FUNCION ALMACENES Y SUORGANIZACION

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales,
el almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la
distribución física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la empresa.

ORIGEN DEL ALMACEN

Existen factores tales como la demanda, la escasez, la obtención de buenos precios, la lejanía del lugar de
obtención, etc. Que obligan a las organizaciones a abastecerse de materias primas o de producto, en
cantidades suficientes como para que puedan progresar y seguir adelante. Son estos factores que obligan a
disponer de locales donde guardar los materiales o productos que se adquieren y que lógicamente deben
organizarse para dar un buen servicio, saber lo que se tiene proporcionarlo en tiempo y oportunamente.

ORGANIZACIÓN DEL ALMACEN

FINALIDAD

Realizar las operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales o artículos en condiciones de
uso y con oportunidad de manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o por inmovilidad de capitales por
sobre existencia.

ACTIVIDADES Y DEBERES

a) Recibir materiales
b) Descargarlos, verificarlos y desembalarlos
c) Entregarlos a los depósitos
d) Guardarlos ubicados
e) Preocuparse por su mantenimiento
f) Controlar su estado y ubicación
g) Entregarlos cuando lo soliciten con autorización
h) Controlar su movimiento físico
i) Clasificar los materiales en existencia

ELEMENTOS DEL ALMACEN

Hecho el análisis de las actividades que se realizan en el almacenamiento se puede concluir indicando que en
todo almacén deben existir cuando menos cuatro elementos que se denominan de la siguiente manera.

 Recepción
 Almacenaje y entrega
 Control
 Mantenimiento

FUNCIONES DE LOS ELEMENTOS

Jefatura de almacenes: dirigirá y coordinara la labor de los diferentes elementos que constituye la
dependencia de almacenes.

Recepción: recibirá los artículos que lleguen al almacén comprobando si son los solicitados por medio de la
confrontación del pedido u orden de compra.
Almacenamiento propiamente dicho: recibirá los artículos que le entrega recepción confrontándolos con el
parte de ingreso que este debe elaborar.

Control: controlara el movimiento de las existencias estableciendo el momento de pedir y las cantidades
mínimas y máximas por mantener de cada artículo.

Mantenimiento: Se encargara de mantener en buen estado de conservación y limpieza las existencias

CICLO DE ALMACENAMIENTO

 Recepción
 Descarga
 Desembalaje
 Inspección verificación o chequeo
 Entrega a los depósitos
 Recomendaciones a los encargados de la recepción

ALMACENAMIENTO PROPIAMENTE DICHO

Consiste en guardar los artículos ubicándolos y guardándolos de manera que puedan entregarse en
condiciones de ser utilizadas en el momento que los necesiten los consumidores.

Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento propiamente dicho son:

 Ubicación de los artículos

 Distribución de los artículos
 Métodos o procedimientos de almacenaje
 Control de los artículos
 Clasificación y simbolización de los artículos
 Reposición

DESPACHO O ENTREGA

Consiste en entregar los artículos que guarda el almacén a cambio de una orden o bale de salida también
denominada nota.

SISTEMA DE LO QUE ENTRA PRIMERO SALE PRIMERO

Se utiliza para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados por cuanto
la llegada de nuevas remesas. Por esta razón se han provisto variaciones de este sistema que eviten el
manipuleo innecesario de las existencias antiguas pero que al mismo tiempo aseguren su salida.

Sistema a base de cupones: consiste en utilizar un cupón deslizable formado de dos partes iguales que tienen
el mismo número que indica la ubicación del artículo.

Sistema de doble área: asigna a un artículo doble área de la que necesita para su almacenamiento de manera
que al llegar una remesa nueva se almacena en el espacio libre.

Sistema de separación móvil; es utilizado generalmente con artículos que pueden apilarse es decir colocarse
unos encima de otros.

