Gestión por Procesos en las

Entidades Públicas

ELBERT PANTA SALDARRIAGA

Ingeniero Industrial

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 Base normativa (I)
Política Nacional de Plan de Manual para Mejorar la
Modernización de la Implementación de la Atención a la
Gestión Pública PNMGP Ciudadanía
D.S. 004-2013-PCM R.M. 125-2013-PCM R.M. 156-2013-PCM

Gestión por Procesos y Gestión por Procesos

Implementar la Gestión
organización para la mejora de los
por Procesos en todas
institucional como servicios de atención al Ley del Servicio Civil
las entidades públicas
pilares centrales ciudadano Ley 30057

Procesos mejorados
Metodología de
Implementación Perfiles de puestos
Simplificación Metodología de Costos
Sistema Control Interno identificados y
Administrativa D.S. 064-2010-PCM
RCG 458-2008-CG valorizados
D.S. 007-2011-PCM

Alineamiento de los Sistema de Costeo

procedimientos basado en actividades Implementación del SCI
administrativos con los concordante con el a nivel de procesos
procesos de la entidad MAPRO

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 Modernización de la Gestión Pública (I)
acción capaz de influir en
Gestión una situación dada.
Gestión Pública, conjunto de procesos y
acciones mediante las cuales las entidades
tienden al logro de sus fines, objetivos y
metas, a través de la gestión de políticas,
recursos y programas.

El Estado actúa a través de las

entidades e instituciones públicas.
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 Modernización de la Gestión Pública (II)
Principales deficiencias de la gestión pública en el Perú
Ausencia de un sistema eficiente
Deficiente diseño de la Inadecuados procesos de
del planeamiento y problemas de
estructura de organización y producción de bienes y servicios
articulación en el sistema de
funciones públicos
presupuesto público

Infraestructura, equipamiento y GESTIÓN Inadecuada política y gestión de

gestión logística insuficiente recursos humanos
PÚBLICA

Limitada evaluación de
Carencia de sistemas y métodos Débil articulación
resultados e impactos y,
de gestión de la información y el intergubernamental e
seguimiento y monitoreo de los
conocimiento intersectorial
insumos, procesos productos

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 Modernización de la Gestión Pública (III)
Componentes de la Gestión Pública orientada a Resultados
ENTIDADES
PÚBLICAS

a. Planeamiento de Estado: Políticas de Estado y de gobierno

b. Planeamiento estratégico

c. Presupuesto por resultados

d. Gestión por Procesos

e. Servicio civil meritocratico

f. Seguimiento, evaluación y gestión del conocimiento

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 Modernización de la Gestión Pública (IV)
Componentes de la Gestión Pública orientada a Resultados

Gobierno abierto

Políticas Sistema de
Gestión por
Gobierno públicas, información,
Presupuesto procesos, seguimiento,
electrónico Planes simplificación Servicio Civil
Estratégicos para monitoreo,
administrativa Meritocrático
y resultados evaluación y
y organización
Operativos gestión del
institucional
Gobierno conocimiento
institucional

GESTIÓN DEL CAMBIO

Fuente: Plan Nacional de Modernización de la Gestión Pública

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 Conceptos Básicos (I)
Concepto Descripción
Estrategia Conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en
el tiempo que se llevan a cabo para lograr un
determinado fin o misión.
Sistema de Conjunto de procesos, procedimientos, recursos,
Gestión estructuras organizativas, responsabilidades para
conseguir objetivos asociados a una política.
Proceso Conjunto de recursos y actividades interrelacionados
que transforman elementos de entrada en elementos de
salida.
Proceso clave Son aquellos procesos que inciden de manera
significativa en los objetivos estratégicos y son críticos
para el éxito del negocio.
Subproceso Es un proceso en sí mismo, cuya funcionalidad es parte
de un proceso más grande.

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 Conceptos Básicos (II)

Concepto Descripción
Procedimiento Forma especifica de llevar a cabo las actividades que
desarrolla un proceso.
Actividad Conjunto de tareas bien definidas que se efectúan para
obtener un resultado. La secuencia ordenada de
actividades da como resultado un subproceso o un
proceso
Tarea Fragmento de trabajo que debe ser llevado a cabo,
generalmente; en un cierto período de tiempo.
Proyecto Es una serie de actividades encaminadas a la
consecución de un objetivo, con un principio y final
claramente definidos.

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 Gestión por Procesos (I)
¿Qué es la gestión por procesos?

