ier MEMORANDO 2.2 FECHA: Medellin. 15. 04. 2015 PARA: Doctor Bernardo Arteaga Velasquez, Rector DE Coordinador de Control Interno ASUNTO: Informe de arqueos caja general y caja menor La oficina de Control Interno ha venido realizando auditorias mensuales a la caja menor y a la caja general de la Institucién EI manejo de la caja general, esta a cargo de la Sefiora Sandra Patricia Giraldo Bustos, Tesorera General cédigo 201 grado 01, nombrada segtin Acuerdo N° 04 del 11 de febrero de 2015 por medio de la cual se ajusta y modifica la planta de cargos de la IUCMA. EI manejo de la caja menor, est bajo la responsabilidad de la Sefiora Beatriz Elena Millén Murillo, Auxiliar Administrativa cédigo 407 grado 11, nombrada segtin Resolucién N° 379 del 08 de mayo de 2012 por medio de la cual se hace un nombramiento en un cargo de libre nombramiento y remocién Se anexa el informe ejecutivo y el resultado de los arqueos de cajas correspondiente a los periodos de enero, febrero y marzo de la vigencia 2015. Cualquier aclaraci7-2informacién adicional, estaré a su disposicién. Atentamente, | Jorge William Arredondo ArangoINFORME EJECUTIVO La funcién de la Oficina de Control Interno debe ser considerada como un proceso retro alimentador y de mejoramiento continuo, en tal sentido, esta labor debe ser realizada de manera permanente y oportuna, por cuanto el éxito de la Alta Direccién radica en tomar decisiones acertadas en el tiempo indicado; la Oficina de Control Interno convierte la labor en una accién efectiva en pos del mejoramiento continuo; “En desarrollo de las funciones sefialadas en el articulo 9 de la ley 87 de 1993 que indica: "DEFINICION DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACION DEL CONTROL INTERNO: es uno de los componentes del sistema de control interno, de nivel gerencial 0 directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economia de los demas controles, asesorando a la direccién en la continuidad del proceso administrativo, la revaluacién de los planes establecidos y en la introduccién de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.” Por tal motivo, se pretende desde este proceso dirigir los esfuerzos hacia el cumplimiento de las directrices legales, realizando arqueos de caja general y caja menor, buscando un cumplimiento adecuado de los procedimientos y teniendo en cuenta los documentos soportes, el conteo del efectivo y las personas responsables de su manejo. Se describe a continuacién las observaciones de los arqueos realizados: CAJA GENERAL E127 de enero a las 9:30 am, se realizé arqueo a la caja general, en el momento no se encontré dinero, se verifico la consignacién realizada en la cuenta de ahorros N° 584247688 del Banco de Bogoté, por valor de $35.700, correspondiente a los recibos de caja N° 4434 al 4440, del dia anterior 26 de enero de la presente vigencia. El dia 17 de marzo se realizé el arqueo a la caja general de la Institucién, donde se observé que se encontraban ocho (8) cheques que no habian sido consignados los cuales los tenia el mensajero de la Institucién y se encontraban relacionados en un cuaderno que reposa en la