Manejo de proyectos y

control de riesgos

Centro de Desarrollo
Empresarial

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Agenda

1. Términos clave en el manejo de proyectos

2. Principales factores de riesgo en el manejo de proyectos y sus posibles

causas

3. Algunas ideas de solución y prevención de riesgos

4. Sesión de preguntas

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TÉRMINOS CLAVE EN EL
MANEJO DE PROYECTOS
Términos clave en manejo de proyectos

Programa: Un conjunto de proyectos inter- Proyecto: La asignación de unos recursos

relacionados cuyo objetivo final con el fin de alcanzar un
es el desarrollar una nueva resultado específico con un
habilidad de negocio. presupuesto y plan de trabajo
claramente establecido.

¿Que es la Administración de Programas? ¿Que es la Administración de Proyectos?

► Coordinación inter-proyectos ► Enfocada a proveer productos específicos
(como diseños de procesos, diseños de
► Un ambiente controlado y procesos para un
cargos, aplicaciones de software, etc.)
desarrollo eficiente
► Administra el alcance, la calidad, los
► Requiere técnicas y metodologías diferentes
riesgos asociados y los esfuerzos con el
para controlar su gestión
objetivo de proveer un producto
► Dirige y verifica la calidad de cada uno de los específico
proyectos (un proyecto se mueve dentro de un
► Menor duración
presupuesto, la Administración de Proyectos
maneja los presupuestos).
► Administra la dinámica de cambio

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La Gestión de proyectos incluye …
Aplicación de…
„ Un conjunto de principios, métodos,
herramientas y técnicas para cumplir con
los requerimientos del proyecto.
El plan de gestión
del proyecto…
„ es iterativo y puede alcanzarse a través de
una elaboración progresiva, lo cual incluye
un mejoramiento continuo y la obtención de
un plan detallado de ejecución
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Gerenciar un
proyecto incluye…
„ Identificar los requerimientos.
„ Establecer objetivos claros y alcanzables.
„ Balancear la relación entre las restricciones
del proyecto
Disciplina para…
„ Realizar un trabajo eficiente y focalizado y
con un comportamiento orientado a la meta
„ Manejo transparente de riesgos
„ Planear con anticipación y evitar incendios
Elementos clave de la Gerencia de Proyectos …
restricciones identificadas….

1 2 3
Tiempo Costo Calidad

4 5 6
Alcance Recursos Riesgos

7
Satisfacción
del cliente

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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos …
Areas de conocimiento….

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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos …
Areas de conocimiento….
4. Gerencia de integración del proyecto
4.1 Desarrollar la carta de apertura del proyecto
4.2 Desarrollar la declaración preliminar del alcance del
proyecto
4.3 Desarrollar el plan de gerencia del proyecto
4.4 Orientar y gerencia la ejecución del proyecto
4.5 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto
4.6 Control de cambios
4.7 Cerrar el proyecto
7. Gerencia de costos del proyecto
7.1 Estimativa de costos
7.2 Presupuesto
7.3 Control de costos
10. Gerencia de comunicaciones del proyecto
10.1 Planeación de las comunicaciones
10.2 Distribución de las informaciones
10.3 Informe de desempeño
10.4 Gerenciar de las partes interesadas
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GERENCIA DE PROYECTOS
5. Gerencia del alcance del proyecto
5.1 Planeación del alcance
5.2 Definición del alcance
5.3 Crear EAP
5.4 Verificación del alcance
5.5 Control del alcance
8. Gerencia de calidad del proyecto
8.1 Planeación de la calidad
8.2 Realizar aseguramiento de calidad
8.3 Realizar el control de calidad
11. Gerencia de riesgos del proyecto
11.1 Planeación de la gerencia de riesgos
11.2 Identificación de los riesgos
11.3 Análisis cualitativo de riesgos
11.4 Análisis cuantativo de riesgos
11.5 Planeación de respuestas a riesgos
11.6 Seguimiento y control de riesgos
6. Gerencia del tiempo del proyecto
6.1 Definición de las actividades
6.2 Secuencia de las actividades
6.3 Estimación de recursos de las actividades
6.4 Estimación de la duración de las actividades
6.5 Desarrollo del cronograma
6.6 Control del cronograma
9. Gerencia de recursos humano del proyecto
9.1 Planeación de recursos humanos
9.2 Contratar equipo de trabajo
9.3 Desarrollar equipo de trabajo
9.4 Gerenciar el equipo de trabajo
12. Gerencia de adquisiciones del proyecto
12.1 Planear compras y adquisiciones
12.2 Planear contrataciones
12.3 Solicitar respuestas de proveedores
12.4 Seleccionar proveedores
12.5 Administración de contrato
12.6 Finalización de contrato
Elementos clave de la Gerencia de Proyectos …
Procesos de gerenciamiento….

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Elementos clave de la Gerencia de Proyectos …
Procesos de gerenciamiento….

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PRINCIPALES FACTORES DE
RIESGO EN EL MANEJO DE
PROYECTOS Y SUS POSIBLES
CAUSAS
Principales factores de riesgo en el
gerenciamiento de un proyecto

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Estos factores de riesgo, si no son gestionados de
manera adecuada y oportuna… conllevan a…
► Mala planificación, las estimaciones son poco realistas.