Sistema de alimentación por gravedad: consiste en el almacenamiento de los artículos nuevos en la parte
superior del estante o ubicación que ocupa e irlos despachando por la parte inferior.
RELACIONES DEL ALMACEN

Relaciones del almacén con la contaduría

Es sumamente estrecha por cuanto la gran parte del capital de una empresa se encuentra invertido en las
existencias que el almacén guarda

Relación de almacén con compras

Es la dependencia logística que procura los artículos o materias primas que el almacén debe guardar por lo
que sus relaciones se efectúa alrededor o entorno a la adquisición de los artículos.

Relación del almacén con ventas- producción

Es decir que en los almacenes comerciales solo a través de las ventas se mueve los artículos y en el de los
industriales es producción que le da salida a los materiales para utilizarlos o transformarlos.

ZONAS DE ALMACENAJE
Son áreas de almacenamiento tanto las áreas específicas para el mismo como las áreas de producción donde se
almacenen productos o materias primas.

Incluye todas las actividades necesarias para guardar y mantener los productos desde que son fabricados o
adquiridos hasta que son vendidos.

Funciones del almacenaje

La función de almacenaje es compleja y es por ello que debe ser estudiada analíticamente.La dirección de la
empresa tiene que examinar el problema del almacenaje según dos aspectos esenciales:

El que se refiere a su estructuración, lo que se refiere a fijar su emplazamiento, sus dependencias, e

identificar las exigencias de coordinación con los distintos sectores de la empresa.

El que atañe a la organización de su funcionamiento, que se centra en la fijación de las normas practicas
para la marcha del almacén.

las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

 Recepción de Materiales
 Registro de entradas y salidas del Almacén.
 Almacenamiento de materiales.
 Mantenimiento de materiales y de almacén.
 Despacho de materiales.
 Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

Medios de almacenaje.-

La situación del mercado actual señala un continuo incremento del número de almacenes automáticos como
respuesta a las necesidades de la logística moderna. Varias son las razones para que las empresas, se decidan
por la automatización de su almacén, entre ellas podríamos citar las siguientes:

 Optimo aprovechamiento de los espacios disponibles dada la capacidad para el almacenamiento a

gran altura.
  Altas productividades de las máquinas utilizadas habitualmente.
 Eliminación de errores derivados de la gestión manual del almacén.
 Posibilidad de operar 24 horas al día durante 365 días al año.
 Mejora de la seguridad, tanto de los trabajadores como de las mercancías al reducirse las
manipulaciones.

Los medios de un almacén se pueden describir en tres grupos: almacenaje, manutención e información.

Dentro de la categoría de medios de almacenaje hay una gran dispersión, desde armarios pasando por sistemas
de cajones ajustables, tolvas, silos, cisternas hasta los más populares como las estantería.

Estanterías para carga manual.- Este es el tipo más común en cualquier almacén, sirven para todo tipo de
producto. La capacidad de carga de los estantes se ajusta a la mercancía que se pretende almacenar. Los
estantes suelen ser de chapa en acero galvanizado o en madera de aglomerado

Estanterías para picking .-Son estanterías con divisores, bandejas, equipadas con cajones para piezas
pequeñas, estanterías de gravedad con canales adaptados al tamaño del producto.

Estanterías convencionales para paletas (racks) .-Son estanterías que se ajustan a los palets y ofrecen
acceso directo a todas las paletas. La altura del nivel de carga está simplemente limitada a las dimensiones del
edificio y del equipo de manutención utilizado

Estanterías compactas para palets.-Este tipo de estanterías permite el almacenaje en bloque.

Recomendadas especialmente para productos homogéneos y para necesidades de alta densidad de
almacenamiento.

Estanterías dinámicas por gravedad (para paletas o para productos sueltos).- Se aplica el principio FIFO
(primera paleta que entra, primera que sale). Las paletas se desplazan por unos rodillos ligeramente
inclinados.