taquilla de tesoreria. Los cheques correspondian a las AFC (Ahorro para el Fomento de la Construccién), evidencidndose en algunos comprobantes de egreso el descuento correspondiente al concepto AFC; las consignaciones se verificaron un dia después, encontrando que solo una (1) consignacién estaba pendiente por realizar a la entidad Colpatria, esto debido a que la Institucién no contaba con el formato para la consignacién a la AFC, se verificd posteriormente que dicha consignacién se realizé el dia 19 de marzo de 2015.RELACION DE CHEQUES ENTREGADOS AL MENSAJERO BANCO, NECHEGUE | BENEFICIARIO VALGR AFC (Ligia Rancolombia _|seoso6 Esmeralda) 1,000,000 AFC (Diana Bancolombia _|s6os07 Gutierrez) 1,200,000 AFC (Diana Banco Bogota _|1822717 Rodriguez 1,200,000 AFC (Camen Banco Bogota [1822718 Sofia Diaz) 1,700,000 AFC ohana Banco Bogota _|1822719 Florez) 620,000 AFC (Siivia Banco Bogota _|1822721 Oyueta) 500,000 AFC (Diana Banco Bogota _|1s22722 Lspez) 1,100,000 Reintegro Caja Banco Bogota _|1822724 Menor 1,160,660 Igualmente se evidenciaron varios cheques anulados por el cambio de software, es decir, los cheques se estén realizando en forma continua y la protectora no estaba bien ajustada para colocar el sello protector, lo que genero la anulacién de los cheques. Nota: el cambio de chequera manual a cheques en forma continua no representé costo adicional para la Institucién por su elaboracién. Los recibos de caja de la taquilla, son elaborados por el sistema y se encuentran limpias sin enmendaduras ni correcciones guardando ademas coherencia entre el consecutiv automatico que da el sistema y la fecha del recibo. CAJA MENOR En dia 27 de enero de 2015, se realiz6 el arqueo a la caja menor de la Institucién, la cual no contaba con dinero en el momento de la auditoria, se verifico el comprobante de egreso N° 32, con sus respectivos soportes, disponibilidad presupuestal N° 199, de enero 2 de 2015, y su respectivo compromiso presupuestal 197, con fecha de emisién enero 27 de 2015, el cual hace referencia al desembolso que da lugar a la caja menor de la vigencia 2015, segun resolucion 014 de Enero de 2015. A continuacion se relacionan escenarios de los arqueos de caja realizados en febrero y marzo, enfatizandose en el articulo N° 1 de la Resolucién N° 014 asiSCENARIO PRESUPUESTAL FEBRERO 19 DE 2015 pisrsucioN pisrruaoN ‘aubironia RESOLUGN. f VALOR POR, concerto VALOR AUDITORIA ea DIFERENCIA _OBSERVACION (Materiales y Suministos 609,683 700,000, 90,317 Se pudo observar quel (Comunicaciones 229,500 300,000) 70,500 |los_montos gastados (Mantenimiento 358,306 400,000 41,694 Jevidenciados en ll (Gastos de legalizacion WI 300.000, 92.268 auditoria, no pasan elf lvalor maximo por] leembalso como indica la Resoluci6n N O18 d| \Gastos de representacion 542.850 600,000, 57,150 _|enero 16 de 2085. TOTAL 44,758,071, 2,100,000, SCENARIO PRESUPUESTAL MARZO 17 DE 2015, oisrmaucION pisrBuION pnesurvestal secon | | presuruesral stcun ‘AUDITORIA RESOLUGON, f VALORPOR CONCEPTO VALOR AUDITORIA Son DIFERENCIA _OBSERVACION Materiales y Suministos 542320 700,000, 157,080 _]se pudo observar que| [Comunicaciones