
base de datos DSI
Envía solicitud a
responsable de SIARED
Realiza búsquedas
solicitadas
Envía información
pertinente periódicamente
FIN
3. BIBLIO-ADQUISICIONES
3.1. GENERALIDADES
3.1.1. DEFINICIÓN
Es el proceso mediante el cual se decide cuales materiales bibliográficos se adquieren para enriquecer
o incrementar las colecciones del Departamento de Biblioteca. Tiene implícitas tareas de análisis,
comparación, interpretación y evaluación de las fuentes de acuerdo con su contenido, soporte, aptitud, 69
y alcance.
3.1.2. OBJETIVO
Determinar e identificar entre toda la oferta de materiales y publicaciones existentes en el mercado,

aquellas que guarden concordancia con los objetivos y metas del departamento de Biblioteca y los
intereses de los usuarios, de acuerdo con la política de desarrollo de colecciones previamente definida.
3.1.3. ÍNDICE DE PROCESOS
1. Compra de material bibliográfico y documental
3.2. COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO Y DOCUMENTAL
3.2.1. OBJETIVO
Adquirir los materiales que la biblioteca requiere para incrementar sus colecciones, mejorar sus
servicios y atender las necesidades de los usuarios.
3.2.2. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS
(Ver Anexo No. 12 Plan Políticas Desarrollo de Colecciones).

3.2.3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1 FACULTADES Y BIBLIOTECA Elaboración de listado bibliográfico. (Ver Anexo No. 13)
2 FACULTADES Y BIBLIOTECA Envía Listado al Departamento de Biblioteca
3 BIBLIO-ADQUISICIONES Recibe listados.
4 BIBLIO-ADQUISICIONES Verifica Existencias en OLIB.
5 BIBLIO-ADQUISICIONES S Si hay existencia de material, se compra y se reporta a la Facultad
6 BIBLIO-ADQUISICIONES Si el material no esta o existe una edición desactualizada, se
cotiza a tres proveedores o editoriales.
7 BIBLIO-ADQUISICIONES Elaboración de matriz (Evaluación-Costo).
8 BIBLIO-ADQUISICIONES Elección del proveedor/Editor de menor costo.
9 BIBLIO-ADQUISICIONES Entrega informe a dirección.
70 10 DIRECTOR Presenta informe a Comité de Biblioteca para aprobación.
11 COMITÉ DE BILIOTECA Recibe informe
12 COMITÉ DE BILIOTECA Aprueba o no el informe.
13 COMITÉ DE COMPRAS Realiza proceso administrativo de compra.
14 BIBLIO-ADQUISICIONES Si lo aprueba elabora órdenes de compra.
15 BIBLIO-ADQUISICIONES Envía órdenes al Departamento de Contabilidad si es libro y a
Financiera si es revista con copia a Contabilidad.
16 BIBLIO-ADQUISICIONES Recibe material con factura.
17 BIBLIO-ADQUISICIONES Envía a presupuesto Órdenes de Entrada.
18 PRESUPUESTO Realiza descuento del rubro de la Facultad correspondiente.
19 BIBLIO-ADQUISICIONES Descuenta del presupuesto interno de biblioteca
20 BIBLIO-ADQUISICIONES Realiza procesamiento físico del material- Ingreso inicial de
material.
21 BIBLIO-ADQUISICIONES Archiva documentación
22 BIBLIO-ADQUISICIONES Ubica material procesado en el depósito.
3.2.4. Diagrama de flujo
ADQUISICIONES - PROCESO DE COMPRA DE MATERIAL
BIBLIO-ADQUI- COMITÉ DE COMITÉ DE
FACULTADES DIRECTOR CONTABILIDAD FINANCIERA PRESUPUESTO
SICIONES BIBLIOTECA COMPRAS
INICIO
Listado
bibliográfico
Envía listados
Recibe listados
Verifica
existencias
en OLIB
Existe
SI
No se compra y
se reporta a NO
la facultad
Se cotiza a tres
(3) proveedores
editoriales
Elabora matriz
evaluación-costo
71
Elige proveedor
de menor costo
Informe
Entrega informe
al Director
Recibe informe
Verifica informe
Presenta infor-
me a comité
Recibe informe
SI
Aprueba
Orden de Realiza proceso

compra administrativo
de compra
Envía órdenes
a contabilidad
y financiera Realiza proceso
administrativo Recibe órdenes
de compra de revistas
Recibe
material con
factura
Envía a
presupuesto Recibe órdenes
órdenes de de entrada
entrada
Realiza
descuento del
Descuenta del rubro según
presupuesto NO la facultad
interno de
Biblioteca
Archiva
documentación
Realiza ingreso
inicial de
material
Ubica material
procesado en
depósito
FIN
4. PROCESOS TÉCNICOS
4.1. GENERALIDADES
4.1.1. DEFINICIÓN
Es el proceso que encierra toda labor que tiene por finalidad el estudio y la preparación de todo material
bibliográfico que ingrese al Departamento de Biblioteca ya sea por compra, canje o donación, para que
puedan funcionar como instrumentos de información, de formación y de cultura para los diferentes 73
usuarios.
4.1.2. OBJETIVO
Analizar y organizar técnica y físicamente el material bibliográfico que ingrese a la Biblioteca, conforme
a lineamientos y parámetros bibliotecológicos internacionalmente aceptados.
4.1.3. ÍNDICE DE PROCESOS
1. Procesamiento técnico de material bibliográfico
4.2. PROCESAMIENTO TÉCNICO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
4.2.1. OBJETIVO
Analizar y organizar técnica y físicamente el material bibliográfico que ingrese a la Biblioteca, conforme
a lineamientos y parámetros bibliotecológicos internacionalmente aceptados
4.2.2. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS
(Ver Anexo No. 14 Manual de ingreso de material al sistema OLIB).

4.2.3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1 CATALOGADOR Toma el material del depósito.
2 CATALOGADOR Ingreso de material al sistema OLIB.
3 CATALOGADOR Entrega material procesado a Coordinador de Procesos técnicos
4 COORDINADOR DE Realiza control de calidad al material procesado
PROCESOS TÉCNICOS
5 COORDINADOR DE Si el material procesado cumple con todas las normas, el
PROCESOS TÉCNICOS material es enviado a procesos físicos.
6 COORDINADOR DE Si el material procesado no cumple las normas y parámetros
PROCESOS TÉCNICOS establecidos se encarga de hacer las correcciones
correspondientes.
74 7 PROCESOS FÍSICOS Recibe material del Coordinador de Procesos Técnicos.
8 PROCESOS FÍSICOS Toma datos del sello de adquisiciones.
9 PROCESOS FÍSICOS Elaboración rótulos, ficha de préstamo y bolsillos de material
bibliográfico.
10 PROCESOS FÍSICOS Pone ficha de devolución
11 PROCESOS FÍSICOS Plastificación de cubiertas de material si es libro.
12 PROCESOS FÍSICOS Elabora listados de entrega a área de servicios. (Ver Anexo 15)
13 PROCESOS FÍSICOS Realiza entrega de material al Coordinador de Procesos Técnicos
14 COORDINADOR DE Verifica material y lo entrega a Coordinador de Servicios.
PROCESOS TÉCNICOS
15 COORDINADOR DE Recibe Material y listado.
SERVICIOS
16 COORDINADOR DE Realiza cambios de localización, estante y categoría del material.
SERVICIOS
17 COORDINADOR DE Entrega material a auxiliar de servicios.
SERVICIOS
18 AUXILIAR DE SERVICIOS Ubica el material dependiendo la colección a la que fue asignado
4.2.4. Diagrama de flujo
PROCESOS TÉCNICOS - PROCESAMIENTO TÉCNICO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
COORDINADOR DE COORDINADOR
CATALOGADOR PROCESOS FÍSICOS AUXILIAR
PROCESOS TÉCNICOS DE SERVICIOS
INICIO
Toma material
del depósito
Ingresa material
al sistema OLIB
Entrega material
procesado al
coordinador de
procesos Recibe material
procesado
Realiza control
de calidad del
material
Cumple
normas NO
SI
Realiza
correcciones
75
Envía material
a procesos físicos
Recibe material
Toma datos del

sello de
adquisiciones
Elabora rótulos
fichas de préstamo
y bolsillos del
material
Pone ficha de NO
devolución
Plastifica cubiertas
Listados de
entrega
Realiza entrega de
material a
coordinador de
procesos técnicos
Verifica
SI
Entrega material
Recibe material
a coordinador
y listado
de servicios
Verifica listado
Entrega listado a
coordinador de
procesos
Realiza cambios de
Recibe listado localización, estante
verificado y categoría
Entrega material a
Archiva listado auxiliar de servicios
Recibe material
Busca material en
la colección
FIN
ARTÍCULO 2.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las
disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,
En Bogotá, D. C. a los diecisiete (17) días del mes de junio de dos mil ocho (2008).
GERMAN DARÍO LEDESMA LÓPEZ CARLOS A. PULIDO BARRANTES