GESTIÓN POR PROCESOS

Conjunto de actividades
Actividades
mutuamente relacionadas
coordinadas para
que interactúan, las cuales
dirigir y controlar una
transforman los elementos de
organización
entrada en resultados

Gestionar una Entidad por Procesos es dirigir y controlar una

organización mediante conjuntos de actividades relacionadas
que transforman elementos de entrada en resultados
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 Gestión por Procesos (II)
¿Qué es la gestión por procesos?

Es la Dirección de las Organizaciones a través de los Procesos orientados

a los clientes.

La gestión por procesos consiste en:

-Dotar a la organización de una estructura de carácter horizontal.

-Siguiendo los procesos interfuncionales

- Y con una clara visión de orientación al cliente final

-Proponer la automatización, integración y monitoreo de los procesos.

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 Gestión por Procesos (III)

Los procesos deben estar:

-Perfectamente definidos y documentados.

-Señalando las responsabilidades de cada trabajador.

- Debe tener un responsable.

- Y un equipo de personas asignado.

La dificultad de adopción de este modelo de gestión, no estriba en la

componente técnica sino en el cambio de actitud de las personas. No se
trata de seguir pensando sólo en cómo hacemos mejor lo que estamos
haciendo (enfoque funcional propio de la división de tareas), sino por
qué y para quién lo hacemos; estas dos reflexiones son la esencia de la
Gestión por Procesos.

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 Gestión por Procesos (IV)
Organización horizontal vs. Organización vertical

La organización horizontal es aquella que implica menos niveles

jerárquicos, disponiendo de equipos multidisciplinarios a cargo de
procesos. Es el diseño de la organización alrededor de los
procesos y no de las tareas individuales.

La organización vertical se caracteriza por componerse de un

conjunto de departamentos independientes unos de otros y que
funcionan de forma autónoma. La descripción gráfica de la
organización vertical es el organigrama.

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 Gestión por Procesos (V)

Organización Vertical Organización Horizontal

El trabajo se divide en funciones El trabajo se organiza en torno a
y departamentos varios procesos de negocio o flujos
de trabajo.
Los directivos asumen el control Los equipos asumen la
y la responsabilidad de la responsabilidad (sistemas de
organización equipos jerárquicos). El directivo
busca la mejora continua de
resultados
Predomina la excelencia El conocimiento a disposición del
funcional grupo para obtener buenos
resultados

Carencia: la coordinación entre Fuerte coordinación, trabajo en

departamentos y funciones equipo y búsqueda de lograr los
objetivos grupales y organizativos.

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 Gestión por Procesos (VI)
El enfoque por procesos se basa en:

• La estructura jerárquica cambia a plana.

• La estructuración de la organización sobre la base de procesos
orientados a clientes.
• Los empleados se ocupan y preocupan más por las necesidades
de sus clientes.
• Los departamentos funcionales pierden sus razones para
subsistir y existen grupos multidisciplinarios trabajando en el
proceso.
• Utilización de tecnología para eliminar actividades que no
agregan valor a los procesos.

El enfoque de
procesos debe hablar
de Mejora de
Procesos

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 Gestión por Procesos (VIII)
La Gestión por Procesos por sus características, va a permitir:

• Analizar las limitaciones de la organización funcional vertical para

mejorar la competitividad de la organización.
• Reconocer la existencia de procesos internos.
• Identificar los procesos relacionados a los factores críticos para el
éxito de la organización.
• Identificar las necesidades del cliente externo y orientar la
organización hacia su satisfacción (cambio en la estructura
organizacional).
• Entender las diferencias de alcance entre la mejora orientada a los
procesos (qué y para quién se hacen las cosas) y la enfocada a los
departamentos o funciones (cómo se hacen).
• Establecer en cada proceso indicadores de funcionamiento y
objetivos de mejoras, y evaluar la capacidad del proceso para
satisfacerlos.
• Medir el grado de satisfacción del cliente, interno o externo, y
ponerlo en relación con la evaluación del desempeño personal.

15
 Gestión por Procesos (IX)
Reflexionemos un poco…

¿NUESTRAS ENTIDADES SE GESTIONAN POR PROCESOS?

• ¿Disponemos de un sistema estructurado de identificación y análisis de procesos?

• ¿Los procesos están vinculados a nuestra misión y desarrollan nuestra estrategia?

• ¿Están los procesos adecuadamente documentados?

• ¿Se realiza su seguimiento?

• ¿Se definen los limites e interrelaciones?

• ¿Existe una asignación de funciones y responsabilidades?