► Mala gestión, se involucran al proyecto recursos sin

experiencia

► Objetivos poco claros, contradictorios o cambios en los

objetivos durante la ejecución del proyecto

► Falta de apoyo y compromiso de los principales

stakeholders (usuarios, clientes, las partes intervinientes)

► Mala comunicación (interna o externa)

► Falta de preparación de la organización para recibir el

cambio

► Soluciones implantadas de forma inadecuada en relación

con la arquitectura de información (procesos de negocio o
técnico)
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Analicemos las posibles causas de estas fallas…

Proceso de iniciación del proyecto

„ No existe un project charter del Proyecto

„ No se realizó el caso de negocio del proyecto
„ No se define y/o empodera oportunamente al
Gerente de Proyecto
„ No hay una clara descripción del proyecto y/o los
objetivos del proyecto no están claros
„ No se hace una buena “venta” del proyecto dentro
de la organización.
„ No se identificaron a todos los interesados

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Analicemos las posibles causas de estas fallas…

Proceso de Planeación del

proyecto

„ No se realiza una planeación oportuna o

suficiente
„ Las especificaciones son poco claras
„ No existe apoyo de la Alta Dirección
„ Equipo de Proyecto sin experiencia en planeación
o en proyectos
„ No se consideró la gestión de los riesgos
„ No se realiza un adecuado análisis de
restricciones

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Analicemos las posibles causas de estas fallas…

Proceso de Ejecución del proyecto

„ Manejo inadecuado de la gestión integrada de cambios

„ El recurso humano asignado no cuenta con el perfil y/o
las habilidades necesarias
„ Desincronización de recursos o de actividades
„ Cambios no controlados en el alcance
„ Cambios no controlados en el cronograma
„ Falta de apoyo de la alta dirección
„ Cambios en las restricciones del proyecto no
manejadas apropiadamente
„ Falta de uso de técnicas y herramientas de control de
proyectos

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Analicemos las posibles causas de estas fallas…

Proceso de Seguimiento y control

„ No se establecieron puntos de chequeo

„ Inadecuado gestión de riesgos del proyecto
„ Seguimiento inoportuno y/o inadecuado a los
Proyectos
„ No se controlan los cambios de manera integrada
„ No hay sistemas de control operando

Page 17
Analicemos las posibles causas de estas fallas…

Proceso de cierre del proyecto

„ Los productos entregados nos están alineados

con las expectativas
„ El Producto está incompleto.
„ Preparación insuficiente o nula para la
recepción del Entregable por parte del cliente
o del usuario

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ALGUNAS IDEAS DE
SOLUCIÓN Y PREVENCIÓN DE
RIESGOS
Factores claves de éxito

1 La PMO debe demostrar el valor agregado que resulta de la

Patrocinio por inversión agregada
parte de Alto nivel de poder, autoridad y control sobre los proyectos
presidencia / junta de inicio a fin
directiva Gestión activa de lar resistencia al cambio y eliminación de
barreras

2
Comunicación
efectiva e Acordar las metas, establecer las métricas de progreso, medidas
involucramiento de y reportes, y comunicar el éxito
los “stakeholder”

3
Crear repositorio de información
Aprender de
proyectos pasados Utilizar como referencia las experiencias y lecciones aprendidas de
proyectos pasados

4
Reflejar en los planes de trabajo estimados de costos, esfuerzo, y
Planeación estricta tiempo.
y detallada
Incluir en el plan de trabajo y presupuesto holgura/contingencia

5
Distribución de Asegurar que los recursos asignados cuenten con el conocimiento y
recursos según las experiencia requerida, y estén capacitados en la gerencia de proyectos.
necesidades y Identificar cuando es necesario contratar externos para que ayuden al
perfil requeridos equipo a desarrollar las habilidades requeridas

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Es necesario definir un modelo de proyectos….

... Un Modelo de proyectos evita … Principios de un Modelo de Proyectos

► Institucionalizar el Modelo de Gobierno de

programas y proyectos
► Compartir y coordinar recursos
transversales
Iniciativas en desalineadas Iniciativas en conflicto ► Desarrollar de metodologías y estrategias
de administración de proyectos, mejores
prácticas y estándares comunes
► Administrar y consolidar los riesgos de
todos los proyectos centralizadamente
► Coordinar las comunicaciones
Iniciativas aisladas Objetivos equivocados
► Monitorear los cronogramas y presupuestos
a todo nivel en la organización
… con el fin de que los programas y proyectos habiliten las ► Alinear los estándares de calidad para todos
estrategias y los objetivos organizacionales los proyectos entre los gerentes de
proyectos y cualquier ente interno o
externo

±
Es necesario administrar eficientemente los proyectos y programas entendiendo y ajustando la
operación
Page 21 del modelo de proyectos a las necesidades propias de la Empresa.
Se debe definir como la gerencia de proyectos
reporta y gobierna los proyectos…

