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CONTROL: La palabra control tiene muchas connotaciones y su correctiva cuando se necesita.

De este modo, el control es un proceso


significado depende de la función o del área en que se aplique; puede ser esencialmente regulador.
entendida: Como la función administrativa que hace parte del proceso También hay otras connotaciones para la palabra control:
administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la
 Comprobar o verificar;
precede. El control es un elemento muy importante dentro de cualquier
 Regular;
organización, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos
 Comparar con un patrón;
son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa. En
 Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
esta se fiscaliza la gestión, ya se trate de una empresa o de otra institución
 Frenar o impedir.
cualquiera, formal o no. Esta función es ejercida en general, por jefes,
Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones
directivos o gerentes.
incompletas del control, quizás definidas en un modo subjetivo y de
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
aplicación; en definitiva, debe entenderse el control como:
organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan
Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de
estratégico.
administración, que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la
A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del
actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está
concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos
cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.
del tema:
ELEMENTOS DE CONTROL: El control es un proceso cíclico y
 Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en
repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:
relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y
 Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control,
tomando las medidas correctivas necesarias.
que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un
 George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando
estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o
a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de
comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales
manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.
se presentan a continuación:
 Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que
 Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de
los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.
 Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de
 Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida,
los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la
control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.
empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y
 Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un
eficazmente.
determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto
 Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la
determinado, entre otros.
regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para
 Estándares de costos: Como costos de producción, costos de
alcanzar ciertos objetivos.
administración, costos de ventas, entre otros.
 Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado
 Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que
en relación con lo estándar y la corrección de las desviaciones, para
tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo con el plan.
 Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la
 Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del
tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue
proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción
establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es,
algún error o falla con relación al desempeño esperado.
 Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por
corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los
correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
desvío o variación con relación al estándar esperado. PASOS DEL PROCESO DE CONTROL: El control administrativo: Es
IMPORTANCIA DEL CONTROL: Una de las razones más evidentes de un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos
la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede de planificación, para diseñar sistemas de re información, para comparar los
desviar. Es por ello que su importancia radica en: resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar
 Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar
proceso se corrige para eliminar errores. aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de
 Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar
cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el los objetivos de la empresa".
mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:
público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan  Establecer normas y métodos para medir el rendimiento:
reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido
para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les en el proceso de planificación están definidos en términos claros y
ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los mensurables, que incluyen fechas límites específicas.
servicios de sus organizaciones. Esto es importante por los siguientes motivos:
 Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de En primer lugar; las metas definidas en forma vaga, por ejemplo, "mejorar
los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, las habilidades de los empleados", estas son palabras huecas, mientras los
y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la gerentes no comiencen a especificar que quieren decir con mejorar, que
entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de pretenden hacer para alcanzar esas metas, y cuando.
la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios Segundo; las metas enunciadas con exactitud, como por ejemplo "mejorar
a su medida. las habilidades de los empleados realizando seminarios semanales en
 Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera nuestras instalaciones, durante los meses de febrero y marzo; se pueden
de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la medir mejor, en cuanto a exactitud y utilidad, que las palabras huecas.
administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar Y por último; los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se
todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y pueden comunicar con facilidad y traducir a normas y métodos que se
contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de pueden usar para medir los resultados. Esta facilidad para comunicar metas
una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal y objetivos enunciados con exactitud resulta de suma importancia para el
manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del control, pues algunas personas suelen llenar los roles de la planificación,
consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una mientras que a otras se les asignan los roles de control.
calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de  Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil
control. del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con
 Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados
contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los
necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que
juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la todo está bajo control"
 Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los  Oportunidad: Un buen sistema de control debe manifestarse
resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de
análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en
involucrar un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la el momento adecuado. Los controles deberán llamar la atención de los
organización. Por ejemplo; el dueño director de una franquicia podría ver gerentes en forma oportuna cuando se producen variaciones, para prevenir
que necesita más empleados en el mostrador para alcanzar la norma de efectos negativos en el rendimiento.
espera de cinco minutos por clientes establecidos por McDonald's. Por su  Economía: El sistema debe de justificar los beneficios que aportan
parte, los controles pueden revelar normas inadecuadas. Dependiendo de las en relación a los costos que ocasiona.
circunstancias, las medidas correctivas podrían involucrar un cambio en las  Flexibilidad: Los controles deben de ser suficientemente flexibles
normas originales, en lugar de un cambio en la actividad. para ajustarse a cambios adversos o aprovechar nuevas oportunidades.
 Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a  Inteligencia: Un sistema de control que es difícil de entender puede
través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema ocasionar errores innecesarios, frustrar a los empleados y, a la larga, ser
administrativo al correr del tiempo. ignorado.
TIPOS DE CONTROL: Existen tres tipos básicos de control, en función  Accesibilidad: Todo control debe establecer medidas sencillas y
de los recursos, de la actividad y de los resultados dentro de la organización, fáciles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los
estos son: el control previo, retroalimentación y posterior. datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que
 Control Previo: Tiene lugar antes de que empiecen las operaciones van a ser dirigidos. Las técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles,
e incluye la relación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para crean confusiones.
asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas correctamente. En  Ubicación estratégica: Resulta imposible e incosteable implantar
vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario
ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado. establecer en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.
 Control de Retroalimentación: La característica definitiva de los
métodos de control retroalimentativos consiste en que éstos destacan los VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE CONTROL
resultados históricos como base para corregir las acciones futuras; por
ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la VENTAJAS DESVENTAJAS
aceptabilidad de los resultados históricos y determinar cuáles son los  Da el máximo de  Dispersión y por consiguiente
cambios que deberían hacerse en la adquisición de recursos futuros o especialización a los cargos. pérdida de autoridad de mando.
actividades operativas.  Permite mejor supervisión.  Tendencias a conflictos en la
 Controles Posterior: son los que se llevan a cabo después de la  Desarrolla la comunicación organización.
acción. De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación del directa más rápido.  Subordinación múltiple.
plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares.  Separa funciones de
CARACTERÍSTICAS: Puesto que el control es un factor imprescindible planeación y control.
para el logro de los objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser
efectivo: Elementos del control.
 Precisión: Un sistema de control preciso es digno de confianza y
proporciona datos validos. 1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el
logro de los objetivos que se establecen en la planeación.
2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los
resultados.
3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la
planeación.
4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y
corregir los errores.

Importancia.
El control es de vital importancia dado que:

1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se


alcancen planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, alas personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de
los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de
planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la productividad
de todos los recursos de la empresa.