• ¿Contamos con una metodología que identifique y priorice

las oportunidades de mejora?

• ¿Se mide?

• ¿Son conocidos?

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 Procesos (I)
Lo que se
Lo que tiene
consigue
que suceder Recursos después de
para que materiales
RR HH ejecutado el
comience
proceso

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

Conocimientos
Información

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
17 Norma Técnica Peruana NTP-ISO 9000 2007
 Procesos (II)
Los procesos en una organización se pueden agrupar en tres tipos:
Procesos dirección, estratégicos o de gestión, son los
responsables de analizar las necesidades y condicionantes de la
sociedad, del entorno y de las necesidades ciudadanas. Algunos
ejemplos de procesos estratégicos son la planificación y control
financiero, la definición de políticas generales de la
organización.
Procesos de negocio, se les puede denominar también como
operativos, misionales o clave. Son una secuencia de actividades
orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada, para
conseguir un resultado que logre cumplir con los objetivos, las
estrategias marcadas por la organización y las necesidades del
cliente, es decir del ciudadano.
Procesos de soporte o apoyo, son los procesos que se ocupan de
suministrar todos los recursos necesarios en lo relativo a
personas, materia prima y maquinaria, para poder generar el
valor añadido deseado por los clientes.
18
 Procesos (III)

Procesos internos, recogen la salida de un proceso y la

transforman dentro de su proceso para introducir una nueva salida.
Esta pasará a ser la nueva entrada del siguiente cliente.

Procesos externos, son los clientes finales los que recogen el

producto terminado después de haber sido transformado a través
de la cadena de procesos.

Proveedor Cliente
(materia prima, energía, (productos, servicios)
insumos, información)

Actividades
(valor agregado)

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 Procesos (IV)
Proceso interfuncional

La mayoría de los procesos de negocio, son interfuncionales y

cruzan el “white space” entre los cuadrados de su organigrama,
la figura nos muestra un ejemplo de proceso interfuncional.

20
 Procesos (V)
¿Cómo diferenciar procesos de subprocesos?

21
 Procesos (VI)
–Diferencia entre proceso y procedimiento
•Proceso: “¿Qué se hace?”
•Procedimiento: “¿Cómo se hace?”

Proceso 1

Sub-proceso 1.1
Actividad 1.1.1
Tarea 1.1.1.1

Tarea 1.1.1.2

rea 1.1.1.n
Actividad 1.1.n
Sub-proceso 1.n

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 Diseño de un Mapa de Procesos (I)
El mapa de procesos es un diagrama que muestra, de manera visual, los
procesos que conforman la organización, así como las relaciones (si las hay)
que existen entre ellos.

23
 Diseño de un Mapa de Procesos (II)
Utilidad: Sirve para tener una visión clara de las actividades que aportan
valor al producto / servicio recibido finalmente por el cliente.

En la elaboración debería intervenir toda la organización, a través de un

equipo multidisciplinar con trabajadores conocedores de los diferentes
procesos.

El diseño del Mapa de Procesos se realiza a nivel institucional.

No existe un formato predeterminado para construir un mapa de procesos.

Las actividades de la organización generalmente son horizontales y afectan

a varios departamentos o funciones.

¿Significa que los procesos suplan o anulen las funciones?

La respuesta es NO

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 Diseño de un Mapa de Procesos (III)

Las actividades de la organización generalmente son horizontales y afectan

a varios departamentos o funciones.

La concepción «horizontal» (procesos) se contrapone a la concepción

tradicional de la organización «vertical» (departamentos o funciones).

¿Significa que los procesos suplan o anulen las funciones?

La respuesta es NO

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 Diseño de un Mapa de Procesos (IV)

Características importantes de los procesos cuando se elabora un mapa de

procesos:

Las actividades que lo constituyen no se pueden ordenar de un modo

predeterminado, atendiendo sólo a criterios de jerarquía o adscripción
departamental.

Un proceso cruza transversalmente la organización y se orienta al resultado

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 Diseño de un Mapa de Procesos (V)
Cómo identificar Procesos
• Por su influencia en la satisfacción del cliente.
1

• Su influencia en factores claves de éxito para la organización

2

• Por sus efectos en la calidad del producto / servicio.

3

• Cumplimiento de requisitos legales y reglamentarios.

4

• Por la utilización intensiva de recursos.

5

• Influencia en la misión y estrategia.

6

27
Diseño de un Mapa de Procesos (VI)
 Muchas Gracias

elbertpanta@hotmail,com
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975 463 253
*756724

29