Presidente Secretario
Honorable Consiliatura Honorable Consiliatura
76
ANEXOS
ANEXO NO. 1
Ficha de solicitud de préstamo
Departamento de Biblioteca
Fecha
Facultad
Semestre No. Carnet
Título
Autor
Signatura
Administrativo Docente
Egresado Estudiante Estante
79
ANEXO NO. 2
Paz y Salvo
PAZ Y SALVO
FECHA: SOLICITANTE:
CÓDIGO: DEPENDENCIA:
VINCULACIÓN ACTIVO
Profesor Matrícula
Estudiante Certificados
Empleado Constancias
Curso de Actualización
Curso de Nivelación
DESTINO Grado
Liquidación
Admisiones Preparatorios
División Financiera Reingreso
Facultad Retiro de Documentación
Recursos Humanos Traslado
REVISÓ: EXPEDIDO POR:

ANEXO NO. 3
Solicitud Paz y Salvo. (Departamento Desarrollo Humano)
Afiliada a la Asociación Colombiana de Universidades ASCUN
DDH-045/2008
Fecha: Bogotá, 7 de mayo de 2008
Para: Departamento de Biblioteca
De: Departamento de Desarrollo Humano
80 Con el fin de efectuar la liquidación definitiva de prestaciones

sociales. sírvase informar con destino a este departamento, si el
empleado que a continuación se relaciona, se encuentra a Paz y
Salvo.
JOSÉ IGNACIO RINCON PARDO
C.C. NO. 19-107-036 DE BOGOTA
FACULTAD DE POSTGRADOS Y EDUCACION CONTINUADA
Nota: Con el fin de efectuar el pago en el término fijado por el Código

Sustantivo del Trabajo, rogamos suministrarnos esta información dentro
de las siguientes 24 horas. Si en este lapso no recibimos respuesta, el
departamento efectuará la liquidación, presumiendo que el
empleado se encuentra a paz y salvo.
Cordialmente,
ÁLVARO CAMARGO SOLANO
Ana Milena
Carrera 6a. # 13-40 conmutadores: 286 8200 - 327 69 99 • www.ulagrancolombia.edu.co

Bogotá, D.C. - Colombia
ANEXO NO. 4
Recibo pago de multa

PAGO DE MULTAS
B I B L I OT E C A C E N T R A L
No. 20952
Recibí de:
Facultad de: Código No.
Por concepto de multa la suma de:
Fecha Recibido por
81
Pagador
Lito U.G.C. 546
ANEXO NO. 5
Carné de Egresado
NOMBRE
de
C.C.
TÍTULO
FIRMA Y SELLO
UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA

CARNÉ DE EGRESADO
Este carné lo autoriza para hacer uso del servicio de

consulta interna
ANEXO NO. 6
Formato control de asistencia a inducciones
NOMBRE PROGRAMA CORREO ELECTRÓNICO FIRMA

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
82
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ANEXO NO. 7
Formato referencia a usuarios
FORMATO DE REFERENCIA DE USUARIOS

Tipo de Usuario: Administrativo Investigador Docente

Egresado Postgrado Externo
Nombres:
Apellidos:
83
Programa Académico:
Código: N.I.
Teléfono: E-mail:
¿En que área (s) de investigación o fuentes que ha investigado?
¿En qué tipo de formato en que desea recibir la Información?
¿En qué tipo de idioma desea recibir la Información?

ANEXO NO. 8
Formato Carta de presentación
SOLICITUD DE ATENCIÓN A USUARIOS EXTERNOS
FECHA: Noviembre 15 de 2006 No. SOLICITUD
84
BIBLIOTECA DESTINATARIA: UNIVERSIDAD JORGE TADEO LOZANO
BIBLIOTECA SOLICITANTE: UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
FUNCIONARIO RESONSABLE: ALEJANDRO GARAVITO G.
NOMBRE DEL USUARIO: CLAUDIA LORENA GOMEZ L.
CÓDIGO: 0211040 TELÉFONO: 7282318
FACULTAD: DERECHO
TEMA DE INVESTIGACIÓN: SEGURIDAD SOCIAL Y DERECHO LABORAL
FIRMA DEL RESPONSABLE FIRMA DEL USUARIO
VÁLIDO HASTA: Noviembre 22 de 2006

ANEXO NO. 9
Formato Préstamo Interbibliotecario
SERVICIO PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO
FECHA: Noviembre 14 de 2006
BIBLIOTECA SOLICITANTE: UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
FUNCIONARIO RESPONSABLE: ALEJANDRO GARAVITO G. 85
BIBLIOTECA PRESTAMISTA: CASA DE POESÍA SILVA
NOMBRE DEL USUARIO: TANED NIÑO RODRÍGUEZ
CARNÉ - DOCENTE TELÉFONO: 2481191 LICEO JULIO CESAR GARCIA
MATERIAL SOLICITADO:
TITULO: ONCE GRANDES POETIZAS AMERICOHISPANAS
AUTOR: CARMEN CONDE PB
NUMERO: A8-0612
OBSERVACIONES:
VALIDO: Hasta Noviembre 21 de 2006
FIRMA DE RESONSABLE FIRMA DEL USUARIO

CONVENIO CON LA BIBLIOTECA "LUIS ANGEL ARANGO"
PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
DATOS DEL PRÉSTAMO PIB:
Nombre del solicitante Facultad Código No. Telefónico Firma
Título Autor No. Topográfico Fecha de préstamo Fecha de devolución
Auxiliar que reclama en la "Luis Angel Arango": Auxiliar que devuelve en la "Luis Angel Arango": Novedades del préstamo
Fecha: Hora: Fecha: Hora:
DATOS DEL PRÉSTAMO PIB:
Nombre del solicitante Facultad Código No. Telefónico Firma
Título Autor No. Topográfico Fecha de préstamo Fecha de devolución
Auxiliar que reclama en la "Luis Angel Arango": Auxiliar que devuelve en la "Luis Angel Arango": Novedades del préstamo
Planilla Luís Ángel Arango
Fecha: Hora: Fecha: Hora:

ANEXO NO. 10
86
HORA TEMAS A INVESTIGAR BASES DE DATOS
No. FECHA No. PC NOMBRES FACULTAD
INICIO (especifique tema) CONSULTADAS
ANEXO NO. 11
1
Planilla Control SIARED
10
87

ANEXO NO. 12
Políticas desarrollo de colecciones
POLÍTICAS DE DESARROLLO DE COLECCIONES
1. GENERALIDADES DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA 89

1.1. COLECCIONES 89
1.1.1. Composición 89
1.1.2. Recursos Especiales 89
1.1.2.1. Bases de datos bibliográficas 89
1.1.2.2. Referencia electrónica 89
2. POLÍTICAS DE DESARROLLO DE COLECCIONES 90
88 2.1. GENERALIDADES 90
2.2. CRITERIOS DE SELECCIÓN 90
2.2.1. Principio de satisfacción de las necesidades de información de la
comunidad grancolombiana 90
2.2.2. Áreas del conocimiento 91
2.2.3. Idioma 92
2.2.4. Lenguaje y profundización 92
2.2.5. Lugar de publicación 92
2.2.6. Nivel de actualización 92
2.2.7. Derechos de autor 93
2.2.8. Copias y reposición 93
2.2.9. Publicaciones periódicas y seriadas 93
3. POLÍTICAS DE ADQUISICIÓN 93
3.1. RESPECTO A LA FORMA 94
3.2. RESPECTO AL CONTENIDO 94
3.3. SEGÚN EL MÉTODO DE ADQUISICIÓN 95
3.3.1. Donación 95
3.3.2. Canje 95
3.3.3. Compra o suscripción 95
3.3.4. Reposición de material 96
3.3.4.1. Marco teórico. 96
3.3.4.2. Cobertura y alcance 96
3.3.4.3. Lineamientos generales 96
3.3.4.4. Aspectos a considerar en el proceso 97
3.3.4.5. Políticas 97
4. ELEMENTOS DE SELECCIÓN 97
4.1. EL COMITÉ DE ADQUISICIONES 97
4.2. EL PERSONAL 98
4.3. PRESUPUESTO 98
1. GENERALIDADES DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA
1.1. COLECCIONES
1.1.1. Composición
El Departamento de Biblioteca cuenta con diversas colecciones agrupadas de acuerdo a sus
características, uso intensivo, y tipo de soporte, a saber:
• COLECCIÓN GENERAL: Compuesta por los diferentes libros, monografías y documentos de carácter
general o especializado en las diferentes áreas de los programas académicos que ofrece la
universidad.
• COLECCIÓN DE REFERENCIA: integrada por las obras de información que, por sus objetivos,
características y contenido, sirven para obtener información de manera, ágil y rápida, tales como:
enciclopedias, diccionarios, guías, directorios, anuarios, atlas, bibliografías y compendios.
• COLECCIÓN DE RESERVA: conformada por los materiales que han sido seleccionados de la colección
general, por ser requerido por los docentes, un grupo numeroso de usuarios o a juicio del
Departamento de Biblioteca, necesarios para trabajos de investigación o complemento para sus
clases.
• COLECCIÓN DE HEMEROTECA: conformada por revistas, boletines, diarios, semanarios y publicaciones
seriadas. 89
• COLECCIÓN INSTITUCIONAL: conformada por aquellos documentos publicados por la Universidad La
Gran Colombia.
• COLECCIÓN MONOGRAFÍAS DE GRADO: constituida por los trabajos de grado y monografías que los
estudiantes presentan para obtener el título universitario y de postgrado.
• COLECCIÓN DE AUDIOVISUALES: compuesta por DVD, CD, videos, mapas, planos, diapositivas, casetes,
entre otros.
• COLECCIONES ESPECIALES: compuesta por documentos que vienen presentados en formato diferente
de impreso: electrónico o digital.
1.1.2. Recursos Especiales