Autoportantes para paletas.-Estos sistemas ahorran la obra civil y soportan el edificio. Alcanzan grandes
alturas con lo que el aprovechamiento del espacio es máximo

Estanterías tipo Cantilever.-Son ideales para el almacenamiento de cargas largas (varillas, tubos, muebles,
perfiles, maderas, paneles, carpintería metálica, etc.). Estanterías entreplantas.-Son estanterías fácilmente
desmontables y adaptables, duplican el espacio del habitáculo disponible

Estantería de palets de tubos.-Son estanterías convencionales que permiten el almacenamiento de tubos

mediante palets

Principales zonas del almacén

El recinto del almacén se divide en distintas áreas, en las que se desarrollan unas actividades específicas.
Según el tamaño y el tipo de almacén habrá unas zonas u otras.

Zona de descarga: Es el recinto donde se realizan las tareas de descarga de los vehículos que traen la
mercancía procedente de los proveedores, principalmente, y de las devoluciones que realizan los clientes. En
este recinto se encuentran los muelles, que ocupan tanto la parte interna como la parte externa del almacén.
Las zonas externas comprenden los accesos para los medios de transporte a su llegada, espacio suficiente para
que los vehículos realicen las maniobras oportunas, zona para aparcar y el espacio reservado para su salida.
Zona de control de entrada: Una vez descargada la mercancía, ésta se traslada a un recinto donde se
contrasta lo que ha llegado con los documentos correspondientes a lo solicitado. En primer lugar se realiza un
control cuantitativo, en el que se comprueba el número de unidades que se han recibido, bien sean paletas,
bultos, cajas, etc. Posteriormente se hace un control cualitativo, para conocer el estado en que se encuentra la
mercancía, el nivel de calidad, etc.

Zona de envasado o re envasado: Encontraremos esta zona en aquellos almacenes en los que se requiere
volver a envasar o repaletizar -en unidades de distinto tamaño- las cargas recibidas, por exigencia del sistema
de almacenaje, por razones de salubridad o simplemente para etiquetar los productos recibidos.

Zona de cuarentena: Sólo algunos almacenes tienen esta zona. En ella se depositan los productos que, por
sus características especiales, la normativa exige que pasen unos análisis previos al almacenamiento para
conocer si están en buen estado o no. Hasta que no se realicen esas pruebas el producto no se puede tocar ni
almacenar. Una vez haya superado los controles necesarios, se procederá a su almacenamiento definitivo. Los
almacenes que suelen disponer de esta zona son los que almacenan productos farmacéuticos y
agroalimentarios.

Zona de almacenamiento: Se denomina zona de almacenamiento al espacio donde se almacenan los

productos hasta el momento en que se extraen para proceder a su expedición.

En esta zona se diferencian dos áreas:

• Un área que se destina al stock de reserva o en masa, desde donde se trasladan los productos a otras áreas
donde se preparan para la expedición.

Para ello se requieren equipos de almacenamiento específicos como, por ejemplo, la habilitación de los
pasillos para la correcta manipulación de la mercancía.

• El área denominada de picking, que es donde se extraen los productos para su expedición. Se caracteriza por
que los recorridos de la mercancía y el tiempo de preparación del pedido son más cortos. En esta zona se
emplean equipos de manutención específicos, que facilitan al operario la realización de tareas de picking.

Zona de consolidación: Este espacio está destinado a reunir el conjunto de tareas y productos variados
correspondientes a un mismo pedido. En algunos almacenes esta zona no existe, por lo que la tarea de
reagrupamiento de los productos destinados a un mismo cliente la realiza, generalmente, la empresa de
transporte.

Zona de embalaje para la expedición: En esta zona se procede al embalaje del conjunto de mercancías
dispuestas para ser servidas al cliente. Este embalaje puede ser manual o bien se puede realizar a través de
equipos automatizados.

Zona de control de salida:

En este recinto se verifica que las mercancías relacionadas en el pedido se corresponden con las referencias
que se han preparado para servir al cliente y si la cantidad de productos coincide con la solicitada. La tarea de
control se puede agilizar mediante la incorporación a los productos de etiquetas provistas de código de barras,
así el operario recogerá la información de las mismas mediante un lector óptico con el fin de comprobar que
la unidad de expedición es correcta.
Zona de espera: Esta zona se reserva en algunos almacenes para hacer frente a diversos imprevistos. La
superficie reservada para esta área debe ser igual a la plataforma del vehículo que vaya a cargar la mercancía.
Se señaliza con una raya blanca pintada en el suelo para delimitar la zona, con el fin de facilitar la tarea a los
operarios de las carretillas y evitar así que se produzca cualquier desorden.