DLO. 20.000 143,20 [los montos gastados Mantenimiento 221,500 400,000 178,160 _levidenciados en | (Gastos de legalizacién ° 300,000, 100,000 lauditoria, no pasan el valor maximo por Ieembolso como indica la Resolucin N° O14 del \Gastos de representacién 244,100 600,000 255,900 _ [enero 16 de 2015 TOTAL 1,160,660, 2,100,000 Se comprobé que se esta cumpliendo con el articulo N° 1 de la Resolucién N° 014, ya que el valor del reembolso como lo indica la Resolucién es de dos millones cien mil pesos ($2.100.000) y en los meses de enero y marzo fue inferior. Ademiés se observé que los recibos de caja no se excedian en valores superiores a ciento ochenta mil pesos ($180.000), tal como lo indica la Resolucién N° 014 en su articulo 2. Nota: en los meses de febrero y marzo, se encontraba en tramite la legalizacion © reembolso de caja, encontrando los recibos firmados, organizados de formacronologia y el respectivo soporte del proveedor, ademas del resumen del reembolso de caja menor por rubro autorizado. Resultado de los arqueos En cuanto a los cheques girados de las cuentas de Bancolombia y Bogota, se observé que son elaborados y revisados desde Tesoreria y firmados por la Tesorera y la Vicerrectora Administrativa y Financiera. En relacién a la Resolucién 453 de Junio de 2014, se observé el incumplimiento del numeral 2.1 POLITICAS DE CARACTER GENERAL, literal d: transporte de valores: *...£1 monto maximo de transporte de valores es de CINCO MILLONES DE PESOS M.L ($5.000.000)”, incrementando el riesgo de pérdida o hurto de dinero. Buenas practicas En los arqueos realizados a las cajas se observaron algunas buenas précticas que contribuyen a una adecuada administracién de los recursos, como son 1. Los gastos pagados por caja menor cuentan con documentos soportes, factura y/o documento equivalente y estan firmados por quien lo solicito. 2. Los recibos de tesoreria y/o taquilla son elaborados por el sistema Administrativo y Financiero SICOF. 3. Los recibos se encuentran limpios sin enmendaduras y/o tachones. 4. Los recibos de caja guardan coherencia cronolégica. 5. Se firma el formato CI-FR-010 informe efectivo de caja, que respalda el arqueo de caja y su respectiva visita. Jorge William Arredondo Arango Coordinador de Control Interno Marysol Varela Rueda Ana Maria Palacio Castrillon Profesional de Control Interno Profesional de Control InternoPwr ‘FORWATO FORGE EPECTIVO DE GAIA a curRI0 Version 60 Fecha: dulo 16 ae 2074 Pagina 202 PLANILLA DE ARQUEO A CAJA MENOR. Fecha: Hora: ‘Ausitor: Responsable de cai: BASE CAJA MENOR, (s)ToTAL EFEcTIVo (+) TOTAL RECIBOS DE CAJA PROVISIONAL (@) TOTAL RECIBOS DE CAJA MENOR NUMERO DE RECIBOS IN de Rocibos Eneontrados: Recibo Incial N's —_———_ Reeibo Final N*: oO RRocibos Anulados N*: _—— RELACION DE BILLETES Y MONEDAS EN CAJA zrow2015 ‘va Maria Palacio Castor Beatz Elena Milan Nurilo DENOMINAGION BiLLETES _NSILLETES. DENOMINACION MONEDAS NF MONEDAS TOTAL $ = = E : : ts aE [x SALBO SEGUN AUDITORIA z : = = 2. SALDO SEGUN ADMINISTRACION | s : 1 ((-2) DIFERENCIA = 1 ‘Declare que el conta Tao realizado en mi preconcia y que no axles mike fonds on Ti