1.1.2.1 Bases de datos bibliográficas
El Departamento de Biblioteca cuenta con (6) Bases de Datos bibliográficas especializadas contratadas
y (4) bases de datos en demostración, que permiten acceso a más de un billón de documentos en
formato electrónico y digital, las cuales son consultadas desde la página Web del departamento, dando
cubrimiento a las áreas del conocimiento necesarias tanto para pregrado como postgrado.
- Bases de datos suscritas

Gestión humana
EBSCO
DMS Jurídica
Los constructores
Dialnet
Noticierooficial
- Bases de datos en demo

Proquest.
E-libro.
Leyes.inf.
Bibliotecajuridica.
1.1.2.2. Referencia electrónica

El Departamento de Biblioteca conforme a las necesidades informativas de la comunidad
Grancolombiana, permite el acceso a más de cien (100) links de interés general, científico,
investigativo, académico e informativo, estructurado por tipo o áreas del conocimiento conforme a los
programas académicos que brinda la Universidad, a saber:
• Bases de datos.
• Buscadores.
• Diccionarios.
• Enciclopedias.
• Glosarios.
• Periódicos informativos.
• Portales.
• Revistas.
2. POLÍTICAS DE DESARROLLO DE COLECCIONES

2.1 GENERALIDADES
La Universidad La Gran Colombia busca el fortalecimiento de sus programas a través del apoyo
documental y bibliográfico al proceso de formación profesional y especializada de los integrantes de la
comunidad universitaria, entre otros aspectos y en pro del mejoramiento de la misma, ha dado
importancia al fortalecimiento de los servicios prestados por el departamento de Biblioteca, dando por
90
sentado que el principal servicio que presta la Biblioteca, se encuentra íntimamente relacionado con las
colecciones, surge la necesidad de conformar un área que planee, desarrolle, ejecute, evalúe y
retroalimente los procesos que afectan las colecciones y su disposición para el usuario. Desde la
selección de los materiales hasta la evaluación de los comportamientos de uso como un sistema
circular completo que conlleve a la optimización de los recursos de la Biblioteca y al mejoramiento de la
calidad de la prestación del servicio.
Tratando de definir un poco el desarrollo y la evaluación de colecciones, es posible afirmar que es un

sistema circular y permanente mediante el cual se garantizan el proporcionamiento oportuno de
materiales y soportes actualizados y pertinentes para las necesidades de información de la
comunidad1, la adquisición permanente, la integridad de la base de datos, el procesamiento de los
materiales para ser dispuestos de la mejor manera al público y la evaluación de la pertinencia, uso y
circulación de las colecciones; esto ultimo como insumo para continuar adquiriendo material, descartar
aquello que ya no es requerido y mantener actualizadas las colecciones.
La evaluación de la colecciones, contiene a su interior criterios en cada uno de los elementos que
conforman las colecciones bajo su auditoria de forma tal que los temas, los formatos, soportes, idiomas
entre otros serán objeto de estudio en la evaluación de las colecciones y proporcionarán información
respecto a la actualidad, pertinencia, coherencia y eficiencia de las colecciones en su conjunto e
individualmente.
Adicionalmente, los procesos de desarrollo de colecciones afectan y beneficia directamente el servicio

al público, dado que cada uno de los procesos que al interior del desarrollo de colecciones se lleva a
cabo se refleja en la efectividad o no del servicio y la satisfacción del usuario.
2.2. CRITERIOS DE SELECCIÓN
2.2.1. Principio de satisfacción de las necesidades de información de la comunidad grancolombiana

Las colecciones de la Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia se han venido conformando
respecto a los programas académicos que ofrece la universidad, las solicitudes de los usuarios y todo
1
ALA. Guide to the evaluation of library collections. Chicago, 1989. 25 p. (Collection Management and Development Series, 2).
aquel material que sea considerado como adecuado para las características, el nivel de
profesionalismo y profundidad de los estudiantes, docentes y demás usuarios.
En cumplimiento lo anterior, las políticas de desarrollo de colecciones del presente documento y las
venideras que surjan como producto de procesos administrativos académicos o estructurales de la
biblioteca deberán encontrarse encaminados a la satisfacción de las necesidades de información de
los usuarios reales y potenciales de la biblioteca, dando por sentado que la comunidad gran colombiana
se encuentra constituida por individuos de diversas áreas y con variados intereses, que adicional a los
procesos académicos y profesionales también requieren el acceso a materiales y recursos que
proporcionen satisfacción intelectual, lectora o recreativa.
No obstante, las colecciones de cada una de las bibliotecas se encuentra orientada hacia la
satisfacción de los requerimientos de información resultantes de las actividades propias de la
academia, por tal motivo fortalecen áreas de conocimiento que son competencia de los diversos
programas académicos que ofrece la Universidad.
En pro de dicho fortalecimiento, el departamento de Desarrollo de Colecciones dará prelación a las

solicitudes emitidas por las decanaturas de cada una de los programas académicos, adicionalmente, el
comité de desarrollo de colecciones se encontrará conformado por personas multidisciplinarias e
integrales con criterios amplios y claros respecto a los materiales y los temas que hacen parte de las 91
prioridades de la comunidad grancolombiana.
Para el desarrollo de sus colecciones, el Departamento de Biblioteca dará prelación a las solicitudes de
los diferentes Comités de Biblioteca de cada facultad, así como a las solicitudes directas de profesores,
estudiantes y directivos. Las solicitudes se aprueban previa una investigación en las diferentes
colecciones.
2.2.2. Áreas del conocimiento

Las colecciones del departamento de Biblioteca deberán fortalecerse en todas las áreas del
conocimiento en pro de la formación integral de los profesionales y el uso del tiempo libre, la recreación,
las humanidades y la formación espiritual.
Adicionalmente, respondiendo a la naturaleza académica del departamento de Biblioteca, todas las

acciones que conduzcan al desarrollo de las colecciones deben conducir al desarrollo bibliográfico de
acuerdo con los diversos programas que ofrece la universidad y que son objeto de estudio e
investigación, a saber:
• Administración
• Arquitectura
• Contaduría
• Derecho
• Economía
• Ingeniería
• Programas de postgrados
• Licenciaturas (Ciencias de la Educación).
- Catequesis, Lenguas modernas Español Inglés, Lenguas modernas Español Francés,
Lingüística y literatura, Matemáticas y física, Ciencias religiosa con énfasis en catequesis y
educación sexual, Filosofía con énfasis en teoría política, Ciencias Sociales y gestión del
desarrollo, Filosofía y Filosofía e historia.
• Especializaciones (Ciencias de la Educación)
- Pedagogía y docencia universitaria, Didáctica literaria con énfasis en lectura, Pedagogía y
didáctica de las matemáticas, Lingüística aplicada a la enseñanza del inglés y ética política.
• Especialistas en Postgrados
- Casación penal, Gestión de empresas asociativas, Derecho de familia, Gerencia, Gerencia
tributaria, Gerencia financiera, Gerencia de costos y presupuestos, Control de gestión y
revisoría fiscal, Contabilidad pública, Conservación y restauración del patrimonio
arquitectónico, Procesos de construcción industrializada, Derecho parlamentario y Recursos
hídricos.
- Derecho administrativo, penal, constitucional, de familia de trabajo y criminalística.
2.2.3. Idioma
Se preferirán materiales y soportes cuyo idioma o interfaz se encuentre en el idioma vernáculo de la
comunidad tal como lo requieren los estándares, especialmente en temas como derecho y contaduría,
no obstante de ser necesario o solicitado por alguna facultad, se adquirirán materiales en ingles,
francés o portugués, dando por sentado que estas tres lenguas constituyen un porcentaje mayoritario
dentro de las competencias lingüísticas de la comunidad. Se considera que otros idiomas serían
competencia de consulta de una parte muy pequeña de la comunidad, por tal motivo se preferirá invertir
los rubros de compra para beneficiar una mayor parte de la población.
2.2.4. Lenguaje y profundización

El lenguaje especializado o general que tendrán los materiales dependerá del nivel de profundización
92
que exijan los mismos programas académicos; adicionalmente, desde el área de desarrollo de
colecciones se preferirán materiales que traten a profundidad temas requeridos por los usuarios así
como las fuentes bibliográficas básicas que permitan su entendimiento y comprensión.
Ningún material será rechazado desde el área, por su profundidad o complejidad del tema, toda vez que
sea comprobada su pertinencia para la formación académica de los estudiantes.
2.2.5. Lugar de publicación

Serán adquiridos materiales, soportes y recursos generados por cualquier país o municipio del mundo,
sin que esto trascienda las premisas de idioma ya estipuladas, en las áreas de derecho y contaduría se
preferirán las obras que hablen de estos temas centralizando la situación colombiana dados los
requerimientos de los programas académicos
Se deben adquirir obras publicadas en cualquier lugar del mundo cuyo alcance, calidad, idioma y demás
criterios de valoración respondan a las necesidades de los usuarios. Se hace énfasis en aquellos que
traten acerca de América Latina y Colombia, porque éste es el énfasis de los programas académicos que
ofrece la universidad.
2.2.6. Nivel de actualización