►Informar estado de
avance de los hitos.
►Seguimiento del Ejecutivo
alcance
Rol principal:
► Aprobar recomendaciones de frentes
► Reportar avance
de trabajo
► Seguimiento aruta
Comité ► Resolver problemas entre frentes de
crítica
directivo trabajo
► Seguimiento de
► Facilitar la integración de esfuerzos
incidencias

Rol principal:
► Monitoreo a las incidencias ► Integración y alineación de los distintos frentes de
y dependencia trabajo y
dependencias PMO ► Velar por el cumplimento del plan de trabajo.
► Gestión de línea base
► Comunicar el avance y estado del proyecto/programa
► Integrar esfuerzos de trabajo
► Velar por la coordinación de los diferentes frentes del
proyecto, resaltando las dependencias entre las
diferentes iniciativas

Frente de Frente de Frente de Frente de

trabajo trabajo trabajo trabajo Otros
1 2 3 4

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Se deben priorizar los proyectos alineados con las
necesidades estratégicas y operativas

Alineación de Estrategia ► Alineación de la estrategia a largo plazo

► Cumplimiento

Crecimiento Excelencia operacional Experiencia del cliente

Impacto financiero ► Incremento de margen ►Impacto en costos ► Necesidades de

(directo) ► Incremento de clientes ►Costos del Inventario clientes/socios

Impacto no financiero ► Incremento de la ► Cambio FTE ► Alineacióndel cliente

capacidad para ► Mitigación del riesgo ► Alineaciónde la estrategia del cliente
soportar el crecimiento ► Evitar costos ► Mejorar ingresos de clientes
► Satisfacción del ► Control
empleado

Riesgo de la ejecución ►Obtención

oportuna de los beneficios
del proyecto ►Presencia del cambio (interno y externo)
►Capacidades organizacionales y aslistamiento

Page 23
Se debe realizar una gestión adecuada de
riesgos
1 2 3
Planear la gestión Identificar los Análisis cualitativo
de riesgos riesgos de los riesgos

Definir cómo realizar las
aactividades de gestión de riesgos
en los proyectos
Determinar que riesgos pueden
afectar el proyecto y documentar
sus características
Priorizar los riesgos para realizar
otros análisis o acciones
posterioress, evaluando y
combinando su ocurrencia y
probabilidad de impacto

4 5 6
Análisis cualitativo Planificar la Realizar el
de los riesgos respuesta a los seguimiento y control
riesgos de riesgos

Análizar numéricamente el efecto
de los riesgos identificados en los
objetivos generales del proyecto
Page 24
Desarrollar acciones y opciones
para mejorar las oportunidades y
reducir las amenazas a los
objetivos del proyecto
Realizar el seguimiento a los riesgos
identificados, supervisar los riesgos
residuales, identificar nuevos riesgos,
ejecutar planes de respuesta a los
riesgos y evaluar su efectividad a lo
largo del ciclo de vida del proyecto
 Se debe llevar a cabo un programa de control
efectivo del proyecto / programa…
(10) Comunicación: El marco (10) Comunicación: Durante la
(10) Comunicación: Durante la general de E&Y contiene un fase de monitoreo y control, el
fase de monitoreo y control, el capítulo separado, para la área de comunicaciones enfatiza (7) Costos: alinear la estrategia de la
área de comunicaciones enfatiza gestión del cambio de cada uno en el desarrollo de informes Empresa con el alcance del proyecto, con
en el desarrollo de informes según de sus proyectos. según el perfil de los el fin de alcanzar las metas a corto y largo
el perfil de los interesados. interesados. plazo. Por ejemplo Reducir Costos,
Identificar nuevos mercados, etc.
Compromiso y
Administración
Comunicación a los
(8) Calidad: Medir los indicadores Del Cambio
Interesados
claves de éxito, para evaluar la
calidad de los resultados de los Alineación (10) Comunicación: En la fase de iniciación,
Presentación
proyectos. Aceptación del Estratégica y
de Informes
casos de la importancia de comunicar la necesidad
Negocio
negocios de la compañía y el soporte a los
proyectos, es de vital importancia para
(4) Integración: Área de lograr el correcto patrocinio.
Visión y
conocimiento que contempla todo Medición y Programa dirección
el ciclo de vida del proyecto, Gestión de Seguimiento
Beneficios de Control Patrocinio (9) Recursos: Dependiendo de la
iniciando con el desarrollo del efectivo estructura organizacional y los roles que se
project charter hasta el cierre del
identifican durante los proyectos. Es
proyecto. Incluye las actividades
necesaria la administración de un pool de
relacionadas con gestión del
Ejecución Planificación recursos de para maximizar su
(5)Alcance, (6)Tiempo, (7) Costos y Procesos de
Gestión de Gobernabilidad disponibilidad.
(9) Recursos
proyectos
(12) Proveedores:
Recursos (11) Riesgos: Como parte fundamental de
Complementando la gestión de (Gente, Factores Gestión de Riesgos
recursos, existe un seguimiento Culturales, nuestro marco general, dedicamos especial
detallado a los proveedores, para Tecnología) atención a los riesgos en las fases de
que se alineen a la estrategia de la planeación y monitoreo y control.
Empresa.

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PREGUNTAS….?
Manejo de proyectos y
control de riesgos