poder [ANACISIS AUDITORIAT Aa fcha ro cols roolaado 0 renter dal Gievo para Ga TONG Le resoivcion de a caja es a numero 014 de enero 16 de 2018,= FS RAATC FORE FETTER ae a oe Version 002 Fecha: duo Te do 2014 Pagina 2 se? PLANILLADE ARGUEO & CAJA MENOR, fecha ra02206 ve re way Vor ans apo ca reine tn wa base cn Enon ‘ 210000 (tora. ereorwo : ato (TOTAL neeNsous0 z art {6 T0rA.RECB09 oe CAI ROMSIONAL $ er Ccrantneceosceenmeue i —— 38 ova womabo eno ve RECO 1 do Recon Epona A feobe maa —— face = Rocibos Anulados WN RELACION DE BILLETES Y MONEDAS EN CAJA DENOMINAGION BRLETES WBWLLETES TOTAL ‘BEROWINACION MONEDAS [i-SALBO SEGUN AUDITOR 12 SALDO SEGUN ADMINISTRAGION (G2) DIFERENCIA si] DBeciaro que ol conteo fue realizado en mi presonciay que no exlat me fondos en mi poder [ANALISIS AUDITORIA: EI reombalso do a caie menor esta por 61768071, dana cera crnalégen yttaimante diigenciaee [se encanto ecto N* 1385 anulado por mal cigenciamiento, JUns deetioncia de $81, por concepta de dewlas. 2 0b88"¥0 GU los edbos eslaban omanizados on: AL a STaYSNOJSau vs OK “hy ISNO 00'000'001'2 ONAN ¥rV5 v1.40 W101 YOTWA NEVO N5 HOWA] 00700000; oozis'0e loaves Zar OS 10BWIIU 130 HOTA W101 | ooo [ov ose'z¥s, NOVOVINSSTUCSH A NOTONSIY 30 SO1S¥O[OGOOOTE loo ee loorsos"cr 'S51VO=1S01S¥O|t0 000°00L loowoete foo'seo' zee ‘OLNSININALNYA| 60 000 00% loozror. looese'zcz ‘SSIROSENVEL A S3No/ovoINNNOTAN 000 OF Joo err joo‘ove'z0o SOHISINIINS A STTvIUaLYWITOD 00°00 W101 wo Yar “wioLai SIvisananssus Souany) oavanioIny van wa Tana oret-meh-2ret (soa ‘sonungasi03 wrsvizes “Sogioausor so1onuiss ASaNSIe YONONI9D Onminn rw wT 73a sevsNONEa S102 «9 eines aug 00nd 51029981 oes “OsoRAAETY “pa vioa Nawnsay YON vrvo OSTOSWa3ya FORATS WEORE ERECTVO DECRIT ae curato v Versi 2 Fecha Jao wd a014 agin 0? PLANILLA DE ARQUEO A CAJA MENOR Fecha sroa2015 Hora: F200 Avatar ory! Vas Rusa Responsable de can: Beatie Elona Min Muro BASE CAIA MENOR s 2109.00 (9 TOTAL eFECTIVO s toe.800 (@) TOTAL REEMBOLSO rn 600" {¢) TOTAL RECIBOS DE CALA PROVISIONAL s 456000 (+) TOTAL RECIBOS DE CALA MENOR —_—rr TOTAL AUDITADO NUMERO DE RECIROS [lo Recs Encontras: 2 Rectbo iia =a Recibo Final W ‘224 Rectbos Anuadoe N* —_— RRELACION DE SILLETES Y MONEDAS EN CAJA DENOWNACION BELETES WE BLLETES TOTAL z 65 a z za000| $ 7.000 a = 0,000 5 Zoo z = 20.00 H 0000 t $ 2 50000 [Sener ame OT | DENOMINACION MONEDAS: N° MONEDAS- _ TOTAL 2 z z wo io0. z s 203 205 = —1 300 ET 300] fc SALDO SEGUN AUDTORI = 7 Za 2. SALDO SEGUN ADMINISTRAGION [5 a 100000 2) DFERENGIA ; See. ‘oclroque el conio Tus realizado en mi prosaclay que ho evs mis Tonos oni poder [ANALISIS RUDHTORIA Loe ecbosaniados oon STE of TeaO AGEN WADE OTT SS Gol SOS HARD WATE es seemcao oe a caja menor esta por 81160600, donde so bservo Que le fecibesexlaban erenzadon forma cen letameneaigencdos, 2 eteercencorvace por valor oe S16, eso concep de dwetas.TOR Tp} SIBVSNOdS3Y vrs NANYIYD V130 W101 HOTA 00°000'005'z foororereee: WIV NS HOWA] OO OOOO E (00-099"091'T loozeoer, OS1OGW33H 130 NOTWA Tvi01| [a0 001 re oo NOWDVINSSSUdIH A NOIONALY 30 SOISvO|Oo TOOTS foo, foo. 