La actualidad representa una de las mas arduas tareas de toda biblioteca, el área de desarrollo de
colecciones velará por mantener sus colecciones actualizadas a través de todos los medios y soportes
que sea necesario, en cuanto a la adquisición en áreas como tecnología y derecho no se adquirirán
materiales publicados dos años hacia atrás, salvo los casos en que el tema a tratar sean de tipo
histórico o retrospectivo.
En áreas como literatura, historia, filosofía o biografías, la norma será un poco mas laxa aunque se
preferirán las ediciones más nuevas de contenidos similares.
Las demás áreas se adquirirán obras publicadas en los últimos cinco años, documentos o libros que
daten fechas anteriores y que sean solicitadas de manera especial por docentes o decanaturas que
demuestren su pertinencia, su adquisición será evaluada por el área de desarrollo de colecciones y el
comité de adquisiciones.
Los documentos recibidos en donación se encontrarán exentos de las premisas de fecha y actualidad,
sin embargo, serán objeto de estudio de viabilidad por sus condiciones físicas y ambientales. Se dan de
alta en los inventarios de la Biblioteca.
2.2.7. Derechos de autor

Bajo ningún pretexto deberán encontrarse en las colecciones del departamento de biblioteca de la
Universidad La Gran Colombia reproducciones, fotocopias u obras editadas de manera ilegal y que no
cumplan con los requisitos del mundo editorial como son derechos de autor y depósito legal.
Salvo los casos de material gris que son editados por la misma institución y hacen tirajes menores a los
estipulados por la ley de deposito legal; asimismo, podrá encontrarse fotocopias de una obra que ya no
se encuentre en el mercado por ningún medio y que sea de vital importancia para la consulta de los
usuarios, en dicho caso la viabilidad de su inclusión en las colecciones será avalado por la coordinación
del área de desarrollo de colecciones en conjunto con la Dirección de la Biblioteca.
Los materiales en soporte magnético podrán ser duplicados por la biblioteca con fines de conservación;
amparado por las premisas de los derechos de autor con respecto al uso académico, esto con el fin de
preservar originales y poder prestar los materiales a los usuarios.
2.2.8. Copias y reposición 93

Dependiendo de su uso y consulta, cada título deberá tener dos copias en la Biblioteca de la facultad
para la que se determina es idónea, adicionalmente, se adquirirán tantas copias como sea necesario,
ésta necesidad será dada por las estadísticas de uso de los temas y los títulos; el número máximo de
copias por título es de diez, este tipo de materiales que presentan estadísticas de uso sobresalientes,
generalmente presentan deterioro o consumo dado el mismo uso, en dicho caso será necesario
mantener un control de estado físico sobre el material para ejecutar periódicamente la reposición de
aquellos ejemplares que se encuentren en mayor deterioro.
En caso de libros o materiales bibliográficos generales o cuya temática puede ser aplicada a cualquier
programa académico o sean de interés general, se intentará que exista al menos un ejemplar en cada
sede.
Las premisas dadas en el presente apartado se encontrarán sujetas a la viabilidad de uso y económica
en aquellos materiales de referencia o especializados cuyo precio representa un rubro considerable.
2.2.9. Publicaciones periódicas y seriadas

Los títulos de publicaciones periódicas será evaluado antes de su suscripción dado que denota un
contrato por un año o más, se dará preferencia a revistas de tipo técnico que contribuyan al proceso
académico de la comunidad Grancolombiana no obstante se realizarán suscripciones a títulos de
interés general y popular sin exceder las políticas de la Biblioteca y la Universidad.
Los números de las revistas serán conservados dependiendo del contenido del título, las revistas de
tipo científico y tecnológico, así como las revistas de derecho y temas que caducan fácilmente se
conservarán dos años, las revistas que vienen con el periódico se conservarán seis meses; los diarios se
conservarán dos meses, hasta entonces no se permitirá recortarlos o llevarse apartes de los mismos.
3. POLÍTICAS DE ADQUISICIÓN
Las políticas que son dadas a continuación afectan todo medio de adquisición y la pertinencia y
permanencia de todo material en el Departamento de Biblioteca.
No se adquirirán obras o materiales que no cumplan con la Ley de derechos de autor

3.1. RESPECTO A LA FORMA
No se adquiere material anillado o cocido de manera artesanal dado que representaría material
fungible que no se presta para flujo y rotación que sufre en una biblioteca, de presentarse la necesidad
de adquirir un material con estas condiciones físicas cuyo contenido es de primordial importancia para
la consulta de los usuarios se estudiará la posibilidad de empastarlo tan pronto como es catalogado.
Se preferirán (en caso que se ofrezcan materiales iguales en diferentes presentaciones físicas)
materiales empastados, en cartón y ediciones de buena calidad en cuanto a la impresión, materiales e
ilustraciones.
No se comprará material bibliográfico con menos de 50 páginas, salvo los casos en que el contenido del
mismo sea requerido de manera importante en la Biblioteca y no se encuentre un homólogo que toque
el tema de manera más profunda o extensa. Esta compra deberá tener el visto bueno del Jefe del
Departamento de Biblioteca y la coordinación del área de Desarrollo de Colecciones quienes estudiarán
la viabilidad de su ingreso a las colecciones.
Para material audiovisual y no libro se comprará siempre en el soporte o presentación que se encuentre
en la cabeza de los avances tecnológicos. Ej. DVD, los libros serán adquiridos en la última edición que
94 haya en el mercado.
No se adquieren libros en formato pequeño o de bolsillo, a menos que su pertinencia sea determinada
como imprescindible para las colecciones. Esta decisión será tomada por el comité de adquisiciones.
3.2. RESPECTO AL CONTENIDO
No se adquiere material con sesgos marcados de tipo religioso, político, racial, étnico, etc. Dadas las
directrices mismas que, respecto a las Bibliotecas de cualquier índole, exige la IFLA/UNESCO en pro de
la defensa de los derechos intelectuales y la libertad de pensamiento de cada uno de los usuarios de la
Biblioteca.
Se pretende ofrecer un amplio fondo bibliográfico y de diversos materiales que cubra todas aquellas
necesidades de la comunidad universitaria, en este sentido serán seleccionadas obras de todas las
áreas del conocimiento, dando énfasis a los temas que competen a los diferentes programas
académicos que ofrece La Universidad, aun así también se adquirirá material de interés general así
como de esparcimiento y disfrute, dado que la Biblioteca deberá ofrecer también espacios para la
utilización del tiempo libre y el desarrollo individual de los miembros de la misma.
Se verificará la pertinencia, profundización y actualidad de los contenidos de cada uno de los materiales
que se van a adquirir con el fin de ofrecer a la comunidad un fondo apropiado para su crecimiento
individual y su formación profesional.
Para cumplir con el requerimiento de actualidad se evaluará el material a adquirir respecto de su fecha
de publicación.
No se adquirirán colecciones antiguas; en áreas de ciencia y tecnología y derecho, no se adquirirán

obras que daten más de dos años de publicación, a menos que su temática sea de tipo histórico o
retrospectivo o que por sus contenidos se considere que aun tienen pertinencia dentro de la colección y
que no caducará en un periodo de tiempo corto.
Respecto a legislación se tratará de mantener las colecciones con las versiones más actualizadas, no
obstante, no se descartará material anterior a la versión vigente dados los posibles estudios
retrospectivos de los estudiantes.
3.3. SEGÚN MEDIO DE ADQUISICIÓN.
3.3.1 Donación
La donación de materiales responde al apoyo institucional o personal de entes externos a la Biblioteca
que otorgan de manera gratuita materiales a la Biblioteca con el fin de enriquecer las colecciones y
aportar conocimiento a los usuarios, no obstante el departamento de Biblioteca de La Universidad La
Gran Colombia, se reserva la admisión de dichos materiales, estando estos sujetos al estudio y
homologación de las políticas de adquisición de los libros y demás materiales, así como las necesidades
específicas de la comunidad universitaria.
Por ello, al recibir cualquier tipo de donación se deberá diligenciar la carta de agradecimiento y de
sesión de los derechos para el uso, consulta y fotocopiado de los materiales dados en éste concepto
(Ver Anexo No.16) y se llevará el registro del formato de cruce de correspondencia, así como se
entregará un comprobante de recepción de materiales en donación. (Ver Anexo No. 17 y Anexo No. 18).
95
El material recibido por donación sufrirá el mismo proceso de pertinencia y contenidos que se sigue
según las políticas de adquisición.
3.3.2. Canje
Se considera canje de materiales el convenio entre La Universidad La Gran Colombia y cualquier otra
entidad editora o generadora de materiales, en la cual los materiales editados y generados son dados
en donación a estas instituciones con el beneficio de adquirir de esta manera también los ofrecidos por
la contraparte. En este sentido se evaluaran la calidad, contenidos, materiales y calidad de la impresión
y del material recibido por este concepto en contraposición de los materiales ofrecidos a cambio.
Esta modalidad de adquisición, responde a la necesidad de adquirir a bajo costo y mayor beneficio las
publicaciones emitidas por instituciones homólogas que produzcan información importante, e otra
manera es la única modalidad que permite la adquisición, en algunos casos, de material llamado “Gris”.
(Ver Anexo 17).
3.3.3. Compra o suscripción

