CAPITULO 3: PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Los procesos de la dirección de proyectos se aplican de manera global y a todos los grupos de
industrias.

Los procesos de la dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías conocidas como Grupos
de Procesos de la Dirección de Proyectos (o Grupos de Procesos):

1. GRUPO DE PROCESOS DE INICIO

Es donde se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Además,
se identifican los interesados internos y externos que van a participar y ejercer alguna influencia
sobre el resultado global del proyecto. El propósito clave de este Grupo de Procesos es alinear las
expectativas de los interesados con el propósito del proyecto, darles visibilidad sobre el alcance y
los objetivos.

2. GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

Los procesos de Planificación desarrollan el plan para la dirección del proyecto y los documentos
del proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo.

El beneficio clave de este Grupo de Procesos consiste en trazar la estrategia y las tácticas, así como
la línea de acción o ruta para completar con éxito el proyecto o fase.

3. GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN

El Grupo de Procesos de Ejecución está compuesto por aquellos procesos realizados para
completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las
especificaciones del mismo.

4. GRUPO DE PROCESOS DE MONITOREO Y CONTROL

Está compuesto por aquellos procesos requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso y el
desempeño del proyecto.

El beneficio clave de este Grupo de Procesos radica en que el desempeño del proyecto se mide y
se analiza a intervalos regulares.

El Grupo de Procesos de Monitoreo y Control también implica:

 Controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas para anticipar

posibles problemas.

 Monitorear las actividades del proyecto, comparándolas con el plan para la dirección
del proyecto y con la línea base para la medición del desempeño del proyecto.

 Influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios o la gestión
de la configuración, de modo que únicamente se implementen cambios aprobados.
 5. GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

Procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de procesos
de la Dirección de Proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u
otras obligaciones contractuales.

EL ROL DE LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO

Las Áreas de Conocimiento son:

1. Gestión de la Integración del Proyecto.

2. Gestión del Alcance del Proyecto

3. Gestión del Tiempo del Proyecto.

4. Gestión de los Costos del Proyecto.

5. Gestión de la Calidad del Proyecto.

6. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto.

7. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.

8. Gestión de los Riesgos del Proyecto.

9. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto.

10. Gestión de los Interesados del Proyecto.

Proporcionan una descripción detallada de las entradas y salidas de los procesos, junto con una
explicación descriptiva de las herramientas y técnicas de uso más frecuente en los procesos de la
dirección de proyectos para producir cada uno de los resultados.

CAPITULO 4: GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

La Gestión de la Integración del Proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de

recursos, equilibrar objetivos y alternativas contrapuestas y manejar las interdependencias entre
las Áreas de Conocimiento de la dirección de proyectos.

Procesos Directivos de la Integración del P: son procesos integradores o coordinadores presentes

en todos los grupos de procesos, teniendo la primacía en cada uno de los grupos:

1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto (Inicio).

2. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto (Planificación).

3. Dirigir y gestionar los trabajos del Proyecto (Ejecución).

4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto (Seguimiento y Control): para cumplir con
los rendimientos del Plan de Gestión.

5. Control Integrado de Cambios (Seguimiento y Control): revisar solicitudes, aprobar las

adecuadas y controlar su implementación.
 6. Cerrar el Proyecto o la fase (Cierre).

1. DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

A. Entradas del Acta de Constitución :

1. Enunciado del trabajo: es una descripción del producto o servicio entregable. Si el

cliente es externo esta descripción puede ser parte de un documento de licitación.
Debe contener al menos uno de estos 3 puntos :

o Una necesidad de negocio.

o Una descripción del alcance del producto o servicio, indicando los requisitos del
producto.

o Un Plan Estratégico, que indique que respalda los objetivos estratégicos de la

organización.

2. Caso de negocio: estudio de viabilidad económico apoyado en estudios de mercado,

necesidades de la organización, cliente, avances tecnológicos.....

3. Acuerdos: internamente Acuerdo de Colaboración o Acuerdo de Nivel de Servicio.

Externamente se plasmaría en un Contrato.

4. Factores ambientales de la empresa (FAEs).

5. Activos de los procesos de la organización (APOs).

B. Herramientas y técnicas :

1. Juicio de Expertos: Cualquier personas o grupo con conocimientos y formación

especializada (colegas, consultores, interesados, asociaciones profesionales, especialistas,
la PMO....) Se usan para identificar las entradas y para evaluar los detalles técnicos y los
procesos de gestión.

2. Técnicas de Facilitación: técnicas utilizadas por los facilitadores para ayudar a definir,
organizar y lograr los objetivos del P (Tormenta de Ideas, Técnica de Resolución de
Conflictos, Gestión de Reuniones....).

C. Salidas: Acta de Constitución del Proyecto.

2. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

A. Entradas:

También utiliza suposiciones como por ej. Las fechas de disponibilidad de recursos o
personal.

1. Acta de Constitución.

2. Resultado de otros procesos: procesos de Planificación como los Planes de Gestión

(la elaboración del PDP es gradual) o sobre todo procesos de Ejecución y
 Seguimiento y Control que puede influir en re-planificaciones. El PDP siempre se
actualizará a través del proceso de Control Integrado de Cambios.

