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HOSPITAL XYZ

MATRIZ DE RIESGO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE INSUMOS Y MEDICAMENTOS
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: DETERMINAR LOS CONTROLES ESTABLECIDOS EN LOS DIFERENTES PROCESOS DE COMPRA

IDENTIFICACION ANALISIS Y VALORACION DEL RIESGO PLAN DE ADMINISTRACION DEL RIESGO


Políticas de
No. Probabili Probabilidad
RIESGO CONTROL CAUSAS EFECTOS Impacto Controles Existentes Total Administración Acciones a Implementar Cronograma Responsable Indicador
PROCESO dad de detección
del Riesgo

Baja la calidad en la prestación del Verificar la necesidad vs el 1.Implementar el reporte de Indicador de


Falta de recursos servicio requerimiento máximos y mínimos con un mes
Implementar pendientes de
Demora en la contratación Detención de procesos Realizar un Inventario mensual en stock
acciones Adquisiciones y entrega:
Mala planeación Desabastecimiento del almacén Alerta de las salidas del sistema 2.Generar un informe de
preventivas y almacén Número de insumos
Demoras en la entrega de los insumos Insatisfacción del usuario mínimos y máximos
No contar con el Demandas o sanciones por diseñar planes 1 semestre Planeación y o medicamentos
1 X 2 5 4 11 3.Entrega de insumos y
stock mínimo Aumento en la demanda incumplimiento de contingencia Permanente Costos programados no
medicamentos sólo de acuerdo entregados / Total
Cambio de precio de los proveedores Compras con sobrecostos para protegerse Calidad
a la planeación de insumos o
Incidentes en caso de que Almacén
4.Implementación de códigos de medicamentos
Falta de materia prima de los proveedores o Estrés del personal, aumento de la se presente
barras solicitados x 100.
casas farmacéuticas carga laboral
5.Informe de pendientes Estándar: 95%
Incumplimiento de procedimientos y metas
Inventarios rotativos de
Baja rotación Entrega de producto vencido medicamentos aleatorios
Vencimiento de Chequeo previo a la entrega por
Los medicamentos llegan con corta fecha Demanda a la institución parte de almacén No necesita otras medidas diferentes a las
2 los X 2 5 1 8
por parte de los proveedores Control de los estantes por el existentes
medicamentos Detrimento patrimonial personal
Cambios en las pautas de manejo
farmacológico PEPS
Incumplimiento No envío de cronograma para la entrega de Insatisfacción del usuario 1.Implementar que los días
en los solicitudes de pedido Reproceso viernes se envíe correo a los
Sobre carga de trabajo o tiempo Número de
cronogramas de encargados de los que no han Adquisiciones y
Falta de control en los procesos adicional Envío de cronograma mensual Tomar medidas solicitudes
tiempo de enviado almacén
3 X Desconocimiento de las sobreexistencias de Entregas incompletas 3 3 para la recepción de solicitudes de 3 9 para llevar a Agosto extemporáneas
entrega de 2.Reuniones periódicas con los Mejora
las sedes Estrés del equipo de almacén pedidos bajo riesgo recepcionadas
almacén a los líderes organizacional
Desconocimiento de los usos y Incumplimiento en el cronograma Estándar: 0
diferentes 3.Entrega de indicadores
características de los insumos requeridos de entrega de pedidos
secciones mensuales
Uso inadecuado de los insumos
Desconocimiento del uso y características Reproceso
Falta de conocimiento de líderes Insatisfacción del usuario 1.Inclusión de punto de control
Eliminar la
Rotación de los colaboradores responsables para la entrega exclusiva de
actividad o
del pedido Sobre carga de trabajo insumos y equipos avalados por
Requerir implementar
Errores en la solicitud de pedido Estrés mejoramiento organizacional
medicamentos controles de Presupuesto
Agotamiento de existencias en 2.Procedimiento de solicitud de Adquisiciones y
4 no considerados X 3 4 Ninguno 3 10 prevención, de Septiembre elaborado bajo los
Aumento en la demanda almacén distribución de insumos y almacén
en la protección, de nuevos parámetros
equipos
planificación compartir o
Desabastecimiento del insumo Agotamiento del rubro de almacén 3.Socialización a líderes de
transferir el
procesos y centralizar los
Restricción en el gasto que conduce a riesgo
cambios realizados
entregas incompletas
Desconocimiento del uso y características
Cumplimiento de
del producto 1.Actualización y definición de
condiciones de
Falta de conocimiento de líderes criterios de unidades de
recibo y traslado
Error en la Cambios de productos medidas de insumos y
Desconomiento de la importancia de los Tomar medidas Número de
proyección de la Disminución de la calidad medicamentos Administración
5 X 2 3 Pedidos extemporáneos 2 7 para llevar a Agosto parámetros
solicitud del pedidos Déficit financiero 2.Ajuste por parte de Almacén
Rotación del personal que conduce a su bajo riesgo cumplidos / Total de
pedido mejoramiento organizacional,
inadecuado uso parámetros
costos, planeación y
Fallas en la planeación por desconocimiento evaluados x 100
adquisiciones
de los recursos Estándar: 50%

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