Comprende el proceso mediante el cual se adquieren productos y servicios mediante el pago de dinero a
cambio. Este proceso deberá cumplir con toda premisa que sea establecida por el área administrativa y
financiera de la Universidad La Gran Colombia; en todo caso, se ajustarán las presentes políticas
conforme a lo estipulado por dicho departamento, no obstante todo cambio deberá ser avalado por la
Dirección del Departamento de Biblioteca.
Los ítems que sean considerados en compra deberán ser cotizados a través de tres proveedores
diferentes, salvo los elementos que no posean sino un proveedor, como es el caso de algunos insumos
para el funcionamiento de la biblioteca o publicaciones institucionales, material gris y herramientas
para el procesamiento técnico.
Una vez realizado el proceso de cotización, dichos soportes deberán ser autorizados por la Dirección del
departamento de biblioteca o el decano de la facultad que hace el requerimiento, luego la Biblioteca
remite las cotizaciones autorizadas a la Vicerrectoría Académica quien aprueba el descargue del rubro y
la ejecución del presupuesto para el proceso administrativo de la compra que se surta.
Para la adquisición de materiales en esta modalidad aplican todas las políticas y premisas
mencionadas en el presente documento.
3.3.4. Reposición de material

3.3.4.1. Marco teórico
La reposición de material hace parte inherente de los procesos de circulación y préstamo de una
Biblioteca, los materiales se pierden, son hurtados o simplemente son dados de baja dadas las
circunstancias físicas o tecnológicas en que se encuentre y que impiden su consulta de manera
efectiva. La reposición de material desde el área de adquisiciones, constituye uno de los procesos
constantes de las Bibliotecas y consiste en el adquirir materiales que cubran la pérdida o desaparición
de materiales bibliográficos en aquellos casos en que no se ha identificado un responsable.
Para ello el departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia ha otorgado un rubro

específico para reemplazar colecciones que salen del funcionamiento por hurto, descarte debido al
deterioro o mutilación.
3.3.4.2. Cobertura y alcance

La cobertura de la política para la reposición de materiales llega a cada una de las colecciones que
96 conformen las bibliotecas de La Universidad La Gran Colombia a saber:
• Biblioteca Central.
• Biblioteca de Ingeniería.
• Hemeroteca.
• Bibliotecas Satélites.
Así como de las bibliotecas que sean necesarias crear con el crecimiento del departamento o de la
Universidad.
Las reposiciones por materiales no devueltos serán asumidas por el usuario bajo el asesoramiento del
personal de adquisiciones y Circulación y Préstamo según sea el caso.
Cubre la perdida por el deterioro de los materiales en cualquier área y soporte.
3.3.4.3. Lineamientos generales

No se atenderán las reposiciones que, desde el área de Circulación y préstamo sean atendidas por
materiales no devueltos y que se ha identificado el usuario responsable, debido a que responderán al
siguiente proceso:
• El usuario deberá asumir la reposición del material.
• El material bibliográfico repuesto debe corresponder al mismo titulo y autor del material perdido en
la última edición que se encuentre en el mercado.
• De no encontrarse en el mercado el mismo título, las áreas de Circulación y Préstamo y Desarrollo
de Colecciones determinarán un título similar en contenidos, profundidad, especificidad, soporte y
precio.
• Solo se reciben materiales originales con factura de compra anexa, esta debe incluir datos como el
NIT del proveedor y un número verificable de factura.
• El material deberá entregarse con una carta de remisión dirigida a la dirección del departamento de
Biblioteca con los datos del material perdido, en contraprestación del material repuesto seguidos
del nombre, apellidos y código del estudiante o cedula del funcionario o docente.
3.3.4.4. Aspectos a considerar en el proceso
Durante el año se realizarán cuatro compras principales, en Abril, Julio, Octubre y Diciembre
garantizando la reposición de los materiales declarados perdidos, dados de baja o robados, esto en
consecuencia a que se asume que un libro que ha sido dado de baja por deterioro de uso denota que es
importante para la colección y que es consultado de manera fluida, de igual manera un libro que es
hurtado o no devuelto puede ser que es de alta demanda por los diferentes usuarios, de tal manera que
la reposición de materiales debe tener gran relevancia para la actualización, recuperación y
mantenimiento efectivo de las colecciones.
Para ello se requerirá el reporte desde el sistema de aquellos materiales que se encuentran en dicho
estado (Perdido, no devuelto, dado de baja), dicho listado será entregado por el departamento de
sistemas, no obstante, es función del procesos Técnicos en equipo con Circulación y préstamo, cambiar
el estado de los materiales, lo cual es base para generar que materiales requieren reposición.
3.3.4.5. Políticas
• La adquisición de material en reposición responderá, igual que cualquier otra adquisición, a las
políticas de adquisición generadas por el área de desarrollo de colecciones y la Dirección de la
Biblioteca.
• Se adquirirán materiales cuya cobertura y actualidad respondan a las políticas de la Biblioteca. 97
• Para la reposición de películas se preferirá el titulo en formato DVD
• No se hará reposición de materiales fungibles.
• La reposición deberá realizarse por los mismos títulos reportados como perdidos, hurtados o
dados de baja, en caso de no encontrarse una edición vigente del título o tratarse de un título ha salido
de circulación se evaluará un título con la mayor cantidad de coincidencias de contenidos, especificidad
y soporte.
• Se preferirá la reposición de uno a dos ejemplares del mismo título dado su nivel de uso y
consulta.
• En caso que la cantidad de reposiciones de un mismo título supere los dos ejemplares se
evaluará su estadística de uso y la necesidad de la compra de varios ejemplares.
• En caso de una reposición por parte del estudiante no se recibirá dinero, elementos ni otro
elemento distinto a un material igual al que se ha perdido.
• Se admite la posibilidad que el usuario haga reposición del material con uno o varios
materiales, éstos deben ser del mismo tema del libro que fue extraviado y deberán compensar en precio
el valor comercial del material extraviado. Esta modalidad solo se admitirá en aquellos casos en que el
material no es encontrado y su viabilidad será evaluada por el área de adquisiciones y Circulación y
préstamo. De lo contrario deberá reponer el material con el título que le sea sugerido desde
Adquisiciones.
4. ELEMENTOS DE SELECCIÓN
La selección se constituye como un proceso mediante el cual es determinada la adquisición de bienes y

materiales en pro de la prestación del servicio en el Departamento de Biblioteca.
4.1. EL COMITÉ DE ADQUISICIONES
El comité de adquisiciones es un ente legal que es conformado por representantes de cada una de las
partes que afectan la comunidad universitaria, quienes en plenum valoran, seleccionan y proponen al
comité de biblioteca la compra y adquisición de materiales y servicios que serán ofrecidos a los usuarios
como parte de la prestación de servicios bibliográficos e informativos de la Biblioteca, éste comité
deberá reunirse como mínimo de manera ordinaria dos veces por semestre y en momentos en que sea
necesario por motivo de la selección y adquisición misma de los materiales.
El comité de adquisiciones deberá estar constituido por un grupo interdisciplinario conformado por los
secretarios académicos y coordinadores de área de cada uno de los programas que ofrece la
universidad o un representante de la facultad, la persona encargada del área de desarrollo de
colecciones y el jefe del Departamento de Biblioteca
Funciones:
• Decidir las acciones que serán inherentes al proceso de adquisición
• Seleccionar aquellos materiales que son pertinentes para enriquecer y fortalecer las colecciones
desde el conocimiento y manejo de cada una de las áreas a las que representa el integrante.
• Reunirse trimestralmente en sesión ordinaria del comité de adquisiciones con el fin de adelantar de
manera constante los procesos de compra, suscripción y canje.
• Colaborar con la selección de material de manera masiva cuando esto sea necesario a través de
catálogos, visita a editoriales o selección de muestras editoriales. Momentos que se presentarán a
criterio del director del departamento de Biblioteca cuando lo considere oportuno como por
ejemplo en época de grandes descuentos por editoriales o en las Ferias del Libro.
98 • Cada uno de los miembros delegará funciones acerca de dicha selección a sus equipos de trabajo a
fin de realizar procesos de selección congruentes a las necesidades de la comunidad universitaria.
• Evaluar las solicitudes de libros y adquisición de materiales dadas a través de sugerencias de los
usuarios de las bibliotecas.
• Tomar decisiones respecto a particularidades que se den con respecto a las adquisiciones de
materiales cuya pertinencia no haya sido determinada por el área de Desarrollo de colecciones o
que vaya en contra de las políticas estipuladas por dicha área.
4.2. EL PERSONAL
Las decisiones de tipo personal que sean tomadas con respecto a las adquisiciones serán tomadas por
bibliotecólogos encargados de aspectos administrativos, apoyados por el personal de circulación y
préstamo quienes tienen conocimiento del movimiento y uso de los materiales y las materias, así como
los requerimientos de las colecciones; no obstante las estadísticas y las evaluaciones de colecciones
permitirán tener claridad sobre los materiales que deben ser adquiridos.
4.3. PRESUPUESTO
El departamento de biblioteca no cuenta con un rubro presupuestal establecido fijo, sin embargo su
asignación se basa en el ejecutado del año anterior más un incremento que responde a un cálculo con
respecto al registro estudiantil.
En su asignación ingieren las decanaturas, las Vicerrectorías Académica y Administrativa, la Dirección

de la biblioteca, Departamentos investigativos y miembros del staff administrativo de la Universidad.
Durante 2007 fue ejecutado un presupuesto aproximado de 270`000.000 en material bibliográfico y

recursos informativos.
ANEXO 13

FORMATO SOLICITUD DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO
PROGRAMA ACADÉMICO: FECHA:
AUTOR TITULO EDICION AÑO EDITORIAL PROVEEDOR No. EJ. PRIORIDAD OBSERVACIONES
P N S
Formato solicitud de material bibliográfico
Convenciones: P: Prioritario N: Necesario S: Sugerido Vo. Bo. DECANO