'S51VDITSO1Sv9}00 000'001 loo ora ree loo 92052 ‘OLNSININSLNYn}o0'200 007 foocooe"rsr loo, SSINOGSNVEL A SSNO!VOINWOD| ON DONDE [oo 02ers lovssmze ‘SOMISINIMINS & $3 WPS Wi] 00°000°00. W01 BOR WAT WwisiaAG| ‘SHIVISanhisa¥e SOBBMA) - OOvZOIT L Lowen wos aR (G2ev0N o@:038) OM —* soavanwy seci-ort “Soarpai 907 saomunaaswoo Somes A sans” YNaONENSO Onninetvran aT MUI snavENOssae 5102 9p oner-omsy oaonisa S102 9900 oH “OB oRMa “ao vio NaWnsay YONSN vrvo OS 1OsWwaayTEETER Guan =e Ra v 2 ‘Version: 002 Fecha: Julo 16 de 2014 Pagina t+ PLANILLA DE ARQUEO A CALA GENERAL oc zrovzors Nor S100 edt: Tages aes a — Responeabo decay Ses Rooper Gomme ‘NuMeRO DE RECIBOS Nae Racbos Encore: ° Recibo nea: a cine Fina o Recibos Anus o ante on Poses s RELACION DE ILLETES ¥ MONEDAS, ‘DENGWNACION BILLETES ‘DENOMINATION NONEDAS [rome z | TOTAL MONEDAS = (=) TOTAL REGAUDOPOR CONSIONAR : = ( $ALB SEGUR AUTOR 5 [i Sttoo-neeaubas ita OFERENGA 5 Bec gu sia Ta Tn on prmanclay ae ele is Tn BW Pr SEER ERNE GHEGUEWIGTAEN—]|-CHEGUE FINAL W [CREATES ATADES aa a ; ot 1 ‘seem 2046 erro 218 aaa j ETT Fas ES keke 2015 |@ TORWATS WFORHE EFECTIVG DECRIA ae urn. vw Seatac PLANILLA DE ARQUEO A CAJA GENERAL oem sears Autor Tes ars Pataca Canam Sara Pca Grad Rosponabie do cas: Janse Roarigues Garae ‘NUMERO DE RECIBOS 1° de Retnes Encontrade * _ Rect nica a0 Reet Fina ar Rector Anais W 2 Cena on Pesos = a7 -RELACION DE RECIBOS eNcoNTRADOS RESON NOmaRE ora “a7 Sona Cina onto ery 3 =i art Pabb Zapan Pera = = Si aa Laer Veto £ S30) sais [Wendy seh Pg Remi © 20 sare Leaoy Caria Gurion Loe © = 500 ane ‘Sea valerama if cssereecceremee 5 eee [erat Cando Puts Gr © 50 aor [rane ores Reavepo © Z017 RELACION DE BILLETES Y MONEDAS. DENOWNACION BLLETES womLeTes — Tae A 00 | ‘DENOIANACION WONEDAS fy TOTAL aes = = Sw, (=) TOTAL MONEDAS. © 800, [E)TOTAL RECAUOOTPOR CONSTGNAR —[ Tr f SALDO SEIN AUDITOR = SEAT ESALDOREcAUOOS" = : = 2a 2) OFERENCA 5 e Declare que cone Tos reaizada oni presonclay que no tala Ta TondD8 or RI POG ‘GHEGUERA BANCO] ~~ GEGUETNGIAC | GHEGIUE FAL | CHEGUES ANULADOS (sears Boga are Taras z leaasaecoeT [sano series or o [mentions Auortonin. unencs pomna es He 3 SOTESRNE AGENUBIR, 960 8 neo fe enc ua moneda de 8100 ‘FRWR DEL RESPONSABTE© wrmemn FORATS FORGE EFESTIVG DECRIR y ea Version: 002 Fecha: Jule 18 do 2014 gina to PLANILLA DE ARGUED A CALA GENERAL Fach svov2018 Hore: Toso0 a ador tae Pages comme ‘Sera Pero Grae auxin Response do cae “annete Rodinne one NUMERO DE RECIEOS: ‘ecto tei W: 00 Recibo Fina 5104 Rectbos Anutnoe Ns @ articad en Psos Saeeseee eee [RELACION DE RECibOS ENCONTRADOS OMRE ne Tabor Re recs Cano Abe Vie ‘DENOMWNACION BLLETES cI (aproTac oes z Bd TE 2 TOTAL MONEDAS = — 30 (=) TOTAL RECAUOOPOR CONSIGNAR | $ Ea] (r SALDO SECON AUDITOR SE | ia) OFERENCIA = = ecto queo corto oa rslaads 0 il presencia y Aus Wo Hal a TONGDY on POU in ‘CHEGUERA ‘BANGO | GREQUE WCE W | CHEGUE FINAL W | CHEQUES ANULABOS ST ae Ta era (eaeeneeceT 00507 560510 otc 86805 RSE) - pana esos [ANALISIS AUDITORIA: Los cheques anuéacos coresponden a icansstendi en el momento de calocar al kala protector fst Ar Vato pra eFomenie aie Conenucaany " LAL i FRNA DEL RESPONGAGTE