Zona técnica: Es la zona destinada a cargar las baterías de los medios de transporte interno y la zona de
mantenimiento de las carretillas.

Zona administrativa: Es el espacio destinado a las oficinas del almacén, donde encontramos al responsable
del almacén, a los administrativos, la centralita para la recepción y realización de llamadas telefónicas, el
espacio para atender a los transportistas, etcétera.

Zona de servicios: Esta zona estará destinada a cubrir ciertas necesidades del personal que trabaja en el
almacén. Allí encontramos los vestuarios y aseos, el comedor, la zona de descanso, la sala de reuniones,
etcétera.

MANIPULACIÓN DE MATERIALES.
Es mover, seleccionar y transferir de un lugar a otro cualquier tipo de material o producto terminado.
Trasladar el material con los métodos y equipos más adecuados al menor costo posible, teniendo en cuenta la
seguridad.
Aspectos importantes:

Movimiento
El movimiento involucra el transporte o la transferencia real de material de un punto al siguiente
Cantidad
La cantidad por mover impone el tipo y la naturaleza del equipo para manejar el material y también el costo
por unidad por la conveniencia de los bienes.
Tiempo
La dimensión temporal determina la rapidez con que el material se mueve a través de las instalaciones
Espacio
El aspecto del espacio tiene que ver con el que se requiere para almacenar y mover el equipo para dicha labor,
así como el espacio para las filas o escalonamiento del material en sí.

Objetivos de la Manipulación de materiales.

1. Reducción de costos
2. Aumento de capacidad productiva
3. Reducción de desperdicios.
4. Mejorar las condiciones de trabajo.
5. Mejorar la distribución física.

Funciones.

Ingeniería de manipulación.
Esta función comprende todas las actividades relacionadas con el planeamiento de labor a realizar, así como
el planeamiento correspondiente para lograr que los planes se cumplan.
Operaciones.
Tiene la responsabilidad de la ejecución de los planes de manipulación preparados por ingeniería. Para ello
lleva a cabo actividades de transporte, movimiento y control a lo largo del flujo de materiales.
Entrenamiento.
Tiene por finalidad reducir los costos de manipulación y lograr operaciones más eficientes. El entrenamiento
debe estar dirigido tanto a la supervisión como el control, como a la operación y manejo de los medios.
PRINCIPIOS DE MANIPULACION.

1. Principio de Planeación: Planear todo el manejo de materiales y las actividades de almacenamiento con el
fin de obtener la eficiencia máxima en el conjunto de operaciones.
2.Principio de sistemas: Integrar muchas actividades de manipulación es muy práctico en un sistema
coordinado de operaciones, atención de los vendedores, recepción, almacenamiento, producción, inspección,
empaque, bodegas, envíos, transporte y atención a l cliente.
3.Principio de flujo de materiales: Disponer de una secuencia de operaciones y distribución del equipo que
optimice el flujo de materiales.
4.Principio de simplificación: Simplificar el manejo por medio de la reducción, eliminación, o la combinación
del movimiento y/o el equipo innecesario.
5.Principio de gravedad: Utilizar la gravedad para mover el material hacia donde sea más práctico.
6.Principio de la utilización de espacio: Hacer uso óptimo del volumen del inmueble.
7.Principio del tamaño unitario: Incrementar la cantidad, el tamaño o el peso de las cargas unitarias o la tasa
de flujo.
8.Principio de la mecanización: Mecanizar las operaciones de manipulación.
9.Principio de automatización: Hacer que la automatización incluya funciones de producción, manejo y
almacenamiento.
10 Principio de selección de equipo: Al seleccionar el equipo de manejo, considerar todos los aspectos del
material que se manipulará: Movimiento y método que se usarán.
11.Principio de estandarización: Estandarizar los métodos de manejo, así como los tipos y los tamaños del
equipo para ello.
12.Principio de adaptabilidad: Usar los métodos y el equipo que realicen del mejor modo varias tareas y
aplicaciones para las que no se justifique el equipo de propósito especial.
13.Principio de peso muerto: Reducir la razón de peso muerto del equipo de manipulación a la carga que
soportará.
14.Principio de utilización: Planear la utilización óptima del equipo y la mano de obra para el manejo de
materiales.
15.Principio de mantenimiento: Planear el mantenimiento preventivo y programar las reparaciones de todo el
equipo de manejo.
16 Principio de obsolescencia: Reemplazar los métodos y el equipo obsoletos de manejo en los casos en que
otros más eficientes mejoren las operaciones.
17.Principio de control: Usar las actividades de manejo para mejorar el control de inventario de producción y
la atención de las órdenes.
18.Principio de capacidad: Emplear el equipo de manejo para alcanzar la capacidad de producción que se
desea.
19.Principio de rendimiento: Determinar la eficacia del rendimiento del manejo en términos de gasto por
unidad manejada.
20.Principio de seguridad: Contar con métodos y equipo apropiados para hacer el manejo con seguridad