99

ANEXO 14
Manual ingreso material a OLIB
INGRESO INICIAL
1. Ingresa el personal login Nº asignado por sistemas (8 números sin ningún signo de puntuación).
2. Ingresar el código del sistema (5 números sin ningún signo de puntuación)
100
3. La plantilla de OLIB ingresa directamente a búsqueda por título. Se busca para saber si el registro ya
ha sido ingresado a la base de datos por titulo o por autor; si no se encuentra el titulo ingresar en
nuevo para iniciar el registro.
Despliegue de menú en caso tal que no se despliegue la pantalla inmediatamente o que se haga
cierre involuntario.
REGISTRO NUEVO
• TIPO DE PUBLICACION: definir el tipo en este caso se deja en Libros/monografías
Medio: es el soporte en que se encuentra en este caso se deja en Libro o monografías

101
• TITULO: Titulo de la publicación. Mayúscula inicial sin punto final (remítase a las RCAA 1.1B.)
Subtitulo: en minúscula inicial, a excepción si es un nombre personal.
• AUTORES: clic sobre la casilla, despliega una ventana para hacer la búsqueda del autor para
comprobar que no haya sido creado ya o ingresarlo como nuevo.
Crear autor nuevo: ingresar apellidos mayúscula inicial, nombres completos y tratar de ingresar la fecha
de natalicio y muerte si es posible encontrar y se ingresa como autor personal; si el autor es una entidad
o un ente rector (ejem. Colombia) se ingresa como autor corporativo.
102
Relación titulo – autor: igual que el tipo de autor inicial.
103
Debe verse en la plantilla así:
Ejemplo Autor corporativo
Ejemplo autor personal
• EDICIÓN: se escribe la edición a partir de la segunda. Para otros idiomas verifique las RCAA el punto
1.2B mención de edición.
Ejemplo: 2a. ed. o en ingles 2nd ed.
• PUBLICACIÓN: Cuando en el material bibliográfico existen dos (2) editoriales, como en el ejemplo
DIAN Y Legis, se escriben en orden publicador (1) y publicador (2) y la fecha se escribe en fecha (2).
Ejemplo:
104
Para que quede de la siguiente forma
• DESCRIPCIÓN FÍSICA:
Si contiene paginas preliminares (números romanos) escríbalos en

minúscula y sepárelos con una (,) coma antes del total de paginas.
il., mapas, diagr. (Mirar el apéndice B abreviaturas de las

RCAA para otros ejemplos
+ 1 CD ROM, + 1 disquete, + 1 manual, + 1 mapa, + 1 cartilla ((24 p.)

si tiene paginación propia) (material acompañante que no haga
parte del todo del libro)
Ejemplo:
Para que quede de la siguiente forma:
105
• IDIOMA: la tabla de idiomas ya fue modificada sin embargo mirar el listado de códigos idioma del
formato MARC-21.
Crear idioma nuevo:
Ejemplo:
Idioma ej. Español, Italiano (consulte los códigos MARC -21)
Abreviaturas ej. spa - ita (consulte los códigos MARC -21)
• SERIES: Se escribe tal cual como aparece en la fuente. Se escribe mayúscula inicial, si dice
Colección, Serie, Cuadernos, Colección libro de bolsillo. Si contiene subserie se escribe seguido
106
separado por un punto con mayúscula inicial.
Titulo de la serie. Titulo sub serie
Nº de la serie se escribe no. 1 o v. 1
Ejemplo:
• ISBN: El ISBN se escribe normal sin guiones. Si contiene varios volúmenes y tiene ISBN de la obra
completa se escribe el número y se especifica entre paréntesis al final (O.C.). Si no tiene el de la obra
completa y tiene el de cada volumen se escribe el ISBN de cada volumen y se especifica entre
paréntesis al final (v.1) o el número del volumen al que corresponde. Sin espacio
Ejemplo 1:
107
Ejemplo 2:
• CLASIFICACIONES: la clasificación se toma de acuerdo al SCDD 21.
Registro nuevo
Crear clasificación nueva: Se digita la asignación topográfica y se especifica en esquema el SCDD que
se utiliza no más de 5 números después del punto.
108
• MATERIAS: Se busca los encabezamientos de materia según el sistema LEMB y se ingresan en

mayúscula fija. Se verifica que no se encuentren ya creados si no están se ingresa como nuevo
registro.
Búsqueda de materia
Crear materias nuevas
Crear materia nueva

Detalles de materia: En mayúscula fija.
Debe quedar así en el sistema

109
Ejemplo 1
Ejemplo 2
CAMPO NOTA
Glosario (y las pag. de donde a donde va el glosario)
Ej.
Con: Titulo/Nombre y apellido (para el caso cuando el texto viene empastado con otro titulo del mismo o
de otro autor)
Incluye bibliografía e índice (si tiene los dos)
Contenido:
Anexos: (si aparecen en capítulos con titulo)
Apéndice: (si aparecen)
• EJEMPLARES: Para empezar a modificar los ejemplares se guarda el registro bibliográfico y se da

doble clic sobre el ejemplar que se modificara. Se ingresa el código de barras, la localización, el
estante (en este caso material bibliográfico en procesos correspondiente a la biblioteca donde se va
a quedar el ejemplar) la signatura topográfica según ejemplo, la categoría del préstamo, y los datos
del campo notas según ejemplo.
110
No. Acc. 79272 (nº de acceso) (enter)
$000000 (precio sin espacio, sin punto) (enter)
08/04/08 mpg (dd/mm/aa, iniciales catalogador
Categoría del préstamo
Estante
Ejemplo 1
Ejemplo 2: para material CD ROM
111
REGISTRO COMPLETO
MAYO
Semana del 1 al 9 Semana del 12 al 16 Semana del 19 al 23 Semana del 27al 30
Cod. Prog. Cod. Prog. Cod. Prog. Prog.
No. Resp. Catál. No. Resp. Catál. No. Resp. Catál. No. C.B. Resp. Catál.
Barras Acad. Barras Acad. Barras Acad. Acad.
TOTAL PROCESOS TOTAL PROCESOS TOTAL PROCESOS TOTAL PROCESOS
TOTAL LIBROS 0 TOTAL LIBROS 0 TOTAL LIBROS 0 TOTAL LIBROS 0
TOTAL CD'S 0 TOTAL CD'S 0 TOTAL CD'S 0 TOTAL CD'S 0
TOTAL PROCESADO EN MAYO 0
TOTAL EN LIBROS 0
TOTAL EN CD'S 0
Total procesos físicos Nubia NTB 0 TOTAL POR PROGRAMA ACADÉMICO
Esperanza EVR 0 Administrac. 0 D. Penal 0 Arquitectura 0
Casación P. 0 Derecho 0 Criminología 0
Total por catalogador Miriam P. MPG 0 Ciencias Econom. 0 Gerencia Financ. 0 Pedagogía y Didáctica 0
Listado de entrega de libros a servicios
David B. DBB 0 Ciencias Educación 0 Gerencia Tribut. 0 Gerencia de costos 0

Elvira C. ECG 0 Contaduría 0 Gestión y rev. fisc. 0 Gestión de empresas 0
Lilia G. LGH 0 D. Administ. 0 Gerencia 0 Gestión de proyectos 0
Omaira R. ORM 0 D. Familia 0 Gerencia y merc. 0 Pedag. y docencia univers. 0
Contratación estatal 0 D. del trabajo 0 Ing. Civil 0
ANEXO NO. 15
112
ANEXO NO. 16
Carta de agradecimiento.
Bogotá D.C.,
Señor:
XXXXXXXXXXXXXX
Ciudad
Respetado Señor:
Reciban un cordial saludo,

113
De manera atenta, en nombre de la Universidad La Gran Colombia y específicamente del Departamento

de Biblioteca me permito agradecer la donación realizada por usted; el libro titulado”De Guachetaes a
los Guachetá: 70 años buscando mi destino”
Su obra enriquecerá las colecciones de la Biblioteca y estará disponible para el disfrute y beneficio de
toda la comunidad universitaria.
Agradeciendo su amable atención,
Cordialmente,
JOHN ELIECER GARZON M

Director Departamento De Biblioteca
Nota: todo material recibido en donación se somete a un proceso de selección de acuerdo con las
políticas de desarrollo de colecciones del departamento de biblioteca de la Universidad La Gran
Colombia.
AREA DE DESARROLLO DE COLECCIONES
REGISTRO DE DONACIONES
MES:
OTRO
FECHA
ENTIDAD NOMBRE CARGO OBSERVACIONES
D
R
V
DIRECCIÓN TELÉFONO
L
dd/mm/aa
Formato registro de donaciones
ANEXO NO. 17
114
ANEXO NO. 18
Formato recepción de donaciones