3. FAEs.

4. APOs.

B. Herramientas y técnicas :

C. Salidas: Plan de Dirección del Proyecto.

3. DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

El beneficio clave de este proceso es que proporciona la dirección general del trabajo del proyecto.

A. Entradas :

a. Plan de Dirección del P.

b. Solicitudes de Cambio Aprobadas: Acciones correctivas o preventivas aprobadas o

Reparaciones de defectos (tienen prioridad) aprobadas a implementar por el equipo
de P.

c. FAEs.

d. APOs.

B. Herramientas y Técnicas :

1. Juicio de Expertos.

2. Reuniones: intercambio de información, valoración de alternativas, toma de decisiones....etc.

3. Sistema de Información de Gestión de P (PMIS): es un conjunto estandarizado de técnicas y

herramientas digitalizadas (también puede incluir sistemas manuales) destinado a facilitar la
Dirección de P en la Organización. Es una infraestructura de la organización y forma parte de los
FAEs.

o Se suele basar en el Project Management System (PMS), que es una metodología

corporativa formada por un conjunto de herramientas y técncias para gestionar P
en una organización.

o Forma parte de los APOs de la organización. El director del P deben ajustar PMS y
PMIS a su P.

C. Salidas : productos entregables :

 1. Productos entregables (intermedios completados): son aceptados por el cliente en el
proceso “Validar el Alcance” (supervisión y control) y entregados en el proceso de “Cerrar
el P o fase”( cierre ).

2. Datos sobre el rendimiento de los trabajos.

3. Solicitudes de Cambio.

4. Actualizaciones del PDP y de la Documentación del P.

4. MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

El beneficio clave de este proceso es que permite a los interesados comprender el estado actual
del proyecto, las medidas adoptadas y las proyecciones del presupuesto, el cronograma y el
alcance.

A. Entradas :

1. PDP.

2. Pronósticos de Cronograma y Costes.

3. Cambios validados.

4. Información del rendimiento de los trabajos.

5. FAEs y APOs.

B. Recursos :

1. Juicio de Expertos.

2. Reuniones.

3. PMIs: indicadores de rendimiento, archivo....

4. Técnicas Analíticas: Se usan para pronosticar posibles resultados en caso

de posibles variaciones que afecten al P (análisis de regresión, de
tendencias, de variaciones, de fallos, de reservas....etc).

C. Salidas :

1. Informes del rendimiento de los trabajos: elaborados a partir de los

datos recogidos durante la Dirección y Gestión de la Ejecución de los
trabajos y de la información producida por los procesos de supervisión y
control. Sirven para facilitar la ejecución y control del P, para actualizar
el PDP y para solicitar y justificar cambios

2. Solicitudes de Cambio.

3. Actualizaciones del PDP y de la Documentación del P.

5. REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

Proceso que consiste en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar
los cambios a los entregables, los activos de los procesos de la organización, los documentos del
proyecto y el plan para la dirección del proyecto, así como comunicar las decisiones
correspondientes.

El proceso Realizar el Control Integrado de Cambios interviene desde el inicio del proyecto hasta
su finalización y es responsabilidad última del director del proyecto.

A. Entradas :

1. PDP.

2. Solicitudes de Cambio.

3. Información del rendimiento de los trabajos.

4. FAEs y APOs.

B. Recursos :

i. Juicio de Expertos.

ii. Reuniones.

iii. Herramientas de Control de Cambios: manuales o

automatizadas, se utilizan para ayudar en la gestión de
las SC y en las decisiones resultantes.

C. Salidas :

i. Solicitudes de Cambio Aprobadas.

ii. Registro de Cambios: se registran tambien las SC no

aprobadas. También sirve para comunicar las decisiones
tomadas a los interesados.

iii. Actualizaciones del PDP y de la Documentación del P.

El Plan de Control de Cambios y de Gestión de la Configuración deben definir el CMS

(Configuration Management System) y el CCS (Change Control System):

a) CMS: Es Ingeniería de Sistemas, determina el conjunto de procedimientos formales para

gestionar los cambios en un producto, documentar sus diferentes versiones e identificar la versión
en vigor. Establece la CCS.

b) CCS: Es un subsistema de la CMS propio de la Dirección de P. Conjunto de procedimientos

formales para proponer, gestionar, aprobar e implementar los cambios en un producto.
6. CERRAR EL PROYECTO O FASE

Proceso que consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los Grupos de Procesos de
la Dirección de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

A. Entradas:

5. PDP.

6. Productos entregables aceptados.

7. APOs.

B. Herramientas y Técnicas:

i. Juicio de Expertos.

ii. Técnicas Analíticas.

iii. Reuniones.

C. Salidas :

i. Transición del producto, servicio o resultado final.

ii. Actualización de APOs (Documentación de la Aceptación

Formal, Documentación del P, Documentación del cierre
del P y Registro del Aprendizaje). Se realizarán sesiones de
lecciones aprendidas. Es la PMO la que coordina el
registro y uso del aprendizaje adquirido.