EXISTENCIAS O INVENTARIOS
Se denomina existencias o materiales a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y se guardan en
los almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su
trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la demora en la entrega
por parte del proveedor.
CLASIFICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS

Es conveniente para las empresas clasificar las existencias o inventarios en razón a la necesidad que se tenga
de cada artículo y de la situación que pueda presentarse para cada uno de ellos.

CLASIFICACIÓN SEGÚN SU USO Y MOVIMIENTO QUE TENGA LOS INVENTARIOS.

 Inventario normal o activo.

 Inventario de seguridad o reserva.

Es un término utilizado en logística para describir el nivel extra de stock que se mantiene en almacén para
hacer frente a eventuales roturas de stock. El stock de seguridad se genera para reducir las incertidumbres que
se producen en la oferta y la demanda. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la
demanda.

 Inventario de protección.

Se caracteriza porque pueden hacer ahorros significativos comprando grandes cantidades de producto cuando
los precios están bajos.

 Inventario sobrante.
 Inventario de recuperación.
 Inventario obsoleto.

Es el inventario que una empresa aún tiene en sus manos mucho después de lo que debería haber sido vendido

 Inventario promedio.

Significa las veces de rotación de tu inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la
nueva compra.

 Inventario máximo.

Debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar
demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un control de inventario máximo. Se mide en
meses de demanda pronosticada.

 Inventario mínimo.

Es la cantidad mínima del inventario a ser mantenida en el almacén.

CLASIFICACIÓN SEGÚN SU SITUACIÓN RESPECTO AL PROCESO DE PRODUCCIÓN

a) Necesarios para el proceso productivo.

Son materiales que se requieren para la producción, formando o no parte del producto que se obtiene. Se
consideran los siguientes:

 Materia prima.
 Semi terminados.
 Artículos de consumo.
  Utillaje.
 Material de entrenamiento o mantenimiento.
 Material de embalaje.

b) Procedentes del proceso productivo.

Son los artículos que salen de la línea de producción o proceso productivo, es decir son los productos que
fabrica o manufactura la empresa.

CLASIFICACIÓN SEGÚN SU ONTENCIÓN

Esta clasificación se refiere al lugar donde pueden ser adquiridos los materiales que requiere una empresa y
son:

 Adquiridas en el exterior.
 Fabricadas en la entidad.

IMPORTANCIA DE LAS EXISTENCIAS

Es muy importante que las empresas tengan su inventario atentamente controlado, vigilado y ordenado, dado
a que de éste depende el proveer y distribuir adecuadamente lo que se tiene, colocándolo a disposición en el
momento indicado. Sin duda alguna, para cualquier tipo de empresa se hacen necesarios los inventarios dado
a que la base de todas las organizaciones consiste en la compra y venta de bienes y servicios, haciéndose
necesaria la existencia de los inventarios, los cuales le van a permitir tener control de la mercancía y a su vez
generar reportes de la situación económica de la empresa.