AREA DE DESARROLLO DE COLECCIONES
FORMATO DE RECEPCION DE DONACIONES
DATOS DE LA
DONACION DATOS DEL DONANTE
MATERIAL CANTIDAD PERSONA NATURAL PERSONA JURIDICA
Libros Nombre o Empresa:
Revistas Titular Correspondencia:
CD´s Cargo:
DVD Dirección:
Videos Teléfono:
Otro: Fax:
¿Cuál? Correo Electrónico:
N
TOTAL Deseo recibir acuse de recibo por la donación SI O
DECLARACION 115
c.c
Yo Identificado con nit .
No. voluntariamente y sin ningún interés de retribución comercial o
de cualquier tipo, cedo todos los derechos del material dado en donación a la Biblioteca de
La Universidad La Gran Colombia para su préstamo y uso en pro del crecimiento y
aprovechamiento intelectual de la comunidad universitaria.
Firma
Nota: todo material recibido en donacion se someterá a el proceso de selección de acuerdo con las políticas
de Desarrollo de Colecciones del Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia
Recibido por: Cargo:
ANEXO NO. 19
Información general. Guía de uso.
INFORMACIÓN GENERAL
GUÍA DE USO
DEFINICIÓN
El Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia, es el centro de recursos de

información para el aprendizaje, la docencia, la investigación, la cultura y demás actividades
relacionadas con el funcionamiento y objetivos de la universidad.
El Departamento de Biblioteca está constituido por fondos bibliográficos y documentales adquiridos por
la Universidad sin importar su formato o soporte, con el fin de apoyar los procesos académicos y
116 formativos de la comunidad Grancolombiana.
OBJETIVOS
El objetivo del Departamento de Biblioteca es ofrecer a los miembros de la comunidad universitaria el

acceso y difusión de información pertinente acorde a los programas académicos e investigativos que
ofrece la Universidad con niveles de profundización científica, técnica y profesional adquirida en las
diferentes áreas del conocimiento.
Proveer servicios de información que se ajusten a las necesidades informativas de la Comunidad

Grancolombiana, proporcionando acceso libre y dinámico.
Desarrollar tecnológicamente y de manera integral e innovadora el Departamento de Biblioteca de

acuerdo con las tendencias globales para lograr una organización eficiente y eficaz en sus procesos y
procedimientos y de esta manera poder brindar a la Comunidad Grancolombiana recursos y servicios
con altos estándares de calidad.
ORGANIZACIÓN
En su interior, el Departamento de Biblioteca está bajo la responsabilidad de un Jefe directo, quien

depende de la Vicerrectoría Académica con quien coordina las políticas relacionadas con su
funcionamiento.
Comprende dos áreas: Técnica y Servicios al usuario.
El área técnica la componen las secciones de Desarrollo de Colecciones y Procesos Técnicos. En el

área de servicios al público se ubican las colecciones de: Referencia, Reserva, Hemeroteca,
Audiovisuales, Relaciones Inter bibliotecarias, y las secciones de reprografía, bibliografías especiales a
solicitud del usuario y la Sala de investigación Académica de Recursos Electrónicos y Digitales (SIARED).
USUARIOS
Son usuarios de la Biblioteca los estudiantes vinculados a la UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA con
carné vigente, docentes, personal administrativo, demás funcionarios de la Universidad, egresados e
investigadores externos vinculados a otras instituciones que cumplan con los procesos y
procedimientos que el Departamento de Biblioteca exige para dicho fin
HORARIO
HORARIOS DE ATENCIÓN
SEDE HORARIO
Biblioteca Central Lunes a Viernes 7:00 a.m. - 10:00 p.m.
Carrera 6 No. 13-92 Sábados 8:00 a.m. - 8:00 p.m.
Hemeroteca Fac. Postgrados Lunes a Viernes 7:00 a.m. - 10:00 p.m.
Carrera 5 No. 13-41 Sábados 8:00 a.m. - 8:00 p.m. 117
7:00 a.m. - 10:00 p.m.
Biblioteca Fac. Ingeniería Civil Lunes a Viernes
8:00 a.m. - 1:15 p.m.
Calle 43 No. 8-39 Sábados
2:00 p.m. - 4:00 p.m.
NORMAS GENERALES
Para acceder a los servicios del Departamento de Biblioteca, sin excepción alguna la comunidad
universitaria deberá presentar el carné actualizado expedido por la Universidad y deberá encontrase a
paz y salvo en todo concepto.
El usuario es responsable del material bibliográfico hasta la fecha de devolución.
El uso del carné es personal e intransferible. En caso de usar el carné de otra persona se retendrá y se
notificará al Decano de la Facultad, para la sanción correspondiente conforme lo estipula el manual de
convivencia de la Universidad.
En caso de pérdida del carné el usuario deberá notificar de inmediato en las ventanillas de circulación y
préstamo con el fin de bloquear su registro.
En caso de pérdida o daño del material bibliográfico se debe dar aviso de inmediato, de lo contrario
correrá con las sanciones correspondientes. En caso de no encontrase en el mercado el Departamento
de Biblioteca señalara una obra que verse sobre el mismo tema e idoneidad reconocida, se concede un
tiempo de dos semanas para su reposición.
La sustracción de hojas, graficas o de cualquier documento anexo al documento prestado conlleva la

suspensión del servicio por el resto del semestre y un informe a la decanatura de la respectiva facultad,
donde se tomaran las medidas tomarán las medidas disciplinarias pertinentes y se obligara el pago del
material mutilado o deteriorado.
El préstamo puede ser renovado una vez presentando el material y siempre y cuando no estén
reservados por otro usuario.
La comunidad estudiantil y administrativa tendrán derecho a cinco (5) préstamos discriminados así:
• Dos préstamos de la colección de reserva.

• Tres préstamos de las demás colecciones incluyendo préstamo interbibliotecario.
Los investigadores y docentes tendrán derecho a ocho (8) préstamos de las diferentes colecciones
incluyendo préstamo interbibliotecario.
COLECCIONES
El Departamento de Biblioteca cuenta con diversas colecciones agrupadas de acuerdo a sus

características, uso intensivo, y tipo de soporte, a saber:
• COLECCIÓN GENERAL: Compuesta por los diferentes libros, monografías y documentos de carácter general
o especializado en las diferentes áreas de los programas académicos que ofrece la universidad.
Esta colección se presta para consulta externa o en sala por un periodo de ocho días, exceptuando el
118 material de literatura el cual se presta por quince días.
• COLECCIÓN DE REFERENCIA: integrada por las obras de información que, por sus objetivos, características y
contenido, sirven para obtener información de manera, ágil y rápida, tales como: enciclopedias,
diccionarios, guías, directorios, anuarios, atlas, bibliografías y compendios.
Esta colección es únicamente de consulta en sala.
• COLECCIÓN DE RESERVA: conformada por los materiales que han sido seleccionados de la colección
general, por ser requerido por los docentes, un grupo numeroso de usuarios o a juicio del
Departamento de Biblioteca, necesarios para trabajos de investigación o complemento para sus
clases.
Esta colección es de consulta en sala y préstamo externo de un día para otro conforme los horarios
estipulados para tal fin. Se prestará un máximo de 2 libros por usuario.
• COLECCIÓN DE HEMEROTECA: conformada por revistas, boletines, diarios, semanarios y publicaciones

seriadas. Esta colección es únicamente de consulta en sala.
• COLECCIÓN DE AUDIOVISUALES: Está colección esta conformado por: cds, dvds, disquetes, casetes de
audio, películas en VHS, mapas y diapositivas en todas las áreas del conocimiento. Su préstamo es por
un día.
• COLECCIÓN INSTITUCIONAL: conformada por aquellos documentos publicados por la Universidad La Gran
Colombia.
• COLECCIÓN MONOGRAFÍAS DE GRADO: constituida por los trabajos de grado y monografías que los
estudiantes presentan para obtener el título universitario y de postgrado. Esta colección es únicamente
de consulta en sala.
SERVICIOS
El Departamento de Biblioteca dispone a la comunidad universitaria los siguientes servicios:
1. Préstamo de Material Bibliográfico
Servicio mediante el cual se dispone el material bibliográfico que se encuentra en las colecciones
de la Biblioteca para la consulta y préstamo al usuario por un tiempo determinado.
PRÉSTAMO EXTERNO
Servicio mediante el cual se dispone a la comunidad universitaria el material bibliográfico que se
encuentra en las colecciones de la Biblioteca para su consulta y préstamo, conforme a los periodos y
tiempos estipulados por el Departamento de Biblioteca en sus diferentes colecciones.
PRÉSTAMO EN SALA
Servicio que permite a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, así como a usuarios
externos y egresados el préstamo de publicaciones o materiales bibliográficos diversos en las salas
de consulta de la Biblioteca.
119
PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO
Servicio que permite establecer un convenio recíproco entre Bibliotecas, Instituciones, Centros de
Documentación, entre otros. Con el fin de facilitar el préstamo de material bibliográfico y la consulta
de material bibliográfico a la comunidad universitaria.
2. Capacitación a usuarios
Servicio orientado a brindar a la comunidad universitaria conocimientos y estrategias en el uso,