UBICACIÓN DE LAS EXISTENCIAS

Almacenar materiales, obliga al personal a conocer en cualquier momento, el lugar donde se encuentra cada
uno de los artículos que constituyen la variedad de los inventarios.

La asignación de lugares en la zona de almacenaje se conoce como “sistema de ubicación” y su finalidad

consiste en que cualquier persona pueda, en un momento dado, encontrar los artículos aun sin conocerlos.

CODIGO DE UBICACIÓN

Esto se logra empleando símbolos que identifiquen cada lugar en cada área, es decir preparando un “código
de ubicación” que defina la dirección donde se encuentra cada articulen existencia. La preparación del código
sigue loa siguiente metodología:

 Distribuir la zona de almacenaje en áreas.

 En cada área se definirá cuantos estantes o andamios se necesitaran.
 Definir el número y tipo de casilleros que tendrá cada estante.
 Los espacios libres en la zona de almacenaje se designaran en igual forma que las bodegas.
 Efectuada la distribución indicada en los puntos anteriores, se elegirá la simbolización a utilizar.
 Preparar en hojalata o cartón prensado, las designaciones para colocarlos en las bodegas.

CODIGO DE UBICACIÓN

El sistema de ubicación en una empresa consta de dos partes; una relativa a los bienes del activo transitorio o
inventarios, y otra relativa a los bienes de activo fijo.
MANTENIMIENTO DEL CÓDIGO DE UBICACIÓN

Implementado y en funcionamiento el sistema de ubicación, se debe poner a disposición del personal el

MANUAL DE UBICACIÓN DEL PERSONAL.

El manual así preparado debe mantenerse al día, labor que corresponde al jefe de almacenes quien es
responsable del ordenamiento y organización de las bodegas.

Su cuidado y mantenimiento; en estas funciones se incluye la de controlar la ubicación de los materiales y de

asegurar que los códigos que indica el manual, corresponden a cada artículo en el considerado.

VENTAJAS DEL SISTEMA DE UBICACIÓN

Permite encontrar fácil y rápidamente cada material guardado en los almacenes. Las ventajas que un sistema
de ubicación proporciona a la empresa son:

 Facilita y aligera la atención a los usuarios.

 Reduce el tiempo de espera en las entregas o despachos.
 Evitar los “indispensables” en el personal de las bodegas.
 Facilita el control y el ordenamiento en las bodegas.
 Permite planear la toma de inventarios, aligera su preparación y evita demoras en la ejecución.
 Permite una mejor organización de la zona de almacenaje.

CATALOGACION DE MATERIALES.

Catalogación

Proceso por medio del cual se identifican las existencias de una entidad, refiriéndolas a normas o estándares
determinados de antemano, para clasificar de acuerdo con su naturaleza o uso y asignarles un símbolo o
código que las represente, consiguiendo mediante este proceso la simplificación de las existencias.

Normalización

Consiste en seleccionar calidades, tamaños, dimensiones, pesos , volúmenes, Marcas, procedimientos, etc.
que se adapten mejor a la entidad, para constituir con ellas las normas, usualmente escritas, a las que deben
ceñirse las existencias de los almacenes y las adquisiciones que se hagan, así como todas las personas que
requieren y soliciten materiales en la empresa.

Norma

Se define como ³el modelo que se ha establecido y con el cual,

cualquier objeto o acción puede ser comparado’. El Objetivo o finalidad de la norma es proporcionar criterios
para juzgar, y ayudar a prevenir variaciones innecesarias en las especificaciones delos materiales necesarios
para el funcionamiento de la empresa.

Identificación Consiste en definir la denominación y precisar las características particulares de cada artículo,
en relación con las generales, de manera de estar seguro de su naturaleza específica y de sus diferencias con
otros artículos del mismo grupo.
Clasificación

Sistemático ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, agrupándolas según sus
características comunes, su uso y naturaleza, separándolas por clase de acuerdo a sus diferencias
fundamentales. La agrupación que se haga puede fraccionarse en clases, sub clases y secciones según la
variedad que pueda presentarse en cada agrupación que se haya efectuado.