búsqueda y recuperación de información a través de las diferentes herramientas y servicios
existentes en el departamento de biblioteca, por medio de inducción y talleres, individuales o
grupales a lo largo del periodo académico.
3. Referencia a usuarios
Servicio de orientación, asesoría y apoyo en búsqueda, localización y recuperación de información

dentro del Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia o en fuentes externas,
incluyendo bases de datos bibliográficas internas, locales, nacionales e internacionales así como el
uso de otras fuentes bibliográficas e informativas de otras instituciones.
4. Realización de Bibliografías
Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia la búsqueda, clasificación y

descripción de los documentos e ítems, con el fin de elaborar una serie de repertorios que ayuden a
la realización de sus actividades académicas e investigativas cada vez que así lo requiera.
5. Diseminación Selectiva de Información
Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia información respecto a las nuevas

adquisiciones, artículos y demás documentos que amplíen e informen acerca de los temas de su
interés previamente solicitados.
6. Conmutación Bibliográfica
Proporcionar a la comunidad de la Universidad la Gran Colombia, así como usuarios externos la

obtención de documentos que puedan encontrase en otras unidades de información a nivel, local,
nacional e internacional, por medio de correo convencional, electrónico, fax o Internet.
7. SIARED
La Sala de Investigación Académica de Recursos Electrónicos y Digitales (SIARED) facilita a la

comunidad universitaria acceso a los diferentes recursos electrónicos y digitales existentes para la
elaboración de búsqueda y recuperación de información con fines investigativos y académicos.
8. Reprografía
Servicio que permite a la comunidad universitaria fotocopiar, scannear o reproducir cualquier tipo
de documento, siempre y cuando se de cumplimiento a lo estipulado en la ley de propiedad
intelectual y derechos de autor.
9. Casilleros
120
Permite a la comunidad universitaria guardar sus elementos personales para que pueda hacer uso
de los servicios de la biblioteca, el préstamo es por 3 horas con derecho a una renovación.
SANCIONES
1. Cumplimiento
Si un usuario utiliza el carné de otra persona, se le suspenderá el servicio durante el semestre

académico. Se exceptúan los casos en los cuales se trate del uso de un carné perdido, que se
sancionará a quien lo utilice y se comunicará a la respectiva facultad.
2. Pérdida o Daño
El usuario que pierda o deteriore el material recibido en calidad de préstamo está obligado a
reponer el mismo título con el mismo autor, ultima edición. De no encontrarlo, el Departamento de
Biblioteca autorizará la reposición del libro por otro con el mismo tema e idoneidad que se
considere útil para la comunidad universitaria; así mismo el usuario responsable de la pérdida o
deterioro, además, deberá pagar cinco mil pesos $5.000,oo M/cte. para sufragar el valor del
procesamiento técnico y físico de los materiales bibliográficos.
Quien no de aviso inmediato de la pérdida del material bibliográfico deberá acogerse a la sanción
estipulada por atraso en la entrega del material prestado.
Con relación a la perdida o daño de la ficha de casillero el usuario deberá pagar seis mil pesos
$5.000,oo M/Cte. Para sufragar el valor de duplicado.
3. Por mora en la Devolución
Por atraso en la entrega del material prestado o ficha de casillero, el usuario deberá pagar una
multa, la cual será estipulada anualmente por las Directivas de la Universidad. Valor a cancelar por
cada día u hora de retraso conforme al tipo de préstamo solicitado, sin importar la colección donde
se genero el préstamo. Dicha multa deberá ser pagada en el área de circulación y préstamo de
material bibliográfico.
NOTA: El incremento anual en dicha multa será el acordado por las directivas institucionales o el
índice de precios al consumidor (IPC).
Cuando el usuario tenga en su poder una o más obras no devueltas en el tiempo estipulado, se le
suspenderá el servicio bibliotecario hasta que solucione su situación. Así mismo para los
usuarios que tengan multas pendientes con biblioteca.
4. Mutilación
Los usuarios que causen, con premeditación, mala fe o por riñas, daños a los materiales, mobiliario,
equipo edificio de la Biblioteca, deberán sufragar el valor de la reparación de los daños causados y
así mismo, se le suspenderá el servicio por un semestre.
5. Hurto
Quien sea sorprendido con materiales de la biblioteca tomados subrepticia o dolosamente o retire 121
materiales bibliográficos sin cumplir los requisitos exigidos se le suspenderá automáticamente el
derecho a los servicios de la biblioteca por un año. Su reincidencia le acarrea la suspensión
definitiva de los servicios.
6. Actos de Indisciplina
El mal comportamiento, la falta de respeto al personal que labora en la biblioteca y demás actos de
indisciplina serán causal de suspensión temporal de los servicios de la biblioteca.
RECOMENDACIONES
Los libros y recursos bibliográficos pertenecen a la comunidad universitaria. Si todos los aprecian y
cuidan el beneficio es en conjunto.
Los bibliotecarios están para ayudarle en la búsqueda de información. Consulte cuando tenga alguna
duda o requerimiento para recibir la asesoría necesaria.
Trabaje en silencio en la sala, con el objeto de impedir que se trastorne la consulta de los otros usuarios,
recordando siempre que la Biblioteca debe tener un ambiente propicio para la investigación, la consulta
y el estudio.
El presente reglamento podrá ser modificado a instancia de la Consiliatura, o cuando lo solicite, al

menos un 30% de los miembros del Comité del Departamento de Biblioteca.
CONTÁCTENOS
Sobre el servicio:
biblioteca@ulagrancolombia.edu.co
Compra o adquisición de material:

biblioadquisiciones@ulagrancolombia.edu.co
Convenios de canje y/o donación:

bibliocanje@ulagrancolombia.edu.co
http://www.ulagrancolombia.edu.co/biblioteca.htm
Tel: 2 86 82 00 Ext. 186 / 3 41 14 49
122

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MANUAL DE PROCESOS

ACUERDO No. 001 DE JUNIO 17 DE 2008

Anexo 1 Ficha de solicitud de préstamo 79

Por el cual se expide el Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Biblioteca.

La Honorable Consiliatura de la Universidad La Gran Colombia, en uso de sus facultades y en

Que la Universidad La Gran Colombia, requiere de un Manual de procesos y procedimientos del

Que se requiere establecer la estructura interna del Departamento de Biblioteca.

ARTÍCULO 1.- Aprobar El Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Biblioteca de La

El manual de procesos y procedimientos es un documento que contiene la descripción de

El Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia, es el centro de recursos de

1.3 RESEÑA HISTÓRICA

En su interior, el Departamento de Biblioteca está bajo la responsabilidad de un Jefe directo, quien

Apoyar el proceso formativo y fortalecer el crecimiento cognoscitivo de la comunidad

El objetivo del Departamento de Biblioteca es fortalecer y ofrecer a los miembros de la comunidad 15

1.8 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA

Son funciones del Departamento de Biblioteca:

9. Identificar áreas críticas, producidas por la demanda y consulta de estudiantes, docentes e

Para una mayor comprensión, la simbología utilizada en la elaboración de los diferentes

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

2.1 CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO

2.1.1.3. Índice de procesos

2.1.2. PRÉSTAMO A DOMICILIO

2.1.2.2. Políticas y lineamientos

2.1.2.2.2. Usuarios Externos

2.1.2.3. Descripción del procedimiento

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 USUARIO Consulta del Catálogo y selección del material.

3 USUARIO Diligencia Ficha de Solicitud de Préstamo. (Ver Anexo 1)

4 USUARIO Se identifica y solicita material.

5 AUXILIAR Recepción de carné y solicitud.

6 AUXILIAR Verifica estado de usuario en el sistema.

7 USUARIO Si tiene multa o no tiene registro se envía a pagar

multa o se registra en el sistema.

8 AUXILAR Busca material solicitado.

9 AUXILIAR Verifica disponibilidad de material.

10 AUXILIAR Carga y entrega del material al usuario (Según Colección).

11 USUARIO Recibe Material.

12 USUARIO Lleva material a domicilio.

13 USUARIO Devuelve material.

14 USUARIO Decide renovar o no.

15 AUXILIAR Descarga del material en el sistema

16 AUXILIAR Organiza material en la colección

Renovar NO Descarga material

2.1.3. PRÉSTAMO EN SALA

2.1.3.2. Políticas y lineamientos

2.1.3.2.2. Usuarios Externos

2.1.3.3. Descripción del procedimiento

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

2.1.4. PAZ Y SALVOS ESTUDIANTES

2.1.4.2. Políticas y lineamientos

2.1.4.3. Descripción del procedimiento académico

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 USUARIO Realiza solicitud en ventanilla.

3 AUXILIAR Verifica información y estado del Usuario (OLIB)

4 AUXILIAR Informa al usuario estado del usuario

5 USUARIO Si el usuario se encuentra en mora con la biblioteca

(Continua proceso de multa)

6 AUXILIAR Elabora paz y salvo. (Ver Anexo 2)

7 AUXILIAR Entrega paz y salvo Coordinador de Servicios

8 COORDINADOR Verifica Nuevamente estado del usuario.

9 COORDINADOR Entrega paz y salvo firmado y autorizado al Auxiliar.

10 USUARIO Solicita entrega paz y salvo.

11 AUXILIAR Entrega paz y salvo.