Codificación

Llamada también simbolización, comprende la asignación de números, letras u otros símbolos, acordes con el
plan sistemático de distinguir cada artículo por las características que le pertenecen, de manera de
representarlos y ahorrar esfuerzo mental, tiempo y gastos; e impidiendo errores y equivocaciones.

Simplificación

Es el resultado de la catalogación y consiste en eliminación de las variedades del inventario, en función delos
tipos, tamaños, estilos, formas, marcas, etc., que no estén acordes con las normas elegidas y que son
innecesarias y poco utilizadas.

Símbolos

Son caracteres o designaciones abreviadas, de ideas o conceptos, necesarios para facilitar la expresión y
hacerla más breve y precisa. Los símbolos también llamados códigos, pueden ser alfabéticos, numéricos,
mnemónicos, de signos y señales y mixtos.

Procedimiento para catalogar Materiales

 Determinación de Normas
 Identificación de cada material
 Preparación de la Clasificación a efectuar
 Ordenamiento
 Distribución de los materiales
 Elección de un sistema de símbolos
 Asignación a cada artículo
 Procesamiento de los materiales identificados

Objetivos de un Programa de Catalogación

 Ayudar en la solución de situaciones que encierran ineficiencia y costos excesivos

 Obtener la colaboración del personal especialista y de los usuarios en general
 Producir y distribuir las normas que se establezcan en la empresa
 Ayudar a resolver las diferencias que se presenten en la preparación y ejecución del programa
 Difundir el conocimiento de las normas
 Revisar los procedimientos y prácticas relacionadas con materiales.
 Analizar permanentemente las normasen uso, especialmente las más antiguas.

Resultados de un Programa de Catalogación

Efectuada la Catalogación y puesto en uso el catálogo de materiales, los resultados que se obtengan pueden
observarse en las diferentes dependencias de la empresa y sus actividades, las que se traducen en³ahorros de
costo´ que se mencionan a continuación
Ingeniería
Desarrollo de listas de materiales conocidos y probados
Reducción de tiempo en el diseño de partes
Reducción de especificaciones escritas, sobre los materiales existentes
Simplificación de la selección de artículos y materiales comunes

Producción
La menor variedad permite la reducción de inventarios.
El Incremento de las operaciones será uniforme.
Simplifica el entrenamiento del personal
Reduce tiempos de Inspección y Control de calidad
Disminuye el inventario de herramientas y el mantenimiento de materiales

Logística
Los ahorros se pueden observar en Abastecimiento y Distribución Física

Etapas del Proceso de Catalogación de Materiales.

Normalización
El objetivo principal consiste en proporcionar criterios para juzgar y mediante la comparación seleccionar los
materiales que deben emplearse.
Los criterios se refieren a marcas, denominaciones, características, propiedades físicas o químicas, usos,
acabados, embalajes, dimensiones, etc.
Sin normas se incrementa la variedad.
Existen dos tipos: Técnicas (Color, propiedades, características) y Gerenciales (reglas de operación, prácticas
contables, procedimientos)

Identificación
La identificación de los materiales que posteriormente serán clasificados y codificados,
deben responder a algunas preguntas:

¿Cuál es la naturaleza específica de este material?

¿Qué diferencia existe con otros materiales?
¿Cuáles son los materiales de más fácil identificación?
¿Cuáles son las características principales de este material?
¿En qué otra forma puede encontrarse este artículo?
¿Se puede eliminar este artículo?

Clasificación
Consiste en el sistemático ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, de acuerdo a sus
características comunes, su uso y su separación por clases.

Codificación
Consiste en la asignación de números, letras u otros símbolos, de manera de distinguir a cada artículo por las
características que le pertenecen.
Clásico error: asignar códigos a los materiales y tener listados de los materiales codificados y creer que es
disponer de un Catálogo